وظایف ونقش روابط عمومی در شهرداری

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط محمد قهرمانی

بازدید: 9818

نمايشگاه

برگزاري نمايشگاه، يكي از فنون عمده در روابط عمومي است. منظور از نمايشگاه، محلي است كه درآن محصولات ياخدمات سازمان در معرض ديد بازديدكنندگان قرار مي گيرد. درنمايشگاه، ميتوان از ساير ابزارهاي ارتباطي از قبيل نمايش فيلم، نصب تابلو، عكس، نمودارهاي رنگي، تابلوهاي گردان، تراكت و … استفاده كرد. از ويژگيهاي مهم نمايشگاه، رعايت اصل عينيت در توليد پيام واطلاع رساني است كه آثار دير پايي را درمخاطب برجاي مي گذارد. دريك تقسيم بندي عمده نمايشگاهها را مي توان از لحاظ «مخاطب» به دو نوع تقسيم كرد:

الف. نمايشگاه عمومي: براي بازديد از اين نوع نمايشگاه كه معمولاً گروه خاصي را مخاطب قرار مي‌دهد مي توان از كليه اقشار جامعه دعوت كرد.

ب.نمايشگاه تخصصي: نمايشگاه تخصصي براي طيف خاصي از مخاطبان يك سازمان برگزار مي شود. مثل برگزاري نمايشگاه كتاب پزشكي كه در مقابل نمايشگاه كتاب، يك نمايشگاه تخصصي به حساب مي آيد. براي موفقيت دربرگزاري نمايشگاه، داشتن تقويم نمايشگاهي براي روابط عمومي به عنوان يكي از اجزاي برنامه عمل سالانه ضرورت دارد. درتقويم يا برنامه نمايشگاهي بايد زمان برگزاري نمايشگاه، مخاطبان مورد نظر، اهداف، نحوه برگزاري، هزينه هاي برگزاري، و محصولات ياخدمات قابل ارايه مشخص باشند.

دومين عامل موفقيت دربرگزاري نمايشگاه، مديريت غرفه است. براي اين منظور، افزون بر طراحي اصولي غرفه بويژه رعايت اصول سادگي تركيب و روشني موضوع نمايشگاه، توجه به مواردي از قبيل حضور منظم غرفه داران ازغرفه، اطلاع رساني به موقع به مردم درباره نمايشگاه، احترام به بازديدكنندگان درنمايشگاه، پاسخگويي كامل و مشتاقانه به پرسشهاي بازديدكنندگان بسيار اهميت دارد.

عامل سوم براي تسهيل امور برگزاري نماشگاه، سازماندهي رابطان نمايشگاهي كه درواقع نمايندگان بخشهاي مختلف سازمان هستند. درقالب تشكيلاتي به نام دبيرخانه دايمي نمايشگاهها است. اعضاي دبيرخانه با تشكيل جلسات مرتب مي توانند هماهنگي هاي لازم را در راستاي برگزاري هرچه بهتر نمايشگاههاي مورد نظر سازمان به عمل آورند. براي استفاده بهينه از ابزار نمايشگاه،توجه به موارد زير راتوصيه مي‌كنيم:

1. براي هر نمايشگاهي، دستوري خاصي را كه مبين امور مربوط به برگزاري آن از ابتدا تا انتهاست، تهيه كنيد و آن را در اختيار دست اندركاران برگزاري نمايشگاه قرار دهيد.
2. به هنگام عرضه محصولات ياخدمات، دقت كنيد به منظور ايجاد امكان ديد مناسب براي مخاطب، آنها در فاصله بين 80 تا 180 سانتي متري از زمين قرار دهيد.
3. بااستفاده از فنون هنري خاص مثل گرافيك روح واحدي بين غرفه هاي مختلف حاكم كنيد.
4. از بازديدكنندگان بخواهيد نظر خود را درباره ي چگونگي برگزاري نمايشگاه دربرگهاي نظرخواهي خاصي كه تهيه مي كنيد، منعكس كنند. استفاده از دفتر يادبود نيز پيشنهاد مي شود.
5. درطراحي غرفه،سعي كنيد درصورت امكان غرفه اي را كه مي توان به شكل جزيره ساخت، انتخاب كنيد تا بازديدكنندگان از هرچهار طرف بتوانند غرفه شمارا تماشا كنند.
6. از نورپردازي و رنگ نهايت استفاده را براي افزايش جذابيت نمايشگاه استفاده كنيد. امادقت كنيد دراين كار گرفتار زياده روي نشويد و جذابيت كلي غرفه فراموش نشود.
7. ازمقررات نمايشگاهي كه در كشور ما از طرف مركز توسعه صادرات تهيه و منتشر مي شود، آگاهي پيدا كنيد.
8. درانتخابات مدير نمايشگاه، مدير غرفه و غرفه داران نهايت دقت را به عمل آوريد.
9. از ساير فنون روابط عمومي مثل بروشور، نمايش فيلم، تابلوهاي گردان، نمودارهاي رنگي، كاتالوگ و … نيز استفاده كنيد.
10. از رهبران فكري و مخاطبان مهم سازمان براي بازديد از نمايشگاه دعوت كنيد.

11.سه روز قبل ازبرگزاري نمايشگاه، بابرگزاري كنفرانس خبري، جزييات برگزاري نمايشگاه را از طريق رسانه ها به اطلاع عموم برسانيد.

12.درپايان نمايشگاه، گزارش كاملي از نحوه برگزاري نمايشگاه را همراه، فهرست كاستيها، دستاوردها و انتظارات احتمالي، به مديريت سازمان منعكس كنيد.

13.درنمايشگاههاي بين المللي يانمايشگاههايي كه احتمالاً بازديد كننده خارجي دارند، لازم است شرح عكسها و توضيحات نمودارها به زبان انگليسي درج شود و يكي از دست اندركاران غرفه ها با اين زبان آشنايي كامل داشته باشد.

14.برگزاري نمايشگاههاي مختلف مثل نمايشگاه كتاب يا عملكرد سازمان براي كاركنان دربخش روابط عمومي داخلي از اهميت بسياري برخوردار است.

  اهم وظایف روابط عمومی در شهرداری:

1- سخنراني

يكي از فنوني كه در روابط عمومي به كار گرفته مي‌شود، سخنراني است. سخنراني، ابزاري است كه مي توان با استفاده از آن در مدتي كوتاه پيامي را به عده اي زياد ارائه داد. اين فن در برگزاري مراسم مختلف، آموزش و اطلاع رساني به كارگرفته مي‌شود و نوعي اطلاع رساني حضوري و چهره به چهره به شمار مي رود و اگر سخنران بتواند سخنان پرمحتوايي را با مهارت لازم به شنوندگان ارائه دهد، اثر گذاري و جريان ارتباط و اطلاع رساني به مراتب بيشتر خواهد شد. روابط عمومي ها براي اينكه از اين فن در بهترين شكل ممكن بهره برداري كنند، مي توانند به ايجاد دفتر سخنرانان يا سخنگويان اقدام كنند. دراين دفتر، مسئولان و كارشناساني كه استعداد لازم را براي ايراد سخنراني دارند، تحت آموزش قرار مي گيرند و آن دسته از كارشناساني كه صرفاً مي توانند مسئوليت نوشتن متون سخنراني راعهده دار شوند، مشغول به كار مي شوند. دفتر سخنرانان بايد بااستفاده از مطالعات بخش افكار سنجي روابط عمومي درتهيه متون سخنراني، نيازهاي افكار عمومي را سرلوحه معيارهاي تهيه متن سخنراني قرار دهد و درنوشتن مطلب به دو ركن زبان ارتباطي، يعني ساده نويسي و كوتاه نويسي توجه كافي داشته باشد.

2- سفر مطبوعاتي

«سفر مطبوعاتي» يكي ديگر از فنون روابط عمومي براي استفاده بهينه از مطبوعات در راستاي اطلاع رساني درباره ي عملكرد سازمان است. روابط عمومي مي تواند با انجام سفرهاي مطبوعاتي حجم قابل توجهي از صفحات مطبوعات را براي درج مطالب خود به دست آورد. منظور از سفر مطبوعاتي، دعوت از خبرنگاران مطبوعات و اعزام براي بازديد طرحها و اقدامات سازمان و انعكاس آنان به خوانندگان مطبوعات است. مقدمات فراهم ساختن «سفر مطبوعاتي» با دعوت از نمايندگان مطبوعات آغاز مي شود. «سفر مطبوعاتي» بايد مبتني بر برنامه ريزي باشد؛ به گونه اي كه از ابتدا تا انتهاي سفر و جزييات آن از قبيل زمان دعوت از خبرنگاران، زمان حركت، طرح و اقدامات قابل بازديد، محل اسكان، نحوه پذيرايي از ميهمانان درطول مسير سفر ومحل اقامت، راهنماي سفر، امكانات مورد نياز، نحوه تردد در مسير طرحها وافراد پاسخگو به خبرنگاران اعزامي درباره ي طرحها دربرنامه سفر براساس زمانبندي مشخص قرار گرفته باشد.

درسفر مطبوعاتي بايد دقت شود كه تبعيضي بين خبرنگاران اعمال نشود و خدمات ويژه اي به خبرنگار اعم از برخي خبرنگاران داخلي و خارجي داده شود. يكي از اهداف عمده «سفرمطبوعاتي» مشاهده طرحها توسط خبرنگاران و ايجاد باور عيني در آنان نسبت به پيشرفتها و دستاوردهاي سازمان است واين باور ممكن است درطول زمان به طور مستقيم و غير مستقيم درانواع نوشته هاي آنان منعكس شود. نكته آخر اينكه درسفر مطبوعاتي، بايد خبرنگاران راديو و تلويزيون را نيز دعوت كرد و سفر را به مطبوعات منحصر نكرد.

3- معاشرت مطبوعاتي

رسانه ها مهمترين ابزار روابط عمومي براي تأثير گذاري برافكار عمومي و آگاهي از آن محسوب مي شوند. بهره برداري بهينه از رسانه ها، نيازمند ايجاد ارتباطات تنگاتنگ و صميمانه با خبرنگاران و نمايندگان رسانه هاست. شيوه ديگر، دعوت از خبرنگاران به صورت انفرادي و گفت و گو و تبادل نظر دوستانه با هريك از آنان، پيشنهاد مي شود. دراين نشستها بايد فرصت اصلي دراختيار خبرنگار قرار داده شود و محيطي فراهم آيد تاخبرنگار براي كسب آگاهيهاي هرچه بيشتر درمورد سازمان ترغيب شود. شيوه بعدي، حضور مسئول روابط عمومي ويا مسئولان بخش ارتباط با رسانه ها در دفاتر مطبوعات، خبرگزاري يا گروههاي راديويي و تلويزيوني است. يك شيوه ديگر، دعوت از خبرنگاران براي حضور در مراسم جشن سازمان همراه با خانواده هاي آنان است.

4- راه اندازي هسته هاي مشورتي

«مشاوره بامديريت» يكي از وظايف عمده روابط عمومي است تا بتواند درجريان تصميم سازي سازمان مشاركت موثري داشته باشد. براي راه اندازي «هسته هاي مشورتي» صرفاً كافي است يكي از كارشناسان روابط عمومي به عنوان دبير هسته، وظيفه تهيه اطلاعات خام و توزيع آنها بين اعضاي هسته و دعوت از اعضاء، تشكيل جلسات، جمع بندي نتايج جلسات و تهيه گزارش مباحث آنها را به عهده گيرد. انتخاب ساير اعضاي هسته براساس تشخيص مدير روابط عمومي از بين افراد آگاه و خبره درموضوع تخصصي هسته از داخل و خارج سازمان صورت مي گيرد. با اين سازماندهي، روابط عمومي مي تواند به طور مستمر و منظم با ايجاد هماهنگي بين افكار عمومي و اهداف و برنامه هاي سازمان، تصميم سازي مناسب و لازم را دراختيار مديريت قرار دهد.

خاطرنشان مي سازد كه اطلاعات خام براي بررسي در هسته ها از طريق تحليل محتواي مستمر محتواي رسانه ها، سنجش افكار عمومي، گفت و گوها با حضور كاركنان و مردم با مسئولان سازمان، جمعبندي و تجزيه و تحليل شايعات و نامه هاي مردم و پيشنهادهاي دريافتي تهيه مي شود.

 5- نشريه داخلي

انتشار«نشريه داخلي» يكي از فنون روابط عمومي در بخش «درون سازماني» است. «نشريه داخلي» دريك سازمان، نوعي نشريه ادواري است كه روابط عمومي با اهدافي همچون اطلاع رساني، پركردن اوقات فراغت كاركنان و خانواده هاي آنان، پاسخگويي به پرسشهاي كاركنان، تقويت ارزشهاي كاري و سازماني و توسعه و تقويت تفاهم و هم بين مديريت و كاركنان به طور منظم و درفاصله زماني معين منتشر مي شود. دريك نشريه داخلي كه براي استفاده كاركنان منتشر مي شود، معمولاً نشريه شامل بخشهاي مختلفي ازجمله سرمقاله، مقاله، گزارش، پرسش و پاسخ، تريبون آزاد كاركنان، پاي صحبت كاركنان و مسئولان، مصاحبه، اخبار پيشرفت طرحهاي سازمان، اخبار احكام انتصابات، ترفيع بازنشستگي واخبار جلسات و گردهمايي هاست. از لحاظ تشكيلاتي، يك نشريه داخلي بايد شامل قسمتهاي تحريريه، توزيع، عكاسي، حروفچيني، صفحه بندي،طراحي و نظارت برچاپ باشد.

6- قفسه هاي اطلاعات

ايجاد «قفسه هاي اطلاعات» از جمله فنوني است كه روابط عمومي مي تواند از طريق آن به بخشي از اهداف مهم خود در زمينه اطلاع رساني دست يابد. اين فن دربخش «درون سازماني» از قابليت بيشتري نيز برخوردار است و از آن مي توان براي تقويت روحيه و بالابردن سطح معلومات و اطلاعت كاركنان استفاده كرد. از اين فن براي نخستين بار 50 سال پيش دريك شركت آمريكايي وتحت عنوان «كافه ترياي افكار و انديشه ها» استفاده شد. درقفسه هاي اطلاعات كه در دسترس ترين مكان براي كاركنان ايجاد مي شوند، انواع كتابچه ها، كتابهاي جيبي، كاتالوگ وبروشور، برگه هاي لايي و به طور كلي اطلاعات كم حجم و درقطع كوچك قرارداده مي شود تا كاركنان به ميل خود و زمانهاي دلخواه، آنها را برداشته و براي مطالعه باخود ببرند. معمولاً دربالاي اين قفسه ها عبارتي همچون «براي مطالعه انتخاب كنيد» نوشته مي شود تا كاركنان به ميل خود نشريات دلخواه شان را انتخاب كنند.

7- راه اندازي «بانك اطلاعات»

تشكيل «بانك اطلاعات» از جمله فنون مهم روابط عمومي است كه براي پيشبرد بسياري از امور روابط عمومي، اهميت بسيار زيادي دارد. منظور از بانك اطلاعات، نگهداري منظم مجموعه اي ازاطلاعات مورد نياز، بنيادي و اساسي روابط عمومي به صورت پردازش شده و با طبقه بندي خاص است كه درمقاطع و دروضعيتهاي مختلف مورد استفاده قرار ميگيرد. در«بانك اطلاعات روابط عمومي» وجود اطلاعات زير ضرورت دارد:

1. اطلاعات مربوط به تاريخچه، اهداف،سير تطور سياستها، اقدامات و برنامه هاي سازمان به طور جامع؛
2. اطلاعات مربوط به اسامي و شماره تماس كارشناساني كه روابط عمومي مي تواند براي مصاحبه با رسانه ها، برگزاري ميزگردها، انجام سخنراني ها و … از آنان استفاده كند.
3. اطلاعات مربوط به موضوعهايي كه روابط عمومي مي تواند در مقاطع مختلف از آنها براي تهيه خبر، گزارش، مقاله و … استفاده كند؛
4. اطلاعات مربوط به اسامي «رهبران فكري» كه روابط عمومي ميتواند با ارسال مستمر اطلاعات مربوط به سازمان به آنان، از «واسطه هاي ارتباطي» موثر و توانمندي براي ارتباط با توده مردم بهره مند شود؛
5. اطلاعات مربوطه به اسامي مسئولان سازمان و اسامي سازمان هايي كه روابط عمومي مي تواند در ارتباطات سازماني و درون سازماني خود از آنها بهره مند شود؛

8- آرشيو تخصصي

راه اندازي وتشكيل «آرشيو تخصصي» در روابط عمومي، ازجمله فنوني است كه آمادگي روابط عمومي را براي سرعت بخشيدن به انجام امور دو چندان مي‌كند و امكان حفظ مستندات آنرا فراهم مي آورد. منظور از «آرشيو تخصصي» محلي است كه توليدات روابط عمومي همراه با توليدات تخصصي مورد نياز روابط عمومي براساس اصولي علمي اطلاع رساني و آرشيو در آنجا نگهداري مي شود.

درآرشيو تخصصي، معمولاً انواع انتشارات، فيلمهاي توليدي، عكسهاي مسئولان و طرحهاي سازمان، اسلايد، كتاب، كتابچه و نشريات ادواري مورد نياز نگهداري مي شود. آرشيو فعال به عنوان نبض روابط عمومي عمل مي‌كند و ميتواند نقش مهمي در پيشبرد امور داشته باشد.

9- نظام پيشنهاد ها

«نظام پيشنهادها» يكي ديگر از فنوني است كه روابط عمومي مي تواند از آن دركار «اطلاع يابي» بهره برداري مناسبي رابه عمل آورد. در واقع اين فن، جايگزين صندوق پيشنهادها و شكايتهاي كاركنان مي شود كه درحال حاضر، يك شيوه بسيار كهنه و با كارآيي بسيار كم ارزيابي مي شود.

در«نظام پيشنهادها» براساس نياز سازمان و نيز به طورآزاد، برگهاي پيشنهاد طراحي شده و درمكانهاي پررفت و آمد سازمان قرار داده مي شود تا كاركنان هر وقت كه بخواهند با تكميل آن، پيشنهاد خود را به طور مكتوب ارايه دهند. از نظر ساختاري نظام پيشنهادها، وجود دبيرخانه و ستاد اجرايي كه كاربررسي پيشنهادها و امور اجرايي نظام را بر عهده ميگيرد، ضروري است. همچنين، يك ستاد مركزي نيز باحضور بالاترين مقام سازمان، نمايندگان كاركنان، دو نفر از اعضاي ستاد اجرايي و معاون اداري- مالي سازمان تشكيل مي شود تا ضمن تصويب نهايي تصميم گيريهاي ستاد اجرايي، آنها را براي اجرا ابلاغ كنند.

با اجراي نظام پيشنهادها، انبوهي از ايده ها ونظرهاي كاركنان به صورت رايگان، سازمان را از پشتوانه فكري قوي و انبوه بهره مند مي سازد و آثار بسياري همچون تقويت حس مشاركت و احترام به خود در بين كاركنان رانيز در پي دارد.

درنظام پيشنهادها، از كليه پيشنهادهاي كاركنان استقبال مي شود و به پيشنهادهاي غير قابل قبول به طور مكتوب و با تقدير و تشكر پاسخ منطقي داده مي شود. به پيشنهادهاي مناسب نيز براساس درجه اهميت جوايز مناسب تعلق مي گيرد.

بايد خاطر نشان ساخت كه كار بررسي پيشنهادها دركميته اجرايي نظام پيشنهاد، از طريق گروههاي كارشناسي صورت ميگيرد كه اين گروهها براساس موضوعهاي فعاليتي سازمان شكل مي گيرد.

روابط عمومي ميتواند در پايان هر سال به صاحبان بهترين پيشنهادها، درمراسمي باحضور مسئولان سازمان، پيشنهاد دهندگان و خانواده هاي آنها، جوايزي را تقديم كنند.

10- گزارش اداري

تهيه و تنظيم گزارش اداري از جمله فنوني است كه در روابط عمومي كاربرد بسياري دارد، به گونه اي كه اكثر امور تحقيقاتي، افكار سنجي، طرحها و اقدامات روابط عمومي مي تواند درقالب «گزارش اداري» به اطلاع مديران برسد.

از نظر شكل بر سه قسمت تقسيم مي شود:

الف. بخش مقدماتي، شامل جلد، صفحه عنوان، شناسنامه، پيشگفتار، فهرست مطالب و فهرست ضمائم.

ب. بخش اصلي، شامل مقدمه، متن و نتيجه.

ج. بخش پاياني (مراجعه)؛ شامل ضمائم، واژه نامه، نام وفهرست منابع و مآخذ.

درمتن گزارش اداري نيز بررسي دقيق موضوع، بيان سير تاريخي موضوع، ذكر نكات مثبت گزارش و بيان نكات رها شده در گزارش همراه با ارايه نتايج آن ضرورت دارد.

اما از نظر محتوايي، گزارش بايد وضع مناسبي را داشته باشد. بهترين ابزار براي اين كار، گردآوري اطلاعات صحيح از راه شنيدن، ديدن و مطالعه كردن است. يك گزارش خوب از نظر محتوايي بايد جامع، منظم، روشن و رسا و درطرح اهداف گزارش كارآمد باشد و مبنايي مناسب رابراي تصميم گيري مديريت ارايه بدهد.

كارشناسان روابط عمومي چهار نوع گزارش اداري را پيوسته تهيه مي‌كنند. يك نوع از اين گزارشها، «گزارش دوره اي» است. منظور از «گزارش دوره اي»، گزارشي است كه حاوي اطلاعات معمولي روزمره هستند و درفاصله هاي زماني معين تهيه مي شوند. مثل گزارش ماهانه.

گونه ديگر از گزارشهاي اداري، «گزارش پيشرفت» است. اين نوع گزارش براي نشان دادن پيشرفت امور در مواقع لازم تهيه مي شود و هدف آن، مقايسه پيشرفت امور سازمان با برنامه هاست. سومين نوع گزارش اداري، «گزارش آزمايش» است. اين نوع گزارش، وضعيت وموقعيت گذشته و فعلي سازمان را تجزيه و تحليل مي كند تا براساس آن براي آينده برنامه ريزي شود. بالاخره، «گزارش توصيه اي» را بايد نام برد كه بر مبناي سه نوع گزارش قبلي تهيه مي شود و شامل توصيه هاي مختلف براي بهبود اجراي برنامه هاي سازمان است، يك توصيه كاربردي بسيار مهم در روابط عمومي براي تهيه گزارش اداري، تهيه «نامه گزارش» است. «نامه گزارش»، وسيله اي است كه در فرصت اندك، نكات اصلي گزارش رادر اختيار مدير قرار مي‌دهد و گزارش را از خطر بي توجهي مدير به سبب كمبود وقت دور مي سازد.

11- تريبون آزاد كاركنان

«تريبون آزاد كاركنان» يكي از فنون روابط عمومي است كه ازآن در بخش ارتباطات مردمي بهره برداري مي شود. اين تريبون، فرصتي رابه دست مي دهد تا كاركنان فعالانه دريك فضاي آزاد درباره ي موضوعهاي مورد نظر بامسئولان سازمان به گفت و شنود بپردازند. درواقع، منظوراز تريبون آزاد كاركنان اين است كه روابط عمومي ابتدا با صدور اطلاعيه اي اعلام مي‌كند كه تني چند از مسئولان سازمان دريك روز معين باحضور دراتاق كنفرانس به پرسش هاي نمايندگان كاركنان پاسخ مي دهند. همچنين از كاركنان داوطلب دعوت مي‌كند در صورت تمايل، براي حضور در جلسه ثبت نام كنند.

در روز برگزاري جلسه، پس از حضور مسئولان درمورد نظر و كاركنان داوطلب كه تعداد آنان براساس زمان جلسه تعيين مي شود، از بين كاركنان و به راي خود آنان، يك نفر به عنوان دبير جلسه انتخاب و هدايت جلسه به عهده او گذاشته مي شود. با انتخاب دبير، روابط عمومي و هيچيك از مسئولان حق دخالت در برگزاري جلسه را ندارند و دبير جلسه به ترتيب به كاركنان فرصت مي دهد تا نظرهاي خود را اظهار كنند و هر يك از مسئولان پاسخ را لازم را ارايه دهند.

روابط عمومي مي تواند افزون بر ضبط تصويري برنامه، محتواي مباحث جلسه را در قالب يك گزارش اداير در اختيار مديريت قرار دهد. نبايد فراموش كرد حتي ضبط برنامه و تهيه گزارش از جلسه بايد با كسب اجازه از كاركنان حاضر باشد. ضمن اينكه موضوع جلسه مي تواند آزاد باشد، يا از طرف كاركنان حاضر مشخص شود و روابط عمومي آن را اعلام كند. تريبون آزاد آثار مهمي را بويژه از طريق ارتباطات ميانفردي در بين كاركنان برجاي مي گذارد و حس توجه واحترام را در آنان تقويت مي كند و به مسئولان و كاركنان فرصت مي‌دهد تا به صورت چهره به چهره درجريان آرا و ديدگاههاي يكديگر قرار گيرند.

12- برنامه ريزي براي «رهبران فكري»

يكي از فنون مهم براي پيشبرد امور روابط عمومي « برنامه ريزي براي رهبران فكري» است. منظور از «رهبران فكري» افرادي هستند كه نقش محرك و رابط را بين وسايل ارتباط جمعي و مردم بازي مي كنند. در واقع چرخه پيام از روابط عمومي دراختيار رسانه ها قرار مي گيرد و پيام رسانه ها به رهبران يا راهنمايان فكري مي رسد و در مرحله سوم، رهبران فكري، پيام را ميان اطرافيان خود پخش مي كنند. از وظايف مهم روابط عمومي، شناسايي اين افراد است؛ گرچه شناسايي جملگي اين افراد با توجه به گسترده بودن جامعه، وظيفه اي دشوار به نظر مي رسد، با اين وصف مي توان قلمزنان در مطبوعات، نخبگان، روحانيان برجسته، ائمه جمعه و جماعات، افراد با نفوذ، ريش سفيدان، اعضاي شوراهاي اسلامي، استادان وشخصيتهاي برجسته فرهنگي، مذهبي، سياسي و اجتماعي را درزمره رهبران فكري قرار داد. پس از شناسايي رهبران فكري بويژه آن گروه از رهبران فكري كه از نظر نوع فعاليت و نحوه تفكر، مي توانند در چرخه پيام رساني سازمان موثر واقع شوند. بايد فهرست كاملي از آنان را تهيه كرد. سپس بايد ترتيبي داد تا آنان به طور مستمر و منظم تغذيه اطلاعاتي شوند. ارسال نشريات موردي و ادواري سازمان، دعوت از آنان براي حضور در گردهمايي ها، جلسات سخنراني، افتتاحيه ها و مراسم، سنجش ديدگاههاي آنان و ترتيب دادن جلسات گفت و گو بين مسئولان سازمان با آنان، مي تواند راهكارهايي براي هدايت رهبران فكري باشد.

13- انتشار كتاب وكتابچه

«انتشار كتاب» يك فن رايج در فعاليتهاي روابط عمومي است. كتاب از جمله نشريات موردي است كه درمواقع ضروري، نسبت به انتشار آن اقدام مي شود. به طور كلي، روابط عمومي يك سازمان، هنگامي كه بخواهد براي پيامي ارزش و اهميت عمده اي قايل شود، و به نوشته ها و عكسها عمر طولاني تري ببخشد، چنانچه حجم مطالب ايجاب كند، اقدام به انتشار كتاب مي‌كند.

14- راه اندازي «روزنامه ديواري كاركنان»

يكي از فنوني كه مي تواند دربخش «روابط عمومي داخلي» مد نظر قرار گيرد، راه اندازي روزنامه ديواري كاركنان است. اين فن، يكي از راههاي واداشتن كاركنان به نوشتن و مشاركت در كارها و توليد اطلاعات هنري است. براي اين منظور، بايد تابلوي مناسبي را در نظر گرفت و آنرا به قسمت هاي مختلفي كه بايد از هم تفكيك شوند، تقسيم كرد.

درمرحله بعد، مسئول روزنامه ديواري، بايد اول وقت هر روز، پس از دريافت مطالب مختلف از كاركنان، آنها را گزينش وپردازش كرده به نام ارايه دهنده در روزنامه ديواري نصب كند.

15- برگزاري مراسم

برگزاري مراسم در مناسبتهاي مختلف، از فنون متداول در روابط عمومي است. مناسبت مي تواند درون يا برون سازماني باشد. براي اين منظور يكي از كارهاي مهم در روابط عمومي تهيه «جدول مناسبتهاي» درون سازماني وبرون سازماني مهم است.

پس از آن روابط عمومي بايد به برنامه ريزي مراسم اقدام بكند و در تقويم مشخص، مراسم مورد نظر خود را براي مناسبت مشخص كند. توجه داشته باشيد كه شما براي مناسبتي، ميتوانيد فهرستي از فنون روابط عمومي را منظور كنيد تا بتوانيد آن مناسبت را به شكلي باشكوه، گرامي داريد.

پارچه نويسي، ايراد سخنراني، برپايي نمايشگاه، برگزاري مسابقه، برگزاري كنفرانس خبري، چاپ پوستر يا بروشور و… مي توانند در بزرگداشت يك مناسبت مهم درون سازماني مورد توجه قرار بگيرند. يكي از اقدامات مهم در روابط عمومي براي برگزاري هر چه بهتر مراسم گراميداشت مناسبتها، تشكيل «دبيرخانه دايمي مناسبتها و مراسم» است كه از طريق آن، ضمن درگير ساختن ساير بخشهاي سازمان در برگزاري مراسم، هماهنگي هاي لازم نيز به عمل آيد.

16- برگزاري همايش

برگزاري همايش، ازجمله فنوني است كه در روابط عمومي به منظور آموزش، تبادل نظر واطلاع رساني مورد استفاده قرار ميگيرد. همايش به تجمعي گفته مي شود كه در آن روشهاي جديد در هر موضوعي مورد مطالعه قرار ميگيرد و بهترين و آسانترين راهها براي ارتقاي كيفي امور برگزيده مي شود. از جمله اقدامات روابط عمومي براي برگزاري همايش بيش از برگزاري آن، شامل تعيين عنوان، اهداف، تشكيل ستاد برگزاري و گروههاي كاري، تعيين زمان مدت همايش، طراحي مكان، دعوت از مدعوين و سخنرانان و تعيين افراد توانمند براي تهيه قطعنامه نهايي همايش در گروه تدوين قطعنامه است. تشكيل يك ستادخبري ويژه براي همايش نيز از جمله كارهايي است كه مي تواند پوشش خبري مناسب همايش را به دنبال داشته باشد.

همايش مي تواند گونه هاي مختلفي داشته باشد كه از جمله آنها مي توان به كنفرانس، كنگره، سمپوزيوم و سمينار اشاره كرد كه نوع آخربيشتر در روابط عمومي ها كاربرد دارد.

17- انتشار بولتن

انتشار«بولتن» يكي ديگر از فنون روابط عمومي است كه درروابط عمومي كاربرد بيشتري در مقايسه با نشريه داخلي دارد. «بولتن» نشريه اي است كه به وسيله دستگاههاي دولتي در زمينه هاي خبري، آموزشي، فني، تخصصي و نظاير آن-كه مرتبط با وظايف قانوني و در محدوده فعاليت آنهاست-به منظور ارتقاي سطح آگاهي كاركنان همان دستگاه و مسئولان ديگر دستگاهها در تعداد محدود، فواصل زماني معين، با چاپ يكرنگ و به طور رايگان منتشر و توزيع مي شود.

18- مجله ويديويي

«مجله ويديويي» از فنون جديد است كه اخيراً استفاده از آن در روابط عمومي ها مورد توجه قرار گرفته است. دراين فن، كاربردهاي ويديو از نمايش فيلم براي كاركنان، ضبط تصويري برنامه ها و مراسم، نمايش تصويري فعاليتها، آموزش و بخش همزمان برنامه ها با استفاده از تلويزيون مدار بسته فراتر رفته است و استفاده جديدي از آن به عمل مي آيد. بر اين اساس، اهم اخبار و فعاليتهاي تصويري مربوط به سازمان درطول يك زمان معين مثل هفته ياماه به صورت برنامه تصويري كوتاه همراه با گفتار لازم تهيه مي شود و درمحيط پررفت و آمد سازمان مثل سالن غذا خوري يا طبقه همكف در معرض ديد كاركنان قرار مي گيرد.

19- راهنمايي ارباب رجوع و تابلو راهنما

راهنمايي صحيح و اصولي اراب رجوع از وظايف بسيار مهم روابط عمومي است كه ميتواند نقش بارزي را درجلب رضايت ارباب رجوع ايفا كند. براي اين منظور نصب «تابلو راهنما» در ورودي سازمان از جمله فنوني است كه به خدمت گرفته مي شود. تابلو راهنما بايد نشانگر وضعيت استقرار واحدهاي مختلف سازمان، از نظر طبقه اتاق باشد؛ ضمن اينكه درهر طبقه نيز بايد تابلو راهنماي طبقه كه معرف شماره اتاق واحد هاي مستقر در طبقه باشد، نصب شود.

براي راهنمايي بهتر ارباب رجوع صرفاً نصب تابلوي راهنما كافي نيست، بلكه استقرار بخشي به نام «اطلاعات مراجعان» در مبادي سازمان كه با استفاده از رايانه و با مسئوليت افراد آگاه و خوش برخورد، بتواند بعضي از اطلاعات عمومي را در اختيار مراجعان قرار دهد، ضروري است. همچنين درسالن يا اتاقهايي كه افراد و مسئولان مختلف استقرار مي يابند، مشخص كردن نام و مسئوليت افراد از طريق «برگ نما» براي هدايت و سهولت كار مخاطب يا ارباب رجوع ضروري به نظر مي رسد.

20- سفر تبليغاتي

«سفرتبليغاتي» يا برنامه بازديد از طرحها، اقدامات، توليدات و دستاوردهاي يك سازمان ازجمله فنوني است كه در صدد است تا «مخاطبان مطلوب» را از نزديك با دستاوردها و اقدامات سازمان آشنا سازد و در آنان باور عيني نسبت به پيشرفتهاي سازمان ايجاد كند. در برنامه ريزي سفرهاي بازديد از طرحها واقدامات، روابط عمومي بايد افزون بر فهرست كردن طرحهايي كه قابليت بازديد رادارند، فهرست افراد و گروههايي كه بازديد آنان از طرحها مي تواند اثر بخشي بيشتري رادر پي داشته باشد، تهيه كند. دعوت از رهبران فكري، خبرنگاران رسانه ها و جمعي از هريك از قشرهاي جامعه مثل قشر كارمندي، كارگري، دانش آموزي، دانشجويي و … ارايه تعهدات براي بازديد آنان از طرحها ودستاوردهاي سازمان، مي‌تواند سازمان و پيشرفتهاي آنرا به خوبي به مردم معرفي كند.

دربرنامه هاي بازديد، پذيرايي از بازديدكنندگان، اطلاع رساني دقيق به آنان، توضيح كامل جزئيات موارد قابل بازديد و توزيع نشريات سازمان دربين آنان حايز اهميت است. روابط عمومي يك سازمان بايد تقويم سفرهاي تبليغاتي خود را با مشخصاتي شامل عناوين پروژه هاي قابل بازديد، زمان بازديد، تركيب بازديدكنندگان، برنامه هاي جنبي بازديد و اهداف هر يك تهيه و به عنوان يك جزء از « برنامه عمل سالانه» منظور كند.

21- انتشار بروشور

انتشار بروشور يكي ديگر از فنون روابط عمومي در بخش انتشارات است. بروشور يا دفترچه راهنما، وسيله اي ارتباطي است كه توضيحاتي درباره ي موضوعهاي مشخص ارايه مي كند و به طور رايگان به مخاطبان عرضه مي شود.

نتیجه گیری و پیشنهادات:

درواقع كار اصلي روابط عمومي از بين بردن زمينه بروز اخبار بد درسازمان است نه پنهان كردن آن وقتي قرار شد كه سازمان بتواند در ارتباط با نيازهاي اجتماعي برنامه ريزي و سياست گذاري كرده وشيوه هاي عملش را از اين طريق ارزيابي و براساس آن اتخاذ تصميم كند، زمينه بروز اخبار بد و منفي تا حدود زيادي درسازمان خودبه خود از بين خواهد رفت و يك نوع رابطه دوستانه، صميمانه و دو طرفه بين سازمان و جامعه يا بين روابط عمومي و رسانه ها به وجود مي آيد. اينجا ديگر روابط عمومي نيست كه تشخيص مي دهد، چه چيزي بايد منتشر شود و چه چيزي نشود. او اين امكان را فراهم مي كند كه دست اندركاران مطبوعات به سراغش بيايند و اطلاعاتي را كه نياز دارند، دريافت كنند. روابط عمومي اين اطلاعات را دسته بندي مي‌كند و براي تسريع جريان ارتباط به آنها كمك مي كند، زيرا چيزي براي پنهان كردن ندارد. اعتقاد غالب در اين مرحله آن است كه انگار مشكل، آنرا از بين نمي برد و حل نمي كند بلكه آن را به آتش زير خاكستر تبديل مي‌كند و در دراز مدت جز خطر فساد، فاصله گرفتن از مردم و ازهم گسيختگي سازمان، نتيجه اي به بار نخواهد آورد.

هدف يك روابط عمومي خوب، بايد حل مشكل مشترك بين سازمان و مردمي باشد كه با آن سازمان سرو كار دارند. يك روابط عمومي مطلوب، بايد مجرايي براي تبادل انديشه ها و افكار باشد. دريك جمله مي توان گفت كه مهمترين رسالت يك روابط عمومي، آگاه كردن مردم از تلاشها و مشكلات سازمان، جويا شدن نظرهاي مردم و جمع كردن و انتقال آن به سازمان وترتيب اثر دادن به آنها در برنامه ريزيهاي آتي به منظور رسيدن به رشد و توسعه بيشتر سازمان است و رسانه ها مي توانند
ضعف ها و نقاط قوت سازمان را به بهترين شكل بيان كنند.

نويسنده : محمد قهرمانی

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.