روابط عمومی اداره کل آموزش فنی و حرفه ای استان تهران

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط نیلوفر بهرام دوست

بازدید: 1830

فهرست مطالب:

- مقدمه

- جایگاه سازمانی روابط عمومی

- تعریف و ویژگی های روابط عمومی

- ویژگی های روابط عمومی

- ویژگی های کارشناس روابط عمومی

- شرح وظایف روابط عمومی اداره کل آموزش فنی و حرفه ای استان تهران

مقدمه:‌

يكي‌ از عواملي‌ كه‌ در سرنوشت‌ هر مؤسسه‌، گروه‌ و فرد اهميت‌ و ارزش‌ اساسي‌ دارد و آنها را در نيل‌به‌ هدف‌ها ياري‌ مي‌دهد; كيفيت‌ رابطه‌ آنها با افراد و مؤسساتي‌ است‌ كه‌ با آنها سروكار دارند و همچنين‌با افكار عمومي‌ جامعه‌اي‌ است‌ كه‌ در آن‌ به‌ فعاليت‌ مشعولند. هر اندازه‌ اين‌ ارتباط بطور مفيدي‌ مستقر وبه‌ شكل‌ مؤثري‌ گسترش‌ يافته‌ باشد، به‌ همان‌ اندازه‌ آن‌ فرد، گروه‌ و مؤسسه‌ در دستيابي‌ به‌ اهداف‌ خودموفق‌تر مي‌باشد. اكنون‌ به‌ عنوان‌ يك‌ اصل‌ اساسي‌ در مديريت‌ پذيرفته‌ شده‌ كه‌ افراد و مؤسسات‌ براي‌رسيدن‌ هرچه‌ بهتر و راحت‌تر به‌ مقاصد خود نيازمند به‌ حسن‌ رابطه‌ و درك‌ متقابل‌ و توسعه‌ تفاهم‌ بايكديگر و عموم‌ مردم‌ مي‌باشند.

مديران‌ مؤسسات‌ به‌ دلايل‌ فوق‌، در تشكيلات‌ خود اقدام‌ به‌ تأسيس‌ دفتر، واحد يا بخشي‌ تحت‌عنوان‌ روابط عمومي‌ نموده‌اند تا از طريق‌ آن‌ ارتباط مفيد و مؤثر را با افراد داخل‌ و خارج‌ سازمان‌ برقرارنمايند و با آگاه‌ كردن‌، تشويق‌ و ترغيب‌ آنان‌، به‌ اهداف‌ مديران‌، سريعتر، راحت‌تر و با هزينه‌ كمتر جامه‌عمل‌ بپوشانند. دست‌ اندركاران‌ چنين‌ دفاتري‌ همه‌ روزه‌ در تلاشند تا با استفاده‌ از تكنيك‌ها وتخصص‌هاي‌ حرفه‌ روابط عمومي‌، به‌ گسترش‌ تفاهم‌ و ارتباط مؤثر بپردازند. هدف‌ از تهيه‌ اين‌ گزارش‌;آشنايي‌ با وظايف‌، نقش‌ و جايگاه‌ روابط عمومي‌ مطلوب‌ است‌ و در آن‌ ابتدا شرح‌ وظايف‌ عمومي‌ وسپس‌ جايگاه‌ سازماني‌ آن‌ و تفاوت‌ بين‌ روابط عمومي‌ و تبليغات‌ مورد بررسي‌ قرار گرفته‌ است‌. در ادامه‌به‌ روابط عمومي‌ مطلوب‌ و ويژگيهاي‌ كارشناسي‌ روابط عمومي‌ و همچنين‌ روابط عمومي‌ داخلي‌پرداخته‌ شده‌ است‌. در پايان‌ نقاط قوت‌ و ضعف‌ روابط عمومي‌ها كه‌ حاصل‌ بررسي‌ چهل روابط عمومي‌در ايران‌ مي‌باشد، ارائه‌ گرديده‌است.  

جايگاه‌ سازماني‌ روابط عمومي‌ :

روابط عمومي‌ زماني‌ مي‌تواند نقش‌ راهبردي‌ خود را در سازمان‌ ايفا كند كه‌ در تشكيلات‌ سازمان‌جايگاه‌ مناسبي‌ داشته‌ باشد.

در بسياري‌ از ساختارهاي‌ سازماني‌، مشاهده‌ مي‌شود كه‌ روابط عمومي‌ به‌ عنوان‌ يك‌ واحد فرعي‌امور اداري‌ يا امور خدماتي‌ منظور شده‌ است‌ كه‌ در اين‌ صورت‌ روابط عمومي‌ نمي‌تواند جايگاه‌ و نقش‌راهبردي‌ داشته‌ باشد، زيرا طبعٹ شرايط احراز شغل‌ مسئول‌ روابط عمومي‌ حتي‌ از شرايط احراز شغل‌مدير اداري‌ پايين‌تر است‌.

در سازمانهايي‌ كه‌ واحد روابط عمومي‌ در جدول‌ سازماني‌ بلافاصله‌ زير نظر مدير عالي‌ سازمان‌ قراردارد نشان‌ دهنده‌ توجه‌ به‌ روابط عمومي‌ به‌ عنوان‌ يك‌ عنصر راهبردي‌ است‌.

 در بسياري‌ از موارد، روابط عمومي‌ عملا نقش‌ راهبردي‌ خود را در سازمان‌ ايفا نمي‌كند. اين‌ مشكل‌ ازدو جهت‌ ناشي‌ مي‌شود:

1. عدم‌ اطلاع‌ كافي‌ مديران‌ ارشد از نقش‌ و اهميت‌ روابط عمومي‌ به‌ عنوان‌ يك‌ عنصر كمك‌كننده‌ به‌ طرح‌ريزي‌هاي‌ استراتژيك‌ و زمينه‌سازي‌ تصميمات‌، اجرا و ارزيابي‌ عملكردبرنامه‌هاي‌ راهبردي‌ سازمان‌.

2. قرار ندادن‌ افرادي‌ با دانش‌ و بينش‌ و منش‌ لازم‌ در چنين‌ جايگاه‌ سازماني‌ كه‌ بتواند سازمان‌ رادر اعمال‌ مديريت‌ راهبردي‌ ياري‌ كند. در اين‌ صورت‌ است‌ كه‌ روابط عمومي‌ فقط مي‌تواندمراسم‌ و جشن‌ها را ترتيب‌ دهد و پرچم‌ به‌ دور ديوار سازمان‌ بزند.

توصيه‌ متخصصان‌ اين‌ است‌ كه‌ اگر بخواهيم‌ روابط عمومي‌ نقش‌ راهبردي‌ در سازمان‌ داشته‌ باشد،لازم‌ است‌ ضمن‌ در نظر گرفتن‌ جايگاهي‌ مناسب‌ در ساختار سازماني‌ براي‌ اين‌ واحد و شرايط احرازشغلي‌ متناسب‌ با مديران‌ ارشد سازمان‌، آنان‌ را در طرح‌ريزي‌هاي‌ راهبردي‌ سازمان‌ مستقيماًدخالت‌دهيم‌.

توصيه‌ عمده‌ ديگري‌ كه‌ از لحاظ سازماندهي‌ شده‌ است‌، اين‌ كه‌ بهتر است‌ تمام‌ خدمات‌ تخصصي‌مورد نياز واحد روابط عمومي‌ در داخل‌ يك‌ واحد سازماني‌ قرار گيرد و مسئوليت‌ اصلي‌ همه‌ اين‌اقدامات‌ به‌ عهده‌ مدير روابط عمومي‌ باشد. طبيعي‌ است‌ كه‌ تشكيلات‌ سازماني‌ واحد روابط عموي‌ درسازمانهاي‌ بزرگ‌ با سازمانهاي‌ متوسط و كوچك‌ متفاوت‌ خواهد بود.

تعريف‌ و ويژگيهاي‌ روابط عمومي:‌

براي‌ رسيدن‌ به‌ وجوه‌ افتراق‌ بين‌ روابط عمومي‌ و تبليغات‌ لازم‌ است‌ در ابتدا تعريف‌ آنها را بررسي‌كنيم‌. جي‌. اي‌. گرونيك‌ نظريه‌ پرداز معاصر، روابط عمومي‌ را مديريت‌ بين‌ يك‌ سازمان‌ و كساني‌مي‌داند كه‌ با آن‌ سروكار دارند. از طرفي‌ در تعريف‌ روابط عمومي‌ مي‌توان‌ گفت‌: روابط عمومي‌مجموعه‌اي‌ از عمليات‌ ارتباطي‌ آگاهانه‌ و مبتني‌ بر تحقيق‌ و برنامه‌ است‌ كه‌ با استفاده‌ از شيوه‌هاي‌ علمي‌و هنري‌ به‌ دنبال‌ اطلاع‌رساني‌ به‌ مردم‌ و اطلاع‌يابي‌ از آنان‌، تجزيه‌ و تحليل‌ گرايش‌هاي‌ مخاطبان‌ و افكارعمومي‌ به‌ منظور جلب‌ نظر، تفاهم‌ و حمايت‌ مستمر از مخاطبان‌ با كاربرد تكنيكها و ابزارهاي‌ ارتباطي‌نوشتاري‌، گفتاري‌، ديداري‌ و شنيداري‌ است‌. دقت‌ در اين‌ تعريف‌ نشان‌ مي‌دهد كه‌ روابط عمومي‌ بيشترمتكي‌ بر مخاطب‌ و ديدگاههاي‌ اوست‌ و اين‌ مخاطب‌ است‌ كه‌ سهم‌ عمده‌اي‌ را در برنامه‌ريزي‌هاي‌روابط عمومي‌ و تعيين‌ اشكال‌ ارتباط با خود دارد.

‌ويژگيهاي‌ روابط عمومي‌:

1. روابط عمومي‌ در پي‌ ارتباط دو سويه‌ با مخاطب‌ است‌;

2. مخاطب‌ در برنامه‌ريزي‌هاي‌ روابط عمومي‌ با آگاهي‌ كامل‌ ايفاي‌ نقش‌ مي‌كند و سهيم‌ است‌ .

3. روابط عمومي‌ صرفاً به‌ دنبال‌ "اطلاع‌رساني‌" نيست‌، بلكه‌ مكمل‌ اين‌ فرآيند را "اطلاع‌يابي‌"مي‌داند. در واقع‌، روابط عمومي‌ از طريق‌"اطلاع‌يابي‌" بر اهميت‌ تأثيرپذيري‌ از افكار عمومي‌صحه‌ مي‌گذارد.

ويژگيهاي‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ :

كارشناس‌ روابط عمومي‌، كارشناسي‌ است‌ كه‌ مهارتهاي‌ لازم‌ را در زمينه‌ روابط عمومي‌ آموخته‌ باشد.اين‌ مهارت‌ها در اصل‌ همان‌ مهارت‌ها و آموزش‌هايي‌ است‌ كه‌ فرد براي‌ فعاليت‌ در روابط عمومي‌ دردانشگاه‌ آموخته‌ است‌.

علاوه‌ بر تحصيلات‌ و آموزش‌هاي‌ لازم‌، فردي‌ كه‌ در روابط عمومي‌ استخدام‌ مي‌شود بايد بتواند سه‌وظيفه‌ مهم‌ توليد اطلاعات‌ و انعكاس‌ به‌ مخاطبان تصويرسازي‌ مثبت‌ از سازمان‌ ومعرفي‌ خدمات‌يا كالاهاي‌ سازمان‌ را انجام‌ دهد.

حال‌ اين‌ سؤال‌ پيش‌ مي‌آيد كه‌ اين‌ مهارت‌هاي‌ لازم‌ چه‌ مهارت‌هايي‌ هستند و همچنين‌ چه‌خصوصيات‌ و ويژگيهايي‌ كارشاس‌ روابط عمومي‌ بايد داشته‌ باشد تا بتواند در انجام‌ وظايفش‌ موفق‌باشد.

كارشناس‌ روابط عمومي‌ براي‌ توفيق‌ در وظايف‌ خود و ايفاي‌ نقش‌ مؤثر در روابط عمومي‌، بايستي‌ويژگيهاي‌ مختلفي‌ را داشته‌ باشد. اين‌ ويژگي‌ها به‌ دو دسته‌ ويژگي‌هاي‌ خاص‌ و اكتسابي‌(اصلي‌) وويژگي‌هاي‌ عمومي‌ و ذاتي‌ (فرعي‌) قابل‌ تقسيم‌ است‌.

شرح وظایف روابط عمومی اداره کل آموزش فنی و حرفه ای استان تهران:

الف: انتشارات و تبلیغات

آذین بندی و نصب پلاکارد

ب: ارتباطات رسانه ای

اطلاع رسانی خبری

صدا و سیما

4 کنفرانس خبری

ج: ارتباط با سایر دستگاه ها

1. ارتباط با انجمن روابط عمومی ایران و شرکت در جلسات ماهانه (عضویت در انجمن)
2. گردهمایی
3. گردهمایی «انتخابات و بصیرت»
4. گردهمایی «حماسه عظيم 9 دي ، تجلي بصيرت ، همت و ولايت مداري امت »

د: ارتباط با مشتریان و مردم

- نمایشگاه های استانی و شهرستانی

- نمایشگاه دستاورد کارآموزان مراکز ثابت دولتی و آزاد

همایش مهارت و کارآفرینی

افتتاح نمایشگاه آثار معرق مربی و کارآموزان مرکز شماره 4 پروین اعتصامی استان تهران

همایش آشنایی با قوانین و مقررات رانندگی با همکاری

ارتقاء و بروز رسانی سایت اداره کل آموزش فنی و حرفه ای استان تهران

برگزاری مراسم زیارت عاشورا روزهای سه شنبه در طول سال

تجلیل از خانواده معظم شهدا و جانبازان و اهداء لوح، تقدیر و هدیه به رسم یادبود

و: فعالیت های فرهنگی و مناسبتی

گرامیداشت اعیاد و میلاد ائمه اطهار

برگزاری تور سیاحتی بانه و تنگه واشی

کوهپیمایی کلکچال و دماوند

برپایی ایستگاه اهداء خون در اداره کل

-       برگزاری طرح اکرام ایتام بی سرپرست

-       تهیه کارت تبریک و گل جهت تولد همکاران اداره کل و مراکز

-       تهیه بنر تسلیت جهت فوت بستگان همکاران

تبلیغات فضای محیطی در اداره کل و مراکز تابعه

گرامیداشت روز کارمند

تهیه تابلوی راهنمای طبقات

-       تهیه برچسب اسامی گل ها و طرز نگهداری آن ها در اداره کل

-       تهیه و طراحی تابلوی سخن بزرگان در طبقات

-       تهیه ریشه ضرب المثل ها و نصب آن در تابلوی اعلانات

-       طراحی و تهیه اطلاعیه جهت صرفه جویی

-       طراحی عکس امام و رهبر جهت اداره کل و مراکز

-       طراحی تقدیرنامه ها

-       تهیه و توزیع بلیط سینما و تئاتر جهت همکاران اداره کل و مراکز

-       تهیه و توزیع کارت تبریک سال نو

-       پیگیری جهت درج آگهی مناقصات اداره کل در روزنامه های کثیرالانتشار

-       پیگیری و سفارش روزنامه های دریافتی معاونت های اداره کل

گردآورنده: نیلوفر بهرام دوست

دانشجوی کارشناسی روابط عمومی – امور رسانه

نويسنده : نیلوفر بهرام دوست

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.