کاربینی _ مجتمع امام خمینی (ره)

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در پنج شنبه, 26 ارديبهشت 1392 15:31

نوشته شده توسط حسن احدی

بازدید: 769

 

چكيده:

   گوش‌ دادن‌ مؤثر و همدلي؛ كارشناس‌ روابط عمومي‌ براي‌ رسيدن‌ به‌ تفاهم‌ با ديگران،‌ بايستيمهمترين‌ وظيفه‌روابط عموميسازمان‌را كه «شناخت‌ و نفوذ در افكار عمومي‌ براي‌ جلب‌ رضايت‌ آن» است، بشناسد.
اين‌ وظيفه را می توان‌ درقالب‌ مجموعه‌اي‌ تحت‌عناوين‌ «ارتباطات»‌، «امور فرهنگي‌ مراسمات و نمايشگاهها» ، « فناوری اطلاعات ،انتشارات وتبلیغات‌»‌، « سنجش‌ افكار و ارتباطات مردمی » و «پژوهش‌ و برنامه‌ريزي» ‌دسته‌بندي‌ كرد.

اهم وظایف روابط عمومی مجتمع امام خمینی (ره) عبارتند از: انعكاس مناسب عملكرد مجتمع، پاسخگويي به ابهامها و اطلاع رساني لازم، برگزاری مناسب نشستها و مراسمها ، ايجاد نمايشگاه دائمي برای نمایش دستاوردهاي مجتمع، ايجاد حسن رابطه بين كارکنان و مسؤولان، ايجاد تحول ساختاري در مجموعه و تغيير در نيروي انساني، آموزش كاركنان، برنامه ريزي درخصوص زيباسازي و بازسازي محيط فيزيكي، تغيير و توسعه تجهيزات، نظارت بر انتشارات و نشريات و مديريت پايگاههاي اطلاع‌رساني و افكارسنجي عمومي.

واحد روابط عمومي مجتمع در ابتدای فعالیت، مجموعه اي كوچك بود تا سال 86 که براساس رهنمودهای
مقام معظم رهبری، دولت «آئین نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط عمومی دستگاههای اجرایی»
را تصویب نمود و جریان حاصل از این مصوبه، حیات نوینی را در فعالیتهای روابط عمومی مجتمع ایجادکرد و این واحد هم اکنون به رشد و بالندگی نسبی رسیده است.

 

 

 

پيشگفتار :

در اين نوشته سعي شده با استفاده از روش تحقیق از شيوه اسنادي و كتابخا نه اي استفاده شود؛ زيرا برخي از افراد بخاطر جابجايي ها، در دسترس نبوده و همچنين اين امكان وجود نداشت كه به قبل رجوع شود و به همين دليل، تاحدودي از كتابخانه و اسناد استفاده گردید.

علاوه بر این روش، از يك روش ديگری نیز استفاده شده و آن هم، روش مشاهده در حين انجام كار بود ؛
دراين روش، بطور مستقيم درگير موضوع كار شده وباموضوع آشنا گردیده و با برقراری ارتباط و طرح برخی پرسشها، سعي شد معايب فعالیت برطرف شود.از طرفي، از طريق همراهي با مسؤولان و كاركنان مجتمع و همچنين قسمت روابط عمومي، مشاركت فعالي ارائه گردید.

با پيشرفت سريع علوم و فنون ، انتشار منابع علمي به طور قابل ملاحظه اي رو به افزايش گذاشته و هر روزشاهد توليد اطلاعات بيشتري در همه زمينه ها به شكل چاپي و الكترونيكي هستيم . از سوي ديگر ، توسعه و پيشرفت هر كشوري در زمينه هاي علمي ، فرهنگي ، اقتصادي و سياسي به استفاده صحيح از اطلاعات جديدتر وابسته است . نتيجه كوشش هاي تحقيقاتي ممكن است به صورتهاي مختلف در قالب مقالات ، گزارش هاي تحقيقي، پايان نامه ها ، گزارش گردهمايي ها ، منابع الكترونيكي و جز اينها ارائه شود.

   «مشاهده» يكي از مهمترين ابزارهای تحقيق در دانش هاي اجتماعي و انساني است . به درستي مي توان گفت هر تحقيق، حتي اگر از ابزاري ديگر نيز استفاده كند، از مشاهده سود مي برد . چون اين ابزار كاربردي وسيع داشته و انواع بسيار نيز مي پذيرد. ازجمله اهداف ابن نوشته، آشنا نمودن هر چه بيشتر پژوهشگران ، دانشجويان و ... با كارگزاران روابط عمومي و تبليغات به عنوان پديده ای اثرگذار در تحولات اجتماعي امروز و معيارهاي سنجش آن است . تاكيد اساسي در اينجا، بر شناخت ماهيت و فرايند شكل گيري ، متقاعد سازي و شيوه هاي تاثيرگذاري بر افكار عمومي ، نقش ارتباطات رسانه اي و ميان فردي در روابط عمومي به عنوان يك توليد اجتماعي و همچنين نقش و جايگاه ابزار هاي سنجش در روابط عمومي در جهان امروز است.

مقدمه‌:

     يكي‌ از عواملي‌ كه‌ در سرنوشت‌ مؤسسات‌، گروهها‌ و افراد اهميت‌ و ارزش‌ اساسي‌ داشته و آنها را در نيل‌ به‌ اهداف‌ ياري‌ مي‌دهد، كيفيت‌ رابطه‌ با افراد و مؤسساتي‌ است‌ كه‌ با آنها سروكار دارند و همچنين ‌با افكار عمومي‌ جامعه‌اي‌ است‌ كه‌ در آن‌ به‌ فعاليت‌ مشغولند. هر اندازه‌ اين‌ ارتباط به‌ شكل‌ مؤثري‌ گسترش‌ يافته‌ باشد، به‌ همان‌ اندازه‌ آن‌ فرد، گروه‌ و مؤسسه‌ در دستيابي‌ به‌ اهداف‌ خودموفق‌تر مي‌باشند. اكنون‌ این موضوع به‌ عنوان‌ يك‌ اصل‌ اساسي‌ در مديريت‌ پذيرفته‌ شده‌ كه‌ افراد و مؤسسات‌ براي‌رسيدن‌ هرچه‌ بهتر و آسان‌تر به‌ مقاصد خود، نيازمند برخورداری از حسن‌ رابطه‌، درك‌ متقابل‌ و افزایش تفاهم‌ با يكديگر و عموم‌ مردم‌ هستند.

     علاوه بر آن، ارتباطات مردم با سازمان ها نباید سرد و عارى از مهر و رغبت باشد، بلکه بایستی با انجام مطالعات و بررسى هاى لازم، اساساٌ معلوم شود كه سازمان ها به چه رويه و رويكردى براى تعامل با مردم نياز دارند؟ نقش عمده روابط عمومى نیز، كاهش و نزديك نمودن اذهان عمومی به واقعيت در سازمان هاست. این واحد، توانايى شناخت و اقدام آگاهانه، كاربرد اقدامهاى روابط عمومى را افزايش داده و منجربه تحرك و كارايى آنها خواهدشد؛ چنانکه به مهمترين عامل اجتماعى مؤثر در روابط اجتماعى تبديل شده و انتظار و نقشهاى برشمرده در وظايف آنها، آن مهم را پشتيبانى خواهد نمود.

امروزه، دستگاه هاى دولتى روز به روز وسيعتر شده و وظايف آنها سنگين تر و پيچيده تر مى شود؛ اين روند فعاليت گوناگون آنها را متحول كرده و ميان مردم و دولت و نيز ارگانهای دولتى روابط نزديكتر برقرارمى شود. باتوجه به وظايف كلى، روابط عمومى درحقيقت مى تواند در حكم واسطه ميان دولت و مردم نقش قابل قبولى ايفا نموده و مسؤولین آن با تنظيم برنامه های دقيق، به سؤال ها و ابهامات پاسخ دهند.

هر سازمان براي رسيدن به اهداف و حفظ پويايي و حيات خود، نيازمند تعامل با مخاطبين در درون و بيرون سازمان است؛ چراکه درك متقابل و تفاهم با مخاطبين نقش موثري در بهبود رويه ها، رفع نقاط ضعف و تقويت اركان موثر آن مجموعه دارد.

مديران‌ مؤسسات‌ در تشكيلات‌ خود اقدام‌ به‌ تأسيس‌ دفتر، واحد يا بخشي‌ تحت‌عنوان‌ «روابط عمومي»‌ نموده‌اند تا از طريق‌ آن‌، ارتباط مفيد و مؤثر را با افراد داخل‌ و خارج‌ سازمان‌ برقرارنمايند تا با آگاه‌ نمودن‌، تشويق‌ و ترغيب‌ آنان‌، به‌ اهداف‌ سريعتر، راحت‌تر و با هزينه‌ كمتر جامه‌عمل‌ بپوشانند. دست‌ اندركاران‌ چنين‌ دفاتري‌ همه‌ روزه‌ در تلاشند تا با استفاده‌ از تكنيك‌ها و تخصص‌هاي‌ حرفه‌ روابط عمومي‌، به‌ گسترش‌ تفاهم‌ و ارتباط مؤثر بپردازند.

در عصر ارتباطات و اطلاعات در موقعيتى كه جامعه متحول امروز رو به سوى تكامل داشته و مدنيت را
جستجو مى كند، روابط عمومى از اجزا و عناصر اصلى ارتباطات است و در ايجاد بسترهاى مشاركت ذهنى و عينى نقش نهادى و بنيادى دارد، زيرا جنس و ماهيت مجموعه وظايف و فعاليت هاى آن به طور عمده، (ارتباطى، تعاملى و تبادلى) است.

بى شك روابط عمومى، مانند ساير رشته هاى علوم انسانى مورد غفلت قرار گرفته است و توسعه روزافزون ارتباطات و اطلاعات در كشورها، نتوانسته در آن تأثيرى داشته باشد. حتى كشور در حال توسعه ما نيز چنين وضعى دارد. مشكلات و ناكارآيى ادارى در كشور پديده تازه ای نيست و سال هاست كه سازمان هاى مربوطه، براى اصلاح ساختارى آنها مطالعه و برنامه امر مشاركت با مقوله اطلاع رسانى كه از مهمترين رويكرد هاى روابط عمومى است آغاز مى شود و بسيارى ديگر از كارهاى اجراى تحقق مشاركت از جمله تمهيدات ترغيبى، همان امور رايج كاربردى در روابط عمومى است.

در ايران، روابط عمومى در دستگاه هاى دولتى زودتر از مؤسسات خصوصى ايجاد شد؛ اما موانع كار مسؤولان این واحدها، بيشتر از موانع موجود در مؤسسات غيردولتى است. به همين دلیل روابط عمومى هاى دولتى بايد توجه داشته باشند، مردم آمادگى ذهنى چندانی براى باور تلقينات و تفاسير آنان نخواهند داشت.

متصديان روابط عمومى، بايد داراى معلومات وسيعى بوده و از استدلال و كيفيت منطق و تشكيلات و سازمانهای مخالف و موافق سازمان متبوع خود آگاه باشند تا بتوانند برنامه هاى خود را براساس آن تنظيم نموده، فعاليت مخالفان را كم اثر كرده و پيام سازمان خود را به گوش مخاطبان خود برسانند.

پيشينه:

واحد روابط عمومي در مجتمع امام خمینی (ره) فراز و نشيبهاي بسياري را پشت سرگذاشته است . زماني در اين مجموعه افرادي مشغول به كار بودند كه هم اکنون جزء نظريه پردازان و استادان برجسته روابط عمومي در كشور هستند و زماني نيز به مجموعه اي كوچك تبديل گشت كه تنها به فعا ليتهاي محدودي چون خريد روزنامه براي واحد هاي سازمان، برگزاري مراسم ترحيم و پا رچه نويسي و ... مي پرداخت. تغيير مديريتها ، عدم جذب نيروي انساني متخصص و كارآمد در مجموعه، نگرش محدود و عدم برنامه ريزي مدون و بلندمدت از ديگر آفتهايي بود كه مجموعه را به جايگا ه فعلي رساند. البته اين موضوع خاص این مجتمع نبوده و مبتلا به بسياري از واحد هاي روابط عمومي در دستگاهها ي دولتي است . سال1386مقام معظم رهبري در ديداري با اعضاء هيات دولت، بر اهميت نقش روابط عمومي در سنجش افكار عمومي و انعكاس اخبار پيشرفتها تأكيد بسیاری نمودند و در همان سال، بنا به پيشنهاد مشترك وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي ، معاونت حقوقي و امور مجلس رئيس جمهور و شوراي اطلاع رساني دولت، «آيين نامه نحوه فعاليت ،‌ وظايف و اختيارات روابط عمومي دستگاههاي اجرايي» مصوب گرديد و جريان حاصل از اين مصوبه، حيات نويني را در فعاليتهاي روابط عمومي ايجاد كرد.

در مجتمع نيز با تأكيد بر نقش و اهميت روابط عمومي در اطلاع رساني و اطلاع يابي از دو سال پيش تحولاتي براي قراردادن روابط عمومي در مسير اصلي شكل گرفت و مديريت جديد با ديدگاهی نو و برنامه هايي موثر به اين حوزه وارد شد و هرچند ميزان فعاليتها هنوز به حد استاندارد نرسيد، ولي نسبت به گذشته خود، بسيار فعال تر عمل نموده است. قسمتي از اين عدم توفيق به ظرفيتهاي مجموعه و نيروي انساني آن،‌ ناكافي بودن منابع مالي ، ديدگاه سایر مديران و نگرش عمومي كاركنان به اين مجموعه بوده كه رفع آنها نياز به تفكر، برنامه ريزي ، صبر ، همكاري ، هماهنگي و تامل بیشتری دارد.

 

مخاطبين:

1- برون سازماني: دانش پژوهان ، اساتيد ،‌ دانشگاهها و كارآفرينان ، قانونگذاران حوزه علم و تحقيق ، رسانه ها و سازمانهاي بين المللي مرتبط، مردم و افكار عمومي.

2- درون سازماني : رئيس مجتمع،‌ مديران ارشد ،‌ مديران مياني، كارشناسان و كاركنان آن.

وظايف كلي:

براساس ماده2 آيين نامه مصوب هيات وزيران در تاريخ 27/4/86 ، اهم فعاليتهاي روابط عمومي هر سازمان
به شرح ذيل تعریف گردیده است:

1- اجراي سياستهاي اطلاع رساني دولت.

2 – همكاري با رسانه هاي جمعي جهت انعكاس مناسب عملكرد سازمان.

3- پاسخگويي به ابهامها و اطلاع رساني درخصوص سازمان.

4- تهيه و اجراي طرحهاي تبليغاتي سازمان.

5- اجراي مناسب مراسمها و مناسبتها.

6- ايجاد حسن رابطه بين كاركنان و مسئولان سازمان.

7- نظارت بر انتشارات و نشريات سازمان.

8 – مديريت پا يگاههاي اطلاع رساني الكترونيك سازمان .

9- افكارسنجي عمومي و درون سازماني.

اهداف و شرح‌ وظايف‌ :

مهمترين‌ وظيفه‌ روابط عمومي‌، شناخت‌ افكار عمومي‌ و نفوذ در آن‌ براي‌ جلب‌ رضايت‌ افكارعمومي‌ نسبت‌ به‌ سازمان‌ است‌ كه‌ هم‌ در درون‌ سازمان‌ و هم‌ در بيرون‌ از سازمان‌ دنبال‌ مي‌شود. بي‌ترديد، اين‌ وظيفه‌ در قالب‌ مجموعه‌اي‌ از فعاليتهاي‌ ارتباطي‌ صورت‌ مي‌گيرد كه‌ مي‌توان‌ آنها را تحت‌عناوين‌ ارتباطات‌، امور فرهنگي‌ ،مراسمات و نمايشگاهها، فناوری اطلاعات ،تبلیغات وانتشارات‌،سنجش‌افكار وارتباطات مردمی و پژوهش‌ و برنامه‌ريزي‌دسته‌بندي‌ كرد كه‌ در ادامه، به‌ تشريح‌ اين‌ وظايف‌ مي‌پردازيم‌:

1ـ ارتباطات‌(دفترمدیریت)

- سياستگذاري‌، برنامه‌ريزي‌ و كاربرد شيوه‌ها و برنامه‌هاي‌ مناسب‌ براي‌ انعكاس‌ اهداف‌، سياستها،فعاليت‌ها، برنامه‌ها و مواضع‌ سازمان‌ به‌ مخاطبان‌، رسانه‌ها و جامعه‌.

- گردآوري‌، جمع‌بندي‌ و تحليل‌ ديدگاههاي‌ مردم‌، نخبگان‌ و رسانه‌ها درزمينه‌ ‌سازمان‌ و ارائه‌ آن‌ به‌ مدير‌یت.

- تلاش‌ براي‌ تقويت‌ هرچه‌ بيشتر روحيه‌ تفاهم‌ بين‌ كاركنان‌ و مديران‌ و هميت‌ سازماني‌ و زمينه‌سازي‌ براي‌ برقراري‌ ارتباطات‌ بين‌ آنان‌.

- اعلان‌ مواضع‌ سازمان‌.

- عضويت‌ و شركت‌ در جلسه‌هاي‌ مهم‌ سازمان‌ به‌ منظور آگاهي‌ از سياستها، خطمشي‌ها، برنامه‌ها وروند فعاليتها و نيز آگاهي‌ از نتايج‌ ساير نشستها و گردهمايي‌ها و جلسه‌ها.

- تدوين‌ "تقويم‌ جامع‌ ارتباطات‌ سازماني‌" در قالب‌ ملاقاتها و بازديدهاي‌ مسئولان‌ سازمان‌ باشخصيتهاي‌ حقيقي‌ و حقوقي‌، كاركنان‌ و اقشار مختلف‌ مردم‌ با هدف‌ تداوم‌ و گسترش‌ اصولي‌ و تلطيف‌ روابط و تنظيم‌ افكار عمومي‌.

- تدارك‌ تمهيدات‌ و اقدامات‌ لازم‌ براي‌ راهنمايي‌ ارباب‌ رجوع‌ و تسهيل‌ دسترسي‌ به‌ مراكز و مسئولان‌سازمان‌.

- برنامه‌ريزي‌ و اطلاع‌رساني‌ به‌ مردم‌ درباره‌ عملكرد سازمان‌ به‌ انگيزه‌ تنوير افكار عمومي‌.

- تدوين‌ برنامه‌ سالانه‌ مصاحبه‌هاي‌ مسئولان‌ سازمان‌، متناسب‌ با اولويتهاي‌ سازماني‌ و نيازهاي‌ افكارعمومي‌.

- تهيه‌ و تنظيم‌ اطلاعات‌ پايه‌اي‌ از سازمان‌ براي‌ ارائه‌ به‌ مراجعان‌ و ميهمانان‌ سازمان‌ به‌ زبانهاي‌ مختلف‌.

- ايجاد ارتباط احسن‌ با مطبوعات‌، راديو، تلويزيون‌ و خبرگزاري‌ها و بهره‌برداري‌ بهينه‌ از آنها براي‌اطلاع‌رساني‌.

2ـ امور فرهنگي‌ ، مراسمات و نمايشگاهها

- مشاركت‌ در برگزاري‌ سمينارها و گردهمايي‌ تخصصي‌ و عمومي‌ سازمان‌.

- پوشش‌ تبليغي‌ ساختمانها و فضاهاي‌ عمومي‌ سازمان‌ در گراميداشت‌ ايام‌ و مناسبتهاي‌ ويژه‌.

- تدوين‌ و اجراي‌ طرح‌ جامع‌ تبليغات‌ براي‌ فضاسازي‌ فرهنگي‌ - تبليغي‌ در ساختمانها و محوطه‌ها.

- مديريت‌ نمايشگاهها (سالانه‌، دايمي‌ و ...) در خارج‌ و داخل‌ سازمان‌.

- طراحي‌ و توليد هداياي‌ تبليغاتي‌ براي‌ اهدا به‌ مخاطبان‌ (متناسب‌ با سلايق‌ و علايق‌ قشرها).

- تهيه‌، تدوين‌ و اجراي‌ تقويم‌ مراسم‌ داخل‌ سازمان‌.

- راه‌اندازي‌ و اداره‌ موزه‌ و اتاق‌ انتظارات‌ سازمان‌.

- توليد و سفارش‌ ساخت‌ آگهي‌هاي‌ تلويزيوني‌ و فيلم‌هاي‌ مورد نياز براي‌ تبليغ‌ عملكرد و مستندسازي‌سازمان‌.

3 ـ فناوری اطلاعات ،انتشارات وتبلیغات‌

- تدوين‌ كتب‌، جزوه‌ها و تهيه‌ مواد انتشاراتي‌ به‌ منظور معرفي‌ سازمان‌.

- گردآوري‌ و نشر اطلاعات‌ و اخبار و گزارشهاي‌ مربوط به‌ سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه‌ها; باشيوه‌ها و قالبهاي‌ مؤثر و مناسب‌.

- تدوين‌ و انتشار خلاصه‌ عملكرد سالانه‌ سازمان‌ براي‌ ارائه‌ به‌ افكار عمومي‌.

- انتشار نشريه‌ داخلي‌ و برون‌ سازماني‌ سازمان‌.

- مدیریت سایت

- ارتباط با رسانه ها

4ـ سنجش‌ افكار و ارتباطات مردمی

- تهيه گزارشهاي‌تحليلي‌ ادواري(ماهانه‌/فصلي‌/سالانه‌) از افكار عمومي‌ داخل‌ و خارج‌ از سازمان‌ براي‌ارائه‌ به‌ مدير‌.

- نقد و بررسي‌ بازتاب‌ فعاليتهاي‌ سازمان‌ در نظر اقشار مردم‌ بويژه‌ نخبگان‌، رسانه‌ها و دستگاهها از يكسوو مديران‌ و كاركنان‌ از سوي‌ ديگر و ارائه‌ گزارش‌ آن‌ به‌ مديريت‌.

- سنجش‌ افكار عمومي‌ درون‌ سازماني‌ به‌ منظور بازيابي‌ مسائل‌ و ارائه‌ راه‌كارهاي‌ مناسب‌ به‌ مديريت‌.

- طراحي‌ و اجراي‌ نظام‌ گردآوري‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌ به‌ منظور ترغيب‌ كاركنان‌ به‌ مشاركت‌ هرچه‌مؤثرتر در بهبود جريان‌ امور سازمان‌.

5 ـ پژوهش‌ و برنامه‌ريزي‌

- تهيه‌ گزارشهاي‌ عملكرد دوره‌اي‌ از فعاليتهاي‌ روابط عمومي‌.

- طراحي‌ فعاليتهاي‌ جديد بهمراه نوآوري‌، خلاقيت‌ در قلمرو وظايف‌ روابط عمومي‌.

- نظارت‌ و ارزيابي‌ فعاليتها و اعمال‌ نتايج‌ حاصل‌ در برنامه‌ها و فعاليتهاي‌ آتي‌.

- طراحي‌ و برنامه‌ريزي‌ براي‌ ارتقاء كليه‌ اموري‌ كه‌ به‌ رشد كمي‌ و كيفي‌ ارتباط و همدلي‌ بين‌ سازمان‌ ومردم‌ و دستگاهها و مديران‌ و كاركنان‌ با يكديگر بيانجامد.

 

* روابط عمومي‌ داخلي‌:

دقت‌ در اهداف‌ روابط عمومي‌، به‌ خوبي‌ روشن‌ مي‌سازد كه‌ توفيق‌ اين‌ واحد حتي‌ در وظايف‌ برون‌سازماني‌، موكول‌ به‌ موفقيت‌ آن‌ در بعد درون‌ سازمان‌ است‌. چرا كه‌ اگر روابط عمومي‌ با توفيق‌ كامل ‌وظايف‌ برون‌ سازماني‌ خود را انجام‌ دهد، در حالي‌ كه‌ در داخل‌ سازمان‌، وظايف‌ مربوط به‌ آن‌ معطل‌مانده‌ باشد، موفقيت‌ هاي‌ بيروني‌ زير سئوال‌ مي‌ رود و چه‌ بسا افرادي‌ كه‌ در بيرون‌ از سازمان‌ به‌ نظرمثبتي‌ درباره‌ سازمان‌ رسيده‌اند،درتعامل‌بااعضاي‌سازمان‌، به‌ خلاف‌ عقيده‌ خود برسند كه‌ بي‌ ترديد،پايداري‌ را بر جاي‌ خواهد گذاشت‌.

افزون‌ بر آن‌، اگر ارتباطات‌ درون‌ سازماني‌، نابسامان‌ و رها شده‌ باشد، چه‌ بسا موجب‌ نارضايتي‌كاركنان‌ شده‌ و آنان‌ را از مسير همكاري‌ لازم‌ و مطلوب‌ براي‌ توفيق‌ سازمان‌ دور سازد.

بنابراين‌، اهميت‌ روابط داخلي‌ يا آن‌ بخش‌ از وظايف‌ روابط عمومي‌ كه‌ به‌ درون‌ سازمان‌ مربوط مي‌ شود، كمتر از وظايف‌ برون‌ سازماني‌ روابط عمومي‌ نبوده‌، وچه‌ بسا در بعضي‌ ازمقاطع‌، با اهميت‌ تر هم‌ باشد.

* اهم وظایف روابط عمومی داخلی عبارتند از:

1- انتشار نشريه‌ داخلي‌

اموری چون اطلاع‌ رساني‌ درمورد عملكرد سازمان‌، معرفي‌ آن‌ به‌ كاركنان‌، پاسخ‌ به‌ پرسش‌ هاي‌ كاركنان‌ ، معرفي‌ كاركنان‌ نمونه‌ و خلاق‌ ، تقويت‌ انسجام‌ و ارتباطات‌ درون‌ سازماني‌ ، ارتقاي‌ آگاهي‌ و‌ آموزش‌ كاركنان‌ و... از طريق‌ نشريه‌ داخلي‌ ممكن‌ است‌. بنابراين‌، راه‌اندازي‌ نشريه‌ داخلي‌ به‌ صورت‌روزانه‌، هفتگي‌، دو هفته‌ نامه‌ يا ماهنامه‌ براي‌ روابط عمومي‌، يك‌ ضرورت‌ محسوب‌ مي‌ شود. با اين‌ وصف‌، بايستي‌ توجه‌ داشت‌ كه‌ نشريه‌ براي‌كاركنان‌منتشر مي‌ شود، نه‌ مديريت‌؛ پس‌ عناوين‌ و مطالب‌ آن‌ بايستي‌ براساس‌ نيازهاي‌ اطلاعاتي‌ كاركنان‌ تهيه‌ شود.

2ـ بولتن‌، برد يا لوحه‌ اخبار

منظور، تابلو يا تخته‌ اي‌ است‌ كه‌ معمولا از طرف‌ روابط عمومي‌ درنقاط پر رفت‌ و آمد سازمان‌ كه‌ داراي‌ ديد مناسب‌ نيز باشد ، نصب‌ مي‌ شود و در روي‌ آن‌ مطالب‌ موردنظر براي‌ مطالعه‌ كاركنان‌ قرارداده‌ مي‌شود.

3ـ سازماندهي‌ دريافت‌ پيشنهادها

دسترسي‌ به‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌ مي‌ تواند سازمان‌ را از پشتوانه‌ فكري‌ قوي‌ و انبوه‌ بهره‌ مند سازد. از آثار چنين‌ اقدامي‌ ، تقويت‌ حس‌ مشاركت‌ و احترام‌ به‌ خود در كاركنان‌ است‌.

براي‌ سازماندهي‌ دريافت‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌، راه‌اندازي‌ كميته‌ مركزي‌ و اجرايي‌ ويژه‌ اين‌ كار براي‌دريافت‌ منظم‌ و مستمر پيشنهادها، ارزيابي‌ پيشنهادها در گروههاي‌ كارشناسي‌ راه‌اندازي‌ شده‌ براي‌ اين‌منظور، پيگيري‌ اجراي‌ پيشنهادهاي‌ مورد قبول‌ و تقدير از پيشنهاد دهندگان‌ ضروري‌ است‌. در ضمن‌روابط عمومي‌ مي‌تواند در پايان‌ سال‌ كتاب‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌ را منتشر سازد و با برگزاري‌ مراسمي‌ به‌ پيشنهادهاي‌ مهم‌ و مؤثر ، هداياي‌ ويژه‌اي‌ تقديم‌ كند. اين‌روش‌، يكي‌ از شيوه‌ هاي‌ مهم‌ در مديريت‌ مشاركتي‌ محسوب‌ مي‌ شود و گوياي‌ اهميت‌ و كاركرد شايان‌توجه‌ روابط عمومي‌ در بحث‌ مشاركتي‌ است‌.

4- مشاركت‌ در غم‌ و شادي‌ كاركنان‌

روابط عمومي‌ در داخل‌ سازمان‌ بايد سعي‌ كند تا به‌ نحو ممكن‌ حضور خود را به‌ هر يك‌ از كاركنان‌ نشان‌دهد. افزون‌ بر موارد استثنايي‌ كه‌ روابط عمومي‌ مي‌تواند بر اساس‌ ماهيت‌ خاص‌ خود به‌ كاركنان‌ كمك‌كند،
ارسال‌ پيامهاي‌ تبريك‌ و تسليت‌ در مواقع‌ مقتضي‌، مي‌تواند نمونه‌ هايي‌ از مشاركت‌ روابط عمومي‌در غم‌ و شادي‌ كاركنان‌ باشد. كه‌ اين‌ كارها خود موجب‌ ايجاد و يا تقويت‌ حس‌ همكاري‌ كاركنان‌ با روابط عمومي‌ است‌.

5- برگزاري‌ مراسم‌

برگزاري‌ مراسم‌ ويژه‌ در مناسبت‌هاي‌ خاص‌، از وظايف‌ مهم‌ روابط عمومي‌ داخلي‌ است‌. اين‌مناسبت‌ها مي‌تواند مناسبت‌ ويژه‌ سازماني‌ و يا مناسبت‌هاي‌ مهم‌ مذهبي‌ و ملي‌ باشد. اين‌ مراسم‌ علاوه‌ بر گراميداشت‌ مناسبت‌ها، آگاهي‌هاي‌ كاركنان‌ را ارتقاء داده‌ و به‌ نحو مختلف‌ مي‌توان‌ از آنها براي‌ بهره‌وري‌ سازمان‌ استفاده‌ كرد.

6- اطلاع‌ رساني‌ به‌ مسئولان‌

روابط عمومي‌ علاوه بر وظيفه‌ اطلاع‌ رساني و انعكاس‌ عملكرد و برنامه‌ هاي‌ سازمان‌ به‌ مردم، در تهيه‌ اطلاعات‌ موردنياز مسئولان‌ نيز جايگاه‌ ويژه‌اي‌ دارد. از امور معمول‌ در اين‌ بعد، تهيه‌ بريده‌ جرايد و خبرنامه‌ ويدئويي است‌.

در بريده‌ جرايد اخبار و مطالب‌ مربوط به‌ سازمان‌، دستگاههاي‌ رقيب‌ و مهمترين‌ اخبار روز كشور، از نشريات‌ بريده‌ شده‌ و بعد از صفحه‌ بندي‌ و تنظيم‌ به‌ مسئولان‌ ارسال‌ مي‌شود. درباره‌ اطلاعاتي‌ كه‌ ازطريق‌ راديو و تلويزيون‌ منعكس‌ مي‌شوند، روابط عمومي‌ مي‌تواند ضمن‌ ضبط ويديوئي‌ برنامه‌هاي‌ مربوط به‌ سازمان‌، آن‌ را به‌ صورت‌ كوتاه‌ تهيه‌ كرده‌ و به‌ صورت‌ خبرنامه‌ ويديوئي در اختيار مسئولان‌ وكاركنان‌ قرار دهد.

7- اطلاع‌ رساني‌ به‌ كاركنان‌

اطلاع‌ رساني‌ به‌ كاركنان‌ نيز به‌ نوبه‌ خود كم‌ اهميت‌تر از اطلاع‌رساني‌ به‌ مسئولان‌ نيست‌. از شيوه‌هاي‌ مهم‌
در این زمینه‌ مي‌توان‌ راه‌ اندازي‌ قفسه‌هاي‌ اطلاعاتي‌، راه‌اندازي‌ ويترين‌ها، برنامه‌هاي‌بازديد كاركنان‌ از پروژه‌ها، شاخص‌ سازمان‌ و برنامه‌ بازديد تفريحي‌ را نام‌ برد.

8- سنجش‌ افكار عمومي‌

سنجش‌افكارعمومي‌ از مهمترين‌ وظايف روابط عمومي‌ داخلي‌ است‌ به گونه‌اي‌ كه‌ امروزه اساس‌ تصميم‌گيري‌هاي‌ درون‌ سازماني‌ بر نتايج‌ افكار عمومي‌ استوار است‌. موضوعاتي‌ از قبيل‌ ميزان‌ رضايت‌ يا عدم‌ رضايت‌ كاركنان‌ از خدمات‌ رفاهي‌ مؤسسه‌ ، نحوه‌ نگرش‌كاركنان‌ نسبت‌ به‌ مسئولان‌، سنجش‌ ميزان‌ همبستگي‌ اهداف‌ كاركنان‌ با اهداف‌ سازمان‌ و مانند آن‌ اگربخوبي‌ روشن‌ شوند مي‌توانند اطلاعات‌ مفيدي‌ را براي‌حركت‌روان‌چرخ‌سازمان‌ در درون‌، در اختيارمديريت‌ قرار دهند.

9- برگزاری‌ جلسات‌ عمومي‌

از راههاي‌ نزديكي‌ كاركنان‌ مديريت‌ و ايجاد همدلي‌ بين‌ اين‌ دو ، ترتيب‌ دادن‌ جلسات‌ ملاقات‌ عمومي‌كاركنان‌ با مسئولان‌ مؤسسه‌ است‌.در اين‌ جلسات‌ مسئولان‌ ، وظايف‌ مربوط به‌ خود را توضيح‌ مي‌دهند و در پايان‌ به‌ پرسشهاي‌ كاركنان‌، پاسخ‌ داده‌ مي‌ شود. هدف‌ عمده‌ از اين‌ اقدام‌ ، تنوير افكار عمومي‌درون‌ سازماني‌ ، آشنايي‌ بيشتر كاركنان‌ با امور جاري‌ سازمان‌ و تقويت‌ وحدت‌ اعضاي‌ سازمان‌ است‌. ارزيابي‌ تأثيرات‌ اين‌ جلسات‌ در افكار عمومي‌ كاركنان‌، نشانگر اثربخشي‌ فراوان آن‌ در جلب‌رضايت‌ كاركنان‌ و ارتقاي‌ ميزان‌ رضايت‌ شغلي‌ آنان‌ است‌.

10- تهيه‌ متون‌ سخنراني‌

تهيه‌ متن‌ سخنراني‌ مسئولان‌ براي‌ ايراد در مجامع‌ عمومي‌ بايستي‌ بوسیله مديریت‌ روابط عمومي‌ صورت‌گيرد. از دلايل‌ عمده‌ اين‌ اقدام‌، آشنايي‌ روابط عمومي‌ با موضوعات‌ و مسائل‌ مورد توجه‌ افكار عمومي‌ و توانمندي‌ در تهيه‌ متني‌ است‌ كه‌ بيشترين‌ آثار ارتباطي‌ را در پي‌ داشته‌ باشد.

11- ارائه مشاوره‌ به مدير

مشاوره‌ با‌ مديريت مجموعه‌، از وظايف‌ مهم‌ روابط عمومي‌ نوين‌ محسوب‌ مي‌ شود. در اين‌ نقش‌ روابط عمومي‌ حلقه‌ واسط ارتباطي‌ بين‌ مديريت‌ و مخاطبان‌ سازمان‌ است‌ و اين‌ كار خلاء فقدان‌ شريان‌ارتباطي‌ بين‌ مديريت‌ و مخاطبان‌ سازمان‌ را رفع‌ مي‌كند. روابط عمومي‌ ، اطلاعات‌ بدست‌ آمده‌ از اشخاص‌ و گروههاي‌ مهم‌رابه‌مديريت‌منتقل‌ مي‌ كند تا مديريت‌ به‌ هنگام‌ تعيين‌ خطمشي‌ از آنها بعنوان‌ منبع‌ و مدخل‌ بهره‌برداري‌ كند،به‌اين‌ترتيب‌، روابط عمومي‌، به‌ عنوان‌ بازوي‌ مديريت‌ براي‌ اخذ تصميمات‌ و فعاليتهاي‌ آتي‌ سازمان‌ نقش‌ ايفاء مي‌ كند.

12- پي‌گيري‌ ويژه‌ براي‌ رفع‌ مشكلات‌ كاركنان‌

يكي‌ از اقداماتي‌ كه‌ روابط عمومي‌ مي‌تواند براي‌ كمك‌ به‌ كاركنان‌ انجام‌ دهد، انجام‌ پي‌گيري‌ ويژه‌براي‌ رفع‌ بعضي‌ از مشكلات‌ ويژه‌ و اضطراري‌ كاركنان‌ است‌. اين‌ اقدام‌ براي‌ جلب‌ رضايت‌ عمومي‌كاركنان‌ و ايجاد حسن‌ ارتباط درون‌ سازماني‌، بسيارمؤثر است‌. فرايند برنامه ريزي با شناخت وضعيت موجود شروع و با تعيين اهداف و تبيين راهكارهاي دسترسي به آن اهداف ادامه مي يابد.

يكي از وظايف خطير روابط عمومي در هر سازمان، برخورداری از شناخت علمي از تشكيلات ،عملكرد و اهداف سازمان و آشنايي با نقاط قوت و ضعف آن است. برنامه روابط عمومي مي بايست به گونه اي تدوين گردد كه اين شناخت به صورت همه جانبه و مؤثر به مخاطبان داخلی مجموعه از جمله مديران، كاركنان و گروههاي درون سازمان و نیز مخاطبين خارج سازمان مانند قانونگذاران، دولت و سرمايه گذاران ، شخصيتهاي سياسي موثر ، دانشجويان و نوآوران ، وسايل ارتباط جمعي ، سردبيران و خبرنگاران و ... كه به نحوي با مجتمع در ارتباط هستند، منتقل گردد.

روابط عمومي وظيفه دارد چون آينه، درخواست و توقع مخاطبين را به مديران مجتمع و عملكرد و نقاط برجسته فعا ليتها را به بيرون از سازمان منعكس نمايد . لذا در تعريف اهداف و برنامه های خود از سياستها و برنامه هاي كلان مجتمع تبعیت می نماید و هدف از آن ایجاد حسن رابطه و توسعه تفاهم ها با مخاطبين ازطريق آگاه سازی، تشويق و ترغيب برای دستيابي سریع به مقاصد و اهداف مجتمع است.

از آنجا که حوزه فعالیت مجتمع در راستای فعالیت های فرهنگی و حمایت و گسترش سازمانهای زیرمجموعه خود است، اهداف برنامه ای و وظایف واحد روابط عمومی مجتمع در همین مسیر و مخاطبین در همین حوزه تعریف گردیده اند.

نقش و جایگاه تحصیلات آکادمیک در روابط عمومی:

با توجه به مطالبی که تاکنون مطرح گردید، باید عنوان کرد که دانشهایی که در قالب دروس دانشگاهی در رشته روابط عمومی مطرح و ارائه می گردد در بسیاری از موارد کاربردی می باشد و در انجام امور مححوله در هریک از بخشها قابل بهره برداری است برای اطلاع بیشتر می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

1-    از مهمترین و اساسی ترین بخشها در یک روابط عمومی بخش پژوهش و برنامه ریزی است . این بخش با توجه به حساسیت بالایی که در روابط عمومی دارد به عنوان راهنما وریل گذار روابط عمومی هر ارگان است مطالبی که در درس مدیریت روابط عمومی ارائه شد مورد استفاده قرار گرفت.

2-    در دوره حضور در اداره ارتباطات (این اداره در این مجموعه به عنوان مشاور و معاون مدیر و نیز پرنفوذترین مجموعه در تصمیم گیری های مجموعه روابط عمومی عمل می کند به طوری که تمامی ابلاغیه ها و انجام امور از طریق این اداره که زیرنظر مستقیم مدیر حوزه روابط عمومی است واگذار می گردد.)نیز بیشترین مطالبی که کاربردی در این اداره داشت آموخته های دروس مدیریت روابط عمومی، علوم اداری و جهانی شدن در روابط عمومی بود.

3-    در دوره همکاری با اداره ارتباطات مردمی و افکارسنجی بخش عمده ای از مطالب دروس کاربرد آمار در علوم اجتماعی ، نظریه های جامعه شناسی ، روش تحقیق، مطالعات اجتماعی و افکارسنجی مورد استفاده قرار گرفت و از دانشهای دریافت شده در این دروس کمک فراوانی نمودند.

4-    دوره کارورزی در این مجموعه با مراسمات مختلف و متعهدی همراه بود. با شروع کارورزی که با آغاز ماه مبارک رمضان همراه بود ، برگزاری مراسم نمازظهروعصر و قرائت یک جزء قرآن برنامه هرروزه بود که از ساعت 30/10 آغاز و تاساعت45/13 ادامه می یافت . همچنین برگزاری مراسم ضیافت افطاری در چند شب که با طراحی دعوتنامه شروع تا هماهنگی های لازم میهمانان و اجرامراسم به اتمام می رسید. از دیگر مراسمهای این ایام برگزاری مراسم سوگوای شهادت امام علی (علیه السلام) و برنامه ریزی برگزاری مراسم نمازعیدسعید فطر که با همکاری ستاد نمازجمعه همراه بود. مهمترین مراسمی که در آن همکاری صورت گرفت برگزاری اجلاس سران غیرمتعهدها در تهران بود که به دلیل حوزه کاری این مجموعه در آن شرکت داشتیم. از جمله دروسی که در این بخش مورد استفاده بود درسهای ارتباطات سیاسی ، زبان انگلیسی ، هنردر روابط عمومی، اصول سخنوری و ارتباطات بین الملل بود.

5-    بخش فناوری اطلاعات ، تبلیغات و انتشارت از جمله اداراتی بود که به دلیل ارتباط با رسانه ها و انتشارات نشریه داخلی سازمان در مدت زمان حضور دروس نظریه های ارتباط جمعی، هنر درروابط عمومی، جامعه شناسی تبلیغات ، اصول گزارش ومقاله وسی ، رسانه های الکترونیک و تحلیل محتوای پیام های ارتباطی همگی مورد استفاده قرار گرفت.    

درپایان این بخش باید یادآور شوم باتوجه به اینکه مطالبی که تا به امروز از طریق مطالعه دروس ارائه شده کسب نموده ام من را در بخشهای مختلف بسیار یاری نمود اما باید بیان کنم به دلایل مختلف به فعلیت درآوردن این پتانسیل بالقوه به فعل همواره با مخالفت های زیادی همراه بود که ازعمده ترین دلیل آن عدم دانش آکادمیک و اعمال نظرات شخصی در تمام امور بود بطوری که با اینکه این موارد گفته می شود( به جز در برخی موارد ) پیشنهادات مردود اعلام می گشت.

فهرست برنامه ها:

فهرست ذيل به عنوان سرفصلهاي برنامه روابط عمومي مجتمع براي دو سال آينده پيشنهاد مي گردد:

* نكته: اولويت بندي، زمانبندي و برآورد مالي و نيروي انساني مورد نياز هر يك از فعا ليتها نياز به همكاري ديگر واحدها و مشاوره هاي علمي دارد و از آنجاكه با شرايط موجود مالي و نيروي انساني، امكان عملي ساختن همه آنها در يك زمان فراهم نيست، پس از موافقت و تأييد رياست محترم مجتمع با هر يك از سرفصلها، جزئيات عملياتي ساختن آن طراحي خواهد شد.

1- معرفي مجدد مجتمع شامل:

طراحي و چاپ پوستر ، فولدر ،‌ تكثير فيلم معرفي مجتمع ، بازديد هاي علمي ، ارتباط با خبرنگاران و ... .

2 . برگزاري نشستها و مناسبتها شامل:

     - برگزاري 3گردهمايي عمومي براي كاركنان همزمان با منا سبتهاي مذهبي و ملي.

     - برگزاري گردههايي دوره اي مديران ، اعضا هيئت علمي و ديدار كاركنان با رئيس مجتمع.

     - برنامه ريزي برای اعياد و مناسبتهاي ملي و مذ هبي ( دهه فجر ، دهه محرم ، ماه رمضان و ... ).

     - ساماندهي امور فرهنگي در راستاي اهداف ستاد اقامه نماز .

3. ايجاد نمايشگاه دائمي دستاورد هاي مجتمع:

تعيين محل، ايجاد زيرساخت فيزيكي ، تعيين دستاوردهاي قابل نمايش ، تعيين شكل نمايشي دستاورد،‌ راهكارهاي حفظ و نگهداري نمايشگاه .

4 . تحول فيزيكي و تغيير مكان روابط عمومي:

تعيين محل و نقشه چيدمان آن ، تصحيح و تكميل ساختار فيزيكي ، انتقال و استقرار ، تجهيز واحدها.

5 . برنامه ريزي در خصوص زيباسازي و بازسازي محيط فيزيكي:

     - ارائه پيشنهاد و انتخاب اسامي براي اماكن عمومي و طر احي و نصب قاب هاي اسامي.

     - ارائه پيشنهاد و برنامه ريزي جهت باز سازي و زيبا سازي نمازخانه مجتمع.

     - تدوين راهنما و نقشه مجتمع

     - طراحي و نصب تا بلوهاي راهنما براي واحدها و پژوهشكده ها در مجتمع و ساختمان مركزي.

6 . روابط عمومي الكترونيك:

     - نصب سيستمهاي پاسخگويي الكترونيك، تهيه فيلم، عكس يا ... و تکثیر آن ازطریق CD يا DVD برای توزیع میان مخاطبين.

     - ايجاد تالارهاي گفتگو.

     -ايجاد مديريت وب سايت.

     - ورود اطلاعات و به روز رساني سايت ، كنترل آن از راه دور و تعامل دو سويه با مخاطب.

     - بررسي و پيشنهاد رويه ها و مكا نيزمهاي اطلاع رساني جدید.

     - بحث تكريم ارباب رجوع و تعيين مكانيزمهاي الكترونيكي براي پيگيري امور آنان.

     - افكارسنجي الكترونيكي مبتني بر وب.

     - ارائه گزارشهاي دوره اي و تحليلي به صورت الكترونيكي و مولتي مديا .

7 . تحول ساختاري و تغيير نيروي انساني

تغييرات در سطح پرسنلي در دو مسير مختلف ،‌آموزش ،‌حذف و جايگزيني

8 . آموزش

برگزاری دوره های كوتاه مدت تخصصي، ‌اتمام دوره هاي ICDL ، بازديد از مجموعه هاي موفق مشابه، برگزاري دوره هاي آموزشی مختلف براي كاركنان، پذيرش و آموزش كارآموز در رشته روابط عمومي.

9 . تغيير و توسعه تجهيزات

نصب سيستم تلفن گويا ، خریداری برخی تجهیزات نظیر دستگاه تكثير CD، پرينتر رنگي و‌ كامپيوتر (با سرعت و رم بالا و مانيتور با رزولوشن مناسب) ، پهناي باند مناسب ارتباطي ، ایجاد شبكه وايرلس.

 

10 . تغيير رويه ها

مستندسازي و ايجاد رويه هاي ثابت در انجام امور اجرايي، ايجاد مكانيزمهاي خريد خدمت .

11 . نمايشگاهها و افكارسنجي

تدارک گروه اجرايي، رويه هاي مناسب و منابع مالي و تجهيزات براي حضور فعال در نمايشگاهها، سنجش افكار.  

شرح برنامه ها:

1 . معرفي مجدد مجتمع

برآورد نسبي از نظرخواهيها ، شنيده ها و ديده ها ي رسمي و غير رسمي نشان مي دهد با اينكه سالها از زمان تأسيس مجتمع گذشته و تاكنون دستاورد هاي علمي بر جسته اي چون برگزاري كنفرانس هاي علمي، ديني ، فرهنگي در سطح بين المللي ، منطقه اي ، ملي و همايش هاي سالانه جهت شناساندن دانشمندان بزرگ اسلامي به جامعه علمي فرهنگي و همچنين شناسايي و تبيين راههاي علمي و عملي حكمت هاي متعالي و فرهنگي و راهكارهاي مبارزه با شبيخون فرهنگي دشمن نموده و بيش از بيست سال است نخبگان و طرحهاي برجسته علمي كشور ازطريق برگزاري جشنواره شناسايي و معرفي مي گردند. با اين حال، هنوز در بسياري از دانشگاهها اساتيد نام مجتمع و حيطه فعاليتهاي آن را نمي شناسند و يا ديدگاههایمنفي نسبت به آن بيش از مثبت است حتي
در تماسهايي كه با واحد هاي خبري گرفته مي شود، مجتمع و فعاليتهاي آن به عنوان يك بدنه بزرگ منسجم و يكپارچه شناخته نمي شود .

قسمتي از اين غفلت نتيجه عدم برنامه ريزي منسجم و يكپارچه تبليغاتي ، كم كاري روابط عمومي و عدم آگاهي كاركنان آن به جايگاه سازماني خود و قسمتي نيز به دليل واحد محوري و تمايل مديران به جلب توجه رسانه ها به خود يا محدوده فعاليت خود بوده است . لذا ايجاد يك موج بزرگ ، قدرتمند و فراگير در معرفي مجدد مجتمع از راهها و رسانه هاي مختلف اولين و مهمترين برنامه روابط عمومي در سال جاري است براي اين منظور اتحاد و انسجام فكري در مجموعه ستادي مجتمع براي پشتيباني از اين برنامه ، همسويي واحدها براي دراختيار گذاشتن اطلاعات ، ‌تمايل به انجام مصاحبه و سخنراني ، حضور فعال در نمايشگاهها ، تامين منابع مالي مناسب بسيار ضروري است زيرا ساختار فعلي روابط عمومي به تنهايي قدرت ايجاد چنين موجي را ندارد مگر اينكه خوراك فكري و اطلاعاتي آن از ديگر واحدها تامين گردد .

يادآوري مي گردد بخشي از اين برنامه با ابزاري عيني و انتشاراتي (طراحي ،‌چاپ ، تكثير و ...) پيگيري مي شود و بخشي از آن به صورت مجازي يا الكترونيكي (سايت مجتمع ، مصاحبه ، برنامه تلويزوني و ...) انجام مي گيرد .

اهم فعاليتهاي روابط عمومي در اين مسير عبارت است از :

- طراحي و تكثير 2000 نسخه از پوستری كه بيانگر ويژگيهاي اصلي مجتمع و آدرس، تلفن و سايت آن باشد.

- تكميل طراحي و تكثير فولدر مجتمع به عنوان بسته اي ثابت براي همه واحدها كه اطلاعات بخشي خود را به صورت مستقل و جداگانه درآن قرار مي دهند (5000 نسخه) .

- طراحي ليبل و قاب CD معرفي مجتمع و تكثير   DvD(2000 نسخه).

- تكثير بروشورهاي موجود در واحدها براي استفاده در روابط عمومي(1000نسخه) که تهيه و به روز رساني آنها در مسئوليت واحدها و انتخاب آن براي قرار دادن در فولدر مجتمع برحسب ساختار كلي معرفي به عهده روابط عمومي مي باشد.

- طراحي و چاپ پاكتهاي ارسال پستي بسته اطلاعاتي فوق (شامل فولدر، بروشور ها ، CDو...))2000 نسخه(

- تهيه فهرست مراكز فرهنگي با همكاري واحد ارتباطات و ارسال بسته تبليغاتي پستي و پوستر.

- دعوت از نمايندگان خبرگزاريها ، خبرنگاران و مقامات ارشد دانشگاهها براي بازديد از مجتمع.

- برنامه ريزي و اعلام آمادگي براي پذيرش بازديدهاي دانشجويي درمقاطع كارشناسي ارشد و دكتري از مجتمع (ماهي يكبار) .

- برنامه ريزي براي ايجاد ارتباط با رسانه ملي و هماهنگي براي حضور پژوهشگران يا مديران در برنامه هاي علمي.

- برنامه ريزي براي برقراري ارتباط با ساير سازمانهاي دولتي و غيردولتي و بازديدهاي جمعي و اعزام كارشناسان و مديران به مراكز تحقيقاتي و علمي كشوربراي تعامل و آشنايي(سالیانه4 مورد).

- برنامه ريزي جهت ايجاد هماهنگي و مشاركت دفتر روابط بين الملل و تهيه بسته هاي تبليغاتي براي مواردي كه نماينده مجتمع در نشستهاي خارج از كشور حضور مي يابد .

- برنامه ريزي برای شركت در نمايشگاههاي فرهنگي و انجام امور اجرايي نمايشگاه.

- برنامه ريزي براي گسترش نفوذ نام مجتمع .

- ايجاد هماهنگي با گروه پشتيباني براي بهره جستن از ظرفيت اردوهاي برگزار شده در مجتمع به جهت معرفي مجتمع.

 

2 – برگزاري نشستها و مناسبتها (درون مجتمع)

تهيه فهرست سالانه منا سبتها و مراسم ها نشان مي دهد كه در طول سال حدود 70 منا سبت مختلف وجود دارد كه از ظرفيت آن مي توان جهت ايجاد حس مودت و همكاري ، انتقال اطلاعات ، افكار سنجي و تعامل با درون و بیرون مجتمع استفاده نمود. ليكن رويكرد مناسبتي روابط عمومي ها در چند ساله اخير سبب شده كه عمده مخاطبين ، روابط عمومي را عامل برگزاري مراسم مذهبي ، مراسم ترحيم ، خريد گل و شيريني و هماهنگ كردن سرويس و تهيه عكس و امور تفريحي و يا اصطلاحا «امور فوق برنامه» ببينند. یعنی به صورت يك عامل اجرا كه امور رفاهي - تفريحي را براي شادماني كاركنان سامان می دهد.

براي ايجاد تغيير در اين نگرش و ارتقاء جايگاه روابط عمومي به شأن يك واحد ستادي و فكري كه وظيفه رصد افكار درون و بيرون مجتمع را با هدف اطلاع رساني و اطلاع يابي دارد، بایستی ضمن توجه به امور مناسبتهاي مذهبي و ملي در راستاي سياستهاي عمومي دولت، سعي در تغيير تدريجي روشها و همسونمودن اين وظيفه با اهداف كلي روابط عمومي نمود؛ براي اين منظور موارد ذيل پيشنهاد مي گردد :

- همزمان نمودن برخي برنامه هاي مجتمع با مناسبتها .

- استفاده از ظرفيت اين برنامه ها درراستاي اهداف سازماني.

- حضور فعالتر مديران ارشد و اعضاء هيئت علمي در اين برنا مه ها و ايجاد تناسب سطح برنامه ها با سطح تحصيلي و تفكرات غا لب در بين كاركنان مجتمع .

- انتخاب برخي مناسبتهاي شاخص ملي مذهبي و موضوعي و اجراي برنامه هايي با سطح كيفي مناسب با شأن مجتمع و متناسب با منابع مالي و توان اجرايي.

بدين ترتيب، با تمركز اجرايي در بعضي زمانهاي خاص (به جاي پراكنده كاري در كل سال) عمق و كيفيت كارها را بيشتر مي شود. شايسته است در يك محيط علمي و پژوهشي روح تفكر و انديشه به آيين ها و مراسم فرهنگي و مناسبتها تسري یافته و از سطحي نگري و پوسته هاي عادتي پرهیز شود شايد بتوان به واسطه ارتقاء دانش و اخلاق كاركنان جريان مثبتي را بر خانواده مجتمع و به طبع آن بخش كوچكي از جامعه ايجاد كرد.

* ساماندهي ستاد اقامه نماز :

ازجمله مسائلي كه امور آن در حال حاضر توسط واحد هاي مختلف ساماندهي مي شود ولي بخشي از مسؤوليت آن به عهده روابط عمومي است، امور ستاد توسعه و ترويج فرهنگ اقامه نماز در مراكز وابسته به مجتمع است که مي بايست روند انجام آن و تفكيك و تقسيم مسئوليتها از طريق ستادي با حضور نماينده روابط عمومي و ديگر واحدهاي مرتبط براي هر دو نمازخانه مشخص شود.

ازآنجاكه مراسم نماز ظهر از امور فرهنگي محسوب می گردد و اجتماعي است كه در داخل مجتمع تشكيل
مي شود مي توان از فضاي آن براي افزايش سطح دانش عمومي ، بهبو د روابط انساني و تعميم اخلاق نيكو
بهره جست. روابط عمومي مي تواند از طريق تعامل با ائمه جماعت و بهره گيري از نظرات ايشان و همسو نمودن برنامه ها و مراسمهاي آييني با اهداف و در اختيار قراردادن تقويم مناسبتها موجب تقويت حس وابستگي و رضايت كاركنان از يكديگر و مجموعه گردد.

با مطالعه آيين نامه ستاد و چگونگي ساماندهي آن در مجتمع و هماهنگي در رويه كار با ديگر واحدها چون رفاه، ‌پشتيباني، ‌اداري و حراست اين مسأله در مسير درست قرار خواهد گرفت.

3 – ايجاد نمايشگاه دائمي دستاوردهاي مجتمع

حدود 20سال از آغاز به كار مجتمع امام خميني(ره) به عنوان نهادي بر خاسته از انقلاب اسلامي و محلي براي جذب متخصصين متعهد مي گذرد. در اين سالها افرادي كه هنوز بسياري از آنها در مجتمع مشغول كار هستند منشأ انجام طرحها و تفكرات موثري در حوزه علم و فرهنگ بودند ليكن تعداد مستندات بسيار محدود است و اثر گاهي كه مدرك عيني اين تحول و رشد باشد وجود ندارد و همواره بايد به حافظه افراد با سابقه اتكا كرد در ضمن اينكه در اين حالت نيز جمع بندي كاملي از فعاليتها بوجود نمي آيد و بخشي از امور ناديده مي ماند؛ لذا بايد ابزاري بجوئيم كه در حد توان حداكثر اطلاعات را در حداقل زمان منتقل نمايد. اين نه تنها براي آگاهي كاركنان خود مجموعه لازم است تا همواره جايگاه، شأن و ارزش علمي خود را به ياد آورده و با احساس غرور و اعتماد به مجموعه فعاليت نمايند، بلكه براي مخاطبين، بازديدكنندگان و مراجعين مجتمع كه در زمانهاي كوتاه به اينجا مراجعه مي نمايند نیز ابزار مفيد و مؤثري براي معرفي است. ازآنجاكه حافظه چشمي قويتر از حافظه كلامي و متني است پيشنهاد مي شود ايجاد نمايشگاه دائمي از دستاورد هاي مجتمع در فهرست برنامه هاي روابط عمومي قرار گيرد.

شكل ابتدايي طرح دارای ويژگيهای زیر است :

1) ايجاد يك كريدور شيشه اي در سالن طبقه اول ساختمان شماره 2 فضايي كه در حال حاضر بزرگ ، خالي و بلااستفاده است.

2) تهيه و نصب عكسهاي حرفه اي از ابزارها و وسايلي كه انتقال آن به محل ممكن نيست، بر روي ديوار كریدور.

3) تهيه ماكت از پروژهاي به انجام رسيده براي قراردادن در اين ويترين.

4) تهيه بنر، پوستر يا هر وسيله اي كه براي انتقال اطلاعات مناسب تشخيص داده شود و قراردادن آن به صورت دائمي يا موقت در محل نمايشگاه .

5) برجسته ترين طرحها مدت طولاني تر در محل مي مانند و بر خي طر حها به صورت دوره اي به نمايش گذاشته مي شوند.

6) تهيه شناسنامه براي هر طرح و دستاوردي كه به نمايش گذاشته مي شود و نصب آن در كنار طرح.

7) حفظ و نگهداري و به روزرساني اين مجموعه به عهده روابط عمومي خواهد بود كه از طريق تعامل با پژوهشگاه و واحدهاي مرتبط انجام مي گيرد.

در ضمن اين نمايشگاه مي تواند حس رقابت سالم را در بين قسمت هاي مختلف مجتمع جهت تلاش بيشتر براي كسب جايگاهي برجسته در كريدور بوجود آورد و داشتن طرح و عنواني در اين كريدور در سيستم ارزشيابي مجتمع امتيازي در يافت نمايد.

نكته : برآورد مالي و فني اجراي اين طرح و زمانبندي انجام آن فرصت بيشتر، ‌برنامه ريزي دقيق تر و دريافت مشاوره از طراحان هنري را نياز دارد .

4- تحول فيزيكي و تغيير مكان روابط عمومي

دفتر روابط عمومي در حال حاضر در طبقه دوم ساختمان شماره 2 در ضلع شمال غرب آن كنار آمفي تئاتر بزرگ قرار گرفته كه از طريق پارتيشن بندي، 6 اتاق كاري و يك كارگاه و راهرويي پيچ درپيچ دارد با تجهيزات مختصر و تاحدودي فرسوده و ناهمگون اداري و ساير ملزوماتي كه در واحدها مرسوم است .

مجموع عوامل نشان از جايگاه بي قدر روابط عمومي دارد به گونه اي كه پذيرش ميهمانان ، مراجعين و خبرنگاران در اين محيط در شأن مجتمع نيست و حتي اتاقي كه به نام vip براي پذيرايي و حضور ميهمانان صاحب منصب در نظر گرفته شده، در قسمتي ديگر از طبقه قرار دارد كه آن هم به دليل خالي بودن و بسته بودن درب اتاقهاي مجاور و متروك بودن راهروها، در اولين لحظه حضور ميهمانان حس و ديدگاه خوبي را به بازديدكننده القا نکرده و ركود، تعطيلی و عدم نشاط پيامهايي است كه در اين فضا انتقال مي يابد. براي اينكه نشان دهيم روابط عمومي آينه مجتمع به لحاظ نشاط ، سرزندگي و فعاليت است، پيشنهاد مي گردد دفتر روابط عمومي به ضلع جنوب شرقي طبقه دوم ساختمان شماره2 منتقل گردد. اين كار چندين حسن دارد که اهم آن عبارتند از:

1) روابط عمومي در اولين نقطه وروديه محوطه هاي كه سالنهاي همايش مجتمع قرار دارد واقع مي شود و مراجعين كه از پله هاي ورودي به طبقه دوم مي رسند، ابتدا متوجه درب آن مي شوند .

2) روابط عمومي در جوار كتابخانه كه هم زيبا و بزرگ است هم نماد دانش و پژوهش قرار مي گيرد و مجاورت ايندو پذيرنده مراجعين، كاركنان و اعضاء هيأت علمي براي اطلاع يابي و اطلاع رساني است بسيارخوشايند است.

3) اتاق vipفعلي بخشي از روابط عمومي خواهد شد در نتيجه هر صاحب نسب و مقام رسمي و مدير ارشدي كه براي بازديد به مجتمع بيايد ابتدا به محيط روابط عمومي وارد خواهد شد كه به لحاظ تهيه عكس و فعاليت گروه خبري نيز مهم است . اتاق كنفرانس خبري نيز مي تواند در همين فضا ايجاد شود. به اين ترتيب، هر بازديدي از اينجا شروع و در همين جا خاتمه مي يابد .

4) ميهمانان هم در لحظه اول با محيط كاري فعال برخورد خواهند كرد . در ضمن مسئول تشريفا ت روابط عمومي قادر است به موقع وظيفه خود را درخصوص خوش آمد گويي و ارائه فولدرها ، بروشورها و معرفي واحدهاي پذيرنده انجام دهد. ( مصوبه اخير هيات رئيسه مجتمع در مورد تشكيل ستاد تشريفات تاكيدي بر اهميت اين موضوع است).

5) مدير روابط عمومي نيز به عنوان كسي كه مي بايست بيشترين آشنايي را با مجتمع داشته و در جريان اخبار و سياستهاي اصلي مجتمع باشد،مي تواند رابطه هاي موثر و مفيد را در ديدار هاي مذكور براي مجتمع رقم بزند.

6) اين محل در مجاورت 2 سالن همايش اصلي مجتمع قرار دارد و كنترل بر امور نگهداري سالنها و اتاقهاي فرمان و هماهنگي ها در اجراي برنامه هاي نشستها و گردهما ئيهايي كه به عهده روابط عمومي است، به خوبيانجام مي شود .

7) اين محل در ساختماني است كه رستوران قرار دارد و همه روزه كاركنان سازمان به آن تردد دارند و امكان تماس و مراجعه كاركنان به آن زياد است در ضمن اطلاعيه ها و اعلاميه ها ي مربوط امور مجتمع كه ازطريق روابط عمومي صادر مي شود يا بريده جرايد و اطلاع رساني هاي ديگر در بردهاي تبليغاتي اين مكان نصب خواهد شد .  

8) نظارت مستمر بر نمايشگاه دستاوردهاي مجتمع كه در سالن مجاور رستوران ايجاد خواهد شد .

با مذاكراتي كه با واحد فني عمرانی مجتمع انجام شده اين جابجايي سود ديگري هم دارد؛ چنانچه مجتمع تمايل به ايجاد سالنهاي آموزش داشته باشد محل فعلي روابط عمومي براي اينكار مناسبتر بوده و هزينه كمتري دربرخواهدداشت زيرا ديوارهاي آن كاذب بوده و نياز به تخريب نيست و در واقع بالقوه3 سالن بزرگ در آن وجود دارد كه با حذف ديوارهاي كاذب و تعويض درب و نقاشي، قابل استفاده مي شود.

ازطرفي، انتقال روابط عمومي به مکان جديد نيازي به تخريب گسترده ديوارها ندارد كه با 2 انبار يك اتاق vip، يك اتاق مدير و منشي و 5 اتاق كاري و 2 راهروي بزرگ كه ميتواند محل پذيرش خبرنگاران و اتاق انتظار مناسبي براي سالنها باشد . بخشي از آن را نيز با پارتيشن بندي مي توان به عنوان كارگاه روابط عمومي مورداستفاده قرار داد. علاوه بر آنكه توجه به ظاهر و ساختمان فيزيكي روابط عمومي خود نشا نگر توجه مديريت به نقش فعاليتهاي اين واحد خواهد بود و در روحيه كاركنان اين واحد نيز بسيار موثر است و اين ديدگاه را به صورت عيني به چشم ديگر واحد ها و مديران خواهد آورد و ساختارهاي ذهني را اصلاح مي نمايد.

5. ارائه پيشنهاد در خصوص زيبا سازي و بازسازي محيط فيزيكي

ازآنجا كه ظاهر و نماي فيزيكي مجتمع، ‌ساختمانها ، سالنها و واحدهاي مختلف مي توانند عاملي براي نمايش اقتدار، انضباط و نشاط دروني مجتمع باشند، و ازطرفي روابط عمومي بواسطه نقش خود در هدايت افكار عمومي و تقويت روحيه همكاري و دوستي مي تواند از هنر ، زيبايي ، ادبيات و رنگ براي تلطيف خشكي محيط كار استفاده نمايد، پيشنهادهاي ذيل ارائه مي گردد:

الف) در مجموعه فضاي مجتمع (ساختمان مركزي و سالن اجتماعات و .. ) مكانهايي وجود دارد كه در طي سال به دفعات توسط واحدهاي مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد و ديدارها ، نشستها ، همايشها و برنامه هاي عمومي و فرهنگي در آنها برگزار مي شود. به همين دليل، همه روزه در مكاتبات رسمي و يا اطلاعيه ها و گفتگوها اسامي اين مكانها مكرر به كارگرفته مي شوند. ولي ازآنجاكه تاكنون اسم خاص براي اين سالنها انتخاب نشده، همواره در ارائه نشاني و شماره ساختمانها ، طبقات و جهت چپ و راست استفاده مي گردد و اين معضل در مجتمع بواسطه گستردگي و تعداد واحدها سخت تر هم مي باشد. به اين ترتيب امكان سردرگمي مراجعه کنندگان بيروني و ناآشنا به محيط وجود دارد. لذا، در راستاي وظايف روابط عمومي و تسهيل اطلاع رساني پيشنهاد مي گردد اسامي خاص براي سالنها ، كتابخانه مركزي و نمازخانه ها تعيين شود و با تهيه تابلوهايي همسان و شكيل، هم ارجاعات را آسان نمود و هم از كاربرد عبارات طولاني و نازيبايي چون «سالن اجتماعات» ، «آمفي تئاتر» ، «ساختمان شماره يك» و يا «نمازخانه مركزي» و ... پرهيز شود و با اسامي چون «سالن رازي» ، «نمازخانه نور» و ... زيبايي را
به شيوه نگارش و گفتگو و محيط خود وارد نمود.

نظر به جايگاه علمي و فرهنگي مجتمع ، احترام و توجه رياست مجتمع به دانشمندان بلند آوازه ايران و حضور صاحب نظران برجسته فرهنگي كشور در مجتمع ، در فهرست پيوست تلاش بر اين بود ضمن اداي احترام به دانشمندان ايراني اسلامي از واژگاني فارسي با سيلابهاي كوتاه كه در گويش راحت تر هستند استفاده شود در ضمن كاربري مكان را هم پوشش دهد. (كتابخانه = انديشه) يا (نمازخانه = حامدين) و مفاهيم انتقال يافته از واژگان محدوده علم و تفكر و زيبايي هاي ايران را در برگيرد.

ب) در گزارشي كه توسط نماينده ستاداقامه نماز براي نمازخانه هاي مجتمع تكميل شده فضاي نمازخانه فاقد شاخصه هاي مذهبي و مناسب اعلام شده كه با اقدامات انجام شده نماز خانه مركزي تغييرات زيادي پيداكرد.
اما براي نمازخانه مجتمع چند راه حل مي توان پيشنهادداد از جمله: كاشيكاري با طرح اسلامي يا آيات قرآن در ديوارها، نقاشي يا استفاده از بنرهاي خاص چسبان با طرحهاي مذهبي در سقف و محل گنبدها و....

ج) اصلاح تابلوهاي راهنماي موجود و طراحي و نصب تابلو هاي جديد در محوطه بيروني و داخلي مجتمع يا طبقات ساختمانها .

د) بازسازي سالنهاي همايش به لحظ رنگ ، پوشش ديوار يا پرده ها و ايجاد هارموني بيشتر در محيط ...

ه ) تزيين ديواره بيروني سالن آمفي تئاتر با طرحي كه متناسب محيط علمي فرهنگي مجتمع است
به صورت نقاشي يا گچبري و يا ... .

 

6 – روابط عمومي الكترونيك

اطلاع رساني و اطلاع يابي يكي از مهمترين وظايف روابط عمومي و فناوري اطلاعات يكي از كاراترين فناوري ها در تسهيل انتقال اطلاعات است . ما ديگر نمي توانيم وبلاگها ، ويكي ها و به طوركلي رسانه هاي جديد را كه مخاطب و كاربر را در راس كار قرار مي دهند ناديده بگيريم.

ارتباطات رسانه اي بزرگترين اثر را بر موفقيت يا شكست برنامه روابط عمومي دارند . فضاي رسانه اي جديد تريبونهاي بيشتري براي ارتباطات دراختيار ما قرارداده است و ما مي توانيم از آنها در جهت تبليغات هدفمند استفاده نمائيم. طبق بررسيهاي علمي صرف افزودن يك ويدئو به يك وب سايت رشد فروش را به طور متوسط 5 تا800 درصد افزايش مي دهد و اين نشانگر اقبال مخاطب و فراگيرشدن اين فناوري در زندگي روزمره است.

گذر از روابط عمومي ساده به الكترونيك و پس از آن سير در روابط عمومي ديجيتال، آن لاين و سايبر سرفصل كاري ساختارهاي پويا است و سهولت، سرعت و فرا گيرشدن ارتباطات دليل تمركز بر اين نوع فعاليتها است .

اولين گام هاي پيشنهادي در اين مسير عبارتند از :

1 . سيستمهاي پاسخگويي الكترونيكSMSCenter  و Call Center(طبق مشاهده در همين مدت كوتاه تعداد زيادي از تماسهاي پاسخ داده شده در روابط عمومي درخصوص آدرس مجتمع تلفن واحدها، نام مديران و اطلاعاتي از اين نوع است كه بخشي از آن از طريق تلفن گويا در تمام ساعات شبانه روز قابل پاسخگويياست.
ارائه و بروزرساني همين اطلاعات در سايت نيز مهم است و يك روند دائمي و نظارت مستمر را طلب مي كند).

2. انتشار خبرها از طريق پست الكترونيكي وپیامک .

3. تهيه فيلم ، عكس يا ... ازفعالیتهای مجموعه وکثیرآن بر روي CD يا DVD و توزيع آن بين مخاطبين.

4. ايجاد تالارهاي گفتگو براي ايجاد ارتباط مستمر و دريافت نظرات و سوالات مخاطبين و پاسخ به آنها كه
قابل مشاهده براي ديگر كاربران نيز مي باشد و پس از مدتي ضمن كاهش مراجعات و پرسش (چون قبلا توسط ديگران طرح شده و پاسخ آن در تالار ثبت است ) مجتمع را از نقاط ضعف سيستم مطلع مي نمايد . در واقع نوعي افكار سنجي ازاين طريق ممكن مي گردد .

5. ايجاد مديريت وب سايت به لحاظ محتوايي و طراحي ظاهري و اجراي سياست هاي خبري و تبليغي،
البته پشتيباني فني و نظارتهاي سخت افزاري و نرم افزاري در محدوده فعاليت دفتر فناوري باقي خواهد ماند. (بند 8 ماده 2 آيين نامه نحوه فعاليت، وظايف و اختيارات روابط عمومي، صريحا مديريت پايگاههاي اطلاع رساني الكترونيك سازمانها را در فهرست اهم وظايف روابط عمومي قرار داده است).

6. ورود اطلاعات و به روز رساني سايت ، كنترل آن از راه دور و تعامل دو سويه با مخاطب .... .

7. بررسي و پيشنهاد رويه ها و مكانيز مهايي كه اطلاع رساني و اطلاع يابي درون سازماني را براي روابط عمومي تسهيل و تسريع نمايد .

8. بحث تكريم ارباب رجوع و تعيين مكانيزمهاي الكترونيكي براي پيگيري امور آنان از مواردي است كه در روابط عمومي الكترونيك شكل خواهد گرفت ولي براي ارائه برنامه دقيق آن نيازمند همفكري و مشاوره با متخصصيني هستيم كه ضمن تسلط به ابزارها و فناوري اطلاعات با قالبهاي كار روابط عمومي نيز آشنا باشند . ايجاد يا تصحيح نظام پيشنهادات و انتقادات و مكانيزمي كه بتوان شكايات را دريافت و بررسي کرد نيز مي تواند زيرمجموعه اي از اين بحث باشد كه نياز به همسويي و هماهنگي چندين واحد ازجمله مديريت منابع انساني و روابط عمومي دارد .

9. تعيين شاخص هاي سنجش كارايي و محبوبيت يك سايت ( وبو متري ) و برنامه ريزي در جهت ارتقاء جايگاه آينده سايت مجتمع به حد مطلوب .

10. به كار گيري روشهاي علمي آماري براي تحليل اطلاعات فعاليتهاي موجود روابط عمومي و تحليل سيستم براي شناسايي نواقص و بهبود روشها ، افكار سنجي الكترونيكي مبتني بروب .

11. ارائه گزارشها ي دوره اي و تحليلي به صورت الكترونيكي و مولتي مديا .

12. خبرنامه الكترونيك نيز از مواردي است كه وجود آن نشانه پويا يي روابط عمومي و گردش صحيح امور اطلاعاتي است ولي از آنجا كه تهيه و سازماندهي آن بدون آماده سازي گروه ( به لحاظ دانش و توانايي IT ) به اين زودي ممكن نيست مي توان با كمك دفتر فناوري موتوري را طراحي كرد كه به صورت دوره اي ( مثلا هر هفته) اخبار درج شده در سايت را به صورت فايل PDF استخراج و با پست الكترونيكي براي مخاطبين ارسال نمايد.

13. ايجاد سامانه اي به عنوان نمايشگاه مجازي دستاوردهاي مجتمع در وب سايت ( با همكاري دفتر فناوري اطلاعات ).

7 . تحول ساختاري و تغيير نيروي انساني

در حال حاضر فعاليتهاي روابط عمومي از طريق 8 نفر ( 5 نيروي رسمي و 3 نيروي قراردادي ) به انجام مي رسد كه سه نفر داراي مدرك كارشناسي در رشته گرافيك و ادبيات فارسي هستند در واقع فردي با زمينه تحصيلي روابط عمومي ، علوم اجتماعي و يا روزنامه نگاري يا I T در اين مجموعه حضور ندارد به همين دليل خروجي مجموعه بر آيندي از تواناييهاي شخصي و تجربي اين افراد است ( اموري چون عكاسي ، فيلمبرداري ، طراحي ، خطاطي و تهيه اطلاعيه ها و هماهنگيها ) .

از آنجا كه تغيير مديريتها نتوانست تحول چشمگيري در روند اين مجموعه ايجادنمايد، مي توان نتيجه گرفت كه علاوه بر ضعفهاي احتمالي مديريتي، عواملی چون فقدان برنامه جامع و عدم تخصيص بودجه مناسب، ضعف ساختاري و عدم گزينش نيروهاي كيفي با سطح علمي يا تجربه بالا، سهم بزرگي در عدم توفيقدفتر روابط عمومي در انجام وظايف اصلي داشته است. لذا با توجه به اينكه دفتر تغيير چندباره مديريت را تجربه كرده و به مرحله جديدي وارد نشده، اين بار مي بايست تغييرات در سطح پرسنلي در دو مسير مختلف بوجود آيد:

1- آموزش: فراهم نمودن امكان آموزش هاي كوتاه مدت تخصصي و ايجاد فرصت براي كاركناني كه زمينه بهبود و ارتقاء دانش برايشان وجود دارد كه لازمه آن صبر و زمانبندي طولاني تر برنامه هاست.

2 – حذف و جايگزيني : جابجايي نيروها در داخل مجتمع و جايگزيني آنها با نيروهايي با زمينه تخصص
موردنظر و يا وارد نمودن افراد جديد به مجموعه (به صورت استخدام يا قراردادي) ضمنا ازآنجاكه روابط عمومي پيشرفته يك فعاليت علمي است و با ورود مبا حث جديد به آن از جمله روابط عمومي الكترونيك داشتن تخصصهاي ويژه ، تسلط به نرم افزار و مهارتهاي ديجيتالي از ضرورتهاي نيروي كار روابط عمومي شده پيشنهاد مي گردد يك كارشناس روابط عمومي و مسلط به مهارتهاي كا مپيوتري ( يا بلعكس كارشناسي با دانش ITو آشنا به مباحث روابط عمومي) در اين دفتر به كار مشغول شود . در واقع شرط اجرايي نمودن بسياري از برنامه ها اين تغييرات است .

 

8- آموزش

ضرورت آموزش براي ارتقاء دانش مدير و كاركنان فعلي دفتر روابط عمومي با مشخصات قيد شده در رديف
7 برنامه ذكر شده است و نيازي به تكرار و تاكيد بيشتر نيست. ولي مي بايست نيازسنجي درستي انجام گيرد تا نوع تخصصها و كارگاهها و دوره ها يي كه بايد گذرانده شود براي هر فرد بسته به نوع مسئوليتش مشخص شود . براي امسال دو دوره كوتاه مدت تخصصي براي هر فرد مي توان در نظر گرفت. علاوه براينكه همهافراد مي بايست دوره هاي ICDL را به اتمام رسانده و مهارت كار كردن با ابزارها و نرم افزارهایي مانند WORD،EXCELL . POWERPOINT و جستجوي اطلاعات از اينترنت را بدست آورده باشند.

بازديد و مطالعه كاركرد روابط عمومي هاي ديگر سازمانها و موسسات دولتي نيز مي تواند باعث شكل گيري
الگوهاي كاري و آشنايي با راهكارهاي جديد گردد و عاملي براي ارتقاء دانش و مهارتهاي كاركنان باشد. لذا هماهنگي و ايجاد ارتباط با انجمنهاي تخصصي روابط عمومي ، سازمانهايي كه روابط عمومي فعال دارند و بازديد از آنها براي كل كاركنان لازم و مفيد است . 2 يا 3 بازديد را براي يكسال مي توان درنظرگرفت. علاوه بر اينكه اين نوع ارتباطات باعث شناساندن مجتمع و تعامل با مجموعه هايي است كه از توانائيها و قابليت كاركنان آنان در برخي امور مشابه مي توان استفاده نمود و در مقابل خدماتي به آنان ارائه داد .  

از آنجا كه هم فرايند يادگيري و هم آموزش دادن عامل رشد و تعلي متعلم و معلم است پيشنهاد مي گردد در برنامه سالانه دفتر دوره هايي طراحي شود كه كا ركنان روابط عمومي به عنوان مربي آموخته ها و تجربيات خود را به ديگر كاركنان علاقمند مجتمع منتقل نمايند . بدين ترتيب بتدريج بر بازوهاي اجرايي روابطعمومي افزوده شده و تعامل با واحدها در زمينه هاي مربوطه بيشتر مي شود و هم اينكه اين موضوع اعتماد به نفس كاركنان روابط عمومي را افزايش مي دهد و آنها تلاش خواهند كرد تا دانش تخصصي خود را افزايش دهند و از طرفي ارتباط بيشتري با واحدها برقرار مي شود . براي مثال اگر روابط عمومي يك دوره خطاطي يا گرافيك يا عكاسي برگزار نمايد و افرادي را در اين موضوع آموزش دهد هنگامي كه پژوهشكده يا واحد اداري، درخواست كننده يك طرح گرافيكي باشد فرد آموزش ديده به دليل آگاهي از محدوديتها يا قابليتهاي نرم افزار مي تواند تعريف بهتري از در خواست اعلام نمايد يا براي تهيه عكس خبري از يك نشست مديريتي ، نيازي به اعزام عكاس روابط عمومي نخواهد بود يا رابطين خبر براساس دوره هاي خبرنويسي مي توانند نكات اصلي يك خبر درون گروهي را بصورت صحيح به روابط عمومي منتقل نمايند .  

جذب و تربیت كارآموز در مجموعه روابط عمومي نيز مي تواند عامل كمك كننده اي به انتقال اطلاعات دانشگاهي به كارشناسان باشد و حضور دانشجويان رشته هاي گرافيك ، عكاسي ، روزنامه نگاري يا روابط عمومي مي تواند عامل تحرك در برخي امور نظير شناسايي نرم افزارهاي جديد ، ساماندهي آرشيو سمعي بصري، خبر نويسي يا طراحي سايت باشد . اين دفتر مي تواند 3 تا 6 كارآموز را در سال پذيرا با شد .

9- تغيير و توسعه تجهيزات

همانطور كه در رديف 4 و 6 برنامه در مورد جايگاه و وظايف جديد روابط عمومي توضيح داده شد، به طبع آن ابزارها و تجهيزات چنين تغييراتي نيز بايد فراهم گردد ضمن آنكه روابط عمومي در سطحي گسترده در خدمت بدنه مجتمع است و اموراطلاع رساني، تهيه اعلاميه ها و اطلاعيه ها ، دعوت نامه ها و لوحهاي تقدير ، تندیسها ، جوايز ،‌جزوات و فولدرها و ... در حيطه مسئوليتهاي آن است پس وجود برخي تجهيزات وابزار در شكلي حرفه اي و بزرگ در اينجا ضروري است . مواردي چون سيستم تلفن گويا ، دستگاه تكثير CD و DVD، چاپ ليبل برCDها ، پرينتر رنگي ، كامپيوترهايي با سرعت و حافظه بالا براي انجام كار بر روي فيلم، عكس و كارهاي گرافيكي ، خريد نرم افزارهاي تخصصي با ليسانس مربوطه، تهيه مانيتورهايي با رزولوشن مناسب ، پهناي باند مناسب ارتباطي ، شبكه وايرلس، دستگاه كپي رنگي، اسكنر، فاكس و ... از عواملي است كه انجام برخي كارها را ممكن و انجام برخي دیگر را تسهيل و تسريع مي نمايد. فهرست و مشخصات اين تجهيزات بسته به نوع برنامه ها و زمانبندي اجرايي دركنار برنامه عملياتي با مشاوره گرفتن از متخصصين ارائه خواهد شد .

 

10 – تغيير رويه ها

در واحدي چون روابط عمومي كه فعاليتهاي روتين و تكراري زيادي مديريت مي شود و اين فعاليتها اغلب به درخواست ديگر واحدها و يا براي كل مجتمع است و نياز به هماهنگي و پيش بيني هاي تجهيزاتي و اجرايي مختلفي دارد موضوع مستند سازي و ايجاد رويه هاي ثابت از اهميت بالايي برخوردار است . زيرا نتيجه بسياري از اين فعاليتها در فاصله زماني كوتاهي بايد ارائه شود در حاليكه مدت زيادي براي تدارك و مقدمات صرف مي شود مثلا برگزاري يك جلسه عمومي يا نمايشگاه شامل امور مختلفي چون تدارك سالن و تجهيزات دروني آن مانند صوت ، تصوير ، نور ،‌خدمات و پاكيزگي ، تعيين چگونگي پذيرايي و نوع آن ، زمانبندي اجراي برنامه ، دعوت نامه ها ، تهيه كاتالوگها و موارد انتشاراتي براي توزيع بين حضار ، جوايز و لوحهاي تقدير ،كنترل زمان پرسش و پاسخ ، ايجاد نظم و انضباط هنگام جلسه ، نظارت برامور جانبي نشستها ، تهيه گزارش فيلم يا عكس از نتايج نشست ، تردد و حمل و نقل اجناس و دهها فعاليت ديگر براي كنترل و ساماندهي است و انجام همه اين امور بدون هماهنگي ديگر واحدها ممكن نيست .

پس برنامه ريزي دقيق و تعيين رويه و مكانيزمهاي درست بسيارضروري است تا با تغيير مدير يا یک فرد، اختلالی در فعاليتهاي گروه حاصل نشود. اگر رويه هر فعليت ثبت شود هم انجام كار براي دفعات بعد آسانتر است هم بتدريج نواقص و كاستيها و گره هاي اجرايي شناسايي شده و مي توان براي رفع آنها تدابيري انديشيد.

اين نقيصه درحال حاضر در مجموعه ديده مي شود كه چندين نفر براي انجام يك كار درگير مي شوند
بدون آنكه مراحل و ترتيب نقش هر يك مشخص شده باشد و اين باعث مي شود كه هم كار به خوبي يا كامل انجام نمي شود و هم حدود مسئوليت هر شخص در خوب و بد بودن اجرا مشخص نيست. مستند سازي، تحليل سيستم و شناسايي راهكارهاي سريعتر از مواردي است كه در فهرست برنامه هاي دفتر قرار دارد.

از طرفي، مي بايست به اين موضوع انديشيد كه گاهي خريد خدمت و واسپاري برخي امور به بخش خصوصي مي تواند جايگزين انجام امور توسط واحد شود. در مواردي كه انجام كار نياز به تخصص بسيار بالا دارد يا نياز به آن خدمت در بخشي از سال يا ماه وجود دارد، بهتر است به جاي خريد تجهيزات گرانقيمت يا استخدام نيروي انساني متخصص كه هم هزينه بالايي دارد هم تعهدات بسيارديگري را براي سازمان مي آورد خدمت موردنظر از مؤسسات تبليغاتي يا اجرايي خريداري شود و اين يكي از رويه هايي است كه راهكارهاي قانوني آن مي بايست با هماهنگي معاونت اداري مالي و پشتيباني مجتمع تعيين گردد و به صورت قرارداد كلي در چارچوبي كه تعهدات طرفين مشخص و لازم الاجرا باشد تنظيم گردد. براي مثال، قرارداد با موسساتطراحي و گرافيكي يا فيلمبرداري، تا چنانچه در زمان خاص براي نشست يا بازديدي، به تجهيزات فيلمبرداري حرفه اي نياز داشتيم به جاي استخدام فردي كه فقط يك تخصص داشته و نمي تواند نقش فعالي در ديگر وظايف روابط عمومي داشته باشد، اين خدمت را بر اساس قرارداد تعريف شده از مؤسسه بيروني گرفت و روابط عمومي نقش درخواست كننده، ناظر بر حسن انجام كار، تحويل گيرنده و هماهنگ كننده را ایفا نماید.

11- نمايشگاهها و افكار سنجي

نمايشگاهها ازجمله ابزارهاي روابط عمومي براي نمايش و معرفي مجتمع و سنجش افكار مخاطبين درخصوص عملكرد آن است و اگر چه واضح است كه در هر نمايشگاهي، محتوا و مفهوم به نمايش آمده مهمترين عامل جذب مخاطب است، ليكن عوامل اجرا ، نمایش مناسب، چيدمان زيبا و برخورد صحيح با مخاطبين و... نقش مهمي در موفقيت خواهدداشت. در اين راستا، روابط عمومي مي با يست گروه اجرايي، رويه هاي مناسب و منابع مالي و تجهيزات مناسب براي حضور فعال در نمايشگاهها را پيش بيني و آماده نمايد تا در صورت لزوم به عنوان مجري يا معين واحد ديگر، امور نمايشگاهي را سر و سامان دهد .

تعريف مسئوليتها ، رويه هاي پذيرش درخواست ، مسئوليت هماهنگي واحدها با يكديگر ( چون حراست ، نقليه، خدمات ، واحدهاي علمي شركت كننده) ، ابزارهاي نمايشي، ‌ابزار نقاشي، ‌خطاطي، طراحي، ميز و صندلي نمايشگاهي ‌و موارد بسيار ديگر از جمله مسائلي است كه روابط عمومي مي بايست نسبت به آن آمادگي داشته باشد و ايجاد اين گروه و تعريف وظايف و مسئوليت آن از جمله مسائلي است كه مي تواند در فهرست برنامه هاي روابط عمومي قرارگيرد. سنجش افكار عمومي و شناسايي ديدگاه مخاطبين مجتمع نيز از اموري است كه در حيطه وظايف روابط عمومي است و برخي راهكارهاي آن در روابط عمومي الكترونيك مستتر است اما براي اجرايي نمودن آن در حالت شفاهي يا پرسشنامه اي چه در داخل و چه در خارج از مجتمع، ميبايستسنجيده و دقيق عمل نمود . از آنجا كه مخاطبين مجتمع در سراسر كشور پراكنده مي باشند و شامل افراد حقيقي و حقوقي است انجام اين مهم نياز به مشاوره با مؤسسات تخصصي روابط عمومي و طراحي برنامه توسط افراد كارآزموده دارد كه مسلما هزينه هاي زيادي دربردارد و مي بايست برآورد درستي در مورد آن صورت گيرد.