تشریفات در روابط عمومی موفق

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط خدیجه رمضان زاده

بازدید: 1739

سهم تشريفات در روابط عمومي موفق

بر خلاف تصور شتاب زده و سطحي نگرانه برخي ، تشريفات كه از آن به عنوان ركن مهم در روابط ديپلماتيك و بين المللي ياد مي شود به معني تجمّلات و فرآيندهاي زايد و اشرافي نيست بلكه اين هنر مهم و اثر گذار كه مجموعه اي از اقدامات معنا دار و جدي را در بر مي گيرد حلقه تكميل كننده ارتباط و حاوي پيام هاي فرهنگي و تمدني است. به عبارت ديگر صحنه هاي بين المللي مديران بين المللي را مي طلبد تا با رعايت آداب در كارخود با اعتماد به نفس و قاطعيت بيش تري به سمت موفقيت حركت نمايند.
صرف نظر از معناي واژگاني تشريفات كه از مصدر تشريف گرفته شده  است ، اين هنر ابزاري در دستان دست اندركاران روابط عمومي است تا با ارتقاي سلطه خود بر آداب، توفيقات خود را افزايش دهند.
از آنجايي كه احترام به ديگرات عامل حفظ روان ارتباط و تعامل و عدم نمايش آداب به عنوان عامل بي احترامي در نظر گرفته مي شود ،  لذا رعايت آداب در روابط عمومي يك ضرورت اجتناب ناپذير است و زماني كه به اين الزامات علمي ، آموزه هاي غني اسلامي خود را هم كه در موارد متعددي به اين مهم تكيه كرده تا جايي كه مهرورزي با مردم را نيمي از خردمندي معرفي مي كند بيافزايم ، اهميت موضوع بيش تر و بيشترنمايان ميشود.
واقعيت اين است كه آداب داني بخشي از زندگي است و رعايت نكردن آداب ، بر توفيقات ، آثار سوء خواهد گذاشت . لذا براي جلوگيري از بروز هر گونه مشكل و سوء تفاهم ، بايد اين مهم را آموخت و به آن عمل كرد.
با در نظر گرفتن ابعاد مختلف مقوله تشريفات شايد بتوان اين مقوله را در 4 حالت عمده شامل تشريفات عام در بيان عام،تشريفات عام در بيان خاص، تشريفات خاص در مراودات خاص و تشريفات خاص در مكان خاص طبقه بندي كرد.
اگر چه بخشي از اين حالات عمدتاً با حيطه وظايف كاري تشكيلاتي نظير وزارت امور خارجه مرتبط است  اما آشنايي ولو مقدماتي با تشريفات رسمي و ديپلماتيك جزو الزامات كاري سطوح مختلف روابط عمومي نيز به نظر مي رسد .
صرف نظر از خرده فرهنگ ها كه به وفور در جوامع مختلف اعم از سنتي و مدرن يافت مي شود،  لازم است حداقل هايي از تشريفات كه به عنوان آداب رايج در روابط ديپلماتيك پذيرفته شده و به آن عمل مي شود براي دست اندركاران روابط عمومي نيز تبيين و توضيح داده شود تا در كنار علاقه مندي و مطالعات تكميلي آنان ، به هر چه ايده آل تر برگزار شدن اين گونه نشست ها و برنامه ها كمك كند .
از آنجايي كه بعد از قريب به دو دهه نشريه خواندن به ياد ندارم در نشريات محلي استان به طور تخصصي و علمي به اين مقوله پرداخته شود لذا خالي از فايده نمي دانم در پايان اين يادداشت مختصر، فرازهايي از نكات معمول در انجام تشريفات روابط ديپلماتيك را بازگو نمايم:
ظاهر آراسته و لباس برازنده از الزامات تشريفات است. در ديدار هاي رسمي ، آقايان بايد با پوشش كت و شلوار يك دست ، كفش چرمي بند دار، ساعت و انگشتري مناسب ، كمربند با قلاب و پهناي نرمال ظاهر شوند كه در اين بين تناسب رنگ نيز حايز اهميت است به طوري كه رنگ رسمي براي اين گونه برنامه ها ،رنگ سرمه اي براي كت و شلوار و رنگ كمي بازتر از آن براي پيراهن است . رنگ هايي نظير زرد، سبز يا ارغواني هرگز براي اين گونه مراسم مناسب نيست و اگر كت و شلوار فرد داراي خطوط راه راه ريز باشد حتماً بايد پيراهن مورد استفاده ساده و يك دست باشد .
نكته حايز اهميت ديگر در ديدارهاي رسمي بلنداي صداست . بلنداي صدا معمولاً به 5 درجه طبقه بندي مي شود كه ضعيف ترين  آن نجوا براي مكالمات خصوصي 2 نفره و قوي ترين  آن فرياد ناميده مي شود . هر گونه گفت و گو در ديدارهاي رسمي بايد بلندتر از نجوا وآرام تر از فرياد وبا ابهت ودرعين حال گشادگي كافي ادا شود.
دست دادن از ديگر اعمال رايج در ديدارهاي رسمي است كه با دست دادن هاي دوستانه و خودماني كاملاً متفاوت است . دراين گونه دست دادن ها كه حدوداً به مدت 5 ثانيه وبافشار متوسط بايد به طول انجامد دست هيچ يك از طرفين نبايد در بالا يا پايين قرار گيرد و چنانچه يكي از طرفين مقام بالاتري داشته باشد فرد دون پايه مجاز به دراز كردن دست خود به سمت مقام بالاتر براي دست دادن نيست  در ديدار رسمي دو فرد هم طراز ، فرد ميزبان نبايد بي جهت اتاق محل ديدار را ترك نمايد واگر قرار است تفاهم نامه همكاري ونظاير آن به امضاي طرفين برسد بهتر است از خود نويسي مناسب استفاده شود.
ضيافت شام يا ناهار از ديگر آيين هاي رايج در ديدارهاي رسمي است. دراين گونه موارد بايد به خاطر داشت كه هدف اصلي چنين مراسمي ادامه مذاكرات است ونبايد انتظار داشت كه فرصتي براي صرف كامل غذا يا سير شدن باشد . هم چنين درهنگام نوشيدن آب يا هرنوشيدني ديگر به جا بالابردن سر و انحنا  دادن آن به عقب ، بايد ليوان آب را ازپايين به بالا حركت داد . براي صرف  غذا درچنين ضيافت هايي نيز آدابي درنظر گرفته شده براي مثال اگر غذاي سروي غذايي مايع  مانند سوپ باشد براي تميز كردن زير قاشق معمولاً آن را  به لبه بشقاب مي كشند اما بايد جهت حركت قاشق به سمت بيرون باشد . براي صرف غذا هيچ وقت نبايد به سمت بشقاب خم شد بلكه  بايد قاشق را بالا آورد و وارد دهان نمود.
مبادله كارت موسوم به كارت ويزيت از ديگررخدادهايي است ك دراين گونه ديدارها اتفاق مي افتد . درصوت تمايل براي معرفي خود از طريق كارت ويزيت  بايد متن آن را قبلاً با دقت وصحت به زبان انگليسي ترجمه وبا فونت وخطي مناسبت چاپ ودر هنگام ارايه آن به  طرف مقابل ،  به صورت دودستي وبه گونه اي ارايه شود كه نوشته هاي آن به سمت گيرنده باشد تا فرد پس از دريافت آن بتواند به راحتي آن را بخواند وعناويني نظير نام ونام خانوادگي ، مقام ، نشاني ، تلفن و ايميل فرد را مشاهده كند . هم چنين  درصورت دريافت كارت مشابه از طرف مقابل ،  نبايد با آن بازي كرد يامثلاً به عنوان خلال دندان از آن استفاده نمود بلكه بعد از مطالعه بايد آن را درجاي مناسبي قرار داد وتوجه نمود كه بدترين جا براي قراردادن اين گونه كارت ها  نزد طرف مقابل ، جيب عقبي شلوار است .
بدون شك ظرايف هنراثرگذار تشريفات محدود به اين موارد نمي شود وبيش از آن است كه مختصراً ودر حد گنجايش اين ياد داشت وحوصله خوانندگان اشاره شد اما هدف اصلي آن يادآوري وتاكيد بر اين نكته است كه تشريفات نه تنها امري زايد وبي فايده نيست بلكه نمودي از دانايي ها وركني در موفقيت روابط عمومي ها وحتي سازمان ومقامي است كه روابط عمومي براي او فعاليت مي كند

نويسنده : خدیجه رمضان زاده

این کاربر 12 مطلب منتشر شده دارد.