گزارش کاربینی

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط نرگس روشنی

بازدید: 1649

 

 

در حوزه روابط عمومی اطلاعات به شرح ذیل جمع آوری و دسته بندی می شود:

 

 

- انتشار ات وهدایای تبلیغاتی

- تابلوی اعلانات

- سازماندهی دریافت پیشنهادها

- راهنمایی ارباب رجوع

- مشارکت در غم و شادی کارکنان

- اطلاع رسانی به مسئولان و کارکنان

- سنجش افکار عمومی

- ترتیب دادن جلسات عمومی

- تهیه متون سخنرانی ویژه مدیران

- تقویت فرهنگ مذهبی ، ملی وتاریخی

- مشاوره دهی به مدیریت

- پیگیری ویژه برای رفع مشکلات کارمندان

- اظهار نظر در احکام انتصاب مدیران بر اساس افکار عمومی ونظر سنجی

- فعالیت های مطبوعاتی شامل تدارک کنفرانس های خبری واطلاع رسانی صحیح در عرصه مختلف خبری ،ارتباط با سایت ها

- مطالب ویژه رسانه های صوتی وتصویری ، فیلم های خبری وآموزشی ، فیلم مستند

-مناسبت های ویژه

-هماهنگی تمام حوزه ها بر نگرش بر یک هدف واحد

-137تلفن گویا

- ملاقات های مردمی شهردار

-نامگذاری معابر ومیدان ها

حوزه های فعالیت روابط عمومی

1-                                       انتشار نشریه-1

 

       انتشار نشریه داخلی یکی از وظایف مهم روابط عمومی در داخل سازمان است چرا که با این اقدام می توان بسیاری از اهداف روابط عمومی را در سـازمان تأمین کرد. اطلاع رسانی در مورد عملکرد سازمان ، معرفی سازمان به کارکنان، معــرفی کارکنان نمونه خلاق ،تقویت انسجام وارتباطاط درون سازمانی،ارتقای آگاهی کارکنان وحتی آموزش کارکنان از طریق نشریه داخلی ممکن است .این نشریه اصلأ جنبه عمومی ندارد وصرفأ در داخل منتشر میشود.

2- تابلوی اعلانات

         استفاده از تابلوی اعلانات یکی ازروشها و فنونی است که روابط عمومی می تواند با استفاده از آن نسبت به اطلاع رســــانی کارکنان اقدام کند. در تابلوی اعـــلانات با نصب اطلاعیه ها ، بیانه ها دوتصویر اخبار مهم سازمان عکس ها وطرح ها می توان کارکــــنان را در جریان امور سازمان قرار داد رعایت اصل اختصار در مطالب مورد نظر بــرای نصب در تابلو وتعویض بموقع محتویات تابلو ضروری به نظر می رسد.

3- ترتیب دادن جلسات عمومی

از راههای نزدیک کارکنان و مدیریت وایجاد همدلی بین این دو ترتیب دادن جلسات ملاقات عمومی کارکنان با مسئولان ســازمان است .در این جلسات مسئولان وظــایف مربوط به خود را تضیح می دهند ودر پایان به پــرسش های کارکـــنان پاسخ لازم ارائه میشود.هدف عمده این اقدام تنویر افکار عمومی درون سازمانی ، آشنای بیشتر کارکنان با امور جاری سازمان وتقویت وحدت اعضای سازمان است . در این مراسم تهیه پــلاکارد وتراک ها با مضنون ضرورت احساس مسئولیت کارکنان در قبال سازمان توصیه می شود. باید قبل از آغاز رسمــــی جلسه برگه های مربوط به جلســـه را با انضباط ویژه ای اداره کنند. ارزیابی تأثیرات اینگونه جلسات در افکار عمومی کارکنان نشانگر اثر بخشی بسیار زیاد آن در جلب رضایت کارکنان وارتقای میزان خشنودی شغلی آنان است.

4- تهیه متون سخنرانی

تهیه متن نهایی سخنرانی مسئولان برای ایراد در مجمع عمومی بایستی با مدیریت روابط عمومی صورت گیــــرد . از دلایل عمده این اقدام آشنایی روابط عمــــومی به مسائل وموضوعات مورد توجه افکار عمومی و توانمندی در تهیه متنی است که بیشترین آثار ارتباطی را در پی داشته باشد.

5- تقویت فرهنگ مذهبی وملی

  

روابط عمومی نخستین ومهمترین دستگاهی است که با کارکنان سروکار دارد وبه همین سبب باید وظیفه روشن ومشخصی را برای ارتقاع فرهنگی آنان به دوش کشید.گرچه این وظیفه در لابلای سایر وظایف انجام می شود که از جمله آنها نشریه داخلی است باید در پس این فعالیت ها اهدافی همچون تقویت فرهنـــگ کا، رشد وجدان کــــاری،انضباط اجتماعی ومالی،اعتلای شخصیت انسانی آشنایی با فرهنگ اســـــلامی وتقویت ارزشها وهنجارهای مذهبی- ملی با شیوه های علمی خاص پیگیری شود.

6- مشاوره مدیریت

ارائه مشاوره به مدیران از وظایف مهم روابط عمومی نوین محسوب می شود .در این نقش روابط عمومی حلقه واسط بین مدیریت مخاطبان سازمان است و این کار خلاء فقـــــدان شریان ارتباطی بین مدیریت و کارکنان را پر می سازد .در این خصـــوص روابط عمومی اطلاعات به دست آمده از اشخاص و گروههای مهم را به مدیریت منتقـــــل می کند تا مدیریت به هنگام تعیین خط مشی از آنها به عنوان منبع و مدخل بهره برداری کند. به این ترتیب روابط عمومی به عنوان بازوی مدیریت برای اخذ تصمیمات و فعالــیت های آتی سازمان ایفای نقش میکند و بیش از پیش نقش تعیین کننده روابط عمومی را در سازمان در می یابد . روابط عمومی برای آنکه بتواند مشاور قابل اعتماد و مطمئنی برای مدیریت باشد باید برای انجام آن برنامه ریزی کند به گونه ای که بتواند به اطلاعات مــورد نیاز مدیریت سازمان در ابعاد گوناگون دست یابد.

         علاوه بر سنجش افکار عمومی درون سازمانی بهترین ساماندهی برای تهیه و تدوین اطلاعات ایجاد هسته های مشورتی با شرکت کارشناسان فعال با انگیزه و با تخصــــــص های مختلف زیر نظر مدیریت روابط عمومی است. البته لزوماً نیازی نیست که کارشناسان از خارج سازمان بوده و یا کارمند روابط عمومی باشد بلکه میتوان از تشکیــلات مختلف مربوط به سازمان آنان را گلچین کرد .

روا بط عمومی میتواند در مورد همه وظایف سازمان نظرات کارشناسی و مشورتی را در اختیار مدیریت قرار دهد.

7- پیگیری ویژه برای رفع مشکلات کارکنان

یکی از اقداماتی که روابط عمومی میتواند برای کمک به کارکنان انجام دهد انجام پیگیری ویژه برای رفع بعضی از مشکلات ویژه و اضطراری کارکنان است. به همین منـــظور باید روابط عمومی سازماندهی مناسبی را انجام دهد .

یکی از راههای این کار که میتواند مکمل برگزاری جلسات ملاقات عمومی کارکنان با مسئولان سازمان باشد در اختیار گذاشتن شماره تلفنی است که کارکنان بتوانند مسائل و موضوعات مورد نظر خود را با مدیریت در میان بگذارند آنگاه روابط عمومی ضــــمن نگهداری نسخه ای از موضوع مطروحه کارکنان در برگی ویژه خلاصه موضوع را همراه با ارائه پیشنهاد در اختیار بالاترین مقام سازمان قرار دهد تا نظر نهایی توسط مدیریت عالی سازمان برای اجراء طرح شود . این اقدام برای جلب رضایت عمومی کارکنان و ایجاد حسن ارتباط درون سازمانی بسیار موثر است.

 

8-اظهار نظر در احکام انتصاب مدیران

روابط عمومی با توجه به ایفای نقش بارز در تأمین اهداف سازمان می تواند مشاور خوبی در صدور احکام انتصاب مدیران سازمان باشد .

یکی از ضروریت های این کار شناخت روابط عمومی از افکار عمومی است که میتواند در نمایش اهمیت و جایگاه روابط عمومی و اشراف آن بر امور جاری سازمان تعییـــن کننده باشد.

9- سازماندهی دریافت پیشنهادات

مشارکت در سازمان دارای سطوح مختلفی است و از طریق برنامه های مشارکت جو قابل دستیابی می باشد در اینجا ضمن برشمردن انواع برنامه های مشارکتجو سیستم پیشنهادات به عنوان یکی از برنامه های مشارکت جــــو در سازمان مورد بررســــی جامع تری قرار میگیرد.

برنامه های مشارکت جو در سازمان: فعالیت هایی که در محدوده خاصی از مشارکت مثلاً پیشنهادهای کارکنان در سازمان متمرکز میشوند یک برنامه مشارکت جو خوانده میشود. هنگامی که سازمان تعداد کافی و مناسبی از این برنامه ها را طــــــراحی و اجرا نماید آن سازمان به مدیری مشارکتی عمل می کند.

10- راهنمایی ارباب رجوع

ارائه اطلاعات ابتدائی و مقدماتی به ارباب رجوع و راهنمایی آنان برای دسترسی آسان و سریع به اطلاعات یا افراد مورد نظر یکی از وظایف روابط عمومی است ضمن اینـــکه در این بخش از برگه های ویژه استفاده کرده ترجیحاً اطلاعات مکتوب به ارباب رجوع داده میشود تا او بتواند در اسرع وقت به فرد یا اطلاعات مورد نظر دست یابد.

11- مشارکت در غم و شادی کارکنان

روابط عمومی در داخل شهرداری باید سعی کند تا به نحو ممکن حضور خود را بر هر یک از کارکنان نشان دهد افزون بر موارد خاص که روابط عمومی میتواند براساس مـــــاهیت خاص خود به کارکنان کمک کند.

12- اطلاعات رسانی به مسئولان

 

وظیفه اطلاع رسانی در روابط عمومی صرفاً انعکاس عملکرد و برنامه های سازمان به مردم نیست. در بعد اطلاع رسانی تهیه اطلاعات مورد نیاز مسئولان نیز جایگاه ویژه ای دارد از امور معمول در روابط عمومی در این بعد تهیه بریده جراید است . یک شیوه بهتر و کامل تر در تهیه بریده جراید تخلیص مطالب و اخبار طولانی نشــــریات است که در روابــــط عمومی کمتر به آن توجه می شود.

13- اطلاع رسانی به کارکنان

از شیوه های مهم در اطلاع رسانی به کارکنان میتوان به این موارد اشاره کرد:

1- راه اندازی قفسه های اطلاعات- اطلاع رسانی به کارکنان نیز به نوبه خود کم اهمیت تر از اطلاع رسانی به مسئولان نیست . از شیـــوه های مختلف برای این کار راه اندازی قفسه های اطلاعات است منظــــور از قفسه های اطلاعات ایجاد قفسه هایی در محـــــوطه باز سازمان است که در آن اطلاعات مختلف در کلیه ابعاد اجتماعی ، اقتصادی ، فرهنگی و سازمانی بصورت کوتاه و مختصر قرار داده میشود و کارکنان میتوانند به میل خود بطور رایگان هر کدام را مایل باشند بردارند.

2- برنامه بازدید کارکنان از پروژه ها

3- برنامه بازدید تفریحی

4- راه اندازی ویترین ها

14- فعالیت های مطبوعاتی

فعالیت های مطبوعاتی که شامل اطلاعیه های مطبوعاتی تدارک کنفرانس های خبری ، گزیده اظهار نظرها ، مقالات و دیگر مطالبی که به منظور انتشار به رسانه ها ارسال میشود.

15- مطالب ویژه رسانه ها

این مطالب شامل تدارک کنفرانس های خبری و آموزشی ، فیلم های مستند، نمایش اسلاید و اطلاعیه های عمومی و صوتی و تصویری است.

تدوین برنامه روابط عمومی

هنگامی که برای مخاطبان مطلوب ، هدف ها و پیام های روابط عمومی مشخص شد آمادگی آن را یافته اید که به نگاشتـــن برنامه بپـــــردازید . توجه داشته باشیــد که در هنــگام نوشتن برنامه احتمالاً بارها ضرورت مشورت و کسب اطلاعات از مشتری پیش می آید . معمولاً پیش از اینکه نسخه نهایی تهیه و آماده شود پیش نویس آن باید اصلاح گردد هر چند برنامه های روابط عمومی از چارچوبی عام پیروی می کند اما برای اینکه امکان تاکید بیشتر بر مباحثی خاص وجود داشته باشد میتوان عنوان های تازه ای به هر بخش افزود .

قالب ریزی محتوای برنامه روابط عمومی

خلاصه برنامه: این قسمت شامل خلاصه فصلها و عنوان های اصلی برنامه در یک صفحه است و تنها برای برنامه های بسیار طولانی تهیه می شود.

مقدمه یا استدلال : این بخش شامل بررسی پیشینه و معرفی مخاطبان مطلوب است.

هدفهای روابط عمومی

    

   هدف روابط عمومی کسب تفاهم وپشتیبانی از طریق ایجاد احساس اشتراک میان فرد یا ســــازمان از سویی ومخاطــــبان از سوی دیگــــر می باشد که باعث ایجاد ارتباطـــی تعاملی ودوسویه مشارکتی وپیچیده است که بطور ربلقوه به ایجاد حس اشتراک کمـک می کند پس متخصصان روابط عمومی که نقش هماهنگ کننده درون سازمان وارتباط سازمان با بیرون را ایفا می کنند از داشتن مهارتهای ارتباطی ،روانشناسی ،روانشــــناسی جامعه ،سیاست، اقتصاد ، اصول مدیریت وعلم اخلاق برخوردار باشند تا بتوانند از جایگاه ویژه خود برعواملی چون تشخیص بازار جدید، شناخت تولیدات جدید روش های نوین بطور کامل مشرف شوند تا هنگامی که سازمان در معرض هجوم مشکلات قرار می گیرد بتواند وضعیت فعلی را حفظ نموده وبرای جلوگیری از انزوای اجرایی که دیـــــر یا زود متوجه هر سازمان است کمک شایانی نمایند پس یکی دیگر از وظایف واهداف مهم هر متخصص روابط عمومی یک سازمان همانگونه که در بیانیه انجمن روابط عمومی آمریکا آمده است که بالاترین ارزش روابط عمومی در پیش بینی مسائل وشکـــــــل بخشیدن به رویدادهای آینده است نه در روایت گری وگزارش آنچه اتفاق می افتد یا مقابله با آنچه پیش می آید.

 

اهداف روابط عمومی

 

- کمک به فرهنگیان منطقه در جهت آشنا شدن ایشان با تحولات موجود در حوزه فعالیت

- اطلاع رسانی به فرهنگیان منطقه در جهت علایق و انتظارات اداره متبوع

-تقویت فرهنگ کار ، رشد وجدان کاری ، انضباط اجتماعی و مالی ، اعتلای شخصیت انسانی

- آ شنایی با فرهنگ اسلامی و تقویت ارزشها و هنجارهای مذهبی – ملی

- هدایت افکار عمومی فرهنگیان منطقه در جهت افزایش رضایت از اداره متبوع

- ایجاد رضایت شغلی فرهنگیان

- اطلاع رسانی مطلوب در زمینه خدمات رفاهی انجام شده

پیام های روابط عمومی

 

استراتژی (خط مشی)

        برای تحقق هدف مذکور از مجموعه فعالیت های مختلف که ذیلاً به آن اشــاره میشود اسنفاده کرد .محدودیت های موجود سبب میگردد بعضی از موارد حوزه فعالیت برجسته تر از بعضی دیگر مورد توجه قرار گیرند اهداف مورد نظر با توسل به این ابزارها که دارای بورد و تآثیر گذاری بیشتری بوده است و یا به سهولت قابل تهیه و تدارک است به خوبی محقق میگردد اما به جهت اطمینان از تحقق کامل اهداف تعیین شده ضرورت دارد تا ترکیبی از فعالیت های زیر به عنوان روشهای دستیابی به هدف مورد استفاده قرار گیرد.

- انتشار نشریه

- روزنامه دیواری

- ساماندهی دریافت پیشنهاد ها

-راهنمایی ارباب رجوع

- مشارکت در غم و شادی کارکنان

- اطلاع رسانی به مسئولان و کارکنان

- ترتیب دادن جلسات عمومی

- تهیه متون سخنرانی

- مشاور دهی به مدیریت

- پیگیری ویژه برای رفع مشکلات کارکنان

- فعالیت های مطبوعاتی

- مناسبت های ویژه

فعالیت های مطبوعاتی

 

1- تهیه و ارسال خبر

       در هر هفته حداقل یک خبر در رسانه های مطلوب، گستره فعالیت ارسال های خبرهای منطقه مانند فعالیت هایی که در انزوا شکل گرفته ، اجرا شده و به پیان می رسند است . مسئول تهیه خبر و بررسی نکات فنی مسائل مربوط به خبر نویسی مسئول روابط عمومی است که با هماهنگی رئیس اداره پس از انجام ارسال میگردد.

2- مصاحبه مطبوعاتی

امید است هر ماه یکبار تدارک مصاحبه با شهردار منطقه دیده شود . مسئول روابط عمومی مسئول دعوت از خبر نگاران و ارتباط با آنهاست . تمهید مقدمات سفر ، اسکان و پذیرایی خبرنگاران با معاونت پشتیبانی است پس از اطلاع از زمان دقیق جلسه انجام خواهد شد .

مقدمات ، تمهیدات و روشهای اجرایی:

 

1- تهیه یک تابلوی آلومینیومی

2- اعلام فراخوان از طریق روابط عمومی

3- پیدا کردن یک موقعیت مناسب جهت نصب تابلو

4- متولی نصب مطالب ،جمع آوری و بهره برداری از آن و کمیته اطلاع رسانی خواهد بود .

کمیته اطلاع رسانی و بهبود روش ها با ترکیب ذیل تشکیل شده است :

رئیس کمیته – مسئول حراست – مسئول بازرسی – دبیر کمیته برنامه ریزی

5- موضوع انتخاب در هر عرصه ای زیر نظر کمیته اطلاع رسانی است .

6- مطالب جت نصب بایستی حتماً با تائید کمیته اطلاع رسانی و بهبود روشها باشد.

7- توجه به روانشناسی رنگها جهت جلب بیشتر مخاطب

تابلوی اعلانات

 

فرم : الف ) کمی : به تعداد کافی موجود است.

         ب) کیفی : تابلوهای فعلی اداره جذب کننده نیست .

محتوی : - اخبار، اطلاعیه ها و بیانیه های مهم سازمان و اداره متبوع

- اعلام مناسبت ها    

مقدمات و تمهیدات :

 

1- کم شدن هزینه و صرفه جویی از طریق نصب شیشه هایی با رنگ دودی

2- افزایش جذابیت و جلب مخاطب بیشتر

3- استفاده آسان و سریع

کنترل در نصب نوع مطالب با مسئولیت روابط عمومی است.

ترتیب دادن جلسات عمومی ترتیب دادن جلسات عمومی با الف) جلسات ماهانه  

ب) کارکنان شورای اداری و .....

مقدمات ، تمهیدات و روش های اجرا:

 

1- نیاز مبرم به ویدئو پروژکشن جهت ارتباط بهتر و مطلوب تر با مخاطب و انتقال مطالب علمی توسط شهردار

2- تهیه و تامین برگه های پرسش و پاسخ از طرف روابط عمومی

3- تهیه تراکتهایی در ارتباط با موضوع جلسه با مسئولیت روابط عمومی

4- تهیه جدول زمانبندی جلسات توسط مسئول بازرسی