11- گزارش اداري

   تهيه و تنظيم گزارش اداري از جمله فنوني است که در روابط عمومي کاربرد بسياري دارد، به گونه‌اي که اکثر امور تحقيقاتي، افکارسنجي، طرحها و اقدامات روابط عمومي مي‌تواند در قالب «گزارش اداري» به اطلاع مديران برسد.

   يک گزارش اداري خوب، امکان آن را به مدير مي‌دهد تا در فرصت اندکي با مهمترين بخشهاي گزارش آشنا شود. در تهيه گزارش اداري، برداشتن چهار قدم شامل انديشيدن در پيرامون موضوع گزارش، تهيه نقشه يا طرح گزارش، گردآوري اطلاعات (تحقيق)، تهيه پيش‌نويس گزارش و کنترل، ضروري است   گزارش نويس بايد سعي کند تا گزارش، ويژگيهايي همچون ارايه اطلاعات کافي و واقعي، سبک رسا و مناسب، ايجاز، هدف معين، سازماندهي مناسب و روشن، کوتاهي و سادگي را داشته باشد.

   زماني که مي‌خواهيد گزارشي را تهيه کنيد، دو نکته ضروري را در نظر بگيريد:

١- سازماندهي گزارش: در سازماندهي گزارش، مي‌بايد به سازماندهي شکل و محتوا تواماً توجه داشت. گزارش اداري از نظر شکل بر سه قسمت تقسيم مي‌شود:

الف – بخش مقدماتي، شامل جلد، صفحه عنوان، شناسنامه، پيشگفتار، فهرست مطالب و فهرست ضمايم.

ب – بخش اصلي، شامل مقدمه، متن و نتيجه.

ج – بخش پاياني (مراجعه)، شامل ضمايم، واژه‌نامه، نام و فهرست منابع و مأخذ.

   توجه کنيد در مقدمه گزارش، بيان هدف، طرح ضرورتهاي تهيه گزارش، بيان شيوه يا شيوه‌هاي جمع‌آوري اطلاعات، بيان گره‌هاي ناگشوده و بيان اهداف گزارش لازم است. در متن گزارش اداري نيز بررسي دقيق موضوع بيان سير تاريخي موضوع، ذکر نکات مثبت گزارش و بيان نکات رها شده در گزارش همراه با ارايه نتايج آن ضرورت دارد.

   اما از نظر محتوايي، گزارش بايد وضع مناسبي را داشته باشد. بهترين ابزار براي اين کار، گردآوري اطلاعات صحيح از راه شنيدن، ديدن و مطالعه کردن است. يک گزارش خوب از نظر محتوايي بايد جامع، منظم، روشن و رسا و در «طرح اهداف» گزارش کارآمد و مبنايي مناسب را براي تصميم‌گيري مديريت ارايه بدهد.

   کارشناسان روابط عمومي چهار نوع گزارش اداري را پيوسته تهيه مي‌کنند. يک نوع از اين گزارشها، «گزارش دوره‌اي» است. منظور از «گزارش دوره‌اي» گزارشي است که حاوي اطلاعات معمولي روزمره هستند و در فاصله‌هاي زماني معين تهيه مي‌شوند. مثل گزارش ماهانه.

   گونه د يگر از گزارشهاي اداري، «گزارش پيشرفت» است. اين نوع گزارش براي نشان دادن پيشرفت امور در مواقع لازم تهيه مي‌شود و هدف آن، مقايسه پيشرفت امور سازمان با برنامه‌هاست. سومين نوع گزارش اداري، «گزارش آزمايش» است. اين نوع گزارش، وضعيت و موقعيت گذشته وفعلي سازمان را تجزيه و تحليل مي‌کند تا براساس آن براساس آينده برنامه‌ريزي شود. بالاخره «گزارش توصيه‌اي» را بايد نام برد که بر مبناي سه نوع گزارش قبلي تهيه مي‌شود و شامل توصيه‌هاي مختلف براي بهبود اجراي برنامه‌هاي سازمان است. يک توصيه کاربردي بسيار مهم در روابط عمومي براي تهيه گزارش اداري، تهيه «نامه گزارش» است. «نامه گزارش»، وسيله‌اي است که در فرصت اندک، نکات اصلي گزارش را در اختيار مدير قرار مي‌دهد و گزارش را از خطر بي‌توجهي مدير به سبب کمبود وقت دور مي‌سازد.

١٢- تريبون آزاد اعضاء

   «تريبون آزاد اعضاء» يکي از فنون روابط عمومي است که از آن در بخش ارتباطات مردمي بهره‌برداري مي‌شود. اين تريبون، فرصتي را به دست مي‌دهد تا اعضاء فعالانه در يک فضاي ارتباطي آزاد درباره موضوعهاي مورد نظر با مسئولان سازمان به گفت و شنود بپردازند. در واقع، منظور از تريبون آزاد اين است که روابط عمومي ابتدا با صدور اطلاعيه‌اي اعلام مي‌کند که تني چند از مسئولان سازمان (اين مسئولان با نام و عنوان شغلي مشخص مي‌شوند) در يک روز معين با حضور در اتاق کنفرانس به پرسش‌هاي نمايندگان اعضاء (يا اعضاء داوطلب) پاسخ مي‌دهند. همچنين از اعضاء داوطلب دعوت مي‌کند در صورت تمايل، براي حضور در جلسه ثبت نام کنند.

   در روز برگزاري جلسه، پس از حضور مسئولان مورد نظر و اعضاء داوطلب که تعداد آنان براساس زمان جلسه تعيين مي‌شود، از بين اعضاء و به راي خود آنان، يکنفر به عنوان دبير جلسه انتخاب و هدايت جلسه به عهده او گذاشته مي‌شود. با انتخاب دبير، روابط عمومي و هيچيک از مسئولان حق دخالت در برگزاري جلسه را ندارند و دبير جلسه به ترتيب به کارکنان فرصت مي‌دهد تا نظرهاي خود را اظهار کنند و هر يک از مسئولان پاسخ لازم را ارايه دهند.

   روابط عمومي مي‌تواند افزون بر ضبط تصويري برنامه، محتواي مباحث جلسه را در قالب يک گزارش اداري در اختيار مديريت قرار دهد. نبايد فراموش کرد حتي ضبط برنامه و تهيه گزارش از جلسه بايد با کسب اجازه از اعضاء حاضر باشد. ضمن اينکه موضوع جلسه مي‌تواند آزاد باشد، يا از طرف اعضاء حاضر مشخص شود و يا روابط عمومي آن را اعلام کند. «تريبون آزاد» آثار مهمي را بويژه از طريق ارتباطات ميانفردي در بين کارکنان برجاي مي‌گذارد و حس توجه و احترام را در آنان تقويت مي‌کند و به مسئولان و اعضاء فرصت مي‌دهد تا به صورت چهره به چهره در جريان آرا و ديدگاههاي يکديگر قرار گيرند.

13- برنامه ريزي براي «رهبران فکري»

   يکي از فنون مهم براي پيشبرد امور روابط عمومي «برنامه‌ريزي براي رهبران فکري» است. منظور از «رهبران فکري» افرادي هستند که نقش محرم و رابط را بين وسايل ارتباط جمعي و مردم بازي مي‌کنند. در واقع چرخه پيام از روابط عمومي به مردم به اين شکل است که پيام روابط عمومي در اختيار رسانه‌ها قرار مي‌گيرد و پيام رسانه‌ها به رهبران يا راهنمايان فکري مي‌رسد و در مرحله سوم، رهبران فکري، پيام را ميان اطرافيان خود پخش مي‌کنند.

   از وظايف مهم روابط عمومي، شناسايي اين افراد است، اگرچه شناسايي جملگي اين افراد با توجه به گسترده بودن جامعه، وظيفه‌اي دشوار به نظر مي‌رسد، با اين وصف مي‌توان قلمزنان در مطبوعات، نخبگان، صاحبان کسوت، افراد با نفوذ، ريش سفيدان، استادان و شخصيتهاي برجسته فرهنگي، مذهبي، ورزشي، سياسي و اجتماعي را در زمره رهبران فکري قرار داد.

   پس از شناسايي رهبران فکري به ويژه آن گروه از رهبران فکري که از نظر نوع فعاليت و نحوه تفکر، مي‌توانند در چرخه پيامرساني سازمان مؤثر واقع شوند، بايد فهرست کاملي از آنان را تهيه کرد. سپس بايد ترتيبي داد تا آنان به طور مستمر و منظم تغذيه اطلاعاتي شوند. ارسال نشريات موردي و ادواري سازمان، دعوت از آنان براي حضور در گردهمايي‌ها، جلسات سخنراني، افتتاحيه‌ها و مراسم، سنجش ديدگاههاي آنان و ترتيب دادن جلسات گفت و گو بين مسئولان سازمان با آنان مي‌تواند راهکارهايي براي هدايت رهبران فکري باشد.

١٤- انتشار کتاب و کتابچه

   «انتشار کتاب» يک فن رايج در فعاليتهاي روابط عمومي است. کتاب از جمله نشريات موردي است که در مواقع ضروري، نسبت به انتشار آن اقدام مي‌شود. به طور کلي، روابط عمومي يک سازمان، هنگامي که بخواهد براي پيامي ارزش و اهميت عمده‌اي قايل شود و به نوشته‌ها و عکسها عمر طولاني‌تر ببخشد، چنانچه حجم مطالب ايجاب کنند، اقدام به انتشار کتاب مي‌کند. حجم کتاب معمولاً بايد بيشتراز حجم کتابچه باشد. کتابچه مجموعه دوخته شده و يا تا شده متشکل از هشت برگ يا بيشتر است و نوشته آن همراه با عکس، نمودار و جدول عرضه مي‌شود که بيشتر اوقات در قطع جيبي و يا پالتويي چاپ مي‌شود و داراي جلد است.

   محتواي کتاب بايد به زبان ساده، با پرهيز از کاربرد اصطلاحات تخصصي (مگر با ذکر توضيح کامل) متناسب با آگاهيهاي مخاطب مورد نظر، کوتاه و جذاب تهيه شود.

   قطع کتاب نيز از جمله مواردي است که در انتشار کتاب بايد مورد توجه قرار گيرد. از معروفترين قطع‌هاي رايج کتاب در ايران مي‌توان به قطع وزير (٥/١٦×٢٤ سانتي‌متر)، قطع جيبي (١١×١٦ سانتي‌متر)، قطع پالتويي (١٢×٢٠ سانتي‌متر)، قطع رحلي (٢١×٢٨ سانتي‌متر) و قطع خشتي (١٩×٢٢ سانتي‌متر) اشاره کرد.

   بر کنار از قطع کتاب، بايد به اجزاي کتاب اشاره کرد. اجزاي کتاب شامل واحدهاي پيش از متن (جلد، صفح عنوان با سال انتشار، صفحه شناسنامه، صفحه تقويم نامه، صفحه سفيد، صفحه پيشگفتار مولف، صفحه قدرداني، صفحه فهرست و صفحه مقدمه)، متن و واحدهاي پس از متن که شامل پيوستها (واژه‌نامه، کتاب نامه، فهرست راهنما و نام نامه) است.

   روابط عمومي پس از تهيه محتواي مناسب، تعيين قطع کتاب، تهيه طرحها، عکسها، جدولها و نمودارها بايد در زمان صفحه‌بندي کتاب با يک طراح مشورت کند و پس از آن، عمليات ليتوگرافي و چاپ را با گماردن يک فرد آگاه به امور فني چاپ تحت عنوان ناظر چاپ صورت دهد. بلافاصله پس از چاپ کتاب، روابط عمومي بايد با تهيه ليست افرادي که لازم است کتاب را دريافت کنند، در اسرع وقت نسبت به توزيع آن اقدام کند. اهميت اين مرحله به هيچ وجه کمتر از مرحله توليد کتاب نيست.

١٥- راه‌اندازي «روزنامه ديواري اعضاء»

   يکي از فنوني که مي‌تواند در بخش «روابط عمومي داخلي» مد نظر قرار گيرد، راه‌اندازي روزنامه ديواري اعضاء است. اين فن، يکي از راههاي واداشتن اعضاء به نوشتن و مشارکت در کارها و توليد اطلاعات هنري است. براي اين منظور، بايد تابلوي مناسبي را در نظر گرفت و آن را به قسمتهاي مختلفي که بايد از هم تفکيک شوند، تقسيم کرد.

   در مرحله بعد، مسئول روزنامه ديواري، بايد اول وقت هر روز، پس از دريافت مطالب مختلف از اعضاء آنها را گزينش و پردازش کرده به نام ارايه دهنده در روزنامه ديواري نصب کند. براي مثال، عناويني مثل «پيشنهاد براي بهبود امور جاري سازمان» و يا اظهارنظر درباره «مهمترين وظيفه سازمان» مي‌توانند در رشد فکري اعضاء مؤثر واقع شوند. اگر شما از اين فن استفاده کرديد، توصيه مي‌شود در پايان هر ماه، ضمن تقدير کتبي از کليه افرادي که به روزنامه ديواري مطلب داده‌اند، نويسندگان مطالب برتر را در روزنامه ديواري معرفي و جوايزي به آنان اعطا کنيد. همچنين اختصاصي دادن يکي از عناوين روزنامه ديواري به خلاقيتهاي فرزندان اعضا مي‌تواند مشارکت افراد خانواده اعضاء را نيز جلب کند.

16- برگزاري مراسم

   برگزاري مراسم در مناسبتهاي مختلف، از فنون متداول در روابط عمومي است. مناسبت مي‌تواند درون و يا برون سازماني باشد. براي اين منظور يکي از کارهاي مهم در روابط عمومي تهيه «جدول مناسبتهاي» درون سازماني و برون سازماني مهم است.

   پس از آن روابط عمومي بايد به برنامه‌ريزي مراسم اقدام بکند و در تقويم مشخص، مراسم مورد نظر خود را براي مناسبت مشخص کند. توجه داشته باشيد که شما براي مناسبتي، مي‌توانيد فهرستي از فنون روابط عمومي را منظور کنيد تا بتوانيد آن مناسبت را به شکلي با شکوه، گرامي داريد. براي مثال، پارچه نويسي، ايراد سخنراني، برپايي نمايشگاه، برگزاري مسابقه، برگزاري کنفرانس خبري، چاپ پوستر يا بروشور و... مي‌توانند در بزرگداشت يک مناسبت مهم درون سازماني مورد توجه قرار بگيرند. يکي از اقدامات مهم در روابط عمومي براي برگزاري هر چه بهتر مراسم گراميداشت مناسبتها، تشکيل دبيرخانه دايمي مناسبتها و مراسم است که از طريق آن ضمن درگير ساختن ساير بخشهاي سازمان در برگزاري مراسم، هماهنگي‌هاي لازم نيز به عمل آيد.

17- برگزاري همايش

   برگزاري همايش، از جمله فنوني است که در روابط عمومي به منظور آموزش، تبادل نظر و اطلاع‌رساني مورد استفاده قرار مي‌گيرد. همايش به تجمعي گفته مي‌شود که در آن روشهاي جديد در هر موضوعي مورد مطالعه قرار مي‌گيرد و بهترين و آسانترين راهها براي ارتقاي کيفي امور برگزيده مي‌شود. از جمله اقدامات روابط عمومي براي برگزاري همايش پيش از برگزاري آن، شامل تعيين عنوان، اهداف، تشکيل ستاد برگزاري و گروههاي کاري، تعيين زمان مدت همايش، طراحي مکان، دعوت از مدعوين و سخنرانان و تعيين افراد توانمند براي تهيه قطعنامه نهايي همايش در گروه تدوين قطعنامه است.

   تشکيل يک ستاد خبري ويژه براي همايش نيز از جمله کارهايي است که مي‌تواند پوشش خبري مناسب همايش را به دنبال داشته باشد.

   همايش مي‌تواند گونه‌هاي مختلفي داشته باشد که از جمله آنها مي‌توان به کنفرانس، کنگره، سمپوزيوم و سمينار اشاره کرد که نوع آن ار بيشتر در روابط عمومي کاربرد دارد.

1٨- انتشار بولتن

   انتشار «بولتن» يکي از ديگر از فنون روابط عمومي است که در روابط عمومي کاربرد بيشتري در مقايسه با نشريه داخلي دارد. «بولتن» نشريه‌اي است که به وسيله دستگاههاي دولتي در زمينه‌هاي خبري، آموزشي، فني، تخصصي و نظاير آن، که مرتبط با وظايف قانوني و در محدوده فعاليت آنهاست، به منظور ارتقاي سطح آگاهي اعضاء همان دستگاه و مسئولان ديگر دستگاهها در تعداد محدود، فواصل زماني معين، با چاپ يکرنگ و به طور رايگان منتشر و توزيع مي‌شود.

   براي انتشار بولتن در يک سازمان، بايد طبق ماده ١٥ آيين‌نامه قانون مطبوعات، نسبت به اخذ مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي اقدام گردد. مطالب و اخبار بولتن بايد به طور عمده درباره اهداف و شرح وظايف مرکز درخواست کننده و فقط براي استفاده اعضاء باشد. همچنين تعداد صفحات بولتن نبايد از ٤٨ صفحه تجاوز کند و داراي چاپ ساده و حداکثر دو رنگ براي جلد باشد. در صورتي که بولتن علمي باشد، مي‌بايد از کميسيون بررسي نشريات علمي وابسته به وزارت فرهنگ و آموزش عالي مجوز علمي دريافت شود.

19- مجله ويديويي

   مجله ويديويي از فنون جديدي است که اخيراً استفاده از آن در روابط عمومي‌ها مورد توجه قرار گرفته است. در اين فن، کاربردهاي ويديو از نمايش فيلم براي اعضاء، ضبط تصويري برنامه‌ها و مراسم، نمايش تصويري فعاليتها، آموزش و بخش همزمان برنامه با استفاده از تلويزيون مدار بسته فراتر رفته است و استفاده جديدي از آن به عمل مي‌‌آيد. براين اساس، اهم اخبار و فعاليتهاي تصويري مربوط به سازمان در طول يک زمان معين مثل هفته يا ماه به صورت برنامه تصويري کوتاه همراه با گفتار لازم تهيه مي‌شود و در محيط پر رفت و آمد سازمان مثل سالن اجتماعات يا طبقه همکف در معرض ديد اعضاء قرار مي‌گيرد.

٢٠- راهنمايي ارباب رجوع و تابلو راهنما

   راهنمايي صحيح و اصولي ارباب رجوع از وظايف بسيار مهم روابط عمومي است که مي‌تواند نقش بارزي را در جلب رضايت ارباب رجوع ايفا کند. براي اين منظور نصب «تابلو راهنما» در ورودي سازمان از جمله فنوني است که به خدمت گرفته مي‌شود. تابلو راهنما بايد نشانگر وضعيت استقرار واحدهاي مختلف سازمان، از نظر طبقه اتاق باشد. ضمن اينکه در هر طبقه نيز بايد تابلو راهنماي طبقه که معرف شماره اتاق واحدهاي مستقر در طبقه باشد، نصب شود.

   براي راهنمايي بهتر ارباب رجوع صرفا نصب تابلوي راهنما کافي نيست، بلکه استقرار بخشي به نام «اطلاعات مراجعان» در مبادي سازمان که با استفاده از رايانه و با مسئوليت افراد آگاه و خوش برخورد، بتواند بعضي از اطلاعات عمومي را در اختيار مراجعان قرار دهد، ضروري است. همچنين در سالن يا اتاقهايي که افراد و مسئولان مختلف استقرار مي‌يابند، مشخص کردن نام و مسئوليت افراد از طريق «برگ نما» براي هدايت و سهولت کار مخاطب يا ارباب رجوع ضروري به نظر مي‌رسد. روابط عمومي يک سازمان بايد تلاش کند تا اطلاعات تابلوهاي راهنماي مادر و طبقات پيوسته به هنگام شود.

٢١- سفر تبليغاتي

«سفر تبليغاتي» يا برنامه بازديد از طرحها، اقدامات، توليدات و دستاوردهاي يك سازمان از جمله فنوني است كه درصدد است تا «مخاطبان مطلوب» را از نزديك با دستاوردها و اقدامات سازمان آشنا سازد و در آنان باور عيني نسبت به پيشرفتهاي سازمان ايجاد كند. در برنامه‌ريزي سفرهاي بازديد از طرحها و اقدامات، روابط عمومي بايد افزون بر فهرست كردن طرحهايي كه قابليت بازديد را دارند، فهرست افراد و گروههايي كه بازديد آنان از طرحها مي‌تواند اثربخشي بيشتري را در پي داشته باشد، ‌تهيه كند. دعوت از رهبران فكري، خبرنگاران رسانه‌ها و جمعي از هريك از قشرهاي جامعه مثل قشر كارمندي، كارگري، دانش‌آموزي، دانشجويي و ... ارايه تعهدات براي بازديد آنان از طرحها و دستاوردهاي سازمان، مي‌تواند سازمان و پيشرفتهاي آن را به خوبي به مردم معرفي كند.

در برنامه‌هاي بازديد، پذيرايي از بازديدكنندگان، اطلاع‌رساني دقيق به آنان، توضيح كامل جزييات موارد قابل بازديد و توزيع نشريات سازمان در بين آنان حايز اهميت است.

روابط عمومي يك سازمان بايد تقويم سفرهاي تبليغاتي خود را با مشخصاتي شامل عناوين پروژه‌هاي قابل بازديد، زمان بازديد، تركيب بازديدكنندگان، برنامه‌هاي جنبي بازديد و اهداف هريك تهيه و به عنوان يك جزء از «برنامه عمل سالانه» منظور كند.

نكته آخر در اين باره، تاييد بر فشرده نبودن برنامة بازديد است؛ به همين سبب اكتفا به حداقل پروژه‌ها براي بازديد، پيش‌بيني جنبي با گرايش تفريحي و احياناً دادن هداياي تبليغاتي به بازديدكنندگان لازم است كه مورد توجه قرار گيرند تا براي بازديدكنندگان جاذبه بيشتري ايجاد شود.

٢٢- انتشار بروشور

انتشار بروشور يكي ديگر از فنون روابط عمومي در بخش انتشارات است. بروشور يا دفترچه راهنما، وسيله‌اي ارتباطي است كه توضيحاتي دربارة موضوعهاي مشخص ارايه مي‌كند و به طور رايگان به مخاطبان عرضه مي‌شود. شما بايد بدانيد كه در تنظيم متن بروشور، انتخاب عنوان كلي بروشور، ذكر مقدمه و متن اصلي حايز اهميت هستند. در متن بروشور، شرح موضوع و در مقدمه، هدف و علت انتشار بروشور و در روي جلد آن افزون بر طرح يا عكس، عنوان بروشور، تاريخ انتشار و نام ناشر درج مي‌شود.

در تعيين شكل و محتواي بروشور، هدف از انتشار بروشور و مخاطبان آن، تعيين كننده هستند.

در نوشتن متن بروشور، توجه به آغاز و گسترش موضوع نوشته از مهم به كم اهميت و از ساده به مشكل، سادگي و رواني مطالب، پرهيز از كاربرد واژه‌هاي تخصصي (مگر با توضيح كامل)، كوتاهي و اختصار و استفاده از تيترهاي متعدد همراه با نمودار، جدول، عكس و طرح ضروري است. به طور كلي مي‌توان بروشورها را به دو دسته تقسيم كرد:

الف. بروشورهايي كه با هدف معرفي كلي يك سازمان به مخاطبان تهيه و درواقع شناسنامه موسسه تلقي مي‌شوند. بهتر است در اين بروشور علاوه بر درج تاريخچه، اهداف، وظايف، عملكرد و برنامه‌هاي سازمان شماره تلفن موسسه نيز درج شود. در اين نوع بروشورها، از كلي بافي پرهيز كرده، و به بيان نمونه‌هاي ملموس از دستاوردهاي سازمان پرداخت.

تعداد صفحات بروشور از چهار صفحه تا تعداد صفحات موردنظر قابل افزايش است، اما در هر صورت بايد مضربي از چهار را انتخاب كرد.

ب. بروشورهايي كه براي كاربرد خاص منتشر مي‌شوند مثلاً انتشار بروشور براي ارائه در يك نمايشگاه بين‌المللي انتخاب حروف مناسب، استفاده بجا از رنگ، نوع كاغذ و عناصر گرافيكي، نكات ديگري هستند كه اعمال دقت در كاربرد بجا از آنها مي‌توان بر جذابيت بروشور اضافه كند.

٢٣- برگهاي لايي

انتشار «برگهاي لايي» از جمله فنوني است كه روابط عمومي مي‌تواند براي پيشبرد اهداف خود مدنظر داشته باشد. «برگهاي لايي» مي‌تواند در قطع دستي، پالتويي، جيبي يا مجله‌اي منتشر و در لابلاي نشريه داخلي، روزنامه‌ها و همراه با فيش حقوقي اعضاء توزيع شود. در برگهاي لايي بايد مهمترين پيام سازمان براي كاركنان يا مخاطبان برون سازماني درج شود. در اين برگها به سبب كمبود فضا بيشتر مطالب درج مي‌شود و استفاده از عكس، و نمودار و جدول كنار گذاشته مي‌شود.

٢٤- پاسخگويي به رسانه‌ها

مطالعه مطالب مندرج در روزنامه‌ها، مجلات و ضبط و كنترل برنامه‌هاي راديويي و تلويزيوني و پاسخگويي به پرسشها، تنوير ابهامات و ارايه توضيحات ضروري و يا به عبارت كلي‌تر، «پاسخگويي به رسانه‌ها» يكي از فنوني است كه روابط عمومي در بخش ارتباط با رسانه‌ها به خدمت مي‌گيرد. روابط عمومي مي‌تواند در صورت نياز به پاسخگويي، ضمن پاسخ به مورد مشخص، مطالبي را نيز در كنار آن ارايه دهد. «حق پاسخگويي» براساس اصل 23 قانون مطبوعات به رسميت شناخته شده است و روابط عمومي از زمان درج مطلب نيازمند پاسخگويي، تنها يكماه فرصت دارد تا جوابيه خود را به رسانه‌ها بويژه سانه‌اي که مطلب مورد نظر در آن به چاپ رسيده ارسال کند ضمن اينکه متن جوابيه نبايد از دو برابر اصل مطلب تجاوز کند و يا در آن به يک شخصيت حقيقي يا حقوقي توهين شود.

   توجه داشته باشيد که اگر رسانه‌اي همراه با جوابيه ارسالي روابط عمومي، مطالب يا توضيحات مجددي را درج کند، حق جوابگويي مجدد براي روابط عمومي محفوظ خواهد ماند.

   پاسخهاي روابط عمومي به رسانه‌ها مي‌تواند به شکل تکذيب، توضيح، اصلاح و يا تأييد باشد. زماني مطلبي تکذيب مي‌شود که خلاف واقع باشد. ارسال توضيح به رسانه‌ها، زماني صورت مي‌گيرد که مطلب چاپ يا منعکس شده، ناقص يا مبهم باشد اما اگر در انعکاس بخشي از مطلب اشتباهي صورت گرفته باشد، «اصلاحيه» ارسال مي‌شود.

   تأييد مطلب يا خبر زماني صورت مي‌گيرد که مطلب درج شده يا منعکس شده با وجود صحت احتمال اثر سويي داشته باشد. در اين صورت، روابط عمومي مي‌تواند با تأييد خبر مطالب جديدي را مطرح کند و آثار سوء قبلي را از بين ببرد.

   زماني که مي‌خواهيد پاسخ را تنظيم کنيد، دقت کنيد تا شماره روزنامه يا مجله يا نام برنامه، تاريخ انتشار يا پخش آن در (روز-ماه-سال) عنوان مطلب يا برنامه، صفحه سطر و ستون يا ساعت و شبکه منعکس کننده مطلب، به نام فردي که مطلب در پاسخ نوشته يا گفته او ارسال مي‌شود و نام و مشخصات کامل فرستنده پاسخ را در آن ذکر کنيد.

   لحن جوابيه روابط عمومي بايد مثبت و از هرگونه تندروي و گلايه دور باشد. سرعت در ارسال جوابيه براي تنوير افکار عمومي بسيار مهم است و روابط عمومي به محض درج هرگونه مطلب نيازمند توضيح بايد آن را با مسئول ذي‌ربط در ميان گذارد و پس از دريافت توضيحات او، نسبت به تنظيم جوابيه اقدام کند.

   توصيه مي‌شود روابط عمومي ستونهاي ويژه‌اي که مطبوعات به خوانندگان اختصاص مي‌دهند و تقريباً جايگاه مشخصي را در مطوبعات دارند و نيز آن دسته از برنامه‌هاي راديويي و تلويزيوني را که پيامهاي مردم را پخش مي‌کنند، کنترل کنند و با ايجاد ارتباطت با آنها، پاسخهاي خود را در کوتاهترين وقت تنظيم و به اطلاع مردم برسانند.

٢٥- آگهي و گزارش آگهي

   آگهي و گزارش (رپرتاژ) فنوني هستند که در روابط عمومي کاربرد بسياري دارند، آگهي، وسيله‌اي است که پيام دهنده در ازاي پرداخت وجه، از طريق انتشار آن پيام خود را به مخاطب مي‌رساند. در تهيه و تنظيم آگهي بايد نکاتي را مد نظر قرار داد. يکي از اين نکات، توجه به «مخاطب آگهي» است. براين اساس است که عنوان آگهي مشخص مي‌شود. نکته دوم، متن آگهي است که بايد متناسب با موضوع باشد. نکته بعدي روشني و رسايي متن آگهي است و بالاخره، عنوان پيام دهنده و سازمان يا فردي که اقدام به نشر آگهي مي‌کند، در زير متن آگهي مي‌آيد. در آگهي، هدف اطلاع‌رساني است مثل آگهي مناقصه مزايد و...

   در مقابل آن در «گزارش آگهي» هدف، تبليغ خدمت، کالا و يا يک فعاليت است. تهيه و تنظيم «گزارش آگهي» به مراتب علمي‌تر از آگهي است. در نگارش گزارش آگهي بايد سعي شود که پيام تبليغي در قالب خير به اطلاع مردم برسد و جنبه‌هاي خبري مطلب برجسته شود. به طور کلي در تنظيم گزارش آگهي توجه به سه نکته زير اهميت دارد.

١- پرهيز از بزرگنمايي خبر: متن گزارش آگهي نبايد شکل آگهي شناخته شده را پيدا نکنند و تأثيرگذاري خود را از دست بدهد.

٢- برجسته سازي جنبه‌هاي خبري: گزارش آگهي در واقع نوعي تبليغ است، ولي در ظاهر شکل خبري دارد. برخلاف آگهي که به طور مستقيم و آشکارا شکل تبليغي دارد.

٣-خوداري از انتخاب شيوه «گزارش آگهي» در زماني که مطلب داراي ارزش خبري است. شيوه تهيه و تنظيم گزارش آگهي همان شيوه‌هاي تهيه گزارش خبري است. با اين تفاوت که در گزارش آگهي تنها جنبه‌هاي مثبت موضوع مدنظر قرار مي‌گيرد و گهگاه از فرصت نيز استفاده مي‌شود. ضمن اينکه مطلب با مثالهاي بارز و کلمات ساده و بي‌پيرايه بيان مي‌شود. بايد سعي کنيد در موارد نادر و در صورتي که امکان انعکاس مطلب را از راههاي ديگر نداريد، به نگارش آگهي متوسل شويد. زيرا زماني که مطلب شما داراي ارزش خبري است مي‌تواند به شکل خبر انعکاس يايد و نبايد به سراغ «گزارش آگهي» برويد.