معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رییس جمهور-سازمان ملی بهره وری ایران

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط محمد نورمحمدي

بازدید: 1704

 

 

بسم الله الرحمن الرحيم

 

روابط عمومي در معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رئيس‌جمهور

سازمان ملي بهره وري ايران

 

1.روابط عمومي بطور تاريخي اخلاق گراست و اساسا براي گفتگو با مردم شكل گرفت. اما رفته رفته با رشد روزافزون كاركرد تبليغاتي در واحدهاي روابط عمومي ماهيت كار روابط عمومي تغيير كرد و منولوگ (تبليغات) جاي ديالوگ (گفتگو) را گرفت و كاركردهاي اخلاقي روابط عمومي تضعيف شد.

به معنايي ديگر روابط عمومي براي گفتگوي بين سازمان و مردم شكل گرفت و امروزه اين گفتگو با فهمي كه روابط عمومي ها از اقتدار افكارعمومي پيدا كرده اند به گفتگوي آزاد  تبديل شده است. به معنايي ديگر امروزه يك روابط عمومي سرآمد تلاش مي كند با ترويج گفتگوي آزاد به مردم نزديك تر شود.

تفسير اخلاقي روابط عمومي به كاركرد آن از طريق گفتگو بر مي گردد و اساسا اگر گفتگو در روابط عمومي متوقف شود چيزي از روابط عمومي نمي ماند.

توسعه ديالوگ به جاي مونولوگ و توسعه ارتباطات افقي به جاي ارتباطات عمودي در درون و بيرون سازمان در واقع توسعه كاركرد اخلاقي روابط عمومي است. در زير با برخي از آداب گفتگوي آزاد آشنا مي شويم:  

آداب گفتگوي آزاد

1-   روابط عمومي بايستي تلاش كند تا سازمان را انعطاف پذير كند. بخصوص روابط عمومي سازمانهاي دولتي بايستي از توهم دوران ارباب و رعيتي خارج شوند و انرژي لازم را جهت تغيير ديدگاه سنتي به ديدگاه نوين يعني مردمداري و مشتري مداري تزريق كنند.

2-   سازمانها بايستي ياد بگيرند كه فرصت و امكان برابر را به مردم بدهند و روابط عمومي ها بايستي براي ساختن جهاني انساني تر تلاش كنند. جهاني كه تمام مردم در آن فرصت و امكان برابر براي گفتگو داشته باشند.

3-   اخلاق در روابط عمومي يعني عمل از طريق گفتگو با مردم. گفتگو با مردم را متوقف نكنيد زيرا اگر اين كار انجام شود روابط عمومي متوقف شده است.

4-      در واقع ترويج گفتگوي آزاد ترويج اخلاق است و هر گاه گفتگويي حقيقي انجام مي گيرد در واقع اخلاق ترويج مي شود.

5-   صداقت پايه اصلي اخلاق است. در گفتگوي آزاد صداقت را به عنوان بهترين سياست انتخاب كنيد. زيرا تنها بر پايه صداقت است كه مي توان اعتماد مردم را جلب كرد.

6-   هميشه موانع بيشماري بر سر راه گفتن تمامي حقيقت وجود دارد اما حداكثر تلاش خود را بكنيد تا مردم بدانند كه سازمان شما با آنان صادق است.

7-   اگر فرصت گفتگوي آزاد براي مردم مهيا شود مردم نماينده نمي خواهند و نيازي نيست بار نمايندگي مردم به دوش كسي بيفتد. فقط كافي است اجازه بدهيد مردم در گقتگو فرصت و امكان برابر پيدا كنند.

مهمترين وظيفه روابط عمومي، شناخت افكار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افكار عمومي نسبت به معاونت است كه هم در درون معاونت و هم در بيرون از معاونت دنبال مي‌شود.

بي‌‌ترديد اين وظيفه در قالب مجموعه‌اي از فعاليتهاي ارتباطي صورت مي‌گيرد كه مي‌توان آنها را تحت عناوين ارتباطات، امور فرهنگي و نمايشگاه‌ها، انتشارات، سنجش افكار و پژوهش و برنامه‌ريزي دسته‌بندي كرد.

روابط عمومي زماني مي‌تواند نقش راهبردي خود را در معاونت ايفا كند كه در تشكيلات معاونت جايگاه مناسبي داشته باشد.

در بسياري از ساختارهاي معاونتي، مشاهده مي‌وشد كه روابط عمومي به عنوان يك واحد فرعي امور اداري يا امور خدماتي منظور شده است كه در اين صورت روابط عمومي نمي‌تواند جايگاه و نقش راهبردي داشته باشد.

 

گروه‌هاي اصلي روابط عمومي

روابط عمومي در معاونت برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي رئيس‌جمهور از 4 گروه اصلي تشكيل شده است كه هر يك مأموريت خاصي را بر عهده دارند:

1-گروه رسانه‌ها و ارتباطات

2-گروه تحقيقات و افكارسنجي

3-گروه تبليغات و تشريفات

4-گروه اطلاع‌رساني و انتشار

 

اهداف و وظايف گروه رسانه‌ها و ارتباطات

- مطالعه و بررسي اخبار رسانه‌اي، ديداري، شنيداري، نوشتاري و پايگاه‌هاي اطلاع‌رساني داخلي و خارجي و استخراج مطالب مربوط به معاونت و انتقال آنها به مسئولان و كارشناسان معاونت.

- تامين، تهيه و تنظيم آمار، اطلاعات و مستندات مورد نياز رسانه‌هاي جمعي و الكترونيكي (پايگاه‌هاي اطلاع‌رساني) با همكاري واحدهاي تخصصي ذيربط.

- تهيه و ارسال خبر گزارش به رسانه‌ها (مصوبات، اخبار توليدي، گزارش جلسات)

- تهيه و تنظيم اصلاحيه و تكذيبيه

- اطلاع رساني به رسانه‌ها

- تهيه و تنظيم آگهي‌هاي معاونت

- تحليل محتواي روزنامه‌ها

- تهيه عملكرد ماهانه‌ ارتباط با رسانه‌ها

- تحليل برنامه‌هاي صدا و سيما

- تهيه بريده جرايد

- برنامه‌ريزي و اجراي نشست‌هاي ادواري با نمايندگان رسانه‌ها

- ترتيب دادن مصاحبه‌هاي مطبوعاتي و راديو - تلويزيون براي رياست، معاونان و مديران معاونت حسب اعلام رسانه‌ها و يا بنابر پيشنهاد روابط عمومي

- هماهنگي حضور مسئولان در برنامه‌هاي راديو – تلويزيون

 

اهداف و وظايف گروه تحقيقات و افكارسنجي

- برنامه‌ريزي، تنظيم و اجراي برنامه‌هاي توسعه روابط معاونت با مخالفان داخلي و خارجي (كاركنان و جامعه) به منظور دريافت و بررسي انتقادها و پيشنهادها و افزايش روحيه نشاط كاركنان

- برنامه‌ريزي، تنظيم و اجراي برنامه‌هاي گسترش ارتباطات رسانه‌اي معاونت با هدف تشريح فعاليت‌ها، اقناع افكار عمومي و پاسخگويي به اذهان جامعه

- جمع‌آوري كليه آمار و اطلاعات مربوط به معاونت به تفكيك واحدهاي مختلف مشتمل بر وظايف، فعاليت‌ها، آمار و اطلاعات پرسنلي و برنامه‌هاي آتي هر واحد و اهتمام لازم در به‌روز نگه‌داشتن اطلاعات مربوط جهت تغذيه اطلاعاتي ساير بخش‌هاي روابط عمومي بر حسب نياز

- ارايه پيشنهاد، تهيه و اجراي طرح‌هاي افكارسنجي (بين‌ كاركنان و مراجعين به معاونت، ساير اقشار مردم، رسانه‌ها و معاونت‌ها و دستگاه‌هاي اجرايي) و همچنين جمع‌بندي و تحليل نتايج به دست آمده و سنجش بازخورد و ارزيابي‌ها

- افكارسنجي، تحليل، نتيجه‌گيري و ارايه مشورت‌هاي لازم براساس نتايج حاصل از آنها به رئيس معاونت

- تهيه و تدوين آرشيو و بانك اطلاعاتي از كتب و نشريات تخصصي موجود در روابط عمومي و فيش‌برداري از موجودي آرشيو

- تعيين اولويت‌هاي آموزشي همكاران روابط عمومي در مركز و استان‌ها و برنامه‌ريزي لازم براي اجراي دوره‌هاي آموزشي

- برآورد ملزومات آموزشي اعم از كتاب، نوار و فيلم و پيشنهاد برگزاري كنفرانس‌ها و سمينارهاي آموزشي براي همكاران

- تهيه طرح جامع اطلاع‌رساني متضمن بيان سياست‌ها و اولويت‌ها در انعكاس اخبار استان‌ها و ارسال مواد آموزشي لازم براي اجراي طرح فوق به استان‌ها

- زمينه‌سازي براي تقويت ارتباط مردمي معاونت و ارايه پيشنهادهاي عملي براي دريافت نظرات، خواسته‌ها و انتقادات مردم از مبادي مختلف ارتباطي

- جمع‌بندي و تدوين اهم نظرات، خواسته‌ها و انتقادات مطرح شده براي ارايه به مسئولان ذيربط در قالب مجموعه‌هاي ادواري (هفتگي – ماهانه) و پيگيري موضوع تا حصول مطلوب

- برنامه‌ريزي و اجراي طرح‌هاي تقويت ارتباط مردمي رياست معاونت و معاونان در قالب برنامه‌هاي بازديد، ديدارهاي عمومي و حضوري مسئولان معاونت در مجامع مختلف و تشكيل جلسات پرسش و پاسخ

- برقراري ارتباط مداوم و مستمر با مسئولان روابط عمومي استان‌ها و معاونت‌هاي وابسته

- برنامه‌ريزي براي تهيه و ارسال كتب جزوات و نشريات تخصصي روابط عمومي به استان‌ها

- كنترل كيفي فعاليت‌هاي بخشهاي مختلف روابط عمومي و تهيه گزارش‌هاي تحليلي ادواري (هفتگي، ماهانه، سه‌ماهه، شش ماهه، سالانه) از پيشرفت فعاليت‌ها براي مديريت

- پياده كردن نوارهاي سخنراني رئيس معاونت و ساير مسئولان حسب مورد و نياز، ويرايش متون، نظارت بر تايپ و تكثير متون پياده شده و ارسال براي مراجع ذيربط

- رسيدگي به نيازهاي تحقيقي و پژوهشي دانشجويان، محققان و پژوهشگران مراجعه كننده به معاونت، نظارت بر حسن اجرا و كنترل كيفي پژوهش‌هاي در حال انجام مراجعين ياد شده

- ارزيابي سالانه عملكرد روابط عمومي معاونت‌هاي برنامه‌ريزي و نظارت راهبردي استانها و معاونت‌هاي وابسته در چهار حوزه انتشارات تبليغات، افكارسنجي و ارتباطات جهت انتخاب روابط عمومي‌هاي برتر

- تهيه گزارش‌هاي مربوط به نظرسنجي‌هاي طرح تكريم ارباب رجوع به صورت ماهانه (شامل مراحل جمع‌آوري فرم‌ها، استخراج اطلاعات، رايانه‌اي كردن اطلاعات استخراج شده، گزارش‌گيري و ارسال گزارش‌ها براي مسئولان ذيربط)

- تهيه گزارش عملكرد معاونت به تفكيك معاونت‌ها – دفاتر و وظايف به صورت سالانه

- تهيه آمار نامه‌ها و بولتن‌هاي لازم و تدوين گزارش‌هاي مربوط به تحولات شاخص‌هاي كلان و بخشي كشور و ارايه به مسئولان ذيربط (حسب مورد)

- تدوين طرحهاي مربوط به تحولات شاخص‌هاي كلان و بخشي در استان‌ها و تدوين گزارش‌هاي لازم در اين زمينه به منظور استفاده مسئولان ذيربط در سياستگذاري‌ها و خط‌مشي‌ها و نصب بر روي سايت معاونت

- آماده‌سازي داده‌ها و اطلاعات مختلف از جمله: اخبار، مصوبات،‌ انتصابات، تصويب‌نامه‌ها و... براي نصب روي وب سايت معاونت

- آماده‌سازي و ارسال فايل‌هاي تهيه شده با فرمت‌هاي مختلف مانند: Pdf، jpg و... نشريه برنامه، نشريه پيوست برنامه و انتشارات موردي (ماه‌نامه‌ها و گاه‌نامه‌ها و...) براي وب سايت معاونت

- دريافت، طراحي، آماده‌سازي، تبديل و تفكيك اطلاعيه‌ها و... و نصب بر روي اينترانت معاونت

- طراحي و تغذيه وب سايت روابط عمومي و همكاري در تهيه وب سايت‌هاي مشابه در صورت ارجاع و لزوم

- همكاري با تشكل‌ها (بسيج، دارالقرآن و تعاوني‌ها) به منظور رفع نيازهاي تبليغي و انتشاراتي

-      ارايه خدمات آموزشي و راه‌اندازي رايانه‌هاي دفتر و...

- انجام امور مربوط به پست صوتي معاونت (مسئوليت مديريت پست صوتي معاونت، مسئوليت اخذ اطلاعات از پست صورتي، مسئوليت انعكار نظرها، انتقادها، سوال‌ها و پيشنهادها به واحدهاي ذيربط معاونت، مسئوليت ارسال شكايت‌ها، مسئوليت پاسخگويي به سوالات با توجه به سوابق، مسئوليت پيگيري با توجه به سوابق مسئوليت پيگيري موضوعات تا نتيجه نهايي، مسئوليت تهيه گزارش‌هائي آماري و تحليلي و ارسال براي استحضار معاون محترم امور اداري مالي)

-      انجام تحقيقات موردي و ارجاعي از سوي مديريت

 

اهداف و وظايف گروه تبليغات و تشريفات

گروه تبليغات و تشريفات با هدف مديريت و اجراي فعاليت‌هاي تبليغاتي و تشريفات لازم مراسم‌هاي ملي، مذهبي، جلسات اداري، گردهمايي‌ها و... تشكيل شده است و عهده‌دار وظايف زير مي‌باشد:

- انجام امور مربوط به مناسبت‌ها و مشاركت فعال با ساير واحدهاي معاونت در زمينه برنامه‌ريزي و اجرا

- انجام امور تشريفات و برگزاري جلسه‌ها و پذيرايي از مهمانان داخلي و خارجي با هماهنگي و همكاري ساير واحدهاي معاونت

- برنامه‌ريزي جهت توليد اقلام تبليغي با استفاده از توان، تجربه و ظريفت نيروهاي انساني موجود (تهيه پلاكارد- تراكت – بوم و...)

- ارسال كارت يا پيام تسليت خطاب به شخصيت‌هاي كشوري يا همكاراني كه در فراغ بستگان درجه اول سوگوارند

- ارسال كارت يا پيام تبريك خطاب به همكاراني كه پيشامد خوشايندي براي آنها اتفاق افتاده باشد ازدواج، ولادت فرزند، انتصاب، سالروز ولادت‌ها...،

- عكس‌برداري، صدابرداري و تصويربرداري از جلسات و مراسم اداري معاونت شامل: همايش‌ها، نشست‌ها، كنفرانس‌ها، سمينارها، جلسات سخنراني، مصاحبه‌هاي خبري، عكس‌برداري و صدابرداري و تصويربرداري از سفرهاي مقام‌هاي معاونت

- ايجاد پوشش سمعي و بصري از مناسب‌هاي ملي و مذهبي كه در معاونت برگزار مي‌شود

- مديريت و نظارت يا برپايي نمايشگاه‌هاي داخل يا خارج معاونت در موضوعات مختلف از قبيل: نمايشگاه‌هاي عملكردي، تخصصي، كتاب و...

- جمع‌آوري و نگهداري اقلام تبليغاتي به گونه‌اي كه امكان استفاده در مناسبت‌هاي آتي فراهم گردد.

 

تصوير 1 -  دوره آموزشیAPO

 

 

تصوير 2 – دوره آموزشي مشترك سازمان ملي بهره وري ايران و APO

اهداف و وظايف گروه اطلاع‌رساني و انتشارات

گروه اطلاع‌رساني و انتشارات با هدف جمع‌آوري، تدوين، پردازش و ارايه اخبار و رويدادهاي داخلي معاونت تشكيل شده است و بر امر گردش اطلاعات درون معاونتي نظارت ميكند اين گروه عهده‌دار وظايف زير مي‌باشد.

-      برنامه‌ريزي، تنظيم و اجراي برنامه‌هاي اطلاع‌رساني درون معاونت

- سازمان‌دهي امور مربوط به نشريات عمومي معاونت كه در زمينه اطلاع‌رساني منتشر مي‌شود

 

تصوير 3- دوره آموزشي مديريت سبد پروژه

-      جمع‌اوري و تنظيم اخبار، گزارش، مقالات، مصاحبه‌ها و... مرتبط با فعاليت‌هاي معاونت به منظور استفاده

 در نشریه داخلی:

تصوير 4- دوره آموزشي مديريت سبد پروژه

-      طراحي و تهيه طرح‌هاي گرافيكي ويژه نشريات روابط عمومي

- تايپ اوليه، حروف‌چيني، تصحيح، غلط‌گيري و صفحه‌بندي محتويات نشريات روابط عمومي

- نظارت بر كليه مراحل فني توليد شامل: تكثير، ليتوگرافي، چاپ، صحافي و... نشريات روابط عمومي

- انجام كليه امور تحريريه نشريات شامل: نمونه‌خواني، تصحيح متون، اولويت‌بندي مطالب، انتخاب تيتر ويرايش و...

- توزيع نشريات روابط عمومي يا نشرياتي كه به واحد ارسال مي‌شود با عنايت به ارتباط موضوعي نشريات با حوزه فعاليت واحدهاي اداري

- همكاري و مشاركت در انتشار ساير نشريات معاونت از جمله پيام تحول اداري و نشرياتي كه در مواقع خاصمنتظر خواهد شد.

- فراهم آوردن امكان چاپ و تكثير اقلام مورد نياز معاونت شامل: پوستر، بروشور، تراكت و...

- تهيه فهرستي از مجريان طرح‌هاي انتشاراتي اعم از: طرح، ليتوگراف، چاپخانه، صحاف و... با ذكر نام، نشاني، شماره تماس، ميزان دقت و كارآيي و...

- شناسايي و اعلام نيازهاي آموزشي گروه در حوزه اطلاع‌رساني و انتشارات به كارشناس امور آموزش دفتر به منظور فراهم آوردن فرصت‌هاي آموزشي و افزايش مهارت‌هاي شغلي كاركنان اين بخش

- تغذيه «وب‌سايت» اطلاع‌رساني دفتر و انجام امور اجرايي سيستم پست صوتي و تلفن گويا

-      انجام ساير امور حسب دستور مقام مافوق