موفقیت گزارش
موفقیت هر گزارشی بستگی به نحوة طرح‌ریزی آن دارد، بنابراین طرحِ هر گزارش، باید پاسخگوی نیازهای زیر باشد:
الف-کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.
ب- نظم منطقی مطالب را بر اساس رعایت تقدم و تأخر و طبقه‌بندی صحیح به دست دهد.
ج- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهیم اصلی گزارش را به آسانی و روشنی دریابد.
د- برای هر کسی حتی اگر با جزئیات فنی و علمی آن آشنایی کامل نداشته باشد در مراجعات بعدی قابل قبول بوده، دچار سوء تعبیر نشود.
مرحله سوم : نگارش
خوب اندیشیدن و تمرکز داشتن، مایة نگارش است و نگارش خوب به سرمایه‌های علمی، مطالعه، آگاهی، احاطه به موضوع، دقت و تمرین و ممارست نیاز دارد. گزارش اثربخش گزارشی است که علاوه بر شیوایی سخن، به نکات اساسی زیر توجه نماید:
الف- فکر کردن قبل از نوشتن.
ب- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی.
پ - در نظر گرفتن خواننده.
ت- آگاهی به نکات دستوری و جمله‌بندی در حد لزوم.
ث- ترجیح ساده‌نویسی به پیچیده‌نویسی.
ج - پرهیز از به کار بردن لغات و ترکیبات دور از ذهن.
چ - به کار بردن لغات، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی و مشخص دارند.

ح - بیان حقایق، بی آن که قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم.
خ- دانستن فن گزارش‌نویسی.
فکر نویسنده (گزارشگر) قبل از هر چیز باید متوجه هدف موضوعی باشد که دربارة آن باید گزارش تهیه کند، چه؛ هدف، هم آغاز حرکت است و هم پایان آن، و اگر موضوع را فراموش کند، قادر به ابلاغ پیام خویش نخواهد بود.
نباید فراموش کرد که هر جمله گزارش باید حامل پیام باشد، و زمانی این مقصود حاصل می‌شود که روحِ هدف و موضوع در کالبد جمله‌ها و بندها نفوذ کرده باشد.
نوشتة شما؛ چه یک گزارش ساده باشد چه گزارش پیچیده، در هر دو صورت باید هدف و مقصودی داشته باشید و قبل از آغاز کار باید دید نوشتة شما برای رساندن کدامیک از هدفهای زیر است:
- برانگیختن علاقة خواننده.
- اثر گذاشتن روی حالاتِ روحی او.
- دادن پاره‌ای اطلاعات.
- حلّ و فصل یک مسألة پیچیده و یا ساده.
- اعلام نتیجة یک مأموریت فردی یا گروهی.
- اعلام نتیجة یک تحقیق علمی، اقتصادی، اجتماعی و ...
- ارزیابی به وسیلة خواننده، صدور حکم نهایی توسط او.
نویسنده نباید اجازه دهد که خواننده، در طول گزارش؛ یعنی مقدمه؛ متن و نتیجه یا پیشنهاد دچار سردرگمی و آشفتگی گردد، و از همان آغاز باید به وی دربارة گزارش، یک نظر کلی داده شود و معمولاً نویسنده، این وظیفه را در مقدمة گزارش انجام می‌دهد.
وظیفة مقدمه آن است که خواننده را بدون آنکه دچار سردرگمی شود در جریان فکر و هدف نویسنده قرار دهد، و او را آماده سازد تا پیام نویسنده را به روشنی دریافت کند.
هر مقدمه دارای سه وظیفة اصلی است:
الف- روشن ساختن موضوع گزارش برای خواننده.
ب- مشخص نمودن هدف نویسنده از نوشتن گزارش.
ج- به دست دادن طرح و نقشة ارائة مطلب.
مرحلة چهارم: تجدیدنظر و اصلاح گزارش.
پس از نوشتن گزارش، لازم است در آن تجدید نظر شود و با مرور دقیق نوشته، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده، یادداشت و در جای خود درج گردد و یا آنچه زاید بر اصل است، حذف شود.
اگر تجدید نظر با دقّت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقایص برطرف خواهد شد.
علمای فن، انجام دادنِ سه کار را در مرحلة تجدید نظر توصیه می‌کنند:
الف- گزارش را به یکی از همکاران بدهیم تا او بخواند و از زاویة دید خود مفهوم آن را بازگو کند و چنانچه در انتقال فکر، مانعی یا نقصی مشاهده شد، بتوانیم آن را جبران کنیم.
ب-گزارش را بلند بخوانیم، تا از راه گوش و چشم، معایب و کمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.
ج- گزارش را پس از یک استراحت کامل از نو بخوانیم تا کاستی‌ها و مطالب اضافی، بیشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح کنیم.
تجدید نظرِ نوشته، قدم بزرگی در راه روشن نویسی محسوب می‌شود. در این مرحله است که شخص آنچه را که می‌خواسته بگوید، می‌بیند؛ نه آنچه را که نوشته است.
کافی است در تجدید نظر، خود را به جای خواننده قرار دهیم و از دریچة چشم او به موضوع بنگریم.