بهینه سازی بودجه با استقرار روابط عمومی الکترونیک
چگونگی برنامه ریزی دخل و خرج و هزینه –فایده کردن امور در مدیریت های فردی و سازمانی از جمله مواردی است که همواره باید مورد بررسی و حسابرسی قرار گیرد. این امردر سازمانهایی که متکی به توان و درآمد خود هستند نمود بیشتری می یابد چرا که حیات سازمان شان در گرو فعالیت مبتنی بر برنامه ریزی و کسب درآمد و صرف آن در امور ضروری است . مدیران این سازمانها تامین درآمد بیشتر از طریق مصرف بهینه بودجه و منابع مالی و انسانی و کاستن از هزینه ای غیر ضرور را به عنوان خط مشی اساسی سازمان خویش ترسیم کرده و افزایش بهره وری در سازمان را دنبال می نمایند .اما در سازمانهای دولتی که با پشتوانه مالی دولت امور خویش را به انجام می رسانند و تنها به بودجه دریافتی اکتفا می کنند وضع متفاوت است چراکه انگیزه لازم برای مدیران و نیروی انسانی به منظور بهره وری بیشتر وجود ندارد و به محض کاهش بودجه بدون توجه به ایجاد انگیزه و کاستن از هزینه ای غیر ضرور به دنبال کاهش هر نوع هزینه ای البته بر اساس سلیقه و نگاه غیر کارشناسی مدیران هستند
با توجه به توصیف فوق نگاه به روابط عمومی ها در حوزه های خصوصی و دولتی نیز متفاوت است .حوزه خصوصی استفاده از روابط عمومی و افزایش هزینه های آن را نوعی سرمایه گذاری و تلاش در جهت کسب درآمد بیشتر می داند و نه تنها از بودجه آن نمی کاهد بلکه با افزایش هزینه ها در این حوزه ارتقای سازمان و ادامه حیات آن را تضمین می کند .البته یاد آور ی این نکته حایز اهمیت است که افزایش هزینه و بودجه روابط عمومی نباید به اقداماتی منجر شود که از قبل آن سودی عاید سازمان نشود و بدتر از آن به سازمان زیان رساند. اما از سوی دیگر در سازمانهای دولتی بلافاصله با مواجه شدن با کاهش بودجه، مراکز هزینه ای سازمان مورد بررسی قرار می گیرد و در گام آغازین روابط عمومی به عنوان بخش هزینه بر مورد عتاب قرار گرفته و هزینه های آن قلع و قمع می شود غافل از آنکه بسیاری از هزینه هایی که روابط عمومی انجام می دهد خود منجر به کاهش هزینه های سازمان در سایر بخش ها می گردد.
با آغاز به کار دولت نهم که دستورالعمل کاهش هزینه ها به سازمانها ارسال گردید بلافاصله از بودجه های روابط عمومی های به خصوص در بخش تبلیغات و اطلاع رسانی کاسته شد و عمده ترین آسیبی که به سازمانها و دولت واردگردید عدم اطلاع مردم از اقدامات نهادها و سازمانها بود که با وجود کارهای فراوان مردم از آنها بی خبر بوده وهستند حال آنکه با بهینه سازی هزینه کرد تبلیغات و تجهیز روابط عمومی به ابزارهای اطلاع رسانی و تسهیل بخش ارتباط مردم با سازمان، می توانستند پیوند سازمان را با مخاطبان و مشتریان استحکام بخشند و در هزینه های سازمان و اتلاف وقت و هزینه مردم و مراجعات آنان به سازمان صرفه جویی نمایند.
امسال نیز که از سوی مقام معظم رهبری سال اصلاح الگوی مصرف نامگذاری شده است برخی از مدیران کاهش هزینه ها و صرفه جویی البته نه به معنای "درست مصرف کردن" که به معنای "مصرف نکردن" را در دستور کار قرار داده اند و با تعبیر غلط از فرمایشات رهبری مسیر نامناسب را برگزیده اند و برای کاهش هزینه ها یا به سراغ نیروی انسانی رفته و اضافه کار و تسهیلات رفاهی آنها را قطع کرده اند و در شکل سازمانی تر آن به بهانه صرفه جویی، بودجه روابط عمومی ها را کاهش داده و یا آنها را برای کاهش هزینه تحت فشار قرار داده اند غافل از آنکه هزینه های سازمان در بخش روابط عمومی سازمان را منتفع می کند و تحت فشار قرار دادن این واحد به سازمان آسیب می رساند .
ناگفته نماند که روابط عمومی ها نیز اصلاح در نوع هزینه کردن بودجه و انجام برنامه ها مبتنی بر برنامه ریزی مشخص را باید وجهه همت خود قرار دهند و استفاده بیشتر از ابزارهای الکترونیکی به منظور انتقال سریع پیام و نهادینه ساختن روابط عمومی الکترونیک در سازمان را در دستور کار قرار دهند .در این زمینه چند راهکار پیشنهاد می شود:
1- اولویت بندی امور تبلیغی و برآورد دقیق از هزینه-فایده اجرای آن
2- انتخاب پیام تبلیغی و ابزار مناسب تبلیغ برای افزایش اثر بخشی آن
3- بررسی و ارایه راهکارهای افزایش درآمد در سازمان و شناسایی هزینه های غیر ضرور
4- بهره گیری از ابزارهای نوین اطلاع رسانی به مشتریان و مدیران سازمان
5- تجهیز روابط عمومی به امکاناتی که تسهیل کننده ارتباط مردم بوده و از مراجعات غیر ضرور آنها جلوگیری شود مانند تلفن گویا،سامانه پیامک و...
6- ایجاد تحرک و پویایی بیشتر به سایت سازمان وپاسخگویی سریع به نیاز های مخاطبان
7- فعال سازی نظام پیشنهادات سازمان و مشارکت فعال کارکنان در اصلاح شیوه ها و گزینش بهترین پیشنهاد ات برای کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری
نکته پایانی آنکه شایسته است مدیران سازمانها نیز ملاک هزینه کردن برای امور را کیفیت و در نظر داشتن ابعاد گوناگون آن قرار دهند چراکه در این صورت انجام هر امری صرفا هزینه کردن نیست بلکه در راستای بهره وری سازمان تعبیر می شود

زهرا رضاعلی