«گزارش نویسی»

غالب تصمیم‌های مدیران و مسئولان سازمان‌ها و مؤسسات برمبنای گزارش‌هایی است که از قسمت‌های مختلف دریافت می‌دارند و نحوه‌ي تهیه و ارائه‌ي گزارش‌ها، در قضاوت‌ها، عملیات، سرمایه گذاری‌ها، هزینه‌ها، استخدام‌ها، خط مشی‌ها، روش‌ها، تشویق‌ها، توبیخ‌ها و به طور کلی در سرنوشت حال و آینده‌ي آن سازمان‌ها و مؤسسات تأثیرگذار می‌باشد، از این رو در تهیه و تنظیم هر نوع گزارش از مرحله‌ي تصور و اندیشه، تا تدوین و بیان و انتقال مفاهیم به خواننده باید نهایت دقت و توجه را مبذول داشت.
در كليه سازمان‌ها، عنصر يا حيطه‌ي گزارش‌دهي جزء مهمترين بخش برنامه‌ريزي است، چرا كه مي‌تواند زمينه تصميم‌گيري‌هاي مناسب و مؤثر در درون سيستم را فراهم نمايد. در اغلب موارد گزارش‌هاي ناقص، جدول‌هاي فراوان، جمع‌آوري اطلاعات به شكل موازي، كيفي نبودن گزارش‌ها، فقدان بازخورد و به‌كارگيري آنها براي تصميم‌گيري و ... عمده‌ترين مشكل نظام برنامه‌ريزي ادارات محسوب مي‌شود. درك درست از امور و روابط سازماني مي‌تواند تأثير مهمي بر نحوه‌ي گزارش‌دهي صحيح داشته باشد و زمينه‌ي‌ تصميم‌گيري مناسب را فراهم كند.
گزارش ابزار اطلاع از ضعف و قوت‌ها، زمينه‌ساز ارزيابي ميزان موفقيت در تحقق برنامه‌ها و اهداف و فراهم‌كننده امكان تشويق يا توبيخ دست‌اندركاران مي‌باشد.
تعريف گزارش:
گزارش عبارت است از تهيه و ارائه اطلاعات سازمان يافته درباره‌ي اقدامات و رويدادهاي انجام شده و يا درحال انجام، که بر مبناي آن، گيرنده‌ي گزارش مي‌تواند تصميمات دقيق‌تري اتخاذ کند.
گزارش‌ها در ساده‌ترين شكل خود، نوشتاري هستند، هر چند گزارش‌هاي گفتاري يا صورت‌هاي مختلفي همچون فيلم، عكس، اسلايد، لوح فشرده و ... نيز تهيه مي‌شوند.
انواع گزارش با معيارهاي مختلف :
1- انواع گزارش بر حسب شيوه‌ي ارائه گزارش :
الف- شفاهي ب- کتبي
2- انواع گزارش بر حسب تعداد تهيه‌کنندگان:
الف- فردي ب- جمعي يا گروهي
3- انواع گزارش بر حسب حجم:
الف- گزارش کوتاه - تا 10 صفحه
ب- گزارش بلند- بيش از 10 صفحه
4- انواع گزارش بر حسب دوره‌ي انتشار:
الف- گزارش ادواري - در دوره زماني مشخص ( روزانه ، هفتگي ، ماهانه ، فصلي ، شش ماهه ، سالانه )
ب- گزارش موردي يا مقطعي - در زمان‌هاي خاص
5- انواع گزارش بر حسب مخاطبان:
الف- گزارش به هم‌رديفان
ب- گزارش به کارکنان
د- گزارش به رسانه‌ها
ه – گزارش به نهادهاي نظارتي( ديوان محاسبات، حسابرسان مستقل، سازمان حسابرسي، ديوان عالي کشور، سازمان بازرسي و ...)
و- گزارش به عامه‌ي مردم( نماز جمعه، جشن عمومي و سخنراني‌هاي عمومي و ...)
6-انواع گزارش بر حسب ميزان دسترسي:
الف- عادي
ب- محرمانه
ج- خيلي محرمانه
د- سري
ه- کاملا سري
7- انواع گزارش بر حسب موضوع و هدف :
الف- گزارش اطلاعي - صرفا ارائه اطلاعات
ب- گزارش تحقيقي- بررسي علت‌ها و روابط بين عوامل
ج- گزارش تحليلي- جزء جزء کردن موضوع
8- انواع گزارش بر حسب محورهاي تخصصي ( يک محور معين)
الف- گزارش مالي
ب- گزارش امور رفاهي
ج- گزارش ورزشي
د- گزارش سياسي
و... .
اصلي‌ترين بخش‌هاي يك گزارش شامل موارد زير است:
- موضوع يا مسأله گزارشي
- نويسنده يا نويسندگان‌ / تهيه‌كنندگان
- هدف يا هدف‌ها
- ساختار
- مخاطب يا مخاطبين
يك گزارش خوب بايد عكس‌العمل مخاطب را برانگيزد، متقاعد كننده باشد و تمركز در عمل به‌وجود آورد. گزارش مي‌تواند به صورت‌هاي مختلفي از جمله گزارش عملكرد، گزارش آماري، گزارش پيشرفت برنامه، گزارش اداري - مالي، گزارش ارزشيابي و گزارش خبري تهيه و ارائه شود. نوشتن گزارش كاري نيازمند صبر و حوصله است نه كاري مشكل. چنانچه بتوان از روش علمي و منظم استفاده كرد، دستيابي به گزارش مطلوب دور از ذهن نخواهد بود.
در تهيه و نوشتن گزارش سه مرحله را مي‌توان با جزئيات بيشتر مورد بررسي قرار داد:
مرحله اول: قبل از نوشتن
مهمترين چيزي كه در اين مرحله بايد مورد نظر باشد، علت نوشتن است. چرا و در باره‌ي چه چيزي مي‌خواهيد بنويسيد. براي پاسخ گفتن به اين سؤال سه عنصر نويسنده، مخاطب و منابع را بايد بررسي كرد. به عنوان عنصر اول – نويسنده- شما در جايگاهي قرار گرفته‌ايد كه قصد داريد گزارشي از يافته‌ها يا تجربيات يا عملكرد خويش را بنويسيد. ممكن است به شما دستور داده شده باشد كه از فعاليت‌هاي سازماني خود گزارشي تهيه كنيد. اينكه چرا شما انتخاب شده‌ايد در پاسخ به اينكه چرا مي‌ خواهيد گزارش بنويسيد، بسيار مهم است. حال به موضوع گزارشي كه مي‌خواهيد بنويسيد، فكر كنيد. تفكر و تدبر در موضوع و درك صحيح از آنچه از شما خواسته‌اند يا خودتان علاقه‌مند به ارائه آن هستيد، بسيار با اهميت است. داشتن اصطلاحات و مفاهيم اساسي بين شما و مخاطب و رسيدن به يك درك مشترك از مفاهيم در اين مرحله حتماً انجام شود. در قسمت بعد بايد به هدف گزارش بپردازيد. گزارش‌ها بايد واقعيت‌ها را نشان دهند و در صورت امكان راه‌حل‌‌ها را پيشنهاد كنند و با انتقال پيام خود به مخاطب ارتباط سازنده‌اي را ايجاد كنند. اين مهم به‌دست نخواهد آمد مگر آنكه درك مناسبي از هدف گزارش به‌دست آيد.
مخاطب گزارش چه كسي يا كساني هستند؟ درك مناسب و مؤثر گزارش از سوي مخاطب، حياتي است. در هنگام نوشتن همواره بايد مخاطب را در نظر داشت در غير اين‌صورت ارتباط درست برقرار نخواهد شد. شناخت مخاطب، ساماندهي مناسب اطلاعات گوناگون را فراهم مي‌كند زيرا ممكن است اطلاعات فراواني ارائه شوند اما مخاطبان متفاوت در سطوح مختلفي به اطلاعات نياز داشته باشند. شناخت مخاطب به انتخاب زبان گزارش هم كمك خواهد كرد، بديهي است نوشتن براي افراد متخصص با عادي متفاوت خواهد بود.
منابع تهيه گزارش نيز با اهميت هستند. نوع مواد و مطالب مورد نياز، محل پيدا كردن آنها اندازه و ميزان نياز، نحوه‌ي گردآوري آنها، مهارت‌هاي مورد نياز براي آزمايش‌هاي لازم و در نهايت شيوه‌ي طبقه بندي كردن، همه از عوامل مهمي هستند كه در اين قسمت بايد مورد توجه قرار گيرند. برقراري نظم و قاعده در جمع‌آوري و ثبت اطلاعات مانع در هم ريختگي و اتلاف وقت در اين مرحله است.
بنابراين به نظر مي‌رسد داشتن يك طرح گزارش مي‌تواند بسيار مهم باشد. در طرح گزارش مي‌توان نقشه‌ي تهيه و تدوين و ارائه‌ي گزارش را ترسيم نمود و به تعبير ديگر همه‌ي آنچه را كه در هنگام تهيه و ثبت گزارش بايد انجام شود، بايد در نظر گرفت. چنانچه بتوانيم به دسته‌بندي مناسب در اين زمينه دست پيدا كنيم نيمي از راه تهيه‌‌‌‌‌‌‌‌‌ي گزارش را طي كرده‌ايم.
مرحله دوم: هنگام نوشتن
سه نكته‌ي اساسي را در اين مرحله بايد در نظر گرفت، اول ساختار ، دوم زبان و سوم چگونگي ارائه‌ي گزارش. هر گزارش بسته به نوع و هدف آن داراي ساختار معيني است. گزارش‌هاي علمي و تحقيقي با گزارش‌هاي موردي و اداري به لحاظ ساختار متفاوتند، هر چند مي‌توان اساس آنها را يكي دانست و عناصر زير را در همگي مورد توجه قرار داد:
1- عنوان 2 - فهرست 3 – چكيده 4- مقدمه 5- روش گردآوري اطلاعات 6- يافته های نتايج 7- پيشنهادها و توصيه‌ها 8- مأخذ (در صورت لزوم)
در عنوان، موضوع گزارش ذكر مي‌شود و به‌دنبال آن نام نويسنده يا نويسندگان و در صورت نياز نام سازمان يا نهاد مربوطه ذكر مي‌شود و سپس فهرست مطالب (در صورت طولاني بودن گزارش) آورده مي‌شود. چكيده‌ي گزارش، مختصري از همه‌ي آنچه در گزارش آمده است، خواهد بود و توصيه مي‌شود بين 150 تا حداكثر 300 كلمه باشد. در قسمت مقدمه، زمينه و اهميت كلي موضوع، دامنه و وسعت آن و هدف از تهيه گزارش و كاربردهاي احتمالي آن به صورت منظم نوشته مي‌شود . روش گردآوري اطلاعات را نيز مي‌توان در همين مقدمه ذكر كرد. در قسمت نتايج كه اصلي‌ترين بخش گزارش است، يافته‌ها را به صورت منظم بايد توضيح داد. عكس‌ها و تصاوير و مدارك مستند را نيز در همين قسمت مي‌توان قرار داد. انتخاب مناسب عكس‌ها و مدارك مستند، جلب توجه مخاطب را به‌دنبال خواهد داشت، اما نبايد اين قسمت را بيش از اندازه طولاني نمود. تمركز بر يافته‌هاي اصلي مي‌تواند از اين امر جلوگيري نمايد.
در قسمت پايان گزارش، بايد توصيه‌ها و پيشنهادهاي ناشي از يافته‌هاي گزارش را ارائه نمود. اين مواد بايد شامل راه حل‌هايي براي بهتر شدن وضعيت يا حل مشكل يا مسأله‌ي گزارش ارائه كند . توصيه‌ها بايد با هدف در رابطه باشند و بسيار روشن و صريح بيان ‌شوند. بهتر است هر توصيه را جداگانه نوشت تا هركدام به تصميم خاصي يا عمل مشخصي منجر شوند. سپاسگزاري از افرادي‌كه به نوعي نويسنده را در تهيه‌ي گزارش ياري كرده‌اند، و سپس در صورت لزوم مأخذ آورده مي‌شود. چنانچه مدارك خاصي مد نظر باشد در پايان گزارش الصاق خواهد شد.
در گزارش، برقراري ارتباط از راه كاربرد زبان صورت مي‌پذيرد. يك نويسنده بايد به بهترين شكل و با ساده‌ترين و رايج‌ترين زبان به برقراري ارتباط صحيح بپردازد. استفاده از قالب مناسب و ريختن كلمات و جملات در آن حاكي از نحوه‌ي تفكر فرد و آرامش ذهني اوست. بنابراين تمركز بر روي هدف‌گذاري مي‌تواند بسيار مفيد باشد. استفاده از واژه‌اي كه در تعريف آنها با مخاطب، يكسان فكر مي‌كنيد، بسيار مهم است. گاه در استفاده از افعال زياده‌روي صورت مي‌گيرد كه بايد همچون استفاده‌ي مكرر از افعال مجهول خودداري شوند. ضمن اينكه سعي‌ شود تا سرحد امكان از لغات بيگانه استفاده نشود. از به‌كار بردن غلط‌هاي رايج هم پرهيز كنيد. عبارت‌هاي طولاني را به جملات يا كلمات كوتاه و مختصر تبديل كنيد و براي جلوگيري از طولاني شدن پاراگراف سعي كنيد از جملات كوتاه استفاده نماييد. ظاهر گزارش اولين محل برخورد نگاه مخاطب با كار شماست، بنابراين در صورتي كه به ظاهر گزارش خود اهميت دهيد، حتماً در جلب توجه مخاطب گام برداشته‌ايد . حجم نوشته، فاصله‌ي بين خطوط، نوع تايپ فضاي صفحه‌ را به دقت طراحي كنيد. اگر عنوان‌هاي فرعي داريد در شماره‌گذاري و نحوه‌ي تنظيم آنها دقت كنيد تا مخاطب بتواند به بخش‌هاي مختلف به راحتي دسترسي داشته باشد.
مرحله سوم: پس از نوشتن
خواندن چند باره‌ي متن نوشته شده را همگان توصيه كرده‌اند. نظر خواهي از دوستان با قرار دادن متن در اختيار آنان و درخواست نقد و بررسي نوشته بسيار مؤثر است. سپس موارد ذكر شده را اصلاح و بازنگري كنيد.
نكته آخر، مستند ساختن گزارش است. براي مستند ساختن يك گزارش بايد مدارك مورد استفاده در تهيه‌ي گزارش را بدان پيوست نماييد. اين پيوست‌ها مي‌تواند از فهرست كتب مورد استفاده تا عكس‌ها، تصاوير‌، شرح دستگاه‌هاي مورد استفاده و نوارهاي ضبط صوت يا تصوير ويدئويي، فيلم و ... باشد.
در پايان بايد گفت گزارش‌نويسي يك مسئوليت است و كوچك‌ترين بي‌اعتنايي در قبال اين مسئوليت موجب تصميم‌گيري غلط مي‌شود. نكته‌ي بسيار مهم در اين مورد اين است كه تنها از راه ممارست و تمرين مي‌توان گزارش جامع و مانع و نوشته‌ي منطقي و رسا فراهم آورد. بنابراين بدون تمرين كافي حتي اگر تحصيلات كافي هم داشته باشيم، قادر نخواهيم بود مقصود خود را به سرعت و صحت از راه نوشته به ديگران برسانيم.


منابع:
گزارش‌نويسي، مهدي ماحوزي
جزوه درس گزارش‌نويسي استاد محسن اشرف‌پور
سايت شخصي دكتر محمد كمالي