تشريفات
1. سهم تشريفات در روابط عمومي موفق
بر خلاف تصور شتاب زده و سطحي نگرانه برخي، تشريفات كه از آن به عنوان ركن مهم در روابط ديپلماتيك و بين‌المللي ياد مي‌شود به معني تجمّلات و فرآيندهاي زايد و اشرافي نيست بلكه اين هنر مهم و اثرگذار كه مجموعه‌اي از اقدامات معنادار و جدي را در بر مي‌گيرد حلقه تكميل كننده ارتباط و حاوي پيام‌هاي فرهنگي و تمدني است. به عبارت ديگر صحنه‌هاي بين‌المللي مديران بين‌المللي را مي‌طلبد تا با رعايت آداب در كارخود با اعتماد به نفس و قاطعيت بيشتري به سمت موفقيت حركت نمايند. صرف نظر از معناي واژگاني تشريفات كه از مصدر تشريف گرفته شده است، اين هنر ابزاري در دستان دست‌اندركاران روابط عمومي است تا با ارتقاي سلطه خود بر آداب، توفيقات خود را افزايش دهند. از آنجايي كه احترام به ديگران عامل حفظ روان ارتباط و تعامل و عدم نمايش آداب به عنوان عامل بي‌احترامي در نظر گرفته مي‌شود، لذا رعايت آداب در روابط عمومي يك ضرورت اجتناب ناپذير است و زماني كه به اين الزامات علمي، آموزه‌هاي غني اسلامي خود را هم كه در موارد متعددي به اين مهم تكيه كرده تا جايي كه مهرورزي با مردم را نيمي از خردمندي معرفي مي‌كند بيافزايم‌، اهميت موضوع بيشتر و بيشتر نمايان مي‌شود. واقعيت اين است كه آداب‌داني بخشي از زندگي است و رعايت نكردن آداب، بر توفيقات‌، آثار سوء خواهد گذاشت. لذا براي جلوگيري از بروز هر گونه مشكل و سوء تفاهم‌، بايد اين مهم را آموخت و به آن عمل كرد. اگر چه بخشي از اين حالات عمدتاً با حيطه وظايف كاري تشكيلاتي نظير وزارت امور خارجه مرتبط است اما آشنايي ولو مقدماتي با تشريفات رسمي و ديپلماتيك جزو الزامات كاري سطوح مختلف روابط عمومي نيز به نظر مي‌رسد. صرف نظر از خرده فرهنگ‌ها كه به وفور در جوامع مختلف اعم از سنتي و مدرن يافت مي‌شود، لازم است حداقل‌هايي از تشريفات كه به عنوان آداب رايج در روابط ديپلماتيك پذيرفته شده و به آن عمل مي‌شود براي دست‌اندركاران روابط عمومي نيز تبيين و توضيح داده شود تا در كنار علاقه‌مندي و مطالعات تكميلي آنان‌، به هر چه ايده‌آل‌تر برگزار شدن اين گونه نشست ها و برنامه‌ها كمك كند.
نكات معمول در انجام تشريفات روابط ديپلماتيك:
1. ظاهر آراسته و لباس برازنده از الزامات تشريفات است.
2. نكته حايز اهميت ديگر در ديدارهاي رسمي بلنداي صداست. بلنداي صدا معمولاً به 5 درجه طبقه‌بندي مي‌شود كه ضعيف‌ترين آن نجوا براي مكالمات خصوصي 2 نفره و قوي‌ترين آن فرياد ناميده مي‌شود. هر گونه گفت و گو در ديدارهاي رسمي بايد بلندتر از نجوا وآرام تر از فرياد و با ابهت و در عين حال گشادگي كافي ادا شود.
3. دست دادن از ديگر اعمال رايج در ديدارهاي رسمي است كه با دست دادن هاي دوستانه و خودماني كاملاً متفاوت است .
4. با گشاده‌رويي ارتباط برقرار شود.
5. ضيافت شام يا ناهار از ديگر آيين‌هاي رايج در ديدارهاي رسمي است. در اين گونه موارد بايد به خاطر داشت كه هدف اصلي چنين مراسمي ادامه مذاكرات است و نبايد انتظار داشت كه فرصتي براي صرف كامل غذا يا سير شدن باشد.
6. قبل از اقدام براي برگزاري يك گفت و گوي دوجانبه يا بيشتر بهتر است از طرف مقابل اطلاعات حداقلي تحصيل كرد.
7. مبادله كارت موسوم به كارت ويزيت از ديگر رخدادهايي است ك در اين گونه ديدارها اتفاق مي‌افتد. در صوت تمايل براي معرفي خود از طريق كارت ويزيت بايد متن آن را قبلاً با دقت وصحت به زبان انگليسي ترجمه و با فونت و خطي مناسبت چاپ و در هنگام ارايه آن به طرف مقابل، به صورت دو دستي و به گونه‌اي ارايه شود كه نوشته‌هاي آن به سمت گيرنده باشد تا فرد پس از دريافت آن بتواند به راحتي آن را بخواند و عناويني نظير نام ونام خانوادگي، مقام، نشاني، تلفن و ايميل فرد را مشاهده كند. هم چنين در صورت دريافت كارت مشابه از طرف مقابل‌، نبايد با آن بازي كرد يا مثلاً به عنوان خلال دندان از آن استفاده نمود بلكه بعد از مطالعه بايد آن را درجاي مناسبي قرار داد و توجه نمود كه بدترين جا براي قراردادن اين گونه كارت‌ها نزد طرف مقابل، جيب عقبي شلوار است
بدون شك ظرايف هنراثرگذار تشريفات محدود به اين موارد نمي‌شود و بيش از آن است كه مختصراً و در حد گنجايش اين ياد داشت و حوصله خوانندگان اشاره شد. اما هدف اصلي آن يادآوري و تاكيد بر اين نكته است كه تشريفات نه تنها امري زايد و بي‌فايده نيست بلكه نمودي از دانايي‌ها و ركني در موفقيت روابط عمومي‌ها و حتي سازمان و مقامي است كه روابط عمومي براي او فعاليت مي‌كند.
2. اصول تشريفات
احترام یکی از نیازهای بشر است که در مراودات رسمی به عنوان تشریفات از آن یاد می‌شود. خوش اخلاقی، ادب و نظم از نشانه‌های احترام است. احترام وقتی مورد پسند است که از عمق وجود انسان باشد. با این اوصاف تشریفات نیز باید با اعتقاد و با انگیزه و از عمق وجود انسان باشد. احترام گذاشتن مسئولیتی همه وقتی، همه کسی و همه جایی است.
-همه وقتی: احترام گذاشتن به دیگران در همه زمان‌ها الزامی است و محدودیت زمانی ندارد و شب و روز نمی‌شناسد و همیشه باید با خوشرویی با دیگران رفتار کنیم.
•همه کسی: احترام گذاشتن به هر فردی الزامی است و براساس ویژگی‌های فردی محدودیت ندارد. یعنی به سن، جنس، سواد، مقام، رتبه و طبقه اقتصادی و اجتماعی افراد ارتباطی ندارد.
•همه جایی: احترام گذاشتن به دیگران در همه جا الزامی است و محدودیت مکانی ندارد. پس احترام محدود به خانواده، همکاران در اداره، دوستان در دانشگاه و ... نیست.
3. اقدامات مربوط به مراحل تشریفات:
چگونگي اقدامات يك روابط عمومي در زمان برگزاري نشست‌هاي رسمي در حوزه تشريفات نشان دهنده ميزان اهميتي است كه آن سازمان يا ارگان نسب آن نشست قائل است. پس مديران روابط عمومي مي‌بايست با حساسيت ويژه‌اي در بخش تشريفات مراسم اقدام به برنامه‌ريزي نمايند. موضوعاتي چون: استقبال/ حمل و نقل/ اسكان/ پذيرايي و بدرقه از جمله مسائل حساس در برگزاري مراسم و مجالس رسمي است.
استقبال:
- استقبال توسط مقام همتراز و هم‌پایه.
-رعایت احترام رسمی توسط میهمانداران.
-سلام و احوالپرسی و اعلام برنامه.
- امور خبری و اطلاع رسانی.
- حمل و نقل:
- انتخاب وسیله نقلیه و بررسی آن از نظر سالم بودن و داشتن بنزین.
-انتخاب همراهان.
-انتخاب مسیر از نظر بررسی ترافیکی، زیبایی مسیر و هماهنگی با پلیس.
-حمل بار میهمانان.
- اسکان:
- بررسی امکانات رفاهی محل اسکان و دسترسی آسان به آن.
- تأمین امنیت محل اسکان.
•- بررسی شرایط فیزیکی ـ محیطی محل اسکان از نظر بهداشت، نظافت و پاکیزگی.
- در نظر گرفتن و تأمین امکانات ارتباطی و سمعی و بصری از قبیل فکس، تلفن، لپ‌تاپ و ... .
. پذیرایی:
- تهیه و تدارک نوشیدنی‌ها از قبیل چای، قهوه، آب و ...
- تهیه خوردنی‌ها (میوه، شیرینی، ناهار و شام)
- سبد فرهنگی شامل کتاب، CD، بروشور، نشریه و ...
. بدرقه:
- انجام خدمات گمرکی و خروج.
•- تهیه ویزا، بلیط و گذرنامه.
- همراهی، مشایعت و خداحافظی.
-هدایا، یادگاری و یادبود خاطره انگیز.
4. گردهمايي‌ها و كنفرانس‌ها
5. شيوه‌هاي برنامه‌ريزي برگزاري گردهمايي، كنفرانس، جلسات، همايش‌ها و ...
مراحل برگزاری یک مراسم در سه بخش قابل بررسي و اقدام است: قبل از برگزاری/ حین برگزاری/ بعد از برگزاری .
انواع مراسم که روابط عمومی مدیریت می‌کند به 6 صورت زیر تقسیم میشود:
1-جلسات يا نشست‌ها - مذاكرات، منازعات، مصاحبه‌هاي خبري
2- گردهمايي‌ها يا سمينارها - در سمينارها نفرات بيشتري حضور دارند. مثل جشن‌ها، مراسم عزاداري و همايش و جشنواره‌ها و كلاس‌ها و كنفرانس‌هاي خبري و غيره
3- نمايشگاه‌ها(اعم از: دائمي يا موقت)
4- افتتاحيه‌ها و اختتاميه‌ها
5- بازديدها
6- اردوهاي تفريحي و آموزشي

با سلامو تشکر از ارسال مطلب شما