بسمه تعالی
«برنامه ریزی برای میهمانان داخلی و خارجی سازمان و آشنایی با اصول برگزاری میهمانیها»
مراحل اولیه قبل از برگزاری میهمانیها در نیروی انتظامی
1- تشکیل کمیته مربوطه
2- تشکیل کمیته اطلاع رسانی
3- تشکیل کمیته تشریفات
4- تخصیص بودجه و اعتبار لازم
5- تعیین وظایف قسمتهای مختلف کمیته
6- تعیین روسای قسمتهای مختلف کمیته
7- برنامه ریزی جهت برگزاری میهمانی
8- مشخص کردن میهمانان و تهیه لیست اسامی آنان
9- تنظیم دعوتنامه های رسمی و اعلان زمان ارسال آن
کمیته تشریفات
1- تنظیم برنامه های کمیته تشریفات
2- تنظیم لیست اسامی میهمانان خارجی و ارسال آن به وزارت کشور و وزارت امور خارجه
3- تنظیم دعوتنامه های رسمی و ارسال آن به وزارت کشور
4- تعیین محل اسکان میهمانان خارجی و داخلی
5- تعیین تاریخ و زمان برگزاری میهمانی
6- تعیین مترجم به تعداد میهمانان خارجی
7- تعیین راهنما
8- تامین حفاظت از جان میهمانان خارجی و شخصیتهای سیاسی
9- تنظیم برنامه های تفریحی و سیاحتی جهت میهمانان در طول مدت اقامت
10- تهیه وسایل ایاب و ذهاب با توجه با شان میهمانان مدعو
11- تعیین نوع هدایا و ابتیاع آن
12- تهیه نوع غذا و دسر با توجه به ذائقه و ملیت میهمانان خارجی
13- تزیین سالن پذیرایی و استفاده مناسب از وسایل تبلیغاتی
14- تعیین سخنران ویژه
15- دعوت از گروه موزیک
16- دعوت از گروه هنرمندان
17- برنامه ریزی برنامه جهت اجرای بر روی صحنه
18- استفاده از وسایل سمعی و بصری جهت ضبط و پخش صدای مناسب و تصویربرداری از تمام مراحل میهمانی
19- دعوت از رسانه ها جهت انعکاس خبر
مراحل خبر
جهت برگزاری میهمانی بنا به دستور ریاست سازمان، ابتدا جلسه ای با حضور معاونین سازمان تشکیل می گردد. پس از بررسی و اعلام اعتبار تخصیص یافته به این امر، کمیته ویژه ای جهت برگزاری این مراسم در نظر گرفته می شود. لذا این کمیته با توجه به نوع ماموریت خاص شروع به فعالیت می نماید. این کمیته با توجه به اعتبار اختصاص داده شده و با توجه به محوریت موضوع، لیستی از اسامی میهمانان را تهیه و در این رابطه دعوتنامه ها تنظیم و ارسال می گردد. جهت اسکان میهمانان، هتل، مترجم جهت میهمانان خارجی، راهنما، برنامه های تفریحی و بازدید از مراکز سیاحتی، وسایل ایاب و ذهاب با توجه به موقعیت میهمانان، و برنامه غذایی و استراحت را درنظر می گیرند. و اگر قرار است از میهمانان مدعو جهت ایراد سخنرانی استفاده گردد قبلا به شخص مورد نظر اطلاع داده می شود. در تاریخ و زمان مقرر میهمانان به سالن مورد نظر راهنمای شده و با توجه به موقعیت اجتماعی و سیاسی و ... آنان را در جایگاه خاصی که در نظر گرفته شده است مستقر می شوند. طبق برنامه ابتدا جلسه با تلاوت آیاتی چند از کلام الله مجید شروع شده ، سپس سرود ملی توسط گروه موزیک نواخته می شود و آگاه ریاست سازمان پشت تریبون قرار گرفته و به میهمانان خیر مقدم عرض می نماید. و بطور اجمالی گزارشی از فعالیتهای انجام گرفته بحضور شرکت کنندگان تقدیم می کند. و سپس از سخنرانان مدعو جهت ایراد سخنرانی دعوت بعمل می آید. همچنین در حین اجرای برنامه ها از کلیه شرکت کنندگان پذیرایی مختصری انجام می گیرد. سعی می شود پوسترهای تبلیغاتی و تراکتها و پلاکاردهای مربوطه در مکانهایی نصب گردد که در منظر دید شرکت کنندگان قرار گیرد و از رنگهای مناسب پشت صحنه آرایی زیبا و جذاب در جلوی سن و پخش صدا و نور در صحنه و محل استقرار دوربین ها در سالن حداکثر استفاده می گردد. و کسانی که مسئول نظم و آرامش سالن هستند ماموریت خویش را به نهایت دقت و صبر و حوصله انجام می دهند. سپس طبق برنامه ریزی اگر قرار است از مکانی بازدید می نمایند و در انتها در دفتر یادبود مطالبی نوشته و امضاء می کنند. معمولا در پایان مراسم و دیدار هدایایی که تهیه شده به میهمانان به عنوان یادبود اهداء می گردد.

سرکار خانم ستاری با سپاس از ارسال مطلبتان