مدلسازي مفهومي اطلاعات ،‏ يكي از فنون تجزيه و تحليل و تشريح اطلاعات مورد نياز كاربران سيستم است . در تجزيه و تحليل اطلاعات بايد ذهن خود را بر شناخت مفهومي اطلاعات متمركز ساخت. در تشريح ماهيت اطلاعات بايد از جملات موجز ،‏ دقيق و خوانا استفاده كرد . از آنجايي كه تشريح اطلاعات ،‏ راهنماي طراحي پايگاه اطلاعاتي بشمار مي آيد بايد براي كاربران ،‏ برنامه نويسان و ساير متخصصان فني خوانا باشد. زيرا راهنماي طراحي پايگاه اطلاعاتي بشمار مي آيد. از آنجايي كه هر سيستم كاربران متعددي دارد و آنان نيز از داده و بازداده هاي گوناگون استفاده مي كنند و همچنين تحليلگر معمولاً با سيستم آشنا نيست و ضمن تجزيه و تحليل و تشريح با آن آشنا مي شود تشريح اطلاعات براي سيستم دشوار است . تشريح اطلاعات براي پاسخگويي به نيازهاي « فرايند سيستم » بايد به صورت تفضيلي صورت پذيرد و در عين حال از كليتي برخوردار باشد كه به تشكيل يك پايگاه اطلاعاتي منجر شود و نيازهاي كلي سازمان را در بعد اطلاعات برآورده سازد. و چون تا اين مرحله به اندازه كافي كار طراحي آسان شده است تحليلگر بايد تشريح اطلاعات را در محدوده زماني و بودجه اي پروژه مكتوب نمايد . اكنون اين پرسش ممكن است مطرح شودكه چرا « نمودار جريان اطلاعات » شرح كاملي از اطلاعات ارائه نمي دهد؟ پاسخ اين است كه نمودار جريان اطلاعات تنها چگونگي بكارگيري اطلاعات در فرايندهاي سيستم را نشان مي دهد و روابط مورد نياز ميان موجوديتهاي سازمان را به نمايش نمي گذارد . بدين ترتيب پايگاه اطلاعاتي مبتني بر يك نمودار جريان اطلاعات نمي تواند از شاخص رواني سازماني برخوردار باشد. از سوي ديگر ،‏ مدل مفهومي اطلاعات ،‏ تحليلگر را تشويق مي نمايد تا تحليل اطلاعات را بر مبناي نيازهاي سازمان و از ديد كاربراي يا نحوه تجسم ذهني آنان قرار دهد . شرح تفصيلي نيازهاي اطلاعاتي سيستم مانند بازداده ها و غيره بعداً به مدل افزوده خواهد شد . از انجايي كه مدل مفهومي ،‏ اطلاعات را از ديد سازمان تشريح مي كند نه از ديد فرايندهاي تفصيلي سيستم بنابراين پايگاه اطلاعاتي حاصل از آن با نيازهاي اطلاعاتي سازمان قابليت انطباق بيشتري خواهد داشت . تشريح اطلاعات با استفاده از مدل مفهومي مستلزم موارد زير است: 1- مجموعه اي از ساخته ها ( موجوديت ،‏ رابطه ،‏ صفت ،‏ نشانگر ،‏ وابستگي ) براي تعريف اطلاعات . 2- قوانيني براي كنترل چگونگي ترسيم ساخته ها در شكل دهي مدل. 3- روشي براي ساختن مدل مفهومي اطلاعات با استفاده از ساخته ها ،‏ و قوانين براي نمايش ساخته ها ،‏ قوانين و روش ساختن مدل مفهومي اطلاعات .
نخستین گام در بازیابی اطلاعات، مدل‌سازی اطلاعات و توصیف و تعریف ارتباط موجود میان اجزاء منبع اطلاعاتی با نیازهای اطلاعاتی کاربر است. سه مدل مهم در حوزهٔ بازیابی اطلاعات عبارت است از:
مدل دودویی (یا دوگانی): در مدل دودویی (یا دوگانی) هر سند (document) به صورت کیفی پر از کلمات (bag of words) در نظر گرفته می‌شود.
مدل بُرداری: در مدل بُرداری، هر سند به صورت برداری از کلمات در یک فضای برداری چند بُعدی در نظر گرفته می‌شود که ابعاد آنرا کلمات تشکیل می‌دهند. مولفه‌های این بردار سند، در واقع وزن هایی هستند که نشان می‌دهند هر یک از کلمات چقدر در متمایز کردن آن سند دخیل هستند.
مدل احتمالاتی: در مدل احتمالاتی، به هر سند احتمالی اختصاص داده می‌شود که مربوط بودن آن مستند را به نیاز کاربر به صورت احتمال بین صفر و یک بیان می‌کند.