در تعاریف مختلف ،حسابداری هنر ثبت ، طبقه بندی ، تلخیص و گزارشگری اطلاعات مالی در قالب اعداد قابل سنجش بیان شده است.حسابداری در ابتدا به شکل یکطرفه اجرا می شد یعنی فقط درآمد یا هزینه ثبت می شد . اما به مرور زمان به شکل دو طرفه تکمیل گردید که طی آن هر دو طرف بدهکار و بستانکار مدنظر قرار می گیرد . با در نظر گرفتن چهار عنصر اصلی حسابداری (ثبت ، طبقه بندی ، تلخیص و گزارشگری) مشاهده می شود که پیچیدگی در سیستم دو طرفه بسیار بیشتر از سیستم یک طرفه است که با ورود فناوری اطلاعات به عرصه حسابداری بخشی از این پیچیدگی ها رفع شده است . از همین رو به نظر می رسد بررسی آثار فناوری اطلاعات بر هریک از چهار عنصر اصلی تعریف حسابداری می تواند در تبیین رابطه بین حسابداری و فناوری اطلاعات مفید واقع شود .
فناوری اطلاعات و ثبت داده ها
اولین اقدام دایره حسابداری در هر واحدی ثبت داده ها و اطلاعاتی است که پس از پردازش درنهایت به صورتهای مالی منجر می گردند. قبل از رایانه ای شدن پردازشگرها ، سیستمهای حسابداری از فناوری های دستی استفاده می کردند که درک آن بسیار آسان بود ولی استفاده از آن داده ها جهت دستیابی به اطلاعات مالی مناسب چندان کار ساده ای نبود و کسب اطلاعات مفید و بموقع گاه نیازمند صرف زمان و هزینه فراوانی بود. از سوی دیگر افزایش سرعت و دقت اجرای عملیات و کاهش هزینه های نگهداری اطلاعات از مزایای بهره گیری از فناوری اطلاعات در ثبت داده های حسابداری است. البته ذکر این نکته ضروری است که خطای انسانی در ورود داده ها ممکن است منجر به بروز اشتباهاتی گردد که می توان از طریق آموزشهای بدوخدمت و ضمن خدمت کاربران و درک اهمیت افزایش دقت در اجرای فعالیتهای حسابداری این مشکل را به حداقل رسانید. در ثبت داده ها بکارگیری نرم افزارهای پردازش رویدادهای حسابداری مرسوم است که قادر است روشهای حسابداری را که قرن ها بصورت دستی انجام می شده است را به خودکار تبدیل کند.(دستگیر و سعیدی ، 1389)
اساسی ترین اثر فناوری اطلاعات در این موضوع این است که پس از ثبت داده ها - البته به شکل صحیح - توسط کاربر، با وجود نیازهای متفاوت در کوتاهترین زمان قادر به تهیه و تنظیم گزارشها و دفاتری نظیر دفتر روزنامه خواهیم بود. حتی در برخی موارد فناوری اطلاعات این امکان را برای حسابدار فراهم می سازد تا ضمن ورود و ثبت داده ها و رویدادهای اقتصادی واحد مالی ، نرم افزار به صورت خودکار ثبتهای حسابداری مربوطه را درج نماید.
فناوری اطلاعات و طبقه بندی داده ها
خصوصیت مهم انجام عملیات حسابداری التزام به نظم و ترتیب است و طبقه بندی(کلاسه بندی) حسابها می تواند در این زمینه موثر واقع شود.پس از آنکه داده ها ثبت شدند برای دستیابی استفاده کنندگان از اطلاعات حسابداری به اطلاعاتی دقیق، به موقع و مفید می بایست هریک از حسابها از یکدیگر تفکیک شوند.آیا قابل تصور است که در یک واحد بزرگ اقتصادی با سرفصلهای متعدد حسابداری ، طبقه بندی حسابها (انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل) بصورت دستی و بدون دخالت فناوری اطلاعات صورت پذیرد؟ البته قابل پیش بینی خواهد بود که این عمل مستلزم صرف زمان و هزینه زیادی است! امروزه با ارتباط و پیوند محکم حسابداری و فناوری اطلاعات چنین دغدغه هایی برای حسابداران وجود ندارد چرا که کلیه عملیات مربوط به طبقه بندی حسابها در مدت زمان کوتاهی و بدون کوچکترین اشتباهی صورت می پذیرد و ثمره آن نیز دستیابی به مانده دقیق حسابهاست که درگزارشگری و تهیه صورتهای مالی قابل استفاده خواهد بود.
فناوری اطلاعات و تلخیص داده ها
جداسازی، استفاده از مانده حسابها و تهیه تراز آزمایشی تنها زمانی امکان پذیر خواهد بود که مانده صحیح و واقعی حسابها در اختیارمان باشد. در بالا اشاره گردید که مانده حسابها طی چه فرایندی و با چه کیفیتی استخراج می شوند. همانگونه که طبقه بندی داده ها برای عملیات تلخیص داده ها مهم و اثرگذار است ، اطلاعات بدست آمده از تلخیص داده ها و تراز آزمایشی نیز در امر گزارشگری اهمیت زیادی دارد به این دلیل که طی فرایند تلخیص داده ها تعادل و یا عدم تعادل کلیه حسابهای دارای مانده بررسی شده و ضمن استخراج اطلاعات مانده حسابها و تعیین سود(زیان) میتوان اقدامات اصلاحی را نیز اعمال نمود.
فناوری اطلاعات و گزارشگری مالی
بدون تردید آنچه هنر حسابداری و حسابدار را بیش از هر چه نمایان و جلوه گر می سازد نتایج مفید و مناسب حاصل از مجموعه عملیاتی است که اجرا می شود تا در نهایت به گزارشگری مالی مطلوب منجر گردد. اطلاعاتی که با کاربرد بهینه فناوری اطلاعات با سرعت و دقت کافی ثبت، طبقه بندی و جمع آوری گردیده و در پایان مطابق نیازهای استفاده کنندگان درون و برون سازمانی گزارش می شوند. طی سالهای اخیر و با پررنگ تر شدن نقش فناوری اطلاعات در حسابداری سیستمهای گزارشگری پیشرفتی شگرف داشته و بیشتر می توانند نظر استفاده کنندگان را جلب نماید. با توجه به مبانی نظریه نمایندگی و فرضیه مباشرت که مبنای آن پاسخ گویی نماینده به اعتبار دهندگان، سرمایه گذاران، سهامداران، دولت و... می باشد می توان به اهمیت و ضرورت پاسخگویی در قالب گزارشگری مالی پی برد. با توجه به مطالب یاد شده بدیهی است گزارشگری مالی بدون در نظر گرفتن چرخه اصلی حسابداری (ثبت، طبقه بندی ، تلخیص و گزارشگری) غیر ممکن است فلذا تهیه صورتهای مالی و گزارشگری که نقطه پایان سیکل حسابداری قلمداد می شود بی ارتباط با مراحل قبل نبوده و از آنجا که در تمام مراحل حسابداری رد پای فناوری اطلاعات مشهود است براحتی می توان بر لزوم بهره گیری از فناوری اطلاعات در حسابداری تاکید نمود.
شایان ذکر است در هنگام تهیه گزارشها باید از نیازها، تحصیلات و موقعیت کاربران و استفاده کنندگان در سازمان آگاه باشیم و داده ها را براساس نیاز آنان به اطلاعات مورد نیاز تبدیل کنیم. همچنین اطلاعات باید دقیق و به روز باشند به طوری که باعث بهبود تصمیمات شوند. پارامترهای به موقع بودن، مناسبت، دقت، جزییات، تکرار و قابلیت فهم بعنوان ویژگی های اصلی اطلاعات مطرح هستند.
در اینجا ممکن است این سئوال پیش آید که چگونه فناوری اطلاعات به مدلهای گزارشگری مالی مرتبط می باشد وچرا این مدلها به تغییر نیاز دارند؟ پاسخ کوتاه و مختصر این است که سرمایه گذاران و اعتبار دهندگان نیز جزء اعضای حرفه محسوب می شوند و دنبال منابع اطلاعاتی متناوب برای ارزیابی کارایی شرکت هستند، از طرفی پیشرفت چشمگیر فناوری اطلاعات و مزایای آن باعث می شود اطلاعات زیادی از طریق پایگاه عمومی داده ها مخصوصاً اینترنت قابل دسترسی باشد و در نتیجه تصمیم گیرندگان بتوانند به طور روز افزون از اطلاعات به موقع و متنوع برای تصمیم گیری استفاده نمایند. درحالیکه آنها هنوز مجبور به استفاده از اطلاعات صورتهای مالی حسابرسی شده هستند که این اطلاعات فقط به صورت دوره ای و بر مبنای گذشته قابل دسترسی هستند. بنابراین منطقی است فرض کنیم که انتظار آنها نیز برای دسترسی به اطلاعات کلیدی موجود در سیستمهای اطلاعاتی داخلی شرکت ها بیشتر خواهد شد. این انتظارات برای برخی از افراد کاملاً متفاوت از افشاهایی است که توسط سازمانها روزانه و به صورت رایگان از طریق سایت ها ارائه می شوند. صرفاً اعلام ساده اسناد مالی و صورتهای مالی حسابرسی شده (به صورت دوره ای و بر مبنای گذشته) و آنها را از طریق اینترنت در اختیار عموم گذاشتن نیاز سرمایه گذاران را که با بی تابی جویای اطلاعات جاری درباره وضعیت مالی شرکت هستند برطرف نمی کند. بنابراین این اطلاعات حسابداری ارائه شده برای تصمیم گیری کم اهمیت خواهند بود مگر اینکه مدلی جدید به منظور تهیه اطلاعات مالی به موقع و برطرف کردن این نیاز ایجاد شود.(جانستون و وارفیلد ، 1999)