شرح وظایف کارگروه های برگزاری همايشها
برگزاري مطلوب همايشها و سمينارها نيازمند تلاش و برنامه ريزي مدوني است كه با بكارگيري افراد متخصص و مسئوليت پذير مي توان در برگزاري مطلوب و تاثيرگزار اين برنامه ها موفق تر عمل كرد.
شرح وظایف دبیرخانه
1- تمهید مقدمات و هماهنگی لازم برای تشکیل جلسات ستاد و انعکاس آن به ستاد برگزاری سمپوزيوم
2- تشکیل جلسات توجیهی مستمر برای مسئولین و اعضای کمیته ها و واحد های ذیربط .
3- صدور ابلاغ برای کلیه ی عوامل اجرایی و پیگیری مربوط به آن .
4- انجام کلیه ی امور مربوط به مکاتبات لازم با ادارات ، سازمان ها و نهادهای دولتی و غیر دولتی ، درون و برون استانی .
5- ابلاغ شرح وظایف مسئولین کمیته ها و اعضای زیر مجموعه ی آن ها .
6- تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات مورد نیاز بر اساس فرم های ارسالی و ارائه ی آن به کارگروه ها.
7- تحریر اسامی مسئولین در دعوتنامه همایش و ارسال آن .
کارگروه اجرایی :
1. ارتباط مستمر با دبیرخانه و تشکیل جلسات هماهنگی .
2. انتخاب مسئولین سالن ها ، مجری برنامه ها و رابطین و ... .
3. نظارت دقیق بر اجرای برنامه در طول برگزاری همایش .
4-نظارت کامل بر محل برگزاری همایش و کنترل مسائل فنی مربوطه و رفع نقص مسایل فنی مربوطه و رفع نقص مسایل فنی مربوطه
5- تعیین جایگاه مناسب برای میهمانان ویژه و مسئولین شرکت کننده
6- تدوین برنامه روز همایش
7 - تهیه جدول زمانبندی و ریز برنامه ها.
9-پیگیری دعوت از شخصیت ها ، مسئولان ، صاحب نظران و پیشکسوتان
10-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه آن به مسئول دبیرخانه .
11-پیش بینی و درخواست نیرو ها و امکانات لازم.
12- طراحی مکان برگزاری همایش و .... .
13- استخراج اسامی مهمانانی که نیاز به معرفي در همايش دارند .
14- تهیه گزارش کاملی از روند اجرای همایش و ارائه آن به دبیرخانه .
15 - دعوت از سخنرانان و میهمانان و هنرمندان
16- پیش بینی و درخواست نیرو ها و امکانات لازم .
17- انجام کلیه ی موارد ارجاعی عند اللزوم .
كارگروه علمي :
1- تدوين اهداف و برنامه سمپوزيوم
2- تدوين متن بيانيه مديران و كارشناسان روابط عمومي
3- انتخاب سخنرانان و اساتيد جهت برگزاري كنفرانس علمي
4- تعين و بررسي محتواي علمي مطالب كنفرانس
5- تدوين متن تقديرنامه و تنديس ها
6- تدوين نظرسنجي ها و نظارت بر اجرا
7- داوري مقالات و تحقيقات انجام شده
کارگروه اسکان وپذیرش :
1-تهیه و تکثیر فرم های پذیرش برای تمامی کسانی که نیاز به اسکان دارند .
2- تهیه و تکثیر فرم های پذیرش برای کلیه شرکت کنندگان
3-تکمیل فرم های اطلاعات و پذیرش شرکت کنندگان .
4- دریافت فرم های نظر خواهی از شرکت کنندگان در هنگام خروج با همکاری کارگروه نظارت و ارزشیابی
4-پیش بینی اماکن مناسب جهت تسهیل در امر پذیرش افراد و گروهها .
5-پیش بینی خوابگاههای مناسب ودرخور شان ومنزلت اولیاء معزز شاهد وایثارگر به تفکیک جنسیت و براساس آمار
6-توزیع بسته فرهنگی که در بدو ورود باید در اختیار افراد قرار گیرد .
7-تحویل گرفتن خوابگاهها و امکانات غیر مصرفی که در اختیار گروهها قرار داه شده است .
8-انتخاب نیروهای مناسب ، صبور ، پرتوان و خوش برخورد جهت پذیرش میهمانان .
9-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه .
10- پذیرش میهمانان با استفاده از فرم ها ، از روی لیست های اعلام شده .
11-دریافت فرم های نظر خواهی از شرکت کنندگان در هنگام خروج ، با همکاری و نظارت و ارزشیابی .
12- پیش بینی نیرو ها و امکانات لازم .
13- انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم .
کارگروه تدارکات و پشتیبانی :
1-پیش بینی و برآورد اعتبارات در ارتباط با همایش و پیگیری آن تا حصول نتیجه .
2-هماهنگی با ذیحسابی در خصوص دریافت تنخواه برای انجام امور .
3-هماهنگی برای اجرای برنامه تغذیه ، پذیرایی و....
4-تهیه کلیه ی امکانات مورد نیاز جهت تغذیه و پذیرایی ، نوع غذا و اقلام مورد نیاز واحد های برگزار کننده .
5-نظارت بر نحوه سرو غذا و پذیرایی در تمامی مراحل .
6-پیش بینی نیرو ها و امکانات مورد نیاز .
7-عقد قراردادهای لازم در خصوص برگزاری همایش .
8-هماهنگی با مسئولین سایر کمیته ها جهت رفع مشکلات و موانع و برطرف نمودن نیاز ها .
9-نظارت کامل بر کار کلیه ی نیروهای خدماتی در سالن ها و فضاهای اجرا ، خوابگاهها و غیره .
10- پذیرش راننده ها و تقسیم بندی آنان جهت ایاب و ذهاب شرکت کنندگان و ارائه خدمات لازم به آنان .
11-بررسی وضعیت نقلیه و ارائه ی گزارش به دبیرخانه .
12-پیش بینی پارکینگ های مناسب جهت تسهیل در آمد و شد .
13-تهیه جوائز ، هدایا ، تندیس ها و لوح های تقدیر و یادبود های مورد نیاز .
14-پیش بینی چگونگی و نحوه پرداخت حق الزحمه ها در صورت تصویب ستاد و با هماهنگی دبیرخانه.
15-تهیه گزارش کاملی از روند امور جهت ارائه به دبیرخانه همایش.
16-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم .
کارگروه حفاظت و حراست :
1-هماهنگی با نیروی انتظامی جهت همکاری و حضور فعال در زمان برگزاری همایش و توجیه آنان در انجام امور مربوط .
2-مکاتبه با اداره آب و برق در خصوص جلوگیری از قطع آنها در زمان اجرای همایش.
3-هماهنگی با اداره راهنمایی و رانندگی .
4-هماهنگی با اداره آتش نشانی جهت استقرار در محل و پیش بینی وسایل ایمنی .
5-هماهنگی با اورژانس و پیش بینی آمبولانس .
6-تهیه کارت ویژه برای عوامل اجرایی .
7-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه آن به دبیرخانه همایش .
8-پیش بینی و درخواست نیروها و امکانات لازم .
9-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم
کارگروه اطلاع رسانی و تبليغات :
1-برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه و تشکیل جلسات مورد نیاز جهت هماهنگی هر چه بهتر امور
2- ایجاد هماهنگی بین گروههای مختلف ( مجری برنامه ، قاری قرآن ، گروه موزیک ، حاملان قرآن ،گروههای هنری، سخنرانان و عوامل فنی ، صوتی و تصویری سالن اجرای مراسم).
3- طراحی و ساخت تیزر تلویزیون و تبلیغات لازم .
3- طراحی و چاپ کارت دعوت پس از تایید ستاد برگزاری همایش
4- پیگیری حضور عکاسان ،تصويربرداران ، خبرنگاران و صدا و سیما در مراسم و پیش بینی جایگاه مناسب برای آنان(با همکاری کمیته روابط عمومی ) .
5-. تهیه لوازم مورد نیاز و انجام کلیه ی امور تبلیغی شامل پارچه نویسی ، تهیه و توزیع تراکت ، پوستر ، بروشور ، آویز ،استند ، بنر و.... ( با همكاري كارگروه تبليغات )
6 - هماهنگی جهت فیلمبرداری و عکاسی و تهیه گزارش های تصویری از تمامی مراحل اجرای برنامه
7- تهیه امکانات و وسایل مورد نیاز واحد های سمعی و بصری.
7- هماهنگی با کلیه ارگان ها ، سازمان ها و ادارات مرتبط جهت تبلیغات لازم در مکان های مناسب شهر .
9- تهیه گزارش کامل از روند برگزاری همایش جهت انعکاس در مطبوعات و رسانه های گروهی .
10- نظارت مستمر بر کیفیت صوت و تصویر سالن های اجرای مراسم .
11- تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه .
12- پیش بینی و درخواست امکانات لازم
13- انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم
کارگروه نظارت و ارزیابی
1-همکاری و هماهنگی با دبیرخانه همایش و کلیه مسئولین کمیته ها .
2-تهیه فرم های مورد نیاز برای ارزیابی از فعالیت های کارگروه ها و ارائه ی آن به دبیرخانه همایش .
3-تهیه ، تکثیر و توزیع فرم های نظر خواهی از مدعوین .
4-استخراج نظارت ارائه شده و تحلیل و جمع بندی گزارش ها و نتایج ارزیابی مستمر و ارائه ی آن به ستاد برگزاری .
5-ثبت نکات مثبت و منفی کار کارگروه هاو ارائه آن جهت اطلاع مسئولین مربوطه و انتخاب واحد نمونه در پایان همایش .
6-نظارت کامل بر محل های اسکان ، پذیرش ، سالن های اجرا ، و .... .
7-تهیه گزارش کاملی از روند اجرای برنامه ها و ارائه آن به مسئول دبیرخانه .
8-نظارت کامل برنحوه ی اجرای مصوبات ستاد برگزاری همایش .
9-انجام کلیه امور ارجاعی، عنداللزوم