گزارش چيست؟
روانشناسان مي‌گويند: نوشتة هر شخصي بازتاب انديشه‌ها و تمايلات دروني و بروني و پرتوي از شخصيت اوست.
اگر اهل مطالعه به ويژه اهل تحقيق و تفحص در تاريخ باشيد. به كَرّات نسبت به شخصيتهاي اساطيري كشور خود و يا ملل جهان قضاوت كرده‌ايد، اين قضاوتها چيزي نيست جز دركي كه از لابه‌لاي نوشته‌ها و گزارش‌هايي كه محققين و تاريخ‌نويسان براي ما تهيه كرده و به امانت باقي گذاشته‌اند.
قدمت گزارش دادن شايد به تشكيل اولين هسته‌هاي اجتماعي (خانواده) برگردد، چون انسانهاي اوليه براي انجام امور روزمرة خود مجبور بودند به صورت شفاهي نيازها و امكانات خود را به گوش ديگران برسانند.(امروزه به آن گزارش شفاهي گفته مي‌شود).
از زماني كه «خط» پديد آمد و زندگي اجتماعي شكل گرفت و پيشبرد اهداف اجتماعي، سياسي، اقتصادي و فرهنگي احتياج به تحقيق و بررسي پيدا كرد، لزوم تداوم و پيگيري مسائلي از اين دست، اهميّت گزارش‌نويسي را مشخص‌تر كرد و ارتباط كتبي را ناگزير ساخت، تا هم مردم از كند و كاوهاي انجام شده باخبر باشند و هم مبنايي باشد براي اين كه آيندگان كار را ادامه دهند.
لغت گزارش به چه معني است؟
گزارش به معني به جاي آوردن، انجام دادن، اظهارنظر كردن، در ميان نهادن و شرح و تفسير كردن است.
گزارش اسم مصدر است و از اضافه كردن پسوند اسم مصدر سازِ «ش» به بن مضارع «گزار» (از مصدر گزاردن) ساخته شده است.
معني اصطلاحي واژه گزارش:
گزارش در اصطلاح به مطلبي گفته مي‌شود كه از شرح، تفسير، بيان، تحليل مطالب و نيز علل مسائلي خاص گفتگو كند.
در زبان انگليسي”TO REPORT“درمعني‌گزارش دادن استفاده مي‌شود كه ريشه لاتين دارد،و از”REPORTARE“ به معني «باز پس آوردن» يا «بازگشت اطلاعات» گرفته شده است.
تعريف گزارش‌نويسي:
گزارش‌نويسي عبارت است از در به تحرير در آوردن اخبار، اطلاعات، حقايق، علل مسائل و رويدادها، و تجزيه و تحليل منطقي و متوالي آنها، براي رسيدن به راه‌حل‌هاي صحيح، كه همراه با اختصار و روشني تدوين شده و بر دو اصل «ساده نويسي» و «سالم نويسي» استوار باشد.
در واقع گزارش‌نويسي، فني است كه با آگاهي از آن فن، مطالب هر موضوعي را مي‌توان، طوري طبقه‌بندي كرد و نظم بخشيد كه هدف مورد نظر را در كوتاه‌ترين زمان و با ساده‌ترين كلام به دست آورد.
فايدة گزارش‌نويسي:
فايده و هدف از نوشتنِ گزارش، رساندن پيام به خواننده با سرعت و صحت و روشني است. و مهم اين است كه نويسندة گزارش، قادر باشد تصويري روشن از فكر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسيم نمايد.
خوانندة گزارش كيست؟
قبل از اينكه تصميم به تدوين گزارش بگيريد بايد بدانيد كه گزارش را براي چه شخصي يا اشخاصي تهيه مي‌كنيد. در واقع چه كسي يا كساني، بر اساس گزارش شما تصميم گرفته و اقدام خواهند كرد.
دانستن افكار، تمايلات، خلق و خوي، تحصيلات و تجربيات و نحوة تصميم‌گيري خوانندة گزارش و اين كه آيا او خود تصميم مي‌گيرد يا آن كه گزارش را براي اظهارنظر به نزد ديگران ارسال مي‌دارد، براي تهيه‌كنندة گزارش بسيار مهمّ است. زيرا با آگاهي از مسائل فوق مي‌توانيد گزارش خود را به شكلي تهيه كنيد كه رسيدن به هدف را سريعتر و مطمئن‌تر كند.
مراحل چهارگانة گزارش‌نويسي
به منظور اجتناب از نارسايي گزارش، و انتقال صحيح افكار و اطلاعات به خواننده، در تهيه و تدوين هر گونه گزارشي بايد چهار مرحله زير را رعايت كرد:
1- مرحلة تهيه و تدارك
2- مرحلة طرح ربط منطقي مطالب
3- مرحلة نگارش
4- مرحلة تجديدنظر و اصلاح
1- مرحلة تهيه و تدارك:
قبل از آن كه نوشتن را آغاز كنيم، بايد تمام اطلاعات، حقايق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در انديشه خود سازمان دهيم، هدف را بيابيم و بدانيم كه خوانندة گزارش ما كيست و چه اطلاعاتي از موضوع دارد كه در فهم مقصود، او را ياري مي‌كند و چه اطلاعاتي بايد به او داد تا در نتيجه‌گيري نهايي سودمند باشد.
چون در اين بخش به انديشه يا فكر كردن، بسيار اشاره كرده‌ايم، شايد بي‌ربط نباشد كه تعريفي از فكر و علل چهارگانه آن ارائه بنماييم.
مرحله اول گزارش‌نويسي (تهيه و تدارك) و مرحله دوم (ربط منطقي مطالب) پيوند ناگسستني با هم دارند. يعني مرحله اوّل، مرحلة جمع‌آوري و مرحلة دوم، مرحلة ترتيب و توالي منطقي است. و اين دو مرحله كه مراحل دقت و تمركز فكر است، روي هم موجب تكوين گزارش مي‌شود. به عبارت ديگر پايه و اساس گزارش را تشكيل مي‌دهد و با تحقق اين مرحله آماده خواهيد شد كه گزارش خود را با اطمينان خاطر روي صفحه كاغذ بياوريد.
موفقيت هر گزارشي بستگي به نحوة طرح‌ريزي آن دارد، بنابراين طرحِ هر گزارش، بايد پاسخگوي نيازهاي زير باشد.
1- كليه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد
2- نظم منطقي مطالب را بر اساس رعايت تقدم و تأخر و طبقه‌بندي صحيح به دست دهد.
3- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهيم اصلي گزارش را به آساني و روشني دريابد.
4- براي هر كسي – حتي اگر با جزئيات فني و علمي آن آشنايي كامل نداشته باشد – در مراجعات بعدي قابل قبول بوده، دچار سوء تعبير نشود. .
3- مرحله نگارش
خوب انديشيدن و تمركز داشتن، ماية نگارش؛ و نگارش خوب به سرمايه‌هاي علمي، مطالعه، آگاهي، احاطه به موضوع، دقت و تمرين و ممارست نياز دارد، و گزارش، اثربخش نخواهد بود مگر آنكه علاوه بر شيوايي سخن، به نكات اساسي برشمرده زير توجه نمايد:
· 1- فكر كردن قبل از نوشتن.
· 2- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقي.
· 3- در نظر گرفتن خواننده.
· 4- آگاهي به نكات دستوري و جمله‌بندي در حد لزوم.
· 5- ترجيح ساده‌نويسي به پيچيده‌نويسي.
· 6- پرهيز از به كار بردن لغات و تركيبات دور از ذهن.
· 7- به كار بردن لغات، اصطلاحات يا عباراتي كه معاني قطعي و مشخص دارند.
· 8- بيان حقايق، بي آن كه قصد برانگيختن احساسات را داشته باشيم.
· 9- دانستن فن گزارش‌نويسي.
فكر نويسنده (گزارشگر) قبل از هر چيز بايد متوجه هدف موضوعي باشد كه دربارة آن بايد گزارش تهيه كند، چه؛ هدف، هم آغاز حركت است و هم پايان آن، و اگر موضوع را فراموش كند، قادر به ابلاغ پيام خويش نخواهد بود.
نبايد فراموش كرد كه هر جمله گزارش بايد حامل پيام باشد، و زماني اين مقصود حاصل مي‌شود كه روحِ هدف و موضوع در كالبد جمله‌ها و بندها نفوذ كرده باشد.
نوشتة شما؛ چه يك گزارش ساده باشد چه گزارش پيچيده، در هر دو صورت بايد هدف و مقصودي داشته باشيد و قبل از آغاز كار بايد ديد نوشتة شما براي رساندن كداميك از هدفهاي زير است:
- برانگيختن علاقة خواننده.
- اثر گذاشتن روي حالاتِ روحي او.
- دادن پاره‌اي اطلاعات.
- حلّ و فصل يك مسألة پيچيده و يا ساده.
- اعلام نتيجة يك مأموريت فردي يا گروهي.
- اعلام نتيجة يك تحقيق علمي، اقتصادي، اجتماعي و ...
- ارزيابي به وسيلة خواننده، صدور حكم نهايي توسط او.
نويسنده نبايد اجازه دهد كه خواننده، در طول گزارش؛ يعني مقدمه؛ متن و نتيجه يا پيشنهاد دچار سردرگمي و آشفتگي گردد، و از همان آغاز بايد به وي دربارة گزارش، يك نظر كلي داده شود و معمولاً نويسنده، اين وظيفه را در مقدمة گزارش انجام مي‌دهد
علماي فن، انجام دادنِ سه كار را در مرحلة تجديد نظر توصيه مي‌كنند:
1- گزارش را به يكي از همكاران بدهيم تا او بخواند و از زاوية ديد خود مفهوم آن را بازگو كند و چنانچه در انتقال فكر، مانعي يا نقصي مشاهده شد، بتوانيم آن را جبران كنيم.
تجديد نظرِ نوشته، قدم بزرگي در راه روشن نويسي محسوب مي‌شود. در اين مرحله است كه شخص آنچه را كه مي‌خواسته بگويد، مي‌بيند؛ نه آنچه را كه نوشته است.
كافي است در تجديد نظر، خود را به جاي خواننده قرار دهيم و از دريچة چشم او به موضوع بنگريم.
آراستن گزارش
آراستن يك گزارش براي تأكيد بيشتر روي نكات مورد نظر و بنا كردن امكانات بصري كه بحث شما را پشتيباني كند از تكنيك‌هاي مهم گزارش‌نويسي است.
طراحي مناسب براي گزارش از طريق استفاده به جا از موارد زير فراهم مي‌آيد:
- استفاده از دايره‌ها يا مربع‌هاي توپُرِ كوچك
- خط كشيدن زير نوشته‌ها
- استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ
- عنوان‌بندي
- امكانات بصري مؤثر
- تأكيد بر بعضي نتيجه‌گيري‌ها از مطالب
- نمايش و سازماندهي پايه‌هاي پيچيده
ابزار نگارش مثل دايره‌ها يا مربع‌هاي توپر، خط كشيدن زير نوشته‌ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان‌بندي مي‌تواند به تمركز و توجه خواننده كمك كند. زيرا:
· نكات اصلي را تقويت مي‌كنند.
· بر شكل‌گيري منطقي بحث تأكيد مي‌نمايد.
· بخش‌هاي طولاني را تفكيك مي‌كنند و نمايش يك صفحه را بهبود مي‌بخشند.
استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان يك ابزار بصريِ نگارش، مي‌تواند به طور مؤثر در يك سري و مجموعه‌اي از عوامل استفاده شود.
كمك به خواننده براي دنبال كردن بحث:
عنوان‌بندي معقول و مناسب نوشته‌ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان مي‌دهد.
چون اغلب مديران فقط عناوين را مي‌خوانند، يك نويسنده خردمند از آن‌ها براي ساخت نكات اصلي گزارش خود استفاده مي‌كند.
اگر سازمان شما روشي خاص براي عنوان‌بندي مشخص نمي‌كند، مي‌توانيد روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذيل شكل دهيد:
· هر عنوان يا زيرعنوان بايد به طور معني‌داري مطالبي را كه دنبال مي‌كند، توضيح دهد.
· هر عنوان بايد به تنهايي و به خودي خود قابل درك باشد.
· در داخل هر بخش، عناويني كه داراي يك سطح از كليّت است، بايد ساختار همسنگ داشته باشد.
· عناوين بايد قالب سازگار را دنبال كنند.
ساختن نكات بصري – جدول‌ها و نمودارها
نكات بصري – كه در گزارش‌هاي مربوط به مديريت عموماً نمودار ناميده مي‌شود – بخشي ضروري در هر گزارش بلند و بسياري از گزارش‌هاي كوتاه است. طراحي اين نكات بخشي از وظيفه شما به عنوان يك گزارش‌نويس است.
خيلي از نويسندگان در زمينه مسائل مديريت، جدول‌ها يا نمودارها را – كه شامل دياگرامها است – به عنوان بخشي از فرآيند حل مسأله مطرح مي‌سازند. نويسندگان دريافته‌آند كه اين جدول‌ها و نمودارها در كشف روابط مهم و يا معني‌دار بودن روندهايي كه در غير اين صورت ناديده گرفته مي‌شدند، به آنها كمك زيادي مي‌كند.
گزارش‌نويسان با تجربه، قبل از نوشتن متن اوليه، نمودارهايي پيش‌نويس مي‌كنند، حتي اگر از آنها به عنوان ابزار حل مسأله استفاده نكنند.
ساختن نمودارها و جدول‌ها در اين مرحله به شما اجازه مي‌دهد كه نتيجه‌گيري را كنترل كنيد. وقتي كه با نمودار كار مي‌كنيد ممكن است ارتباطي كه قسمتي از بحث خود را روي آن بنا كرده‌ايد، كم رنگ شده، يا حتي غيرمعقول به نظر آيد. براي مؤثرترين استفاده از نمودارها بايد:
- آنها را با زيركي و هوشياري به كار بگيريد.
- فرم و شكل مناسب را انتخاب كنيد.
- به خواننده بگوييد كه چرا نمودار مهمّ است.
- سادگي آن را حفظ نماييد.
- اطمينان حاصل كنيد كه نمودار به تنهايي گوياست ولي آن را به متن پيوند بزنيد.
- كنترل كنيد كه نمودار، اشتباه راهنمايي نكند.
- محصول تكميل شده را ارزيابي كنيد.
طبقه‌بندي گزارش‌ها
گزارش‌ها بر حسب نوع و شكل كلي، به دو دسته يا طبقه تقسيم مي‌شوند:
دسته اول – گزارش‌هاي رسمي كوتاه
دسته دوم – گزارش‌هاي رسمي بلند
الف) گزارش‌هاي رسمي كوتاه
گزارش رسمي كوتاه به گزارشي گفته مي‌شود كه معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداري تهيه مي‌شود و از سادگي برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداري و روزمرّه است.
گزارش‌هاي رسمي كوتاه استاندارد شده و داراي روشي يكنواخت نيست و اگر در بعضي از سازمانهاي اداري، برخي از اين گزارش‌هاي توضيحي به ويژه گزارش‌هاي يك و دو صفحه‌اي به صورت فرم در آمده و استاندارد شده است، نبايد همة گزارش‌هاي اين دسته را از اين نوع دانست.
در گزارش‌هاي يكنواخت و استاندارد شده، پرتوي از فكر و ابتكار نويسنده ديده نمي‌شود، بنابراين اگر در اينجا از گزارشي سخن مي‌گوييم، مقصود گزارشي است كه برخاسته از فكر و ابتكار نويسندة آن باشد و نيروي انديشه وي در پروراندن مطالب گزارش سهمي بسزا داشته باشد.
نيك مي‌دانيم كه گزارش‌هاي دسته اول؛ يعني گزارش‌هاي روزمرّه در شرايط مشكلي نوشته مي‌شود و غالباً، فرصت فكر كردن كم است و بيشتر به دست كساني تنظيم مي‌شود كه در اين زمينه خوب كار نكرده‌اند و تجربه كافي ندارند. بنابراين لازم است در اين مورد به كساني كه مسؤوليت تنظيم گزارش‌ها را بر عهده مي‌گيرند، آموزش لازم داده شود و دورة كوتاه گزارش‌نويسي برايشان اجرا گردد.
در مورد اين نوع گزارش‌ها توجه به نكات زير ضروري است:
2- آوردن مقدمه‌اي متناسب با متن (حداقل دو سطر) براي بدست آوردن سابقه و آماده ساختن ذهن خواننده. 3- استفاده از پاراگراف يا عناوين اصلي و فرعي به منظور طبقه‌بندي گزارش. 4- آوردن پيشنهاد يا نتيجه در پايان 5- ارائه يك درخواست و راه‌حل. 1- انتخاب عنوان (موضوع) به نحوي كه گوياي محتواي متن باشد.
ب) گزارش‌هاي رسمي بلند
گزارش رسمي بلند به گزارشي گفته مي‌شود كه معمولاً بيش از سه صفحه بوده و در بعضي از موارد تا دهها صفحه ادامه مي‌يابد. اين نوع گزارش‌ها بيشتر به موضوعاتي علمي، پژوهشي، فرهنگي، اجتماعي، فني و موارد مشابه مربوط مي‌شود كه اغلب از نظر زمان تهيه نيز طولاني است و در بعضي از موارد تهيه‌كنندگان آن بيش از يك نفر و گاهي يك گروه مي‌باشند.
«يادمان باشد گزارش عملكرد امروز براي آينده‌گان، فرهنگ و تاريخ محسوب مي‌شود و چه نيكو است تا مايه مباهات اعلام گردد.»