سيستم حقوق و دستمزد

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط معصومه رودگر

بازدید: 9556

 

سیستم حسابداری حقوق و دستمزد

مقدمه :

در کشورهای پیشرفته و صنعتی جهان نیروی کار از عوامل مهم در بحث و تولید به شمار می رود و حتی کارشناسان و متخصصان به عنوان دارائی های شرکت در ترازنامه منعکس می گردند و هر شرکتی که افراد متخصص و تحصیل کرده بیشتری داشته باشد نشان دهنده توان شرکت از نظر نیروی انسانی به شمار می رود و از سوی تجزیه و تحلیل گران مالی این گونه شرکت ها با توجه به عوامل تأثیر گذار دیگر جزء شرکت هایی که دارای توان و قدرت بالائی هستند مطرح می گردند و در نهایت باعث افزایش اعتبار شرکت می گردد. لذا سرمایه داران با آرامش خیال بیشتری در این گونه شرکت ها سرمایه گذاری می نمایند.

بحث تا به جایی گسترش پیدا نموده که تئوریسین های حسابداری مباحث کاملی در ضمینه حسابداری منابع انسانی مطرح نموده اند که اینجا مجالی برای مطرح نمودن آن ها نیست. به امید روزی که در کشور ما نیز به نیروی کار متخصص و کارشناس آن چنانکه باید وشاید بها داده شود و از آنها در جایگاه های مناسب استفاده شود و از حرز رفتن و فرار مغزها که در حقیقت صادر نمودن بهترین سرمایه کشور به ارزان ترین قیمت می باشد جلوگیری شود. همان گونه که برای دارائی های ثابت مشهود ثبت حسابداری صورت می گیرد برای مهم ترین عوامل تولید یعنی نیروی انسانی نیز همچون کشورهای پیشرفته ثبت حسابداری انجام گیرد.

هزینه دستمزد بیان گر سهم نیروی کار در تولید محصولات است و به عنوان یکی از عوامل مهم هزینه ، مستلزم اندازه گیری , کنترل و تجزیه و تحلیل مستمر می باشد. افزایش تولید که به کاهش بهای تمام شده هر واحد منجر می گردد توام با افزایش نرخ های دستمزد و مزایای مربوطه ، موجب افزایش روند استفاده از تجهیزات ماشینی و پیشرفته به منظور تولید بیشتر با ساعات کار کمتر گردیده است. تغییرات در استفاده از نیروی کار اغلب تغییرات در روش های پرداخت پاداش را ایجاب می نماید و این امر خود موجب تغییراتی در خود حسابداری هزینه های دستمزد می گردد.

طبق آخرین تجزیه و تحلیل ها پرداخت های دستمزد بطور مستقیم یا غیر مستقیم بر مبنای درجه مهارت کارگران صورت می گردد. بنابراین انگیزه کنترل و نحوه حسابداری مناسب این هزینه یکی از مسائل بسیار مهم و موثر در مدیریت واحدهای تجاری محسوب می شود.

مشارکت و همکاری کارکنان و اعتقاد آنان به اهداف و خط مشی های واحدهای تجاری می تواند تا حد زیادی افزایش و کارائی و کاهش هزینه های عملیاتی را به دنبال داشته باشد. هزینه یابی دستمزد تنها یکی از عوامل موثر در ایجاد روابط مطلوب بین کارکنان و کارفرما می باشد. مدارک کافی که به آسانی قابل فهم بوده و در دسترس می باشد نیز یکی دیگر از عوامل مهم در برقراری روابط همگن و موزون بین مدیریت ، کارکنان ، مقامات و مجامع عمومی می باشد.

فرم های مربوط به واحد حقوق و دستمزد :

دایره حقوق و دستمزد مدارک مربوط به دریافت های هر یک از کارکنان را به تفکیک نگهداری      می نماید و چک های حقوق ودستمزد را تهیه و سایر مدارک لازم جهت پرداخت حقوق را به صندوق دار (مسئول پرداخت حقوق) ارائه می کند.

کار دایره حقوق و دستمزد شامل 2 مرحله اساسی می باشد :

$11-   طبقه بندی حقوق و دستمزد بر حسب نوع کار ، مراحل تولید ودوایر می باشد.

$12-   تهیه لیست و محاسبه حقوق و دستمزد.

این واحد از فرم هائی استفاده می کند که پسوند آن ها ق ح است و معنی حقوق که شامل 10 ق ح ، 11 ح ق ، 12 ق ح ، 14 ق ح ، 15 ق ح ، 16 ق ح ، 19 ق ح ، 23 ق ح ، 32 ق ح ، 34 ق ح ، 98 ق ح .

بنده قصد دارم در این گزارش ضمن توضیح در خصوص هر یک از این فرم ها نمونه ای نیز برای کامل تر بودن گزارش ارائه نمایم.

اولین اقدامی که پس از پذیرش و تشکیل پرونده یک شخص در امور اداری انجام می شود معرفی نامبرده به سیستم مکانیزه امور مالی است. این عمل بر مبنای فرم 10 ق ح صورت می پذیرد.

فرم 10 ق ح خود به بخش هایی تقسیم می شود و هر بخش نیز تقسیم بندی خود را دارد.

قسمت 11 ق ح مشخصات شناسنامه ای فرد ، نام خانوادگی ، شماره سازمانی ، مدیریت ، رمز ناحیه ، اداره ، ناحیه کار ، تأهل (1- متأهل ، 2- مجرد ، 3- بیوه) ملیت (1- ایرانی ، خارجی)

شغل همسر (1- شاغل در شرکت نفت 2- شاغل در سایر سازمان های دولتی ، 3- شاغل در دوایر و موسسات خصوصی اگر همسر خانه دار است این ستون خالی بماند) نوع استخدام (کد 01 کارمند رسمی ، کد 02 کارمند پیمانی ، کد 03 کارمند قراردادی ، کد 04 کارمند خرید خدمت ، کد 11 کارمند رسمی زیر دیپلم ، کد 12 کارمند پیمانی زیر دیپلم ، کد 13 کارمند قراردادی زیر دیپلم و ..... ) در این قسمت طرح ریزی شده است.

قسمت 12 ق ح شامل مشخصات شناسنامه ای فرد می باشد و عبارت است از :

شماره شناسنامه – تاریخ صدور – محل صدور – ناحیه حسابداری – محل سکونت – رتبه شخصی – افراد تحت تکفل – شماره بیمه – رمز بیمه پذیری (1- مشمول کسر بیمه کارمندان قراردادی 17% 2- مشمول کسر بیمه کارمندان قراردادی ، 3- کسر بیمه و پس انداز کارمندان رسمی 17% ،         4- مشمول کسر بازنشستگی و پس انداز کارمندان رسمی)

قسمت 15 ق ح حقوق پایه :

پرداخت اصلی بابت کار انجام شده بدون در نظر گرفتن مزایا به عنوان حقوق پایه نامیده می شود.

می توان در مورد هر یک از عملیات تولیدی یا غیر تولیدی و یا یک گروه از عملیات تعیین نمود. تعیین مبلغی عادلانه به منظور پرداخت به کارکنان بابت انجام عملیات تولیدی و غیر تولیدی کار ساده ای نیست. تعیین نرخ عادلانه حقوق و یا دستمزد مستلزم تجزیه و تحلیل ، تشریح و ارزیابی هر یک از مشاغل موجود در دوایر تولیدی یا غیر تولیدی است. ارزش کلیه مشاغل باید با توجه به دستمزد و حقوق پرداختی بابت کارهای مشابه در صنایع و واحدهای تجاری دیگر ، تعیین شود.  پرداخت حقوق و دستمزد مناسب و کافی موجب تسهیل استخدام و حفظ کیفیت نیروی کار می گردد.

مزایای کارکنان :

حقوق و دستمزد پایه ، تصویری از تمامی هزینه دستمزد را ارائه نمی دهد علاوه بر حقوق و ملحقات دیگری که بعضی اوقات مزایا نامیده می شود ، بخش عمده ای از هزینه دستمزد را تشکیل می دهد مزایای عمده کارکنان شامل حقوق ایام مرخصی ، بیمه های اجتماعی سهم کارفرما ، حقوق ایام تعطیل  ، بازنشستگی ، حق اولاد و حق مسکن می باشد که به منظور تعیین کل هزینه دستمزد باید به حقوق و دستمزد پایه اضافه شوند.

قسمت 19 ق ح : در این قسمت فوق العاده ها و سایز مزایای دیگر که به کارمند تعلق می گیرد آورده می شود.

در مورد بازنشستگی در صورتی که کارمند پیمانی باشد 6% از کارمند 19% شرکت و در صورتی که رسمی باشد 6% از کارمند و 22% شرکت که با هم جمع و ذخیره می شود.

در مورد پس انداز کارمندان پیمانی این مورد را ندارند ولی کارمندان رسمی 6% از کارمند و 3% سهم شرکت که با هم جمع و در صندوق پس انداز برای کارمند ذخیره می شود ضمناً از این محل به کارمند وام نیز تعلق می گیرد و در خاتمه خدمت کارمند نیز کاملاً این مانده به او پرداخت می شود.

قسمت 16 ق ح  قسمت تائید بودجه و کنترل هزینه ها : منشاء هزینه و واحدی که شخص در آن کار می کند مشخص و به حساب آن واحد گذاشته می شود.

بطور کلی مجموعه پرداخت به کارمندان ایرانی و خارجی که حقوق آنان به ریال پرداخت می گردد عبارتند از :

$11-   حقوق پایه

$12-   فوق العاده ها

$13-   حق الزحمه ها و بازپرداخت هزینه ها

$14-   پاداش

فوق العاده به ثابت و متغیر تقسیم می شوند.

پرداخت های ثابت در کل واحد حقوق و دستمزد بایستی از سند یا برگ ورودی 32 ق ح با رمز عمل عدد 1 استفاده شود پرداخت های متغیر نیز به دو قسمت تقسیم می شوند.

اف) فوق العاده هایی که دارای فرمول محاسبه بوده و عمدتاً بر اساس روزهای کارکرد و یا ساعت کارکرد محاسبه و به کارمندان پرداخت می گردند که شامل موارد ذیل می باشد.

$11-   فوق العاده نوبت کاری .

$12-   فوق العاده کار در سکو دریا

$13-   فوق العاده غواص

$14-   فوق  العاده اضافه کاری

ب ) فوق العاده های که با توجه به مقررات و بر حسب مورد به کارمندان پرداخت می شود.مثل   فوق العاده مأموریت.

فوق العاده های ثابت در ابتدا استخدام کارمند و از طریق برگ اقدامات پرسنلی قسمت 19 ق ح انجام می شود.

مانند : 1-  فوق العاده ویژه   2- فوق العاد بدی آب و هوا  3- محرومیت از تسهیلات زندگی.

 

فوق العاده نوبت کاری به 4 قسمت تقسیم می شود :

$11-   نوبت کاری عادی : در این قسمت 24 ساعت را به 3 قسمت مساوی تقسیم می شود ساعت  8 = : 24 صبح – عصر – شب  برای هر 3 قسمت 25% پایه حقوق محاسبه می گردد.

$12-   شیفت شب کار دائم : شیفت شب کار که بر مبنای پایه حقوق یعنی 45% پایه حقوق محاسبه می شود در مناطق جنوب پایه حقوق با بدی آب و هوا همراه است یعنی :

45%  × (فوق العادده بدی آب وهوا + پایه حقوق)

$13-    شیفت  عصر کار دائم : این شیفت کار بر مبنای 35% پایه حقوق محاسبه می شود.

$14-   شیفت روز کار دائم : 

فوق العاده اضافه کاری : اضافه کاری در کل صنعت نفت طبق فرمول زیر محاسبه و پرداخت  می شود.

نرخ هر ساعت اضافه کاری = 1000 : 8 ( فوق العاده ویژه + حقوق پایه)

محاسبه مبلغ فوق العاده ها بر پایه نرخ های قابل اجرای موجود در پرونده سیستم حقوق کارمندان انجام می گیرد.

مدت زمان پرداخت فوق العاده ها :

سالیانه – سه ماهه – ماهیانه – روزانه – ساعتی

سالیانه : فوق العاده هائی هستند که فقط در سال یک بار پرداخت می شود. پاداش نوروزی .

سه ماهه : فوق العاده هائی هستند که هر سه ماه یک بار پرداخت می شود. فوق العاده مسافرت در خارک.

ماهیانه : فوق العاده هائی هستند که هر ماه پرداخت می شود. ویژه جذب

روزانه : فوق العاده هائی هستند که بصورت روزانه محاسبه و پرداخت می شود. فوق العاده نوبتکاری.

فرمول :                                 A = 365 : تعداد روز کارکرد × درصد فوق العاده × حقوق پایه

ساعتی : فوق العاده هائی هستند که بر اساس ساعت کار پرداخت می شود.

درصد فوق العاده             بدی آب و هوا              حقوق پایه

حقوق پایه :

حقوق پایه در مقابل تسلیم نیروی کار به کارمند پرداخت می شود و در بسیاری از مواقع بنا به ضرورت های کاری و عملیاتی علاوه بر حقوق پایه یک سری مزایا و فوق العاده هایی که قبلاً ذکر شده نیز پرداخت می شود. حقوق پایه هر کارمند با توجه به مدرک تحصیلی سوابق خدمت و سایر قوانین و مقررات از طرف امور اداری تعیین می شود.

فوق العاده محرومیت از تسهیلات زندگی :

فوق  العاده مذکور به کارمندانی تعلق می گیرد که در خارج از تهران مشغول به کار می باشند در حقیقت این فوق العاده به منظور جبران ناراحتی از خدمت در نقاط دوز از مرکز به کارمند تعلق می گیرد.

فوق العاده محرومیت از تسهیلات زندگی بر مبنای جداولی از از قبل تهیه و تنظیم شده است در نظر گرفته می شود.

حساب بازنشستگی کارمندان :

این حساب به منظور کنترل کسور ماهیانه کارمندان بابت 6% بازنشستگی سهم  کارمند  19 سهم کارفرما در نظر گرفته شده است ، 6% کسور بازنشستگی سهم کارمند ، سهم کارمند در پایان هر ماه پس از کنترل های لازم به طور خودکار با استفاده از شماره حساب تعبیه شده در پرونده راهنمای سیستم حقوق کارمندان به حساب فوق بر حسب مورد بدهکار / بستانکار می گردد ترتیبی اتخاذ گردیده تا کامپیوتر 19% بازنشستگی سهم کارفرما را محاسبه و بر مبنای پرونده پارامتر و با در نظر گرفتن مرکز هزینه و عنصر هزینه بازنشستگی به حساب هزینه حقوق اداره هر کارمند و جمعاً به حساب کنترل تسهیم حقوق بستانکار نماید.

فرم های برگ اقدامات پرسنلی : پیوست شماره : (1 و 2)

فرم مطالبات فوق ماموریت داخل کشور :

این فرم مخصوص مأموریت داخل کشور بوده و موارد ذیل در آن قابل اهمیت می باشد. هر روز مأموریت از ساعت 8 صبح تا پایان ساعت 24 هر روز به عنوان یک شبانه روز کامل محسوب می شود و اگر ساعت مأموریت هر روز کمتر از این رقم باشد نحوه محاسبه متفاوت خواهد بود.

کلیه پرداخت ها به کارمند بابت مأموریت بایستی از طریق این فرم انجام گیرد و هیچ گونه وجه خارج از کلیم پرداخت نگردد.

هزینه بلیط و اقامت بایستی از طریق کلیم پرداخت گردد. اگر وسیله نقلیه (هواپیما و قطار و .... باشد ) از طریق ارائه لاشه بلیط قابل پرداخت خواهد بود.

فرم مطالبه پیوست شماره : (3)

اگر اقامتگاه غیر شرکتی باشد بر اساس صورتحساب هتل هزینه پرداخت می شود و اگر چنانچه اقامت شخصی باشد برای هر شب 30.000 ریال عامل خواب می باشد و اگر چنانچه اقامت شرکت باشد برای هر شب 10.000 ریال عامل خواب منظور می شود.

برای صبحانه 6.000 ریال و نهار 12.000 ریال و شامل 12.000 ریال.

هزینه رفت و برگشت به ترمینال بر اساس قبض آژانس قابل پرداخت می باشد و اگر قبض آژانس موجود نباشد برای هزینه رفت و برگشت به ترمینال در مبدا 36.000 ریال و در مقصد 10.000 ریال پرداخت می گردد.

لازم به ذکر است اگر در حین مأموریت اضافه کاری انجام شده باشد یا هزینه های سایری انجام شده باشد در قسمت توضیحات شرح داده می شود و در پایان برای هر روز مأموریت 3 درصد حقوق پایه منظور می گردد.

صورت محاسبه فوق العاده مأموریت شماره.............. مورخ ....................      

 

تهیه کننده :

تاریخ تهیه :

صورت محاسبه فوق العاده مأموریت شماره ....... مورخ ..................

تهیه کننده :

تاریخ تهیه :

برگ اعلام حساب بانکی کارمندان : پیوست شماره (4)

جهت تعیین بانک و شماره حساب کارمند مورد استفاده قرار می گیرد.

در قسمت رمز واحد : رمز واحد شرکت منظور می شود.

در قسمت شماره شناسائی : شماره شناسایی کارمند منظور می گردد.

در قسمت شماره رمز بانک : بر اساس نام شهر و نام بانک و شماره شعبه منظور می گردد که بطور مثال شهر تهران 0101 می باشد ، رمز بانک ملت 71 می باشد و در قسمت شماره شعبه نیز شماره شعبه مورد نظر منظور می شود.

در قسمت شماره حساب بانکی : از راست به چپ شماره حساب بانکی منظور می شود و خانه های سمت چپ شماره حساب بایستی خالی بماند.

برگ اقدامات پرسنلی (1) : پیوست شماره : (5)

برای تغییر محل خدمت کارمندان از یک شهر به شهر دیگر یا از یک واحد به دیگر یا از یک اداره به اداره دیگر از این فرم استفاده می شود.

$11-   در قسمت شماره شناسائی : شماره شناسائی کارمند را منظور می کنیم.

$12-   در قسمت عنوان : برای آقایان 01 و برای خانم ها 02 منظور می شود.

$13-   در قسمت نام : نام کارمندی که قرار است تغییرات برایش اقدام شود منظور می گردد.

$14-   در قسمت نام خانوادگی : نام خانوادگی کارمندی که قرار است تغییرات برایش اقدام شود منظور می گردد.

$15-   در قسمت رمز مدیریت : برای پتروشیمی 50 و برای نفت...... و گاز....... و برای پالایش و پخش ........... در نظر گرفته می شود.

$16-   در قیمت رمز ناحیه : رمز ناحیه ای که در آن payroll انجام می شود منظور می گردد.

$17-   در قسمت اداره : رمز اداره ای که کارمند تحت پوشش آن اداره کار می کند منظور می شود.

$18-   در قسمت ناحیه کار: رمز ناحیه ای که کارمند در آن کار می کند منظور می گردد.

$19-   در قسمت تأهل : برای کارمند متأهل ........... و برای کارمند مجرد.......... منظور می گردد.

$110-      در قسمت نوع استخدام : برای کارمندان رسمی 01 و برای کارمندان پیمانی 02 منظور      می گردد.

$111-      در قسمت رمز اقدام : بر اساس فرم اقدامات پرسنلی کارمندان در نظر گرفته می شود.

$112-      در قسمت تاریخ اجراء : تاریخی که از آن تاریخ تغییرات بایستی اعمال گردد منظور می شود.

$113-      در قسمت جمع : جمع ستون هایی که حاشور نخورده و سفید باقی مانده اند را می نویسیم. لازم به ذکر است که جمع هر صفحه به صفحه بعد نقل پیدا نمی کند و فقط جمع هر صفحه در این قسمت قید می شود.

فرم برگ اقدامات پرسنلی کارمندان (2) :  پیوست شماره : (7)

برای ایجاد یا تغییر شماره شناسنامه و محل صدور شناسنامه ، ناحیه حسابداری ، محل سکونت کارمند ، رتبه شخصی ، افراد تحت تکفل.

$11-   در قسمت شماره شناسایی : شماره شناسایی کارمند را منظور می کنیم.

$12-   در قسمت شماره شناسنامه : شماره شناسنامه کارمند را منظور می کنیم

$13-   در قسمت تاریخ صدور : تاریخ صدور شناسنامه کارمند را منظور می کنیم.

$14-   در قسمت محل صدور : محل صدور شناسنامه کارمند را منظور می کنیم.

$15-   در قسمت ناحیه حسابداری : ناحیه ای که کار در آن انجام می شود قید می شود.

$16-   در قسمت محل سکونت : کد محل سکونت کارمند قید می شود.

$17-    در قسمت رتبه شخصی : رتبه کارمند قید می شود که رتبه از 11 الی 17 می باشد و بعد از رتبه 17 گروه A، B ، C ، Dمی باشد.

$18-   در قسمت افراد تحت تکفل : تعداد افراد تحت تکفل کارمند منظور می شود.

$19-   در قسمت شماره بیمه شده : شماره بیمه شده کارگر منظور می شود.

$110-   در قسمت رمز بیمه پذیر : بر اساس فرم اقدامات پرسنلی کارمندان در نظر گرفته می شود.

$111-   در قسمت تاریخ اجرا : تاریخی که از آن تاریخ تغییرات بایستی اعمال شود منظور می شود.

فرم برگ اقدامات پرسنلی کارمندان(3)  پیوست شماره : (7)

این فرم جهت تعدیل حقوق کارمندان صورت می گیرد :  

$11-   در قسمت شماره شناسائی : شماره شناسایی کارمندی که حقوقش قرار است تعدیل پیدا کند نوشته می شود.

$12-   در قسمت پایه حقوق قدیم : حقوق پایه قدیم کارمندی که حقوقش قرار است تعدیل پیدا کند نوشته می شود.

$13-   در قسمت حقوق پایه جدید : حقوق پایه جدید کارمندی که حقوقش قرار است تعدیل پیدا کند نوشته می شود.

$14-   در قسمت تاریخ اجراء : تاریخی که از ان تاریخ حقوق پایه بایستی تعدیل شود نوشته          می شود.

$15-   در قسمت توضیحات : نام کارمند و سایر مشخصات مورد نیاز نوشته می شود.

برگ اعلام حساب هزینه حقوق کارمندان :  پیوست شماره : (8)

این فرم برای هر کارمند که وارد سیستم می شود بایستی تکمیل شود طی آن مرکز هزینه هر نفر مشخص می شود.

$11-   در قسمت شناسائی : شماره شناسائی هر کارمند جدید الاستخدام نوشته می شود.

$12-   در قسمت رمز واحد : رمز شرکت نوشته می شود . بطور مثال رمز شرکت بوعلی سینا 071 می باشد.

$13-   در قسمت نوع حساب : نوع مرکز هزینه قید می گردد.

$14-   در قسمت شماره حساب : کد واحدی که کارمند در آن مشغول به کار می باشد.

$15-   در قسمت ناحیه : کد شهری که کارمند آن مشغول به کار می باشد.

برگ اعلام وام کارمندان : پیوست شماره : (9)

برگ  اعلام وام کارمندان برای پرداخت وام به کارمندان و کسر اقساط آن ها استفاده می شود.

$11-   در قسمت رمز اقدام : اگر اطلاعات برای اولین بار به سیستم وارد می گردد یک و اگر قبلاً اطلاعات وارد شده و اکنون برای تصحیح اقدام می شود.2 و اگر اطلاعات بایستی حذف شود 3 منظور می شود.

$12-   در قسمت رمز واحد : رمز شرکت منظور می شود.

$13-   در قسمت شماره شناسائی : شماره شناسایی کارمند وام گیرنده منظور می شود.

$14-   در قسمت رمز وام : از روی کدینگ بر اساس نوع وام مشخص نموده و درج می گردد. بطور مثال 0523 واخ خرید اثاثیه و 0519 وام مددکاری و 0522 وام تعمیرات مسکن و ......

$15-   در قسمت تاریخ شروع : سال و ماهی که قرار است از آن سال و ماه اقساط شروع و کسر شوند درج می شود.

$16-   در قسمت مبلغ کل وام : مبلغی که کارمند وام گرفته و قرار است بگیرد درج می شود.

$17-   در قسمت تعداد اقساط : تعداد اقساطی که قرار است طی آن ها مبلغ وام مسترد گردد درج می شود.

برگه اعلام پرداخت کارمندان : پیوست شماره : (10)

برای پرداخت بصورت ثابت یا متغیر به کارمند از این فرم استفاده می شود.

$11-   در قسمت شماره شناسائی : شماره شناسایی کارمند منظور می شود.

$12-   در قسمت رمز پرداخت کسور : از روی کدینگ بر اساس نوع پرداخت مشخص نموده و درج می گردد.  بطور مثال : 274 فوق العاده جذب غیر مستمر کارمندان و 353 فوق العاده مأموریت و 222 فوق العاده اضافه کاری کارمندان می باشد.

$13-   در قسمت ثابت و متغیر: اگر قرار باشد که مورد پرداختی بصورت ثابت در سایر ماه ها نیز پرداخت شود یک می گذاریم واگر قرار باشد که مورد پرداختی فقط در ماه جاری پرداخت شود عدد دو می گذاریم.

$14-   در قسمت تاریخ اجراء : اگر پرداختی بصورت ثابت در نظر گرفته شده باشد در این قسمت بایستی تاریخی که از آن تاریخ  پرداخت می بایستی به کارمند صورت گردد قید می گردد.

$15-   در قسمت ملاک محاسبه : اگر قرار باشد بصورت درصد حقوق پایه به کارمند پرداخت شود درصد مورد نظر در این قسمت قید می شود. مثل حق پست و .....

$16-   در قسمت مبلغ به ریال : مبلغی که بایستی به کارمند پرداخت شود قید می شود.

برگ اعلام کسور کارمندان : پیوست شماره : (11)

برای کسر بصورت ثابت یا متغیر به کارمند از این فرم استفاده می شود.

$11-   در قسمت رمز پرداخت کسور : از روی کدینگ بر اساس نوع پرداخت مشخص نموده ودرج می گردد. بطور مثال : رمز پرداخت 0598 دریافت علی الحساب حقوق از صندوق یا رمز پرداخت 801 باشگاه نفت شماره یک.

$12-   در قسمت ثابت و متغیر : اگر قرار باشد که مورد قابل کسر بصورت ثابت و در سایر ماه ها نیز کسر شود یک می گذاریم و اگر قرار باشد که مورد قابل کسر فقط از ماه جاری کسر شود دو می گذاریم.

$13-   در قسمت اجراء : اگر در قسمت ثابت و متغیر (قسمت قبلی) یک گذاشته باشیم یعنی بصورت ثابت در کلیه ماه ها کسر شود بایستی تاریخ شروع کسر مشخص شود و اگر در قسمت ثابت و متغیر (قسمت قبلی) دو گذاشته باشیم این قسمت خالی می گذاریم.

$14-   در قسمت ملاک محاسبه : اگر قرار باشد بصورت درصد حقوق پایه از کارمند کسر شود درصد مورد نظر در این قسمت قید می شود.  مثال : رمز پرداخت 0637 : صندوق تأمین آتیه کارمندان.

$15-   در قسمت مبلغ به ریال : مبلغی که بایستی از کارمند کسر گردد قید می شود.

برگ کنترل ارسال دسته اسناد حقوق کارمندان به کامپیوتر : پیوست شماره : (12)

برای هر دسته اسناد حقوق کارمندان از این فرم استفاده می شود:

$11-   در قسمت رمز واحد : رمز شرکت درج می شود.

$12-   در قسمت ناحیه حسابداری : محلی که حسابداری حقوق انجام می شود قید می شود. مثلا" برای تهران کد 0101 منظور می شود.

$13-   در قسمت شماره دسته : بعد از اینکه برای هر دسته یک فرم منظور شده بعد تعداد دسته ها از یک شماره گذاری شده و در این قسمت شماره دسته مورد نظر قید می شود.

$14-   در قسمت آخرین دسته : اگر این فرم و دسته جاری آخرین دسته باشد در این قسمت حرف ن  منظور می شود .

$15-   در قسمت تعداد برگ : هر دسته شامل یک تا چند برگ است که تعداد اوراق در این قسمت قید می شود.

$16-    در قسمت شماره و ردیف : هر دسته دارای چندین ردیف می باشد که از اولین تا آخرین ردیف در این قسمت قید می شود.

$17-   در قسمت ماه اقدام حسابداری : ماه جاری که عملیات حقوق و دستمزد در آن انجام می گیرد قید می گردد.

$18-   در قسمت عنوان سند ضمیمه : عنوان اسناد ضمیمه قید می گردد.

$19-   در قسمت ناحیه : نام ناحیه قید می شود . مثلاً تهران.

$110-   در قسمت شرکت : نام شرکت قید می شود.

$111-   در قسمت 1 الی 8 : جمع صفحات را با یکدیگر جمع کرده به جمع دسته می رسیم عدد را در قسمت مربوطه قرار می دهیم.

پس از اینکه کلیه فرم ها آماده شد و برگ کنترل ارسال دسته اسناد حقوق نیز برای هر دسته تهیه شد ، بر روی کلیه دسته ها این فرم گذاشته می شود و در حقیقت این فرم رسید تحویل اسناد به واحد کامپیوتر می باشد.  پیوست شماره (13)

برگ اصلاح یا حذف اشتباهات ویرایش سیستم های حقوق و دستمزد : پیوست شماره (14)

پس از اینکه فرم های مربوط به حقوق تکمیل و ارسال گردید. سیستم یک سری پرینت از ویرایشات حقوق ارائه می دهد ، برخی از آن ها جهت تصحیح می باشد و برخی دیگر غلط که بایستی اصلاح شوند و یک سری غلط که بایستی حذف شوند جهت اصلاح و حذف موارد مورد نظر از این فرم استفاده می شود.

$11-   در قسمت نوع سند : برای اصلاح و حذف دستمزد کارگردان 998 منظور می گردد و برای اصلاح و حذف حقوق کارمندان 98 ق ح قید می شود.

$12-   در قسمت رمز محل : اگر قرار است اصلاح اشتباه صورت گیرد عدد 5 منظور می شود و اگر قرار است حذف اشتباطه صورت گیرد عد 3 منظور می شود.

$13-   در قسمت رمز ناحیه : رمز ناحیه ای که عملیات در آن انجام می شود قید می گردد. مثلاً برای تهران 0101

$14-   در قسمت رمز واحد : رمز شرکت نوشته می شود.

$15-   در قسمت سال : سال مورد اقدام قید می شود ولی چون یک حرف در نظر گرفته شده فقط رقم آخر سال در نظر گرفته میوشد . مثلاً برای سال 1380 صفر منظور می شود.

$16-   در قسمت ماه : ماه مورد اقدام منظور می شود.

$17-   در قسمت شماره اجراء :

$18-   در قسمت شماره سریال : در این قسمت شماره سریال منظور می شود. لازم به ذکر است که قسمت رمز واحد تا شماره سریال در این فرم تحت نام شماره سریال اقلام اشتباه قید گردیده است که در پرینت ویرایش نیز تحت عنوان ردیف اصلاحات بصورت کامل قید گردیده است که می توان برای تکمیل فرم از آن استفاده کرد.

$19-   در قسمت شماره شناسائی : شماره شناسائی کارمندی که قرار است مواردی از حقوقش اصلاح یا حذف شود ، قید می گردد.

$110-   در قسمت از ستون تا ستون : در مواردی که قرار است اصلاح صورت گیرد از شماره ستونی که اصلاح شروع و تا ستونی که اصلاح به آن ختم می شود در این قسمت قید       می گردد

$111-   در قسمت اصلاحات صحیح : بین ستون های قید شده بالا ارقام و کدهای صحیح بصورت کامل منظور می شود.

 

کدینگ حقوق و دستمزد : پیوست شماره : (15)

برای پر کردن فرم های مربوطه که شرح آن ها گذشت برای قسمت رمز عمل بایستی از کدینگ حقوق ودستمزد که قسمتی از آن در بالا آورده شده استفاده شود. بطور مثال برای پاداش تحصیلی کد 0349 در نظر گرفته می شود.

و نکته قابل توجه این می باشد که اگر قسمت شماره حساب دارای شماره حساب باشد همین پاداش تحصیلی نیاز به مشخص کردن کد حساب نمی باشد ولی اگر خالی باشد مانند کمک هزینه دندان پزشکی بایستی کد آن در قسمت شماره حساب فرم آورده شود.

درخواست افتتاح ، اصلاح و حذف مراکز هزینه جاری : پیوست شماره : (16)

این فرم در خصوص افتتاح و حذف مراکز هزینه های جاری مورد استفاده قرار می گیرد.

در قسمت تاریخ اجراء : تاریخی از آن افتتاح ،اصلاح یا حذف قرار است اعمال گردد قید می گردد.

در قسمت مرکز هزینه : شماره حساب مورد نظر قید می گردد.

درخواست افتتاح ، اصلاح و حذف مراکز هزینه جاری :

این فرم در خصوص افتتاح ، اصلاح و حذف شماره حساب پروژه های سرمایه ای به کار می رود.

در قسمت نوع سند : بر اساس اینکه می خواهیم حساب جدید افتتاح کنیم 3 و اگر می خواهیم قبلی را اصلاح کنیم 4 و برای مسدود کردن حساب ایجاد شده 7 و برای افتتاح مجدد حساب حذف شده 8 ، برای حساب اضافی 9 منظور می کنیم .

در قسمت تاریخ اجراء : بر اساس تاریخی که از آن تاریخ حساب بایستی افتتاح گردد.

در قسمت نوع حساب : بر حسب مورد از 041 تا 053 با توجه به حسابی که قرار است افتتاح شود منظور می شود.

در قسمت شماره حساب پروژه فرعی : در این قسمت پروژه فرعی را منظور می کنیم که در آن سال افتتاح حساب منظور می شود و بر اساس اینکه این حساب چندمین حساب افتتاح شده می باشد آن شماره نیز قید گردد.

در قسمت شرح : شرح حساب مورد نظر درج می گردد.

در قسمت نوع پروژه : برای پروژه های 250 میلیون ریال و بیشتر از 1 و کمتر از 250 میلیون ریال 2 منظور می شود.

در خصوص افتتاح ، اصلاح و حذف اجزاء پروژه های سرمایه ای (اجزاء پروژه فرعی ) پیوست شماره (17)

این فرم در خصوص افتتاح ، اصلاح و حذف اجزاء پروژه های سرمایه ای پس از اینکه شماره حساب پروژه های سرمایه ای (فرم قبلی) افتتاح گردیده بکار می رود و در این فرم فقط سه عدد آخر شماره حساب پروژه فرعی پر می گردد.

 

فرم تکمیل پرونده اصلی حساب های دفاتر مالی : پیوست شماره : (18)

این فرم برای افتتاح و تغییر و بستن و باز کردن مجدد و حذف شماره حساب های شرکت خود در دفاتر جامع صنعت نفت به کار می رود.

در قسمت نوع : نوع حساب منظور می شود.

کد حساب 066 : برای حقوق

کد حساب 092 : برای حساب جاری فی مابین

کد حساب 900 : برای حساب های دفتر کل

در قسمت حساب : نوع حساب منظور می شود.

در ناحیه : ناحیه انجام عملیات حقوق و دستمزد منظور می شود.

برگ کنترل ارسال دسته اسناد مربوط به لیست شماره حساب ها و پارامتر به کامپیوتر :       پیوست شماره  (19)

 این برگ برای فرم هائی که قبلاً شرح آن ها قید شد (حساب های 010 الی 900 به کار می رود)

کارمندی که اخراج – انفصال  یا بازنشسته گردیده است بایستی فرم مربوطه برای وی از روی لیست حقوق تکمیل شود ، که قسمت صورت ریز کسور بازنشستگی پس انداز و اقساط وام احتیاجات ضروری و مسکن و اتومبیل از روی پیرول یک سال گذشته تکمیل می شود.

و قسمت بعدی بر اساس حقوق و فرق العاده 36 ماه آخر خدمت منتهی به تاریخ بازنشستگی تکمیل می گردد.

پس از اینکه فرم های مربوط به کارکنان به سیستم تغذیه شده ، طبق جدول زمان بندی شده ویرایش حقوق ارائه می شود که این ویرایش شامل پرینتی از کلیه اقدامات انجام شده به ترتیب شماره شناسایی کارکنان می باشد و در آن موارد اشتباه مشخص می شود که بایستی اصلاح یا حذف شود که هر اشتباهی را توسط رمز اشتباه را توسط رمز اشتباه می توان به نوع اشتباهی که انجام شده پی برد و برای اصلاح آن اقدام نمود که شرح رمز اشتباهات ویرایش اسناد ورودی به سیستم حقوق و دستمزد به پیوست آن ارائه می گردد و اشتباهات نیز توسط فرم اصلاح و حذف اشتباهات ویرایش سیستم های حقوق و دستمزد صورت می گیرد.

سیستم کنترل های داخلی حقوق و دستمزد

$11- اهداف رسیدگی :

هدف از برنام رسیدگی  به هزینه های حقوق ودستمزد ، تحقیق در مورد وجوه کنترل های داخلی موثر و کارآمد و حصول اطمینان نسبت به موارد زیر است :

$11-   حقوق و دستمزد تنها به کارکنانی پرداخت می شود که استخدام آن ها توسط مسئولین شرکت و کارگزینی تایید شده است .

$12-   حقوق و دستمزد  تنها به استناد ساعات کارکردی که مورد مسئولین مربوطه قرار گرفته است ، پرداخت می شود.

$13-   حقوق و دستمزد براساس میزان مقرر و با رعایت آئین نامه ها ، دستورالعمل ها و مقررت پرداخت می شود.

$14-   کسور قانونی حقوق و دستمزد و سایر اقلام مرتبط به نحو صحیح محاسبه می گردد.

$15-   لیست حقوق و دستمزد به نحو صحیح تهیه می شود و تمام محاسبات آن صحیح است.

به منظور دستیابی به اهداف یاد شده ، فهرست حقوق و دستمزد برای یک دوره یک ماهه انتخاب شده و رسیدگی های زیر در مورد آن اعمال گردد :

کارت حضور و غیاب :

$11)     تعدادی از کارت ها بر حسب نمونه انتخاب شود. با توجه به اینکه سیستم حضور و غیاب ، کامپیوتری است باید مشخصات افرادی که نامشان در سیستم حقوق و دستمزد ثبت شده است ، با آمار حضور و غیاب ثبت شده توسط کامپیوتر مطابقت داده شود.

$12)     مشخصات کارکنان طبق کارت های ساعت با مشخصات مندرج حقوق ودستمزد مطابقت داده شود.

نکته : حسابرس باید در فواصل زمانی غیر مشخص در محل ثبت کارت های حضور و غیاب ، حاضر شده و اطمینان حاصل کند که کار ثبت ورود و خروج ، منظماً و بدون سو استفاده صورت می گیرد. همچنین در هنگام تهیه گزارش های کامپیوتری دقت نماید آیا مواردی حاکی از عدم حضور فیزکی در محل کار و ثبت مشخصات در سیستم و بالعکس رخ داده است یا خیر ؟

اضافه کاری :

$11)        نحوه انجام و پرداخت اضافه کاری بررسی شود.

$12)        چنانچه قبل از انجام اضافه کاری ، مجوز صادر می شود مجوزهای مربوط به دوره رسیدگی با اطلاعات مربوط به حضور و غیاب مطابقت گردد و اطمینان حاصل شود اضافه کاری ، صرفاً به کسانی پرداخت شده که دارای مجوز مربوطه بوده اند. هر گونه مغایرت ، پی گیری و نتیجه گزارش گردد.

موارد مورد گزارش می توانند به شرح زیر باشند :

$11)     کسانی که طبق ثبت سیستم ، دارای اضافه کاری بوده و مبلغ اضافه کاری به آنان پرداخت شده است اما نام آنان در مجوز انجام اضافه کاری منعکس نیست.

$12)     افرادی که نام آنان در مجوز اضافه کاری مندرج است و مبلغ اضافه کاری به آنان پرداخت شده است ، اما طبق ثبت در سیستم ، اضافه کاری انجام نداده اند.

$13)     در مواردی که برای انجام اضافه کاری سقف تعیین شده است ، اضافه کاری انجام شده و پرداخت شده به شرح لیست حقوق ودستمزد (اطلاعات مندرج در سیستم) دوره مورد رسیدگی ، با سقف مذکور ، مقایسه و موارد اختلاف مشخص شود.

غیبت :

اگر گزارش های غیبت روزانه تهیه می شود ، اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان ، با آن اطلاعات مقایسه و تطبیق داده شود و موارد زیر مشخص و بررسی گردد:

$11)     افرادی که طبق گزارش مزبور غیبت داشته اند ، اما کارت ساعت نشان دهنده غیبت آن ها نیست.

$12)     افرادی که طبق اطلاعات حضور و غیاب در سیستم ، غیبت داشته اند ، اما در گزارش های غیبت نام آنان درج نشده است.

پرونده های پرسنلی :

پرونده پرسنلی کارکنانی که مشخصات آنان در لیست حقوق و دستمزد دوره انتخابی برای رسیدگی منعکس است ، از لحاظ موارد زیر بررسی و کنترل شود:

$11)     وجود حکم استخدامی در پرونده .

$12)     وجود خلاصه پرونده پرسنلی که حاوی مشخصات فردی ، میزان حقوق و مزایا و آخرین تغییرات حقوق و مزایا باشد.

$13)     سهولت شناسایی تعهدات شرکت در قبال بدهی کارکنان به بانک ها یا سایر سازمان ها .

لیست حقوق و دستمزد (تهیه شده براساس اطلاعات کامپیوتری)

$11)     ساعت کارکرد ، اضافه کاری و غیبت منعکس شده در لیست حقوق دستمزد دوره مورد رسیدگی با ساعات مندرج در اطلاعات سیستم ، با توجه به نتایج حاصل از رسیدگی های انجام شده طبق بندهای ب و ج فوق ، کنترل و مطابقت شود.

$12)     نرخ های حقوق ودستمزد منعکس شده در لیست مورد رسیدگی با مدارک و مجوزهای موجود در پرونده پرسنلی مطابقت داده شود.

$13)     کنترل و تایید شده اقدامات زیر به استناد مجوزهای کتبی صورت می گیرد :

$1-        اضافه شدن کارکنان جدید الاستخدام به لیست حقوق و دستمزد.

$1-        حذف نام کارکنان از لیست حقوق و دستمزد .

$1-        تغییر در نرخ های حقوق و دستمزد

$1-        سایرکسور مربوط به حقوق و دستمزد( به جز کسور قانونی )

$14)     کلیه محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد ناخالص تعدادی از کارکنان (بطور نمونه) کنترل شود.

$15)     محاسبات مربوط به کسور لیست حقوق و دستمزد از جنبه های زیر بررسی شود:

$1-        کسور قانونی

$1-        کسور اختیاری

$16)     پرداخت وام یا مساعده و کسور مربوط از لحاظ موارد زیر کنترل :

$1-        رعایت مقررات و ضوابط پرداخت وام و مساعده .

$1-        صحت نحوه کسر اقساط وام و مساعده.

$1-        شناسایی مانده های راکد و لاوصول وام و مساعده و بررسی آن ها .

$1-        پی گیری مواردی که وام و مساعده کارکنان مستهلک شده اما کسر اقساط هنوز ادامه دارد.

$17)     محاسبات مربوط به خالص حقوق و دستمزد قابل پرداخت ، کنترل شود.

$18)     ثبت لیست حقوق و دستمزد در حساب های مربوطه پی گیری و کنترل شود.

پرداخت حقوق و دستمزد :

کنترل و تایید شود معادل کل مبلغ حقوق و دستمزد قابل پرداخت ، چک صادره شده است.

کنترل و تایید شود حقوق و دستمزدهای پرداخت نشده به حساب بانک واریز و فهرست آن ها نگهداری می شود ( در مواقعی که پرداخت حقوق از طریق واریز وجه به حساب صورت می گیرد این مورد منتفی است)

سایر موارد :

بنا بر موارد پیش آمده ، رسیدگی های مورد نیاز انجام گیرد.