روابط عمومی در سازمان

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط حمیدرضا یاراحمدی

بازدید: 1008

بسم الله الرحمن الرحیم

 تقدیر و تشکر

به منظور حفظ و احیای منابع طبیعی و منابع ملی کشورمان و همین طور شناخت راه ها و دیدگاه ها موثر جهت حفظ و بقای آنها برای نسل های آینده و بهره وری بالا در زمان کوتاه به خود دیدم تا با معرفی سازمان جنگل ها ، مراتع و آبخیزداری کشور و عملکرد ها، تکنیک ها و ماموریت های محوری آن سازمان قدمی در راستای اطلاع رسانی و پخش و نشر اطلاعات راجع به اهداف سازمان بردارم. لازم می دانم تقدیر و تشکر خود را از تمامی همکارانی که در این حوزه به من یاری رساندند اعلام نمایم.

 از طرف دیگر ازجناب آقای مهندس عابدینی مدیر کل محترم دفتر روابط عمومی سازمان و جناب آقای مهندس علیزاده معاون محترم دفتر روابط عمومی سازمان جنگل ها و کلیه همکاران دفتر روابط عمومی سازمان جهت همکاری با اینجانب و نیز آموزش های لازم از جمله در اختیار گذاردن مدارک ضروری در این پروژه مرا یاری کرد، سپاسگذاری می نمایم. امیدوارم توانسته باشم گام در جهت معرفی و شناخت سازمان و نحوه برقراری ارتباط با مخاطبان برداشته باشم

مقدمه

آنچه تاکنون در جهان و ایران راجع به روابط عمومی شنیده ایم یک امر ضروری و انکارناپذیر است. چرا که هدف خداوند از بدو آفرینش انسان بر انسان موجود پیچیده ، چیزی جز زندگی در عالم طبیعی نیست. لذا انسان برای ادامه حیات و تامین مایحتاج خویش نیازمند است که با محیط پیرامون خویش جهت تامین نیاز برآورده کردن نیازهایش ارتباط برقرار کند. در واقع در علم روابط عمومی به طور کلی به بررسی چگونگی این ارتباط می پردازیم .

 اهداف روابط عمومی در سازمان جنگل ها

پاسخگویی به سوال های مخاطبین یکی از اهداف ارتباطی روابط عمومی است که می تواند در مسیر اقناع و اغناع مفید واقع شود. نشریه خبرهای بنگاه جنگل در شماره یازدهم خود پاسخ به سوال یکی از هم میهنان عزیز را در 15 مهر ماه 1329 به چاپ رسانده که به تاریخچه و اقدامات بنگاه اشاره شده است.

تولید پیام

یکی از وظایف روابط عمومی است ، شعارها حکایت از شعورها می کنند محتوا و ادبیات ساخت شعارها در جای خود از اهمیت بالایی برخوردار هستند ، کارکرد شعارها جلب توجه مردم و ایجاد همنوایی و همراهی در مردم است ، شعارهای «حمایت از جنگل حمایت از میهن است»،« قلب میهن در اعماق جنگل ها قرار دارد»و«ملتی که جنگل ندارد محکوم به زوال است» از جمله شعارهای تبلیغاتی قدیمی هستند که در روی جلد دو رنگ (سبز ، مشکی) شماره هفتم سال دوم ماهنامه «نشریه بنگاه جنگل ها» منتشره در تاریخ دهم تیر ماه 1330 مشاهده می شود ...

 تاریخچه و سابقه روابط عمومی دیجیتال در روابط عمومی سازمان 

از سال 1370 با ورود و گسترش سریع استفاده کامپیوتر در واحدهای سازمان ، با تشکیل دفتر خدمات ماشینی ، فکر تاسیس شبکه ارتباطات کامپیوتری درون سازمانی در سازمان جوانه زد در اواخر دهه هفتاد همزمان با تحولات تشکیلاتی در سازمان وب سایت اینترنتی سازمان به صورت دینامیک تهیه و تا سال 1383 مورد استفاده قرار گرفت. با ظهور و توسعه سریع وب سایت های پرتال و ظاهر شدن مزایا و قدرت مدیریت در این نوع وب سایت ها ، پیشنهاد تهیه وب سایت پرتال مطرح و پس از کش و قوس های فراوان نسل اول پرتال توسط دفتر تشکیلات و نوسازی سازمان تهیه تا اوایل سال 1384 توسط دفتر روابط عمومی و امور بین الملل مورد بهره برداری قرار گرفت. با بررسی نقاط ضعف و قوت پرتال اقدامات تهیه نسل دوم پرتال به اضافه نرم افزار خبر معمول گردیده و نهایتاً در تاریخ24/9/1384 با یک گزارش با عنوان «جنگل های شمال میراث ارزشمند ایران» و با یک خبر با عنوان «در پنج نقطه عرصه های جنگلی استان گیلان آتش سوزی اتفاق افتاد» با فرمت فعلی به آدرس www.frw.org.irافتتاح شد و مورد بهره برداری قرار گرفت که در همان روز اول اولین گزارش پرتال 27 بیننده و اولین خبر پرتال 3 بیننده داشت.

 فلسفه وجودی روابط عمومی در سازمان

پذیرش فلسفه پیدایش و وجود هر چیزی ضمانت پایداری و شکوفایی آن خواهد بود. فلسفه وجودی روابط عمومی مردم داری از طریق ایجاد ، حفظ و تداوم ارتباط با مردم برای اطلاع یابی ، اطلاع رسانی و پاسخگویی تا حصول تفاهم است. تفاهمی که اقناع ، ترغیب ، اعتماد و نهایتاً مشارکت را به بار می آورد.تحقق مفاهیم روابط عمومی نه در فضای یک شغل اداری بلکه در فضای شوق اداری ممکن است. این شوق اداری با دو بال ارتباطات و اطلاعات اوج گرفته و به نتیجه می رسد.

 شناخت روابط عمومی سازمان

شناخت روابط عمومی در هر دستگاه اعم از دولتی یا غیر دولتی ، بدون آشنایی از ماهیت روابط عمومی به طور اعم ، یعنی آشنایی با یک سلسله مباحث نظری علمی و تکنیک های کاربردی به عنوان شاخص های روابط عمومی و مقایسه و مطابقت عملکرد روابط عمومی آن دستگاه با شاخص ها چندان مفید نخواهد بود. آشنایی دست اندرکاران هر سازمان با مباحث روابط عمومی حداقل این نفع را خواهد داشت که با مرور و ارزیابی ورودی ها و خروجی ها (عملکرد روابط عمومی) در جهت رفع کاستی ها تدابیری موثر بیندیشند. تاکنون بیش از 500 تعریف برای روابط عمومی ارائه شده است ، که هر کدام در گذر زمان ، به زوایای پنهان روابط عمومی اشاره کرده اند، مطمئناً در آینده تعاریف دیگری نیز ارائه خواهد شد. من باب نمونه بخشی از تعاریف به دست رسیده آورده می شود.

 * روابط عمومی وظیفه تبلیغ ، ترغیب و تشویق افکار عمومی را بر عهده دارد.

* روابط عمومی هنر است علم است فن است.

* روابط عمومی اینکه تمام نمای سازمان و پل ارتباطی مردم و سازمان و جایگاه دریافت و انتقال اطلاعات است.

* وظیفه اصلی روابط عمومی ایجاد حسن تفاهم و حسن رابطه متقابل است.

* روابط عمومی اعمال مدیریت ، فلسفه مدیریت ، فلسفه اجتماعی مدیریت ، مشاور مدیریت و کارکرد ارتباطی مدیریت است.

* روابط عمومی آن دسته از اعمال مدیریت است که مدیر با دستیابی به آن برخورد و رفتار عامه را سنجیده و در نتیجه برنامه نامه عمل و خط مشی های ارتباطی فرد یا موسسه را به صورتی که متضمن حصول حسن تفاهم و منافع عامه و فرد و یا موسسه مزبور باشد تعیین می نماید.

* روابط عمومی عبارت است از دریافت و تجزیه و تحلیل اطلاعات و نظرات مدیریت سازمان یا موسسه و انتقال آنها به مخاطبان و بالعکس.

* روابط عمومی به منظور ایجاد همسویی و هماهنگی در علایق و منابع شکل می گیرد.

نتیجه ای که از مطالعه تعاریف به دست می آید ، این است که با توجه به تنوع ، عمق و وابستگی مفاهیم ، نهایتاً بدون هدف گذاری و ترسیم سیستم روابط عمومی مناسب و بهره مندی از دانش روابط عمومی ممکن نخواهد بود.

تعاریف روابط عمومی بیان کننده نقش ها و ماموریت های روابط عمومی هستند که با به کارگیری تکنیک های کاربردی روابط عمومی به صورت تدریجی تحقق می یابند.

 نقش ها و ماموریت های محوری روابط عمومی سازمان

روابط عمومی با الهام از دانش روابط عمومی و ایجاد ارتباطات و کسب اطلاعات و پردازش آنها به بینش سازمانی رسیده و در نتیجه تلاش می کند ، شش نقش اساسی را به شرح ذیل در سازمان ایفا کند.

الف – نقش آینده نگری (با استفاده اطلاع یابی ، پردازش و تحلیل اطلاعات ، اطلاع رسانی)

آینده نگری علم یا هنری است که با مطالعه و تحلیل اطلاعات تاریخی گذشته و حال به عنوان علت ها و شناسایی و بررسی دست آوردها و شرایط جدید به عنوان معلول ها به محاسبه یا پیشگویی برخی از رویدادهای احتمالی یا شرایط آتی پرداخته و به مدیر کمک می کند ، تا شرایط آینده را به خوبی بشناسد و برای مشکلاتی که در راه هستند ،چاره اندیشی کند به بیانی دیگر آینده نگری استقبال آگاهانه از آینده است.

ب- نقش بحران ستیزی (با استفاده از توسعه ارتباطات ، اقناع و اغناء)

1- پیشگیری از بحران :

• شناسایی محورها و گلوگاه بروز بحران
• فراهم آوردن فرایندهای برنامه ریزی برای پیشگیری از بروز بحران
• یادآوری های مداوم به واحدهای سازمان برای انجام اقدامات پیشگیرانه

2- حل و فصل بحران :

• ترویج طرز تلقی سرمایه ای از بحران
• فراهم کردن زمینه های پذیرش اصولی بحران در سازمان
• خط شکن شدن در بحران و باز کردن راه برای بقیه فعالیت های سازمان
• هوشیاری مضاعف در زمان بروز بحران در سازمان
• ایجاد فضای آرام و تسلط بر امور سازمان
• حمله به قلب و نقاط کلیدی بحران
• تصمیم گیری های اصولی و منطقی در زمان بحران
• تقویت قدرت ترکیب عوامل و توانمندی های سازمان برای حل بحران

پ- نقش اعتبار سازی برای سازمان (اطلاع رسانی،تبلیغات)

* یکی از عوامل جلب و جذب مشتریان و مخاطبان جدید و کسب فرصت رقابت برای سازمان ، وجود اعتبار و آبروی سازمان است.

* - معمولاً سازمان ها به طور نسبی از اعتبار و حیثیت اجتماعی برخوردارند. البته این اعتبار اجتماعی ممکن است تحت تاثیر عوامل مختلف برون و درون سازمانی خدشه دار شود.

* بر این اساس یکی از نقش های روابط عمومی ، حفظ و حیثیت و اعتبار سازمان و همچنین اعتبار سازی های جدید متناسب با شرایط و ویژگی های سازمان است.

*- حیثیت اجتماعی عبارت است از میزان اعتباری که مشتریان و افراد محیط ، برای سازمان قائل هستند.

ت- نقش فرهنگ سازی (اطلاع رسانی ، تبلیغات)

* هدف فرهنگ سازی این است که احساس هویت را در اعضای سازمان تقویت کند. به طوری که در آنان نسبت به باورها و ارزش ها تعهد ایجاد کند.

* ارزش ها موجب تقویت و ثبات هر چه بیشتر سازمان می شوند و افراد تازه وارد را با علت وجود فعالیت و رویدادهای سازمان آشنا می کنند.

* قدرت فرهنگ ، بیانگر یا نشان دهنده توافقی است که بین اعضای یک سازمان وارزش های خاص وجود دارد.

ث- نقش نظریه پردازی(اطلاع یابی و اطلاع رسانی، نظرسنجی و پردازش اطلاعات)

-      هدایت ایدئولوژیک سازمان به طور جامع نگر و کلی

-      ایده سازی و یاد دادن به کارکنان سازمان که ایده سازی کنند.

-      تحلیل مسائل حرفه ای و سازمانی در ابعاد مختلف

-      بیان فلسفه ها و رسالت های سازمان

-      برقراری ارتباط بین مولفه ها و موضوعات

-      تبیین درست جریانات سیاسی درون و برون سازمانی

-      سوژه سازی برای فعال کردن تفکرات سازمان

چ- نقش همبستگی و افزایش بهره وری درون و برون سازمان (تقویت ارتباطات همکاران با مدیران ، شفاف سازی ، اعمال سیاست های تشویقی)

* آگاه کردن کارکنان از تغییر و تحولات سازمانی

* برقراری ارتباط مستقیم و غیر مستقیم مدیران با کارکنان و مخاطبان برون سازمانی

* ایجاد زمینه ها و بسترهای تفاهم ، هماهنگی و وحدت سازمانی

اقدامات اساسی روابط عمومی

تغییر و تحول از خصوصیات حیاتی هر فعالیت تشکیلاتی است روابط عمومی مولود سازمان و سازمان مولود روابط عمومی است. آنچه که سازمان را بیش از آنچه هست نشان می دهد روابط عمومی سازمان است. سازمان در غیاب روابط عمومی و ارتباطات کوچکتر از آنچه هست احساس می شود. منظور از روابط عمومی لزوماً دفتر روابط عمومی و امور بین الملل نیست ، هر چند وجود دفتری با این عنوان برای مدیریت روابط عمومی سازمان ضروری است بر این اساس همچون سایر بخش های سازمان ، برای شکوفایی روابط عمومی سازمان اقداماتی به شرح ذیل پیگیری شده است.

الف- اصلاح و تقویت ساختار تشکیلاتی روابط عمومی

ب- اقدام برای ایجاد ردیف اعتباری

تکنیک های روابط عمومی

تکنیک های روابط عمومی به طور خیلی ساده ، چیزهای عجیب و غریب نیستند، همان هایی هستند که انسان ها در طول تاریخ برای بیان اغراض ، احساسات و افکار خود به کار گرفته اند ، هنرهای نقاشی ، موسیقی ، مجسمه سازی ، معماری ، شعر و ادبیات ، حرکات موزون ، سینما ، تئاتر از جمله هنرهایی هستند ، که به یاری روابط عمومی آمده و روابط عمومی را بعد از خودشان به عنوان هنر هشتم معرفی کرده اند، واقعیت این است که برقراری ارتباط با هنرها و شناخت کارکردها ، ظرفیت ها و محدودیت های آنها در انتقال پیام یک هنر است و این روابط عمومی است که پیام های سازمان را در ظروف هنر بر امواج ارتباطات سوار کرده و در دل و جان مخاطبان می نشاند.

مبنای فعالیت های روابط عمومی :

از دیدگاه روابط عمومی انسان محور توسعه است، روابط عمومی برای ایفای نقش های خود استراتژی سرمایه گذاری در اندیشه ها ، آراء و عقاید را انتخاب نموده و دستیابی به سایر اهداف توسعه اقتصادی ، اجتماعی و زیست محیطی را مشروط به این سرمایه گذاری ها می داند.

روابط عمومی در تمام اقدامات خود با مجموعه ای پیچیده از احساسات ، ارزش ها ، بینش ها، اندیشه ها و رفتارهای شکل گرفته و نسبتاً با دوام سر و کار دارد. هر کدام از واقعیت های پیچیده فوق عمیقاً زندگی فردی و اجتماعی انسان ها را تحت تاثیر قرار داده و می توانند مدیریت های کلان کشور را در تمام بخش ها به ویژه در مدیریت منابع طبیعی تجدید شونده خاصه در بخش های جنگل ، مرتع ، بیابان و آبخیزها فعال یا منفعل نمایند.

روابط عمومی هر سازمان منحصر به وجود یک دفتر و اداره به نام روابط عمومی نیست ، هر چند وجود سیستم مدیریت روابط عمومی در سازمان نشان از کارآمدی و جامع نگری سازمان است. روابط عمومی به عنوان یک اصل و بازوی مدیریتی باید هنر و دانش شناخت و شناساندن سازمان و توان تجزیه و تحلیل تراکنش سازمان با مخاطبان بالادست و پایین دست درون سازمانی و مخاطبان برون سازمانی را دارا باشد. روابط عمومی به عنوان یک تسهیل گر فواصل بین سازمان و مخاطب را از بین برده و با استفاده از اهرم منافع سازمان و مخاطب زمینه های درک مشترک و تفاهم را مهیا می سازد.

به بیانی دیگر روابط عمومی در شکل گیری هویت ملی و مذهبی کشور در حوزه فعالیت سازمان متبوع خود تلاش می کند به همین جهت باید برنامه ریز فرهنگی باشد روابط عمومی برای برنامه ریزی فرهنگی محتاج ارتباط مداوم با مخاطبان ، مفهوم سازی و ارزش آفرینی است.

امروزه در باور مردم ما ، بر اساس تعالیم اسلامی ساخت مسجد یا مدرسه اجر خروی دارد، آیا احداث یک پارک جنگلی و یا احیاء یک منطقه جنگلی مخروبه برای رضای خدا نمی تواند ، اجر اخروی داشته باشد. مردم با مفهوم مسجد و مدرسه و آثار فردی و اجتماعی آنها آشناشده اند و حتی در وصیت نامه های خود نیز بر این امور مبادرت می ورزند ، در صورتی که با احداث یک پارک جنگلی و تامین محیط سالم و شاداب می توان نمازگزاران شاداب و سرخاک برای مسجد تربیت کرد. رمز ماندگاری و موفقیت روابط عمومی ارزش گذاری به هم نوعان بنا به دستورات اسلامی است. در عرصه افکار عمومی بدون ایجاد سازگاری میان مصالح فردی و منافع عمومی تعامل و تفاهمی ایجاد نمی شود.

نويسنده : حمیدرضا یاراحمدی

این کاربر 2 مطلب منتشر شده دارد.