روابط عمومی اتکا

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط الهه كياني

بازدید: 1965

مقدمه‌

يكي‌ از عواملي‌ كه‌ در سرنوشت‌ سازمان اتکا، گروه‌ و فرد اهميت‌ و ارزش‌ اساسي‌ دارد و آنها را در نيل‌به‌ هدف‌ها ياري‌ مي‌دهد; كيفيت‌ رابطه‌ آنها با افراد و سازماناست‌ كه‌ با آنها سروكار دارند و همچنين‌با افکار عمومی جامعه‌اي‌ است‌ كه‌ در آن‌ به‌ فعاليت‌ مشعولند. هر اندازه‌ اين‌ ارتباط بطور مفيدي‌ مستقر وبه‌ شكل‌ مؤثري‌ گسترش‌ يافته‌ باشد، به‌ همان‌ اندازه‌ آن‌ فرد، گروه‌ و سازمان در دستيابي‌ به‌ اهداف‌ خودموفق‌تر مي‌باشد. اكنون‌ به‌ عنوان‌ يك‌ اصل‌ اساسي‌ در مديريت‌ پذيرفته‌ شده‌ كه‌ افراد وسازمان براي‌رسيدن‌ هرچه‌ بهتر و راحت‌تر به‌ مقاصد خود نيازمند به‌ حسن‌ رابطه‌ و درك‌ متقابل‌ و توسعه‌ تفاهم‌ بايكديگر و عموم‌ مردم‌ مي‌باشند.

مديران‌ به‌ دلايل‌ فوق‌، در تشكيلات‌ خود اقدام‌ به‌ تأسيس‌ دفتر، واحد يا بخشي‌ تحت‌عنوان‌ روابط عمومي‌ نموده‌اند تا از طريق‌ آن‌ ارتباط مفيد و مؤثر را با افراد داخل‌ و خارج‌ سازمان‌ برقرارنمايند و با آگاه‌ كردن‌، تشويق‌ و ترغيب‌ آنان‌، به‌ اهداف‌ مديران‌، سريعتر، راحت‌تر و با هزينه‌ كمتر جامه‌عمل‌ بپوشانند. دست‌ اندركاران‌ چنين‌ دفاتري‌ همه‌ روزه‌ در تلاشند تا با استفاده‌ از تكنيك‌ها وتخصص‌هاي‌ حرفه‌ روابط عمومي‌، به‌ گسترش‌ تفاهم‌ و ارتباط مؤثر بپردازند. هدف‌ از تهيه‌ اين‌ گزارش‌;آشنايي‌ با وظايف‌، نقش‌ و جايگاه‌ روابط عمومي‌ مطلوب‌ است‌ و در آن‌ ابتدا شرح‌ وظايف‌ عمومي‌ وسپس‌ جايگاه‌ سازماني‌ آن‌ و تفاوت‌ بين‌ روابط عمومي‌ و تبليغات‌ مورد بررسي‌ قرار گرفته‌ است‌.

شرح‌ وظايف‌ روابط عمومي‌ در سازمان اتکا :

مهمترين‌ وظيفه‌ روابط عمومي‌، شناخت‌ افكار عمومي‌ و نفوذ در آن‌ براي‌ جلب‌ رضايت‌ افکار عمومی نسبت‌ به‌ سازمان‌ است‌ كه‌ هم‌ در درون‌ سازمان‌ و هم‌ در بيرون‌ از سازمان‌ دنبال‌ مي‌شود.بي‌ترديد، اين‌ وظيفه‌ در قالب‌ مجموعه‌اي‌ از فعاليتهاي‌ ارتباطي‌ صورت‌ مي‌گيرد كه‌ مي‌توان‌ آنها را تحت‌عناوين‌ ارتباطات‌، امور فرهنگي‌ و نمايشگاهها، انتشارات‌، سنجش‌ افكار و پژوهش‌ و برنامه‌ريزي‌دسته‌بندي‌ كرد. كه‌ در زير به‌ تشريح‌ اين‌ وظايف‌ مي‌پردازيم‌.

ارتباطات‌

- سياستگذاري‌، برنامه‌ريزي‌ و كاربرد شيوه‌ها و برنامه‌هاي‌ مناسب‌ براي‌ انعكاس‌ اهداف‌، سياستها،فعاليت‌ها، برنامه‌ها و مواضع‌ سازمان‌ به‌ مخاطبان‌،

رسانه‌ها و جامعه‌.

- گردآوري‌، جمع‌بندي‌ و تحليل‌ نظرها و ديدگاههاي‌ مردم‌، نخبگان‌ و رسانه‌ها در زمينه‌ فعاليتهاي‌سازمان‌ و ارائه‌ آن‌ به‌ مديريت‌.

- تلاش‌ براي‌ تقويت‌ هرچه‌ بيشتر روحيه‌ تفاهم‌ بين‌ كاركنان‌ و مديران‌ و هميت‌ سازماني‌ و زمينه‌سازي‌براي‌ برقراري‌ ارتباطات‌ بين‌ آنان‌.

- اعلان‌ مواضع‌ سازمان‌.

- عضويت‌ و شركت‌ در جلسه‌هاي‌ مهم‌ سازمان‌ به‌ منظور آگاهي‌ از سياستها، خط مشي‌ها، برنامه‌ها وروند فعاليتها و نيز آگاهي‌ از نتايج‌ ساير نشستها و گردهمايي‌ها و جلسه‌ها.

- تدوين‌ "تقويم‌ جامع‌ ارتباطات‌ سازماني‌" در قالب‌ ملاقاتها و بازديدهاي‌ مسئولان‌ سازمان‌ باشخصيتهاي‌ حقيقي‌ و حقوقي‌، كاركنان‌ و اقشار مختلف‌ مردم‌ با هدف‌ تداوم‌ و گسترش‌ اصولي‌ وتلطيف‌ روابط و تنظيم‌ افكار عمومي‌.

- تدارك‌ تمهيدات‌ و اقدامات‌ لازم‌ براي‌ راهنمايي‌ ارباب‌ رجوع‌ و تسهيل‌ دسترسي‌ به‌ مراكز و مسئولان‌ سازمان‌.        

- برنامه‌ريزي‌ و اطلاع‌رساني‌ به‌ مردم‌ درباره‌ عملكرد سازمان‌ به‌ انگيزه‌ تنوير افكار عمومي‌.

- تدوين‌ برنامه‌ سالانه‌ مصاحبه‌هاي‌ مسئولان‌ سازمان‌ با مطبوعات‌، متناسب‌ با اولويتهاي‌ سازماني‌ ونيازهاي‌ افكار عمومي‌.

- تهيه‌ و تنظيم‌ اطلاعات‌ پايه‌اي‌ از سازمان‌ براي‌ ارائه‌ به‌ مراجعان‌ و ميهمانان‌ سازمان‌ به‌ زبانهاي‌ مختلف‌.

- ايجاد ارتباط احسن‌ با مطبوعات‌، راديو، تلويزيون‌ و خبرگزاري‌ها و بهره‌برداري‌ بهينه‌ از آنها براي‌اطلاع‌رساني‌ به‌ مردم‌.

امور فرهنگي‌ و نمايشگاهه سازمان اتکا

- مشاركت‌ در برگزاري‌ سمينارها و گردهمايي‌ تخصصي‌ و عمومي‌ سازمان‌.

- پوشش‌ تبليغي‌ ساختمانها و فضاهاي‌ عمومي‌ سازمان‌ در گراميداشت‌ ايام‌ و مناسبتهاي‌ ويژه‌.

- تدوين‌ و اجراي‌ طرح‌ جامع‌ تبليغات‌ براي‌ فضاسازي‌ فرهنگي‌ - تبليغي‌ در ساختمانها و محوطه‌ها.

- مديريت‌ نمايشگاهها (سالانه‌، دايمي‌ و ...) در خارج‌ و داخل‌ سازمان‌.

- طراحي‌ و توليد هداياي‌ تبليغاتي‌ براي‌ اهدا به‌ مخاطبان‌ (متناسب‌ با سلايق‌ و علايق‌ قشرها).

- تهيه‌، تدوين‌ و اجراي‌ تقويم‌ مراسم‌ داخل‌ سازمان‌.

- راه‌اندازي‌ و اداره‌ موزه‌ و اتاق‌ انتظارات‌ سازمان‌.

- توليد و سفارش‌ ساخت‌ آگهي‌هاي‌ تلويزيوني‌ و فيلم‌هاي‌ مورد نياز براي‌ تبليغ‌ عملكرد و مستندسازي‌سازمان‌.

انتشارات‌

- تدوين‌ كتب‌، جزوه‌ها و تهيه‌ مواد انتشاراتي‌ به‌ منظور معرفي‌ سازمان‌.

- گردآوري‌ و نشر اطلاعات‌ و اخبار و گزارشهاي‌ مربوط به‌ سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه‌ها; باشيوه‌ها و قالبهاي‌ مؤثر و مناسب‌.

- تدوين‌ و انتشار خلاصه‌ عملكرد سالانه‌ سازمان‌ براي‌ ارائه‌ به‌ افكار عمومي‌.

- انتشار نشريه‌ داخلي‌ و برون‌ سازماني‌ سازمان‌.

سنجش‌ افكار

- تهيه‌ گزارشهاي‌ تحليلي‌ ادواري‌ (ماهانه‌/فصلي‌/سالانه‌) از افكار عمومي‌ داخل‌ و خارج‌ از سازمان‌ براي‌ارائه‌ به‌ مديريت‌.

- نقد و بررسي‌ بازتاب‌ فعاليتهاي‌ سازمان‌ در نظر اقشار مردم‌ بويژه‌ نخبگان‌، رسانه‌ها و دستگاهها از يكسوو مديران‌ و كاركنان‌ از سوي‌ ديگر و ارائه‌ گزارش‌ آن‌ به‌ مديريت‌.

- سنجش‌ افكار عمومي‌ درون‌ سازماني‌ به‌ منظور بازيابي‌ مسائل‌ و ارائه‌ راه‌كارهاي‌ مناسب‌ به‌ مدیریت.

-طراحي‌ و اجراي‌ نظام‌ گردآوري‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌ به‌ منظور ترغيب‌ كاركنان‌ به‌ مشاركت‌ هرچه‌مؤثرتر در بهبود جريان‌ امور سازمان‌.

-پژوهش‌ و برنامه‌ريزي‌

- تهيه‌ گزارشهاي‌ عملكرد دوره‌اي‌ از فعاليتهاي‌ روابط عمومی.

- نوآوري‌، خلاقیت و طراحي‌ فعاليتهاي‌ جديد در قلمرو وظايف‌ روابط عمومي‌.

- نظارت‌ و ارزيابي‌ فعاليتها و اعمال‌ نتايج‌ حاصل‌ در برنامه‌ها و فعاليتهاي‌ آتي‌.

- طراحي‌ و برنامه ریزی براي‌ ارتقاء كليه‌ اموري‌ كه‌ به‌ رشد كمي‌ و كيفي‌ ارتباط و همدلي‌ بين‌ سازمان‌ ومردم‌ و دستگاهها و مديران‌ و كاركنان‌ با يكديگر بيانجامد.

جايگاه‌ سازماني‌ روابط عمومي‌ اتکا:

روابط عمومي‌ زماني‌ مي‌تواند نقش راهبردی خود را در سازمان‌ ايفا كند كه‌ در تشكيلات‌ سازمان‌جايگاه‌ مناسبي‌ داشته‌ باشد.

در بسياري‌ از ساختارهاي‌ سازماني‌، مشاهده‌ مي‌شود كه‌ روابط عمومي‌ به‌ عنوان‌ يك‌ واحد فرعي‌امور اداري‌ يا امور خدماتي‌ منظور شده‌ است‌ كه‌ در اين‌ صورت‌ روابط عمومي‌ نمي‌تواند جايگاه‌ و نقش‌راهبردي‌ داشته‌ باشد، زيرا طبعٹشرايطاحرازشغل‌مسئول‌روابطعمومي‌ حتي‌ از شرايط احراز شغل‌مدير اداري‌ پايين‌تر است‌.

در سازمانهايي‌ كه‌ واحد روابط عمومي‌ در جدول‌ سازماني‌ بلافاصله‌ زير نظر مدیر عالی سازمان‌ قراردارد نشان‌ دهنده‌ توجه‌ به‌ روابط عمومي‌ به‌ عنوان‌ يك‌ عنصر راهبردي‌ است‌.

در بسياري‌ از موارد، روابط عمومي‌ عملا نقش‌ راهبردي‌ خود را در سازمان‌ ايفا نمي‌كند. اين‌ مشكل‌ ازدو جهت‌ ناشي‌ مي‌شود:

1. عدم‌ اطلاع‌ كافي‌ مديران‌ ارشد از نقش‌ و اهميت‌ روابط عمومي‌ به‌ عنوان‌ يك‌ عنصر كمك‌كننده‌ به‌ طرح‌ريزي‌هاي‌ استراتژیک و زمينه‌سازي‌ تصميمات‌، اجرا و ارزيابي‌ عملكردبرنامه‌هاي‌ راهبردي‌ سازمان‌.

2. قرار ندادن‌ افرادي‌ با دانش‌ و بينش‌ و منش‌ لازم‌ در چنين‌ جايگاه‌ سازماني‌ كه‌ بتواند سازمان‌ رادر اعمال‌ مديريت‌ راهبردي‌ ياري‌ كند. در اين‌ صورت‌ است‌ كه‌ روابط عمومي‌ فقط مي‌تواندمراسم‌ و جشن‌ها را ترتيب‌ دهد و پرچم‌ به‌ دور ديوار سازمان‌ بزند.

توصيه‌ متخصصان‌ اين‌ است‌ كه‌ اگر بخواهيم‌ روابط عمومي‌ نقش‌ راهبردي‌ در سازمان‌ داشته‌ باشد،لازم‌ است‌ ضمن‌ در نظر گرفتن‌ جايگاهي‌ مناسب‌ در ساختار سازماني‌ براي‌ اين‌ واحد و شرايط احرازشغلي‌ متناسب‌ با مديران‌ ارشد سازمان‌، آنان‌ را در طرح‌ريزي‌هاي‌ راهبردي‌ سازمان‌ مستقيماً دخالت‌دهيم‌.

توصيه‌ عمده‌ ديگري‌ كه‌ از لحاظ سازماندهي‌ شده‌ است‌، اين‌ كه‌ بهتر است‌ تمام‌ خدمات‌ تخصصي‌مورد نياز واحد روابط عمومي‌ در داخل‌ يك‌ واحد سازماني‌ قرار گيرد و مسئوليت‌ اصلي‌ همه‌ اين‌اقدامات‌ به‌ عهده‌ مدير روابط عمومي‌ باشد. طبيعي‌ است‌ كه‌ تشكيلات‌ سازماني‌ واحد روابط عموي‌ درسازمانهاي‌ بزرگ‌ با سازمانهاي‌ متوسط و كوچك‌ متفاوت‌ خواهد بود.

تفاوت‌ بين‌ روابط عمومي‌ وتبلیغات:

يكي‌ از موضوعات‌ مهم‌ براي‌ كساني‌ كه‌ به‌ كار روابط عمومي‌ اشتغال‌ دارند، تفكيك‌ بين‌ تبليغات‌ وروابط عمومي‌ است‌. اگر اينان‌ بدون‌ ملحوظ داشتن‌ وجوه‌ افتراق‌ تبليغات‌ با روابط عمومي‌ به‌فعاليت‌هاي‌ خود رنگ‌ تبليغات‌ بدهند، به‌ سمت‌ فعاليتهايي‌ گرايش‌ خواهند يافت‌ كه‌ تفاوت‌ اساسي‌ باماهيت‌ فعاليتهاي‌ روابط عمومي‌ دارد. بايد توجه‌ داشت‌ كه‌ اين‌ تفاوت‌ در واقع‌ از سلطه‌جويي‌ برمخاطب‌ در فعاليتهاي‌ تبليغي‌ تا ايجاد ارتباط متقابل‌ و مبتني‌ بر گفت‌ و گو با مخاطب‌ در فعاليت‌هاي‌روابط عمومي‌ توسعه‌ پيدا مي‌كند. بنابراين‌ رفع‌ ابهام‌ و مشخص‌ كردن‌ تفاوت‌هاي‌ روابط عمومي‌ باتبليغات‌ براي‌ شاغلين‌ روابط عمومي‌ بسيار ضروري‌ است‌. هدف‌ اين‌ مبحث‌، روشن‌سازي‌ وجوه‌ افتراق‌بين‌ روابط عمومي‌ و تبليغات‌ است‌.

توجه‌ به‌ اين‌ نكته‌ اساسي‌ ضروري‌ است‌ كه‌ كاركنان‌ روابط عمومي‌ با حركت‌ به‌ سمت‌ تبليغات‌ ازارتباطات‌ مشاركت‌آميز به‌ سمت‌ "ارتباطات‌ سلطه‌آميز" گام‌ بر مي‌دارند و گام‌ به‌ گام‌ از فلسفه‌ روابط عمومي‌ كه‌ همانا مردمداري‌ است‌، دور مي‌شوند.

تعريف‌ و ويژگيهاي‌ روابط عمومي‌

براي‌ رسيدن‌ به‌ وجوه‌ افتراق‌ بين‌ روابط عمومي‌ و تبليغات‌ لازم‌ است‌ در ابتدا تعريف‌ آنها را بررسي‌كنيم‌. جي‌. اي‌. گرونيك‌ نظريه‌ پرداز معاصر، روابط عمومي‌ را مديريت‌ بين‌ يك‌ سازمان‌ و كساني‌مي‌داند كه‌ با آن‌ سروكار دارند. از طرفي‌ در تعريف‌ روابط عمومي‌ مي‌توان‌ گفت‌: روابط عمومي‌مجموعه‌اي‌ از عمليات‌ ارتباطي‌ آگاهانه‌ و مبتني‌ بر تحقيق‌ و برنامه‌ است‌ كه‌ با استفاده‌ از شيوه‌هاي‌ علمي‌و هنري‌ به‌ دنبال‌ اطلاع‌رساني‌ به‌ مردم‌ و اطلاع‌يابي‌ از آنان‌، تجزيه‌ و تحليل‌ گرايش‌هاي‌ مخاطبان‌ و افكارعمومي‌ به‌ منظور جلب‌ نظر، تفاهم‌ و حمايت‌ مستمر از مخاطبان‌ با كاربرد تكنيكها و ابزارهاي‌ ارتباطي‌نوشتاري‌، گفتاري‌، ديداري‌ و شنيداري‌ است‌. دقت‌ در اين‌ تعريف‌ نشان‌ مي‌دهد كه‌ روابط عمومي‌ بيشترمتكي‌ بر مخاطب‌ و ديدگاههاي‌ اوست‌ و اين‌ مخاطب‌ است‌ كه‌ سهم‌ عمده‌اي‌ را در برنامه‌ريزي‌هاي‌روابط عمومي‌ و تعيين‌ اشكال‌ ارتباط با خود دارد.

ويژگيهاي‌ روابط عمومي‌

1. روابط عمومي‌ در پي‌ ارتباط دو سويه‌ با مخاطب‌ است‌;

2. مخاطب‌ در برنامه‌ريزي‌هاي‌ روابط عمومي‌ با آگاهي‌ كامل‌ ايفاي‌ نقش‌ مي‌كند و سهيم‌ است‌ .

3. روابط عمومي‌ صرفاً به‌ دنبال‌ "اطلاع‌رساني‌" نيست‌، بلكه‌ مكمل‌ اين‌ فرآيند را "اطلاع‌يابي‌"مي‌داند. در واقع‌، روابط عمومي‌ از طريق‌ "اطلاع‌يابي‌" بر اهميت‌ تأثيرپذيري‌ از افكار عمومي‌صحه‌ مي‌گذارد.

نويسنده : الهه كياني

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.