روابط عمومی در انجمن حمایت زندانیان مرکز

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط حسین فراهانی

بازدید: 2161

روابط عمومی در انجمن حمایت زندانیان مرکز

 

تاریخچه انجمن حمایت زندانیان

اساسنامه انجمن حمايت زندانيان در سال 1320 با عنوان اساسنامه بنگاه حمايت زندانيان در 25 ماده و 1 تبصره در مورخه 1320/8/21 تحت رياست عاليه وزير دادگسترى با پيشنهاد رئيس مجلس شوراى ملى و نخست وزير به تصويب هيئت وزيران و تأييد پادشاه وقت رسيد.

هدف از تشكيل انجمن حمايت زندانيان و تصويب اساسنامه آن در سال 1320، كمك مادى و معنوى به خانواده‏هاى بى بضاعت زندانيان كه قادر به اداره زندگى خود نيستند و كمك به زندانيان در مورد اشتغال بعد از خروج از زندان ميباشد. در اساسنامه بنگاه حمايت زندانيان سازمان بنگاه شامل مجمع عمومى كارمندان افتخارى - هيئت‏مديره و هيئت بازرسى مشخص شده است. مجمع عمومى از كليه كسانى كه كمكهاى مالى و فكرى و عملى به پيشرفت كارهاى بنگاه مى‏نمايند تشكيل مى‏شود و هيئت مديره نيز شامل 9 نفر كارمند مى‏باشد كه اعضاء آن در اين اساسنامه پيش بينى نشده است و هيئت بازرسى از سه نفر كارمند با وظايف خاص تشكيل مى‏شود. همچنين آيين‏نامه‏هاى لازم براى تعيين وظايف انجمن و نحوه تحت پوشش قراردادن خانواده زندانيان از طرف هيئت مدير تنظيم و پس از تصويب وزير دادگسترى اجراء خواهد شد.

اساسنامه بنگاه حمايت زندانيان در سال 1336 توسط هيئت وزيران در جلسه مورخه 36/2/20 به پيشنهاد وزارت دادگسترى در 24 ماده و 2 تبصره به تصويب رسيد كه در روزنامه رسمى شماره 3593 مورخه 36/3/21 منتشر شده است هدف از تشكيل انجمن حمايت زندانيان تربيت و تهذيب اخلاق و اصلاح زندانيان و كمك به خانواده زندانيان و همچنين آموختن حرفه به زندانيان و راهنمايى آنها و تهيه شغل بعد از آزادى براى آنها تحت رياست عاليه وزير دادگسترى تشكيل شده است. اعضاء مجمع عمومى انجمن در سال 1336 همان تركيب اساسنامه سال 1320 مى‏باشد امّا اعضاء هيئت مديره انجمن در سال 1336 به شرح ماده 9 مشخص شده است در حاليكه در متن اساسنامه سال 1320 اعضاء هيئت‏مديره را 9 نفر كارمند از ميان اشخاص شايسته با انتخاب وزير دادگسترى مشخص كرده است. و اعضاء هيئت بازرسى و نحوه اجراء آئيننامه انجمن نيز مطابق اساسنامه سال 1320 تغيير نكرده است.

ماده دوم و تبصره ماده نهم اساسنامه بنگاه حمايت زندانيان در سال 1343 در جلسه هيئت وزيران به پيشنهاد وزارت دادگسترى اصلاح گرديد.

در ماده دوم اصلاحى اساسنامه سال 1343 نحوه تشكيل انجمن حمايت زندانيان در مقر هر دادگاه شهرستان و دادگاه بخش مشخص شده است و در تبصره اصلاحى ماده نهم اساسنامه سال 1343 اعضاء هيئت‏مديره نسبت به سال 1336 تغيير يافته است. اساسنامه بنگاه حمايت زندانيان در سال 1360 با تغييرات كلى در جلسه 218 مورخ 1360/2/11 با اصلاحات بعدى به تصويب شوراى عالى قضايى رسيد كه در روزنامه رسمى شماره 10812 مورخه 1361/1/23 منتشر شده است.

تغييرات كلى اساسنامه سال 1360 شامل دسته بندى محتويات اساسنامه است كه شامل تعريف - اهداف - وظايف اختيارات - سرمايه - تشكيلات - اعضاء - وظايف و اختيارات مجمع عمومى - هيئت مديره مديرعامل - انحلال و اجراء ميباشد كه اولين تغييرى كه در سال 1360 صورت گرفت، تغيير نام بنگاه حمايت به انجمن حمايت زندانيان مى‏باشد.

طبق ماده يك اساسنامه سال 1360 تشكيل انجمن با شركت مسئولان و معتمدان با ماهيت خصوصى و غيرانتفاعى و داراى شخصيت حقوقى كه نظارت بر كار و تعيين خطمشى و تشكيل و انحلال و صدور حكم و هماهنگى امور انجمن‏ها بر عهده اداره كل اقدامات تأمينى و تربيتى گذاشته شده است، در مقر هر دادگاه شهرستان و بخش مستقل، پيش بينى شده است. و هدف از ايجاد انجمن كمك به زندانيان و خانواده آنها نوع پرورى و اصلاح زندانيان و همكارى با زندانى و مؤسسات تأمينى و تربيتى و مراكز مراقبت پس از خروج مشخص شده است.

تشكيلات و اركان انجمن عبارتند از: 1- اعضاء 2- مجمع عمومى اعضاء 3- هيئت مديره 4- مدير عامل و قائم مقام او 5 - بازرسان ميباشد. همچنين اعضاء هيئت مديره شامل دادستان عمومى - دادستان انقلاب اسلامى - مدير كل سازمان زندانها فرماندار رئيس زندان و سه نفر معتمد مى‏باشد. و در تهران شامل نماينده دادستان كل كشور - دادستان عمومى تهران - دادستان انقلاب اسلامى تهران - رئيس سازمان زندانها و سه نفر معتمد به انتخاب رئيس سازمان زندانهاى كشور تشكيل خواهد شد.

در نهايت اين اساسنامه در سال 1360 با رعايت مواعد مندرج در ماده 2 قانون مدنى لازم‏الاجراء خواهد بود و اساسنامه‏هاى ماقبل ملغى خواهد بود. و همچنين آييننامه اجرائى انجمنهاى زندانيان در 19 ماده و يك تبصره در تاريخ 11/12/1360در جلسه 218 شوراى عالى قضائى به تصويب رسيد و ساير آييننامه‏هاى گذشته در اين رابطه ملغى خواهد بود.

اساسنامه انجمن حمايت زندانيان در سال 1362 يك اصلاح داشته است و آن اين مورد است كه خصوصى بودن انجمن حذف شده است.

معرفی روابط عمومی انجمن حمایت زندانیان مرکز

با توجه به نقش تعیین‌کننده و تاثیرگذار روابط عمومی جهت معرفی و پیشبرد اهداف سازمانی، روابط‌عمومی انجمن حمایت زندانیان با رویکرد حمایت همه جانبه از خانواده های نیازمند زندانیان اقدامات متنوعی انجام داده است. همچنین در نظر دارد با توجه به چشم‌انداز ده ساله انجمن حمایت در زمینه اطلاع‌رسانی، ارتباطات، مستندسازی، تبلیغات، فعالیت های فوق برنامه، نظرسنجی و همکاری در برگزاری گردهم آیی ها و همایش ها در جهت تحقق هرچه بیشتر اهداف سازمانی و حمایت فکری، اجرایی و معنوی بخش‌های مختلف انجمن گام بردارد.

 

 

 

اطلاع رسانی

اطلاع‌رسانی به عنوان یکی از محورهای اساسی فعالیت‌های روابط عمومی توانسته است تا حدودی چهره شناخته شده‌ای از این سازمان در سازمان‌های مرتبط و رسانه‌ها ارائه کند وآن رابه عنوان نهادی که در زمینه‌های مختلف حمایتی و پیشگیرانه فعالیت دارد، مطرح کند. در این راستا اقدامات زیر در حوزه روابط عمومی صورت می‌پذیرد:

مهر حامی: نشریه مهر حامی به عنوان آینه تمام‌نمای درون سازمان انجمن حمایت زندانیان از سال 1388 در تلاش بوده است در جهت تقویت پیوندهای سازمانی، با انعکاس اخبار، رویدادها و معرفی عملکرد انجمن توانسته است جایگاه ویژه و محبوبیتی خاص در میان کارکنان این انجمن ایجاد کند.

نشریه مهر حامی با انگشت‌گذاشتن بر مسائل جاری انجمنهای حمایت و زندانها با زبان ویژه خود توانسته است نگاه‌ها و اندیشه‌ها را نسبت به این مسائل حساس کند و با استقبال از جانب کارکنان روبرو شود.

پایگاه اینترنتی انجمن حمایت زندانیان:با انگیزه اطلاع‌‌رسانی و معرفی بخش‌های مختلف انجمن راه اندازی گردید. در برنامه‌های آتی روابط عمومی در نظر دارد با به کارگیری ظرفیت‌های بیشتری از فضای مجازی در جهت ارتقای آن گام بردارد؛ به گونه‌ای که این پایگاه اینترنتی علاوه بر قابلیت اطلاع‌رسانی وانعکاس اخبار بتواند محل مراجعه پژوهشگران، متخصصان ودانشجویان و مراکز علمی و اجرایی مرتبط با فعالیت‌های انجمن باشد.

تعامل با رسانه ها: از جمله شیوه های مهم اطلاع رسانی دعوت از رسانه ها برای حضور در برنامه ها، میزگردها و همایش ها است. در این حوزه سعی شده است که رابطه خوبی با رسانه ها برقرار شده و بصورت جدی انعکاس فعالیت‌های انجمن در روزنامه ها، خبرگزاری ها و صدا و سیما پیگیری شود.

استفاده از سیستم پیامک: این سیستم ابزار الکترونیکی است که اطلاع رسانی برخی از برنامه‌ها به وسیله آن صورت می گیرد.

ارتباطات

در منظر کارشناسان روابط عمومی، ارتباطات بهترین شیوه در پیشبرد اهداف سازمانها در عصر جدید است که اهمیت آن، تاثیرگذاری دیگر مسئولیت های روابط عمومی را تحت الشعاع قرار می دهد. انجمن حمایت زندانیان با ایجاد ارتباطات سازمانی و همکاری با سازمان های حمایتی دیگر توانسته است توان اجرایی خود را در انجام پروژه های علمی و فرهنگی مرتبط با بخشهای مختلف انجمن نشان دهد.

مستندسازی

از جمله مسئولیت های روابط عمومی انجام مستندسازی از فعالیت ها، برنامه ها و همایش ها و .. است که این موضوع در قسمت مستندسازی روابط عمومی پیگیری می شود.

الف- عکاسی و فیلم برداری:واحد عکس و فیلم با هدف گردآوری مستندات تصویر از مراکز، فعالیت ها و همایش ها و .. پیش بینی شده است.

ب- جمع آوری گزارشات(دبیرخانه):گردآوری گزارشات مکتوب، تولیدات و بروشورها و .. از جمله مسئولیت های این قسمت است.

مراسم و مناسبت ها

یکی دیگر از مسئولیت های روابط عمومی، پاسداشت مناسبت های فردی، سازمانی و ملی است. این پاسداشت ها می تواند با تعریف طرح و اجرای برنامه، صدور اطلاعیه، نصب پارچه نوشته، تهیه شیرینی و .. صورت پذیرد.

الف- مناسبت های ملی ومذهبی: سالروز پیروزی انقلاب اسلامی، اعیاد ولادت ائمه(ع)، ایام شهادت ائمه(ع)، ایام رحلت رسول اکرم(ص) ،عید مبعث نیمه شعبان و...

ب- مناسبت های فردی: موفقیت های همکاران، مراسم ترحیم

تبلیغات

یکی دیگر از وظایف مهم روابط عمومی، انجام و سازماندهی تبلیغات در سازمان است. تبلیغات از جمله شیوه های مهم اثرگذار در تعاملات سازمان با محیط پیرامون است. در روابط عمومی انجمن، آنچه در این راستا مورد توجه قرار می گیرد استفاده از تیزرها، بیلبوردهای تبلیغاتی ، انتشار بروشور و کاتالوگ تبلیغات، چاپ استند و بنر، تولید لوح فشرده تبلیغاتی، ارسال پیامک بصورت انبوه وتولید کلیپ است.

همکاری در برگزاری گردهمایی ها و همایش ها

یکی دیگر از وظایف روابط عمومی همکاری در برگزاری گردهمایی ها است که به عنوان یک پایه اصلی گردهمایی سعی می کند مسئولیت های خویش را به نحو مطلوب انجام دهد.

نظرسنجی

از جمله ابزار روابط عمومی برای شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان و آگاهی از دیدگاه همکاران، مخاطبین و مراجعین و استفاده کنندگان از خدمات انجمن حمایت نظرسنجی است. روابط عمومی انجمن دراین راستا نظرسنجی هایی از بخش های مختلف این واحد انجام داده است که نتایج آن به به واحد مربوطه ارائه شده و مورد بررسی قرار گرفته است.

از نظرسنجی های انجام شده در این حوزه می توان به نظرسنجی در خصوص میزان رضایت شغلی کارکنان انجمن، بهره وری سازمانی، اردوها، نظرسنجی درخصوص عملکرد انجمن اشاره کرد.

آدرس: میدان هفت تیر- خیابان کریم خان زند - خیابان سنایی- نبش خیابان شهید اعرابی 6 - پلاک 25

تقسيم بندي وظايف و فعاليت‌هاي روابط عمومي

به طور كلي وظايف و فعاليت‌هاي روابط عمومي به دو دسته وظايف درون سازماني و وظايف برون سازماني تقسيم بندي مي شوند، هر چند فعاليت‌ها و وظايف داخلي و خارجي روابط عمومي با يكديگر تفكيك شده هستند ولي در عين حال به يكديگر مربوط می باشند.

توجه به اين نكته حائز اهميت است كه هر چقدر تعداد افراد شاغل در یک سازمان بيشتر باشد، به همان نسبت روابط عمومي بايد گسترده‌تر باشد، به طـوري كه با تكيه بر علومي چون روان شناسي، مديريت، روابط انساني و مردم شناسي بايد فضاي سازمان را به صورت كاملاً مساعد و مناسب درآورد كه بر اساس آن كاركنان، مجموعه سازمان و محيط كار خود را «خانه دوم» خود تلقي كنند.

وظايف درون سازمانی روابط عمومي انجمن حمایت زندانیان

1-انتشار نشريه داخلي: روابط عمومي انجمن با انتشار نشريه داخـلي مهر حامی بسياري از اهداف درون سازماني خود را تامين کرده است. به عنوان مثال اطـلاع رساني در مورد عملكرد انجمن، معرفي انجمن به همكاران، پاسخ به سوالات كاركنان، معرفي كـاركنان نـمونه، تـقويت انسجام و ارتباطات درون سازماني، ارتقاء آگاهي كاركنان و حتي آموزش آنان. بنابراين انتشار نشريه داخلي به صورت ماهانه براي روابط عمومي انجمن يك ضرورت است.

2-سازماندهی نظام دريافت پيشنهادها: دستـرسي بـه پيـشنهادهاي كـاركنـان كه در واقع انبوهي از ايده ها و نظرات است مي تواند سازمان را از پشتوانه قوي فكري بهره مند سـازد. از آثـار چنين عملي، تقويت حس مشاركت و احترام به كارمند مي باشد. به طور كلي بايد از كليه پيشنهادهاي كاركنان استقبال كرد و به پيشنهادهاي غيرقابل قبول ضمن تقدير و تشكر پاسخ منطقي داد و به پـيشنهادهاي قـابل قبول بر اساس درجه اهميت، پاداش در نظر گرفت.

3-راهنمايی ارباب رجوع: ارائه اطلاعات اوليه به ارباب رجوع(خانواده زندانیان) و راهنمائي آنان براي دسترسي آسان و سريع به اطلاعات، بخش ها و يـا افـراد موردنـظر يكـي از وظايف روابط عمومي است كه داراي ماهيت دوگانه مي باشد ولي چون در داخل سازمان صورت مي گـيرد و در برخي از موارد شامل كاركنان نيز مي شود، جزء وظايف درون سازماني بوده که بهتر اسـت افرادي كـه در اين قسمت كار مي كنند داراي ویژگی هایی چون" حسن رفتار، آشنا به وظايف و تشكيلات سازمان، صبـور، خوش برخورد و آشنا به آداب ارتباط با مردم " باشند.

4-اطلاع رسانی به مسوولان: وظيفه اطلاع رساني در روابـط عمومي صـرفاً انـعكاس برنامه ها و عملكرد انجمن به مردم نيست. بلكه بايد در موارد ديگري هم پرداخت. به عنوان مثال بريده جرايد كه درتهيه بريده جرايد اخبار و مطالب مربوط به انجمن و مهمترين اخبار مرتبط از نشريات بريده شده و بعد از صفحه بندي و تنظيم به مسوولان ارسال مي شود.

5-اطلاع رسانی به كاركنان: كه به دو شيوه انجام مي شود:

    الف: استفاده از قفـسه هاي اطـلاعات: منـظور از قفسه هاي اطلاعات؛ ايجاد قفسه هايي در محوطه باز انجمن است كه در آن اطلاعات مربوط به ابعاد مختلـف سازمـاني قرار داده می شود و كـاركنان مي توانند به ميل خود و به طور رايگان هر كدام را كه مايل باشند، بردارند.

ب : برنامه هاي بازديد كاركنان از پروژه ها .

مهمترين رسالت روابط عمومی در درون انجمن به اين شرح است:

1ـ هدايت و توسعه بهداشت رواني در محيط كار

2ـ ایجاد احساس مسووليت در ميان كاركنان

3ـ برقراري ارتباط ميان مديريت (مديران) و كاركنان و بالعكس

4ـ آگاه نمودن رده‌هاي پايين‌تر مديريت از برنامه ريزي‌ها, خط مشي‌ها, طرح ها و ...

5ـ جلوگيري از ايجاد زيرگروه هاي انساني در ميان كاركنان انجمن

6ـ رسيدگي به شكايات، نيازها، درخواست‌ها، درددل‌ها، انتقادات و پيشنهادهاي كاركنان

7ـ چاپ و نشر بروشور، نشريه داخلي و ارائه گزارش عملكرد سازمان، خبرنامه و موارد مشابه به كاركنان

8ـ برگزاري مراسم براي ارتباط بيشتر ميان كاركنان و مديريت، مانند جلسات سخنراني، توديع، معارفه، جشن و ...

وظایف برون سازمانی روابط عمومی انجمن

به مصداق ضرب المثل «احسان از خانه شروع مي‌شود» وقتي كه روابط عمومي مهمترين فعاليت سازماني خود ( وظايف درون سازماني ) را به مرحله عمل درآورد، آنگاه نوبت به وظايف برون سازماني است که بايد به آن بپردازد.

مهمترين وظايف برون سازماني روابط عمومي انجمن حمایت بدين قرار است:

1ـ سنجش افكار عمومي جامعه نسبت به انجمن

2ـ آشنا نمودن مردم جامعه (مخاطبان) به سازمان و فعاليت ها

3ـ ارشاد، هدايت و راهنمایي عمومي با توجه به ارزش هاي حاكم بر جامعه نسبت به امور و مسائل انجمن

4ـ تشكيل سمينارها، همايش ها، جلسات، برگزاري نمايشگاه‌هاي مختلف و ...

فعاليت هاي روابط عمومي انجمن حمایت زندانیان

1- پرپايي جشن و تهيه لوح تقدير و هديه و اعطاي آن به كاركنان به مناسبت روز كارگر .

2- برپايي جشن نيمه شعبان همزمان با جشن ابتسام (ویژه خانواده های زندانیان) با برنامه هاي شاد و متنوع در فرهنگسرای هنر

3-اهداي كتابچه های دعا در ابتداي ماه مبارك رمضان و به كليه پرسنل مركز

4- طراحي ليبل CD با آرم و نام انجمن .

5- نصب پيامهاي تبريك و تسليت در مناسبتهاي مختلف.

6- نصب پلاكارد و بنر در مناسبتهاي مختلف در بيرون و داخل انجمن .

7- تهيه فيلم مستند از مشکلات خانواده های زندانیان.

8- تهيه فيلم آموزشي پیشگیری از خشونت در خانواده های زندانیان.

9- تهيه هديه به مناسبت روز تولد پرسنل .

10- تهيه لوح تقدير وهدیه به کارمند نمونه .

11- توزيع بليطهاي سينما ، سيرك ، جنگ هاي اجرايي در به پرسنل و خانواده های تحت پوشش .

12- برگزاري اردوي فرهنگي تفريحي مختلف برای مددجویان تحت پوشش.

13- همکاری در برگزاری مجمع عمومی که هرساله در اردیبهشت ماه برگزار می گردد.

کارکردها و وظایف شاخص این واحد شامل موارد زیر می باشد:

-          اطلاع رسانی داخلی در مورد وظایف انجمن

-          انتشار اخبار انجمن از طریق خبرنامه داخلی ، جراید، رسانه ملی

-          توزیع ماهنامه به انجمنهای استانها.

-          هماهنگی و همکاری با مراکز خبر رسانی استانی و کشوری در مورد رویدادها تهیه گزارشهای خبری

-          برگزاری اردوهای فرهنگی؛ مراسم شادی بخش در مناسبت ها و ایجاد نشاط در بین همکاران

-          تبریک و تسلیت ایام ا... و روزهای ملی

-          تهیه و توزیع بلیط مراکز تفریحی (سینما، سیرک، جنگ های شادی و ...)

-          توزیع بن های مراکز فروش با تخفیف ویژه

-          معرفی همکاران ، خانواده و فرزندان آنها به مراکز آموزشی با تخفیف ویژه

-          تبریک در مورد ازدواج و مراسم جشن همکاران و فرزندان آنها

-          اعلام همدردی در مصائب همکاران از راههای مختلف

-          تهیه تابلوهای راهنما جهت مراجعین

-          فراهم سازی برنامه مصاحبه با اعضاء هیات مدیره از طریق رسانه ها

-          نظر سنجی از همکاران درباره رضایت شغلی و ... و همکاری با محققین در راستای پایان نامه های تحقیقاتی

-          پيگيري بررسي مطالب داخل صندوقهاي پيشنهادات و انتقادات و شكايات و اجرايي شدن موضوعات تاييد شده پيشنهادي و همچنين انتقال نتايج به مسئولين و فرد يا افراد مطرح كننده

نقش روابط عمومی در تحقق اهداف سازمان مربوطه

سازمان را می توان به عنوان سیستمی از پردازش اطلاعات در نظر گرفت که اطلاعات مرتبط با هدف را از محیط گرفته و آن را همان گونه که برای اثر بخشی سازمانی مورد نیاز است پردازش کند. با این اوصاف، داشتن اطلاعات موثق و به موقع با توجه به هدف و ساختار سازمانها، بزرگترین سرمایه یک سازمان به حساب می آید و حیات سازمان به داشتن یک ارتباط دو سویه درون سازمانی و برون سازمانی، انجام تبلیغات و کسب اطلاعات به روز و مفید بستگی دارد. از آنجایی که روابط عمومی پل ارتباطی سازمان و مخاطبان آن است، در این جاده دو طرفه قادر است سیاست ها، برنامه ها و عملکردهای سازمان را به مخاطبان از یک سو و نیازها، خواستها ، دیدگاه ها و نظرات مخاطبان را به سازمان از سوی دیگر منتقل کند. هر چه این شبکه توزیع و تقاضا، برنامه ریزی شده تر و منسجم تر رفتار کند سازمان و مخاطبان آن ضمن رضایتمندی از وضعیت ارتباط، در جایگاه خود ارتقاء می یابند.

توانمندی های روابط عمومی انجمن حمایت زندانیان

1- توجه جدی به افکار همه کارکنان در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان سازی سالم بدون در نظر گرفتن امیال و رویکردهای سیاسی مخرب که متأسفانه یکی از معضلات روابط عمومی هاست.

2- دفاع از جایگاه روابط عمومی در مقابل دخالت های غیرمسئولانه واحدها و افراد

3- حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و غیره.

4- خروج روابط عمومی از موضع انفعالی به موضع فعال.

5- تغییر فرهنگ سازمانی غلط .

6- ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران انجمن

7- تقویت ارزش ها و ویژگی های مطلوب انسانی

8- سازماندهی خبری انجمن (تلاش برای اطلاع یابی و اطلاع رسانی به موقع با روش ها و ابزارهای ارتباطی)

9- تدوین نظام ارتباطی منسجم و تبلیغی شفاف و روشن

10- تغییر نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومی و جایگاه و اهمیت آن

11- جهت گیری و جهت دهی سازمان به سوی کارمند محوری

12- همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها

13- تأکید هماهنگ بر بهبود روابط درون سازمانی و برون سازمانی

14- انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان

15- برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت فصلی

16- معرفی مطلوب مقالات و تحقیقات کارکنان در سطح سازمان

17- انعکاس تجربه های موفق کارکنان انجمن

18- چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فرآورده های سازمانی

19- تهیه فیلم برای معرفی انجمن

20- ایجاد برنامه نظام مند همدردی با خانواده های زندانیان

21- تهیه و تنظیم منشور اخلاقی

22- تدارک آموزش کوتاه مدت به طور مستمر برای کارکنان انجمن

23- حمایت مدیریت سازمان ها از روابط عمومی

24- انتشار نشریه داخلی مهر حامی

25- حذف کارهای زائد و موازی از وظایف روابط عمومی

تاریخچه روابط عمومی در انجمن

روابط عمومی در ایران هم اکنون قریب به 60 سال قدمت دارد. اولین روابط عمومی در سال 1327 شمسی از طرف شرکت نفت در ایران به وجود آمد.

با توجه به وضعیت موجود زیرساخت های فناوری اطلاعات در ایران و کیفیت کارکرد روابط عمومی ها از نظر فعالیت های الکترونیک و اینترنتی، می توان گفت در میان همه اشکال روابط عمومی مدرن، ما فعلاً در حدفاصل روابط عمومی الکترونیک و روابط عمومی دیجیتال قرار داریم. با توجه به اینکه از پیدایش روابط عمومی در ایران بیش از نیم قرن می گذرد هنوز روابط عمومی با مسائل مختلفی مواجه است. متأسفانه بررسی تاریخی این دانش در ایران نشان می دهد که به رغم وجود اندیشه ها و ایده های اصلاح طلبانه برای توسعه آن، هیچ گونه اقدام عملی بنیادی در این زمینه صورت نگرفته است. به همین دلیل است که امروزه روابط عمومی ها بیشتر وقت خود را صرف برطرف ساختن مشکلات خود می کنند. ورود به این مشکلات، توان و شرایط ایفای وظایف و رسالت راستین را از روابط عمومی گرفته است. در جامعه ایران نگرش به روابط عمومی ، صرفاً تبلیغاتی است که این امر باعث تحریف افکار و دور شدن روابط عمومی از رسالت اصلی خود شده است.

انجمن حمایت زندانیان در سال 1320 تاسیس شد و روابط عمومی آن در سال 1360 بطور رسمی کار خود را آغاز کرد . اما رمقی در آن دیده نمی شد و با تحولات و سراشیبی های فراوان مواجه بود. انجمن در سال 1374 به مدت سه سال بصورت نیمه فعال به کار خود ادامه می داد تا اینکه در سال 1377 با تدوین آیین نامه ای جدید، انجمن فعالیت خود را از سر گرفت. روابط عمومی انجمن نیز بصورت متعارف و با فعالیتهایی نظیر چاپ بروشور در زندانها و اطلاع رسانی به زندانیان فعالیت می نمود. تا اینکه با شکل گیری واحدی مجزا به روابط عمومی و اهمیت به آن شاهد رشد آن بودیم. به گونه ای که اکنون به واسطه ارتباط با رسانه ها، ایجاد سایت الکترونیکی، برقراری سیستم اطلاع رسانی پیام کوتاه، انتشار نشریه، ساخت فیلمهای مستند و ... گامی مهم در پیشبرد اهداف انجمن برداشته است.

برنامه ریزی و تعیین اهداف در روابط عمومی

برنامه ریزی و تعیین اهداف در روابط عمومی

الف ) ارتباط با رسانه ها

1-انعکاس برنامه های انجمن با توجه به اهداف ، سیاستها ، کارکردها و مواضع انجمن به مخاطبان از طریق رسانه های جمعی.

2-گرد آوری دیدگاههای مردم ، نخبگان و رسانه ها در زمینه فعالیتهای انجمن و ارایه آن به مدیریت .(بریده جراید و بولتن اخبار)

3- برپایی کنفرانس ها و نشست های خبری انجمن و دعوت از اصحاب رسانه .

4- مجری و پل برقراری ارتباط و مصاحبه های خبری مدیران و اصحاب رسانه.

5- پاسخگویی به هر گونه ایجاد شبهه توسط رسانه ها.

6- مسئولیت شفاف سازی فعالیت های انجمن در نگاه رسانه ها.

7-جمع بندی کلیه برنامه های سالانه مصاحبه هاي مسئولان سازمان با رسانه های جمعی با اولويتهاي سازماني و نيازهاي افكار عمومي و ارائه آن به مدیریت و تحلیل نقات ضعف و قوت.

8-ايجاد و حفظ ارتباط احسن با مطبوعات ، راديو ، تلويزيون و خبرگزاري های رسمی جمهوری اسلامی و بهره برداري بهينه از آنها براي اطلاع رساني به مردم.

ب) انتشارات

1-تدوين كتب، جزوه‌ها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي انجمن.

2-نظارت بر توزيع نشريات ‌انجمن.

3-تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه انجمن براي ارايه به افكار عمومي.

4-انتشار نشريه انجمن.

5-مجری و ناظر بر نحوه کلیه امور نشر در انجمن.

ج) آموزش و برنامه‌ريزي

1-نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليت‌هاي جديد در حوزه وظايف روابط‌عمومي.

2-نظارت و ارزيابي فعاليت‌های برنامه‌ها و فعاليت‌هاي آتي.

3-برنامه‌ريزي، برآورد و پيگيري براي دريافت اعتبارات مورد نياز روابط عمومي بر اساس برنامه عملکرد سالانه.

4-طراحي و برنامه‌ريزي براي ارتقاي كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين سازمان و مردم و دستگاه‌ها و مديران و كاركنان با يكديگر بيانجامد.

5-شركت دادن كاركنان در دوره‌هاي آموزشي متناسب با فعاليت‌هاي آنان.

6-برنامه‌ريزي ، اجراي دوره‌هاي آموزشي كوتاه‌مدت تخصصی و کاربردی روابط‌عمومي.

7-برگزاري همايش آموزشي براي آشنايي كاركنان روابط‌عمومي با جديدترين دستاوردهاي علوم ارتباطات و روابط‌عمومي.

چ) سنجش افكار

1-تهيه گزارش‌هاي تحليلي ادواري ( هفتگي / ماهانه / فصلي / سالانه ) از افكار عمومي داخل و خارج از انجمن براي ارايه به مديريت.

2-سنجش افكار عمومي درون‌سازماني به منظور ارايه راهكارهاي مناسب به مديريت.

3-طراحي و اجراي بخش گردآوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور ترغيب كاركنان به مشاركت هرچه موثرتر در بهبود جريان امور انجمن.

د) تبلیغات و نمايشگاهها

1-مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهمايي هاي تخصصي و عمومي درون سازماني.

2-پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان در مناسبتهاي ويژه

3-تدوين و اجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي، تبليغي در ساختمان.

4-مديريت اجرای همایشها با همكاري و مشاركت مراكز مربوط.

5-طراحي و تهیه هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان.

6-تهيه ، تدوين و اجراي تقويم مراسم داخلی

7-تدوین و ایجاد شرایط لازم برای راه اندازي مکانی جهت افتخارات سازمان

8-توليد و سفارش ساخت آگهي‌هاي تلويزيوني (تيزر) و فيلم‌هاي مورد نياز براي تبليغ عملكرد و مستندسازي انجمن

9-همكاري با فرهنگسراها به منظور استفاده از خدمات فرهنگی آن در راستای آموزش به فرزندان زندانیان

ر) فناوری IT و سایت

1-بروز رسانی سایت انجمن

2-ارتباط موثر و تنگاتنگ با انجمنهای کشور و انعکاس اخبار آن از طریق سایت

3-گسترش تکنولوژی IT و ارائه خدمات مطلوب به جامعه هدف

4-تنویر و شفاف سازی اهداف سازمان از طریق فضای وب

5-نقاط کلیدی افکار جامعه هدف را شناسایی و بر مبنای آن در فضای وب ، عمل نماید.

ز ) حوزه سمعي و بصري  

1-برنامه ريزي در جهت ساماندهي اطلاعات موجود فعاليت هاي انجمن از طريق فيلم و عكس.

2-ثبت صوتي و تصويري فعاليت ها ، گردهمايي و مناسبت هاي انجمن.

3-ايجاد آرشيو فيلم و عكس از فعاليت هاي انجمن.

4-تجهيز سمعي و بصري به امكانات فني روز.

5-انجام امور رایانه ای فعاليت هاي صوتي و تصويري به لحاظ ميكس ، تدوين‌، صداگذاري توليدات ويدئويي

6-ساخت تيزر تبليغاتي درخواستی مدیریت با همکاری عوامل برون سازمانی.

7-عكاسي و فيلمبرداري از کلیه مراسم انجمن.

برنامه های روزمره روابط عمومي

 

برخي از مهمترين وظايف واحد روابط عمومي انجمن که بصورت روزانه صورت می پذیرد به شرح ذيل مي باشد:

1-تهيه مقالات و گزارشها درباره عملكرد انجمن به منظور درج در نشریه انجمن (مهر حامی)

2-پاسخگويي به رسانهها

3-برنامه ريزي و هماهنگي براي تهيه توليد برنامه هاي رسانهاي از قبيل راديو- تلويزيون، مطبوعات و ...

4-برنامه ريزي و هماهنگي جهت برگزاري كنفرانسهاي خبري و مطبوعاتي .

5- بررسي اخبار مندرج در رسانهها و تهيه بريده جرايد، اخبار و مطالب انجمن و جمع بندي آنها به منظور ارائه به ریاست انجمن.

6- نظارت بر تهيه و چاپ انواع نشريات، بولتن هاي داخلي، بروشورها و جزوات اطلاع رساني و آموزشي

7-نظارت بر تهيه عكس و فيلم از مراسم و برنامه هاي انجمن و تهيه آرشيو عكسها و فيلم هاي گرفته شده.

8-برنامه ريزي و توجه به حسن اجراي تشريفات اداري لازم در سفرها، بازديدها، ديدارها و نشست ها

9-همكاري مستمر با رسانه ها ي گروهي بهمنظور انعكاس فعاليتهاي انجمن

10-ايجاد زمينههاي همكاري انجمن با سازمانها ، دستگاههای حمایتی مختلف و واحد مشارکتهای مردمی براي گسترش دامنه فعاليتهاي مرتبط .

 

تجزیه و تحلیل مدیریت راهبردی و روابط عمومی در انجمن حمایت زندانیان

مدیریت راهبردی عبارت است از فرایندی كه از طریق آن سازمان‌ها، محیط‌های داخلی و خارجی خود را شناسایی كرده و در صدد شناخت عمیق آنها برمی‌آیند. علاوه بر آن مسیر راهبردی خود را پایه‌گذاری كرده و دست به خلق استراتژی‌هایی می‌زنند تا با به كارگیری آنها به اهداف تعیین شده سازمان برسند. هم‌چنین مدیریت راهبردی، علم و هنر تدوین،‌ اجرا و ارزیابی تصمیم‌های چندگانه‌ای است كه سازمان را به هدف‌های بلندمدت خود می‌رساند. بنابراین نقش و جایگاه مدیریت در روابط عمومی به مثابه اعمال مدیریت در مدیریت است.

مدیریت راهبردی در روابط عمومی انجمن دارای سه مرحله است:

۱_ تدوین

۲_ اجرا

۳_ ارزیابی

در مرحله تدوین برای روابط عمومی لازم است به عوامل زیر توجه شود:

الف _ شناخت، تحلیل و ارزیابی نقاط قوت روابط عمومی.

ب _ شناخت، تحلیل و ارزیابی نقاط ضعف روابط عمومی.

ج _ شناخت، تحلیل و ارزیابی فرصت‌های مهیا شده برای روابط عمومی.

دومین مرحله در این رویكرد اجراست. بنابراین اجرای استراتژی‌ها ایجاب می‌كند كه روابط عمومی ، هدف‌های سالانه را در نظر بگیرد،‌ سیاست‌ها را تعیین كند،‌در كاركنان نسبت به فعالیت‌های خود انگیزه ایجاد كند و منابع را به گونه‌ای تخصیص دهد كه استراتژی‌های تعیین شده روابط عمومی به اجرا درآید.

مرحله سوم مدیریت استراتژیك، ارزیابی است. مدیران می دانند تصمیمات آنها چه زمانی كارساز و یا بالعکس واقع می‌شود. همه استراتژی‌ها در آینده دستخوش تغییرات می‌شوند،‌ زیرا عوامل درون و برون سازمانی به صورت دایم در حال تغییر هستند، لذا برای ارزیابی استراتژی‌ها در روابط عمومی انجمن سه فعالیت عمده به شرح زیر انجام می‌شود.:

۱_ بررسی عوامل درون و برون سازمانی

۲_ محاسبه عملكردها.

۳_ اقدامات اصلاحی.

بنابراین، تصمیم‌گیری و امكان چاره‌اندیشی منطقی به خصوص در مواقع بحرانی و مسایل جدی، همواره به عنوان یكی از مهارت‌های برتر مدیر روابط عمومی شمرده می‌شود.

توجه به افکار عمومی در روابط عمومی انجمن

روابط عمومی در تعیین خط مشی آینده به بررسی و مطالعه افکار عمومی می پردازد و می کوشد وضعیت و جایگاه خود را در آن مشخص سازد تا بتواند میزان حمایت مردم را از برنامه ها و سیاستهای خود را ارزیابی و زمینه های مشارکت مردمی را فراهم کنند .

در این راه باید دیوار های بین سازمان ، رسانه و مردم برداشته شود تا باعث عدم اعتماد مردمی نشود که در صورت بروز آن انفعال و در نهایت عدم مشارکت می شود که در واقع به معنای شکست در تمام برنامه های توسعه ای می باشد .

روابط عمومی ها می توانند با مخاطب شناسی دقیق، اطلاع رسانی به موقع و انعکاس مناسب اخبار نقشی موثر در ارتقای کیفی عملکرد سازمان های تابعه خود داشته باشند. روابط عمومی باید مخاطب شناسی نموده و با تفکیک و طبقه بندی مخاطبین، اطلاعات مورد نیاز آنان را ارایه دهد.

علاوه بر افکار عمومی و دستگاه های مافوق نظارتی، مدیران مجموعه هم از مخاطبین روابط عمومی هستند که باید نقاط ضعف و نارسایی ها به مدیریت منعکس شود تا نسبت به اصلاح آن اقدام شود. اطلاع رسانی یکطرفه روابط عمومی ها بدون دریافت بازخورد است. باید با داشتن نگاهی جامع نگر کانال های ارتباطی متقابل و دو سویه ایجاد شود، دریافت بازخورد درخصوص اینکه دیگران در مورد مجموعه چه می گویند از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

روابط عمومی ها از جایگاه بسیار مهمی برخوردار هستند و همانند چشم، گوش و زبان بر کارکرد و خروجی یک سازمان تاثیرگذار هستند از این رو باید مورد توجه قرار گیرند.

جمع آوری اطلاعات در خصوص ذهنیت های موجود در اجتماع که فرصت بروز پیدا نکرده اند را از دیگر کارکردهای روابط عمومی توصیف کرد که باید از طریق نیاز سنجی تحقق یابد. روابط عمومی آینه تمام نمای هر سازمان شناخته می شود و سرمایه گذاری برای تقویت و توسعه آن ضروری و با اهمیت است. روابط عمومی می تواند با نگاه مثبت، افکار و دیدگاه های مورد نظر سازمان را منعکس نموده و با انعکاس درست از عملکرد به افکار عمومی، تعامل برقرار نماید.

الزام وجود روابط عمومی زیر نظر عالی ترین مقام دستگاه وحضور مسوول روابط عمومی در تمام سازمانها نشانگر جایگاه مهم روابط عمومی است. روابط عمومی سخنگوی سازمان است و باید اطلاعات مورد نیاز در اختیارآن قرار گیرد.

در طول دوره شاهد آن بودم که یک نیکو کار هزینه حج تمتع خود را به انجمن حمایت زندانیان اهداء کرد تا صرف تامین کمک هزینه تحصیلی فرزندان خانواده های نیازمند زندانیان شود این اتفاقات نشانگر آنست که افکار عمومی کم و بیش با مشکلات زندانیان و خانواده های آنان آشنایند.

همچنین با برگزاری جشن حمایت در ماه مبارک رمضان و جمع آوری مساعدتهای مادی و گاهاً معنوی و انعکاس آن در شبکه های تلویزیونی و خبرگزاریها و جراید کشور افکار عمومی به طرف مشکلات این قشر کشیده شده و با آلام آنان آشنا می شوند.

 

بهره گیری از رسانه ها و وسایل ارتباط جمعی

امروز به سبب پيچيده شدن نوع روابط و پيشرفت و گستردگي جوامع در ابعاد گوناگون مسائل و موضوعات که ريشه در ماهيت علوم انساني دارند متاثر از مسائل مختلف مي شوند. براي آن که بتوان مساله اي را درون مجموعه اي حل و فصل کرد در درجه اول بايد همه عوامل و زمينه هايي را که موجب بروز مشکل شده اند را شناسايي و سپس براي حل آن برنامه ريزي کرد.

يکي از ابزارهايي که مي توان در اين امر کمک نمايد روابط عمومي مي باشد. روابط عمومي مجموعه اي از عمليات ارتباطي آگاهانه مبتني بر برنامه و تحقيق است که با استفاده از شيوه هاي علمي و هنري به ارتباط با درون سازمان و بيرون سازمان پرداخته و از يک طرف به منظور کسب نظرات، انتظارات و خواسته هاي آنها و از طرف ديگر اطلاع رساني، آگاه نمودن، ترغيب کردن و ايجاد وحدت و همدلي مي پردازند و با تجزيه و تحليل گرايش هاي مخاطبان و افکار عمومي براي رسيدن به تفاهم تلاش مي کند. مديران سازمان ها امروز بيش از هر زمان ديگري ضرورت داشتن مديریت و مفاهيم نوين در روابط عمومي را احساس مي کنند .

امروز روابط عمومي را معمار نظام ارتباطات با مخاطبين سازمان چه در داخل و چه در خارج مي دانند. زيرا مي توان ايجاد ارتباط در درون و بيرون به منظور توزيع اطلاعات، تعادل و تعامل ميان کارکنان، ايجاد تعهد و انگيزش بيشتر کارکنان و بالاخره کاهش استرس و تضاد ميان آنها، از سوي ديگر ايجاد ترغيب، اقتاع، تفاهم، آگاهي در مخاطبين راتوسط روابط عمومي مشاهده نمود.

در اين ترديدي نيست که روابط عمومي ها با توجه به ماهيت و کارکردشان موجه ترين واحد براي پاسخ گويي در سازمان ها محسوب شده و به عنوان سخنگوي دستگاه بايد جوابگو و اطلاع رسان پيام ها و سياست ها و برنامه هاي سازمان در ارتباط با مخاطب و اقشار مختلف باشند.

به بيان ديگر تلقي تعريف رايج از روابط عمومي به عنوان چشم، گوش و زبان سازمان نيز حکايت از مقام و جايگاه پاسخگويي روابط عمومي در سازمان دارد.

هرچند که متاسفانه امروز کمتر روابط عمومي توفيق اجراي کامل اين وظيفه را در سازمان و به نحو مطلوب داشته است .

يک روابط عمومي کارآمد براي پاسخگويي بايد شناخت کافي از ابزارهاي پاسخگويي داشته باشد و از سويي با تخصص بهره گيري مناسب از ابزارها آشنا باشد که مهم ترين ابزار پاسخگويي روابط عمومي ها در ارتباط با مخاطبان رسانه هاي جمعي هستند. براي اين که بتوان با مخاطبين سازمان ها ارتباط صحيح و مناسب بر قرار کرد روابط عمومي ها بايد از روش ها و ابزارهاي ارتباطي، نوشتاري و گفتاري، ديداري و شنيداري بهره جويد تا بتواند به مسئوليت مهم و حساس خود در سازمان عمل نمايد. ابزارها و وسايل زيادي جهت برقراري ارتباط يا انتقال پيام وجود دارند که راديو و تلويزيون يکي از آنها مي باشد که با استفاده بجا و بهينه از ديگر وسائل جهت اطلاع رساني و آگاه نمودن مي تواند ما را به اهدافمان برساند.

افزايش توليدات خبري، گزارش، امور انتشاراتي نظير چاب کتاب، بروشورهاي اطلاعاتي و توسعه و گسترش سياست هاي اينترنتي اطلاع رساني با رويکرد سرويس دهي اطلاعاتي به مردم به واقع در این روابط عمومی که قریب به 5 سال است که جانی تازه را گرفته به وضوح می توان دید.

روش هاي برقراري ارتباط بين روابط عمومي انجمن و رسانه ها :

1-تهيه و تنظيم اخبار انجمن و ارسال آنها به مطبوعات و يا ساير رسانه هاي جمعي

2-ترتيب دادن نشست ها و مصاحبه هاي مطبوعاتي

3-پاسخگويي به سوالات خبرنگاران و ارائه اطلاعات مورد نياز به آنها و ترتيب دادن مصاحبه هاي اختصاصي

4-نشست هاي دوستانه با اربابان جرايد و رسانه ها

5-ارسال پيام در مناسبت هاي مختلف براي خبرنگاران و مديران مسئول جرايد و ديگر رسانه ها

بايد بخاطر داشته باشيم هدف روابط عمومي بايد حل مشکل مشترک بين هر سازمان و مخاطبين سازمان بوده و مجرايي باشد براي تبادل انديشه ها و افکار مردم. از طرفي مهمترين وظايف و رسالت روابط عمومي بايد آگاه کردن مردم از تلاش ها و عملکرد و مشکلات پيش روي سازمان و جويا شدن نظر مردم و جمع کردن و انتقال آن به سازمان و ترتيب اثر دادن به آنها در برنامه ريزي هاي آتي به منظور رسيدن به رشد و توسعه بيشتر سازمان باشد. لذا استفاده بجا از رسانه ها اين شمشير دو دم که هم مي توانند ضعفهاي سازمان را شناسايي و بيان نمايند تا نسبت به تقويت يا رفع آن اقدام شود و هم مي توانند نقاط قوت را به مهمترين شکل بيان کنند و افکار عمومي را آگاه سازند .

نحوه برنامه ریزی یک مصاحبه خبری در روابط عمومی

برای برگزاری یک جلسه مطبوعاتی وخبری بایدقبل ازانجام مصاحبه برنامه ریزی دقیق صورت گیرد.

اجرای یک مصاحبه خبری نیازمند تدوین مراحل مختلف است.

مسئو لین و کارشناسان روابط عمومی با احساس این موضوع وطبق درجه بندی و ارزش خبری واهمیت خبرنسبت به دعوت ازخبرنگاران اقدام می کنند.

معمولا یک مصاحبه خبری ومطبوعاتی وقتی صورت می گیرد که خبری تازه و با رویدادی مهم وتازه درسازمان اتفاق افتاده ونیاز به انتشار این خبردرسطح جامعه احساس می شود.دراین میان اهمیت وتازگی وارزش خبر باید مورد توجه قرارداد.

به طورمثال همدلی و کمک به هم نوع از اتفاقاتی است که کم کم در جامعه ما در حال فراموشی است ولی انجمن حمایت زندانیان در اوایل ماه مبارک رمضان هر سال جشنی باعنوان «جشن حمایت» برگزار می کند و در آن از خیرین و سازمانهای حمایتی دیگر دعوت بعمل می آید تا گرد هم جمع شوند و برای حمایت از خانواده های نیازمند زندانیان و فرزندان آنان به لحاظ مادی و معنوی مساعدت نمایند . در پی این دعوت از خبرنگاران و رسانه های مختلف نیز دعوت می شود تا ضمن مصاحبه در زمینه های مرتبط خبر آن را نیز پوشش دهند.

جایگاه تبلیغات در روابط عمومی انجمن

ضرورت‌ تبلیغات‌ در جامعه‌ امروز

دهه‌های‌ اخیر بستر تحولات‌ عمیقی‌ در اقتصاد جهانی‌ بوده‌ است‌ و تحولاتی‌ که‌ نمود آن‌ دراقتصادهای‌ ملی‌ و منطقه‌ای‌ بیش‌ از پیش‌ به‌ چشم‌ می‌خورد. امروز در دورانی‌ به‌ سر می‌بریم‌ که‌ در آن‌اقتصاد ملی‌ و منطقه‌ای‌ نیز معنایی‌ نمی‌یابد. حلقه‌ رقابت‌ در عرصه‌ تجارت‌ هر روز تنگ‌تر و پیچیده‌ترمی‌شود و خلق‌ مزیت‌ها و تولید و فروش‌ کالا محور فعالیت‌های‌ اقتصادی‌ قرار می‌گیرد. بدون‌ تردید آینده‌از آن‌ کسانی‌ خواهد بود که‌ با درایت‌ و تدبیر و به‌ کارگیری‌ مناسب‌ترین‌ روش‌ها و ابزار، گوی‌ سبقت‌ را ازرقیبان‌ بی‌ شمار و قدرتمند بربایند. ما نیز اگر بخواهیم‌ بمانیم‌ راهی‌ جز تجهیز و تربیت‌ همه‌ عوامل‌ مؤثردر عرصه‌های‌ تولید و فروش‌ نداریم‌.

راهی‌ بی‌ بازگشت‌ را پیش‌ رو داریم‌. راهی‌ که‌ شاید با تبیین‌ محورهای‌ اصلی‌ بتوانیم‌ شناخت‌ کامل‌از آن‌ داشته‌ باشیم‌. این‌ محورها عبارتند از:

محور اول‌: ایجاد بینش‌ و درک‌ صحیح‌ از مفهوم‌ تبلیغات‌ و قایل‌شدن‌ تفـاوت‌های‌ اسـاسی‌ بین‌ این‌ اصطلاح‌ با باور سازی‌ و روابط عمومی‌ و نهادینه‌ کردن‌ فرهنگ‌ تبلیغات‌ به‌ عنوان‌ صنعتی‌ که‌ باور تولید می‌کند.

محور دوم‌: افزایش‌ سطح‌ دانش‌ عمومی‌ در زمینه‌ تبلیغات‌ با بهره‌گیری‌ ازسیستم‌های‌ آموزشی‌ مدرن‌ و به‌ روز از یک‌ سو و تعریف‌ ساختار یک‌ نظام‌ آموزشی‌ برای‌ تربیت‌ نیروهای‌متخصص‌، مجهز به‌ دانش‌ روز ساماندهی‌ افکار عمومی‌.

محور سوم‌: تعریف‌ یک‌ نظام‌ اجرایی‌ برای‌ شفاف‌ سازی‌ شیوه‌های‌ اجرایی‌ و شناسایی‌ گروه‌های‌حرفه‌ای‌ و تعیین‌ پارامترهای‌ مشخص‌ برای‌ تمایز آنان‌ با گروه‌های‌ غیر حرفه‌ای‌ فعال‌ در عرصه‌های‌تبلیغاتی‌.

نهادینه‌ کردن‌ فرهنگ‌ تبلیغات‌

هر سازمانی‌ که‌ در متن‌ جامعه‌ای‌ پدید می‌آید، بر اساس‌ یک‌ نیاز اجتماعی‌ و دارا کارکردهایی‌ درخدمت‌ جمع‌ و جامعه‌ است‌، تا بتواند به‌ صورتی‌ همانگ‌، خدمات‌ خود را به‌ جامعه‌ که‌ منشا آن‌ است‌،عرضه‌ کند. انتخاب‌ شیوه‌های‌ معرفی‌ در شرح‌ افکار عمومی‌ بر عهده‌ روابط عمومی‌ یک‌ سازمان‌ است‌ که‌ برای‌ انجام‌ این‌ مهم‌ نیز وظایفی‌ بر عهده‌ دارد.

صنعت‌ تبلیغات‌ با همه‌ سوابقی‌ که‌ در کشور ما دارد هنوز هم‌ جوان‌ و هم‌ غیر علمی‌ است‌. این‌واقعیت‌ نباید کسی‌ را بر آشفته‌ کند که‌ تبلیغات‌ در کشور ما در حد سایر فنون‌ و هنرهای‌ رسانه‌ای‌ ما(نسبت‌ به‌ جهان‌ رسانه‌ها) است‌. با تمام‌ توجهی‌ که‌ دنیای‌ پیشرفته‌ به‌ این‌ امر نشان‌ می‌دهد و درصد بالایی‌ از هزینه‌ها را به‌ امرتبلیغات اختصاص‌ می‌دهد، در کشور ما با وجود نیاز حیاتی‌ به‌ توسعه‌ اقتصادی و فرهنگی‌، این‌ امر ناشناخته‌ و مورد بی‌ مهری‌ قرار گرفته‌ است‌.

تبلیغات در انجمن

با این تفاسیر بودجه نسبتاً خوبی برای تبلیغات و ایجاد زیر ساختهای تبلیغاتی در انجمن دیده شده که در توضیحاتی که قبلاً به آن اشاره شد می توان از انتشار نشریه مهر حامی، ایجاد پایگاه اینترنتی WWW.HEMAYATNGO.NET و یا WWW.HEMAYATNGO.IR، ارسال پیامکهای مناسبتی، تهیه فیلم مستند و ... نام برد.

توجه به عوامل انگیزشی در همکاران

لازم است مدیران مناسبات خود را با کارکنان گسترش دهند و بین‌ خود و آنان اعتماد و اطمینان بیشتری ایجاد نمایند، زیرا اعتماد منجر به بهبود روحیه ونهایتا تکریم مشتری خواهد شد.

نکاتی که در روابط عمومی انجمن به منظور افزایش انگیزه در همکاران صورت می گیرد به شرح ذیل است :

 

1-انتشار نشریه داخلی (مهر حامی)

یکی از راههای برقراری ارتباط بین‌ ارکان مختلف سازمان انتشار نشریه‌ داخلی می‌باشد که از طریق آن می‌توان‌ کلیه مسائل و مطالب داخلی سازمان را به اطلاع تمامی همکاران به‌ویژه همکارانی‌ که در خارج از مرکز فعالیت می‌نمایند، رساند. درواقع نشریه داخلی به عنوان پل‌ ارتباطی بسیار مؤثر در ایجاد وحدت و همدلی تمام زیرمجموعه‌های سازمان می‌باشد که از طریق این نشریه می‌توان به سؤالات تخصصی مخاطبان و مشتریان‌ پاسخ داده و درددلهای آنان را نیز به منظور اطلاع مدیریت سازمان منتشر نمود. ضمن آنکه نگاه آموزشی و اطلاع‌رسانی در نشریه فرصت مناسبی‌ برای ارتقاء آگاهی و اطلاعات مخاطبان‌ درون و برون‌سازمانی می‌باشد که درواقع‌ به نوعی این افزایش اطلاعات در تنظیم‌ روابط و انتظارات منطقی اثرگذار خواهد بود.

2-توجه به عوامل انگیزشی پرسنل

عوامل انگیزشی در زمینه های مختلف‌ اعم از اداری، عاطفی و مالی برای ایجاد فضای رضایت‌بخش سازمانی که محصول‌ آن ایجاد حس مسؤولیت پرسنل در جهت‌ جلب رضایت مشتریان با روابط سالم‌ اداری خواهد بود،از نکات قابل توجه و مهم محسوب می‌گردد. بنابراین برای‌ ایجاد و تقویت این حس در میان پرسنل‌ می‌بایست مواردی را رعایت نمود که‌ عبارتند از:

-نقد و بررسی فعالیت همکارانی که با توجه به معیارها و ضوابط خاص تعریف‌ شده از قبیل احترام‌گذاری، پاسخگویی، و... به عنوان کارمند نمونه معرفی می‌شوند.

-منظور کردن شرایط کار سخت (مددکاران انجمن مستقر در زندانها)، حساسیت، پیچیدگی کار در تنظیم حقوق‌ و مزایای شغلی.

-ایجاد فرصتها و امکانات لازم برای‌ ترفیع و پیشرفت در رده‌های سازمانی.

-توجه به نظرات پرسنل و ترویج‌ مدیریت مشارکتی در انجمن.

-فراهم نمودن شرایط مناسب جهت‌ برگزاری جلسه‌های مستقیم و رودررو پرسنل با مدیران ارشد.

-در نظر گرفتن پاداش‌های نقدی و یا سیاحتی و جوایز ویژه برای پرسنلی که‌ مبتکر ابداع، نوآوری و خلاقیت در جهت‌ بهبود روند اداری و تکریم مشتریان‌ هستند.

-ایجاد شرایط مناسب برای پرداخت‌ وامهای متفاوت در جهت افزایش توان‌ مالی پرسنل.

-راه‌اندازی صندوق وام اضطراری برای‌ کارکنان جهت حمایت از پرسنل در زمانی‌ که آنها دچار مشکلات می‌شوند.

-فراهم نمودن زمینه‌های مناسب‌ جهت آموزش توانایی و دانش آنها و مسائل مرتبط با وظایف محوله.

-منظور کردن صندوق نظرات و پیشنهادات در پیشرفت امور و بهینه‌ سازی‌ وضعیت انجمن.

3-کاستن عوامل زیان‌بخش و بازدارنده

در هر سازمانی از عواملی که در ایجاد فضای افسرده و بی‌روح و عدم رضایت و تمایل به کار و مسؤولیت و از کار انداختن توانمندیهای پرسنل و نهایتا ایجاد روابط ناسالم اداری و عدم رضایت‌ مشتریان نقش عمده‌ای خواهد بود، می‌باست حتی‌الامکان کاسته شده و در صورت امکان به صفر برسد.در هر سازمان عواملی که به عنوان عوامل بازدارنده می‌تواند تأثیر منفی در جلب‌ مشتریان داشته باشد عبارتند از:

-عدم توجه به رضایت شغلی کارکنان.

-عدم رعایت شایسته سالاری

توجه به ظرافتهای کاری در روابط عمومی

سماجت و موفقیت

يكي از كليدهاي موفقيت در هر كاري پافشاري و ثابت قدمي است. وقتي كه فهميديد كه دقيقاً چه كاري مي خواهيد انجام دهيد، ناگهان در برابر خود فهرست بزرگي از كارهايي مي بينيد كه بايد انجام دهيد و معمولاً در آغاز شور و شوق بيشتري براي انجام كارها وجود دارد ولي براي موفقيت درست زماني است كه شور و شوق شما كم مي شود يك چيز ديگر هم احتياج داريد و آن پافشاري در انجام كارهاست. سماجت همانند يك عضله است هر چه بيشتر تقويت شود قوي تر مي شود. به علاوه شما هم قوي تر شده ايد و مهارتها و تجارب بيشتري بدست آورده ايد. پس به موفقيت نزديكتر شده ايد.

در راه رسيدن به هدف هميشه موانعي ايجاد مي شوند كه در برخورد اول عبور از آنها غير ممكن به نظر مي رسد. اين موانع را به عنوان قسمتي از زندگي خود فرض كنيد. فرض كنيد شغل شما پايداري در پيمودن مسير براي عبور از اين موانع است.

اگر اين موانع در زندگي شما وجود نداشتند شانسي براي به مبارزه طلبيدن خود نداشتيد و زمانيكه به موفقيت مي رسيديد ديگر شيريني آن موفقيت را نمي چشيديد. هدف خود را تبديل به يك مبارزه يا رقابت كنيد.

یکی از ظرافتهایی که در روابط عمومی انجمن به وضوح مشاهده می شود سماجت در کار است و این پشتکار قابل تحسین است .

بعنوان مثال برای اخذ مجوز ماهنامه با بن بستهایی مواجه بود که پروسه آن دو سال بطول انجامید ولی با این تفاسیر با پیگیریهای زیاد موفق به اخذ مجوز می شود.

تدوین برنامه دراز مدت در روابط عمومي انجمن

برنامه هاي روابط عمومي زماني با موفقيت روبرو مي شود كه گامهای اساسي را طي كند. برخي از گامها اساسي هستند و بايد حتما مورد توجه قرار گيرند برخي نيز زياد مهم نيستند. بطوریکه مشاهده می شود اين گامها تا حدودی در روابط عمومی انجمن رعایت شده ؛ البته تا رسیدن به ایده آل راهی دراز را در پیش دارد ولی به نظر من در این مدت کوتاه قابل قبول است.

1ـ تثبيت نقش ويژه روابط عمومي

اين مرحله اساسي ترين و بديهي ترين مرحله در فرايند اطلاع رساني موفق است. هدايت و مديريت افكار عمومي بايستي به عنوان يكي از كاركردهاي اساسي به روابط عمومي سپرده شود. روابط عمومي بايستي از موقعيت مناسب حرفه اي برخوردار شود و همان جايگاهي را كه نشريات و روزنامه ها و روابط عمومي سازماني در توسعه ايفا مي كنند داشته باشد. لذا در برنامه هاي توسعه مورد توجه ويژه قرار گيرد. اعضاي روابط عمومي بايستي از مهارتهاي ارتباطات و انگيزه لازم برخوردار باشند که در روابط عمومی انجمن با توجه به نوپا بودن آن می توان دید.

2ـ تعيين اهداف روابط عمومی

شما مي توانيد اهدافتان را هرچقدر كه مي خواهيد آرماني در نظر بگيريد. یکی از اهداف بزرگ روابط عمومی انجمن حمایت زندانیان مردمی شدن و خود جوش شدن افراد جامعه برای پیشگیری از آسیبهایی است که در بن گوش آنهاست. آسیبهایی که قطعاً به خود جامعه برمی گردد. وقتی سرپرست خانواده ای در زندان است چه کس یباید به او رسیدگی کند؟ ممکن است که بخشی از هزینه های آنان از طریق نهادهای حمایتی تامین شود ولی آیا کافیست؟ اما اگر توسط خود مردم جامعه این معضل اجتماعی برطرف شود دیگر کسی برای دسترسی به مایحتاج اولیه خود تکدی گری ، دزدی، روسپیگری و بسیاری فسادهای دیگر را انجام نخواهد داد.

به همین منظور روابط عمومی انجمن بهترين با برگزاري جلسات فكري و عضو گیری در شورای مشارکتهای مردمی سعی در رسیدن به این هدف والا را دارد.

3ـ مشخص كردن نيازها و علايق مخاطبان

انجمن علاقمند است پيامهاي آن به دست كاركنان در سازمانها، مخاطبان بالقوه، جامعه ، دانشگاهيان، انجمن هاي صنفي و تشكلهاي حرفه اي مرتبط با سازمان و رسانه هاي گروهي از جمله مخاطبان هستند كه اهداف، نيازها و علايق آنها در ارتباط با سازمان بايستي مشخص شود.به همین منظور روابط عمومی انجمن با انتشار نشریه مهر حامی،پایگاه اینترنتی و ... پیام دوستی را به مخاطبان خود می دهد.

4ـ پيامهاي روابط عمومي

انجمن حمایت زندانیان حامی و ملجا خانواده های نیازمند زندانیان است.

انجمن حمایت زندانیان پل ارتباطی بین توان توانمند و نیاز نیازمند است.

کارکنان صدیق انجمن، اخلاق اسلامی را برای کمک به قشر آسیب پذیر خانواده های نیازمند زندانیان سرلوحه کار خود قرار داده اند.

و...

5ـ تدوين استراتژي اطلاع رساني

استراتژيها و راهبردها عنصر كليدي برنامه ها هستند. استراتژي ها شما را در يافتن علايق مخاطبان شما و انتقال پيام به آنها كمك مي كند. به نحوي كه اساس برنامه روابط عمومي به شمار مي رود. به طور خلاصه مي توان فهرستي از استراتژيهاي برنامه روابط عمومي انجمن به شرح ذيل می توان برشمرد:

الف) توسعه مستمر اطلاعات روابط عمومي.     ب) استفاده از طيف گسترده رسانه هاي گروهي براي انتقال پيام.

ج) تبليغ و ترفيع موقعيت انجمن به عنوان يك منبع سازمان مفيد اجتماعي و مسئوليت پذير در جامعه.

د) برقراري و توسعه ارتباط با رسانه ها.       ه) معرفي جايگاه و موقعيت انجمن به رسانه ها.

و) هماهنگي بيشتر با ساير اعضاي کلیدی سازمان

6- تدوين برنامه مكتوب و زمانبندي شده

يك برنامه مكتوب با يك جدول زمانبندي شده تكميل میشود. بهترین برنامه های روابط عمومی انجمن، برنامه های سالانه هستند که در آن سعی شده به طور موثری طرح شود.

نحوه انتشار خبرنامه و نشریه در روابط عمومی

انتشار نشریه مهرحامی

روابط عمومي در هر دستگاه يا سازماني وظايف مختلف و گوناگوني دارد كه يكي از آنها اطلاع رساني و انتقال اطلاعات و دانستني ها به درون يا بيرون آن سازمان يا دستگاه است. بديهي است كه روابط عمومي ها براي نيل به اين مهم از ابزارها و شيوه هاي مختلفي استفاده مي كنند كه يكي از اثربخش ترين و بهترين اين ابزارها، نشريات درون سازماني است. اين قبيل نشريات صرف نظر از شكل ظاهري و فرم هايي كه در انتشار شان مشاهده مي شود، از نظر فراگيري، در دسترس بودن و موضوعات محتوايي، مي توانند زمينه ساز مناسبي را براي آگاهي مخاطبان از آنچه كه در سازمان متبوعشان مي گذرد، فراهم آورند.

يكي ديگر از مزايايي كه مي توان براي نشريات درون سازماني برشمرد، آموزش و انتقال اطلاعات به كاركنان و كساني است كه كاربران و استفاده كنندگان اين قبيل نشريات به حساب مي آيند. به كمك اين نشريات مي توان كاركنان را با وظايف و اموري كه موظف به انجام آن هستند و آگاهي هايي كه بايد در حيطه و حوزه كاري شان داشته باشند، مطلع ساخته، آنان را آن چنان مسلط و آگاه ساخت كه بتوانند پاسخگويان خوبي براي ارباب رجوع و كساني باشند كه با دستگاه متبوع آنان سر و كار دارند.

نشريات درون سازماني در صورتي كه با شيوه اي مناسب و متوازن منتشر شوند، مي توانند ارتباط دوسويه اي ميان مديران با كاركنان و برعكس را فراهم آورند و با نشان دادن يا اعلام كاستي ها و ضرورت هايي كه براي بهبود هر چه بهتر شيوه هاي خدمات رساني و پاسخگويي وجود دارد، سبب شوند تا مديران در تمامي رده هاي شغلي در سازمان شان قادر باشند در برنامه ريزي ها و سياست گذاري هايشان تجديد نظر كرده، به درستي عمل كنند. بي شك، نشريات درون سازماني مي توانند پيوند و ارتباط ميان تمامي مجموعه اي كه در حال فعاليت و تلاش است را مستحكم تر سازند و شرايط قابل قبول و مناسبي را براي دستيابي به اهداف و برنامه هاي كلان در هر سازمان به دست دهند.

در مديريت روابط عمومي انجمن حمایت زندانیان بخشي به نام انتشارات وجود دارد كه عهده دار امور انتشاراتي است و حسب ضرورت ها نسبت به چاپ بولتن يا خبرنامه يا نشريه درون سازماني اقدام مي كند. اين واحد بر حسب نياز گاه انواع پوستر، تراكت، بروشور يا ساير موارد نوشتاري را نيز منتشر مي كند.

محتوای نشریه مهر حامی بر مبنای اطلاع رسانی در زمینه های مختلف از قبیل اخبار، مقالات کاهش آسیب، اجتماعی، فرهنگی و ... می باشد که بسیار آموزنده و تامل برانگیز است.

این نشریه بصورت ماهانه در انجمنهای حمایت سراسر کشور و شهرستانهای استان تهران توزیع می شود.

نتیجه گیری

کیفیت ارتباط بین سازمان و عموم افرادی که با آن سر و کار دارند، عامل اساسی در تحقق اهداف سازمان و ارتقاء جایگاه آن است. بر این اساس، سازمان را مرزهایش تعریف نمی کند، بلکه سازمان توسط شبکه ذینفعان و مخاطبانش تعریف می شود. سرمایه اجتماعی ، کلید موفقیت روابط عمومی و یک سازمان در این پیوند دوسویه بین مخاطبان و سازمانهاست. تلاش برای شکل دهی به مجموعه ای هماهنگ که بتواند سازمان را به اهداف خود برساند از وظایف عمده روابط عمومی است.

این هماهنگی می بایست بتواند در سطوح مختلف سازمان، در درون هر زیر سیستم، در تعامل میان زیر سیستم ها با یکدیگر، در تعامل سیستم ها با سیستم هایی که محیط آنها را تشکیل می دهند بطور موفقیت آمیزی برقرار شود. تنها در این شرایط است که می توان به شکل گیری یک کل واحد که از عهده ی انتظارات و اهداف گوناگون سازمان در جهت ارتقاء تعالی جایگاه آن برآید، امیدوار بود.