عملکرد روابط عمومی در سازمان ها

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط مجید صدیقی

بازدید: 965

پيشگفتار

همواره از روابط عمومي با عنوان هنر هشتم نام برده مي‌شود. هنري كه در عين حال فن نيز هست. به اين معنا كه كارگزاران روابط عمومي علاوه بر برخورداري از هنر برقراري ارتباط، تاثيرگذاري بر افكار عمومي و مخاطب سنجي بايد از نظر تكنيكي نيز به ساختار روابط عمومي و آنچه آن را به عنوان يك "علم" معرفي مي‌كند، واقف باشند. هنر در كنار تكنيك‌ و فن، روابط عمومي را به عنوان جزء جداناپذير از يك سازمان معرفي مي‌كند. در اين تحقيق تلاش بر اين است كه با معرفي واحد روابط عمومي سازمان انرژي اتمي ايران، علاوه بر، برشمردن فعاليت‌هاي انجام شده در اين حوزه، اهميت آن در سازماني علمي – تحقيقاتي نيز مورد ارزيابي قرار گيرد.

مقدمه

علم روابط عمومي چندين دهه است كه پا به عرصه وجود گذاشته است. واحد روابط عمومي ايفاي نقشي خطير و حياتي را در سازمانها و مراكز دولتي و خصوصي برعهده گرفته است. علمي كه در اولين اعلام حضور خويش خاصيت خدمت‌رساني به عموم جامعه را به نمايش مي‌گذارد. ايوي لي پدر روابط عمومي جهان در بيانيه‌اي مي‌گويد: "هدف ما اينست كه اخبار موثق و معتبر در اختيار مردم بگذاريم"(منبع). و دكتر نطقي بنيانگذار روابط عمومي در ايران مي‌گويد:

"پايه روابط عمومي بايد بر احساس درست وفاداري و قدرداني استوار باشد، ما نيازمند روابط و فرهنگ عمومي ايراني هستيم نه روابط و فرهنگ عمومي غرب صنعتی، فرهنگ ما باید به كار مردم بيايند و راستگو باشند"(منبع).

روابط عمومي تلفيقي از علم، فن و هنر است، يك كارگزار روابط عمومي در صورتي مي‌تواند وظايف خويش را به نحو مطلوب به انجام برساند كه نسبت به اين سه ويژگي روابط آگاه بوده و به آنها اعتقاد داشته باشد. دانستن فن روابط عمومي بدون برخورداري از هنر برقراري ارتباط يا هنر نفوذ در دل ها چندان كاري از پيش نمي‌برد. نظم و انظباط، خوش خلقي، بيان شيوا، آشنايي با مكاتبات و اصول و قوانين اداري، اعتقاد به خدمتگذاري به كليه مخاطبان درون سازماني و برون سازماني، مهارت در اقناع مخاطبان، اطلاع از مسايل سازمان و به طوركلي شناخت سازمان و فعاليت‌هايش همه و همه در ميان كارگزاران و كاركنان روابط عمومي در انجام وظيفه حساس ارتباطي به نحوي كه پلي ارتباطي ميان درون و بيرون روابط عمومي سازمان باشند، بسيار حائزاهميت است.

اكنون واحد روابط عمومي با سرعتي زياد به سمت تخصصي و الكترونيك شدن گام برمي‌دارد. از اين جهت كه بتواند وظيفه خاص خويش را به عنوان مشاور رياست عالي سازمان در امور مختلف به انجام برساند و با اطلاع كامل، بحران‌هاي احتمالي را شناسايي نموده و قابليت پيش بيني‌هاي لازم جهت مقابله وكاهش اثرات آنها را داشته باشد. الكترونيكي شدن روابط عمومي عصري كه به عنوان عصر ارتباطات ناميده مي‌شود، بسيار طبيعي و غيرقابل اجتناب است.

با اين وجود اداره روابط عمومي هنوز براي ابراز وجود و به نمايش گذاردن توانايي‌هاي منحصر به فرد خود نيازمند حمايت مادي و معنوي مقامات عالي سازمان در زمينه تامين نيروي انساني متخصص با ارائه نقطه‌نظرات وپيشنهادات بهينه است. گزينش مديراني كه به فعاليت‌هاي روابط عمومي اعتقاد داشته باشند و به اين فن و هنر كاملاً آگاه باشند، نشان دهنده اين مدعاست.

واحد روابط عمومي سخت به دنبال تامين افزايش سرمايه اجتماعي سازمان است. يعني ميزان شناختي كه مخاطبين از سازمان و فعاليتهاي آن دارند. افزايش سرمايه اجتماعي به نوعي افزايش حمايت عمومي و ملّي را از برنامه‌هاي سازمان در پي خواهد داشت.

تاريخچه روابط عمومي

اداره روابط عمومي و اطلاع‌رساني سازمان درسال 1352 تاسيس شد و در طول مدت فعاليت خود شاهد افت و خيزهايي بوده است. در اين مسير نگرش سازمان و تاثير سياست‌‌هاي ارتباطي سازمان بر فعاليت‌هاي روابط عمومي، توانايي كم و بيش مديران اين حوزه و اعتقاد ايشان به نقش روابط عمومي و بويژه وجود يا عدم وجود برنامه ‌كاري و كاركنان پرانگيزه و حرفه‌اي يا بعضاً تازه‌كار و كم توان در طول عمر فعاليت‌هاي اين حوزه در سازمان در ايفاي نقش روابط عمومي بسيار حائزاهميت است. اما آنچه در يك سال اخير اتفاق افتاده است نتيجه تغييراتي است كه در وراي فعاليتهاي جاري دوره‌هاي پيش قرار مي‌گيرد. اين تغييرات در تحقيق پيش‌رو و شرح فعاليت‌هاي روابط عمومي مورد توجه قرار مي‌گيرد.

فعاليت اداره روابط عمومي و اطلاع‌رساني

اداره كل روابط عمومي و اطلاع رساني سازمان از سه بخش تشكيل شده است: بخش اداري حوزه مديريت، ادارات داخلي اطلاع رساني و سامانه‌هاي ارتباطي، تبليغات و انتشارات. فعاليت‌هاي فرهنگي به عهده ادارات تبليغات وانتشارات مي‌باشد. اين حوزه را در فصل بعد به تفصيل مورد بررسي قرار مي‌دهيم.

حوزه مديريت

$1-   تلاش براي احياء جايگاه روابط عمومي در داخل و خارج سازمان با پذيرش و عضويت در شوراي معاونين و تعامل مستمر و مناسب با افكار عمومي داخل و خارج سازمان.

$1-   حضور منظم مدير كل در حوزه كاري و برقراري نظم در واحد.

$1-   ايجاد فضاي همدلي و افزايش اعتماد به نفس در ميان همكاران.

$1-   تشكيل شوراي تصميم گيري فرهنگي با حضور همكاران واحد و تشكيل منظم جلسات شوراي به صورت هفتگي.

$1-   تشكيل شوراي در سازمان متشكل از مديران و كار شناسان داراي گرايشهاي مختلف فكري براي كمك و مشاوره در حل مسايل سازمان.

- يكي از دستاوردهاي اين جلسات پيشنهاد مدير كل روابط عمومي براي كمك به صندوق احسان در شوراي معاونين بود كه منجر به اعتبار 500 ميليون ريالي به رياست سازمان ازسوي رئيس جمهور شد.

$1-   برقراري نظم و انضباط در دفتر به عنوان محلي حساس و مهم در پاسخگويي به مخاطبين.

$1-   توجه به امر آموزش وشركت برخي همكاران در دوره‌هاي آموزش مربوطه.

$1-   ايجاد آرشيو در زمينه‌هاي مختلف.

$1-   شفافيت تفويض امور مالي به معاون حوزه و نظارت مستمر.

$1-   شفافيت امور مالي در اين اداره به نحوي كه كليه همكاران از ريز اين امور اطلاع داشته باشند.

$1-   تشكيل شوراي تحريريه نشريه داخلي ارتباط با هدف اجتناب از وابستگي به شخص مدير ايجاد تغييرات گسترده در فضاهاي داخلي ساختمان، پارتيشن‌بندي اطاقهاي بزرگ و نوسازي تجهيزات اداري.

حوزه تبليغات و انتشارات

اداره تبليغات و انتشارات و اداره اطلاع رساني سازمان، نيز وظايف مختلفي در زمينه‌هاي گوناگون از جمله ارائه خدمات به درون و بيرون سازمان، برگزاري مراسم مختلف ملي، مذهبي، سمينارهاي علمي، سخنراني‌ها، همايش‌ها و كليه گردهمايي‌ها و همچنين انتشار نشريه داخلي با عنوان "ارتباط" و دستاوردهاي سازمان به صورت منظم و تهيه فيلم و كليپ دارد . علاوه بر اين همچون ديگر بخش‌هاي روابط عمومي در ادامه به فعاليت‌هاي ديگر اين اداره كل در حوزه‌هاي مراسم، سمعي و بصري، تبليغات و انتشارات مي‌آيد.

اداره اطلاع‌رساني و سامانه‌هاي ارتباطي

اداره اطلاع‌رساني و سامانه ارتباطي براساس اهداف كلي اداره و وظايف تعريف شده خود در قالب فعاليتهاي منسجمي همچون تشريفات، ارتباط با رسانه‌ها، تقويت روابط الكترونيك با بهره‌گيري ازپورتال سازمان جهت اطلاع رساني صحيح و به هنگام، مديريت، هماهنگي، پذيرائي، همراهي و تكريم بازديد كنندگان و... زير نظر مدير به پيشبرد اهداف سازمان كمك مي‌كند. مهمترين فعاليتهاي اين اداره در چهار حوزه خلاصه مي‌شود:

حوزه تشريفات

تيم تشريفات واحد روابط عمومي و اطلاع رساني از اواخرسال1386 مسئوليت كليه امور تشريفات ميهمانان خارجي سازمان را بر عهده گرفته است. اين تيم تاكنون سعي نموده ‌است وظايف خود شامل امور تشريفاتي از قبيل پاويون فرودگاهي، اسكورت محافظين شخصيت‌ها و هماهنگي با دفاتر مختلف جهت برگزاري جلسات مشترك هياتهاي بلند پايه خارجي را به نحو احسن به انجام برساند از جمله فعاليتهايي كه درقاليب تشريفات صورت گرفت، مي‌توان به موارد زير اشاره نمود.

- انجام امور تشريفات مربوط به بازديد كنندگان سازمان كه در ميان آنها از رده‌هاي بالاي نهادها و وزارت خانه‌ها از جمله وزارت امور خارجه به چشم مي‌خورد.

- انجام امور تشريفات مربوط به برگذاري مراسم مختلف ملّي مذهبي و جشنها.

حوزه مديريت بحران

- واحد روابط عمومي بخشي از سازمان است كه ارتباط مستقيمي با افكار عمومي دارد و در واقع هدف اساسي و ماهيت وجودي واحد روابط عمومي ايجاد حفظ وتداوم تفاهم با افكار عمومي است. پس لازم است براي نزديك شدن به اين هدف، روابط عمومي پاسخگوي سؤالات و ابهامات از سوي افكار عمومي باشد و در راستاي تنوير افكار عمومي تلاش كند. از اين طريق روابط عمومي نيز مي‌تواند راهبر و راهنماي افكار عمومي باشد.

- در مواقعي ممكن است افكار عمومي با تاثيرگيري از رسانه‌هاي جهاني و يا به واسطه اطلاع رساني ناقص و حتي بروز هيجانات اجتماعي در ابهام فرو رفته و به شايعات دامن بزند. اين مسأله مي‌تواند موجب ايجاد بحرانهاي گسترده‌اي درسطح اجتماع شود. در چنين وضعيتي روابط عمومي به عنوان متخصص شناسايي افكار عمومي و كنترل آن وارد عمل شده و با شناسايي بحران از طريق اطلاع‌رساني به هنگام، صحيح و پاسخگويي به افكار عمومي آن را كاهش داده وكنترل مي‌كند‌.

– اداره اطلاع رساني سازمان با توجه به اهميتي كه براي افكار عمومي قائل است همواره سعي نموده است فعاليت ها، مسايل و برنامه‌هاي سازمان را، حتي الامكان به اطلاع عموم رسانده و ارتباط نزديكي را با افكار عمومي برقرار سازد. اين موضوع از 34 مورد مصاحبه رسانه‌اي و كنفرانس مطبوعاتي و همچنين حضور در متن رويدادهاي سازمان همچون برگزاري نمايشگاه دستاوردهاي صنعت هسته‌اي در دانشگاه‌ها، بازديدها وديگر فعاليت‌هاي عمومي مشخص مي‌شود.

حوزه ارتباطات

اداره اطلاع‌رساني و سامانه‌هاي ارتباطي سعي در برقراري ارتباط مؤثر با رسانه هاي جمعي مهم كشور، سايتهاي خبري، خبرگزاريها، روزنامه‌ها و... نموده است تا از رهگذر اين امر بتواند اخبار و وقايع هسته‌اي مربوط به سازمان را در سريع‌ترين زمان ممكن انعكاس دهد. دعوت از اصحاب رسانه و مديريت و هماهنگي امور رسانه‌اي يك از مهمترين فعاليت هاي اين اداره هنگام برگزاري كنفرانسهاي خبري و اتفاقات مهمي همچون سالروز فناوري هسته‌اي است كه در تاريخ 20/1/90 طي مراسمي باشكوه و با حضور مسئولين كشوري، دانشگاهي، سازماني در سازمان انرژي اتمي انجام شد.

همچنين اداره اطلاع‌رساني و سامانه هاي ارتباطي جهت افزايش سرمايه اجماعي سازمان همواره از طريق بالا بردن ميزان شناخت رسانه ها از فعاليتهاي علمي تحقيقاتي سازمان به ويژه فعاليت هاي داراي جنبه عمومي و حياتي از قبيل توليد راديو داروها، كشاورزي هسته‌اي و ... تلاش نموده است كه اين كار با ارائه برشور، كتاب و اقلام رسانه اي و همچنين ارتباطات كلاسيك و چهره به چهره صورت پذيرفته است.

برگزاري جلسات مستمر با حوزه هسته‌اي خبرگزاري هاي مهم كشور در راستاي همگرايي مطالب مربوطه از فعاليتهايي است كه مورد توجه بوده و مي‌باشد.

– شايد بتوان فعاليت هاي رسانه‌اي اين اداره را در برگزاري كنفرانسهاي خبري برگزار شده در تهران بهار 1390، سالروز فناوري هسته‌اي و چهار نمايشگاه آخرين دستاوردهاي صنعت هسته‌اي در دانشگاه‌هاي تهران (4/4 لغايت 17/4/90)، اميركبير(18/4 لغايت 21/4/90)، شهيد بهشتي (22/4 لغايت 25/4/90) و دانشگاه صنعتي شريف (26/4 لغايت 28/4/90) مهمترين فعاليت رسانه‌اي آن عنوان نمود.

نتیجه‌گیری

امروز یکی از عوامل موثر در مشروعیت بخشیدن به نظام سیاسی توجه ویژه به افکارعمومی ، به عنوان یک قدرت سازمانی محسوب می شود و دست یابی به این قدرت اجتماعی و جامعه نیازمند روابط عمومی کوشا و کارای سازمانی است، که به بررسی و مطالعه افکارعمومی بپردازد.

برای دست یابی به روابط عمومی خلاق و فعال، تغییر نگرش سازمان ها و دید مدیران را نسبت به این علم بایستی عوض شود، و توسعه روابط عمومی در سازمان های اداری کشور نیازمند برنامه ریزی و سرمایه گذاری در این بخش و تطبیق آن با عصر ارتباطات و دهکده‌ی جهانی است، لذا تغییر ساختار تشکیلاتی مدیریتی و فرهنگی در نهاد روابط عمومی برای انطباق با شرایط جدید از ضروریات کنونی جامعه است.

روابط عمومی ها در سازمان ها نقش های مهمی را ایفا می کنند، که از جمله آنها می توان به کارامدی، اطلاع رسانی، پاسخگویی، تغییر نگرش به سازمان، ارتباط با رسانه ها و نقد و اصلاح نظریه ها و عملکردها اشاره نمود.

ایجاد روابط عمومی دوسویه میان مدیران و کارکنان، تشویق مشارکت و افکارسنجی و انعکاس آن برای تصمیم گیری مدیران سه وظیفه بسیار مهم روابط عمومی ها به شمار می‌روند.

روابط عمومی ها باید در حیطه عمل درون و برون سازمانی خود فرهنگ مناسب را برای توسعه ایجاد کنند، و در عین حال به برنامه های سازمانی ، توسعه ملی، گسترش جامعه و فرهنگ ارتباطی نوین، توسعه ی سیاسی و فرهنگی در سطح کلان یاری رسانند، و نیاز روابط عمومی کارا در سازمان قدرت بیشتر دادن به آنها و تامین امکانات پیشرفته و قرار دادن آنها در مدیریت اجرایی سازمان می باشد.

بنابراین روابط عمومی واحد اصلی ارتباط سازمان ها با مخاطبین می باشد، و در عصر اطلاعات، روابط عمومی باید اولین واحد در بررسی دسترسی به شبکه های ارتباطی محلی، ملی و جهانی باشد در این عرصه باید فرصت ها، تهدیدات نقاط قوت و ضعف کاربردهای فناوری اطلاعات در ارتباطات از دیدگاه روابط عمومی ها شناخته شود،زیرا باعث خواهد شد تا روابط عمومی ها بتوانند از فناوری اطلاعات هم از نظر ابزاری استفاده کنند و بستر لازم را از نظر فنی و مهندسی و نیروی انسانی در راستای چشم انداز سازمان ها خود ایجاد کنند.

پیشنهادات و راهکارها

روابط عمومی برای اینکه بتواند، در هر سازمانی موفق باشد نیاز به تغییر از وضع موجود به وضع مطلوب را در خود ایجاد کند، و روابط عمومی کارا و موثر در سازمانهای ایران نیازمند پیشنهادات و راهکارهایی است که از جمله ی آنها عبارتنداز؛

1- مشخص کردن جایگاه مدیریت روابط عمومی و شرح وظایف آن در پانل های اداری

 2- اختصاص وسایل پیشرفته در اختیار روابط عمومی سازمان

 3- انتخاب مدیران متخصص در جایگاه روابط عمومی و بهره گیری از تخصص های فردی

 4- بهره گیری از افراد متخصص در بیرون از سازمان، و همکاری دو سویه با آنها

 5- اجرای کلاس های آموزشی مسئولین روابط عموی و ارتقا سطح تشکیلاتی در پیشبرد اهداف سازمان

 6- توجه به فعالیت های روابط عمومی، و بستر سازی خلاقیت و انگیزه دهی به مسئولین روابط عمومی توسط مدیران سازمان ها

 7- تلاش و فعالیت مسئولین روابط عمومی ها در جهت مجاب سازی و اقناع مدیران سازمان و گرفتن اختیارات کامل از مدیران سازمانی

 8- روابط عمومی ها باید دنبال فرصت ها باشند

 9- روابط عمومی بایستی به اخبار تبدیل شود.

10- روابط عمومی ها بایستی زمان بیشتری در پرداختن به وقایع روز داشته باشند.

11- روابط عمومی باید همیشه، وجه خود را مثبت نگه دارد.

12- روابط عمومی ها بایستی مخاطبان خود را مورد هدف و تحت نظر داشته باشند.

13- روابط عمومی ها بایستی به اصل اول ، یعنی صداقت و اخلاق حرفه ای خود، پایبند باشند، زیرا این دو در موفق بودن آنها کمک خواهد کرد. ( یاور بوم و بلای، اریک و باب، 1385: روابط عمومی به زبان آدمیزاد، گزیده ای از فصل های آن)

نويسنده : مجید صدیقی

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.