شرح وظايف عملكرد روابط عمومي شركت بهينه سازي مصرف سوخت كشور

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در پنج شنبه, 24 اسفند 1391 10:02

نوشته شده توسط هرمز گنجيان مشهدسرائي

بازدید: 2010

شرح وظايف

عملكرد

روابط عمومي

شركت بهينه سازي مصرف سوخت كشور

استاد: سركار خانم ميرزائي

نام دانشجو: هرمز گنجيان مشهدسرائي

به نام خدا

فهرست عناوين

مقدمه

معرفي شركت

هيأت مديره

معرفي بخش روابط عمومي و فرهنگ‌سازي

فرآيند ارائه در س كار بيني در روابط عمومي شركت بهينه سازي مصرف سوخت

عنوان سمت: كارشناس مسئول ارتباطات با رسانه

عنوان سمت : كارشناس پايگاه داده ها و اطلاع رساني

عنوان سمت : كارشناس سمعي و بصري

مقدمه:

وزارت نفت جمهوري اسلامي ايران در راستاي اجراي سياست‌هاي استراتژيك كشور در بخش انرژي و براساس ماده 121 قانون برنامه سوم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران به منظور اعمال صرفه‌جويي و منطقي كردن مصرف انرژي، حفاظت از محيط زيست، همچنين اجراي اقدامات مرتبط با بهره‌برداري كارآمد و بهينه از انواع حاملهاي انرژي، در سال 1379 اقدام به تاسيس سازمان بهينه‌سازي مصرف سوخت كشور، نموده است. بطور كلي فعاليت سازمان بهينه‌سازي مصرف سوخت كشور بر مطالعه و بررسي، بسترسازي و انجام اقدامات لازم براي بهينه‌سازي مصرف سوخت در تمامي فعاليت‌ها و اموري كه بنحوي چه در فرآيند توليد و چه بعنوان مصرف كننده نهايي، سوخت مصرف مي‌نمايد، متمركز مي‌باشد.در اين راستا وظيفه تهيه و تدوين معيارها،ضوابط، استانداردها،آئين‌نامه‌هاي اجرايي لازم براي ساماندهي به بازار سوخت و حرات، مشتمل بر معيارها و استانداردهاي ساخت تجهيزات، فرآيندها، سيستمها و وسائل و تجهيزات مصرف كننده انرژي نيز بعهده اين سازمان مي‌باشد. براين اساس فعاليتهاي اصلي سازمان در قالب موضوعات ذيل طبقه بندي مي‌گردد:

lبهينه‌سازي مصرف سوخت در بخش ساختمان و مسكن
lبهينه‌سازي مصرف سوخت در صنايع
lكمك به رشد تكنولوژي و بهبود كيفيت محصولات از لحاظ مصرف انرژي در صنايع سازنده تجهيزات مصرف كننده سوخت
lبهينه‌سازي مصرف انرژي در سيستم‌ها و وسائل حمل و نقل
lتوسعه فرهنگ مصرف انرژي در سطوح مختلف جامعه از طريق نشر كتب، مجلات و مقالات، تدوين برنامه‌هاي لازم در رسانه‌هاي گروهي، آگاه‌سازي و آموزش عمومي و همچنين ايجاد سيستمهاي تشويقي در جهت تعميق فرهنگ
lبهينه‌سازي مصرف انرژي
lحمايت مالي و پشتيباني علمي از فعاليتهاي بخشهاي غيردولتي و موسسات پژوهشي و دانشگاه ها در زمينه ارتقاء فن‌آوري هاي صرفه‌جويي انرژي و فراهم نمودن زمينه‌هاي علمي بهبود مديريت مصرف انرژي.

لذا سازمان بهينه‌سازي مصرف سوخت كشور، در راستاي رسالت اطلاع رساني و آگاه‌سازي و توسعه فرهنگ مصرف بهينه انرژي اقدام به نشر ماده 121 قانون برنامه سوم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران نموده است.

معرفي شركت

وزارت نفت به منظور اعمال صرفه‌جويي و منطقي كردن مصرف انرژي، در سال 1379 اقدام به تاسيس «شركت بهينه‌سازي مصرف سوخت» نموده است.

بطور كلي فعاليت شركت بهينه‌سازي مصرف سوخت بر مطالعه و بررسي، بسترسازي و انجام اقدامات لازم براي بهينه‌سازي مصرف سوخت در تمامي فعاليتها و اموري كه بنحوي چه در فرآيند توليد و چه به عنوان مصرف‌كننده نهايي، سوخت مصرف مي‌نمايد، متمركز مي‌باشد. در اين راستا وظيفه تهيه و تدوين معيارها، ضوابط، استانداردها، آئين‌نامه‌هاي اجرايي لازم براي ساماندهي به بازار سوخت و حرارت، مشتمل بر معيارها و استاندارهاي ساخت تجيهزات، فرآيندها، سيستمها و وسائل و تجهيزات مصرف كننده انرژي نيز به عهده اين شركت مي‌باشد. براين اساس فعاليتهاي اصلي شركت در قالب موضوعات ذيل طبقه‌بندي مي‌گردد:

1- بهينه‌سازي مصرف سوخت در سيستم‌ها و وسائل حمل و نقل

2- بهينه‌سازي مصرف سوخت در بخش ساختمان و مسكن

3- بهينه‌سازي مصرف سوخت در صنايع

4- رشد تكنولوژي و بهبود كيفيت محصولات از لحاظ مصرف انرژي در صنايع سازنده تجهيزات مصرف كننده سوخت

5- توسعه فرهنگ مصرف انرژي در سطوح مختلف از طريق نشر كتب، مجلات و مقالات، تدوين برنامه‌هاي لازم در رسانه‌هاي گروهي، آگاه‌سازي و آموزش عمومي و همچنين ايجاد سيستم‌هاي تشويقي در جهت تعميق فرهنگ بهينه‌سازي مصرف انرژي

6- حمايت مالي و پشتيباني علمي از فعاليتهاي بخشهاي غيردولتي و موسسات پژوهشي و دانشگاه‌ها در زمينه ارتقاء فن آوريهاي صرفه جويي انرژي و فراهم نمودن زمينه‌هاي علمي بهبود مديريت انرژي

هيأت مديره

1- دريافت گزارشها از واحدهاي شركت جهت طرح درجلسه هيات مديره

2- هماهنگي با دفاتر اعضا هيات مديره جهت برگزاري و شركت در جلسه همچنين ارسال دستور جلسات

3- دريافت گزارش از كميسيون مناقصات، ثبت و ارسال به دفتر مديرعامل

4- ارسال گزارشها به دفتر مديرعامل و اخذ تاييد و دستور طرح در جلسه هيات مديره

5- تهيه و تنظيم دستور جلسه و مصوبات مربوط به هر گزارش

6- پيگيري پيش نويس مصوبات از واحدهاي متقاضي و همچنين تهيه و اصلاح و ارسال براي اعضا

7- تنظيم و تهيه صورتجلسات توسط دبير هيات مديره

8- ارسال مصوبات به اعضا هيات مديره و پيگيري جهت اخذ امضا

9- تنظيم ابلاغيه مصوبات و ارسال به واحد مربوطه

10- ارسال نامه به واحد متقاضي و ابلاغ تصميم گيري واعلام نتيجه نهايي گزارش ارسال شده به واحد مربوطه

11- تهيه پاسخ در مورد ابهامات موجود در مصوبات و ابلاغيه‌ها و مكاتبه با واحدها در جهت رفع آنها

12- تايپ و اسكن فايلهاي مصوبات، دستورجلسات ون صورتجلسات هيات مديره از ابتداي تشكيل شركت تاكنون و ثبت اين اسناد در سيستم آرشيو الكترونيك اين واحد

كه ثبت بيش از 1500 سند انجام شده و باتوجه به استمرار تشكيل اين جلسات، ثبت اسناد مربوط به هر جلسه نيز بايد كماكان ادامه يابد.

13- انجام حسابرسي ويژه و موردي بنا به دستور مديري

معرفي بخش روابط عمومي و فرهنگ‌سازي شركت بهينه سازي مصرف سوخت كشور

امروزه سهم بالاي مصرف انرژي ايران نسبت به دنيا، ما را با بحران مصرف انرژي روبرو نموده. قسمت عمده عدم استفاده صحيح از منابع انرژي ريشه در مسائل فرهنگي اين دارد. درحال حاضر شركت بهينه‌سازي به دنبال منطقي كردن مصرف سوخت وانرژي در كشور مي‌باشد و اين مهم ميسر نمي‌گردد مگر با استفاده از روشهاي نوين و متنوع تبليغاتي، فرهنگي و آموزشي و استمرار در ادامه اين حركت. براين اساس فعاليتهاي واحد فرهنگ سازي و ارتباطات به شرح ذيل مي‌باشد:

1-سمعي و بصري: انواع تيزر و فيلمهاي كوتاه و بلند و همچنين مشاركت در برنامه‌هاي اجتماعي، خانوادگي، كودك، فيلم و سريال در راديو و تلويزيون

2-ترجمه، چاپ و نشر كتب تخصصي

3-درج آگهي‌هاي اطلاع رساني در روزنامه‌ها و مجلات تخصصي

4-برگزاري و حضور در همايش‌هاي سالانه ، سمينارهاي تخصصي و نمايشگاههاي تخصصي

6-ارتباط با رسانه‌ها و تهيه اخبار شركت و جهت دهي به مطبوعات و همچنين برگزاري كنفرانس مطبوعاتي

7-پاسخگويي و ثبت شكايات مردمي از طريق مركز اطلاع رساني

8-فرهنگ‌سازي در زمينه كودكان

9-تبليغات محيطي (بيلبورد، سالنهاي ورزشي، پل عابر پياده و...)

فرآيند ارائه درس كاربيني در روابط عمومي شركت بهينه سازي مصرف سوخت

با توجه به اين كه سال 1388 را رهبر فرزانه انقلاب اسلامي سال حركت مردم و مسئولين به سوي اصلاح الگوي مصرف نام نهادند برنامه روابط عمومي و فرهنگسازي در راستاي تحقق منويات مقام معظم رهبري حول دو محور فراگيرمسئولين و مردم به عنوان مخاطبان برنامه تدوين مي­شود . از آن جا كه موضوع اين شركت بهينه­سازي مصرف انرژي است و سهم عمده­اي از هدر رفت انرژي به حوزه­هاي ساختاري مانند ساختمان و صنعت و حمل و نقل تعلق دارد و سهم مردم براي اصلاح اين بخش­هاي اساسي بسيار اندك است و تنها ميزان ناچيزي از هدر رفت انرژي به رفتارهاي مصرفي مردم در اين حوزه-ها تعلق دارد - كه البته در جاي خود حائز اهميت است و نياز به اصلاح دارد - بر آن شديم تا : در سال جاري برنامه­ها را بر اساس تعامل تبليغي با مسئولين به عنوان گروه هدف اصلي تدوين نماييم. ما بر اين باوريم كه تمام مسئولين محترم تا به امروز و به دليل وجود خلاء­هاي اطلاع­رساني از ميزان اتلاف انرژي در بخش­هاي سه­گانه صنعت و ساختمان و حمل و نقل

اطلاع دقيقي ندارند و بعضا نمي-دانند روند فعلي اگر مهار نشود پايه­هاي اصلي توسعه پايدار مانند اقتصاد ملي، رفاه اجتماعي و مسائل زيست محيطي در مسيري ناسازگار و غير هماهنگ قرار گرفته و منتج به آسيب­هاي جدي براي كشور مي­شود .

به وضوح خلال سال­هاي گذشته شاهد بوده­ايم بسياري از تلاش­هاي شركت در تدوين معيارهاي مصرف سوخت به دليل تبديل نشدن به قانون و يا عدم حمايت جدي مسئولين و نداشتن ضمانت اجرا معطل مانده است. مقرراتي چون مبحث 19 مقررات ملي ساختمان نمونه بارزي است كه اگر در ساختمان­هاي جديد اجرا مي­شد سالانه طبق آمار مستند به اندازه 9 نيروگاه شهيد رجايي مي­توانست از اتلاف انرژي بكاهد. علت معطل ماندن اين قانون را بايد در قلمرو مسئولان و تصميم­سازان و مديران عالي و ارشد اجرايي كشور حستجو نمود . در مابقي بخش­ها موضوع از همين قرار است .

پس اگر واحد روابط عمومي و فرهنگسازي با تغيير رويكرد و چرخش از مخاطب قرار دادن مردم به سمت مسئولين در صدد است در چرخه جديد اقدام به تبليغ و ترويج و سوق دادن مسئولان در كليه رده­ها به سمت اصلاح ساختار الگوي مصرف نمايد برنامه­اي به حق و مبتني بر محاسبه­اي دقيق پيش روي نهاده است .

در اين کتابچه به ارائه اطلاعات و آمارهای مصرف انرژی در حال حاضر، چشم­اندازها و برنامه­های آتی و همچنين چگونگی راهکارهای اصلاح الگوی مصرف پرداخته می­شود.

اين کتابچه با هدف آماده­سازی مسئولان و مديران برای اجرای هر چه بهتر فرمايشات مقام معظم رهبری و در اختيار دادن اطلاعات لازم و مورد نياز به آنان برای تصميم گيری هر چه بهتر خواهد بود.

عنوان سمت: كارشناس مسئول ارتباطات با رسانه

نکته 1: آگهي‌هاي مربوط به فراخوان و مناقصات در روش اجرايي برگزاري مناقصات و فراخوان ها ديده شده است و اين فرآيند مخصوص ساير آگهي‌هاي اطلاع‌رساني است.

انجام نظر سنجي مطابق روش اجرايي ارتباط با مشتريان و دريافت نظرات و بازخور از مشتريان

تأييد آگهي و نحوه چاپ توسط روابط‌عمومي و اقدام براي پرداخت بر اساس روش اجرايي امور مالي

شروع

مدير واحد متقاضي

درخواست درج آگهي و ارسال متن آگهي و تعداد نوبت چاپ به روابط‌عمومي

نشريات

چاپ آگهي

روابط‌عمومي

طراحي و ارسال آگهي به روزنامه پس از تاييد واحد متقاضي

روابط‌عمومي

ارسال متن آگهي به مديريت برنامه ريزي

رييس روابط‌عمومي

اخذ مجوزهاي لازم

دستورالعمل چاپ و انتشار نشريه/ آگهي

خير

لزوم قراردادن آگهي در سايت شرکت؟

بلي

شرح وظايف:

شروع

روابط‌عمومي - کارشناس تبليغ و ترويج

مطالعه روزانه تمامي روزنامه­ها و سايت‌هاي خبري جهت جمع­آوري اخبار درج شده از شرکت و اطلاع­رساني به مديريت­ها و درج در بورد شركت

روابط‌عمومي

هماهنگي جهت انجام مصاحبه با مديران به درخواست مديريت­ها يا نشريات و سايت­‌ها و خبرگزاري‌ها

روابط‌عمومي

اخذ تأييد خبر از واحد متفاضي

رسانه‌ها (نشريات و سايت­‌ها و خبرگزاري‌ها)

انتشار مطلب

روابط‌عمومي

توليد خبر با همکاري واحدها

انجام نظر سنجي مطابق روش اجرايي ارتباط با مشتريان و دريافت نظرات و بازخور از مشتريان

ارسال خبرها براي درج در سايت اينترنتي شرکت مطابق فرآيند شماره 7 روش اجرايي نگهداري، پشتيباني و به‌روزرساني نرم‌افزارهاي كاربردي

1- چاپ آگهي مناقصه و مزايده

2- ارتباط با رسانه

3- بررسي روزنامه هاي پر تيراژ و اقتصادي

4- بررسي سايت هاي خبري

5- تهيه خبر از فعاليتها و طرح ها و پروژه هاي شركت

6- معرفي انتشارات و محصولات فرهنگي شركت

7- به روز رساني سايت رسمي شركت

l چاپ آگهي: سير كار آگهي با درخواست كتبي از واحد در خواست كننده شروع مي گردد متن نامه مربوطه براي آگهي به همراه نامه از طريق پرتال اداري به واحد روابط عمومي ارسال مي گردد كه كارشناس رسانه براي گرفتن مجوز ،اقدامات لازم را انجام مي دهد. حدود 3 الي 4 روز طول مي كشد. اقدامات لازم شامل گرفتن مجوز از اداره كل روابط عمومي وزارت نفت،تاييديه كميسيون مناقصات و مجوز مدير عامل مي باشد كه بعد از اين اقدامات متن آگهي به همراه نامه اي كه تعداد نوبت و تاريخ چاپ را تعيين ميكند به همراه پيوست هاي‌ مربوطه به وزارت ارشاد،اداره تمركز و توضيح آگهي هاي دولتي وزارت ارشاد كه عهده دار چاپ آگهي ها در روزنامه ها مي باشد فرستاده مي شود. نام روزنامه جهت درج آگهي به وسيله وزارت ارشاد تعيين ميشود و شركت در اين زمينه دخالتي ندارد. ارشاد يك روز قبل از انتشار آگهي به صورت تلفني به كارشناس رسانه اطلاع مي دهد كه در چه روزنامة چاپ مي شود،بعد از چاپ در روزنامه 2 نسخه تهيه شده كه يك نسخه براي آرشيو كردن در واحد روابط عمومي بايگاني مي شودو نسخه دوم براي واحد درخواست كننده ارسال مي شود

متن آگهي ها بيشتر مناقصه يا فراخوان مي باشد.متن آگهي مناقصه در روزنامه هاي پر تيراژ چاپ مي شود كه بعد از مدت تعيين شده شركتها يا موسسات مختلف مدارك مورد نياز را داخل پاكتهاي در بسته مهر شده تحويل واحد كميسيون مناقصه داده تا روز بازگشايي پاكت و اعلام نتايج واحد روابط عمومي از طريق كارشناس مربوطه فرا خوان را در سايت شركت جهت اطلاع رساني گذاشته،هزينه و فاكتور چاپ متن در روزنامه به دفتر روابط عمومي ارسال شده و روند صدور چك و تحويل به وزارت ارشاد از طريق كارشناس رسانه پيگيري مي شود.

l ارتباط با رسانه: تعامل با خبرنگاران رسانه هاي مختلف كه حوزه كاري آنها در بخش انرژي، نفت،اقتصادي مي باشد، مي تواند از طريق نامه يا تماس تلفني و يا فاكس و.... انجام پذيرد.

خبرنگاراني كه درخواست مصاحبه با يكي از كارشناسان،مديران يا مدير عامل داشته باشد درخواست خود رابه صورت كتبي اعلام و سوالات و موضوعات مورد مصاحبه را در نامه ارسال ميكنند تا هماهنگي هاي در خصوص موافقت موضوع مورد مصاحبه و هماهنگي هاي لازم براي ورود و خروج (نامه به حراست شركت) به داخل شركت انجام ميشود و در روز برگزاري جلسه نماينده روابط عمومي با دستگاه ضبط صدا، و دوربين عكاسي در جلسه حضور مي يابد و معمولا زمان برگزاري جلسه و مصاحبه 30 تا 45 دقيقه مي باشد.روش ديگر تهيه خبر از طريق تماس تلفني مي باشد كه مدت زمان مصاحبه نبايد بيشتر از 5 دقيقه به طول انجامد،چون ممكن است از اصل مطلب خارج شده و تمركز مصاحبه شونده از بين برود.

در مصاحبه با مدير عامل شركت حضور مدير و كارشناس روابط عمومي ضروري مي باشد كه گزارش هاي تهيه شده شامل دست نوشته ها ،صداي ضبط شده و عكس ها كه در آرشيو روابط عمومي نگهداري مي شود جهت سند و تطبيق،مورد استفاده قرار مي گيرد و يكسري از عكس ها وگزارشات در سايت رسمي شركت جهت استفاده قرار داده مي شود.

l بررسي روزنامه كثير الانتشار: كارشناس ارتباط با رسانه هر روز حدود 20 عدد روزنامه پر مخاطب و مرتبط با كار شركت بهينه سازي مصرف سوخت كشور را تهيه و به بررسي و جستجوي مطالب مربوط به شركت كه شامل عناوين (اقتصادي،نفت،انرژي و خودرو) مي باشد مي پردازد و مطالب مرتبط با حوزه خبري شركت را از روزنامه جدا كرده و بعد از از اسكن كردن در شبكه داخلي شركت (fire) براي اطلاع رساني همكاران قرار داده و يك نسخه از روزنامه به همراه متن خبر با پاراف مدير روابط عمومي به دفتر مدير عامل و واحد مربوطه ارسال مي گردد.

l بررسي سايت هاي خبري: كارشناس رسانه هر روز به جستجو و بررسي سايتهاي خبري مرتبط،با 5 واحد شركت و نيز عناوين اقتصادي،نفت و انرژي و خودرو در سايت هاي خبرگزاري(نفت نيوز،نفت،ايسنا،شانا،فارس و ...) پرداخته و مطالب مورد استفاده و مرتبط با شركت را پرينت گرفته كه به همراه آرم خبرگزاري مي باشد و يك نسخه از خبر براي مديرعامل و يك نسخه براي واحد مربوطه و يك نسخه داخل آرشيو بايگاني ميشود و يك نسخه در اينترانت داخلي شركت در بخش بريده جرايدقرار داده مي شود .

لازم به ذكر است سايتها ي خبري توسط كارشناس رسانه در 3 نوبت مشخص در طول روز بررسي مي گردد و نيز گاهي اوقات خبرها توسط واحد خبرگزاري به وسيله تماس تلفن به كارشناس رسانه اطلاع داده مي شو د.

lتهيه خبر: تهيه خبر به سه صورت انجام مي گيرد.

1- تهيه خبر از پروژه ها از طريق واحد هاي مستقر در شركت:

تهيه خبر از پروژة در حال انجام يا در مرحله اتمام كار كه توسط كارشناس رسانه انجام مي پذيرد.كارشناس واحد به همراه كارشناس رسانه در مراحل مختلف حضور پيدا مي كنند كه كارشناس رسانه به تهيه خبر و عكس مي پردازد و بعد از پايان كار به ويرايش هاي لازم از پروژه اي كه خبر از آن تهيه شده است مي پردازد بعد از بررسي به تأئيد مدير واحدمي رسد و سپس بعد از تأئيد نهايي خبر در سايت رسمي شركت قرار داده مي شود و از طريق ايميل به سايتهاي مختلف ارسال مي شود خبر ارسال شده در سايتهاي خبري مانند نفت نيوز،سايت تخصصي شركت نفت ،شانا و خبرگزاري هاي ايرنا ايسنا و فارس درج ميشود با سر برگ خبرگزاري پرينت گرفته و در 3 نسخه به واحد هاي ذكر شده فرستاده مي شود (مدير عامل،واحد مربوطه و آرشيو روابط عمومي)

2- تهيه خبر از افتتاح پروژه ها:

در افتتاحيه ها حضور افراد خاص،مدير عامل و مديران مرسوم مي باشد.كه دركنار افتتاحيه پروژه، برگزاري همايش ها و نمايشگاه ها نيز وجود دارد، كه در آغاز همايش مدير عامل به سخنراني و ذكر اهداف افتتاح پروژه مي پردازد كه كارشناس رسانه از شروع تا پايان پروسة افتتاح پروژه به تهيه خبر و عكس مي پردازد كه بعد از ويرايش كلي خبر در سايت شركت گذاشته مي شود.

3- تهيه خبر از مراسم هاي داخلي شركت:

شامل همايش ها و جشن ها ي مناسبتي مختلف،كلاس هاي آموزشي و برگزاري نشست هاي كاركنان شركت با مدير عامل و مديران مي باشد،كه كارشناس رسانه از اين مراسم به تهيه عكس و گزارش خبري مي پردازد،كه در سايت داخلي شركت قرار داده مي‌شود.

lمعرفي انتشارات يا محصولات فرهنگي شركت:

كه توسط كارشناس رسانه به بررسي كامل پرداخته و مختصري از اطلاعات محصول فرهنگي كه شامل عناوين مانند( نويسنده،موضوع كتاب،عكس روي جلد،مترجم و رده سني مي باشد) كه در سايت شركت گذاشته مي شود تا مخاطبين از انتشار كتاب و كاتالوگ و بروشورها مطلع شوند و در صورت نياز با مراجعه حضوري مي توانند محصول فرهنگي را به صورت رايگان دريافت نمايند.

lبه روز رساني سايت شركت:

سايت شركت از چهار قسمت تخصصي تشكيل شده است:1-ساختمان2-صنعت3-حمل ونقل4-پژوهش كه در هر يك از واحدها يك نماينده معرفي شده و مطالب و اطلاعات از طريق پيام اتوماسيون اداري براي كارشناس رسانه ارسال و پس از بررسي بر روي سايت قرار داده مي شود.

عنوان سمت : كارشناس پايگاه داده ها و اطلاع رساني

شرح وظايف :

روابط‌عمومي - کارشناس پايگاه داده­ها و اطلاع­رساني
اطلاع­رساني توسط فراخوان و سايت (همزمان با اقدامات پيمانکار)
يادداشت1: کميته اجرايي از رئيس و کارشناس روابط‌عمومي، نمايندگان واحدها يا ارگان‌هاي عمومي ذيربط (درصورت وجود) و نماينده پيمانکار تشکيل مي‌شود.
يادداشت2: کميته علمي از نمايندگان واحد متقاضي و ارگان‌هاي ذيربط (درصورت وجود) تشکيل مي‌شود.
اقدام براي انتخاب پيمانکار مطابق روش اجرايي برگزاري مناقصات و فراخوان‌ها و روش اجرايي انعقاد و بازنگري قرارداد و برنامه‌ريزي و نظارت بر پروژه بر اساس روش اجرايي برنامه‌ريزي و نظارت بر فعاليت­هاي جديد و پروژه­ها

انجام نظر سنجي مطابق روش اجرايي ارتباط با مشتريان و دريافت نظرات و بازخور از مشتريان

شروع

روابط‌عمومي

برآورد قيمت جهت تعيين سطح معامله

برآورد قيمت جهت تعيين سطح معامله

مدير واحد متقاضي

درخواست برگزاري همايش و اخذ مجوزهاي لازم شامل تاييد مديرعامل و در صورت لزوم اخذ تاييديه هياْت مديره و ارسال به روابط‌عمومي

يادداشت 2

واحد متقاضي
تشکيل کميته علمي
روابط‌عمومي
تشکيل کميته اجرايي سمينار / همايش

يادداشت 1

اقدام براي انتخاب پيمانکار ساخت و تجهيز غرفه مطابق روش اجرايي برگزاري مناقصات و فراخوان‌ها

A

روابط‌عمومي و واحد متقاضي

تجهيز غرفه، برگزاري نمايشگاه

آيا نياز به برون سپاري ساخت و تجهيز غرفه مي‌باشد؟

خير

بلي

B

واحد روابط‌عمومي
دريافت فراخوان از نمايشگاه­ها و
اطلاع­رساني به واحدهاي مرتبط
روابط‌عمومي

درخواست فضا از برگزارکننده نمايشگاه
واحد متقاضي
ارسال درخواست اخذ غرفه با متراژ معين به روابط‌عمومي پس از تاييد مدير عامل
رييس روابط‌عمومي

تأييد فضاي واگذار شده و هزينه غرفه و اعلام به برگزار کننده

شروع

يادداشت1: در اين فعاليت فقط اطلاع‌رساني در خصوص ايجاد غرفه در نمايشگاه­هاي تخصصي يا نمايشگاه­هاي جانبي يا حمايت مالي از همايش‌ها توسط روابط عمومي انجام مي‌پذيرد و در موارد حضور در همايش‌هاي تخصصي به عنوان شركت كننده بدليل وجود جنبه آموزشي از طريق روش اجرايي آموزش مديريت منابع انساني اقدام مي‌شود.

يادداشت 1

شامل نمايشگاه­هاي تخصصي يا

نمايشگاه­هاي جانبي، همايش‌هاي تخصصي

انعقاد قرارداد توسط واحد روابط عمومي براساس روش اجرايي انعقاد و بازنگري قرارداد و برنامه‌ريزي و نظارت بر پروژه بر اساس روش اجرايي برنامه‌ريزي و نظارت بر فعاليت‌هاي جديد و پروژه­ها

اقدام براي پرداخت به برگزاركننده نمايشگاه توسط روابط‌عمومي بر اساس روش اجرايي امور مالي

انجام نظر سنجي مطابق روش اجرايي ارتباط با مشتريان و دريافت نظرات و بازخور از مشتريان

B

A

آيا نياز به انعقاد قرارداد مي‌باشد؟

بلي

تحويل‌گيري و كنترل غرفه توسط واحد روابط عمومي براساس روش اجرايي كنترل خدمات/محصول نامنطبق

خير

1- فراخوان نمايشگاه ها: فراخوان نمايشگاه ها و همايش هاي مرتبط با موضوع شركت كه به اين واحد ارسال مي شود توسط نامه بر حسب موضوع به يكي از واحدهاي اصلي شركت از قبيل (پژوهش و فناوري ،صنعت، حمل و نقل، ساختمان، بهداشت ايمني و محيط زيست) يا اگر موضوع فراخوان انرژي باشد به همه واحدهاي فوق ارسال مي شود.

معمولا در طول سال پيش از 100 فراخوان نمايشگاه ها و همايش هاي تخصصي مرتبط با موضوع شركت(در تهران و شهرستان هاي مختلف) از طريق فكس يا پست ارسال مي شود در برخي موارد پيوست فراخوان پوستر و بروشور هاي اطلاع رساني همايش جهت درج در بورد موجود مي باشد.

اطلاع رساني موضوع همايش هاي مربوطه از طريق اتوماسيون اداراي براي كليه مديران ارسال ميگردد.(به همراه پيوست بروشور و پوستر هاي مربوطه)

براي اطلاع عموم همكاران و مراجعه كنندگان پوستر ها در تابلو اعلانات شركت نصب مي‌گردد.

اخذ درخواست برگزاري همايش تخصصي: پيشنهاد برگزاري همايش تخصصي از طريق يك يا چند واحد ها تخصصي در شركت (5 واحد) به دفتر مدير عامل ارسال و پس از كسب مجوز مدير عامل و هيات مديره به مديريت روابط عمومي ارسال مي شود و هماهنگي هاي لازم از طريق كارشناس اطلاع رساني براي انعقاد قرارداد طي مراحل اداري به واحد كميسيون مناقصات فرستاده مي شود.(جهت برگزاري همايش)

متن فراخوان انتخاب پيمانكار برگزار كننده همايش ، در چند روزنامه توسط ادارة تمركز و توزيع آگهي هاي دولتي وزارت ارشاد چاپ مي شود. متن آگهي مناقصه در چند نوبت مختلف به درخواست واحد روابط عمومي به چاپ مي رسد، پس از آن شركت هاي واجد شرايط به واحد كميسيون مناقصات مراجعه نموده اسناد مناقصه را تحويل گرفته و پس از تكميل در مدت مقرر به آن واحد عودت مي نمايند پس از آن پاكت هاي مناقصه با حضور اعضاي تشكيل دهنده كميسيون منافصات باز گشايي شده و طي اين مراحل برنده مناقصه انتخاب مي شود.

نكته: جهت برگزاري همايش هاي بزرگ نياز به مجوز مدير عامل و هيأت مديره مي باشد كه به اين قرارداد ها (معاملات بزرگ) گفته مي شود. معاملات متوسط با 3 فقره استعلام كتبي و كعاملات كوچك با استعلام شفاهي قابل انجام است كه سقف اين معاملات هر ساله تغيير مي كند.

كنترل پيشرفت كار و پرداخت : بعد از مشخص شدن پيمانكار، برگزار كننده همايش جلساتي با حضور مسئول و كارشناسان روابط عمومي، واحد متقاضي و پيمانكار برگزار كننده همايش هماهنگ نموده و در آن جلسه تعداد مدعوين ،مكان برگزاري،امكانات سمعي و بصري و پذيرايي و پكيج محصولات فرهنگي مشخص و تصميم گيري مي شود .

شروع كار پيمانكار:

1- درج فراخوان در روزنامه ها در خصوص اطلاع رساني موضوع و تاريخ هاي مهم همايش

2-چاپ پوستر يا بروشور توسط پيمانكار

3-اطلاع رساني، نصب بنر،پوستر در دانشگاه ها و مراكز علمي و ادارات مرتبط

نكته:

كميته اجرايي: پيمانكاري كه امور برگزاري نمايشگاه و همايش را انجام مي دهد.

كميته علمي: شركت بهينه سازي مصرف سوخت مي باشد.

كار كميته اجرايي،اجاره ي فضاي برگزاري همايش كه كارهاي ساخت و ساز و تجهيزات در آن انجام مي پذيرد. (معاملات بزرگ)

مراحل كار آن : طراحي و چاپ كارتهاي دعوت،ارسال كارت هاي دعوت به مسئولين (افراد خاص) مديران شركت ها و ارگان هاي مربوط با موضوع برگزاري همايش. مستقركردن افراد براي شناسايي و راهنمايي افراد دعوت شده،پذيرايي،گرفتن عكس، فيلم برداري و ....

2- انجام امور مربوط به حضور در نمايشگاه هاي تخصصي يا نمايشگاه هاي جانبي و همايش ها : اخذ درخواست حضور توسط واحد روابط عمومي از يكي يا چند واحد تخصصي،ارسال نامه به مدير عامل جهت اخذ مجوز براي تعيين متراژ غرفه

ارسال نامه به برگزار كننده جهت رزرو فضا و در خواست نقشه جانمايي

بعد از گرفتن مجوز از مدير عامل تمامي تغييرات از نظر بزرگي و كوچكي فضا به در خواست واحد مربوطه توسط پيمانكار نمايشگاه انجام مي پذيرد . چيدمان وسايل شامل : LCD ،نصب بنر و تابلو( كه در آن مشخصات محصولات فرهنگي درج شده) و نيز ماكت،ميز و صندلي وسايل پذيرايي،كتب و بروشور،كتابخانه و تزئيين محيط توسط پيمانكار و به تأييد كارشناس اطلاع رساني انجام مي پذيرد.

لازم به ذكر است معمولا 3يا 4روز قبل از افتتاحيه،پيمانكار شروع به كار در سالن يا غرفه كرده، كه به دستور واحد روابط عمومي طبق نظر و نقشه از قبل تعين شده انجام ميگيرد. كه در آنجا به ساخت وساز غرفه ها مي پردازد. و اگر محل غرفه در محيط باز باشد بايد شرايط جوي را نيز در نظر داشته ياشد.

در نمايشگاه چنانچه غرفه اي محصولات يك برند خارجيرا معرفي نمايد ارزي محاسبه شده و مابه التفاوت اجاره بها را بايد شخصا پرداخت نمايد.

در نمايشگاه ها معمولا كنفرانس خبري برگزار مي گردد. كه در اين كنفرانس ها مدير عامل و مديران شركت ، مسئولان دولتي و افراد خاص شركت دارند. دركنفرانس ها پاسخ گويي به سوالات خبرنگاران انجام مي گيرد كه قبل از كنفرانس از چندين سالن و غرفه بازديد بعمل مي آورند.

و معمولا در غرفه هاي بزرگ جايي براي حضور مدير عامل، مديران و مسئولان شركت در نظر گرفته مي شود كه براي گفتگو يا پاسخ گويي به رفع مسائل شركت ها و عموم مي باشد.

درنمايشگاه ها غرفه روابط عمومي به عرضه محصولات فرهنگي از جمله:پخش فيلم و تيزر و انيميشن،ارائه كتاب ،بروشور،كاتالوگ، پاسخ گويي به سوالات مراجعه كنندگان و نيز فرم نظرسنجي جهت ارتقاء كار روابط عمومي توزيع مي گردد.

در پايان نمايشگاه فرصت كمي به پيمانكار جهت جمع آوري غرفه ها داده مي شود كه محيط برگزاري نمايشگاه را به حالت روز نخست تحويل مسئول غرفه دهد.

پرداخت صورتحساب: براي معاملات بزرگ كه 25 درصد هزينه قبل از برگزاري همايش به پيمانكار به عنوان پيش پرداخت و الباقي بعد از كسب رضايت شركت از شرايط كمي و كيفي نحوه برگزاري كه بعد از كسر كردن بيمه و ماليات و حسن انجام كار سند در امور مالي روند مالي براي صدور چك را طي مي نمايد.

4- امور مربوط به ثبت نام و حضور متقاضيان در همايش:

ثبت نام در همايش ها بر عهده واحد منابع انساني بخش آموزش مي باشد به دليل اينكه هزينه يا مخارج پرداختي توسط منابع انساني تامين مي شود و در صورت شركت نكردن متقاضي هزينه ثبت نام از حقوق شركت كننده كسر مي شود كه در اين صورت روابط عمومي هيچ گونه مسئوليتي در قبال شركت كننده درهمايش ندارد.

5- امور مربوط به بودجه: آخر هر سال مبلغ پيش بيني شده بودجه مورد نياز روابط عمومي در سال آينده طبق مدارك و اسناد پيوست نامه به واحد برنامه ريزي شركت ارسال و پس از بررسي كامل و تأييد كارشناسان مربوطه به تأييد مدير عامل رسيده و در آخر به شركت نفت جهت تأمين اعتبار بودجه روابط عمومي ارسال مي گردد.

6-كنترل پروژه:كارهايي كه در واحد روابط عمومي انجام مي شود طبق زمان بندي و اصول تعيين شده انجام و هر ماه گزارش تهيه مي شود. و هر 3 ماه يك بار به واحد برنامه ريزي و سيستم ها و كنترل پروژه ارسال ميگردد.

7-عضويت در كميته هاي تخصصي و انجام كلي امور محوله از سوي كميته مربوط به واحد: همه ساله كميته هايي در شركت جهت امور خاص تشكيل شده كه از هر واحد يك نماينده انتخاب شده كه طبق قوانين و ضوابط اداري براي انجام كارهاي مربوط به آن واحد تصميم گيري و كارها بصورت صحيح و بدون مشكلات بعدي صورت گيرد. مثل امحاء كردن اسناد تاريخ گذشته واحدها

8- صدور و پيگيري هاي اسناد پرداخت مالي واحد تا صدور چك :

پس از اتمام كار مورد نظر و ارائه فاكتور و صورتحساب،كارشناس شروع به جمع آوري مدارك مورد نياز جهت پرداخت سند پرداخت مربوط نموده كه بايد به تأييد كارشناس و مدير روابط عمومي برسد. بعد از آن از طريق اتوماسيون مالي به قسمت تأمين بودجه ارسال و روند مالي را كارشناس اين واحد پيگيري نموده و بعد از صدور چك مراتب را به پيمانكار جهت دريافت چك اطلاع

مي دهد.

عنوان سمت : كارشناس سمعي و بصري

شرح وظايف

اين بخش از روابط عمومی وظیفه تهيه گزارشات تصویری فعالیتهای موسسه را برعهده دارد. تهیه عکس و فیلم از فعالیتهای موسسه به صورت سی دی و دی وی دی و تحویل به آرشیو به عهده این بخش است.

1-توليد

به دو قسمت تقسيم مي شود :

2-پخش

1-توليد : 1-زير نويس (تلويزيوني)،2-تيزر-رئال-انيميشن(تلويزيوني)،3-فيلم مستند كوتاه(تلويزيوني)،4-فيلم مستند بلند(تلويزيوني)،5-نماآهنگ(تلويزيوني)،6-تيزر (راديويي)7-نمايش نامه (راديويي)

1- زير نويس: پخش برنامه هاي تلويزيوني به صورت كادر مستطيلي شكل در پايان صفحه به صورت متحرك نمايش داده ميشود مي شود كه پيام هاي محتواي فرهنگي دارد.

2- تيزر: پيام تبليغاتی که به صورت اجرايی با استفاده از متريال های صوتی و تصويری توسط رسانه صداي يا سيما به مخاطبان برسد را تيزر می گويند و اداره، کنترل، برنامه ريزی و هدايت آنها توسط فرد يا افرادی که به آنها مديران تيزر می گويند صورت می گيرد. هر تيزر شامل دو ساختار درونی و بيرونی است که ساختار بيرونی آن شامل موارد زير است. تصوير ، حرکت ، نور ، صدا ، موسيقی ، ديالوگ، رنگ ، ترکيب بندی، شکل و ….

و اما ساختار درونی يک تيزر نيز بسيار مهم است که شامل موارد زير می باشد

خلاقيت و نوآوری ، سناريو، تکنيک اجرايی ، سبک و ….

هر يک از اين بخش ها نقش مهمی را دريک تيزر بازی می کنند و اثر گذاری عميقی بر روی يک تيزر دارند طراحان وکارگردانان تيزرهای نيز تمامی این عوامل را بررسی و تجزيه و تحليل می کنند تا بتوانند يک تيزر خوب و حرفه ای تهيه کنند.

3- فيلم مستند كوتاه:

فیلم کوتاه عاری از احساس است چرا که ما فکر می کنیم همین که نشان دهیم پدرکسی مرده، کار تمام است و نمی دانیم که انتقال احساس یکی از بنیانی ترین وظایف هنر است.

در فیلم کوتاه از گرمای احساس خبری نیست ما فضای فیلم کوتاه صد درجه زیرصفر است.

فیلم کوتاه یعنی اینکه از هیچ فیلم بسازیم. عوامل و بازیگران را از میان دوست و آشنا انتخاب کنیم. لوکیشنها رامحدود به چهاردیواری خانه خودمان یاهمسایه مان بکنیم، مواد خام را به حداقل برسانیم و زمان را در محدوده یک الی سه روز متوقف سازیم. فیلم کوتاه یعنی اینکه باجیب خالی فیلم بسازیم. چرا؟ چون فیلم کوتاه سرمایه برگشتی ندارد، چون فیلم کوتاه حرفه ما نیست، تفننی است که هر چه کم هزینه تر باشد، بهتر است.

فیلم کوتاه می تواند همچون داستان کوتاه و ویدئو کلیپها جایی برای خود در دل مخاطب عام باز کند به شرط آنکه در وهله اول مخاطب عام را هدف بگیرد و در مرحله بعد دلمشغول مخاطب خاص نیز باشد.

4- فيلم مستند بلند: فيلمي است كه محدوديت زماني ندارد و مطالب و موضوع هاي خود را به صورت مشهورتر بيان مي نمايد.

5- نماآهنگ: تركيبي از آهنگ و تصوير مي باشد براي منتقل كردن مطالب مورد نظر.

6- تيزرراديويي: پيام تبليغاتی که به صورت اجرايی با استفاده از متريال های صوتی توسط رسانه صداي به مخاطبان برسد را تيزر می گويند.

7- نمايشنامه راديويي: تبليغاتي كه از رسانه هاي صدايي از طريق گفتار به صورت نمايشنامه كوتاه مي باشد براي انتقال پيام مورد نظر استفاده مي شود

2-پخش : 1- تلويزيون، 2- راديو

1- تلويزيون: الف - حوزه پخش برنامه­ها از شبكه­هاي سراسري به شبكه­هاي استاني تسريع خواهد يافت اين اقدام در راستاي فراگير نمودن تبليغ و ترويج و استفاده از تمام ظرفيت­هاي صدا و سيما و همچنين با عنايت به تفاوت قابل توجه تعرفه شبكه­هاي استاني نسبت به شبكه­هاي سراسري صورت خواهد گرفت .

ب- درنحوه توليد برنامه­ها و محتواي آن بر اساس مخاطب پژوهي كه شامل طبقات ذيل مي­شود تغييراتي داده خواهد شد.

2- راديو: پخش تيزر و نمايشنامه هاي راديويي مطالب مربوط به شركت در آن گنجانده شده است كه براي بالا بردن سطح فرهنگ و استفاده بهينه از انرژي مي باشد..

پروژه هاي سمعي و بصري
ساخت و توليد محصولات فرهنگي
رديف
تعداد
عنوان
1
100
زير نويس
2
60
تيزر
3
50
راديويي
4
50
مستند
5
35
انيميشن
6
2
نماهنگ

 

نظارت بر مراحل توليد و تأييد کتبي اثر توليد شده توسط واحد روابط عمومي و واحد متقاضي براساس روش اجرايي كنترل خدمات/محصول نامنطبق نظارت بر مراحل توليد و تأييد کتبي اثر توليد شده توسط واحد روابط عمومي و واحد متقاضي براساس روش اجرايي كنترل خدمات/محصول نامنطبق نظارت بر مراحل توليد و تأييد کتبي اثر توليد شده توسط واحد روابط عمومي و واحد متقاضي براساس روش اجرايي كنترل خدمات/محصول نامنطبق
A

اقدام براي پرداخت به پيمانكار توليد توسط روابط‌عمومي بر اساس روش اجرايي امور مالي

اقدام براي پرداخت به پيمانكار توليد توسط روابط‌عمومي بر اساس روش اجرايي امور مالي

اقدام براي پرداخت به پيمانكار توليد توسط روابط‌عمومي بر اساس روش اجرايي امور مالي

شروع

مدير واحد متقاضي

درخواست تهيه/ پخش سمعي و بصري و ارسال به روابط‌عمومي پس از تاييد مدير عامل به همراه معرفي کارشناس مربوطه مدير واحد متقاضي
مدير واحد متقاضي
پيمانکار

توليد سمعي و بصري پيمانکار

توليد سمعي و بصريپيمانکار

توليد سمعي و بصري

اقدام براي انتخاب پيمانکار توليد توسط روابط‌عمومي مطابق روش اجرايي برگزاري مناقصات و فراخوان‌ها اقدام براي انتخاب پيمانکار توليد توسط روابط‌عمومي مطابق روش اجرايي برگزاري مناقصات و فراخوان‌ها اقدام براي انتخاب پيمانکار توليد توسط روابط‌عمومي مطابق روش اجرايي برگزاري مناقصات و فراخوان‌ها

صدا و سيما

پخش اثرر

يادداشت 1

يادداشت 1

يادداشت 1

نظارت بر نحوه پخش و اجرا مطابق زمانبندي درخواست شده توسط ناظر پخش براساس روش اجرايي كنترل خدمات/محصول نامنطبق

نظارت بر نحوه پخش و اجرا مطابق زمانبندي درخواست شده توسط ناظر پخش براساس روش اجرايي كنترل خدمات/محصول نامنطبق

يادداشت1: در ابتداي هر سال ناظر پخش مطابق روش اجرايي برگزاري مناقصات وفراخوان‌ها انتخاب شده و درطول سال بر آگهي‌هاي تلويزيوني نظارت دارد.

البته در برخي موارد ناظر پخش همان كارشناس روابط‌عمومي است.يادداشت1: در ابتداي هر سال ناظر پخش مطابق روش اجرايي برگزاري مناقصات وفراخوان‌ها انتخاب شده و درطول سال بر آگهي‌هاي تلويزيوني نظارت دارد.

البته در برخي موارد ناظر پخش همان كارشناس روابط‌عمومي است.يادداشت1: در ابتداي هر سال ناظر پخش مطابق روش اجرايي برگزاري مناقصات وفراخوان‌ها انتخاب شده و درطول سال بر آگهي‌هاي تلويزيوني نظارت دارد.

البته در برخي موارد ناظر پخش همان كارشناس روابط‌عمومي است.

ناظر پخش

دريافت کد و زمانبندي پخش مطابق درخواست روابط‌عمومي ناظر پخش

ناظر پخش

دريافت کد و زمانبندي پخش مطابق درخواست روابط‌عموميناظر پخش

دريافت کد و زمانبندي پخش مطابق درخواست روابط‌عمومي

تأييد و اقدام براي پرداخت به پيمانكار ناظر پخش و صدا و سيما توسط روابط‌عمومي بر اساس روش اجرايي امور مالي

انجام نظر سنجي مطابق روش اجرايي ارتباط با مشتريان و دريافت نظرات و بازخور از مشتريان