وظایف روابط عمومی شرکت صنایع شیمیایی پلیران

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط سمیرا رحیم هاشم آبادی

بازدید: 2960

 

مقدمه

 

استفاده از منابع جديد با كاربرد هاي گوناگون در صنايع مختلف سبب گرديده تا محصولاتي باتكنولوژي برترتوليدوعرضه شود.

ورق اکرلیک یکی از منابع جدید می باشد که به عنوان محصولی واسط در تولیدات نهایی از جایگاه ویژه ایی در دنیای پیشرفته امروز برخوردار است .

 

رشد روز افزون كاربرد اين ورق در صنايع مختلف همچون دفاعي، امنيتي، حمل ونقل ، عمراني،روشنايي، كشاورزي، هنري و ... سبب گرديده است تا وادرات اين ورق از شتاب بالا وفزاينده برخوردارگردد.

چنانکه درگزارشات اعلام شده از سویسازمانهای جهانی واطلاعاتجمع آوري شده در سال 2007 نشان مي دهد نرخ رشد اين صنعت 32% می باشد.

به همين منظور گروه صنعتی – بازرگانی جهانشاه براساس استراتژی ترسيم شده اقدام به جذب ظرفيت خالی نمودكه درسال 1383 با خريد شرکت صنايع شيميايی پليران بهعنوان جديدترين شرکت وابسته وتحت پوشش، دربازارهای داخلی وخارجی اقدام به معرفی مي نمايد.

تاريخچه

 

شرکت صنايع شيميايی پليران در سال 1365 تاسيس گرديد . کشورهای پيشرفته در صنعت اکرليک از مدتها قبل درزمينه ساخت ورق اكرليك به روش ريخته گری فعال بوده و استفاده از اين نوع ورق درصنايع مختلف كاربرد داشته است با توجه به تحريم ايران وعدم انتقال تكنولوژي ساخت ورق اكرليك به روش ريخته گري پليران توانست با كمك متخصصين داخلي و با صرف هزينه فراوان توفيق دستيابي به ساخت اين ورق را بدست آورد وهم اكنون نسبت به ساخت انواع ورق براي مصارف گوناگون اقدام مي نمايد.

کارخانه صنايع شيميايی پليران در بزرگترين شهرک صنعتی خاورميانه , شهرک صنعتی کاوه مستقر می باشد.

اين کارخانه به عنوان توليد کننده ورق تمام اکرليک در ايران وتنها توليد کننده ورق های رنگی

مي باشد.

شرکت صنایع شیمیایی پلیران

آدرس دفتر کارخانه : استان مرکزی ، شهرستان ساوه ، شهرک صنعتی کاوه ، میدان صنعت ، خیابان صنعت(آزادی) ، خیابان هفدهم ، درب آخر

آدرس دفتر مرکزی : خیابان قائم مقام فراهانی ، ساختمان شماره 166 ، واحد 6

کد پستی : 1586715861

 

پس از خريد شــــــرکت صنـــــــــــايع شــــيمــيـــــــــــايی پلـــيــــــــــران از طرفگروهصنعتی – بازرگانی جهانشاه وحمايت وزارت محترم صنايع ومعادن ازتوليد تک محصولی خارج وبه توليد کننده چند محصولی تبديل گرديد. به دليل کاربردهای متفاوت ورق اكرليك , محصولات اين شرکت نيز به شاخه هاو نام های تجاری مختلف تقسيم شده است که به بررسی قابليتهای هر ورق درصنايع مربوطه پرداخته می گردد.

 

 

صنايع عمرانی وروشنايي     (Polyran Cast Civil)

صنايع کشاورزی     (Polyran Cast Agriculture)

صنايع دفاعی               (Polyran Cast Defense)

صنايع بهداشتی           (Polyran Cast Sanitary)

صنايع هنری وتبليغات     (Polyran Cast Lumina)

 

تعریف روابط عمومی از نظر شرکت صنایع شیمیایی پلیران

 

چشم سازمان

گوش سازمان

زبان سازمان

آئینه تمام نمای سازمان

وکیل مدافع سازمان

 

روابط عمومی

ترکیبی از علم و دانش است

کوششی آگاهانه و برنامه ریزی شده

بخشی از وظایف مدیریت سازمان

فعالیت مبتنی بر تحقیق

روابط عمومی هنر است

توجه به تجزیه و تحلیل گرایشها

مرجع مشاوره مدیران

وسیله تغییر در افکار عمومی

وسیله اطلاع رسانی به مردم

وسیله ایجاد ارتباط دوسویه بین سازمان با مخاطب و بالعکس

وسیله ایجاد ارتباط اقناعی

وضعيت پرسنلي دفتر روابط عمومي شرکت صنایع شیمیایی پلیران بين 6 تا 10 نفر بوده است . و علاوه بر « مدير كل » يا « رئيس » روابط عمومي ، افراد زير فعال بوده اند :

ـ كارشناس انتشارات ( حداكثر 2 نفر )

ـ كارشناس اخبار و اطلاعات ( حداكثر 2 نفر )

ـ متصدي دفتري ( 1 نفر )

ـ منشي و ماشين نويس ( 1 نفر )

ـ عكاس (1 نفر )

ـ متصدي بايگاني ( 1 )

ـ طراح و گرافيست و صفحه آرا ( 1 نفر )

جمع : با مدير كل و رئيس حداكثر 8 تا 10 نفر

 

مديركل روابط عمومي

مدير كل روابط عمومي مسئوليت نظارت ، هدايت وسرپرستي براي انجام اقدامات مرتبط و اجراي طرح ها و برنامه هاي مورد نياز در زمينه برقراري و گسترش و بهبود مناسبات ارتباطي نيرو باسازمانهاي و ارگانهاي مختلف مملكتي با توجه به اهداف و خط مشي هاي تعيين شده شركت ، و بسط دامنه شناخت و آگاهي هاي مردمي و كاركنان و ويژگيها و توانايي هاي خدماتي و عملياتي آن ، از طريق بكارگيري موثر و مطلوب امكانات مختلف انتشاراتي سمعي و بصري مشاركت در نمايشگاهها و همايشهاي مختلف و طريق شيوه هاي مناسب تبليغي در حدود موازين و ضوابط مربوطه را دارا مي باشند . مدير كل روابط عمومي با كليه معاونين و سايرسطوح سرپرستي به منظور هماهنگي و تبادل اطلاعات و بهره گيري از نظرات آنها دائماً در تماس است و داراي مسئوليت و سرپرستي مستقيم واحدهاي روابط عمومي مي باشد و خود شخصاً با وزير در تماس است .

دفتر مدیریت

مديريت روابط عمومي و ساختار تشكيلاتي روابط عمومي ، يك موضوع كليدي در تحرك بخشي روابط عمومي ها و رسيدن به يك آرمان است . در بحث تشكيلات و ساختار سازماني مهمترين عاملي كه مي تواند مؤثر باشد مديريت روابط عمومي است .

در واقع شناخت افكار عمومي و علاقه مندي هاي آنها از اهداف مهم هر مؤسسه است كه مديران   روابط عمومي بايد به آن اهتمام ورزند . پيش بيني و تحليل افكار عمومي ، مشاوره در زمينه تصميم گيري ها، ارزيابي برنامه هاي اجرايي و اجراي برنامه هاي سازمان به منظور تأثيرگذاري در افكار عمومي و تغيير سياست هاي عمومي از عمده ترين وظايف روابط عمومي به شمار مي رود و بر اين اساس حركت سازمان جهت پيدا مي كند .

وظايف اداره روابط عمومي

مسئول دفتر روابط عمومي

وضعيت سازماني و شرح وظايف :

عمده فعاليت اين واحد به شرح ذيل است :

ـ امور بايگاني و دريافت نامه ها

ـ تعيين وقت ملاقات ها و زمانبندي و هماهنگي جلسات ، پذيرايي ، پيگيري نامه هاي مديريت ، تايپ نامه ها ، پاسخگويي به تلفن هاي مديريت ، در خواست حمل و نقل

شرح گردش كار

ـ امور بايگاني و دريافت نامه ها

ـ نامه هاي وارده و صادره در اين قسمت ثبت و ارسال مي گردد .

ـ دريافت نامه ها

نامه هاي ارسالي به روابط عمومي از طريق پيك به اين واحد تحويل مي گردد .

نامه ها در دفتر انديكاتور ثبت ، شماره و تاريخ زده مي شود . پس از دستور مدير كل روابط عمومي به واحدهاي مشخص شده ارسال مي شود . به اين منظور شماره و تاريخ نامه و نام واحد دريافت كننده در دفتر انديكاتور ثبت و سپس به واحد مربوطه تحويل داده مي شود .

ارسال نامه ها

نامه هاي روابط عمومي بعد از آماده شدن توسط رئيس واحد پاراف شده و جهت امضاء به دفتر تحويل مي گردد .

پس از امضاي مدير كل و شماره و تاريخ در دفتر، پيگيري دبيرخانه روي نامه ها ثبت مي شود.

ـ تعيين وقت ملاقات و زمان بندي و هماهنگي جلسات

گرفتن وقت ملاقات با مدير كل به دو صورت حضوري يا تلفني انجام مي پذيرد .

منشي دفتر از روي جدول ملاقات ها زمان خالي را مشخص و پس از هماهنگي با مدير كل زمان مشخص شده به متقاضي اعلام مي شود .

همچنين زمان جلسات واحدها نيز به دفتر اطلاع داده مي شود .

چنانچه لزوم برگزاري يك جلسه فوري ايجاد شود و جلسه ديگر رد آن زمان تعيين شده باشد بنا به ضرورت جلسه قبلي لغو مي شود .

 

مسئول امور فرهنگی و مطالعات اجتماعی

هدف :

زیر نظر مستقیم رئیس روابط عمومی فعالیت می کند و هدف از ایجاد این سمت هماهنگی هدایت امور در جهت توسعه فضای فرهنگی و ایجادروابط برون سازمانی و درون سازمانی می باشد .

اهم وظایف

فرهنگی :

1-      هماهنگی و برنامه ریزی مناسبتهای مختلف

2-    هماهنگی در جهت اقامه دائمی نماز جماعت

3-   برنامه ریزی و نظارت در جهت برگزاری مسابقات مختلف فرهنگی و کتابخوانی و تشویق همکاران به این امر

4-     برنامه ریزی جهت ایجاد ارتباط پویا درون سازمانی و برون سازمانی

5-    برنامه ریزی در جهت ایجادارتباط مسمر دو طرفه در محیط کار

6-    برنامه ریزی در جهت ایجاد تجمع تفریحی کارکنان و خانواده ایشان و در زمانهای خاص با حضور مسئولان شرکت

7-   هماهنگی و برپایی مراسم تقدیر از هنکاران بازنشسته

8-   انجام فعالیتهایی در جهت معرفی دوره ای کارکنان برتر و تشویق آنها

مطالعات اجتماعی:

1-      برنامه ریزی جهت نظر سنجی و کسب اطلاع از افکار عمومی در خصوص فعالیتهای انجام شده

2-    نظارت دقیق بر اجرای پروژهای افکار سنجی و تحقیقاتی که در موارد مختلف توسط روابط عمومی به گروههای مجری ارجاع می گردد و بررسی نتایج و گزارشات نهائی

3-   ارتباط مستقیم با مراکز علمی و پژوهشی جهت سفارش پروژه و استفاده از نظر کارشناسان

4-     تهیه و تدوین سوالات مسابقات علمی – فرهنگب – هنری که بین کارکنان برگزار می گردد

5-    نیاز سنجی و موضوع یابی در هریک از مقولات اجتماعی

6-    نظارت بر انجام تحقیقات و مطاعات اجتماعی مربوط به مسائل شرکت

7-   تنویر افکار و آگاهی رسانی

تشریفات و بازدیدها

1-      برنامه ریزی در جهت تقاضای بازدید و طبقه بندی آنها با توجه به نوع بازدیدها

2-    برنامه ریزی دقیق و تعیین مراحل مختلف در بازدید و زمان بندی و دقیق آن

3-   هماهنگی و توجیه مراکزی که مورد بازدید قرار خواهند گرفت

4-     تهیه مطالب و اطلاعات مورد نظر هر گروه بازدید کننده و همراهی آنها

5-    هماهنگی در جهت برپائی اتاق توجیه و ارائه گزارشات تفضیلی در صورت نیاز

6-    هماهنگی جهت ارائه سرویسهای خدماتی مورد نیاز مانند پرواز، تردد ، آشنا سازی مهمانان با محیط

7-   هماهنگی جهت نشست بازدید کنندگان با مردم و مسئولین محلی در صورت نیاز

 

کارشناس امور رسانه

هدف : زیر نظر مستقیم امور رسانه ها و تبلیغات فعالیت می نماید و هدف ایجاد ارتباط مستقیم و مستمر با رسانه های گروهی جهت درج اخبار پیشرفت پروژ ها و نظارت بر نحوه انتشار آن می باشد .

اهم وظایف

1-      پیگیری روند پیشرفت پروژها و منعکس کردن اخبار پروژها در رسانه های گروهی

2-    هماهنگی لازم با خبر نگاران رسانه ها جهت مصاحبه مطبوعاتی

3-   هماهنگی جهت دریافت مداوم نشریات مورد نیاز داخلی و خارجی

4-     مطالعه نشریات داخلیو خارجی

5-    استفاده از شبکه های اطلاع رسانی و اینترنت جهت کسب خبر و در صورت نیاز انعکاس به واحد ها

6-    هماهنگی جهت گردآوری موضوعاتی که نیاز آماده سازی طرح چاپ

7-   تهیه گزارش از بازدید شخصیتهای کشوری و گروه های علمی و عمومی از مناطق

8-   نظارت بر چاپ خبر نامه شرکت و گردآوری مطالب جهت درج در آن

9-    فراهم کردن عکس و خبر برای روزنامه ها

کارشناس امور تبلیغی و انتشارات

هدف : زیر نظر مستقیم سرپرست امور رسانه و تبلیغات فعالیت می کند و هدف عرضه توانایی و فعالیتهای شرکت برای افکار عمومی می باشد .

اهم وظایف

هنری

1-      اقدام جهت تهیه آلبومهای عکس صنعتی و مقایسه جهت ارائه گزارش عملکرد

2-    تهیه اقلام تبلیغی مانند مولتی مدیا ، بروشور ، کاتالوگ ، بیل بورد ، پوستر

3-   اقدام حهت استفاده از سایتهای اینترنتی جهت تبلیغات و تهیه برنامه های تبلیغی مربوطه

نمایشگاه

1-      تهیه اقلام مورد نیاز جهت حضور در نمایشگاه مانند ساخت فیلم های مستند

2-    همکاری در زمینه غرفه سازی و دکوراسیون غرفه

3-   همکاری با کارشناسان فنی جهت ایجاد جوی جاذب برای بازدید کنندگان

4-     آماده سازی طرحهای کامپیوتری اسلاید

5-    همکاری و نظارت در کار ساخت ماکت

6-    تهیه گزارش تصویری از نمایشگاه

7-   همکاری در زمینه برپائی سمینارها و نشستهای علمی – فنی

8-   طراحی و اپ کارت های دعوت

9-    طبقه بندی و نگهداری گزارشات تصویری از مصاحبه های مطبوعاتی و بازدید

 

کارشناس امور فرهنگی

هدف

زیر نظر مستقیم مسئول امور فرهنگی و صمعی و بصری فعالیت می کند و هدف از ایجاد این شغل ارائه فعالیت های علمی و فرهنگی در درون و خارج از شرکت می باشد

اهم وظایف :

1-      برگزاری مراسم مختلف جشن و عزاداری

2-    دعوت از سحنرانان و گروهای هنری جهت حضور در مراسمها

3-   همکاری در برگزاری سمینارها همایش و جلسات داخل و خارج از شرکت

4-     ایجاد و توسعه کتابخانه

5-    اجرای مسابقات فرهنگی

6-    اجرای تورهای تفریحی

7-   تهیه پلاکارد جهت مراسم مختلف

8-   تهیه و تدوین سولات مسابقات

9-    اجرای برنامه های نظر سنجی

10-   تهیه سوالات نظر سنجی

ـ پذيرايي

هماهنگي و انجام پذيرايي در جلسات يا نهار به عهده اين دفتر است .

همچنين صورت حساب هزينه هاي مربوطه نيز به صورت ماهانه ارسال مي شود كه پس از تاييد مدير كل جهت پيگيري و پرداخت به امور مالي ارسال مي گردد .

گروه ارتباطات و رسانه ها

اين قسمت زير نظر مستقيم مدير كل روابط عمومي فعاليت دارد . واحدهاي تحت نظارت اين قسمت عبارتند از :

ـ ارتباط با رسانه ها

ـ ارتباطات مردمي

عمده وظايف آن به شرح ذيل مي باشد :

ـ ترتيب دادن نشست ها و مصاحبه هاي مطبوعاتي و راديو ـ تلويزيوني

ـ هماهنگي بازديد ها از طرح ها و اقدامات سازمان

ـ هماهنگي محتواي برنامه ها

ـ تهيه و تنظيم گزارش عملكرد واحدهاي روابط عمومي بصورت ماهانه و سالانه

ـ تهيه جوابيه براي رسانه ها در قالب توضيح ، تكذيب و يا تصحيح

ـ هماهنگي سفر مطبوعاتي براي استفاده بهينه از مطبوعات در راستاي اطلاع رساني درباره عملكرد سازمان

امور ارتباطات مردمي

وضعيت سازماني و شرح وظايف :

-      پاسخگويي به سئوالات مردم و رسيدگي به شكايات و راهنمايي هاي مربوطه و تهيه فرم هاي مخصوص در اين زمينه از وظايف اين قسمت مي باشد.

ـ ارتباط با مطبوعات و رسانه هاي گروهي و خبرگزاري ها

ـ امور خبرنگاري ، تهيه بريده جرايد ، هماهنگي در انجام مصاحبه هاي درخواستي از سوي رسانه ها

ـ ارسال اطلاعيه هاي خبري ، دعوت از خبرنگاران

وضعيت بايگاني ارتباطات مردمي

بايگاني بريده جرايد روزنامه ها كه براساس تاريخ مرتب شده اند

بايگاني تحليل بريده جرايد و گزارش ها

ارتباط با مطبوعات

وضعيت سازماني و شرح وظايف :

در صورت انجام مراسم افتتاحيه ، افزايش و تغيير برنامه هاي گوناگون و يا افتتاح پروژه ها و هر گونه موضوعي كه نياز به اطلاع رساني باشد ، خبرنگار با حضور در مراسم مذبور يا طي دريافت نامه رسمي كه توسط رئيس واحد ارتباط مردمي تدوين و اصلاح مي گردد . بعد از رؤيت مديركل روابط عمومي و اصلاح نهايي با قسمت مربوطه هماهنگي مجدد مي شود . چنانچه به هر دليل نياز به حضور خبرنگاران باشد ، مانند مصاحبه هاي مطبوعاتي يا تهيه گزارش ، ارسال دعوت نامه جهت حضور خبرنگاران توسط اين واحد صورت مي گيرد .

چنانچه ازجرايد درخواستي جهت مصاحبه با يكي از مسئولان دريافت شود، به اين ترتيب عمل مي شود :

ـ تماس با نشريه مزبور و اخذ سئوالات و محورهاي اصلي مباحث

ـ ارسال سئوالات طي نامه درخواست مصاحبه و ضميمه سئوالات اخذ شده به مسئول مربوطه

ـ هماهنگي زمان مصاحبه

ـ ارسال نامه براي هماهنگي مصاحبه

ـ تعيين زمان و مكان مصاحبه

امور خبرنگاري

به مناسبت هاي مختلف از جمله مراسم و مصاحبه هاي مطبوعاتي كه مدير عامل در آن شركت دارد ، وظيفه تهيه خبر به صورت اطلاعيه خبري بر عهده مسئول اين قسمت است.گزارش ها و مصاحبه هاي تهيه شده اغلب بعد از تأييد و امضاي رئيس ارتباط مردمي و نهايتاً تأييد مدير كل روابط عمومي به جرايد فاكس مي شود

وضعيت سازماني و شرح وظايف :

تهيه بريده جرايد يكي از ابزارهاي حرفه اي روابط عمومي ها ، به منظور آگاه كردن مقام ارشد اجرايي و ساير تصميم گيران سطوح گوناگون ، از چند و چون بازتاب تصميمات اتخاذ شده توسط آنان در بيرون از سازمان و در وسايل ارتباط همگاني و برخي اوقات وسايل ارتباط گروهي است . اهميت بريده جرايد از آن روست كه به دور از مطالب بسيار گسترده و پراكنده غير مرتبط مندرج در نشريات و يا وسايل ارتباط همگاني الكترونيك ، فقط اطلاعات مورد نياز تصميم گيران را به صورت به هنگام ارائه مي كند .

واحد انتشارات و تبليغات

اين قسمت زيرنظر مديركل روابط عمومي فعاليت دارد.واحدهاي تحت نظارت اين قسمت عبارتند از :

ـ رسيدگي به امور مربوط به انتشار ماهنامه تخصصي

ـ تهيه گزارشات خبري

ـ طراحي امور تبليغاتي ( بيل بورد ، بروشور ، … )

ـ تنظيم مطالب مربوط به وزارت نيرو در زمينه هاي ( آب ، برق ، آب و فاضلاب ، انرژي )

ـ انتخاب روابط عمومي برتر از بين شركت هاي تابع و وابسته

ـ انجام امور آگهي ها .

وضعيت بايگاني در واحد انتشارات و تبليغات

ـ بايگاني نامه ها و دعوت نامه ها كه براساس موضوع و تاريخ دسته بندي شده اند.

ـ بايگاني نشريات به صورت مجزا

ـ بايگاني بروشور و نشريات ادواري

ـ بايگاني پوسترها ، كارتهاي ويزيت

عمده وظايف اين قسمت به شرح زير مي باشد:

در زمينه هاي مختلفي چون كنفرانس ها ، جلسات ، همايش ها ، افتتاحيه ها ، نمايشگاه ها و غيره در اين واحد عكس و فيلم گرفته مي شود و از اين عكس ها جهت استفاده در ماهنامه و نشريه به كار برده مي شود .

وضعيت بايگاني در واحد سمعي بصري

ـ كدگذاري عكس هاي مربوط به هر يك از جلسات ، همايش ها و …

ـ كدگذاري نوارهاي مصاحبه شده

ـ كد گذاري فيلم هاي مربوط به هر كدام از جلسات ، همايش ها و …

ـ آرشيو برنامه هاي آموزشي براي بازبيني كلاس هاي آموزشي قبلي و مقايسه با كلاس هاي آموزشي جديد

مشكلات

ـ كمبود مكان

كميته آموزش

اين كميته مسئول برگزاري آزمون هاي غير حضوري روابط عمومي براي تمامي مديران روابط عمومي شركت هاي تابع و وابسته مي باشد .

يكي از وظايف اين كميته معرفي منابع آزمون ها مي باشد . كه اين جزوات آموزشي همراه با پرسش هاي چهار گزينه اي و تشريحي و پاسخ نامه هاي آنان براي تمامي مديران روابط عمومي شركت هاي تابع و وابسته ارسال مي شود و بعد از اتمام مهلت تعيين شده براي پاسخگويي به سئوالات پاسخ نامه ها را دريافت كرده و در نهايت برترين هاي آزمون ها معرفي مي شوند و در آخر نتايج اين آزمون را در نشريه منعكس مي كنند .

سنجش‌ افكار

- تهيه‌ گزارشهاي‌ تحليلي‌ ادواري‌ (ماهانه‌/فصلي‌/سالانه‌) از افكار عمومي‌ داخل‌ و خارج‌ از سازمان‌ براي‌ارائه‌ به‌ مديريت‌.

- نقد و بررسي‌ بازتاب‌ فعاليتهاي‌ سازمان‌ در نظر اقشار مردم‌ بويژه‌ نخبگان‌، رسانه‌ها و دستگاهها از يكسوو مديران‌ و كاركنان‌ از سوي‌ ديگر و ارائه‌ گزارش‌ آن‌ به‌ مديريت‌.

- سنجش‌ افكار عمومي‌ درون‌ سازماني‌ به‌ منظور بازيابي‌ مسائل‌ و ارائه‌ راه‌كارهاي‌ مناسب‌ به‌ مديريت‌.

- طراحي‌ و اجراي‌ نظام‌ گردآوري‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌ به‌ منظور ترغيب‌ كاركنان‌ به‌ مشاركت‌ هرچه‌مؤثرتر در بهبود جريان‌ امور سازمان‌.

پژوهش‌ و برنامه‌ريزي‌

- تهيه‌ گزارشهاي‌ عملكرد دوره‌اي‌ از فعاليتهاي‌ روابط عمومي‌.

- نوآوري‌، خلاقيت‌ و طراحي‌ فعاليتهاي‌ جديد در قلمرو وظايف‌ روابط عمومي‌.

- نظارت‌ و ارزيابي‌ فعاليتها و اعمال‌ نتايج‌ حاصل‌ در برنامه‌ها و فعاليتهاي‌ آتي‌.

- طراحي‌ و برنامه‌ريزي‌ براي‌ ارتقاء كليه‌ اموري‌ كه‌ به‌ رشد كمي‌ و كيفي‌ ارتباط و همدلي‌ بين‌ سازمان‌ ومردم‌ و دستگاهها و مديران‌ و كاركنان‌ با يكديگر بيانجامد

واحد ترجمه و تشريفات

عمده وظايف اين واحد عبارتند از :

ـ هماهنگي اعزام كاركنان و مسئولان به ماموريت هاي خارج از كشور .

ـ مسؤليت كامل در خصوص مسافرتهاي خارجي مقام عالي و قائم مقام .

ـ انجام هماهنگي در خصوص مسافرتهاي معاونين يا مديران مياني به كشورهاي خارجي

ـ انجام هماهنگي در خصوص دعوت معاونين يا مديران مياني

ـ مسؤليت كامل در خصوص ملاقات مقامات خارجي با مقام عالي و قائم مقام .

ـ انجام هماهنگي در خصوص ملاقاتهاي خارجي معاونين و مديران.

واحد نمايشگاه

برگزاري نمايشگاه. منظور نمايشگاه ، محلي است . كه در آن محصولات يا خدمات سازمان در معرض ديد باز ديد كنندگان قرار مي گيرد . در نمايشگاه ، مي توان از ساير ابزارهاي ارتباطي از قبيل نمايش فيلم ، نصب تابلو ، عكس ، نمودارهاي رنگي ، تابلوهاي گردان ، تراكت و … استفاده كرد .

در يك تقسيم بندي عمده نمايشگاهها را مي توان از لحاظ مخاطب به دو نوع تقسيم كرد :

1ـ نمايشگاه عمومي : براي بازديد از اين نوع نمايشگاه كه معمولاً گروه خاصي را مخاطب قرار مي دهد مي توان از كليه اقشار جامعه دعوت كرد .

2ـ نمايشگاه تخصصي : نمايشگاه تخصصي براي طيف خاصي از مخاطبان يك سازمان برگزار مي شود

يكي از عواملي كه در برگزاري نمايشگاه مهم تلقي مي شود مديريت غرفه است براي اين منظور افزون بر طراحي اصولي غرفه بويژه رعايت اصول سادگي تركيب و روشني موضوع نمايشگاه توجه به مواردي از قبيل حضور منظم غرفه داران از غرفه اطلاع رساني به موقع به مردم درباره نمايشگاه احترام به بازديد كنندگان پيشگامي در ايجاد ارتباط با شركت كنندگان در نمايشگاه و همچنين پاسخگويي كامل و مشتاقانه به پرسشهاي بازديد كنندگان بسيار اهميت دارد . همچنين براي تسهيل امور برگزاري نمايشگاه سازماندهي رابطان نمايشگاهي كه در واقع نمايندگان بخش هاي مختلف سازمان هستند . در قالب تشكيلاتي به نام دبيرخانه دايمي نمايشگاه است اعضاي دبيرخانه با تشكيل جلسات مرتب مي توانند هماهنگي هاي لازم را در راستاي برگزاري هر چه بهتر نمايشگاههاي مورد نظر سازمان به عمل آورند

وضعيت سازماني و شرح وظايف آن به شرح ذيل مي باشد :

ـ هماهنگي در انجام مراسم ها

ـ هماهنگي در انجام بازديدها

ـ انجام تزئينات براي مناسبت ها

ـ استقبال و بدرقه ميهمانان

ـ برگزاري نمايشگاه ها

برگزاري نمايشگاه بين المللي

ايجاد واحد برگزاري نمايشگاه

مديركل دفتر روابط عمومي به عنوان رئيس ستاد مي باشد و دبير ستاد رئيس گروه نمايشگاه و تشريفات است كه مسئوليت برگزاري جشنواره ها و نمايشگاهها را به عهده دارد .

راهکارهای پيشنهادی برای بهتر شدن وضعیت روابط عمومی

1ـ سنجش افكار عمومي و منظور كردن بخش هاي مستقل براي اين امر در تشكيلات روابط عمومي

2ـ دادن اختيارات لازم و حس اعتماد به نفس به كاركنان نسبت به امور محوله

3ـ ايجاد اعتبار و انگيزه لازم براي كاركنان چه از نظر عوامل فرهنگي و چه از نظر عوامل مادي تا آنها با اشتياق و آرامش افكار به ادامه فعاليت بپردازند .

4ـ توجه به جذب كارشناسان متخصص در رشته روابط عمومي

5ـ جمع آوري و در دسترس قرار دادن اطلاعات ، كتب ، تحقيقات مربوط به رشته روابط عمومي براي كاركنان اين رشته

6ـ استفاده از دانستها و اطلاعات باز نشستگان نمونه براي آموزش و راهنمايي افراد تازه وارد به سازمان

7ـ يكي از فنون روابط عمومي كه در بخش ارتباطات مردمي مي توان از آن بهره برداري كرد اين است كه فرصتي را براي كاركنان در فضاي آزاد فراهم كرد تا بتوان درباره موضوع هاي مورد نظر مسئولان و كاركنان به گفت و شنود پرداخت تا از نظرات يكديگر بخصوص مشكلات كاركنان را مورد بررسي قرار داده و با تهيه گزارشي از جلسه ، نتايج را در اختيار مديريت براي به اجرا در آوردن آن موارد قرار دهد اين رويه مي تواند حس توجه و احترام را در ميان آن مجموعه تقويت كند و به مسئولان و كاركنان فرصت مي دهد تا به صورت رودر رو در جريان آراء و ديدگاههاي يكديگر قرار گيرند .