روابط عمومی شهرداری منطقه 7

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط فاطمه حسین نیای سلیمی

بازدید: 4451

بسم الله الرحمن الرحیم

موضوع تحقيق :

روابط عمومی شهرداری منطقه 7

نام دانشجو :
فاطمه حسین نیای سلیمی

فروردین92

معرفي روابط عمومي منطقه 7 و وظايف :

روابط عمومی:
با هدف جلب مشارکت مردمی، ایجاد همدلی و ایجاد زمینه برای توسعه سطح اشتراک عمومی فعالیت های زیر را سازماندهی می کند.

مدیر روابط عمومی (جانشین):
وظایف مدیر روابط عمومی شامل: تصمیم گیری- برنامه ریزی- سازمان دهی- ارزیابی- بودجه ریزی- جذب اعتبار- جذب نیرو و تقویت منابع انسانی- ارتباط با مدیران و کارکنان است.
و در بخش های ذیل عمل می نماید.

الف) سیاستگزاری:
به معنای شناخت از سازمان توافق بر سر اهداف؛ اعم از درون دادی- فرایندی – برون دادی (تعیین هدف اصلی برنامه ارتباطی به صورت عملکرد)؛ تعیین، تبیین رویکرد ها و سیاست های سازمانی و بیان معیارهای روشن برای عملکرد مطلوب و همچنین تعیین روش ها و خط مشی ارتباطات درون سازمانی (میان مجموعه و حوزه های سازمان اعم از مدیران و کارکنان) و برون سازمانی (نحوه برقراری ارتباط با سازمان ها و نهادهای دولتی و غیردولتی)

ب) برنامه ریزی
تدوین استراتژی اطلاع رسانی (راهبرد و شیوه های انتقال پیام- اتخاذ شیوه درست اطلاع رسانی در برنامه)
تعیین وجه تمایز برنامه با برنامه های قبل تعیین روش های اجرا؛ ارزیابی برنامه؛ نتیجه
تعیین مجریان طرح و پروژه (اعم از اطلاعات مربوط به گروه کارگزار، مشارکت کنندگان و یاری گران برنامه)
تنظیم جدول زمان بندی برنامه (gun chart- cpm)

ج) بودجه بندی
برآورد هزینه های ملزوم بر مبنای برنامه مدون
پیگیری تصویب و جذب اعتبارات و بودجه پیشنهادی

د) نظارت بر اجرا
مطابقت (کنترل برنامه براساس زمان بندی ها و تطبیق آن با بودجه) برنامه ها و جدول زمان بندی شده با شرایط و اقتضائات مطابقت برنامه با رویدادها و بحران ها و توجه ویژه به ارزیابی اجرا و نتایج برنامه

ه)حفظ و تعمیق
استمرار ارتباطات سازمان با مخاطبان خود
راهبری و بکارگیری شیوه های خلاق در عمق بخشیدن به ارتباطات

واحد ارتباطات:
روابط عمومی با هدف ایجاد ارتباط حضوری و چهره به چهره سازمان با مخاطبان خود (اعم از درون سازمان و برون سازمان) و تکمیل فرآیند اطلاع رسانی، رفع فوری پاره ای از مشکلات مخاطبان و ایجاد مجرای مناسب برای طرح نظرها، دیدگاه ها و مشکلات مخاطبان در بخش های زیر اقدام می نماید:

• ارتباطات مردمی (ملاقات های عمومی)
• تهیه و تدوین برنامه و تقویم دیدارهای مدیریت ارشد سازمان
الف) درون سازمانی:
• کارکنان: الف) برگزاری ملاقات حضوری
ب) ارتباط تلفنی
ج) ارتباط مکاتبه ای
د) برگزاری جلسه و نشست های پرسش و پاسخ آزاد با کارکنان و مدیران

ب) برون سازمانی:
1- شهروندان ؛الف) برنامه ریزی و اجرای ملاقات حضوری شهروندانی که مشکلاتشان منوط به تصمیم شهردار منطقه است.
ب) ارتباط تلفنی با شهروندان
ج) نشست عمومی شهردار با شهروندان در مساجد
د) مکاتبه شهروندان با شهردار
2- خانواده شهداء؛ تدوین و اجرای برنامه دیدار با خانواده های شهید منطقه
• مدیریت مراکز و نهادها و مجامع (حقوقی)

2- ارتباط با مجامع و سازمان ها:
الف) برگزاری نشست در محافل عمومی، اجتماعی، سیاسی- فرهنگی (مساجد)
ب) ایجاد ارتباط با سازمان ها و نهادها و بازدید از مجامع با هدف رسیدن به منطق واحد در مدیریت شهری (وحدت رویه)

3- ارتباط با رسانه ها:
الف) تهیه گزارش و خبر برای انعکاس در جراید نوشتاری، سایت های خبری الکترونیکی
1- برنامه ریزی و اطلاع رسانی درباره عملکرد سازمان به مخاطبان
ب) تهیه عکس و فیلم به منظور انعکاس و اطلاع رسانی تصویری و اقناع افکار عمومی و رسانه ها و مخاطبان.

2- هماهنگی، برنامه ریزی و برگزاری مصاحبه ها- کنفرانس های خبری- سفرهای مطبوعاتی سازمانی در رسانه های نوشتاری و سایت های الکترونیکی و
3- هماهنگی، برنامه ریزی و برگزاری مصاحبه های سازمانی جهت انعکاس در رسانه های صوتی و تصویری (صدا و سیما)
4- تحلیل محتوایی مطبوعات به صورت ماهانه، فصلی و سالانه و تدوین نتایج و ارائه به مدیریت
5- هماهنگی و پیگیری آگهی های سازمانی در مطبوعات و جراید (سایر رسانه های ملزوم)

4- تکریم ارباب رجوع و کارکنان:
• بررسی و پیگیری شکایات مخاطبان از نحوه برخورد و رفتارهای پرسنل سازمان و تهیه گزارش تحلیلی و انعکاس به مدیریت و بالعکس
• زمینه سازی شرایط مناسب برای استقبال از مراجعان و کارکنان

5- مشاوره و راهنمایی:
به منظور کارآمد سازی سازمان، منوط به دایر شدن این بخش در بدو ورود ارباب رجوع برای جهت دهی صحیح به روند موارد درخواست این بخش راه اندازی شده است.
• تهیه و تنظیم اطلاعات پایه ای از سازمان به منظور راهنمایی مخاطبان
• ایجاد تسهیلات دسترسی به خدمات سرعت بخشی به تقاضا و درخواست مخاطبان
6- دبیرخانه شورای نامگذاری:
الف- برنامه ریزی و پیگیری در جهت اجرای مصوبات شورای نامگذاری استانداری برای تغییر نام معابر
ب- هماهنگی و پیگیری نشست های مرتبط با شورای نامگذاری در جهت حصول نتیجه و مصوبه
ج- تهیه اسناد و سوابق و تدوین گزارش کارشناسی و صورت جلسات طی مراحل نامگذاری
د- بازدیدها و گردآوری تصاویر ضروری از معابر و تهیه گزارش بازدید

واحد تبلیغات و انتشارات (امور فرهنگی):
به منظور ارتقاء سطح آگاهی های درون و برون سازمانی و اطلاع رسانی و تصویر سازی درباره مجموع فعالیت ها و عملکرد سازمان و پاسخگویی به سوالات مخاطب و تقویت ارزش های انسانی؛ فرهنگی و سازمانی با استفاده از دانش روز شکل می گیرد.
الف- تدوین طرح جامع برنامه سالانه مناسبت ها، مراسم، نمایشگاه ها و سمینار...
ب- هماهنگی و پیگیری و نظارت برای برگزاری مراسم، نمایشگاه و سمینار و مسابقه

ج- اجرای امور سمعی و بصری:
• تهیه برنامه و تقویم سالانه امور تهیه عکس، اسلاید و ... از مجموع عملکرد و فعالیت های سازمان
• تهیه برنامه و تقویم سالانه امور تصویربرداری و تدوین و تهیه فیلم به منظور ارائه تصویری عملیات سازمانی به حوزه ها و مخاطبان و شهروندان (شامل: تله کامپیوتر، آنونس، آرشیو تصویر، آگهی تلویزیونی، اینترنت، فیلم کوتاه، فیلم مستند و تیزر و ...)
• نظارت و پیگیری امور تصویری (اعم از عکس و فیلم (اسلاید) و پیگیری تهیه امکانات و تجهیزات سمعی و بصری مورد نیاز روابط عمومی به منظور بهره مندی بخشهای مختلف از منابع سمعی و بصری در جهت اطلاع رسانی سازمانی؛ کارشناسی و نظارت بر امور فنی مراسم و نمایشگاه واحد تبلیغات.
• پیگیری اجرای پارچه نویسی، خطاطی، بنر و ...

د) انجام امور انتشاراتی:
الف- پیگیری و تهیه و نشر نشریات ادواری (نوبتی)
• خبرنامه داخلی (تک صفحه) 2- پیک (مجلد) 3- بولتن داخلی (تحلیلی)
ب- پیگیری و تهیه و نشر نشریات موردی (نامنظم)
1- کتاب 2-بروشور 3-جزوه آموزشی، فنی و تخصصی
• 4-پوستر 5-کتابچه 6-تراکت 7-گزارش سالانه

واحد پژوهش ، آموزش و افکارسنجی:
• ضمن ایجاد الزام همه معاونت ها و حوزه ها مبنی بر امکان دسترسی نامحدود به اطلاعات مورد درخواست واحد پژوهش و افکارسنجی امور ذیل در این واحد پی گرفته می شود:
• پژوهش:
الف) سنجش افکار عمومی (درون و برون سازمانی) و مخاطبان سازمان؛
شناسایی نقش ها؛ مسئولیت ها و بخشنامه ها
ب) تحلیل محتوا در روابط عمومی و تهیه گزارش های تحلیلی و بررسی نتایج نظرسنجی

2- افکارسنجی:
الف- تدوین و اجرای نظام گردآوری افکار عموومی و تحلیل بازتاب فعالیت های سازمانی از دید مخاطب به مدیریت
ب- تهیه گزارش های ادواری تحلیلی از افکار عمومی (برون سازمانی)
ج- سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیافت مسائل و انعکاس به مدیریت
د- تحلیل میزان توفیق برنامه های روابط عمومی (اعم از تحلیل مخاطب، اثر، رسانه و ...)

3- آموزش:
الف) شناسایی دوره ها و نشریات آموزشی متناسب با موضوع روابط عمومی
ب) تهیه و نشر نشریات آموزش و اشتراک برای واحد روابط عمومی
ج) برنامه ریزی آموزشی دوره های تخصص مرتبط با روابط عمومی کوتاه مدت (دوره ای) و مقطع دار
د) برگزاری و مشارکت در برپائتی همایش ها و سمینارهای آموزشی مرتبط

دفتر و تشریفات روابط عمومی:

الف- امور تشریفات:
• برنامه ریزی برای ارسال پیام های سازمان (درون سازمانی) و اهدای مراسلات ویژه برون سازمانی به عنوان نماینده سازمان
• پیگیری و هماهنگی وقایع غیر منتظره درون سازمانی و اطلاع رسانی مربوط به برنامه های سازمان
• هماهنگی و همراهی طی دیدارهای شهردار با خانواده معظم شهدای منطقه
• تهیه و اهداء هدایا، گل و لوح یادبود و جوایز سازمانی
• تدوین و اجرای برنامه های بازدید و گشت درون سازمانی
• تدوین و اجرای نظامنامه اشتراک، تامین و توزیع نشریات و مطبوعات برون سازمانی و نظارت بر حسن اجرای برنامه
الف- امور دفتر:
• انجام امور ارسال و مراسلات و مکاتبات وارد شده
پيگيري هاي لازم

خارج شده
• انجام امور هماهنگی و پیگیری و برگزاری جلسات درون و برون سازمانی که مدیریت واحد در آن نقش و حضور مؤثر دارد.
• امور مالی داخلی واحد
• امور تدارکاتی و پیگیری های تجهیزاتی
• پل ارتباطی مدیر در برقراری ارتباطات و تماس های تلفنی و هماهنگی های مربوطه با مخاطبان (درون سازمانی و برون سازمانی ) و همکاران حوزه

گفتگو با مدیر روابط عمومی منطقه 7 شهرداری تهران :
سرکار خانم زهرا نعمتی مدیر روابط عمومی منطقه 7 شهرداری تهران در مورد کار روابط عمومی و هدفهایش در این واحد چنین می گوید:
روابط عمومی کار روبهرو شدن یک سازمان یا موسسه را با مخاطبانش از طریق پرداختن به موضوعات و مطالب و اخباری انجام می دهد که به منافع مشترکشان مربوط است. سخنرانی در کنفرانسها، کار با رسانهها، ارتباطات بحران، اشتغال به امور اجتماعی از طریق رسانهها و ارتباط با کارکنان در زمره وظایف این حرفه است. فعالیت روابط عمومی چندان مستقیم و ملموس نیست و همین فرق آن با تبلیغات است. کار روابط عمومی میتواند برای ساختن روابط تفاهمآمیز با کارکنان، مشتریان، سرمایهگذاران، رأیدهندگان و عموم مردم به کار رود.
من هدف هایم رسیدن بلند مدت به نتیجه ای ثابت و ماندگار است ولی متاسفانه چون در سیستم های شهرداری روابط بر ضوابط حاکم می باشد و مدت زمان مدیریت مشخص نمی باشد و صبر و حوصله مدیران برای بازدهی بلند مدت کم است معمولا دچار نوسانات زیادی چه از طریق فشارهای داخلی و خارجی میباشم.
کلا کار در روابط عمومی به نظر من احتیاج به توانائی جسمی و روحی بالائی دارد که در کنار تجربه نتایج مثبتی به دست می آید.

گفتگو با خانم بهناز شیروانیها مسئول واحد رسانه و سمعی و بصری روابط عمومی منطقه 7:
تقریباً هر سازمانی که با افکار عمومی سر و کار دارد ، نیازمند تصویر روشنی از خود نزد آن است، گونهای از روابط عمومی را به خدمت می گیرد. برخی از رشتههای مرتبط تحت نام ارتباطات شرکتی نظیر روابط رسانهای، روابط سرمایهگذاری، ارتباطات داخلی و روابط کار وجود دارند که به فعالیتهای روابط عمومی ربط دارند. کارکنان روابط عمومی عموماً توجه خود را به ساختن مناسباتشان با همگانهایی معطوف می کنند که به همسازی با آنها بینجامد. کارکنان روابط عمومی باید بدانند که چطور به شکلی شفاف بنویسند، صحبت کنند و با تجزیه و تحلیل امور مبتلابه سازمان و موسسه خود به رفع و رجوع مسائل بپردازند. این مهارتها به شدت مورد نیازند زیرا در رشته روابط عمومی ارتباط پیوستهای میان کارکنان و کسانی وجود دارد که در تعیین سمت سیاستهای همگانی ایفا میکنند. کارکنان روابط عمومی همچنین باید به اندیشهورزی انتقادی بپردازند تا بتوانند به واسطه این مهارت به حل مشکلات احتمالی مشتریان و موکلان خود اقدام کنند.
بنظر من امکانات کافی نیست و توقعات مدیران بسیار زیاد است با توجه به عدم دسترسی به اینترنت پرسرعت و محدودیت زمانی استفاده از آن و... ما همیشه در حال آماده باش هستیم .

نتیجه گیری :

با توجه به اینکه مدت زمان مدیریت های روابط عمومی مشخص و معین نمیباشد بعضی از فعالیت ها بصورت سلیقه ای اعمال میشود که بعد از کنار گذاشتن مدیر مربوطه به طور کل فراموش میشود و این یکی از مسائلی است که باعث کمرنگ شدن فعالیت ها میشود. بنظر میرسد اعمال مدیریت های سلیقه ای و برخوردار نبودن از پرسنلی که تحصیلات و سابقه کار در واحد روابط عمومی را داشته باشند حتی در مواردی عدم آشنایی خود مدیر با سمت پذیرفته شده نیز بسیار مشاهده شده است .
در کل با عنایت به اینکه روابط عمومی هر سازمان قلب تپنده آن سازمان به عمل می آید و روابط عمومی در شهرداری تهران چارت مشخص و ثابتی ندارد و اینکه روابط عمومی در منطقه 7 در حد یک اداره محسوب می گردد و دیگر حوزه ها از اهمیت روابط عمومی مطلع نیستند .
با توجه به اینکه روابط عمومی شهرداری منطقه از رتبه 21 به رتبه 1 صعود کرد و همچنین رضایت مردم از اطلاع رسانی و عملکرد روابط عمومی طی مدیریت جدید روابط عمومی از سال 89 به بعد و تغییر و تحولات ایجاد شده در آن اداره و امکانات کم در اختیار ، بالاترین امتیاز را در بین بیست و دو منطقه شهرداری کسب نموده است .

منابع مورد استفاده شده :

1- سایت شهرداری تهران www.tehran.ir
2- سایت منطقه 7 شهرداری تهران www.tehran.ir/m7
3- روابط عمومی منطقه 7

نويسنده : فاطمه حسین نیای سلیمی

این کاربر 2 مطلب منتشر شده دارد.