روابط عمومی شرکت مهندسی و توسعه نفت

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط سعیده صف آرائی

بازدید: 1647

 

 

 

 

 

 

 

دانشکده فرهنگ و هنر واحد13

 

نام درس : کاربینی

 

 

عنوان تحقیق :

گزارش وظایف روابط عمومی شرکت مهندسی و توسعه نفت

استاتید محترم : سرکار خانم میرزایی

و

جناب آقای سالاریان

 

 

 

تهیه و تنظیم:

سعیده صف آرایی

               شماره دانشجویی : 91238049290463

بهار92

 

 

 

 

شرکت مهندسی و توسعه نفت ( متن(

شرکت مهندسی و توسعه نفت در سال ۱۳۷۳ به منظور مدیریت و نظارت بر روند اجرای پروژه‌های عظیم نفت و گاز در شرکت ملی نفت تاسیس گردید. حدود ۵۰۰ نفر از پرسنل فنی و مدیریتی کارآمد در این شرکت مشغول به کار هستند.

شرکت متن در راستای اجرای پروژه های متعدد خشکی و دریائی با شرکتهای پیمانکاری / مهندسی گوناگون در داخل و خارج از کشور همکاری داشته و زمینه لازم جهت انتقال فناوری و تکنولوژی مربوط به صنایع نفت و گاز وابسته به پروژه های فوق را به داخل کشور فراهم نموده است.

متن – بازوی توسعه ای شرکت ملی نفت – نگرش ، رسالت و ارزش‌های شرکت

نگرش حقوقی

تبدیل شدن به یک شرکت توانمند ، خودساخته و پویا در شرکت ملی نفت ایران

رسالت حقوقی و اهداف پروژه‌ای

این شرکت در راستای اجرای پروژه های توسعه ای که براساس ارزش های عالیه جمهوری اسلامی ایران تدارک دیده شده موظف به تضمین موارد زیر می‌باشد :

* اجرای ایمن و بدون خطر پروژه ها

* نیل به نیازهای فراگیر ملی

* اجرای بموقع پروژه ها

* اجرای پروژه ها در قالب بودجه مصوب

* حفظ کیفیت و تعادل اکولوژیکی در روند اجرای طرحها با اتخاذ روش های مناسب

* اجرای اندیشمندانه و آینده نگر پروژهها بمنظور بهره‌برداری نسل حاضر و نسلهای آتی از منابع زیرزمینی

* اتخاذ روشی مناسب جهت حصول نیازهای نظام‌بخش و منطقی پروژه ها و شفاف‌سازی وضعیت آنها.

* اتخاذ راهکاری مناسب بمنظور اجرای پروژه ها در چارچوب روش ها و استانداردهای ملی و بین المللی

ارزش های شرکت

* تمایل زیاد و علاقه‌ای پویا به ارتقاء و تفوق

* ارتقاء کیفیت بعنوان رمز حیات و کاربرد استانداردهای بالای محیط کار

* شناخت و تخصیص ابداعات و نوآوریها در افزایش ارزش ها بعنوان اصل بنیادین پیشرفت

* ارتقاء و پرورش استانداردهای بالای رفتاری و کیفی جهت اخذ یک هویت حقوقی توانمند

* ترفیع و ترویج درستی ،صداقت و یکپارچگی بعنوان اصل عمده در کار

* ارتقاء هماهنگی و افزایش تفاهم مابین پیمانکاران مختلف یک پروژه به منظور حصول بهترین نتیجه .

مهمترین اهداف شرکت:

نظارت بر اجرای کلیه طرح های مهندسی و توسعه در قالب فعالیتهای طراحی، مهندسی، ساخت و اجرا در بخش نفت و گاز خشکی و دریا در درون شرکت ملی نفت ایران

.

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : مسئول دفتر روابط عمومي

1-    مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت و رئيس روابط عمومي

2-    هماهنگي و تنظيم برنامه زمان بندي شده جلسات، نشست ها و ملاقات ها

3-    ثبت و توزيع نامه ها، گزارش ها و ساير موارد ارجاعي به مراجع ذيربط و در صورت لزوم پيگيري آنها

4-    راهنمايي و پاسخ گويي به مراجعين و تماس هاي تلفني و فراهم نمودن انجام در خواست هاي متقاضيان

5-    ابلاغ دستور هاي صادره رئيس به واحد هاي تابعه و پيگيري آنها با توجه به ضوابط تعيين شده.

6-    تنظيم دستور جلسات داخلي رئيس و ابلاغ مصوبات جلسات به مبادي ذيربط

7-    آماده نمودن سوابق و پرونده هاي مربوط به جلسات و نشست ها جهت اطلاع قبلي رئيس روابط عمومي

8-    انعكاس به موقع اطلاعيه ها، بخش نامه ها و دستور العمل ها به واحد هاي داخلي روابط عمومي

9-    تهيه ليست اقلام مورد نياز مصرفي همكاران روابط عمومي به صورت دوره اي و ارسال به اداره تداركات جهت تامين اقلام.

10-تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي، موردي و هفتگي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

11-انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : امور رابطين طرح ها

1-  اطلاع رساني به موقع به واحد روابط عمومي در خصوص جلسات jmc ، انعقاد قرارداد و كليه رويدادهايي كه نياز به عكاسي، فيلم برداري و تهيه خبر و گزارش دارد

2-  همكاري و انجام هماهنگي هاي لازم در خصوص گرو ه هاي اعزامي به طرح هاي شركت متن ( اياب و ذهاب، اسكان) به منظور بازديد، تهيه خبر و گزارش و غيره

3- همكاري در به روزرساني كاتالوگ مربوط پيشرفت طرح هاي شركت

4- برگزاري جلسات منظم با رابطين محترم طرح ها و نيز پيگيري و ارتباط مستمر با ايشان

5- همكاري در خصوص اطلاع رساني بخش نامه ها، ابلاغيه ها و يا مطالب منتشر شده توسط روابط عمومي به همكاران محترم شركت

6- رصد كليه اخبار مربوط به طرح ها در سايتpedec.ir و انعكاس آن به رابط خبري آن طرح

7- پيگيري تجهيز رابطين طرح ها به تجهيزات سمعي و بصري

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : معاون مالي و ادري

1-    مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2-    آگاهي از خط ومشي هاي عملياتي امور اداري و مالي و مقررات و ضوابط مرتبط با وظايف محوله

3-    پيش بيني اعتبارات مورد نياز و برنامه ريزي به منظور تدارك و تامين تجهيزات و كالا هاي سرمايه اي و مصرفي

4-    دريافت، طبقه بندي و اولويت بندي در خواست خريد اقلام مورد نياز روابط عمومي و اقدام جهت تامين آن

5-    تنظيم و كنترل اسناد و صورت حساب هاي مالي قبل از ارسال به مراجع ذيربط

6-    تنظيم بودجه پيشنهادي سالانه روابط عمومي و دفاع از آن تا تصويب نهايي

7-    تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي و موردي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

8-    تهيه و تنظيم قراردادهاي لازم با پيمانكاران روابط عمومي و همچنين مشاوره با واحد امور حقوقي و قراردادها در اين خصوص

9-    تهيه و تنظيم پيشنويس مكاتبات اداري و مالي بين واحد هاي داخلي و خارج از شركت

10-حسابداري اموال و وسايل روابط عمومي

11-در صورت عدم حضور رئيس روابط عمومي فعاليت هاي پرستل با هماهنگي ايشان صورت پذيرد.

12-انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : مسئول امور اجرايي

1-               مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2-               تهيه گزارش هاي ادواري (ماهانه، فصلي و ساليانه) از واحد هاي ذيربط براي ارائه به رئيس روابط عمومي

3-               همكاري در تدوين بودجه روابط عمومي

4-               همكاري در طراحي برنامه راهبردي روابط عمومي (برنامه هاي مدون يكساله و موضوعي)

5-               برنامه ريزي مدون براي اجراي فعاليت هاي توانمند سازي كاركنان روابط عمومي (از قبيل شركت كاركنان زير مجموعه در دوره هاي تخصصي و مورد نياز در صورت لزوم)

6-                تدوين برنامه هاي تبليغي براي شركت و پروژه هاي آن و نظارت بر حسن اجراي آن

7-               هدايت و تنظيم برگزاري سمينار ها، كنفرانس ها، نمايشگاه هاي مرتبط با فعاليت هاي شركت

8-               تشريح ديدگاه ها، سياست ها و برنامه ريزي رئيس روابط عمومي و تبيين آن براي افراد زير مجموعه

9-               مستند سازي كليه مراسم هاي شركت اعم از( جلسات انعقاد قرار داد، افتتاحيه و اختتاميه     طرح ها، مراسم مناسبتي و   )

10-            برنامه ريزي و هدايت برگزاري نمايشگاه ها بين المللي و همايش هاي مختلف تخصصي، فني، علمي و فرهنگي، مناسبت ها، جشن ها، مراسم

11-           برنامه ريزي و نظارت بر تهيه گزارشات افكار سنجي شركت و ارائه راه هاي مناسب به منظور سنجش افكار عمومي نسبت به فعاليت هاي شركت

12-           برنامه ريز ي و حسن نظارت بر انجام بازديد هاي داخلي و بين المللي، افتتاحيه ها، بازديد ها انعقاد قرار داد ها و غيره با حضور مقامات ارشد شركت

13-           برنامه ريزي جهت استفاده از خدمات كليه مراكز فرهنگي، هنري و تفريحي در مجموعه صنعت نفت و خارج از آن به منظور بهره برداري كاركنان محترم شركت مهندسي و توسعه نفت

14-           انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : مشاور فرهنگي

1- مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2- تهيه تقويم اجرايي فعاليت هاي فرهنگي، مذهبي

3- ارتباط با پايگاه بسيج شهداي مرصاد و ستاد اقامه نماز در شركت به منظور جلو گيري از موازي كاري و برگزاري هرچه با شكوهتر فعاليت هاي تبليغي و اجرايي مناسبت ها ي فرهنگي و مذهبي

4- تدوين وارائه برنامه هاي فرهنگي و مذهبي ويژه كاركنان و خانواده ها ي محترم ايشان(مانند برگزاري مسابقات فرهنگي در مناسبت هاي گوناگون)

5- تلاش برای گسترش و تعمیق ارزشهای اسلامی و انقلابی در همه سطوح

6- برنامه ريزی برای توسعهو تعمیق آموزش‌های عقيدتی، اخلاقی و فرهنگی از طريق برگزاری کلاسهای آموزشی و فرهنگي و تعمیق معرفتهای دینی و اعتلای فرهنگ اسلامی و برنامه ریزیجهت توانمندسازی ساختار فرهنگی شركت

7- ترویج هنجارهای غالب بر یک محیط كاري در دستگاههای اجرایی از قبیل جمع گرایی، عقل گرایی، روحیه علمی، تقوای علمی و غيره

8- تلاش برای برقراری ارتباط و همکاری هر چه بیشتر با مراکز و موسسات فرهنگی و استفاده از خدمات آنها براي همكاران شركت متن

9- فراهم آوردن زمینه و ترغیب همكاران در صحنه های مختلف فرهنگی و مذهبي

10- تنظيم برنامه هاي مختلف جهت اردوهاي فرهنگي، تفريحي، سياحتي و زيارتي براي همكاران و خانواده هاي همكاران

11- همكاري در تهيه مطالب نشريات داخلي در خصوص موضوعات مرتبط با مسائل فرهنگي

13- تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي، موردي و هفتگي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

14- انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

1-   مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2-همكاري در برگزاري نمايشگاه ها بين المللي و همايش هاي مختلف تخصصي، فني، علمي و فرهنگي، مناسبت ها، جشن ها، مراسم و ...

3- حسن انجام هماهنگي بازديد هاي داخلي و بين المللي، افتتاحيه ها، انعقاد قرارداد ها و غيره با حضور مديران و مقامات ارشد

4- همكاري در ارائه خدمات فرهنگي، هنري و تفريحي از مراكز موجود در مجموعه صنعت نفت و خارج از آن به منظور بهره برداري كاركنان محترم شركت مهندسي و توسعه نفت از خدمات آنها ( مانند بليط سينما، تئاتر، مراكز تفريحي و يا ارسال كارت تبريك تولد همكاران ...)

5- تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي، موردي و هفتگي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

6- انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

 

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : كارشناس تبليغات

1-              مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومی      

2-              تدوين برنامه هاي تبليغي به منظور معرفي شركت و پروژه هاي آن به كارشناسان، مديران شركت و ساير سازمان ها و شركت هاي مرتبط

3-              اجراي برنامه هاي تبليغي مربوط به همايش ها، نمايشگاه ها، بازديد ها و مراسم افتتاحيه و اختتاميه طرح ها ، مراسم انعقاد قرار داد ها و غيره

4-              انجام فعاليت هاي تشريفاتي در همايش ها، نمايشگاه ها، بازديدها، مراسم هاي افتتاحيه و اختتاميه طرح ها و مراسم انعقاد قرارداد ها و غيره

5-              همكاري با كارشناس سمعي و بصري

6-               امكان سنجي راه اندازي و اداره نمايشگاه دستاورد هاي شركت متن به صورت دائم در ساختمان شركت و ساير اماكن عمومي و صنعتي ( مانند مترو، پارك هاي علم و فناوري ...)

7-              همكاري در راستاي تدوين و انتشار عملكرد سالانه شركت متن

8-              تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي(ماهيانه و هفتگي) و موردي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

9-              همكاري در ايجاد آرشيو عكس و فيلم كليه محصولات سمعي و بصري روابط عمومي

10-         تهيه و ساخت فيلم يا تيزر هاي تلويزيوني در راستاي فعاليت هاي شركت

11-         تهيه آلبوم هاي ديجيتال و چاپي از نمايشگاهها، همايش ها،مراسم انعقاد قراردادها و افتتاحيه ها و غيره جهت نصب در معرض ديد همكاران شركت (ارائه توسط مانيتور و تابلو هاي اعلانات)

12-         طراحي و توليد لوح هاي يادبود و لوح تقدير ويژه مراسم و برنامه هاي مختلف

13-         تهيه هدايا به منظور برگزاري برنامه ها ي مختلف در شركت با هماهنگي رئيس روابط عمومي

14-         انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : كارشناس سمعي و بصري

1-        مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2-        آگاهي از روش هاي نوين و استفاده از سيستم هاي جديد صوتي و تصويري

3-        انجام كليه امور مربوط به عكس برداري و فيلمبرداري از مراسم، همايش ها و برنامه هاي شركت (جلسات jmc ، مراسم انعقاد قرارداد ها، جشن ها و ...)

4-        محافظت، نگهداري و ؛آرشيو آثار صوتي و تصويري

5-        همكاري در تهيه آلبوم عكس ديجيتال و چاپي از نمايشگاه ها همايش ها و مراسم انعقاد قرارداد ها، افتتاحيه و غيره جهت نصب در معرض ديد همكاران شركت( ارائه توسط مانيتور و تابلوهاي اعلانات)

6-         پيش بيني و برآورد وسايل و تجهيزات سمعي و بصري مورد نياز روابط عمومي

7-        تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي( ماهيانه و هفتگي...) و موردي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

8-        انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : كارشناس افكار سنجي

1-    مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2-    تهيه گزارش هاي ادواري (ماهانه، فصلي و سالانه) از فعاليت هاي روابط عمومي جهت ارائه به افكار عمومي( مانند جشنواره روابط عموي هاي برتر وزارت نفت و طرح روابط عمومي ماه)

3-    انجام پروژه هاي افكار سنجي و نظر خواهي از كاركنان در خصوص طرح ها، اقدامات و فعاليت هاي شركت

4-    همكاري در تهيه برنامه سالانه و تقويم اجرايي روابط عمومي شركت

5-    همكاري در تهيه گزارش عملكرد از فعاليت هاي شركت در دوره هاي مختلف زماني

6-     همكاري در نقد و بررسي بازتاب فعاليت هاي شركت از نظر مخاطبان به ويژه نخبگان، رهبران فكري، رسانه ها و ساير دستگاه ها از يك سو و مديران و كاركنان شركت از سوي ديگر

7-    تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي( ماهيانه و هفتگي و ...) و موردي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

8-    ارسال كارت تبريك تولد همكاران در هر ماه به دفاتر ايشان

9-    انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : مسئول اطلاع رساني و ارتباط با رسانه

1-    مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2-    تشريح ويژگي ها، ديدگاه ها، سياست ها و برنامه ريزي هاي رئيس روابط عمومي و تبيين آن براي افراد زير مجموعه

3-    گردآوري جمع بندي و تحليل نظر ها و ديدگاه هاي رسانه ها، مخاطبان، نخبگان و مديران درون شركت و بيرون آن در زمينه فعاليت هاي شركت و ارائه آن به مدير روابط عمومي

4-    تدوين "تقويم جامع ارتباطات و اطلاع رساني شركت" در قالب ملاقات ها و ديدارهاي مديران شركت با شخصيت هاي حقيقي و حقوقي خبرنگاران، خبرگزاري هاي حوزه هاي نفت و انرژي در قالب برگزاري كنفرانس خبري، برگزاري جلسه با دانشجويان رشته هاي مرتبط، كاركنان با هدف تداوم و گسترش ارتباطات بين آنها و تلطيف روابط و افكار عمومي)

5-    تدارك تمهيدات لازم و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان شركت در قالب همكاري با كميته تكريم اربا رجوع

6-     كاربرد شيوه هاي مناسب براي انعكاس اهداف، سياست ها، فعاليت ها، برنامه ها و مواضع شركت به رسانه ها و مطبوعات منظور تعميق و گسترش ارتباطات شركت

7-    تدوين برنامه سالانه مصاحبه مديران و مجريان شركت با رسانه ها

8-    ايجاد ارتباط احسن با خبرنگاران رسانه ها و بهره برداري از آنها براي اطلاع رساني به افكار عمومي (اعزام خبرنگاران به نقاط مختلف جهت هيه خبر)

9-    نظارت بر امر تهيه خبر و گزارش هاي ارسالي به رسانه ها

10-            انتشار بولتن(نشريه داخلي) و خبرنامه (نشريه برون سازماني)

11-            نظارت بر پايگاه اطلاع رساني الكترونيك شركت و مطالعه پايگاه هاي خبري

12-            تدارك امكانات لازم براي نيل به سوي روابط عمومي الكترونيك

13-            تدوين و اجراي "نظام جامع انتقادات و پيشنهادات" در شركت ( مانند صندوق ارتباط مستقيم كاركنان با مديريت)

14-            اعلام مواضع و صدور بيانيه و پيام به مناسبت هاي مختلف

15-            پاسخ به انتقادات و شكايات مطروحه در رسانه هاي جمعي

16-برنامه ريزي جهت تنظيم و ارسال بريده جرايد و اخبار شركت براي اطلاع رساني به مديران شركت

17-            تهيه گزارش از فعاليت ها ي مطبوعاتي (هفتگي، ماهانه، فصلي يا بولتن خبري (متن نفت))

18-            امكان سنجي ايجاد ايستگاه مطبوعاتي و ميز مطالعه اخبار براي همكاران و مراجعان

19-            تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي(ماهيانه و هفتگي و ...) و موردي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

20-            نظارت بر تابلو هاي اطلاع رساني شركت

21-            همكاري در كارگروه شوراي تدوين پيوستار فرهنگي شركت به منظور اصلاع از روند كاري شورا و اتخاذ راهكارهاي مناسب براي اطلاع رساني در اين حوزه

22-            همكاري در شوراي اشتغال نيرو هاي بومي روابط عمومي در پروژه هاي شركت متن به منظور اصلاع از روند كاري شورا و اتخاذ راهكارهاي مناسب براي اطلاع رساني در اين حوزه

23-            انجام ساير وظايف اداري محوله از طريق مقام مافوق در چهار چوب وظايف محوله و يا ارجاعي از طريق مقام مافوق در چهارچوب وظايف روابط عمومي

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : كارشناس ارشد خبر و رسانه

1-    مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2-    آرشيو كليه اخبار مرتبط با طر ح هاي شركت متن اعم از سايت ها، خبرگزاري ها و رسانه ملي با هماهنگي مسئول حوزه خبر و رسانه

3-    رصد اخبار مرتبط با فعاليت هاي شركت متن.

4-    اجراي برنامه مصاحبه با مديران شركت توسط رسانه ها، متناسب با اولويت هاي شركت و افكار عمومي

5-    ايجاد ارتباط احسن با خبرنگاران رسانه ها و بهره برداري از آنها براي اطلاع رساني به افكار عمومي

6-     تهيه خبر، گزارش، مصاحبه و ياداشت از فعاليت ها ي شركت و ارسال به رسانه ها با هماهنگي مسئول اصلاع رساني و ارتباط با رسانه

7-    همكاري در انتشار اخبار روزانه شركت در پايگاه اطلاع رساني الكترونيك

8-    هماهنگي با رابطين طرح ها در خصوص اطلاع رساني صحيح و به موقع در خصوص اخبار طرح ها

9-    تهيه خبر از كليه مراسم شركت اعم از افتتاحيه و اختتاميه طرح ها، انعقاد قراردادها، جشن ها و غيره

10- همكاري در اجراي برنامه هاي روابط عمومي الكترونيك

11- تنظيم و ارسال بريده جرايد و اخبار شركت براي اطلاع رساني به مديران شركت

12-همكاري در ايجاد ايستگاه مطبوعاتي و ميز مطالعه اخبار براي همكاران و مراجعان

13- تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي( ماهيانه و هفتگي...) و موردي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

14- كليه اخبار مربوط به شركت متن قبل از انتشار به تاييد مسئول اصلاع رساني و ارتباط با رسانه برسد.

14- انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : كارشناس پايگاه اطلاع رساني ايترنتي

1-        مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2-        پشتيباني فني از پايگاه اطلاع رساني الكترونيك (به شرح پيوست)

3-        ورود اطلاعات و به روز رساني پايگاه اصلاع رساني شركت با هماهنگي مسئول اطلاع رساني و ارتباط با رسانه

4-        همكاري در آرشيو مقالات و گزارش هاي مهم رسانه ها درباره شركت به تفكيك موضوع

5-        همكاري در تنظيم و ارسال بريده جرايد و اخبار شركت براي اطلاع رساني به مديران شركت

6-         همكاري در ايجاد ايستگاه مطبوعاتي و ميز مطالعه اخبار براي همكاران و مراجعان

7-        - تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي( ماهيانه و هفتگي...) و موردي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

8-        انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : امور خدمات اوقات فراغت

1-         مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2-همكاري در شناساييمراكز، سازمان ها و نهاد هاي ارائه دهنده خدمات اوقات فراغت شامل نمايش تئاتر، سينما ها .و فرهنگسرا ها و

3- حسن انجام هماهنگي جهت استفاده پرسنل علاقه مند از مراكز مذكور

4- همكاري در ارائه خدمات اوقات فراغت از مراكز موجود در مجموعه صنعت نفت و خارج از آن به منظور بهره برداري كاركنان محترم شركت مهندسي و توسعه نفت از خدمات آنها ( مانند بليط سينما، تئاتر، مراكز تفريحي . . . . )

5- تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي، موردي و هفتگي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

6- انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

شرح وظايف داخلي اداره روابط عمومي

عنوان حوزه فعاليت : كاشناس انتشارات

1-        مطالعه و آگاهي از اهداف، سياستهاي كلي و قوانين حاكم بر فعاليت هاي شركت ورئيس روابط عمومي

2-        اجراي طرح هاي انتشاراتي جهت شناسايي شركت نظير چاپ و انتشار بروشور،كاتالوگ ( افتتاحيه ها، مراسم انعقاد قرار دادها)، فيلم شركت (تهيه نريشن) وانتشار لوح فشرده

3-        نظارت بر تابلو هاي اطلاع رساني شركت به منظور تعويض و نصب به موقع اطلاعيه ها، بخش نامه ها و غيره

4-        تدوين برنامه زمانبدي براي بروز رساني كاتالوگ ركت با توجه به پيشرفت پروژه ه ها و همچنين بروشور معرفي هريك از طرح ها به تناسب پيشرفت آن پروژه

5-        همكاري در تهيه بيانيه ها ددر مناسبت ها و پاسخ به انتقاد هاي مطروحه در رسانه ها

6-         همكاري در تدوين و انتشار عملكرد سالانه شركت براي ارائه به افكار عمومي

7-        هماهنگي اخذ مجوز چاپ، نظارت بر تهيه، تنظيم چاپ و توزيع كتب تخصي و عمومي كه قرار است توسط روابط عمومي شركت منتشر گردد

8-        همكاري تهيه گزارش از فعاليت ها ي مطبوعاتي (هفتگي، ماهانه، فصلي يا بولتن خبري         (متن نفت)

9-        - تهيه و تنظيم گزارش هاي دوره اي( ماهيانه و هفتگي...) و موردي جهت ارائه به رئيس روابط عمومي

10-   انجام ساير وظايف اداري محوله از سوي رئيس روابط عمومي

روابط عمومي

با عنايت به اهميت امر اطلاع رسانی و پاسخگویی به افکار عمومی جامعه در نظام جمهوري اسلامي و لزوم تداوم پيوند میان مردم و مسئولان و نیز با در نظر گرفتن رسالت خطيري که روابط عمومي به عنوان زمينه ساز ارتباط دو سويه و ايجاد تفاهم متقابل و تدوام اين ارتباط بر عهده دارد.

ضرورت اتخاذ شيوه هاي مناسب براي ايجاد وحدت رويه در امور ارتباطي و تبليغي بيش از پيش احساس مي شود.

از این رو مراتب ذیل در مورد بیان جايگاه و وظايف روابط عمومي شرکت مهندسی و توسعه نفت پيشنهاد مي شود.

امور مالی و اداری

- تشريفات

شرح وظایف:

1- انجام مکاتبات پرسنلي و بايگاني سوابق.

2- نظارت و ساماندهي امور مکاتبات مربوط به روابط عمومي

3- هماهنگي جهت درج آگهي در مطبوعات و پخش تيزرهاي تلويزيوني

4- پيگيري ويژه و تهيه اقلام مصرفي و بودجه مورد نياز روابط عمومی.

5- انجام امور اداري و پاسخگويي به مکاتبات ساير بخش ها

6- نظارت بر انجام امور تشريفات .

7- - انعکاس به موقع اطلاعيه ها، بخشنامه ها و دستورالعمل ها به واحد هاي داخلي روابط عمومي.

امور ارتباطات و رسانه ( تولید خبر، به روز رسانی سایت، تولید روزنامه دیواری)

شرح وظایف:

1- تهيه، تنظيم و انعکاس اخبار، اقدامات و برنامه هاي مربوط به شرکت و انعکاس در رسانه ها.

2- برنامه ريزي و نظارت بر پوشش خبري مراسم مختلف نظير گردهمايي ها ، سخنراني ها ، افتتاحيه ها و ...

3- اعلام مواضع و صدور بيانيه و پيام به مناسبت هاي مختلف

4- پاسخ به انتقادات و شکايات مطروحه در رسانه های جمعي

5- برنامه ريزي براي اجراي مصاحبه هاي مطبوعاتي و اختصاصي مدیران، مجریان و رؤسای شرکت..

6- برنامه ریزی برای اعزام خبرنگاران به نقاط مختلف (سفرهاي مطبوعاتي) و برقراري رابطه اي سالم و دوستانه با خبرنگاران و اهالی رسانه .

7- تهيه، تنظيم و ارسال بريده جرايد و اخبار شرکت براي اطلاع رساني به مسئولان شرکت.

8- تهيه گزارش از فعاليت هاي مطبوعاتي (هفتگي، ماهانه، فصلي یا بولتن خبري(متن نفت)

9- آرشيو مقالات و گزارش هاي مهم رسانه ها درباره شرکت به تفکيک موضوع.

10- ايجاد ايستگاه مطبوعاتي و ميز مطالعه براي همکاران و مراجعان.

امور تبليغات و انتشارات

(امور فرهنگی، امورهمایش ها و نمایشگاه ها، امور پژوهش و افکارسنجی)

 

الف) شرح وظایف امور تبلیغات و انتشارات:

1- سياستگذاري ، برنامه ريزي و هدايت امور تبليغاتي شرکت.

2- ايجاد وحدت رويه در امور تبليغي واحدهاي داخلي شرکت و طرح های تابعه

3- برنامه ريزي، هماهنگي و نظارت بر تهيه و ساخت فيلم يا تيزرهاي نلويزيوني در راستاي سياست هاي شرکت

4- انجام وظايف سمعي و بصري، گردهمايي ها، سخنراني ها، افتتاحيه ها و ساير مراسمي که شرکت برگزار مي کند .

5- تهيه آلبوم عکس هاي خبري شرکت و نصب آن در معرض ديد عموم

6- هماهنگي، اخذ مجوز چاپ، نظارت بر تهيه، تنظيم ، چاپ و توزيع کتب تخصصی و عمومی که قرار است توسط روابط عمومی منتشر شوند

7- برنامه ريزي و نظارت بر چاپ اقلام تبليغاتي از قبيل کتاب، پوستر، بروشور و پلاکارد

8- ايجاد آرشيو عکس ، فيلم، کتاب و نشرياتي مربوط به شرکت.

9- طراحي و تهيه لوحه هاي يادبود، تبريک و تسليت .

 

ب) شرح وظایف امور فرهنگی:

1- برنامه ريزي براي انجام خدمات فرهنگي مانند برگزاري هرچه باشکوهتر مناسبت های مذهبی و تقویمی ، نماز جماعت .

2- برنامه ريزي ، نظارت براي ايجاداستحکام و تداوم ارتباط همکاران با روابط عمومی از طریق اختصاص خط ارتباطی ویژه.

3- برنامه ريزي و نظارت بر اردوهاي تفريحي ، سياحتي و زيارتي همکاران .

 

ج) شرح وظایف امور پژوهش و افکارسنجی:

1- انجام پژوهش و بررسي راه هاجديد براي بهبود ارتباطات و اصلاح شيوه هاي پیشین.

2- نیز افکار سنجي و نظر خواهي از کارکنان در خصوص طرح ها ، اقدامات و فعاليت هاي شرکت.

3- تهيه مقالات، گزارش هاي تحليلي و مطالب کاربردي در مورد فعاليت هاي شرکت و تبيين نقاط قوت و ضعف آن.

4- تهيه متن های سخنراني، پيام ها و ارائه اطلاعات تخصصي به مدیران شرکت.

5- تعيين نيازهاي آموزشي کارکنان روابط عمومي و برنامه ريزي براي ارائه آموزش هاي لازم به آنان.

6- تهيه برنامه سالانه و تقويم اجرايي روابط عمومي شرکت.

7- تهيه گزارش هاي عملکردي از فعاليت هاي شرکت در دوره هاي مختلف زماني .

8- - دفاع از عملکرد روابط عمومي و يا فعاليت هاي شرکت در مجامع علمي تخصصي مانند : انتخاب روابط عمومي هاي برتر.

د) شرح وظایف امور همایش ها و نمایشگاه ها :

1- برنامه ریزی برای برپایی نمایشگاه های تخصصی.

2- حضور در نمایشگاه های مرتبط با حوزه فعالیت شرکت.

3- برگزاری همایش های علمی، تخصصی و گردهمایی های فرهنگی - تربیتی

4- برگزاری مراسم تقدیر از کارکنان نمونه و بازنشستگان.

5- برگزاری جشن تقدیر از دانش آموزان برتر.

موانع و مشکلات بخش روابط عمومی و راهکارهای حل این موانع و مشکلات

همه مي دانند كار كردن براي كاركنان در يك نهاد يا سازمان، بدون همراهي و همگامي كاركنان به بار نخواهد نشست، همراه كردن كاركنان، جلب مشاركت و اعتماد آنان براي پيشرفت هاي مادي و معنوي سازمان از جمله وظايف و كاركردهاي اساسي روابط عمومي است. تقويت روابط عمومي ها جهت تقويت روابط عاطفي مديران و كاركنان، جايگاه روابط عمومي در اطلاع رساني دولت و فرهنگ سازي در سازمانها از ديگر كاركردهاي اين نهاد است.توجه ويژه به روابط عمومي، به عنوان نهادي كه مي تواند به صورت نظام مند، برنامه ريزي شده و سنجيده در جهت ايجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مديران با كاركنان اقدام كند، بسيار حائز اهميت است.

آن چه در سنوات گذشته متأسفانه به اشكال و صور گوناگوني باعث شده، روابط عمومي همچنان بي اثر و يا كم اثر جلوه كند، همانا اقتدارگرايي مديران، رواج سيستم ارادت سالاري به جاي شايسته سالاري، نگاه ابزاري به روابط عمومي، داناي كل جلوه دادن برخي مديران، بيگانگي سازماني و يا بيگانگي حرفه اي بسياري از مسئولان، پايين بودن آگاهي بعضي از كاركنان و مديران ارشد به اهميت و نقش روابط عمومي بوده است.

همچنين كم مهارتي و مشكل فني و ضوابط قانوني و اداري براي كار روابط عمومي ها، آسيب پذيري همبستگي و روح كار جمعي در مديران روابط عمومي و مطلق انديشي چه در مديران روابط عمومي و چه برخي از مديران سازمان، بي توجهي به طرح هاي پژوهشي و افكارسنجي- كه همه و همه موجبات بي توجهي يا كم توجهي به افكار عمومي را سبب شده و عدم مشاركت كاركنان در تصميم گيري ها را كه از دغدغه هاي جدي است- باعث شده است.

انتظار مي رود با گماردن مديران علمي ارزش گرا و فرآيند محور، مديراني در مصدر امور روابط عمومي ها قرار گيرند كه از لحاظ فني، تخصصي، تجربي و توانمندي هاي فردي با برنامه ريزي ارتباطي ويژه و پژوهش هاي افكار عمومي توانايي جلب مشاركت عمومي و اعتمادسازي در افكار عمومي را دارا باشند و فرآيند توسعه سازماني و تحقق عملي كاركردهاي روابط عمومي را به نحو مطلوبي فراهم كنند.

روابط عمومي ها تاكنون نتوانسته اند به طور كامل نگاه حرفه اي و تخصصي را در خود ايجاد نمايند؛ چرا كه از يك طرف غالب مسئولان به اين هنر و فن توجهي نكرده اند و از طرفي بسياري از مديران ما با كاركردهاي روابط عمومي ايده آل آشنا نبوده اند.

روابط عمومي مدون و برنامه ريزي شده يكي از ابزارهاي قوي مديريت افكار است. روابط عمومي به عنوان اصلي ترين حلقه ارتباط بين مديران و كاركنان، مسئوليت خطيري در فرآيند دسترسي مديران و افكار جمعي كاركنان دارند.
بدون شك روابط عمومي به عنوان يك «فن» و «هنر» نقش بسزايي در برقراري و تسهيل ارتباط دوسويه بين مديران سازمان و كاركنان دارد، به طوري كه امروزه كمتر سازماني را مي توان يافت كه خود را بي نياز از روابط عمومي بداند و در عين حال موفقيت هاي چشمگيري را در زمينه هاي مورد نظر و تحقق اهداف از پيش تعيين شده به دست آورده باشد.

اما اگر روابط عمومي ها بخواهند تأثير گذار باشند، بايد از همه نظر در «جايگاه» بايسته و شايسته خود قرار داشته باشند. اگر در رأس اين حوزه مديري لايق، متين و كارآمد وجود داشته باشد، مي تواند با به كار گماري كارگزاراني با مهارت در اين موضوعات منشأ اثر در جهت تحقق اهداف سازماني باشند. از جمله اموری که روابط عمومی ها باید آنها توجه داشته باشند می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• توجه جدي به افكار همه كاركنان در ايجاد حركت، اصلاح و جريان سازي سالم بدون در نظر گرفتن اميال و رويكردهاي سياسي مخرب كه متأسفانه يكي از معضلات روابط عمومي هاست.
• ارائه مشاوره هاي مؤثر به مديران ارشد سازمان كه اين در صورتي محقق خواهد شد كه مدير روابط عمومي بهره اي از علوم مشاوره اي، روانشناسي،  علوم تربيتي، جامعه شناسي، مردم شناسي و ... داشته باشد؛ كه اين موضوع خلأ بزرگي در بسياري از مديران روابط عمومي هاي فعلي است.
• دفاع از جايگاه روابط عمومي در مقابل دخالت هاي غيرمسئولانه واحدها و افراد.
• حفاظت از حريم سازمان در مقابل جوسازي ها، خلاف گويي ها، دروغ پردازي ها، تهديدها و ... اين در حالي محقق مي شود كه مدير روابط عمومي خود مبرا از اين مسائل باشد.

خروج روابط عمومي از موضع انفعالي به موضع فعال (در حال حاضر بسياري از مديران روابط عمومي كاملاً از موضع انفعالي در مقابل مديران برخوردار مي باشند)

تغيير فرهنگ سازماني غلط، به اين نكته بايد توجه كرد، كارگزار روابط عمومي موقعي در جهت تغيير فرهنگ سازماني مي تواند حركت كند كه با مقوله فرهنگ آشنايي داشته و ديگر اين كه با علم رفتار سازماني مأنوس باشد .

ايجاد حسن رابطه بين كاركنان، مشاوران و مديران سازمان

كمك در جذب استعدادهاي درخشان كاركنان يا به عبارتي ايجاد بستري مناسب در جهت بالندگي انديشه كاركنان .

تقويت ارزش ها و ويژگي هاي مطلوب انساني

معرفي الگوهاي آموزشي مناسب درون سازماني و برون سازماني

سازماندهي خبري سازمان (تلاش براي اطلاع يابي و اطلاع رساني به موقع با روش ها و ابزارهاي ارتباطي)

تدوين نظام ارتباطي منسجم و تبليغي شفاف و روش

تغيير نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومي و جايگاه و اهميت آن

جهت گيري و جهت دهي سازمان به سوي كارمند محوري

همكاري فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها

تأكيد هماهنگ بر بهبود روابط درون سازماني و برون سازمان

تنظيم برنامه مدون و ساليانه براي عمل به شعائر و برگزاري مراسم مذهبي و غير

انعكاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم مميزي نمودن آن به مسئولان و دريافت بازخورد آن جهت ارائه به كاركنان

برگزاري جلسات داخلي بين كاركنان و مديران به صورت ماهيانه يا فصلي

تهيه مقاله هاي علمي در حوزه فعاليت هاي سازمان و نشر آن در رسانه هاي گروهي

معرفي مطلوب مقالات و تحقيقات كاركنان در سطح سازمان

انعكاس تجربه هاي موفق كاركنان سازمان

چاپ بروشور پيام هاي آموزشي، پژوهشي و ديگر فراورده هاي سازماني

تهيه فيلم براي معرفي سازمان

ايجاد برنامه نظامند همدردي با خانواده هاي سازمان بدون تبعيض قائل شدن

تهيه و تنظيم منشور اخلاقي روابط عمومي سازمان

نتیجه گیری :

روابط عمومي تنظيم كننده مديريت ارتباط بين سازمان و كاركنان خواهد بود و به نوعي وظيفه خطير اطلاع رساني و سخنگويي و اعلام مواضع آن سازمان را در سطح جامعه و افكار عمومي برعهده خواهد داشت. اگر مديرانمي خواهند هنر مردم داري را تحقق بخشند، لازمه آن به كارگيري مديران روابط عمومي كاردان، متخصص، بااخلاق و هنرمند در برقراري ارتباط با مخاطبان است.