شرح وظایف روابط عمومی بانک توسعه صادرات ایران

توضیحات

منتشر شده در پنج شنبه, 09 خرداد 1392 11:58

نوشته شده توسط پگاه صادقی

بازدید: 3638

 کاربینی : شرح وظایف اداره روابط عمومی بانک توسعه صادرات ایران

مقدمه:

          ماموريت بانك توسعه صادرات ايران برقراري ارتباطات دوسويه با مخاطبان درون و برون سازماني به منظور انعكاس رويدادها، فعاليت ها، ديدگاهها، خط مشي ها، سياست ها و برنامه هاي بانك و اطلاع يابي از نظرات و مسايل و نيازهاي مخاطبان، ذينفعان و مشتريان خصوصاَ فعالان عرصه صادرات كشور از طريق تهيه و تدوين برنامه هاي ارتباطي، فرهنگي ، تبليغاتي و پژوهشي در حوزه فعاليت مربوطه است. اين اقدامات به منظور كسب اعتبار و جلب اعتماد مخاطبان بانك در قالب مجموعه اي از فعاليتهاي ارتباطي شامل ارتباط با رسانه ها، افکار سنجي، تبليغات، انتشارات و امور فرهنگي صورت مي پذيرد.

با تاکيد بر جايگاه بانک توسعه صادرات در مجموعه شبکه بانکي کشور و نقش روابط عمومي در اين بانک، وظايف و تشکيلات اداره روابط عمومي بانک توسعه صادرات و افراد مشغول به فعالیت که 14نفرمی باشند ( شامل رئيس اداره، معاون اداره و دواير تبليغات، ارتباطات رسانه اي و پژوهش، انتشارات و امورفرهنگي و دفتر) به شرح زير می باشد :

1. شرح وظايف اداره روابط عمومي

1-1-        رئيس اداره :

رئيس اداره روابط عمومي زير نظر مستقيم رئيس هيأت مديره و مدير عامل بانک و با حکم وي منصوب
مي شود. وظايف، مسئوليتها و اختيارات رئيس اين اداره، افزون بر وظايف ، مسئوليتها و اختيارات عمومي مديران به شرح زير است:

ü     برنامه ريزي، هماهنگي، هدايت و نظام مند کردن شيوه هاي بهره گيري از امکانات، منابع و فرصت ها به منظور نيل به اهداف و تحقق بخشيدن به مأموريتهاي محوله و نظارت بر جريان امور و پاسخگويي در خصوص تمامي فعاليتها، برنامه ها و طرحهاي روابط عمومي

ü     تهيه و تدوين برنامه و بودجه سالانه روابط عمومي با تعيين اولويتها و رئوس برنامه ها و اقدامات

ü     تهيه ، تنظيم و ارايه گزارشهاي ادواري منظم از جريان پيشرفت امور و عملکرد روابط عمومي به   مديريت ارشد بانک

ü     رسيدگي و ايجاد تفاهم بين کارکنان روابط عمومي

ü     شرکت در جلسات بانک و ارتباط مستقيم و مستمر با مسئولين در راستاي انجام وظايف محوله

ü     ارتباط مستمر و مستقيم با رسانه هاي جمعي

ü     ارايه پيشنهاد در خصوص اجراي طرحهاي افکار سنجي و پژوهشي در حيطه وظايف و مسئوليتهاي    روابط عمومي

ü     نظارت بر کليه امور اجرايي و تحريريه نشريه تخصصي بانک

ü     هدايت و راهبري بر فعاليتهاي اطلاع رساني در پايگاههاي اطلاع رساني بانک

2-1- معاون اداره روابط عمومي :

ü     انجام امور محوله به اداره روابط عمومي در زمان عدم حضور رئيس اداره

ü     هماهنگي و نظارت بر حسن اجراي کليه امور اجرايي محوله از سوي رئيس اداره روابط عمومي به دواير تحت امر

ü     بررسي نيازهاي آموزشي کارکنان روابط عمومي و ارايه پيشنهاد به رئيس اداره حسب ضرورت

ü     شرکت در جلسات اداري به نيابت از رئيس اداره حسب ضرورت

ü     تدوين نهايي گزارشهاي ادواري و عملکرد اداره روابط عمومي باهمكاري دواير روابط عمومي

ü     كنترل حضور و غياب، وضعيت مرخصي و مأموريت كاركنان اداره روابط عمومي

ü     انجام مكاتبات مربوط به ارتقاء گروه و تنظيم برگهاي ارزشيابي كاركنان

ü     تهيه برنامه و برآورد بودجه سالانه اداره روابط عمومي با همكاري هر يك از دواير

3-1-      دايره بازاريابي و تبليغات :

P برنامه ريزي و اجراي طرحهاي منسجم تبليغات محيطي

ü     طراحي، چاپ و انتشار آثار مكتوب تبليغاتي اعم از بروشور، پوستر، استند و پاپ آپ

ü     نياز سنجي، كارشناسي، تهيه، نگهداري و توزيع هداياي تبليغاتي در چارچوب ضوابط اعلام شده

ü     تهيه فيلم و عكس از رخدادهاي بانك اعم از برنامه هاي خبري، همايشها، جلسات و مراسم مختلف و ايجاد آرشيو سمعي و بصري

ü     انجام امور مربوط به ميكس و مونتاژ فيلم هاي بانك و نظارت و همكاري در ساخت تيزرهاي تبليغاتي – آموزشي و غيره

ü     انجام امور مربوط به تبديل، اصلاح و تكثير انواع قالبهاي فيلم به يكديگر

ü     بررسي و تهيه انواع سازه هاي پورتابل تبليغاتي، نمايشگاهي و اطلاع رساني براي استفاده در ساختمانهاي ادارت و شعب بانك

ü     مشاركت فعال در برپايي نمايشگاههاي داخلي و خارجي، برپايي غرفه و تهيه امكانات نمايشگاهي

ü     مشاركت در برگزاري همايش هاي اداري و بزرگداشت مناسبتهاي مختلف مذهبي- ملي و تخصصي و برآورد و تهيه اقلام تبليغاتي – فرهنگي به منظور اهداء به شركت كنندگان.

ü     طراحي و چاپ كارت هاي ويزيت، پلاكارد روميزي، راهنماي طبقات و نظاير آن

ü     انجام امور محوله و همكاري با ساير دواير روابط عمومي به تشخيص مسئولين اداره

ü     ايجاد وحدت رويه در تبليغات (كمپين تبليغاتي).

4-1- دايره مطالعات و ارتباطات رسانه اي :

ü     تعامل فعال با رسانه هاي جمعي و ايجاد وحدت رويه در ارتباطات رسانه‌اي

ü     ساماندهي اطلاعات رسانه اي و برگزاري نشست هاي خبري، مصاحبه هاي مطبوعاتي و راديو- تلويزيوني براي انعكاس فعاليتهاي بانك به جامعه

ü     توليد محتواي رسانه اي شامل خبر،گزارش، يادداشت، سرمقاله و ساير مقالات تحليلي براي     بهره برداري رسانه ها، وب سايت بانك و نشريه توسعه صادرات

ü     تحليل محتواي رسانه هاي جمعي در فواصل زماني معين براي ارايه به مقامات ارشد بانك

ü     برنامه ريزي و اجراي طرحهاي منسجم تبليغات رسانه اي و آگهي هاي مزايده اي و مناقصات در
رسانه ها و سايتها محتواي توليدات رسانه‌اي و نظارت كيفي بر اين توليدات

ü     تهيه گزارش‌هاي مورد نياز از فضاي حاكم بر رسانه هاي جمعي براي ارايه به مقامات ارشد بانك حسب مورد

ü     اقدام در جهت تنوير افكار عمومي از طريق تهيه جوابيه هاي رسانه اي در قالب توضيح، تأئيديه         و تكذيبيه

ü     به روز رساني، ساماندهي و مديريت وب سايت بانك با هماهنگي و همكاري مديريتها                     و ادارات ذيربط

ü     تهيه و ارايه مجموعه گزيده اخبار ( بولتن بريده جرايد)

ü     ساماندهي آرشيو اخبار و اطلاعات رسانه اي در اداره روابط عمومي

ü     مونيتورينگ رسانه اي به منظور مشاهده اخبار مهم و فوري و انعكاس به مقامات ارشد بانك

ü     تهيه و اجراي طرحهاي مطالعاتي يا پژوهش هاي رسانه اي و همچنين سنجش افكار با استفاده از    شيوه هاي كمي و كيفي شامل مصاحبه، نمونه گيري ، پرسشنامه و غيره و ارايه پيشنهادهاي مناسب مبتني بر يافته هاي پژوهشي

ü     هدايت و راهبري فعاليتهاي اطلاع رساني الكترونيك از طريق "سايت بانك توسعه صادرات ايران"و "سامانه پيام كوتاه" و ساير ابزارهاي روابط عمومي آنلاين

ü     مشاركت در تهيه متون مصاحبه مسئولين بانك

ü     اعزام خبرنگار به مراسم و همايش هاي مرتبط با فعاليت بانك

ü     مشاركت در برگزاري همايش هاي اداري و بزرگداشت مناسبتهاي مختلف مذهبي- ملي و تخصصي

ü     انجام امور محوله و همكاري با ساير دواير روابط عمومي به تشخيص مسئولين اداره.

5-1- دايره امور فرهنگي و انتشارات :

ü  اطلاع يابي در خصوص اخبار و رويدادهاي درون سازماني از طريق شركت درجلسات
و گردهمايي ها، ارتباط مستقيم و مستمر با مسئولين، دريافت گزارش از بخشهاي مختلف،          ارتباط مستقيم با همكاران و ارتباطات غير مستقيم ( تلفن، مكاتبه و ....)

ü  تهيه و تدوين اخبار و اطلاعيه هاي داخلي و پيام تبريك و تسليت

ü  ايجاد ارتباط مستمر با دستگاهها و نهادهاي فرهنگي درجهت برگزاري مناسبتهاي مذهبي و ملي.

ü  تهيه برنامه جامع فعاليتهاي فرهنگي بانك جهت طرح در جلسه شوراي فرهنگي و پيگيري براي اجراي برنامه هاي مصوب

ü  انتشار نشريه تخصصي بانك با عنوان" توسعه صادرات" و نظارت بر امور تحرير و اجرايي

ü  هدايت و راهبري فعاليت هاي اطلاع رساني روابط عمومي از طريق نشريه الكترونيك" رويداد"

ü  برنامه‌ريزي و اقدام براي ارتقاء سطح فرهنگي و فضايل اخلاقي كاركنان و خانواده آنان در چارچوب آئين نامه‌ها و برنامه‌هاي مصوب

ü  انجام امور مربوط به دبيرخانه ستاد اقامه نماز و اجراي برنامه‌هاي فرهنگي در راستاي ترويج فرهنگ نماز و نمازخواني و همچنين توسعه فعاليتهاي قرآني در بانك با همكاري ساير دواير روابط عمومي

ü  انجام امور مربوط به دبيرخانه شوراي فرهنگي بانك و اجراي برنامه هاي هفتگي مصوب با همكاري ساير دواير روابط عمومي

ü  برنامه‌ريزي و مشاركت در برگزاري همايش‌هاي اداري و تشكيل دبيرخانه مراسم و ستادها

ü  انجام برنامه هاي فرهنگي- تبليغي به مناسبت هاي مختلف شامل اردو، مسابقات فرهنگي و ...

ü  برقراري ارتباط مستمر و مداوم با واحدها و شعب بانك

ü  ايجاد حسن ارتباط بين كاركنان و مسئولين بانك براي انعكاس مشكلات، پيشنهادات و انتقادات كاركنان به مسئولان ارشد بانك

ü  بررسي و مطالعه نشريات درون سازماني و برون سازماني ارسال شده به اداره روابط عمومي

ü  توليد تامين محتواي محتواي محصولات فرهنگي و اطلاع رساني مكتوب روابط عمومي و نظارت كيفي بر توليدات فوق حسب مورد

ü  اعزام خبرنگار به واحدهاي مختلف و شعب بانك براي تهيه خبر، گزارش، مصاحبه واطلاع رساني و انعكاس فعاليت ها به منظور بهره برداري در نشريه الكترونيك رويداد و نشريه توسعه صادرات

ü  مشاركت در برگزاري همايش هاي اداري و بزرگداشت مناسبتهاي مختلف مذهبي- ملي و تخصصي

ü  انجام امور محوله و همكاري با ساير دواير روابط عمومي به تشخيص مسئولين اداره.

6-1- دايره دفتر:

ü  تايپ نامه ها و مكاتبات اداري

ü  دريافت نامه‌هاي وارده و ثبت آنها در دفاتر مربوطه

ü  صدور نامه هاي صادره

ü  تنظيم كارتابل نامه ها و مكاتبات اداري رئيس و معاون اداره

ü  توزيع نامه هاي ارجاعي به كاركنان

ü  بايگاني الكترونيك يك نسخه از مكاتبات اداري وارده و صادره

ü  صورت برداري طبقه‌بندي و كدگذار ي پرونده هاي بايگاني طبق روشهاي تعيين شده

ü  پيگيري نامه‌هاي صادره تا حصول نتيجه قطعي حسب مورد

ü  تنظيم برنامه هفتگي جلسات اداري رئيس اداره و انجام هماهنگي‌هاي لازم

ü  پاسخگوئي به مراجعين و راهنمائي آنان

ü  تأمين وسايل و ملزومات اداري مورد نياز دواير و مسئولين اداره

ü  انجام هزينه هاي ضروري اداره و تهيه و تنظيم صورتهاي مربوط(تنخواه‌گردان) براساس ضوابط و مقررات بانك

ü  مكاتبات لازم در مواقع ضروري براي رفع مشكلات تأسيسات، برق، آب و تعميرات لوازم اداري ( رايانه، فتوكپي، فاكس و...) و پيگيري تا حصول نتيجه.

ü  نظارت و كنترل در ثبت اثاثيه اداره

ü  تنظيم فهرست اضافه كاري ، كشيك و... كاركنان اداره

ü  تهيه و نظارت بر توزيع روزنامه هاي مورد نياز مديريت هاي بانك

ü  تايپ گزارشهاي ادواري و سايرگزارشهاي مورد نياز

ü  مشاركت در برگزاري همايش هاي اداري و بزرگداشت مناسبتهاي مختلف مذهبي- ملي و تخصصي

ü   انجام امور محوله و همكاري با ساير دواير روابط عمومي به تشخيص مسئولين اداره.           

نويسنده : پگاه صادقی

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.