ويژگيهاي‌ كارشناس‌ روابط عمومي

كارشناس‌ روابط عمومي‌، كارشناسي‌ است‌ كه‌ مهارتهاي‌ لازم‌ را در زمينه‌ روابط عمومي‌ آموخته‌ باشد.اين‌ مهارت‌ها در اصل‌ همان‌ مهارت‌ها و آموزش‌هايي‌ است‌ كه‌ فرد براي‌ فعاليت‌ در روابط عمومي‌ دردانشگاه‌ آموخته‌ است‌.

علاوه‌ بر تحصيلات‌ و آموزش‌هاي‌ لازم‌، فردي‌ كه‌ در روابط عمومي‌ استخدام‌ مي‌شود بايد بتواند سه‌وظيفه‌ مهم‌ >توليد اطلاعات‌ و انعكاس‌ به‌ مخاطبان‌<، >تصويرسازي‌ مثبت‌ از سازمان‌< و >معرفي‌ خدمات‌يا كالاهاي‌ سازمان‌< را انجام‌ دهد.

حال‌ اين‌ سؤال‌ پيش‌ مي‌آيد كه‌ اين‌ مهارت‌هاي‌ لازم‌ چه‌ مهارت‌هايي‌ هستند و همچنين‌ چه‌خصوصيات‌ و ويژگيهايي‌ كارشاس‌ روابط عمومي‌ بايد داشته‌ باشد تا بتواند در انجام‌ وظايفش‌ موفق‌باشد.

كارشناس‌ روابط عمومي‌ براي‌ توفيق‌ در وظايف‌ خود و ايفاي‌ نقش‌ مؤثر در روابط عمومي‌، بايستي‌ويژگيهاي‌ مختلفي‌ را داشته‌ باشد. اين‌ ويژگي‌ها به‌ دو دسته‌ ويژگي‌هاي‌ خاص‌ و اكتسابي‌(اصلي‌) وويژگي‌هاي‌ عمومي‌ و ذاتي‌ (فرعي‌) قابل‌ تقسيم‌ است‌. ـ ويژگي‌هاي‌ خاص‌ و اكتسابي‌ (اصلي‌)

ويژگي‌هاي‌ خاص‌ و اكتسابي‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ شامل‌: مهارتهاي‌ علمي‌، احساس‌ مسئوليت‌اخلاقي‌، داشتن‌ آگاهيهاي‌ روز (جامعه‌ آگاهي‌)، سازمان‌ آگاهي‌، قدرت‌ نويسندگي‌، آشنايي‌ با علوم‌اجتماعي‌ از جمله‌ كليات‌ مديريت‌، روانشناسي‌ و علوم‌ سياسي‌، نوآوري‌ و خلاقيت‌، آشنايي‌ باروزنامه‌نگاري‌ و ايمان‌ به‌ حقانيت‌ افكار عمومي‌ يا مخاطب‌ هستند كه‌ در زير بطور مختصر به‌ هر يك‌اشاره‌ مي‌شود:

مهارت‌هاي‌ علمي‌ ـ منظور از مهارتهاي‌ علمي‌، آموختن‌ علوم‌ دانشگاهي‌ در زمينه‌ روابط عمومي‌ است‌;به‌ عبارت‌ ديگر كارشناس‌ روابط عمومي‌ فردي‌ است‌ كه‌ داراي‌ تحصيلات‌ كارشناسي‌ در روابط عمومي‌است‌. همچنين‌ به‌ افرادي‌ كه‌ داراي‌ درجه‌ ليسانس‌ در رشته‌هاي‌ وابسته‌ همچون‌ ارتباطات‌،روزنامه‌نگاري‌، پژوهشگري‌ در رسانه‌ها، تبليغات‌، كارگرداني‌، سينما، گرافيك‌، طراحي‌ و ... باشند نيزمي‌توان‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ اطلاق‌ كرد به‌ شرطي‌ كه‌ دوره‌ آموزشي‌ روابط عمومي‌ را در ابتداي‌ كارببينند و با اصول‌ كار در روابط عمومي‌ آشنا شوند.

احساس‌ مسئوليت‌ اخلاقي‌ ـ حساسيت‌هاي‌ كار در روابط عمومي‌ به‌ خاطر اهميت‌ كاركردها وپيامدهاي‌ آن‌ در حوزه‌ زندگي‌ عمومي‌ و شخصي‌ انسانها، ايجاب‌ مي‌كند كارشناسان‌ روابط عمومي‌ ازنظر اخلاق‌ سرآمد و عامل‌ به‌ اصول‌ اخلاقي‌ حرفه‌ روابط عمومي‌ باشند. از جمله‌ خصوصيات‌ اخلاقي‌لازم‌ مي‌توان‌ به‌ موارد زير اشاره‌ كرد:

>راستي‌ و درستي‌، امانت‌، شهامت‌ و شجاعت‌، صبر و شكيبايي‌ در شنيدن‌ و گوش‌ دادن‌،تحمل‌ در برابر شكست‌ها و ناكاميها، مردمداري‌، علاقمندي‌ بكار، تواضع‌ و فروتني‌،خوش‌ برخوردي‌ و اجتماعي‌ بودن‌.<

سازمان‌ آگاهي‌ ـ >سازمان‌ آگاهي‌< و يا به‌ بيان‌ ديگر، داشتن‌ آشنايي‌ كامل‌ با سازمان‌ محل‌ اشتغال‌، يك‌ضرورت‌ گريزناپذير براي‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ محسوب‌ مي‌شود. آگاهي‌ نسبت‌ به‌ تاريخچه‌ تشكيل‌،اهداف‌ و وظايف‌، اقدامات‌، سياستها، برنامه‌ها، مشكلات‌ و ساير اطلاعات‌ سازمان‌ محل‌ اشتغال‌ براي‌كارشناس‌ روابط عمومي‌ ضروري‌ است‌. بنابراين‌، بنظر مي‌رسد در بدو استخدام‌، كارشناس‌ روابطعمومي‌ را بايد كاملا با سازمان‌ آشنا ساخت‌ و اين‌ بر هر كار ديگري‌ براي‌ او ارجحيت‌ دارد.

جامعه‌ آگاهي‌ ـ كارشناس‌ روابط عمومي‌ علاوه‌ بر سازمان‌ آگاهي‌، بايستي‌ با جريانها و تحولات‌ جامعه‌ درابعاد ملي‌ و بين‌المللي‌ آشنايي‌ كلي‌ داشته‌ باشد و بتواند نيازهاي‌ جديد جامعه‌ را شناخته‌ و در فعاليتهاي‌خود به‌ آنها توجه‌ كند. مكمل‌ اين‌ اطلاعات‌ داشتن‌ >آگاهي‌هاي‌ روز< است‌.

نوآوري‌ و خلاقيت‌ ـ منظور از خلاقيت‌، خلق‌ ايده‌ نو است‌. هرگاه‌، فردي‌ بتواند ايده‌ را به‌ راه‌كار عملي‌تبديل‌ كند، نوآوري‌ كرده‌ است‌. براي‌ خلاق‌ بودن‌ و ايده‌ آفريني‌; جذب‌ اطلاعات‌، الهام‌، بينش‌،سختكوشي‌ و توجه‌ به‌ حل‌ مسائل‌ لازم‌ است‌.

كارشناس‌ روابط عمومي‌ يا بايستي‌ خلاق‌ باشد و يا نوآور و نياز به‌ نوآوري‌ در روابط عمومي‌ بيش‌ ازساير مشاغل‌ و حرفه‌ها وجود دارد. چراكه‌ مردم‌ پيامهاي‌ جديد و قالبهاي‌ جديد را بهتر از پيامها وقالبهاي‌ كليشه‌اي‌ جذب‌ مي‌كنند. براي‌ اين‌ منظور، داشتن‌ اطلاعات‌ لازم‌ درباره‌ جامعه‌، سازمان‌ وتكنيك‌هاي‌ روابط عمومي‌، ذهن‌ خلاق‌، داشتن‌ مطالعات‌ مستمر درباره‌ روابط عمومي‌، پشتكار شايان‌توجه‌ و آگاهي‌ از سازمان‌ و روابط عمومي‌ و سعي‌ در يافتن‌ راه‌ حل‌ براي‌ آنها، ضروري‌ است‌.

آشنايي‌ با علوم‌ اجتماعي‌ ـ آشنايي‌ با علوم‌ اجتماعي‌ نظير مديريت‌، روانشناسي‌، علوم‌ سياسي‌، آمار و... كارشناس‌ روابط عمومي‌ را قادر مي‌سازد در روابط خود با مردم‌ و يا مددرساني‌ به‌ مديريت‌ سازمان‌ ازقابليت‌هاي‌ بيشتري‌ بهره‌مند شود.

آشنايي‌ با روزنامه‌ نگاري‌ ـ آشنايي‌ با روزنامه‌ نگاري‌ براي‌ توفيق‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ از اهميت‌ويژه‌اي‌ برخوردار است‌. اين‌ ويژگي‌ او را در كار خبرسازي‌ و ايجاد ارتباط مطلوب‌ با رسانه‌ها كه‌ از وظايف‌اساسي‌ روابط عمومي‌ است‌، توانمند مي‌سازد.

قدرت‌ نويسندگي‌ ـ كارشناس‌ روابط عمومي‌ براي‌ توفيق‌ بيشتر در امور، نيازمند توان‌ نويسندگي‌ شايان‌توجهي‌ است‌; چراكه‌ نوشتن‌، بخش‌ عمده‌اي‌ از وقت‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ را به‌ خود اختصاص‌مي‌دهد. تهيه‌ و تنظيم‌ متون‌ مختلف‌ نظير: متون‌ مصاحبه‌، سخنراني‌، مقاله‌، گزارش‌، تصوير نامه‌، آگهي‌،اطلاعيه‌، خبر، شرح‌ عكس‌ و ... توسط كارشناس‌ روابط عمومي‌، اهميت‌ اين‌ ويژگي‌ را روشنتر مي‌سازد.

كارشناس‌ روابط عمومي‌ را بايد هنرمندي‌ دانست‌ كه‌ از هنرهاي‌ هفتگانه‌ شامل‌: شعر، موسيقي‌، تأتر،نقاشي‌، مجسمه‌سازي‌ و نويسندگي‌ نهايت‌ استفاده‌ را براي‌ اقناع‌ مخاطب‌ مي‌كند و در اين‌ بين‌ نويسندگي‌از برجستگي‌ بسياري‌ برخوردار است‌. البته‌ توانايي‌ نويسندگي‌ صرفٹ داشتن‌ قلم‌ مناسب‌ نيست‌ بلكه‌آشنايي‌ با اصول‌ علمي‌ نگارش‌ و گزارش‌ مي‌باشد.

گوش‌ دادن‌ مؤثر و همدلي‌ ـ كارشناس‌ روابط عمومي‌ براي‌ رسيدن‌ به‌ تفاهم‌ با ديگران‌ بايستي‌ از دوتوانمندي‌ مهم‌ \"گوش‌ دادن‌ مؤثر\"و ايجاد \"همدلي‌\"بهره‌مند باشد تا از اين‌ طريق‌، ضمن‌ فراهم‌ آوردن‌زمينه‌ آگاهي‌ از ديدگاههاي‌ مخاطب‌ يا ارباب‌ رجوع‌، وارد دنياي‌ او شود و سازمان‌ را از نگاه‌ او بنگرد. اين‌باعث‌ يك‌ تعريف‌ جديد از روابط عمومي‌ مي‌گردد. در اين‌ تعريف‌، روابط عمومي‌ وسيله‌ تفسير سازمان‌از نگاه‌ مردم‌ است‌ و جريان‌ اطلاع‌رساني‌ از درون‌ سازمان‌ به‌ بيرون‌، بطور عمده‌، جاي‌ خود را به‌ جريان‌اطلاع‌رساني‌ از بيرون‌ به‌ درون‌ سازمان‌ مي‌دهد.

ايمان‌ به‌ حقانيت‌ مخاطب‌ ـ اين‌ ويژگي‌ بسيار حساس‌ و مهم‌، باعث‌ مي‌شود كه‌ احترام‌ به‌ مردم‌ و عقايدآنان‌، كارشناس‌ را وامدار مردم‌ سازد و او را از انحرافات‌ رفتاري‌ در حرفه‌ خود در خصوص‌ مخاطبان‌ دورسازد. همچنين‌ او را در موضع‌ پاسخگويي‌ قرار مي‌دهد تا همواره‌ پاسخگوي‌ انتظارات‌ افكار عمومي‌باشد.

ويژگي‌هاي‌ عمومي‌ و ذاتي‌ (فرعي‌)

جدا از ويژگي‌هاي‌ خاص‌، اكتسابي‌ و اصلي‌، كارشناس‌ روابط عمومي‌ بايستي‌ از يكسري‌ ويژگي‌هاي‌ذاتي‌ نيز بهره‌مند باشد. اين‌ ويژگي‌ها شامل‌: استعداد مديريت‌، هيجان‌ و شور داشتن‌ استعداد دگرگوني‌مثبت‌، فرصت‌ جويي‌ آگاهانه‌، كارآفريني‌، بهره‌ هوشي‌ بالا، كنجكاوي‌، سرزنده‌ بودن‌، شوخ‌ طبعي‌ وبزله‌گويي‌، داشتن‌ بيان‌ خوب‌ از امور، ظاهر مناسب‌، ذوق‌ و شوق‌ (استعداد طبيعي‌)، آينده‌ نگري‌ وشخصيت‌ ترغيبي‌ و متقاعد كننده‌ هستند.

يك‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ بايد بتواند عوامل‌ مورد نياز براي‌ پذيرش‌ توسط مخاطب‌ را در خودپرورش‌ دهد. اخلاق‌ پسنديده‌، انگيزه‌ قوي‌، مثبت‌ انديشي‌ و خوش‌بيني‌ و پويايي‌، در اين‌ زمينه‌ تأثيرشگرفي‌ دارد.

بطور كلي‌، در يك‌ فراگرد ارتباطي‌، همسويي‌ با مخاطبان‌، صداقت‌، حاضر جوابي‌، خلوص‌ و وضع‌ظاهري‌ مناسب‌ ارتباطگر، نقش‌ بسيار مهمي‌ را در مؤثر بودن‌ جريان‌ ارتباط ايفا مي‌كند. مجموعه‌ اين‌ويژگي‌ها، كارشناس‌ روابط عمومي‌ را از جايگاه‌ بسيار والايي‌ برخوردار مي‌سازد، به‌ گونه‌اي‌ كه‌ مي‌توان‌ اورا >مغز متفكر< روابط عمومي‌ نام‌ برد.

بنابراين‌ تربيت‌ كارشناسان‌ روابط عمومي‌ از طريق‌ انتخاب‌ افرادي‌ كه‌ ويژگي‌هاي‌ ذاتي‌ را داشته‌ باشندو در دانشگاه‌ و محيط كار ويژگي‌هاي‌ اصلي‌ را ياد بگيرند، مي‌تواند ضامن‌ كارآمدي‌ روابط عمومي‌ دريك‌ كشور باشد.

شرح وظایف کارشناس و مدیر روابط عمومی

شرح وظایف مدیر و کارشناس روابط عمومی در سازمانی هم اکنون در آن مشغول به کار هستم پیش از حضور من تهیه شده است. این شرح وظایف متن تقریبا کاملی از آن چیزی است که هر روز من و همکارانم در حال انجام آن هستیم. به دلیل نوع فعالیت این سازمان و ارتباط مستمر با سازمان های هم عرض بین المللی، روابط عمومی و امور بین الملل در این سازمان با یکدیگر تلفیق شده اند.

این وظایف و فعالیت ها با کمی تغییر، جهت استفاده کارشناسان محترم روابط عمومی منتشر می شود. لازم به ذکر است برخی از وظایف محول شده به روابط عمومی ها از سازمانی به سازمان دیگر متغیر و متفاوت هستند و همچنین یادآوری می شود این وظایف قطعا کامل نیستند و چنانچه شما خواننده محترم نظر یا موردی برای افزودن به موارد یاد شده در نظر دارید از آن استفاده خواهد شد.

مدیر امور بین‌الملل

۱٫ نظارت بر برنامه‌های مربوط به همکاری‌های بین‌المللی،‌ منطقه‌ای و دو یا چند جانبه سازمان با پزشکی‌قانونی کشورهای دیگر و سازمان‌های بین‌المللی مرتبط با فعالیت‌های سازمان
۲٫ تدوین و ارائه راهکارهای گسترش روابط و همکاری‌های بین‌المللی سازمان
۳٫ ایجاد هماهنگی و تعامل با وزارت امورخارجه و سایر دستگاه‌های ذیربط
۴٫ انجام هماهنگی در امضای تفاهم‌نامه‌ها و قراردادهای بین سازمان و طرف‌های بین‌المللی
۵٫ نظارت بر امور مربوط به تشریفات هیأت‌های خارجی
۶٫ نظارت بر محتوای غیر فارسی پایگاه‌ اطلاع‌رسانی سازمان
۷٫ نظارت بر اقدامات اداره در خصوص مأموریت‌های خارجی هیئت های سازمانی
۸٫ تعامل با سایر بخش‌های سازمان جهت اخذ نیازمندی‌های مرتبط با امور بین‌الملل
۹٫ مدیریت نیروی انسانی حوزه امور بین الملل
۱۰٫ تعیین نیازهای امور بین الملل در حوزه های مختلف آموزشی، پژوهشی و ….
۱۱٫ تهیه و تدوین برنامه سالانه فعالیت های اداره امور بین الملل.
۱۲٫ مدیریت بخش بین الملل در فعالیت های مختلف سازمان مانند همایش های علمی و….
۱۳٫ سایر امور محوله از سوی مدیر مافوق

کارشناس امور بین‌الملل
۱٫ تنظیم و هماهنگی برنامه‌های مربوط به همکاری‌های بین‌المللی،‌ منطقه‌ای و دو یا چند جانبه و سازمان‌های بین‌المللی مرتبط با فعالیت‌های سازمان
۲٫ تهیه بانک اطلاعاتی امور بین الملل شامل اطلاعات سازمان‌های بین‌المللی، منطقه‌ای و ملی و نیز کنفرانس‌های بین‌المللی مرتبط مرتبط ۳٫ با فعالیت‌های سازمان
۴٫ پیگیری امور مربوط به شرکت هیئت های سازمانی در اجلاس‌های بین‌المللی
۵٫ انجام امور مربوط به ترجمه متون یا مذاکرات هیأت‌های خارجی با مسئولان ذیربط
۶٫ هماهنگی امور تشریفاتی هیأت‌های خارجی
۷٫ انجام هماهنگی های لازم و کمک به تأمین محتوای غیر فارسی پایگاه‌ اطلاع‌رسانی سازمان
۸٫ انجام و پیگیری سایر امور محوله از سوی مدیر

مدیر روابط عمومی
۱٫ تصمیم سازی در خصوص سیاست های خبری، تبلیغی ، انتشاراتی، آموزشی و مطالعاتی سازمان.
۲٫ نظارت بر حسن اجرای سیاست های سازمان در حوزه روابط عمومی.
۳٫ تصمیم سازی در خصوص بهبود و گسترش هر چه بیشتر ارتباط متقابل میان مسئولان و کارکنان سازمان و نظارت بر حسن اجرای سیاست های ابلاغی.
۴٫ ارتباط و تعامل با سرویس های خبری مرتبط با حوزه کاری سازمان و برنامه ریزی بازدیدهای دوجانبه میان سازمان و نهادهای خبری.
۵٫ برنامه ریزی جهت برگزاری همایش ها، سمینارها، جشنواره ها، مصاحبه ها و بازدیدها.
۶٫ ارائه مشاوره و همفکری با واحدهای مختلف سازمان در خصوص خدمات مرتبط با حوزه روابط عمومی مانند طراحی، گرافیک، انیمیشن، فیلم و سایر موارد هنری.
۷٫ برقراری ارتباط مستمر و منظم با مسئولین واحدهای روابط عمومی قوه قضاییه.
۸٫ مدیریت نیروی انسانی واحد و بررسی و تعیین نیازهای آن در حوزه های آموزشی و….
۹٫ تهیه و تدوین برنامه سالانه فعالیت های روابط عمومی.
۱۰٫ ایجاد هماهنگی میان روابط عمومی استان ها.
۱۱٫ نظارت شکلی و محتوایی بر سایت و وبلاگ سازمان.
۱۲٫ سایر امور محوله از سوی مدیر مافوق.

کارشناس روابط عمومی
۱٫ تهیه و تدوین اخبار، بیانیه، جوابیه، اطلاعیه و… ارسال و پیگیری انعکاس آن در رسانه های گروهی.
۲٫ انجام فعالیت های هنری در حیطه گرافیک اعم از طراحی موارد ارجاعی، صفحه آرایی کتب، جزوات و یا سایر موارد ارجاعی و….
۳٫ برگزاری نمایشگاه های سازمان و همکاری در برگزاری همایش ها، سمینارها، جشنواره ها، مصاحبه ها و بازدیدها.
۴٫ پیگیری موارد انتشاراتی روابط عمومی نظیر بروشور، مجله ارش، انواع الواح فشرده و ….
۵٫ ارتباط مستمر با رسانه ها (خبرگزاری ها، روزنامه ها و صدا و سیما).
۶٫ پایش اخبار منتشر شده در رسانه ها و تهیه بولتن روزانه و ارسال به مخاطبین درون سازمانی.
۷٫ ارتباط با همکاران درون سازمانی و کسب اطلاع از اخبار مرتبط با همکاران.
۸٫ تهیه گزارش یک، سه، شش ماهه و یکساله از میزان انتشار اخبار سازمان در رسانه ها و نیز گزارش های عملکرد روابط عمومی حسب مورد.
۹٫ به روز رسانی سایت و وبلاگ سازمان.
۱۰٫ ایجاد و تجهیز کتابخانه و آرشیو محصولات دیداری، شنیداری و نوشتاری مرتبط با فعالیت های روابط عمومی.
۱۱٫ انجام سایر امور محوله.

مسایل و مشکلات ساختاری روابط عمومی در ایران

روابط عمومی در ایران به رغم گذشت حدود نیم قرن از پیدایش آن در ایران ، در مسیر تکامل خود با مسایل عدیده ای مواجه است . متأسفانه بررسی تاریخ این دانش در کشور ما نشان می دهد که به رغم وجود اندیشه و ایده های اصلاح طلبانه برای توسعه آن ، هیچگونه اقدام عملی بنیادی و گسترده برای توسعه موزون و شایسته روابط عمومی در ایران برداشته نشده است ؛ به گونه ای که همینک روابط عمومی ها بیشترین وقت خود را صرف مرتفع ساختن مشکلات خود می کنند و وود این مشکلات ، توان و شرایط ایفای وظایف و عمل به رسالت راستین آن را از بین می برد . مسایل روابط عمومی در ایران را می توان در دو بخش اصلی ( تشکیلات ، اعتبارات ، آموزش ، نحوه عمل ، نیروی انسانی و وجود نگرش های منفی ) و فرعی ( تولی گری روابط عمومی ، فقدان تشکلهای حرفه ای کافی و عدم قانون مندی مسئولیت های استراتژیک و حرفه ای روابط عمومی) تقسیم نمود ... دستیابی تشکیلاتی را می توان به عنوان یک مسأله در بررسی مسایل روابط عمومی مورد توجه قرار داد . منظور از دستیابی تشکیلاتی ، نبود پویایی در طراحی تشکیلاتی است . مطالعه در نمودارهای تشکیلاتی در تاریخ روابط عمومی ایران حاکی از عدم تفکر و تلاش در ایجاد بخشهایی در تشکیلات روابط عمومی است که متناسب با تحولات اجتماعی ایران باشد .به رغم گرایش عمده در کشور برای حرکت به سمت " جامعه مدنی " و توانمندی و قابلیتهای روابط عمومی در این جهت ، روابط عمومی نتوانسته است از این وضعیت برای تسریع در روند جریان توسعه خود استفاده کند . یکی دیگر از مسایل تشکیلاتی ، وابستگی صرف روابط عمومی به مدیریت سازمان است . این وابستگی کامل که گاه " خطر مدیریت مداری " در روابط عمومی یک سازمان را افزایش می دهد .
یکی دیگر از مسایل تشکیلات روابط عمومی در ایران " آمیختگی تشکیلاتی " آن با سایر بخشهای تشکیلاتی سازمان است . بخشهای عمده ای که در سازمانها با تشکیلات روابط عمومی ادغام می شوند ، اطلاعات ، انتشارات ، امور بین الملل و حوزه ریاست هستند . نادیده انگاشتن بعضی از بخضهای مهم روابط عمومی در تشکیلات آن و لحلظ نکردن بعضی از بخشهای مهم آن در تشکیلات و عناوین شغلی را باید از مسایل مهم در طراحی تشکیلاتی روابط عمومی دانست . همچنین روابط عمومی را اغلب با تشکیلاتی نظیر حراست ، گزینش و بازپرسی در یک ردیف مثلاً تحت عنوان ادارات کل مستقل قرار می دهند که این کار اقدامی کاملاً نادرست است . چرا که گستره فعالیت های آن که درون و بیرون سازمان را دربردارد ، فراگیرتر از آنهاست . به همین لحاظ، ارتقای جایگاه روابط عمومی و سطح تشکیلات آن باید به گونه ای باشد که بتواند در یک فضای ارتباطی مناسب به رسالت خود عمل کند . نکته دیگر اینکه بین مدیر روابط عمومی و مدیریت سازمان نباید فاصله ای وجود داشته باشد اما در بعضی سازمانها ، مدیران روابط عمومی به سختی می توانند با مدیر سازمان ارتباط مستقیم داشته باشند که این مسأله محصول ضعف نگرش مدیریت آن سازمان نسبت به روابط عمومی است . هر چند ساختارها با توجه به وضعیت سازمانی و نوع ماهیت دستگاهها تعریف می شود ولی ترکیب اصلی در بدنه تشکیلاتی تفاوتی نداشته و به طور عمومی یکسان است .
مشکل دیگر روابط عمومی ها ، تعداد پائین نیروهای متخصص و کارشناس در روابط عمومی هاست به طوریکه این نیروها چه به لحاظ تعداد و چه به لحاظ تخصص ، جوابگوی نیز دستگاهها نیستند .
در طراحی ساختار سازمانی روابط عمومی در هر سازمان باید ویژگیهای خاص آن سازمان را لحاظ کرد . نحوه طراحی تشکیلات روابط عمومی در ایران بیانگر ناهمگونی بسیار در عناوین شغلی ، واحدهای سازمانی و نحوه نگرش به فعالیت های روابط عمومی است . برای این منظور تدوین الگوی مشخص و ایده آل برای واحدهای روابط عمومی در سازمان ضروری است .
روابط عمومی جزء اعمال مدیریت است و جایگاه خاص روابط عمومی نیز در رده یکی از کارهای مدیریت قرار دارد . یعنی همانگونه که مدیر یک مؤسسه برای اداره امور سازمان سرپرستی نیاز به ساماندهی ، تأمین نیروی انسانی ، هدایت و نظارت در کارها ، هماهنگی و برنامه ریزی دارد باید کوشش کند که برای تأثیر نهادن دراذهان مردم اقدام کند تا نظرات مثبت مردم را درباره مؤسسه خود حفظ کند و از این رهگذر منفعی اعم از مادی و معنوی تحصیل کند . نکته مهم در اینجا اینست که کار روابط عمومی خدمت به مدیریت است نه مدیر ؛ برای آنکه محور اساسی کار روابط عمومی تحصیل منافع برای کل سازمان است نه برای شخص واحد که در رأس هرم سازمانی قرار گرفته است . بنابراین باید به روابط عمومی و کارکرد های آن ، بهتر و منطقی تر نگاه کرد تا در فراز و نشیب های سازمانی بتوان سربلند و سرافراز شد .
هر کار مؤثر و صحیحی در روابط عمومی نیازمند جریان منظم و کارآمد می باشد که آغاز آن با تحقیق و پژوهش شروع می شود .
اولین قدم در روابط عمومی شناخت و شناسایی موضوعاتی است که محور اصلی فعالیت های سازمان متبوع روابط عمومی محسوب می شود این شناسایی تنها می توان از طریق تحقیق و پژوهش ایجاد شود . لکن موانع زیادی در این مسیر وجود دارد که می بایست برطرف گردد مانند :
1- عدم اعتقاد به پژوهش و تحقیق در مدیریت سازمانها
2- عدم شناخت و داشتن تخصص کافی مدیران روابط عمومی در زمینه دانش روابط عمومی و ارتباطات اجتماعی
3- نامشخص بودن جایگاه و تشکیلات روابط عمومی در مجموعه سازمانی ( روابط عمومی را یک مجموعه خدماتی می دانند )
4- نداشتن نیروی انسانی متخصص پژوهشگرانی است که بتوانند به طرح موضوعات قابل مطالعه و مسأله شناسی در حوزه فعالیت سازمان به خصوص آنچه که بستگی به مخاطبان سازمان دارد بپردازند
5- تخصص نداشتن و نبود بودجه و اعتبارات لازم و کافی برای انجام طرح های پژوهشی
بطور کلی روابط عمومی به دلیل عدم قبول آن توسط دستگاهها دچار عدم تخصیص اعتبارات برای کلیه فعالیت های خود بوده و لذا با مشکلات عدیده روبرو می باشد .
یکی از مشکلات اساسی روابط عمومی ها اینست که درگیر کارهای جاری و روزمره می شوند و از برنامه ریزی های کلان و استراتژیک غافل می شوند .
متأسفانه اکثر روابط عمومی ها با کمبود کارشناس متخصص در علوم ارتباطات مواجه هستند و مشکل دیگر نیز عدم شناخت مدیران ارشد سازمانها از اثرات مهم و مؤثر نقش روابط عمومی در اقناع و جلب مشارکت مردم می باشد که این امر مستلزم آموزش های لازم به منظور نگرش در این حوزه می باشد .
در جامعه ایران نگرش به روابط عمومی صرفاً تبلیغاتی می باشد که موجب تحریف اخبار و جدا شدن روابط عمومی از رسالت اصلی خود گردیده ، در حال حاضر این نهاد مؤثر در ایران با نوعی مظلومیت رسانه ای و فرهنگی مواجه شده است که امید داریم با همکاری دوستان خوب رسانه ها این مظلومیت شکسته و رفع شود .
امروزه به نظر می رسد که معیارهای غالب در جامعه ما عدم توجه به ارزش های نهفته در کارروابط عمومی هاست به طوریکه این امر باعث شده که در بسیاری از سازمانها بخش روابط عمومی مبدل به بخش تبلیغات سازمان شود و کمتر به تفاهم و ارتباطات دوسویه بپردازد .
به نظر می رسد دلیل شکست بسیاری از فعالیت های تجاری و مدیریتی نداشتن شناخت درست آنها از محیط پیرامون سازمان و کسب و کارشان می باشد و فرهنگ در این میان نقش مهمی دارد . از نظر مدیریتی و ارتباطی شناخت زمینه ها و الگوهای فرهنگی در تمام سطوح ملی و بین الملل حائز اهمیت است به خصوص در کشوری با تنوع قومی و فرهنگی و زبانی چون ایران که دارای انواع خرده فرهنگ ها می باشد . شناخت جهات گوناگون اقتصادی ، اجتماعی ، فرهنگی و سیاسی امری واجب و مهم است که در این شرایط روابط عمومی دارای نقشی والا داشته و نهادی فرهنگ ساز است که باید از جامعه شناخت بالائی داشته باشد .
علت اینکه روابط عمومی در کشورمان جایگاه واقعی خود را ندارد اینست که مدیران نگرش مثبتی نسبت به نقش مدیریتی روابط عمومی ندارند و لذا آنرا به عنوان یک زائده و مزاحم تلقی می کنند . روابط عمومی کانال ارتباطی سازمان و مخاطبین می باشد ، انتقال دهنده نظرات ، پیشنهادات و انتقادات مخاطبین به سازمان هستند . از آنجا که متأسفانه در سیستم ما در ایران بجای اینکه مدیران خود را خدمتگذار مردم و مخاطبین بدانند خود را برگزیده داشته اند ؛ بنابراین هیچ احساس نیاز به رأی ، نظر و رضایت مخاطبین خود نداشته اند . این نگاه در تفکر بسیاری از مدیران ارشد وجود دارد و یکی از آسیب های مؤثر در عقب ماندگی روابط عمومی در کشور می باشد .
آسیب شناسی در نحوه فعالیت روابط عمومی
1- جابجا شدن وظایف
2- گسترش یافتن وظایف
3- ناهمگون بودن وظایف
4- پیش بینی نشدن وظایف
5- موازی بودن وظایف
لذا پیشنهاد می گردد برای رفع این آسیب ها و کاستی ها ی ارائه شده ساختار سازمانی مناسب برای روابط عمومی طرح ریزی شود . بدین معنا که وظایف هم سنخ با یکدیگر ترکیب شود و وظایف جابجا شده به مسئولین مربوطه سپرده شود و وظایف گسترش یافته غیر ضروری به ارکان مربوطه تعویض گردد . و وظایف گسترش یافته ضروری در قالب شرح وظایف جدید قرار گیرد و وظایف پیش بینی نشده در قالب ساختار جدید رسمیت یافته و وظایف موازی در هم ادغام گردد .

به منظور درج نظر برای این مطلب، با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سایت شوید.