روابط عمومی اتاق بازرگانی تهران - نشست‌های خبری

• 
• 

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط مجتبی پورحبیبی

بازدید: 1559

روابط عمومی اتاق بازرگانی و صنایع و معادن تهران

نشست‌ها و کنفرانس‌های خبری

 

برای برگزاری یک جلسه مطبوعاتی و خبری بایدقبل ازانجام مصاحبه برنامه‌ریزی دقیق صورت گیرد. اجرای یک مصاحبه خبری در دستگاه اجرایی نیازمند تدوین مراحل مختلف است. مسوولان و کارشناسان روابط عمومی با احساس این موضوع وطبق درجه‌بندی و ارزش خبری و اهمیت خبر نسبت به دعوت از خبرنگاران اقدام می‌کنند. معمولا یک مصاحبه خبری و مطبوعاتی وقتی صورت می‌گیرد که خبری تازه و با رویدادی مهم و تازه در سازمان اتفاق افتاده و نیاز به انتشار این خبر در سطح جامعه احساس می‌شود. در این میان اهمیت و تازگی و ارزش خبر باید مورد توجه قرارداد. ایجادیک جریان خبری برای سازمان می‌تواند تازگی وطراوت اطلاع‌رسانی را بیشتر کرده و علاوه بر آن ایده و طرحی نو را در سازمان مورد اجرا بگذارد. به طور مثال طراحی یک روش مدیریتی جدید در دستگاه اجرایی نوآوری در ساخت ابزارها و دستگاه‌های جدید که موجب ایجاد تحول در سازمان می‌شود و نظایر آنها می‌تواند تازگی خبر را سبب شوند و زمینه برگزاری یک مصاحبه مطبوعاتی و رادیو‌- تلوزیونی را فراهم می‌آورد. سوژه‌های خبری که برای انعکاس در میان مردم انتخاب می‌شود باید توسط مسوولان مرتب با موضوعاتی که قرار است انتشار یابد آنالیز شده و سپس در اختیار رسانه‌های جمعی و مخاطبان قرار می‌گیرد. بعد از گذراندن این مراحل از خبرنگاران مطبوعات‌، خبرگذاری‌ها و رادیو‌- تلویزیون دعوت می‌شود تا با حضور در سازمان نسبت به تهیه و انعکاس رویدادها و اخبار مربوط در جامعه اقدام کنند.

 

الف: ضرورت و نياز مصاحبه: اولين نكته در برگزاري كنفرانس مطبوعاتي ضرورت و نياز آن است. يعني كارگزار روابط عمومی‌بايد بداند كه آيا برگزاري اين كنفرانس در اين مقطع زماني لازم است و آيا اطلاعاتي كه قرار است از سوي رئيس سازمان و يا مؤسسه در اختيار رسانه‌ها قرار گيرد ارزشمند براي افكار عمومي هست يا خير؟ زيرا چنانچه کنندگان رسانه‌ها در يك كنفرانس مطبوعاتي حضور يابند و مشتي مطلب تكراري، خسته كننده و بي‌ارزش بشنوند اعتماد آنها سلب گرديد و در مصاحبه‌ها و كنفرانس‌هاي بعدي سازمان شما كمتر حضور نخواهند يافت و شما يكي از ذي قيمت‌ترين ابزار قابل استفاده روابط عمومی‌ها كه رسانه‌ها از دست داده ايد.

 

ب: تهيه متن مصاحبه: در مرتبه بعدي تهيه متن مصاحبه بايد مورد نظر قرار گيرد. روابط عمومي يك سازمان با توجه به آگاهي و اشرافي كه بر سازمان و مؤسسه خود دارد و با توجه به شمناختي كه از مخاطبان خود حاصل کرده می‌بايستد مبادرت به تدوين متن مصاحبه نمايد. بديهي است تدوين متن مصاحبه براي كنفرانس مطبوعاتي فرصتي است كه در آن مي توان با حوصله مطالب مهم و اساسي را همراه با آمار و جداول تنظيم کرد تا علاوه بر مطالب شفاهي مدير و رئيس سازمان مورد بهره برداري کنندگان رسانه‌ها قرار گيرد. و در صورتي كه کننده رسانه اي در كنفرانس حضور نداشته باشد مي توان آن را برايش ارسال كرد تا در رسانه خود از آن استفاده نمايد. ضمناً متن مصاحبه از پيش آماده شده به مصاحبه شونده امكان مي دهد تا با احاطه بيشتري بر آمار و ارقام و مطالب سخن بگويد و چنانچه مطلب مهمي را فراموش كرد رسانه‌ها با مراجعه به متن از آن استفاده کنند. با اين حال متن مصاحبه نبايد از حد معمول بيشتر باشد و بايد از پراكنده نويسي و مطالب خسته كننده تكراري كرد.

 

ج: زمان مصاحبه: در يك كنفرانس مطبوعاتي زمان مصاحبه مهم است. بايد دقت كرد كه روز مصاحبه نبايد با روزهايي كه معمولاً روزهاي مهم و خبر ساز است يا قرار است رويداد مهمي اتفاق بيفتد كه تداخل نمايد مگر اينكه با آن رويدادها ارتباط داشته باشد. از سوي ديگر روزهاي آخر هفته و يا روزهاي تعطيل مثل پنج شنبه و جمعه براي مصاحبه انتخاب نشود زيرا امكان دعوت و جمع‌آوري خبرنگاران و کنندگان رسانه‌ها مقدور نمی‌باشد‌. اما چنانچه لازم است در اين روزها نيز اطلاع رساني شود می‌بايست از طريق فكس و ارسال خبر مطالب را به رسانه‌هايي نظير راديو‌، تلويزيون ارسال کرد. در مجموع اوايل و اواسط هفته براي برگزاري كنفرانس‌هاي مطبوعاتي مناسب باشد. ضمناً انتخاب ساعت مصاحبه نيز از اهميت خاصي برخوردار است. بهترين ساعت براي برگزاري كنفرانس‌هاي مطبوعاتي ساعت 10 صبح می‌باشد. زيرا هم تلويزيون فرصت پيدا می‌کند آن خبر را در شبكه هاي و ساعات مختلف روز بويژه اخبار سراسري ساعت 14 پوشش دهد و هم روزنامه هاي كشور كه اغلب صبحها منتشر می‌شوند فرصت پيدا می‌کنند. خبر را با شرح و بسط بيشتري منتشر کنند.

 

د: تهيه و ارسال متن دعوت: بعد از اينكه زمان مصاحبه مشخص شد می‌بايست دعوتنامه‌اي را تنظيم كرد و در آن از کنندگان رسانه‌ها دعوت کرد تا در روز و ساعت مقرر در محل برگزاري كنفرانس (‌كه آدرس دقيق آن را خواهيد نوشت) حضور يابند. بهتر است در متن دعوتنامه به محورهاي گفت و گو فرد مورد نظر يعني مصاحبه شونده همراه با اسم و سمت اشاره شود. نامه را به سردبير يا دبير سوريس بنويسيد و بعد از فكس و ارسال آن مجدداً پيگيري کرده و شخصاً از خبرنگار و رابطه خبري خواهش نماييد كه در كنفرانس حضور بهم رسانيد‌. چنانچه حضور تلويزيون و شبكه هاي مختلف در كنفرانس مطبوعاتي ضروري است حتماً با مسوولان و خبرنگاران آن شبكه ها در ارتباط باشيد و از آفيش شدن برنامه خود مطمئن شويد. زيرا حضور دوربين تلويزيون با توجه به ويژگي‌ها و مخاطبان گسترده از اهميت بسيار زيادي برخوردار است و به معني اهميت مصاحبه و كنفرانس شما نيز خواهد بود.

 

هـ: ساير تمهيدات:علاوه بر پيش‌بيني تمهيداتي كه در بالابه آن اشاره شد نكات ريز و در عين خال مهمي وجود دارد كه می‌بايست قبل‌، حين و بعد از برگزاري كنفرانس به آنها نيز توجه كرد. از اين قبيل است:

 

1‌- وضعيت نور، سيستم صوتي‌، نظافت‌، تزيين و‌...اتاق كنفرانس را بررسي نماييد.

 

2‌- ضبط صوت‌، دوربين فيلمبرداري و عكاس روابط عمومي را توجيه کرده تا در روز و ساعت كنفرانس حضور داشته باشد. (‌انجام عكاسي، فيلمبرداري و ضبط ضروري است زيرا به عنوان مستندات مي تواند در آينده مورد استفاده قرار گيرد).

 

3‌- فولدرهاي كيف مانندي را طراحي کرده و بروشورها، جداول‌.كاتالوگ‌، تصوير مصاحبه شونده متن مصاحبه‌، كاغذ يادداشت‌، خودكار و‌... را در آن قرار دهيد.

 

ضمناً مي توانيد عكس مصاحبه شونده را در يك فلاپي طراحي کرده و تحويل خبرنگاران دهيد.

 

4‌- به اطلاعات درب ورودي زمان و مكان مصاحبه را اطلاع دهيد تا خبرنگاران براي ورود مشكلي نداشته باشند.

 

5‌- به نزديك‌ترين آژانس تاكس تلفني اطلاع دهيد مقارن با ساعات پاياني كنفرانس تعدادي تاكسي در مقابل سازمان يا شركت شما براي بردن خبرنكاران حضور داشته باشند.

 

6‌- تلاوت آياتي از كلام اله مجيد در ابتداي كنفرانس بر فضاي معنوي كنفرانس خواهد افزود فرد تلاوت‌كننده و قرآن براي اين كار آماده باشد.

 

7- چنانچه كنفرانس مصادف با ناهار يا شام باشد تدابير لازم و پيش‌بيني تعداد شام و افراد سرويس دهنده و مكان آن را بنماييد.

 

8‌- هدايايي به رسم يادبود كه طرح و آرم سازمان شما بر آن نقش بسته باشد خالي از لطف نيست ولي ارزش آن نبايد آنقدر زياد باشد كه تصورات منفي خبرنگاران و‌... را برانگيزد.

 

9‌- دستگاه فكس‌، تلفن و‌... براي استفاده احتمالي خبرنگاران در مجاورت اتاق كنفرانس وجود داشته باشد.

 

10‌- وسايل پذيرايي از قبيل چاي، شيريني‌، ميوه و‌... قبلاً هماهنگ شده باشد ليكن پذيرايي چايي در زمان مناسب و هنگامی‌که دوربين تلويزيون مشغول فيلمبرداري نيست انجام شود.

 

11‌- در هنگام ورود خبرنگاران آنان را بدرستي به محل كنفرانس راهنمايي كنيد در وروديها و اتاقهاي سازمان سرگردان نشوند.

 

12‌- از قبل فرمي تهيه و هنگام ورود خبرنگاران نام، تلفن، فكس و رسانه‌هاي آنها را يادداشت شود.

 

13‌- حتي المقدور منشورهاي 3 وجهي تهيه و اسامی‌کليه روزنامه هاي روي آنها بطرز زيبا نوشته و بر روي ميزها چيده شود‌. تا آنها هنگام مراجعه بر روي صندلي مورد نظر خود قرار گيرند. البته چنانچه تمايل به جا به جايي داشتند اجاره دهيد در هر جا محلي كه دوست دارند قرار گرفته و سپس منشور را در همان محل قرار دهيد. اين امر علاوه بر زيبايي خاص خود نشاندهنده حضور يا عدم حضور کنندگان رسانه‌هاست‌. ضمناً چيدمان منشور را بطور تصادفي قرار دهيد تا از نوع چيدن آن تبعيض آميز بنظر نيايد.

 

14‌- تعداد افراد دعوت شده را از قبل پيش‌بيني كنيد و چنانچه صندلي به تعداد كافي نيست‌، آن را تأمين نماييد.

 

15‌- چنانچه رسانه اي در كنفرانس حضور نداشت بعد از پايان كنفرانس متن مصاحبه را برايش ارسال نماييد.

 

16‌- از خبرنگجارن و رسانه‌هايي كه در انعكاس خبر شما تلاش کرده اند در روزهاي بعد بطور مكتوب يا شفاهي تشكر نماييد.

 

17- در هنگام ورود‌، برگزاري و خروج در كنار آنها باشيد، خودتان را به آنها معرفي كنيد، خبرنگاران را كه نمی‌شناسيد با آنها آشنا شويد و در مجموع ارتباط گرم و صميمانه اي را با آنها برقرار نماييد.

 

18‌- متن مصاحبه را به مجلات و هفته‌نامه‌هاي ذي ربط كه قبلاً دعوت نشده اند ارسال کرده و از اينكه امكان دعوت آنها وجود نداشته عذر خواهي نماييد".

 

دستور العمل برگزاري کنفرانس خبری

 

دستور العمل زیر نیز برای مصاحبة عمومي (کنفرانس خبری‌) با کنندگان وسايل ارتباط جمعي در کتاب "چگونه روابط عمومی کنیم؟" ارایه شده است:

 

• اطلاع و کسب دستور از مدير

 

• مذاکره با افراد مربوط

 

• تنظيم برنامه (‌وقت با توجه به برنامه هاي ديگر تعيين می‌شود‌)

 

• انتخاب محل مصاحبه و توجه به:

 

الف: ميز و صندلي ها

 

ب: ميکروفن و ضبط صوت

 

پ: نور سالن

 

ت: محل نشستن مصاحبه شونده

 

ث: بيوگرافي مصاحبه شونده

 

ج: مترجم

 

چ: متن ها و عکس هاي لازم احتمالي

 

ح: عکاس موسسه

 

خ: يادداشت و مداد

 

د: تنگ و ليوان آب و زير سيگاري

 

ذ: پذيرايي قبل از شروع

 

ر: تلفن هاي خارج از سالن مصاحبه براي خبرنگاران

 

• تهية ليست خبرنگاران:

 

الف: مطبوعات

 

ب: سازمان راديو و تلويزيون و وزارت فرهنگ و هنر

 

پ: خبرگزاريها (‌خارجي در صورت لزوم‌)

 

ت: کانون خبرنگاران عکاس

 

• افراد ديگري هم لازم است که دعوت شوند‌؟

 

الف: از موسسه

 

ب: از خارج آن

 

• چه کسي مصاحبه شونده را معرفي خواهد کرد‌؟

 

• هنگام چاپ کارت يا دعوتنامه (‌فارسي‌، فرانسه يا انگليسي‌؟‌) به اين نکات دقت شود:

 

الف: نام مصاحبه شونده و عنوان رسمي او

 

ب: موضوع مصاحبه

 

پ: ساعت‌، روز و محل

 

• ارسال کارت يا دعوتنامه

 

• پيگيري و اطمينان از رسيدن کارت به دست خبرنگاران

 

• تعيين مسوول ضبط

 

• ياد آوري به خبرنگاران خبرگزاريهاي پارس وراديو در مورد دستگاه ضبط صوت

 

• اطلاع به مسوول مربوط براي آمادگي و نظافت

 

• روز قبل از مصاحبه:

 

الف: بازديد سالن و اطمينان از تهية آنچه در رديف شمارة4 آمده است‌.

 

ب: تماس با خبرنگاران‌، تا از پيش خبر مصاحبه را چاپ کنند‌.

 

پ: ارسال فهرست دعوت شدگان براي نگهباني موسسه

 

ت: يادآوري به مسوولان براي در نظر گرفتن پارکينگ جهت اتومبيل هاي دعوت شدگان

 

ث: آزمايش ميکروفن و ضبط صوت

 

• در روز مصاحبه:

 

الف: بازديد نهايي سالن

 

ب: تماس با نگهباني و مسوول پارکينگ

 

پ: استقرار مأمور در نقاط لازم بري راهنمايي دعوت شدگان

 

ت: پذيرايي تدريجي از دعوت شدگان

 

ث: راهنمايي آنها به سالن مصاحبه و استقرار

 

ج: يادداشت اسامي دعوت شدگاني که حضور به هم نرسانده اند

 

چ: معرفي مصاحبه شونده توسط مقام مسوول

 

ح: شروع مصاحبه و توزيع عکس اگر لازم باشد‌.

 

• ورود به سالن در مدت مصاحبه ممنوع خواهد بود مگر در موارد اضطراري

 

• مشايعت مصاحبه شونده پس از اتمام برنامه تا در خروجي

 

• اتومبيل روابط عمومي براي بازگشت در اختيار خبرنگاراني گذارده می‌شود که عجله دارند‌.

 

• پياده کردن نوار مصاحبه و ترجمة تدريجي در صورتي که به زباني غير از فارسي است‌.

 

• ارسال نسخة اول متن مصاحبه براي مدير در صورت لزوم

 

• تهية خلاصه براي مطبوعات صبح يا عصر با توجه به ساعت مصاحبه

 

• بازديد نسخة اول عکس هاي مصاحبه

 

• ارسال متن کامل مصاحبه و عکس ها براي مسوولان وسا ئل ارتباط جمعي

 

• تماس با مقامات سازمان راديو وتلويزيون به منظور حصول اطمينان از کيفيت نوار و فيلمي که تهيه شده است‌.

 

• مطالعة بريده جرايد روز بعد و تکميل پرونده امر با ذکر ساعت و دقيقه اي که خبر از راديو و تلويزيون پخش شده‌.

 

• تشکر تلفني از خبرنگاران و نويسندگان براي مصاحبه‌هاي بزرگ و مهم‌.

 

• تهية خلاصه مصاحبه (‌و کامل آن در صورت لزوم‌) و عکس براي بولتن موسسه‌.

 

• تماس با متصدّي فيلم هاي خبري وزارت فرهنگ و هنر‌.

 

• ثبت شمارة فيلم خبري و تاريخي که در سينما ها به معرض نمايش گذارده شده در پرونده‌.

 

• ذکر فعاليت در گزارش ماهانه روابط عمومي ".

 

مديريت كنفرانس خبري

 

به بیانی ساده تر و کامل تر اقدامات كنفرانس خبري را به شرح زیر می توانیم یادآوری می کنیم:

 

الف: قبل از برگزاري

 

- جمع‌آوري اطلاعات پيرامون موضوع كنفرانس

 

- تهيه پيش خبر برگزاري كنفرانس

 

- تهيه دعوت نامه و ارسال به رسانه‌ها (زمان ـ مكان، مصاحبه شونده و‌... لحاظ شود).

 

- تزيين سالن و بررسي تجهيزات مكان برگزاري كنفرانس (نور ـ صدا ـ تهويه)

 

- تهيه وسايل اياب و ذهاب

 

- پيگيري تلفني دعوت ‌نامه‌هاي خبرنگاران

 

- تهيه گزارش كنفرانس جهت مصاحبه شونده

 

- تهيه اطلاعات خبرنگاران و ارائه به مصاحبه شونده

 

- مشخص كردن کارشناس رابط خبرنگاران جهت پاسخگويي به خبرنگاران

 

- تدارك تجهيزات ارتباطي در جنب كنفرانس جهت خبرنگاران

 

(‌اتاق خبرنگاران + تلفن + فكس + اينترنت + موبايل+ تايپ)

 

- تهيه اطلاعات، برشور، فكس در ارتباط با موضوع مصاحبه جهت ارائه به خبرنگاران

 

- مشخص شدن زمان مصاحبه (بين ساعات 9 تا 12 صبح) بهترين زمان براي كنفرانس خبري است)

 

- مشخص شدن مكان مصاحبه (ميز U بهترين نوع آرايش براي كنفرانس خبري است).

 

ب: حين برگزاري

 

- فيلمبرداري (تصير برداري)

 

- عكسبرداري

 

- صدابرداري

 

- پذيرايي

 

- راهنمايي خبرنگاران به محل كنفرانس

 

- راهنمايي خبرنگاران به اتاق خبرنگاران

 

- معرف مصاحبه شونده

 

ج: بعد از برگزاري

 

- تهيه بريده جرايد

 

- تهيه برنامه‌هاي خبري و تحليل و تصويرهاي راديويي و تلويزيوني كنفرانس

 

- تهيه گزارش مكتوب كنفرانس (به همراه تجزيه و تحليل)

 

- تشكر كتبي و شفاهي از خبرنگاران حاضر در كنفرانس

 

- تهيه گزارش تصويري از كنفرانس

 

- تهيه خبر و ارسال به رسانه‌هايي كه حضور نيافته‌اند.

 

عکس‌هایی از نشست‌های خبری اتاق بازرگانی و صنایع و معادن تهران

 

 

 

 

تحلیل

یک کارشناس روابط عمومی می‌تواند در این بخش نقش بسیار بارزی را ایفا کند. هماهنگی بین پرسنل این بخش از سازمان برای همکاری بهتر و ارائه اطلاع‌رسانی مطلوب از وظایف مهم یک کارشناس روابط عمومی است که بخواهد در این حوزه فعالیت کند.به عنوان مثال در زمانی که کنفرانس‌ها یا نشست‌های مطبوعاتی برگزار می‌شود نقش یک کارشناس روابط عمومی در این بخش روشن‌تر می‌شود یعنی یک کارشناس روابط عمومی به عنوان یک سکاندار این حوزه باید کلیه افراد و شرح وظایف آنها را مشخص کند مانند وظیفه خبرنگار، وظیفه مسوول سایت سازمان، وظیفه عکاس و... که درست انجام دادن وظیفه هر یک از آنها در بالابردن سطح کیفی روابط عمومی آن سازمان نقش بسیار بزرگی را ایفا می‌کند. فردی که با مدرک کارشناسی وارد بخش روابط عمومی این سازمان می‌شود از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. هرچند به او مسوولیت بزرگی داده می‌شود اما اگر این فرد مدیریت درست و مدبری داشته باشد، اجرای این مسوولیت با همکاری افراد بخش روابط عمومی بهتر و آسان‌تر خواهد بود. در اتاق بازرگانی تهران مدیر بخش روابط عمومی جناب آقای طاهری می‌باشد که ایشان در ایفای نقش مدیریتی‌شان بسیار توانا و ماهر هستند. اینجانب در محیط روابط عمومی این سازمان در رابطه به یک روابط عمومی موفق مسائل بسیاری آموختم و از جناب آقای طاهری مدیر روابط عمومی اتاق بازرگانی تهران نهایت سپاسگزاری را دارم که نسبت به اینجانب عنایت داشتند.