ارتباط و رسانه

توضیحات

منتشر شده در پنج شنبه, 13 تیر 1392 09:08

نوشته شده توسط مجتبی ملاپور

بازدید: 917

 تشريح جريان فرآيند كار 

1- اطلاع‌رساني :

الف- جستجو، جمع‌آوري،‌ تجزيه و تحليل و نتيجه‌گيري و ارائة پيشنهادهاي كارشناسانه، اخبار، اطلاعات، گرايش‌ها و رويه‌ها از محيط داخل سازمان و اطلاع آن به مديريت سازمان.

ب- جمع‌آوري اخبار، اطلاعات، عملكردها، برنامه‌ها و ديدگاه‌هاي سازمان و مديريت سازمان و انتقال آن از طريق ارتباطات جمعي، گروهي و فردي به عموم مردم و مخاطبان ويژه سازمان. در اينجا بايد مدير سازمان، مدير روابط عمومي و كارشناسان آن بايد حق پرسش كليه شهروندان و حق مطلع شدن مردم را باور كنند و مدافع اين نگرش جوامع نوين و مردم سالار باشند كه اطلاعات حق مردم است و همگان بايد آسان، سريع و كامل و شفاف به آن دسترسي داشته باشند. نظام اطلاع‌رساني شفاف، جدي و صادق را پي‌ريزي كنند. اطلاع‌رساني شفاف زمينة شكل‌گيري هدف اصلي روابط عمومي يعني تفاهم است.

2- تبليغ و ترغيب: دومين وظيفة روابط عمومي‌ها، ترغيب، تشويق و مجاب‌سازي، متقاعدسازي و انگيزه‌دهي است. اين وظيفه نيز فنون و شيو‌ه‌هاي خاص خود را داراست. روابط عمومي در اين مبحث به ارتباط يكطرفه و تزريق ديدگاه‌ها و خواستهاي سازمان برنمي‌آيد بلكه رابطه صادقي است بين منافع سازماني و خصوصي و منافع عمومي و همگان.

3- مشاركت‌جويي، همگرايي و بهينه‌سازي امور : كوتاه كردن فاصله بين مديران سازمان و همه افراد، اشخاص، سازمان‌ها و نيروهاي درون و برون‌سازماني و جلب و جذب حمايت‌هاي آنها در پشت سر مديريت سازمان جهت ايجاد فضاي مشاركت و روح جمعي جهت تحقق اهداف سازماني از وظايف روابط عمومي است.

سازمان‌ها همانند افراد و اشخاص جامعه، از طريق مشاركت در امور عمومي و مديريت امور عمومي مرتبط با سازمان و از ميان برداشتن بخشي از مشكلات جامعه بايد به وظايف و تكاليف شهروندي خويش بپردازند. تا بتوانند از حمايت‌ افكار عمومي و مخاطبان مورد نظر خود برخوردار شوند و با كسب اعتبار و مقبوليت عامه راحتتر در دستيابي به اهداف خويش حركت كنند.

روابط عمومي از طريق افكار سنجي‌ها، فعاليت‌هاي پژوهشي، خواست‌ها و علايق نيازهاي مخاطبان سازمان و

افكار عمومي جامعه در زمينه كار خود را سنجيده و آن را به اطلاع‌ مديريت سازمان رسانده و با اقدامات تصميم‌سازي، امكان تصميم‌گيري درست را ازسوي مسئولين فراهم سازند.

ويژگي هاي مهارتي

در ارتباط با دارا بودن ويژگي اي نظير كسب مهارت تجربي مي توان اشاره كرد كه مهارتا عمدتا به دو دسته عمومي و تخصصي تقسيم مي شوند. مهارتهاي تجربي عمومي آن دسته هستند كه شخص براي آنها آموزش مي بيند مثل آموزش ضمن تحصيل (كارورزي) و مهارتهاي تجربي تخصصي آن دسته اند كه فرد بعد از آموزش ديدن در آن زمينه كاركرده و كسب تجربه مي نمايد.

دانش و استعدادهاي مورد نياز

علم مديريت: علم شناخت استعدادهاي انساني و انطباق با نيازهاي اداري است. علم مديريت علمي است كه در آن يك مدير بايستي روي استعدادهاي انساني شناخت پيدا كند و آنها را با نيازهاي اداري انطباق دهد. چرا كه به هر حال در هر سازمان مسطح يا بلند (در صفحات قبلي توضيح مربوط به آنها ارايه گرديده) انتخاب نيروي ماهر از طريق مدير احتياج به توجهات و فاكتورهاي خاصي دارد. در واقع به عنوان يك مدير، بايستي نوع كار، ميزان و ارتباطات برون سازماني نيز مورد توجه ما باشد و از طرفي هم شخصيت فردي، جمعي، اعتقادي و علمي فرد را كه قرار است انتخاب كنيم، بايد مورد توجه قرار دهيم.

يك مدير بايستي جهت كادر روابط عمومي تلاش كند كه صرفا از كساني استفاده نمايد كه داراي اطلاعات و تخصص هاي كافي نسبت به روابط عمومي و يا حتي رشته هاي مرتبط با اين موضوع مثلا ارتباطات داشته باشد. بهترين انتخابها مي تواند از بين فارغ التحصيلان روابط عمومي بوده و حالا اگر اين افراد دامنه اطلاعاتشان گسترده تر باشد و حتي نام مراكز و نوع فعاليتهاي آن مراكز كه در راستاي ارتباطات مردمي و مردم داري و خدمات مردمي داشته باشد، را نيز بدانند، مزيتي برتر محسوب خواهد گشت.

توانايي جسمي:

به نوع كار بستگ دارد يك مدير با شناسايي نوع كار و سختي كار و توانايي هاي جسمي، كارشناسي را كه براي آن كار انتخاب مي كند، سنجيده و تست مي نمايد.

توانايي روحي و رواني: تاثير مهمي به نقش كار دارد

انسان داراي نيازهاي روحي و رواني مختلفي است كه به طور ويژه در كلان شهرها به تنهايي قادر به رفع آنها نمي باشد، از اين رو نياز به تاسيس و ايجاد مراكز و بنگاه هاي تخصصي در اين خصوص مي باشد تا به نيازهاي روحي و معنوي انسانها و سوالات مطروحه پاسخ داده شود. لذا توجه به توانايي هاي روحي و رواني فرد در انتخاب كار از نظر مديريتي، به ويژه براي كارهاي مردم اداري (روابط عمومي) بسيار نقش مهمي را دارا مي باشد.

سختي و پيچيدگي كار در روابط عمومي

به قولی معروف، روابط عمومی نزد مخاطبان وکیل مدافع سازمان و نزد مدیران سازمان، مدعی  العموم مردم است اما درست همین نقطه محل چالش است. چگونه می توان در بعد اطلاع رسانی این دو را یکجا جمع کرد. به نحوی که با تعیین مرزی هم رسالت حرفه ای روابط عمومی در شفافیت و اطلاع رسانی حفظ شود و هم مدیر دستگاه از افشای برخی اطلاعات سازمان خشمگین نگردد.

روابط عمومی ها با اشراف کامل به مسایل و اطلاعات سازمانها در این بین وظیفه حرفه ای خود می دانند که موضوعات مورد نیاز مخاطبان را به طور شفاف تا مرز اقناع به ایشان منعکس و در عین حال حد و مرزها و خطوط قرمز را نیز حفظ کنند، اما آیا می توانند در این کار توفیق کاملی داشته باشند؟ موضوع نارضایتی و دلخوری رسانه ها از اطلاع رسانی ضعیف و ناکافی دستگاهها از کجا نشات می گیرد؟ روابط عمومی ها چگونه باید بین آنچه که مخاطبان را اقناع می کند در برابر حریمی که خود بدان قائلند و یا از آن سخت گیرتر مدیران سازمانها در نظر دارند گزینش درستی صورت دهند؟ در صورت بروز اشتباه آسیب و خسارت متوجه چه کسی خواهد بود؟

پیامد سختگیری در انعکاس اخبار و اطلاعات، بروز پدیده نامیمون منابع غیر رسمی اطلاعات در بدنه سازمانهاست به این علت که رسانه ها برای بدست آوردن جزئیات خبر وقتی از روابط عمومی دستگاه  و منابع رسمی نا امید می شوند به سراغ منابع غیر رسمی در درون سازمانها می روند و این امر پیدایش باندهای خبری و اطلاعاتی را در سازمانها موجب می گردد و از طرفی روابط عمومیها را از وجاهت در درون دستگاه خلع نموده به حاشیه می راند.

 آنچه مسلم است شفافیت در اطلاع رسانی، جزو ذات حرفه روابط عمومی است اما هنگامی که روابط عمومی در جریان ارتباط با مدیر دستگاه مطابق با مشی مورد نظر او حرکت کند، مخاطبان به دلیل قرار گرفتن او در قالب مدیر سازمان به کیفیت اطلاع رسانی او با دیده تردید خواهند نگریست و آن را غیر شفاف و مبهم خواهند دانست و در صورت ناهماهنگی با مشی مدیر دستگاه بین این دو اصطحکاک به وجود خواهد آمد و این تنش ادامه

خواهد داشت تا جایی که یکی از این دو عرصه را به نفع دیگری خالی کند که تجربه نشان داده در این گیرو دار نهایتا روابط عمومی ها به لحاظ موضع ضعیف تر قربانی سلیقه و دیدگاه مدیران سازمانها می شوند و به جای شفاف سازی توجیه گر رفتار و عملکرد سازمان خود می شنوند.

نكات مربوط به قوانين و مقررات انجام كار :

تدوین مقررات لازم در حوزه روابط عمومی ، کلید رشد روابط عمومی ها است

تدوین قوانین و مقررات مناسب ومتناسب با حرفه روابط عمومی و فراهم کردن بسترهای لازم برای آموزش مستمر برای شاغلان کلید راه تعالی روابط عمومی هاست

واقعیت این است که دانش روابط عمومی از زمانی که وارد کشورمان شده تاکنون مطابق با سایر بخش ها پیش نرفته ، به گونه ای که اگر برخی سازمانهای پیشرو را مستثنی کنیم به این حرفه کماکان به عنوان یک واحد بیشتر خدماتی که وظیفه ای جز پاسخگویی به تلفن ها ، خواندن روزنامه، چسباندن پلاکارد و بنر و بزرگداشت مراسم ها و مناسبتها و تبریک ها و تسلیت ها و... ندارند، نگریسته می شود. هرچند شاید در نگاه نخست این برنامه ها و فعالیت ها در بسیاری از سازمان ها و نهادها ضروری و بایسته است اما با تغییر نگرش ها و پیشرفت فناوری این فعالیت ها از دوش روابط عمومی ها گرفته شده و به بخش های خدماتی با نظارت روابط عمومی ها واگذار شده است و حتی در برخی از کشورها نظارت بر این بخش نیز از عهده روابط عمومی ها برداشته شده است .
وی ادامه داد: البته چندی است که فعالیت های قابل توجهی برای تقویت بنیه علمی روابط عمومی صورت گرفته و به واقع دیده می شود که بسیاری از روابط عمومی ها نیز در این عرصه و تبدیل یک روابط عمومی تصدی گرا به روابط عمومی تفکرگرا تلاشهای قابل تحسینی از خود نشان داده اند اما تا رسیدن به روابط عمومی ایده آل راه بسیار است.

مشکلات موجود در روابط عمومی ها را می توان به چهار بخش کلی تقسیم کرد در بخش نخست دیده می شود که متاسفانه نگاه کلی به روابط عمومی ها یک نگاه سطحی و کوته بینانه است به گونه ای که در حال حاضر به هر فردی که خوب صحبت می کند و در برقراری ارتباطات موفق تر است لقب برخورداری از روابط عمومی خوب داده می شود اما واقعیت این نیست و این نگرش متاسفانه روابط عمومی ها رااز منظر مدیران به یک بخش خدماتی

سوق داده است ، البته هستند بسیاری از مدیران و همکاران که نگاه منطقی و تخصصی به روابط عمومی دارند اما تعداد این افراد اندک است و این نگاه باعث شده که هر کسی در هر رده ای به خود اجازه دهد در کار روابط عمومی ها دخالت کند و نظر دهد.

مشکل دیگر در روابط عمومی ها نحوه انتخاب مدیران روابط عمومی ها است متاسفانه دیده می شود که مدیرانی برای روابط عمومی ها انتخاب و گزینش می شوند که از تخصص کامل و کافی برای این بخش برخوردار نیستند و بسیار اتفاق افتاده که صرفا بجای ضابطه رابطه حاکم بوده است .

مشکل بعدی عدم حمایت از روابط عمومی هاست . متاسفانه مدیران و روسا برخی از سازمانها و نهادها از عملکرد و فعالیت های روابط عمومی ها حمایتی مشابه سایر بخش های تخصصی و فنی بعمل نمی آورند این موضوع هم باعث کاهش قدرت مدیران روابط عمومی ها می شود و هم سطح مدیران روابط عمومی را نسبت به سایر مدیران پائین می آورد که این باعث تضعیف ارتباطات انسانی وموقعیت اجتماعی سازمان می شود .

کار در روابط عمومی ها برخلاف سایر بخش ها انتظار کشیدن برای پاسخگویی و ارجاع نامه ها نیست وبرای رفع این مشکل باید بروکراسی های اداری را از روابط عمومی ها دور کرد.

تغییر نگاه مدیران ، کارشناسان و روسای سازمان ها به عملکرد روابط عمومی ها ، ایجاد سازو کار درست و منطقی برای انتخاب مدیران ، حمایت همه جانبه مدیران ارشد از روابط عمومی ها و همچنین برای برنامه ریزی آموزشی سطوح مدیریت و کارشناسی بخش روابط عمومی برای تقویت بنیه علمی و تجربی کارکنان شاغل در روابط عمومی تاثیر بسزایی را بدر بهبسازی نقش روابط عمومی ها خواهد گذاشت.

نويسنده : مجتبی ملاپور

این کاربر 1 مطلب منتشر شده دارد.