روابط عمومی 3

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط عباس عشقی لیواری

بازدید: 691

تفاوت‌ بين‌ روابط عمومي‌ و تبليغات‌ :

يكي‌ از موضوعات‌ مهم‌ براي‌ كساني‌ كه‌ به‌ كار روابط عمومي‌ اشتغال‌ دارند، تفكيك‌ بين‌ تبليغات‌ وروابط عمومي‌ است‌. اگر اينان‌ بدون‌ ملحوظ داشتن‌ وجوه‌ افتراق‌ تبليغات‌ با روابط عمومي‌ به‌فعاليت‌هاي‌ خود رنگ‌ تبليغات‌ بدهند، به‌ سمت‌ فعاليتهايي‌ گرايش‌ خواهند يافت‌ كه‌ تفاوت‌ اساسي‌ با ماهيت‌ فعاليتهاي‌ روابط عمومي‌ دارد. بايد توجه‌ داشت‌ كه‌ اين‌ تفاوت‌ در واقع‌ از سلطه‌جويي‌ بر مخاطب‌ در فعاليتهاي‌ تبليغي‌ تا ايجاد ارتباط متقابل‌ و مبتني‌ بر گفت‌ و گو با مخاطب‌ در فعاليت‌هاي‌ روابط عمومي‌ توسعه‌ پيدا مي‌كند. بنابراين‌ رفع‌ ابهام‌ و مشخص‌ كردن‌ تفاوت‌هاي‌ روابط عمومي‌ باتبليغات‌ براي‌ شاغلين‌ روابط عمومي‌ بسيار ضروري‌ است‌. توجه‌ به‌ اين‌ نكته‌ اساسي‌ ضروري‌ است‌ كه‌ كاركنان‌ روابط عمومي‌ با حركت‌ به‌ سمت‌ تبليغات‌ از ارتباطات‌ مشاركت‌آميز به‌ سمت‌ «ارتباطات‌ سلطه‌آميز» گام‌ بر مي‌دارند و گام‌ به‌ گام‌ از فلسفه‌ روابط عمومي‌ كه‌ همانا مردمداري‌ است‌، دور مي‌شوند.

تعريف‌ و ويژگيهاي‌ روابط عمومي‌

براي‌ رسيدن‌ به‌ وجوه‌ افتراق‌ بين‌ روابط عمومي‌ و تبليغات‌ لازم‌ است‌ در ابتدا تعريف‌ آنها را بررسي‌كنيم‌. جي‌. اي‌. گرونيك‌ نظريه‌ پرداز معاصر، روابط عمومي‌ را مديريت‌ بين‌ يك‌ سازمان‌ و كساني‌مي‌داند كه‌ با آن‌ سروكار دارند. از طرفي‌ در تعريف‌ روابط عمومي‌ مي‌توان‌ گفت‌: روابط عمومي‌مجموعه‌اي‌ از عمليات‌ ارتباطي‌ آگاهانه‌ و مبتني‌ بر تحقيق‌ و برنامه‌ است‌ كه‌ با استفاده‌ از شيوه‌هاي‌ علمي‌و هنري‌ به‌ دنبال‌ اطلاع‌رساني‌ به‌ مردم‌ و اطلاع‌يابي‌ از آنان‌، تجزيه‌ و تحليل‌ گرايش‌هاي‌ مخاطبان‌ و افكارعمومي‌ به‌ منظور جلب‌ نظر، تفاهم‌ و حمايت‌ مستمر از مخاطبان‌ با كاربرد تكنيكها و ابزارهاي‌ ارتباطي‌نوشتاري‌، گفتاري‌، ديداري‌ و شنيداري‌ است‌. دقت‌ در اين‌ تعريف‌ نشان‌ مي‌دهد كه‌ روابط عمومي‌ بيشترمتكي‌ بر مخاطب‌ و ديدگاههاي‌ اوست‌ و اين‌ مخاطب‌ است‌ كه‌ سهم‌ عمده‌اي‌ را در برنامه‌ريزي‌هاي‌روابط عمومي‌ و تعيين‌ اشكال‌ ارتباط با خود دارد.

روابط عمومي‌ مطلوب‌ :

يك‌ روابط عمومي‌ كه‌ در پي‌ كسب‌ مطلوبيت‌ كامل‌ است‌، بايستي‌ چند اصل‌ مهم‌ را مدنظر قرار دهد.در اين‌ قسمت‌ به‌ تبيين‌ اصولي‌ كه‌ براي‌ رسيدن‌ به‌ اين‌ هدف‌ لازم‌ است‌، مي‌پردازيم‌.

توجه‌ به‌ اصول‌ اخلاقي‌ :

يك‌ روابط عمومي‌ كارآمد براي‌ سلامت‌ حرفه‌اي‌ خود، ناگزير از رعايت‌ اصول‌ اخلاقي‌ حرفه‌ روابطعمومي‌ و تدوين‌ آئين‌نامه‌هاي‌ رفتاري‌ در روابط عمومي‌ است‌. بطور كلي‌، بعضي‌ از صاحبنظران‌، تدوين‌اصول‌ اخلاقي‌ روابط عمومي‌ را به‌ سه‌ دليل‌ لازم‌ مي‌دانند :

1. ارائه‌ راهنماي‌ عمل‌ براي‌ كارگزاران‌ روابط عمومي‌.

2. وجود ميزاني‌ براي‌ تطبيق‌ انتظارات‌.

3. ايجاد امكان‌ تميز دادن‌ روابط عمومي‌ از ساير فعاليتها.

بعضي‌ از اصول‌ پيشنهادي‌ براي‌ تدوين‌ نظامنامه‌ اخلاقي‌ روابط عمومي‌ در ايران‌، عبارتست‌ از:

1. عدم‌ استفاده‌ از دروغ‌، دلايل‌ ظاهر فريب‌ و مستندات‌ تحريف‌ شده‌ در فعاليتهاي‌ ارتباطي‌.

2. مواجهه‌ با مخاطبان‌، همكاران‌ و مديران‌ برحسب‌ موازين‌ اخلاق‌ و انصاف‌.

3. رازداري‌ و حفظ اسرار سازمان‌ و مخاطبان‌.

4. خودداري‌ از نشر اطلاعات‌ كذب‌ و خلاف‌ واقعيت‌ و دادن‌ تعهد مبني‌ بر انجام‌ تحقيق‌ و كسب‌اطمينان‌ در مورد صحت‌ مطالب‌ قابل‌ انعكاس‌.

5. دادن‌ تعهد مبني‌ بر عدم‌ دريافت‌ هدايا يا حق‌الزحمه‌ از مخاطبان‌ يا شركتهاي‌ تبليغاتي‌.

6. خودداري‌ از جريحه‌ دار ساختن‌ احساسات‌ عمومي‌.

7. اقناع‌ مخاطب‌ صرفا با حكمت‌ و موعظه‌ نيكو.

8. ايمان‌ به‌ حقانيت‌ مخاطب‌ و داشتن‌ رفتار اخلاقي‌ با مخاطبان‌.

9. عدم‌ توسل‌ به‌ ترفندهاي‌ تبليغاتي‌ براي‌ فريت‌ افكار عمومي‌.

10. پرهيز از تطميع‌ يا تهديد رسانه‌ها در مورد دادن‌ آگهي‌ يا قطع‌ آن‌.

توجه‌ به‌ روابط عمومي‌ بين‌المللي‌ :

از يك‌ نظر مي‌توان‌ فعاليتهاي‌ روابط عمومي‌ را به‌ سه‌ بخش‌ داخلي‌ (درون‌ سازماني‌)، خارجي‌ (برون‌سازماني‌) و بين‌المللي‌ تقسيم‌ كرد. با اين‌ تقسيم‌بندي‌، يك‌ روابط عمومي‌ كارآمد، بايد بتواند در هر سه‌بخش‌، كارآمدي‌ و بازدهي‌ لازم‌ را داشته‌ باشد.

با اين‌ وصف‌، آنچه‌ را كه‌ از يك‌ رابطه‌ عمومي‌ كارآمد در بعد بين‌المللي‌ انتظار مي‌رود، مي‌توان‌ درتوليد فرآورده‌هاي‌ فرهنگي‌ جهت‌ دار و مبتني‌ بر فعاليتهاي‌ توسعه‌اي‌ خلاصه‌ كرد.

كارآيي‌ روابط عمومي‌ داخلي‌ :

از جمله‌ ابعاد بسيار مهم‌ روابط عمومي‌، روابط عمومي‌ داخلي است‌. در روابط عمومي‌هاي‌ناكارآمد، گرايش‌ اصلي‌ به‌ سمت‌ بيرون‌ از سازمان‌ است‌، در حالي‌ كه‌ در روابط عمومي‌ كارآمد، روابطعمومي‌ داخلي‌ از اهميت‌ نسبتٹ بيشتري‌ برخوردار است‌; چرا كه‌ اگر آثار عملكرد روابط عمومي‌ بتواندكاركنان‌ سازمان‌ را جلب‌ و اقناع‌ كند، در كارآيي‌ و عملكرد بيشتر آنان‌، افزايش‌ بهره‌وري‌ سازماني‌، جلب‌ وتأمين‌ رضايت‌ ارباب‌ رجوع‌، ايجاد تفاهم‌ بيشتر بين‌ مديريت‌ و كاركنان‌ و افزايش‌ هميت‌ سازماني‌ مؤثرواقع‌ خواهد شد و در نهايت‌ هر يك‌ از كاركنان‌ را به‌ مبلغي‌ براي‌ سازمان‌ تبديل‌ خواهد كرد.

اطلاع‌يابي‌ :

گرچه‌ اطلاع‌رساني‌ اصولي‌ از ويژگي‌هاي‌ روابط عمومي‌ كارآمد است‌، ليكن‌ در مفهوم‌ نوين‌ روابط عمومي‌، آنچه‌ اولويت‌ بيشتري‌ دارد، اطلاع‌يابي‌ است‌. به‌ عبارت‌ ديگر، روابط عمومي‌ به‌ جاي‌ اين‌ كه ‌مدام‌ از طرف‌ سازمان‌ براي‌ مردم‌ پيام‌ و اطلاع‌رساني‌ كند، سعي‌ دارد نگاه‌ مردم‌ را به‌ سازمان‌ تفسير كرده‌ وآن‌ را در اختيار مديريت‌ سازمان‌ قرار دهد و لذا اطلاع‌يابي را بر اطلاع‌رساني ترجيح‌ مي‌دهد.

مهمترين‌ شيوه‌ اطلاع‌يابي‌ از افكار عمومي‌، سنجش‌ افكار عمومي‌ است‌. در يك‌ روابط عمومي‌كارآمد اين‌ اقدام‌ از اهميت‌ بسياري‌ برخوردار بوده‌ و بخش‌ مستقلي‌ براي‌ آن‌ منظور مي‌شود.

همچنين‌ اجراي‌نظام‌ پيشنهادها براي‌ آگاهي‌ از نقطه‌ نظرات‌ اصلاحي‌ كاركنان‌ و اقشار مختلف‌ مردم‌به‌ جاي‌ شيوه‌ سنتي‌ و ناكارآمد جمع‌آوري‌ پيشنهادها از طريق‌ صندوق‌هاي‌ نصب‌ شده‌ در ساختمانها، تحليل‌ محتواي‌ مطبوعات‌ و تحليل‌ تماسها و مكاتبات‌ مردمي‌، مجاري‌ ديگر اطلاع‌يابي‌ از افكار عمومي‌داخل‌ و بيرون‌ از سازمان‌ است‌.

اولويت‌ ارتباطات‌ مردمي:

ارتباطات‌ مردمي‌ به‌ عنوان‌ اصيل‌ترين‌ اقدام‌ در روابط عمومي‌ به‌ عنوان‌ هنر و علم‌ مردمداري‌، ازويژگي‌هاي‌ عمده‌ روابط عمومي‌ كارآمد است‌. در اينگونه‌ روابط عمومي‌ها، ارتباطات‌ مردمي‌ هم‌ دردرون‌ و هم‌ در بيرون‌ سازمان‌ از اولويت‌ برخوردار بوده‌ و داراي‌ اشكال‌ متفاوتي‌ است‌.

برگزاري‌ جلسات‌ پرسش‌ و پاسخ‌ بين‌ كاركنان‌ و مديريت‌ و اقشار مختلف‌ مردم‌ بويژه‌ مخاطبان‌ خاص‌سازمان‌ با مديريت‌ و برگزاري‌ جلسات‌ بحث‌ آزاد به‌ همين‌ شكل‌، حضور غير رسمي‌ مسئولان‌ در بين‌كاركنان‌ از جمله‌ بهنگام‌ صرف‌ ناهار يا اقامه‌ نماز و ... و همچنين‌ حضور مسئولان‌ سازمان‌ در بين‌ مخاطبان‌خاص‌، مي‌توانند برخي‌ شكل‌هاي‌ ارتباطات‌ مردمي‌ را فراهم‌ سازند. همچنين‌، در يك‌ روابط عمومي‌كارآمد، راهنمايي‌ صحيح‌ ارباب‌ رجوع‌ بسيار مهم‌ است‌. اينك‌ ديگر، راهنمايي‌ ساده‌ ارباب‌ رجوع‌ آن‌ هم‌گهگاه‌ با گماردن‌ نيروهاي‌ حراست‌ در مبادي‌ ورودي‌ سازمانها، در روابط عمومي‌ قابل‌ قبول‌ نيست‌.

بنابراين‌ يك‌ روابط عمومي‌ كارآمد بويژه‌ با استفاده‌ از رايانه‌ مي‌تواند در مبادي‌ ورودي‌ سازمان‌ به‌ بسياري‌از نيازهاي‌ اطلاعاتي‌ ارباب‌ رجوع‌ پاسخ‌ داده‌ و به‌ شكل‌ صحيحي‌ آنان‌ را هدايت‌ كند. بي‌ترديد، ايفاي‌اين‌ نقش‌ از روابط عمومي‌، آن‌ را در كمك‌ به‌ تأمين‌ رضايت‌ مردم‌ از نظام‌ اداري‌ كشور، ارائه‌ چهره‌ مثبت‌ ازسازمان‌ و جلوگيري‌ از اتلاف‌ وقت‌ ارباب‌ رجوع‌ ياري‌ مي‌دهد.

نكته‌ ديگري‌ را كه‌ بايد در اينجا خاطر نشان‌ ساخت‌، مكان‌ يابي‌ منطقي‌ و اصولي‌ براي‌ روابط عمومي‌در سازمانهاست‌، به‌ نظر مي‌رسد اهتمام‌ ويژه‌اي‌ لازم‌ است‌ تا روابط عمومي‌ در سازمانها از نظر مكاني‌ درطبقه‌ اول‌ و در نزديكترين‌ مكان‌ ممكن‌ براي‌ دسترسي‌ مخاطبان‌ مستقر شود.

توانمندي‌ توليد فرآورده‌هاي‌ فرهنگي‌ :

يكي‌ ديگر از ويژگي‌هاي‌ روابط عمومي‌ كارآمد، توانمندي‌ در توليد فرآورده‌هاي‌ فرهنگي‌ است‌. به‌نحوي‌ كه‌ اين‌ نوع‌ روابط عمومي‌، به‌ جاي‌ استفاده‌ از اطلاعات‌ ساير بخش‌هاي‌ سازمان‌، بطور مستقيم‌ نيز اطلاعات‌ را در قالبهاي‌ مختلف‌ همچون‌ تفسير، خبر و غيره‌ منتشر مي‌كند. بنابراين‌ روابط عمومي‌ كارآمد از طريق‌ توليد فرآورده‌هاي‌ فرهنگي‌، در كار فرهنگ‌سازي‌ جامعه‌ نيز مشاركت‌ مي‌كند.

اين‌ هدف‌ با ارائه‌ الگوي‌هاي‌ رفتاري‌ خاص‌ و ارتقاي‌ سطح‌ آگاهيها تحقق‌ مي‌يابد.

ويژگيهاي‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ :

كارشناس‌ روابط عمومي‌، كارشناسي‌ است‌ كه‌ مهارتهاي‌ لازم‌ را در زمينه‌ روابط عمومي‌ آموخته‌ باشد.اين‌ مهارت‌ها در اصل‌ همان‌ مهارت‌ها و آموزش‌هايي‌ است‌ كه‌ فرد براي‌ فعاليت‌ در روابط عمومي‌ دردانشگاه‌ آموخته‌ است‌.

علاوه‌ بر تحصيلات‌ و آموزش‌هاي‌ لازم‌، فردي‌ كه‌ در روابط عمومي‌ استخدام‌ مي‌شود بايد بتواند سه‌وظيفه‌ مهم‌ توليد اطلاعات‌ و انعكاس‌ به‌ مخاطبان تصويرسازي‌ مثبت‌ از سازمان‌ ومعرفي‌ خدمات‌يا كالاهاي‌ سازمان‌ را انجام‌ دهد.

حال‌ اين‌ سؤال‌ پيش‌ مي‌آيد كه‌ اين‌ مهارت‌هاي‌ لازم‌ چه‌ مهارت‌هايي‌ هستند و همچنين‌ چه‌خصوصيات‌ و ويژگيهايي‌ كارشاس‌ روابط عمومي‌ بايد داشته‌ باشد تا بتواند در انجام‌ وظايفش‌ موفق‌باشد.

كارشناس‌ روابط عمومي‌ براي‌ توفيق‌ در وظايف‌ خود و ايفاي‌ نقش‌ مؤثر در روابط عمومي‌، بايستي‌ويژگيهاي‌ مختلفي‌ را داشته‌ باشد. اين‌ ويژگي‌ها به‌ دو دسته‌ ويژگي‌هاي‌ خاص‌ و اكتسابي‌(اصلي‌) وويژگي‌هاي‌ عمومي‌ و ذاتي‌ (فرعي‌) قابل‌ تقسيم‌ است‌.

ويژگي‌هاي‌ خاص‌ و اكتسابي‌ (اصلي‌)

ويژگي‌هاي‌ خاص‌ و اكتسابي‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ شامل‌: مهارتهاي‌ علمي‌، احساس‌ مسئوليت‌اخلاقي‌، داشتن‌ آگاهيهاي‌ روز (جامعه‌ آگاهي‌)، سازمان‌ آگاهي‌، قدرت‌ نويسندگي‌، آشنايي‌ با علوم‌اجتماعي‌ از جمله‌ كليات‌ مديريت‌، روانشناسي‌ و علوم‌ سياسي‌، نوآوري‌ و خلاقيت‌، آشنايي‌ باروزنامه‌نگاري‌ و ايمان‌ به‌ حقانيت‌ افكار عمومي‌ يا مخاطب‌ هستند كه‌ در زير بطور مختصر به‌ هر يك‌اشاره‌ مي‌شود:

مهارت‌هاي‌ علمي ـ منظور از مهارتهاي‌ علمي‌، آموختن‌ علوم‌ دانشگاهي‌ در زمينه‌ روابط عمومي‌ است‌;به‌ عبارت‌ ديگر كارشناس‌ روابط عمومي‌ فردي‌ است‌ كه‌ داراي‌ تحصيلات‌ كارشناسي‌ در روابط عمومي‌است‌.

همچنين‌ به‌ افرادي‌ كه‌ داراي‌ درجه‌ ليسانس‌ در رشته‌هاي‌ وابسته‌ همچون‌ ارتباطات‌،روزنامه‌نگاري‌، پژوهشگري‌ در رسانه‌ها، تبليغات‌، كارگرداني‌، سينما، گرافيك‌، طراحي‌ و ... باشند نيزمي‌توان‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ اطلاق‌ كرد به‌ شرطي‌ كه‌ دوره‌ آموزشي‌ روابط عمومي‌ را در ابتداي‌ كارببينند و با اصول‌ كار در روابط عمومي‌ آشنا شوند.

احساس‌ مسئوليت‌ اخلاقي‌:

حساسيت‌هاي‌ كار در روابط عمومي‌ به‌ خاطر اهميت‌ كاركردها وپيامدهاي‌ آن‌ در حوزه‌ زندگي‌ عمومي‌ و شخصي‌ انسانها، ايجاب‌ مي‌كند كارشناسان‌ روابط عمومي‌ ازنظر اخلاق‌ سرآمد و عامل‌ به‌ اصول‌ اخلاقي‌ حرفه‌ روابط عمومي‌ باشند. از جمله‌ خصوصيات‌ اخلاقي‌لازم‌ مي‌توان‌ به‌ موارد زير اشاره‌ كرد:

راستي‌ و درستي‌، امانت‌، شهامت‌ و شجاعت‌، صبر و شكيبايي‌ در شنيدن‌ و گوش‌ دادن‌،تحمل‌ در برابر شكست‌ها و ناكاميها، مردمداري‌، علاقمندي‌ بكار، تواضع‌ و فروتني‌،خوش‌ برخوردي‌ و اجتماعي‌ بودن‌.

سازمان‌ آگاهي:

سازمان‌ آگاهي‌ و يا به‌ بيان‌ ديگر، داشتن‌ آشنايي‌ كامل‌ با سازمان‌ محل‌ اشتغال‌، يك‌ضرورت‌ گريزناپذير براي‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ محسوب‌ مي‌شود. آگاهي‌ نسبت‌ به‌ تاريخچه‌ تشكيل‌،اهداف‌ و وظايف‌، اقدامات‌، سياستها، برنامه‌ها، مشكلات‌ و ساير اطلاعات‌ سازمان‌ محل‌ اشتغال‌ براي‌كارشناس‌ روابط عمومي‌ ضروري‌ است‌. بنابراين‌، بنظر مي‌رسد در بدو استخدام‌، كارشناس‌ روابط عمومي‌ را بايد كاملا با سازمان‌ آشنا ساخت‌ و اين‌ بر هر كار ديگري‌ براي‌ او ارجحيت‌ دارد.

گوش‌ دادن‌ مؤثر و همدلي‌ با ارباب رجوع :

كارشناس‌ روابط عمومي‌ براي‌ رسيدن‌ به‌ تفاهم‌ با ديگران‌ بايستي‌ از دوتوانمندي‌ مهم‌ "گوش‌ دادن‌ مؤثر" و ايجاد "همدلي‌" بهره‌مند باشد تا از اين‌ طريق‌، ضمن‌ فراهم‌ آوردن‌زمينه‌ آگاهي‌ از ديدگاههاي‌ مخاطب‌ يا ارباب‌ رجوع‌، وارد دنياي‌ او شود و سازمان‌ را از نگاه‌ او بنگرد. اين‌باعث‌ يك‌ تعريف‌ جديد از روابط عمومي‌ مي‌گردد. در اين‌ تعريف‌، روابط عمومي‌ وسيله‌ تفسير سازمان‌از نگاه‌ مردم‌ است‌ و جريان‌ اطلاع‌رساني‌ از درون‌ سازمان‌ به‌ بيرون‌، بطور عمده‌، جاي‌ خود را به‌ جريان‌اطلاع‌رساني‌ از بيرون‌ به‌ درون‌ سازمان‌ مي‌دهد.

ايمان‌ به‌ حقانيت‌ مخاطب‌ :

اين‌ ويژگي‌ بسيار حساس‌ و مهم‌، باعث‌ مي‌شود كه‌ احترام‌ به‌ مردم‌ و عقايدآنان‌، كارشناس‌ را وامدار مردم‌ سازد و او را از انحرافات‌ رفتاري‌ در حرفه‌ خود در خصوص‌ مخاطبان‌ دورسازد. همچنين‌ او را در موضع‌ پاسخگويي‌ قرار مي‌دهد تا همواره‌ پاسخگوي‌ انتظارات‌ افكار عمومي‌باشد.

ويژگي‌هاي‌ عمومي‌ و ذاتي‌ (فرعي‌) :

جدا از ويژگي‌هاي‌ خاص‌، اكتسابي‌ و اصلي‌، كارشناس‌ روابط عمومي‌ بايستي‌ از يكسري‌ ويژگي‌هاي‌ذاتي‌ نيز بهره‌مند باشد. اين‌ ويژگي‌ها شامل‌: استعداد مديريت‌، هيجان‌ و شور داشتن‌ استعداد دگرگوني‌مثبت‌، فرصت‌ جويي‌ آگاهانه‌، كارآفريني‌، بهره‌ هوشي‌ بالا، كنجكاوي‌، سرزنده‌ بودن‌، شوخ‌ طبعي‌ وبزله‌گويي‌، داشتن‌ بيان‌ خوب‌ از امور، ظاهر مناسب‌، ذوق‌ و شوق‌ (استعداد طبيعي‌)، آينده‌ نگري‌ وشخصيت‌ ترغيبي‌ و متقاعد كننده‌ هستند.

يك‌ كارشناس‌ روابط عمومي‌ بايد بتواند عوامل‌ مورد نياز براي‌ پذيرش‌ توسط مخاطب‌ را در خودپرورش‌ دهد. اخلاق‌ پسنديده‌، انگيزه‌ قوي‌، مثبت‌ انديشي‌ و خوش‌بيني‌ و پويايي‌، در اين‌ زمينه‌ تأثيرشگرفي‌ دارد.

بطور كلي‌، در يك‌ فراگرد ارتباطي‌، همسويي‌ با مخاطبان‌، صداقت‌، حاضر جوابي‌، خلوص‌ و وضع‌ظاهري‌ مناسب‌ ارتباطگر، نقش‌ بسيار مهمي‌ را در مؤثر بودن‌ جريان‌ ارتباط ايفا مي‌كند. مجموعه‌ اين‌ويژگي‌ها، كارشناس‌ روابط عمومي‌ را از جايگاه‌ بسيار والايي‌ برخوردار مي‌سازد، به‌ گونه‌اي‌ كه‌ مي‌توان‌ اورا مغز متفكرروابط عمومي‌نام‌برد.

بنابراين‌ تربيت‌ كارشناسان‌ روابط عمومي‌ از طريق‌ انتخاب‌ افرادي‌ كه‌ ويژگي‌هاي‌ ذاتي‌ را داشته‌ باشندو در دانشگاه‌ و محيط كار ويژگي‌هاي‌ اصلي‌ را ياد بگيرند، مي‌تواند ضامن‌ كارآمدي‌ روابط عمومي‌ دريك‌ كشور باشد.

روابط عمومي‌ داخلي‌ :

دقت‌ در اهداف‌ روابط عمومي‌، به‌ خوبي‌ روشن‌ مي‌سازد كه‌ توفيق‌ اين‌ واحد حتي‌ در وظايف‌ برون‌سازماني‌، موكول‌ به‌ موفقيت‌ آن‌ در بعد درون‌ سازمان‌ است‌. چرا كه‌ اگر روابط عمومي‌ با توفيق‌ كامل‌وظايف‌ برون‌ سازماني‌ خود را انجام‌ دهد، در حالي‌ كه‌ در داخل‌ سازمان‌، وظايف‌ مربوط به‌ آن‌ معطل‌مانده‌ باشد، موفقيت‌ هاي‌ بيروني‌ زير سئوال‌ مي‌ رود و چه‌ بسا افرادي‌ كه‌ در بيرون‌ از سازمان‌ به‌ نظرمثبتي‌ درباره‌ سازمان‌ رسيده‌اند، در تعامل‌ با اعضاي‌ سازمان‌ ، به‌ خلاف‌ عقيده‌ خود برسند كه‌ بي‌ ترديد،پايداري‌ را بر جاي‌ خواهد گذاشت‌.

افزون‌ بر آن‌، اگر ارتباطات‌ درون‌ سازماني‌، نابسامان‌ و رها شده‌ باشد، چه‌ بسا موجب‌ نارضايتي‌كاركنان‌ شده‌ و آنان‌ را از مسير همكاري‌ لازم‌ و مطلوب‌ براي‌ توفيق‌ سازمان‌ دور سازد.

بنابراين‌، اهميت‌ روابط داخلي‌ يا آن‌ بخش‌ از وظايف‌ روابط عمومي‌ كه‌ به‌ درون‌ سازمان‌ مربوط مي‌ شود،كمتر از وظايف‌ برون‌ سازماني‌ روابط عمومي‌ نبوده‌، وچه‌ بسا در بعضي‌ از مقاطع‌، با اهميت‌ ترهم‌ باشد لذا، در اين‌ بخش‌ ، سعي‌ مي‌ شود وظايف‌ روابط عمومي‌ داخلي‌ ، به‌ طور خلاصه‌ عنوان‌ شود.

انتشار نشريه‌ داخلي‌ :

اطلاع‌ رساني‌ در مورد عملكرد سازمان‌، معرفي‌ سازمان‌ به‌ كاركنان‌، پاسخ‌ به‌ پرسش‌ هاي‌ كاركنان‌ ،معرفي‌ كاركنان‌ نمونه‌ و خلاق‌ ، تقويت‌ انسجام‌ و ارتباطات‌ درون‌ سازماني‌ ، ارتقاي‌ آگاهي‌هاي‌ كاركنان‌ وحتي‌ آموزش‌ كاركنان‌، از طريق‌ نشريه‌ داخلي‌ ممكن‌ است‌. بنابراين‌، راه‌اندازي‌ نشريه‌ داخلي‌ به‌ صورت‌روزانه‌، هفتگي‌، دو هفته‌ نامه‌ يا دست‌كم‌ به‌ صورت‌ ماهنامه‌ براي‌ روابط عمومي‌، يك‌ ضرورت‌ محسوب‌مي‌ شود. با اين‌ وصف‌، بايستي‌ توجه‌ داشت‌ كه‌ نشريه‌ براي‌ كاركنان‌ منتشر مي‌ شود، نه‌ مديريت‌ ، پس‌عناوين‌ و مطالب‌ آن‌ بايستي‌ بر اساس‌ نيازهاي‌ اطلاعاتي‌ كاركنان‌ تهيه‌ شود.

بولتن‌ برد يا لوحه‌ اخبار :

منظور از بولتن‌ برد يا لوحه‌ اخبار، تابلو يا تخته‌ اي‌ است‌ كه‌ معمولا از طرف‌ روابط عمومي‌ درنقاط پر رفت‌ و آمد سازمان‌ كه‌ داراي‌ ديد مناسب‌ نيز باشد ، نصب‌ مي‌ شود و در روي‌ آن‌ مطالب‌ موردنظر براي‌ مطالعه‌ كاركنان‌ قرارداده‌ مي‌شود.

سازماندهي‌ دريافت‌ پيشنهادها :

دسترسي‌ به‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌ مي‌ تواند سازمان‌ را از پشتوانه‌ فكري‌ قوي‌ و انبوه‌ بهره‌ مند سازد. از آثارچنين‌ اقدامي‌ ، تقويت‌ حس‌ مشاركت‌ و احترام‌ به‌ خوددركاركنان‌است‌.

براي‌ سازماندهي‌ دريافت‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌، راه‌اندازي‌ كميته‌ مركزي‌ و اجرايي‌ ويژه‌ اين‌ كار براي‌دريافت‌ منظم‌ و مستمر پيشنهادها، ارزيابي‌ پيشنهادها در گروههاي‌ كارشناسي‌ راه‌اندازي‌ شده‌ براي‌ اين‌منظور، پيگيري‌ اجراي‌ پيشنهادهاي‌ مورد قبول‌ و تقدير از پيشنهاد دهندگان‌ ضروري‌ است‌.

‌روابط عمومي‌ مي‌تواند در پايان‌ سال‌ كتاب‌ پيشنهادهاي‌ كاركنان‌ را منتشر سازد و با برگزاري‌ مراسمي‌ به‌چند تا از پيشنهادهاي‌ مهم‌ و مؤثر با حضور خانواده‌ پيشنهاد دهندگان‌، هداياي‌ ويژه‌اي‌ تقديم‌ كند. اين‌روش‌، يكي‌ از شيوه‌ هاي‌ مهم‌ در مديريت‌ مشاركتي‌ محسوب‌ مي‌ شود و گوياي‌ اهميت‌ و كاركرد شايان‌توجه‌ روابط عمومي‌ در بحث‌ مشاركتي‌ است‌.

مشاركت‌ در غم‌ و شادي‌ كاركنان‌ :

روابط عمومي‌ در داخل‌ سازمان‌ بايد سعي‌ كند تا به‌ نحو ممكن‌ حضور خود را به‌ هر يك‌ از كاركنان‌ نشان‌دهد. افزون‌ بر موارد استثنايي‌ كه‌ روابط عمومي‌ مي‌تواند بر اساس‌ ماهيت‌ خاص‌ خود به‌ كاركنان‌ كمك‌كند، ارسال‌ پيامهاي‌ تبريك‌ و تسليت‌ در مواقع‌ مقتضي‌، مي‌تواند نمونه‌ هايي‌ از مشاركت‌ روابط عمومي‌در غم‌ و شادي‌ كاركنان‌ باشد. كه‌ اين‌ كارها خود موجب‌ ايجاد و يا تقويت‌ حس‌ همكاري‌ كاركنان‌ با روابطعمومي‌ است‌.

برگزاري‌ مراسم‌ :

برگزاري‌ مراسم‌ ويژه‌ در مناسبت‌ هاي‌ خاص‌، از وظايف‌ مهم‌ روابط عمومي‌ داخلي‌ است‌. اين‌مناسبت‌ها مي‌تواند در مورد مناسبت‌ ويژه‌ سازماني‌ مثل‌ سالروز تشكيل‌ آن‌ و يا مناسبت‌ هاي‌ مهم‌مذهبي‌ و ملي‌ باشد. اين‌ مراسم‌ علاوه‌ بر گراميداشت‌ مناسبت‌ ها، آگاهي‌ هاي‌ كاركنان‌ را در اين‌ مواردارتقاء داده‌ و به‌ نحو مختلف‌ مي‌توان‌ از آنها براي‌ بهره‌وري‌ سازمان‌ استفاده‌ كرد.

اطلاع‌ رساني‌ به‌ مسئولان‌ :

وظيفه‌ اطلاع‌ رساني‌ در روابط عمومي‌ صرفٹ انعكاس‌ عملكرد و برنامه‌ هاي‌ سازمان‌ به‌ مردم‌ نيست‌. دربعداطلاع‌رساني تهيه‌ اطلاعات‌ مورد نياز مسئولان‌ نيز جايگاه‌ ويژه‌اي‌ دارد. از امور معمول‌ در روابط عمومي‌ در اين‌ بعد تهيه‌ بريده‌ جرايد و خبرنامه‌ ويدئويي‌ است‌.

دربريده‌ جرايد اخبار و مطالب‌ مربوط به‌ سازمان‌، دستگاههاي‌ رقيب‌ و مهمترين‌ اخبار روز كشور، ازنشريات‌ بريده‌ شده‌ و بعد از صفحه‌ بندي‌ و تنظيم‌ به‌ مسئولان‌ ارسال‌ مي‌شود. درباره‌ اطلاعاتي‌ كه‌ ازطريق‌ راديو و تلويزيون‌ منعكس‌ مي‌شوند، روابط عمومي‌ مي‌تواند ضمن‌ ضبط ويديوئي‌ برنامه‌هاي‌مربوط به‌ سازمان‌، آن‌ را به‌ صورت‌ كوتاه‌ تهيه‌ كرده‌ و به‌ صورت‌ >خبرنامه‌ ويديوئي‌< در اختيار مسئولان‌ وكاركنان‌ قرار دهد.

اطلاع‌ رساني‌ به‌ كاركنان‌ :

اطلاع‌ رساني‌ به‌ كاركنان‌ نيز به‌ نوبه‌ خود كم‌ اهميت‌تر از اطلاع‌رساني‌ به‌ مسئولان‌ نيست‌. از شيوه‌هاي‌مهم‌ در اطلاع‌رساني‌ به‌ كاركنان‌ مي‌توان‌ راه‌ اندازي‌ قفسه‌هاي‌ اطلاعاتي‌، راه‌اندازي‌ ويترين‌ها، برنامه‌هاي‌بازديد كاركنان‌ از پروژه‌ها، شاخص‌ سازمان‌ و برنامه‌ بازديد تفريحي‌ را نام‌ برد.

سنجش‌ افكار عمومي‌ :

سنجش‌ افكار عمومي‌ از مهمترين‌ وظايف‌ روابط عمومي‌ داخلي‌ است‌ به‌ گونه‌اي‌ كه‌ امروزه‌ اساس‌تصميم‌گيري‌هاي‌ درون‌ سازماني‌ بر نتايج‌ افكار عمومي‌ استوار است‌.

موضوعاتي‌ از قبيل‌ ميزان‌ رضايت‌ يا عدم‌ رضايت‌ كاركنان‌ از خدمات‌ رفاهي‌ مؤسسه‌ ، نحوه‌ نگرش‌كاركنان‌ نسبت‌ به‌ مسئولان‌، سنجش‌ ميزان‌ همبستگي‌ اهداف‌ كاركنان‌ با اهداف‌ سازمان‌ و مانند آن‌ اگربخوبي‌ روشن‌ شوند مي‌توانند اطلاعات‌ مفيدي‌ را براي‌ حركت‌ روان‌ چرخ‌ سازمان‌ در درون‌، در اختيارمديريت‌ قرار دهند.

نصب‌ تابلو اعلانات‌ :

با نصب‌ اطلاعيه‌ها، بيانات‌ و تصوير اخبار مهم‌ سازمان‌ يا عكس‌هاي‌ طرح‌ ها در تابلواعلانات‌ ، مي‌ توان‌كاركنان‌ را در جريان‌ امور سازمان‌ قرار داد. رعايت‌ اصل‌ اختصار در مطالب‌ و تعويض‌ به‌ موقع‌ محتويات‌تابلو، ضروري‌ است‌. بايستي‌ دقت‌ شود كه‌ تابلو اعلانات‌ در محلهاي‌ پر عبور و مرور سازمان‌ نصب‌ شود.

ترتيب‌ دادن‌ جلسات‌ عمومي‌ :

از راههاي‌ نزديكي‌ كاركنان‌ مديريت‌ و ايجاد همدلي‌ بين‌ اين‌ دو ، ترتيب‌ دادن‌ جلسات‌ ملاقات‌ عمومي‌كاركنان‌ با مسئولان‌ مؤسسه‌ است‌. در اين‌ جلسات‌ مسئولان‌ ، وظايف‌ مربوط به‌ خود را توضيح‌ مي‌دهندو در پايان‌ به‌ پرسشهاي‌ كراكنان‌، پاسخ‌ داده‌ مي‌ شود. هدف‌ عمده‌ از اين‌ اقدام‌ ، تنوير افكار عمومي‌درون‌ سازماني، آشنايي‌ بيشتر كاركنان‌ با امور جاري‌ سازمان‌ و تقويت‌ وحدت‌ اعضاي ‌سازمان‌است‌. ارزيابي‌ تاثيرات‌ اين‌ گونه‌ جلسات‌ در افكار عمومي‌ كاركنان‌، نشانگر اثر بخشي‌ بسيار زياد آن‌ در جلب‌رضايت‌ كاركنان‌ و ارتقاي‌ ميزان‌ رضايت‌ شغلي‌ آنان‌ است‌

تهيه‌متون‌سخنراني‌ :

تهيه‌ متن‌ سخنراني‌ مسئولان‌ براي‌ ايراد در مجامع‌ عمومي‌ بايستي‌ با مديرت‌ روابط عمومي‌ صورت‌گيرد. از دلايل‌ عمده‌ اين‌ اقدام‌، آشنايي‌ روابط عمومي‌ با موضوعات‌ و مسائل‌ مورد توجه‌ افكار عمومي‌و توانمندي‌ در تهيه‌ متني‌ است‌ كه‌ بيشترين‌ آثار ارتباطي‌ را در پي‌ داشته‌ باشد.

تقويت‌ فرهنگ‌ مذهبي‌ و ملي‌ کارکنان دریک سازمان :

روابط عمومي‌، بعنوان‌ نخستين‌ و مهمترين‌ دستگاهي‌ كه‌ با كاركنان‌ سروكار دارد، بايد براي‌ ارتقاي ‌فرهنگي‌ آنان‌ وظايف‌ خاصي‌ را انجام‌ دهد. هرچند اين‌ وظايف‌ در قالب‌ ساير وظايف‌ از جمله‌ نشريه ‌داخلي‌ و روزنامه‌ ديواري‌ نيز تحقق‌ مي‌يابد، ولي‌ بايد فردي‌ مشخص‌ در روابط عمومي‌، اين‌ وظايف‌ را طبق‌ برنامه‌ و با اهداف‌ مشخص‌ دنبال‌ كند. براي‌ مثال‌، داشتن‌ برنامه‌ هاي‌ خاص‌ در مناسبتهاي‌ مهم ‌مذهبي‌ و ملي‌ و انتشار ويژه‌نامه‌ درباره‌ هر يك‌ از آنها توصيه‌ مي‌شود. بايد در پس‌ اين‌ فعاليتها، اهدافي ‌همچون‌ تقويت‌ فرهنگ‌ كار، رشد وجدان‌ كاري‌، انضباط اجتماعي‌ و مالي‌، اعتلاي‌ شخصيت‌ انساني‌ و ... با شيوه‌ هاي‌ علمي‌ خاص‌ پيگيري‌ شود.

پي‌گيري‌ ويژه‌ براي‌ رفع‌ مشكلات‌ كاركنان‌

يكي‌ از اقداماتي‌ كه‌ روابط عمومي‌ مي‌تواند براي‌ كمك‌ به‌ كاركنان‌ انجام‌ دهد، انجام‌ پي‌گيري‌ ويژه‌براي‌ رفع‌ بعضي‌ از مشكلات‌ ويژه‌ و اضطراري‌ كاركنان‌ است‌. اين‌ اقدام‌ براي‌ جلب‌ رضايت‌ عمومي‌كاركنان‌ و ايجاد حسن‌ ارتباط درون‌ سازماني‌، بسيار مؤثر است‌.

نويسنده : عباس عشقی لیواری

این کاربر 3 مطلب منتشر شده دارد.