گزارش کاربینی 2 ؛ معرفی بخش های مختلف شرکت و شرح وظایف آنها

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط سید امیر فلاح

بازدید: 8984

1-1          : هیئت مدیره :

وظایف و مسوولیت‌های هیات مدیره
یک شرکت تحت هدایت و رهبری اعضای هیات مدیره‌اش اداره می‌شود، سپس هدایت و رهبری از هیات مدیره به مدیر عامل و از مدیر عامل به مدیران ارشد به منظور مدیریت و سازمان‌دهی کارهای روزانه شرکت انتقال می‌یابد. به این ترتیب هیات مدیره به نمایندگی از سوی سهامداران شرکت، کار نظارت و کنترل انجام می‌دهند.
مهم‌ترین عملکرد هیات مدیره تصمیم‌گیری برای انتخاب و ارزیابی مدیر عاملی است که واجد شرایط و شایسته بوده و از لحاظ اخلاقی مورد تایید اعضا باشد. همچنین تیم مدیران ارشد توسط هیات مدیره منصوب و مورد تایید واقع می‌شوند.
مدیران مجموعه‌ای از تجارب، دانش، داوری و قضاوت را برای شرکت با خود به همراه می‌آورند، به این ترتیب نباید تنها علایق خاص سهامداران را در امور شرکت مدنظر قرار دهند.
در رفتار مدیران کارا همواره شک و تردید‌های سازنده وجود دارد، آنها قاطعانه پرسش‌های نافذی را مطرح می‌سازند، به دقت امور را وارسی کرده و در مورد فعالیت‌هایی که انجام می‌شود سوال می‌کنند و می‌خواهند اطلاعات درست و دقیق و پاسخ‌های صادقانه دریافت کنند، مدیران کارآ همواره تلاش‌های خود را در یک راستا یکپارچه می‌سازند و تعهد خود را نسبت به شرکت، برنامه و طرح‌های کسب و کار و همچنین ارزش‌های بلند مدت سهامداران آشکار می‌سازند. 
به منظور نظارت بر عملکرد شرکت، هیات مدیره خود را محق می‌داند که روی نظر، گزارش‌ها و عقاید مدیران اجرایی، پیشنهاداتی که توسط وکیل شرکت مطرح می‌شوند، نظر حسابداران و دیگر افراد متخصص شرکت تکیه کنند. هیات مدیره باید پرسش‌هایی را مطرح سازد و پاسخ‌هایی در مورد ‌اینکه مدیران چگونه پروژه‌های شرکت را اداره می‌کنند دریافت کنند تا به این وسیله علاوه بر گزارش‌هایی که به هیات مدیره ارائه می‌شود از پیشنهادها و نحوه تصمیم گیری مدیران نیز آگاه گردند. همچنین هر زمان که هیات مدیره و کمیته آنها لازم دانستند می‌توانند از مشاوران مستقل نیز کمک بگیرند.
اعضای هیات مدیره با برعهده داشتن نقش نظارتی خود به سهامداران و دیگر موسسان شرکت‌ این امکان را می‌دهند که از مدیران شرکت انتظار داشته باشند که سخت‌کوشانه و با قدرت روی کارها و فعالیت‌های جاری شرکت نظارت داشته باشند. اما آنها نباید انتظار داشته باشند که اعضای هیات مدیره با انجام دادن همان کارهایی که مدیر عامل و تیم مدیران ارشد انجام می‌دهند سطح مدیریت و اداره کسب و کار شرکت را کوچک و بی‌ارزش به حساب آورند.
نقش نظارتی هیات مدیره علاوه بر انتخاب و نظارت بر کار مدیر عامل شرکت، طیف وسیعی از مسوولیت‌ها را شامل می‌شود که از جمله ‌این مسوولیت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: 
برنامه‌ریزی برای رشد و توسعه مدیریت و جانشینی. 
درک، مرور و نظارت بر اجرایی شدن استراتژی و برنامه‌های شرکت. 
درک و تائید گزارش برنامه‌های سالانه و بودجه ‌این برنامه‌ها. 
تمرکز بر روی صداقت و شفافیت صورت‌ها و گزارش‌های مالی شرکت. 
مشورت با مدیران در رابطه با مسائل مهمی‌که در حال حاضر شرکت با آن مواجه شده است. هیات مدیره می‌تواند تجارب و نظرهای متعدد و وسیعی را در اختیار مدیران گذارد. 
بررسی و تایید عملکرد‌های مهم شرکت. 
نامزد کردن مدیران و اعضای کمیته‌ها و نظارت بر حاکمیت شرکتی موثر 
نظارت بر پیروی از قانون و مسائل اخلاقی 
نقش و مسوولیت‌های مدیر عامل و دیگر مدیران ارشد اجرایی
شیوه مدیریتی مدیر عامل و مهارت‌های رهبری او می‌تواند جایگاه کلی شرکت را مشخص کرده و به این ترتیب موفقیت یا شکست شرکت را در نهایت تعیین کند. مدیر عامل فرد محوری شرکت است که پیشرفت پروژه‌ها و استراتژی‌های شرکت را به منظور تعیین جهت‌گیری‌های کلی سازمان مدیریت کرده و منابع در دسترس را در جهت عملیاتی و اجرایی کردن ماموریت‌ها، چشم‌اندازها و اهداف هدایت می‌کند.مدیر عامل رابط بین بازار، تحلیل‌های سرمایه‌گذاری و رسانه با مدیر مالی شرکت است. مدیر مالی با همکاری مدیر عامل تلاش می‌کند تا در نتایج مالی و عملیاتی که برای شرکت منتشر می‌گردند همکاری كند. مدیر عامل اغلب مهارت‌های نرم را به کار می‌گیرد تا مهارت‌های سخت، به همین دلیل دیگر مدیران اجرایی باید شیوه‌های مدیریتی و مهارت‌های رهبری خود را با شیوه‌ها و مهارت‌های رهبری مدیر عامل هماهنگ سازند تا به این وسیله از همخوانی اهداف در شرکت اطمینان حاصل شود. نقش‌ها و مسوولیت‌های مدیر عامل و دیگر مدیران ارشد به شرح زیر است:
اداره شرکت:

مدیر عامل و مدیر ارشد فعالیت‌ها و کسب و کار روزانه شرکت را اداره می‌کنند. بر اساس درک و فهم ‌اینکه چگونه شرکت فعالیت می‌کند و چگونه از طریق‌این فعالیت‌ها درآمد کسب می‌کند آنها اهداف استراتژیکی شرکت را همراه با گزارش‌های سالانه برنامه‌ها و بودجه شرکت که توسط هیات مدیره بررسی و مورد تایید قرار گرفته‌اند هماهنگ می‌سازند. 
برنامه‌ریزی استراتژیک:

مدیر عامل و مدیر ارشد عموما نقش اصلی برای رهبری در برنامه‌ریزی استراتژیکی شرکت را دارند. آنها برنامه‌های استراتژیکی را تعریف کرده و نسبت به عملیاتی کردن آنها، اقداماتی را اعمال می‌کنند. 
تنظیم بودجه و برنامه سالانه عملکرد شرکت. 
انتخاب مدیران شایسته و تاسیس ساختاری موثر برای سازمان. 
تشخیص ریسک‌های مدیریتی. 
شفافیت و افشا در تدوین گزارش‌های مالی. مدیر ارشد مسوول است که کلیه سیستم و گزارش‌های مالی شرکت را یکپارچه سازد، او همچنین باید یک زمان بندی دقیق به منظور ارائه گزارش‌های مالی شرکت تعیین كند. 
مدیرعامل و مدیر ارشد مسوول انجام فعالیت‌های شرکت بر اساس قوانین اخلاقی هستند. آنها نباید منافع شخصی خود را نسبت به منافع شرکت و سهامداران آن در اولویت قرار دهند. 
مدیر ارشد طی جلسه هیات مدیره نباید از مشغله کاری‌اش بگوید، بلکه باید درباره نتایج به دست آمده به حاضران توضیح دهد.

: بخش مالی و حسابداری ، تحصیلداری

سرپرست حسابداری

حسابدار مالی

تحصیلدار

سرپرست حسابداری:

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

-  کنترل حساب مشتریان وانجام تعـدیلات لازم .

-  پیگیری تسویه حساب با بدهکاران .

-   پیگیری ضمانتنامه ها و اسناد تضمینی .

- همکاری در عملیات بستن حسابهای پایان دوره مالی .

- کنترل و نظارت بر حسن اجرای شرح وظایف پرسنل حسابداری .

- پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و سفارشات خارجی .

- کنترل صحت مدارک ضمیمه اسنادحسابداری

- کنترل محاسبات دریافت ها و پرداخت ها .

- صحت سرفصل (کد ) آرتیکل های اسناد حسابداری صادره.

-   کنترل گردش و مانده حسابها.

-   هماهنگی و همکاری با حسابرسان شرکت بمنظور شفاف سازی و رفع ابهام از حسابها و اسناد و ارتقاء کیفی گزارشات ارائه شده توسط آنها .

-ارائه گزارش واعلام بموقع هرگونه محدودیت در انجام امور محوله و یا هرگونه نقطه ضعف در روشهای اجرائی ، بهمراه پیشنهادات اصلاحی ، به مدیر مالی.

شرح وظایف

-  انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای موجود استعلام موضوع از مدیر مالی قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .

- ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .

- تهیه و تنظیم صورتهای مغـایرت مربوط به حسابهای فی مابین با سایر شرکتها یا پیمانکاران ومشتریان و سایر افراد طرف حساب با شرکت و اقـدام جهت رفع مغایرت آنها و ارائه گزارش مربوطه به مدیرمالی .

- صدور درخـواست پرداخت ازطریق حسابهای بانکی یا تنخواه گردان ، جهت تائیـد مدیر مالی وتصویب مـدیریت - در صورت لزوم - پس ازاطمینان از کفـایت مدارک ومستـندات مربوطه و کنترل مانده ها و سوابق قبلی.

-  پیگیری جهت تسویه حساب پیش پرداختها , قراردادها و سایربـدهـی ها و مـطالبات شرکت .

- تهیه نسخه پشتیبانی از سیستمهای مکانیزه در اختیار بر روی دیسکهای کامپیوتری به صورت روزانه و نگهداری آنها در محل امن ، پس از اطمینان از صحت فایل های اطلاعاتی موجود برروی آنها .

- ثبت ضمانت نامه ها و سپرده های شرکت نزد اشخاص و پیگیری وصول آنها در موعـد مقـرر.

- نظارت و کنترل بر اجرای صحیح امورمحوله در چارچوب شرح وظایف تعیین شده جهت کارکنان واحد حسابداری .

-  پاسخگویی ورفع سؤالات و مشکلات فنی پرسنل واحد حسابداری ودر صورت لزوم  انتقال موارد به مدیر مالی جهت تعیین تکلیف

- هماهنگی بامدیر مالی جهت انجام امور محوله به حسابداری و پیشبرد اهداف و برنامه های تعیین شده .

- نگهداری وراهبری سیستم های مکانیزه حسابداری و صندوق و حقوق و دستمزد و سایر سیستمهای نرم افزاری مورد نیاز برحسب مورد  وثبت روزانه اطلاعات لازم در آنها .

- صدور اسناد مربوط به بستن حسابها و سند افتتاحیه .

- همکاری با مدیر مالی و سایر واحدهای امور مالی جهت عملیات بستن حسابها در پایان دوره مالی و تهیه صورتهای مالی اساسی و صورتها و گزارشات میان دوره ای .

-  ارتباط با بانک های طرف حساب شرکت .

-  پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و کنترل مدارک به منظور اطمینان از صحت انجام کار در حداقل زمان ممکن .

-  بستن حسابها وتهیه صورتهای مالی قانونی و گزارشات پایان سال تحت نظر مدیر مالی یا مشاوران معرفی شده به این منظور، که با تشخیص مقام مافوق صورت خـواهد گرفت .

-  کنترل اصالت قانونی مستندات پیـوست سند حسابداری وصحت مبالغ وعدم قلم خوردگی ومخدوش بودن آنها وتطیق پرداختها با قوانین داخلی شرکت و استانداردها و رویه های موجود .

- کنترل سرفصل حسابها در کلیه سطوح آرتیکل های موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارک ضمیمه و موضوع سند و استانداردها و رویه های حسابداری و قوانین شرکت .

- کنترل صحت محاسبات مربوط به دریافت ها و پرداخت های شرکت .

- کنترل مدارک و مستندات ضمیمه اسناد از نظر کفایت مدارک وصحت محاسبات ، جمع تعدادی و ریالی فاکتورها ، کفایت تائید کنندگان و ...

- تائید و امضا اسناد پس از انجام کلیه کنترل های لازم .

- ارجاع اسناد در فاصله زمانی تعیین شده جهت رویت وتائید نهایی مدیر مالی .

- کنترل گردش حسابها و مانده آنها و اعلام موارد مشکوک یا اشتباهات به مدیر مالی جهت پیگیری یا صدور اسناد اصلاحی .

- کنترل دوره ای حسابهای باز نظیر پیش دریافت ها و پیش پرداخت ها، حسابها واسناد دریافتنی و پرداختنی ، بمنظور تسویه حساب یا انجام ثبت های لازم .

- پیگیری تسویه حسابهای تنخواه گردانها در پایان دوره مالی یا در سایر مقاطع اعلام شده از سوی مدیر مالی .

- پیگیری وگـزارش اشتباهات موجود درحسابها ازنقطه نظر سرفصل وکدینگ حسابها واقدام درجهت اصلاح اشتباهات .

- تائید کنترل های صورت گرفته توسط مسئول صدور سند و بررسی اسناد اصلاحی مربوطه و تائید کنترل ممیزی اسناد .

- کنترل ثبت ماشینی وتائیـد اسناد بمنظور قطعی نمودن آنها و صحت اطلاعات ثبت شده در کامپیوتر .

- تائید هر نوع گزارش از جمله گزارشات  دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .

- نظارت برثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .

- کنتـرل وتطبیـق هرنوع پرداخت ، با سوابق قبلی (مانده بدهی یا بستانکاری قبلی ).

- کنترل قراردادهای شرکت با واحد های مختلف و اشخاص یا شرکتهای ثالث در هر مرحله از پرداخت و تائید  پیشرفت کار آنها .

- درجریان قراردادن مقام مافوق ازمواردی  که درحین رسیدگی به آنها برخورد میکند .

- محرمانه تلقی نمودن اطلاعاتی که در طول رسیدگی باآن برخورد میشود .

- انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

-  مستقیم زیر نظر مدیر امورمالی و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل یاجانشین تعیین شده انجام وظیفه می نمایند .

- ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

- لیسانس مرتبط با 4 سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با 7 سال سابقه کار یا دیپلم با 10 سال سابقه کارمفید

حسابدار مالی :

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

- صدور اسناد جاری حسابداری .

- صدور اسناد اصلاحی .

- دریافت و بررسی اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به حسابداری .

-  تهیه لیست حقوق ماهانه .

-  نگهداری و راهبری سیستم حقوق و دستمزد .

-  نگهداری ، راهبری ، وتهیه گزارش از سیستم پرسنلی .

-   تهیه لیست های ماهانه بیمه و اظهارنامه مالیاتی حقوق و دستمزد.

شرح وظایف

- انجام کلیه امور محوله صرفا"  بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

- صدورکـلیه اسناد حسابداری شرکت اعم از تنخواه گردانها , اموال و دارائیهای ثابت خریداری شده وفروش رفته ، درآمدها وفروش ، حقـوق ودستمزد ، اسناد اصلاحی ، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالی ، به واحدها یااشخاص ارجاع دهـنده .

-  نگهداری وکاربری سیستم نرم افزاری  مالی شرکت وتهیه نسخه پشتیبانی بصورت هفتگی از اطلاعات موجود و نگهداری آنها در محل امن پس از اطمینان از صحت اطلاعات کپی برداری شده.

- دریافت و بررسی کلیه اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به سیستم حسابداری .

- تهیه پرینت اسناد و الصاق مدارک مربوطه جهت ارائه سند به رئیس حسابداری در فاصله زمانی تعیین شده .

- نگهداری وراهبـری سیستم های مکانیزه حقوق و دستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم در آن و کاربری سایر سیستمهای نرم افزاری مـوجود .

- محاسبه وصدور اسناد پرداخت  و کـنترل حسابهای مربوط به  پرسنل از قبیل وام پرسنلی ، مساعده ، حق ماموریت ، حقوق معـوقه ،حق الزحمه ، تسویه حساب با کارکنان و... وتهیه سوابق جهت ارائه به بایگانی مالی و اداری .

- تهیه و کنترل لـیستهای مربوط به  حقـوق و دستمزد ماهانه ، اظهارنامه ماهانه مالیاتی و لیست بیمه وتهیه فـیش پرداخت حقـوق کارکنان جهت ارائه به اموراداری .

- ثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .

- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

 ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

- مستقیم زیر نظر رئیس حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .

- ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

- لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 3 سال سابقه کارمفـید .

تحصیلـدار:

خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

- حمل بسته ها ، نامه ها و سایر لوازم از شرکت جهت اشخاص و بالعکس .

- دریافت مطالبات اسناد دریافتنی ، قراردادها و... ازمشتریان یا سایر اشخاص .

- دریافت وجه نقد و چک از بانک یا بالعکس  .

- پیگیری امور مربوط به سازمان تامین اجتماعی جهت کارکنان.

- مراجعه به ادارات ، سازمانها وسایر شرکتها ، بمنظور پیگیری و انجام امور اداری شرکت .

- انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .

شرح وظایف:

- انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .

- نگهداری وحفظ کلیه اقلام دریافت شده تا زمان تحویل به مراجع تعیین شده یا ارجاع به مسئول مربوطه - ارسال کلیه نامه ها و بسته های تحویل شده به شرکت یا اشخاص تعیین شده در زمان معین.

- تحویل کلیه مرسولات و بسته های پستی به دفاتر و ادارات پست وارائه رسید مربوطه به مسئول تنخواه گردان پس از اخذ تائید مدیر اداری .

-  دریافت کلیه چک ها اوراق بهادار وسایر مدارک اعلام شده از سوی مدیریت از اشخاص تعیین شده .

-  واگذاری چکها و وجوه نقد دریافت شده توسط امور اداری ، به بانک یا به سایر اشخاص اعلام شده .

- ارتباط تلفنی مستمر و منظم با مدیرامور اداری یا سایرپرسنل  (با توجه با نوع کار محول شده ) از خارج شرکت .

- مراجعه دوره ای به شعبه یا کارگزاری های سازمان تامین اجتماعی بمنظور تمدید یا صدور دفترچه های درمان یا سایر امور مرتبط  بیمه کارکنان .

- تحویل لیست و سایر مدارک مربوط به پرداخت حق بیمه ماهانه کارکنان شرکت به سازمان تامین اجتماعی یا سایر سازمانهای بیمه ای مرتبط با شرکت ..

- انجام امور اداری مرتبط با مدیران ارشد شرکت .

- مراجعه به وزارت بازرگانی و سایر مراجع مرتبط جهت انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .

- مراجعه به سازمانها و ادارات جهت پیگیری و انجام امور درخواست شده توسط واحد بازرگانی .

- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

ارتباطات سازمانی و جذب نیرو

- مستقیم زیر نظر مدیر اداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیر مالی یا جانشین وی انجام وظیفه می نمایند .

- ارتبـاط و همکاری با واحدهای  تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .

- حداقل تحصیلات سوم راهنمایی  با دوسال سابقه کار کارمفـید .

نويسنده : سید امیر فلاح

این کاربر 3 مطلب منتشر شده دارد.