بسمه تعالی

     دامنه وظايف و مسئوليت‌هاي روابط عمومي در سازمان‌ها و ادارات, به‌ويژه دستگاه‌هاي دولتي آنچنان گسترده و وسيع است كه شايد بتوان آن را مهمترين واحد نظارتي- اجرايي سازمان ناميد.

برقراري ارتباط بين مردم و مسئولان به‌منظور تبادل اطلاعات و دريافت پيشنهادهاي ارباب‌رجوع, تعامل نزديك با رسانه‌ها براي اطلاع‌رساني در مورد فعاليت‌ها و برنامه‌هاي سازمان و پاسخگويي به انتقادات مطرح شده از سوي رسانه‌ها, اجابت تقاضاها و خواسته‌هاي مشتريان درباره كم و كيف خدمات ارائه شده از سوي سازمان و دريافت و ارسال انتقادات آنان به مديران و مسئولان ارشد سازمان, اطلاع‌رساني به ارباب‌رجوع درباره تسهيلات فراهم‌شده در جهت تسريع و تسهيل انجام امور, انجام امور تبليغاتي در مناسبت‌هاي مختلف ملي و مذهبي از طريق انتشار بروشور, پوستر, پلاكارد, بنر و برگزاري آيين‌هاي مربوط به اين مناسبت‌ها و فراهم‌سازي زمينه براي برخورداري كاركنان سازمان از امكانات تفريحي و ورزشي تنها بخشي از وظايف روابط عمومي است كه چنانچه به نحو مطلوب و مناسب انجام شود, علاوه بر رضايتمندي مردم و ايجاد ديد مثبت در آنها نسبت به سازمان, موجب افزايش انگيزه خدمات‌رساني كاركنان سازمان و روابط كاري نزديك‌تر بين كارمندان و مديران, ايجاد فضاي پرنشاط و افزايش ميزان مشاركت كاركنان در امور خواهد شد.

با اين مقدمه مي‌توان به اهميت وجود و عملكرد روابط عمومي در واحدهاي مختلف ستادي و گمركات اجرايي پي برد. به‌طور قطع برنامه‌ريزي براي انجام بهينه وظايف فوق, مهمترين عامل موفقيت در كار است .

ارتباط سريع و شفاف با رسانههاي جمعي و گروهي يكي از موارد مهمي است كه بايد به طور مستمر مورد توجه قرار گيرد. چرا كه در عصر جديد، مطبوعات، راديو تلويزيون، سايت‌ها و خبرگزاري‌هاي مختلف به سرعت به اخبار دسترسي پيدا مي‌كنند و كمتر خبر يا رويدادي از ديد آنان مفغول و پنهان مي‌ماند. بنابراين بهتر است كه واحدهاي مختلف ستادي و گمركات اجرايي، اطلاعات و اخبار خود را، از طريق روابط عمومي به بيرون انتقال دهند. اين امر علاوه بر انتشار دقيق و صحيح اخبار و اطلاعات موجب افزايش اعتماد و تعامل بين گمرك و اصحاب رسانه خواهد شد. در تعريف كلاسيك، روابط عمومي را به 3 نوع توجيه‌گر، تبيين‌گر و تحليل‌گر تقسيم مي‌كنند كه روابط عمومي وزارتخانه ها، سازمان‌ها و شركت‌ها عمدتاً داراي يكي از اين سه خصلت هستند و متأسفانه اكثر آنها در گروه اول و دوم جاي مي‌گيرند. اين در حالي است كه از روابط عمومي به عنوان آينه تمام نماي سازمان ياد مي‌شود. بنابراين به‌منظور افزايش اثربخشي عملكرد و شفاف سازي فعاليت هاي سازمان، نيازمند يك روابط عمومي تحليل‌گر هستيم تا موضوعات، اخبار و اتفاقات را به صورت روشن و واقعي به مديريت ارشد سازمان منتقل و در صورت نياز براي پاسخگويي به موارد مورد نظر برنامه ارائه شود . روابط عمومي تحليل گر و جريان ساز در واقع مي تواند سازمان را در جهت رسيدن به اهداف مورد نظر ياري داده و بخشي از بار سازمان را به دوش بكشد.

با عنايت به مطالب و موارد فوق، مهمترين وظايف روابط عمومي گمرك در 4 بخش تبيين شده است.

حوزه اطلاع‌رساني

- توليد به‌موقع اطلاعات و اخبار گمركي و انعكاس آن در مطبوعات و صداوسيما با بهره‌گيري از آمارهاي گمركي

- هماهنگي جهت برگزاري جلسه بين مديران روزنامه‌ها و رييس كل گمرك ايران با هدف آشنايي بيشتر اصحاب رسانه با وظايف و مسئوليت‌هاي گمرك

- ارسال مستمر اخبار گمرك از طريق پيامك به مخاطبان

- برآوردن نيازها, انتظارات و مطالبات خدمت‌گيرندگان از گمرك در حوزه اطلاع‌رساني با تهيه بسته هاي خبري و اطلاع‌رساني

- هماهنگي و برنامه‌ريزي درخصوص تهيه پلاكارد، بنر واستند روميزي از بيانات مقام معظم رهبري درخصوص سال توليد ملي حمايت از كار و سرمايه ايراني

- دريافت مقالات از سايت‌هاي تخصصي و ترجمه آن جهت چاپ در هفته‌نامه گمرك براي اطلاع مخاطبان و يا ارائه به مقام ارشد سازمان

- ايجاد بانك اطلاعاتي از اخبار، فعاليت‌ها و عملكرد سازمان و ارائه به مقام ارشد سازمان جهت تصميم‌گيري و تصميم‌سازي

- تهيه گزارش‌هاي مناسب آماري و اطلاعاتي براي انعكاس فعاليت‌ها، موفقيت‌ها و برنامه‌هاي سازمان جهت درج در مطبوعات به طور متوسط 4 گزارش در ماه

- راه‌اندازي شوراي اطلاع‌رساني گمرك با حضور صاحب‌نظران، اساتيد و فرهيختگان، براي برنامه‌ريزي و اطلاع‌رساني مناسب از عملكرد گمرك

- بهره برداري بهتر و مطلوبتر از تلفن گويا به‌منظور ارتباط مستقيم مخاطبان با مقام ارشد گمرك و پاسخگويي سريه و شفاف به مخاطبان

- تحليل محتواي مطالب، مقالات و گزارش‌هاي مندرج در رسانه‌هاي جمعي به صورت موردي و ماهانه و ارائه به مقام ارشد سازمان جهت اطلاع و اقدام احتمالي

- تهيه مطالب و متون مرتبط پيشنهادي جهت استفاده در سخنراني و جلسات تخصصي

- برگزاري مصاحبه با صداوسيما، روزنامه‌ها و خبرگزاري‌ها براي مسئولان گمرك درخصوص عملكرد و اخبار مرتبط طبق برنامه زمان بندي شده

- برنامه‌ريزي جهت برگزاري مصاحبه مطبوعاتي رئيس كل گمرك به‌منظور شناساندن فعاليت‌ها و برنامه‌هاي گمرك به مخاطبان به صورت مستمر و طبق برنامه زمان بندي شده

- برنامه‌ريزي براي تهيه و تنظيم 4 خبر در يك روز كاري براي انعكاس در سايت گمرك و ارسال به صدا و سيما، خبرگزاري‌ها، سايت‌ها و مطبوعات

- انتشار ويژه‌نامه‌هاي گمركي حاوي آمار و اطلاعات گمركي و آمار صادرات و واردات كالاهاي خاص

- برگزاري جلسات مستمر با خبرنگاران و بحث و تبادل‌نظر درخصوص انتظارات و مطالبات مردم و خدمت‌گيرندگان از گمرك و يافتن بهترين شيوه‌ها براي اطلاع‌رساني اثربخش در مورد فعاليت و تلاش گمرك در خدمت‌رساني ارباب‌رجوع

- بهره‌گيري از سيستم بريده جرايد الكترونيكي به نحوي كه بتوان اخبار مرتبط با گمرك را آنلاين، دريافت و به مديريت و معاونت‌ها ارسال كرد.

- بررسي بولتن بريده جرايد و تهيه جرايد متناسب با مطالب و عكس‌العمل به موقع در خصوص رخدادهاي مرتبط با گمرك كه مخاطبان بيان مي‌كنند

-تلاش براي به‌روزرساني اطلاعات سايت آن مواردي كه مربوط به حوزه وظيفه روابط عمومي است

-بارگذاري فايل pdf هفته نامه گمرك در سايت گمرك

تبليغ و ترغيب

- برنامه‌ريزي و بررسي جهت عقد قرارداد با راديو اقتصاد براي پخش 4 الي 5 ساعت برنامه در طول هفته درخصوص وظايف، برنامه‌ها، اقدامات و نقش گمرك در توسعه اقتصادي (شامل مصاحبه با كارشناسان، صاحب‌نظران)

- بررسي و برنامه‌ريزي جهت عقد قرارداد همكاري با خبرگزاري جمهوري اسلامي ايران (ايرنا) به منظور درج لوگوي گمرك در صفحه اول اين خبرگزاري به گونه‌اي كه با كليك بر روي آن بتوان اخبار گمرك را يكجا و مرتب دريافت كرد.

- ساخت فيلم‌هاي داستاني و سينمايي كوتاه با موضوع نقش گمرك در توسعه اقتصادي ، توليد و وظايف و مسئوليت‌هاي گمرك

- ساخت تيزر تبليغاتي و انعكاس مطالب و موفقيت‌هاي گمرك به صورت زيرنويس در شبكه‌هاي مختلف خبري صدا و سيما

- برنامه‌ريزي و هماهنگي در جهت توليد برنامه‌ها و برگزاري ميزگردهاي تلويزيوني، راديويي و مطبوعاتي به‌منظور آشنايي بيشتر مخاطبان و خبرنگاران از حوزه وظايف و مسئوليت‌هاي گمرك به روش مشاركتي

- معرفي سايت گمرك در روزنامه‌ها و خبرگزاري‌ها

مشاركت‌جويي، همگرايي و تكريم

- تهيه بسته آموزشي درخصوص اقدامات و برنامه گمرك در راستاي طرح تحول اقتصادي (اصلاح نظام گمركي) و نقش گمرك در جهاد اقتصادي و ارائه به مديران گمركات اجرايي براي انعكاس آن به مسئولان و مطبوعات استاني به‌‌صورت مستمر با همكاري دفتر آموزش و تحقيقات گمرك

- ايجاد يك گروه پنج يا شش نفره از كارشناسان متخصص حوزه‌هاي مختلف براي سركشي به گمركات اجرايي و آگاهي از مشكلات آنان و تصميم‌گيري براي رفع اين مشكلات در محل

- دريافت مستمر گزارش از گمركات اجرايي جهت آگاهي از وضعيت طرح تكريم ارباب‌رجوع و نظرات و پيشنهادهاي خدمت‌گيرندگان

- هماهنگي با روابط عمومي گمركات اجرايي جهت يكسان‌سازي رويه‌هاي اجرايي در زمينه نصب تابلوهاي اطلاع‌‌رساني, ايميل, سايت, صندوق پيشنهادها و انتقادات

- تعيين شاخص‌هاي روابط عمومي مطلوب و ابلاغ آن به روابط عمومي گمركات اجرايي (شاخص‌ها ارائه مي‌شود)

- تهيه تقويم سالانه براي برگزاري نمايشگاه‌ها و مراسم مختلف به‌منظور حضور فعال در جوامع اقتصادي

- برگزاري جلسات مستمر با مسئولان روابط عمومي گمركات اجرايي در ستاد جهت تبادل‌نظر و طرح راهكارهاي مؤثر براي پيشبرد برنامه‌ها و اهداف پيش‌بيني شده طبق برنامه زمان‌بندي شده

- دريافت گزارش كار ماهيانه از روابط عمومي گمركات اجرايي درخصوص برنامه‌ها و اقدامات انجام شده براي تصميم‌گيري بهتر در آينده با هدف تاثيرگذاري بيشتر

- تقويت ارتباط با روابط عمومي وزارت امور اقتصاد و دارايي و دريافت شاخص‌ها براي عملكرد مطلوب‌تر و حركت براساس اين شاخص‌ها

- كمك كردن به گمركات اجرايي براي تهيه و چاپ بروشورهاي اطلاع‌رساني با استفاده از رويه و روش يكسان

- برگزاري همايش سالانه روابط عمومي

- برنامه بازديد دوره‌اي خبرنگاران از گمركات اجرايي به‌منظور آشنايي بيشتر آنها با فعاليت‌ها و عملكرد گمرك

- برنامه‌ريزي براي شركت كارشناسان روابط عمومي در دوره‌هاي آموزشي تخصصي

- هماهنگي جهت انجام مصاحبه با وزرا, معاونان وزرا, روساي اتاق بازرگاني استان‌ها, رؤساي اتحاديه, حق‌العملكاران, بنگاه‌هاي بزرگ اقتصادي و شركت‌هاي توليدكننده با رويكرد دريافت پيشنهادها و انتظارات آنان جهت چاپ در نشريه تخصصي گمرك ايران

- اختصاص ستوني باعنوان يادداشت‌ها و نوشته‌هاي خدمت‌گيرندگان درخصوص عملكرد و اقدامات مثبت گمرك در نشريه گمرك

- بهره‌گيري از نقد سازنده در مصاحبه با مديران گمركات اجرايي و مسئولان سازمان‌هاي مرتبط و درج آن در نشريه

- افزايش مشتركان نشريه گمرك طبق برنامه مدون

- هماهنگي براي انجام نظرسنجي مستمر از خدمت‌گيرندگان و كاركنان درخصوص عملكرد, برنامه‌ها و اقدامات گمرك و مطالبات خدمت‌گيرندگان از گمرك

- دريافت نقطه نظرات و پيشنهادهاي كاركنان درخصوص مسائل مختلف ازجمله مسائل رفاهي و معيشتي با انجام نظرسنجي‌هاي مستمر

- هماهنگي در جهت يكسان‌سازي تابلوهاي اطلاع‌رساني و صندوق پيشنهادها و انتقادات جهت نصب در گمركات اجرايي

- هماهنگي در جهت نصب تابلوهاي كوچك حاوي اسامي و مشخصات كاركنان بر روي ميز آنان

- تقويت اعتماد به نفس و خودباوري در كاركنان از طريق انعكاس اخبار و عملكرد مثبت گمرك به روش‌هاي مختلف ازجمله نصب بيل‌بوردهاي اطلاع‌رساني در اماكن مورد نظر

- ساماندهي امور دبيرخانه و بايگاني روابط عمومي

ابزار و امكانات

- تقويت جايگاه روابط عمومي به‌عنوان پل ارتباطي مابين مسئولان گمرك با كاركنان و مردم

- استقرار واحد سمعي و بصري به صورت حرفه‌ايي جهت تصوير‌برداري و عكس‌برداري از مراسم، جلسات، بازديدها و برنامه‌هاي مختلف و آرشيو آنها و استفاده از آرشيو جهت ساخت كليپ‌هاي كوتاه

- تهيه و تدوين برنامه و بودجه سالانه روابط عمومي با تعيين اولويت‌ها و رئوس فعاليت‌ها و اقدامات

- هماهنگي و برنامه‌ريزي در جهت بهره‌گيري از امكانات و منابع به صورت دقيق و مطلوب جهت نيل به اهداف گمرك

عملکرد روابط عمومی در سال جاری

روابط عمومی گمرک جمهوری اسلامی ایران

موضوع : بررسی روابط عمومی گمرک ایران

گردآورنده:علی باباخانزاده

درس : کاربینی

                                                   سال 1392

روابط عمومی و فرهنگ سازی

ازآن جايي كه فرهنگ سازي يك فعل اجتماعي است كه در ارتباط با گستره وسيعي از انسان ها سرو كار دارد و مي خواهد بررفتار وذهنيت تعداد زيادي از آدميان تاثير بگذارد يك عمل روابط عمومي است زيرا شناخت افكار عمومي وتاثير ونفوذ در آن يكي از وظايف وشايد مهمترين وظيفه روابط عمومي است.شناخت افكار عمومي نقش بسيار زيادي در فرايند فرهنگ سازي خواهد داشت به ايندليل كه فرهنگ و رفتار يك جامعه ناشي از نوع تفكر و انديشه حاكم بر اذهان مردم آن جامعه است و تغيير واصلاح فرهنگ يك جامعه با تغيير واصلاح فكر وانديشه مردم آن جامعه ممكن مي شود. ازاين رو روابط عمومي به عنوان نماينده رسمي وعلمي شناخت و مطالعه افكار عمومي اهميتي مضاعف مي يابد.

روابط عمومي به دليل وظيفه درون سازماني وبرون سازماني ،بيش از همه در اعتلا ورشد فرهنگ ورفتار با انسان سروكار دارد كه از زمينه ها و امكانات وابزارهاي خوبي جهت اين اعتلا قدم برداردوبا مخاطب شناسي براي اقناع ونفوذ در مخاطبين دست يابد.طريق شناخت علمي وصحيح مخاطبان به راهبردهاي معين واجراي برنامه هاي سازماندهي شده به اطلاع رساني وتدوين فرهنگ صحيح فردي واجتماعي بپردازد وبا تعميم وسيع براي ترويج و تبليغ يعني جاانداختن رفتارها والگوهاي مناسب رفتاري به مقوله "فرهنگ سازي" به اجرا در آورد.

تبليغ ،ترويج ، اقناع ، اطلاع رساني ، آموزش ، زمينه سازي ،فضاسازي و... روش ها و راهبردهايي است كه به عنوان وظايف و كاركردهاي روابط عمومي در فرايند فرهنگ سازي نقش موثري دارند.

با مطالعه در نقش و كاركردهاي روابط عمومي مي توان به امر "فرهنگ سازي" كه در درون هر يك از وظايف جاي دارد دست يافت.

ازسه وظیفه اصلی در فرهنگ سازی می توان به ۱-اطلاع یابی ۲-اطلاع شناسی ۳-اطلاع رسانی

اشاره کرد .و نقشهایی چون ۱-نقش نمایشی۲-نقش اظهاری۳-نقش مشورتی۴-نقش مذاکرهای۵-نقش تفسیری باید جدی گرفته شود که هر کدام جای بحث دارد.

مفهوم جهاني شدن

جهاني‌شدن، اگر چه پديدة قديمي است؛ ولي امروزه يكي از مهمترين واژه‌هايي است كه در مقابل مفاهيم ديگري نظير «عصر ارتباطات پست مدرن» واردمباحث تحليل جهان كنوني شده است.اين پديده يكي از دغدغه‌هاي ربع آخر قرن بيستم است؛ پديده‌اي است كه از آن سخن زياد به‌ميان مي‌آيد؛ ولي معناي بسيار مبهمي دارد.«

چارت پیشنهادی اداره روابط عمومی گمرک جمهوری اسلامی ایران