كاربيني روابط عمومي گرايش رسانه

توضیحات

منتشر شده در دوشنبه, 30 -3443 03:25

نوشته شده توسط مليحه السادات حسيني خليلي

بازدید: 1365

شرح وظايف و تشكيلات روابط عمومي

مهمترين وظيفه روابط عمومي، شناخت افكار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افكار عمومي از سازمان است كه هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال مي شود.

شايد اين هم باعث شده باشد تا وظايفي همچون بستر سازي، برجسته سازي، فرهنگ سازي، اعتماد سازي، سخنگويي، نفوذ در افكار عمومي، اطلاع رساني، تبليغ و ترغيب  را براي يك روابط عمومي فعال تعريف نمائيم. اما بي ترديد، اين وظيفه، در قالب مجموعه‌اي از فعاليتهاي ارتباطي صورت مي‌گيريد كه تحت عناوين نسبتا ثابتي شامل ارتباط با رسانه‌ها و سازمان‌ها، ارتباط مردمي، پژوهش، آموزش، برنامه‌ريزي، انتشارات، امورفرهنگي و نمايشگاهها، سنجش افكار و پشتيباني از آنها ياد مي شود.

شرح وظايف:

الف) ارتباطات

ب) امور فرهنگي و نمايشگاهها

ج) انتشارات

د) سنجش افكار

و) آموزش، پژوهش و برنامه ريزي

ه) ثبت و آرشيو

الف) ارتباطات

-         سياستگذاري، برنامه‌ريزي و كاربرد شيوه‌ها و برنامه‌هاي مناسب براي انعكاس اهداف، سياستها، فعاليتها، برنامه‌ها، كاركردها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه‌ها و جامعه

-         گردآوري، جمع‌بندي و تحليل نظرها و ديدگاههاي مردم، نخبگان و رسانه‌ها در زمينه فعاليتهاي سازمان و ارايه آن به مديريت

-         تلاش براي تقويت هرچه بيشتر روحيه تفاهم بين كاركنان و مديران و اهميت سازماني و زمينه سازي براي برقراري ارتباطات بين آنان

-         اعلان مواضع سازمان

-         عضويت و شركت در جلسه‌هاي مهم سازمان به منظور آگاهي از سياستها، خط‌مشي‌ها، برنامه‌ها و روند فعاليتها و نيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهم آيي ها و جلسه ها

-         تدوين " تقويم جامع ارتباطات سازماني" در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان سازمان با شخصيتهاي حقيقي و حقوقي، كاركنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي و تلطيف روابط و تنظيم افكار عمومي

-         تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان سازمان

-         برنامه ريزي و اطلاع رساني به مردم درباره عملكرد سازمان به انگيزه تنوير افكارعمومي

-         تدوين برنامه سالانه مصاحبه‌هاي مسئولان سازمان با مطبوعات متناسب با اولويتهاي سازماني و نيازهاي افكار عمومي

-         تهيه و تنظيم اطلاعات پايه اي از سازمان براي ارايه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف

-         ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاري هاي رسمي جمهوري اسلامي و بهره‌برداري بهينه از آنها براي اطلاع رساني به مردم

-         تهيه خبر و تحرير گزارش و مقاله براي رسانه ها و سايت ها

-         روابط عمومي مي‌بايستي اطلاعات لازم درباره سازمان خود را قبل از آنكه مورد سوال قرار گيرد از طريق وسايل ارتباطي در اختيار مردم قرار دهد.

-         مطالعه مستمر و پيگير رويدادهاي اجتماعي و اقتصادي و ...... جامعه، تفسير گرايش هاي فكري مردم و كسب اطلاع درباره تمام جرياناتي كه در چگونگي فعاليت سازمان و گروه هاي مورد نظر آن موثر واقع مي شود.

ب) امور فرهنگي و نمايشگاهها

-         مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهم آيي هاي تخصصي و عمومي درون سازماني

-         پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان در تعظيم ايام و مناسبتهاي ويژه

-         تدوين و اجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي، تبليغي در ساختمانها و محوطه ها

-         مديريت نمايشگاهها ( سالانه، دايمي و....) در خارج و داخل سازمان با همكاري و مشاركت مراكز مربوط

-         طراحي وتوليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق و علايق قشرها)

-         تهيه، تدوين و اجراي نظامنامه و تقويم مراسم داخل سازمان

-         راه اندازي و اداره موزه و اتاق افتخارات سازمان

-         ترتيب دادن برنامه‌هاي بازديد كاركنان از طرح هاي شاخص سازمان

-         توليد و سفارش ساخت آگهي هاي تلويزيوني ( تيزر) و فيلم هاي مورد نياز براي تبليغ عملكرد و مستند سازي سازمان

-         همكاري با فرهنگسراها به منظور توسعه فرهنگ سازمان با برگزاري جشنواره عكس، نقاشي و مقاله نويسي بين دانش آموزان درباره سازمان

ج) انتشارات

-         تدوين كتب، جزوه ها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي سازمان

-         گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارش هاي مربوط به سياست ها، فعاليت ها، طرح ها و برنامه ها با شيوه ها و قالب هاي موثر و مناسب

-         طراحي، تنظيم وتدوين نظامنامه اشتراك، تأمين و توزيع نشريات و مطبوعات برون سازماني و نظارت برحسن اجراي آن

-         تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه سازمان براي ارايه به افكار عمومي

-         گردآوري و توليد مجموعه هاي موردي و ادواري به صورت موضوعي در قلمرو هاي مورد نياز مديران و كاركنان سازمان با استفاده از منابع مختلف از جمله مطبوعات كشورو همكاري با ساير حوزه ها در انتشار اين موارد

-         انتشار نشريه داخلي و برون سازماني

-         نظارت بر نحوه انتشار نشريات در سازمان

د) سنجش افكار

-         تهيه گزارش هاي تحليلي ادواري ( فرهنگي / ماهانه / فصلي / سالانه) از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان براي ارايه به مديريت

-         نقد و بررسي و تحليل بازتاب فعاليت هاي سازمان در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه ها و دستگاه‌ها از يكسو و مديران و كاركنان ازسوي ديگر و ارايه گزارش آن به مديريت

-         سنجش افكار عمومي درون سازماني به منظور بازاريابي مسائل و ارايه راه كارهاي مناسب به مديريت

-         طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور ترغيب كاركنان به مشاركت هرچه موثرتر در بهبود جريان امور سازمان

-         تحليل محتواي مطبوعات به صورت ماهانه، فصلي و سالانه و ارايه نتايج آن به مديريت

و) آموزش، پژوهش و برنامه ريزي

-         تهيه گزارش هاي عملكرد دوره اي از فعاليت هاي روابط عمومي

-         نوآوري ، خلاقيت و طراحي فعاليت هاي جديد در قلمرو وظايف روابط عمومي

-         نظارت و ارزيابي فعاليت ها و اعمال نتايج حاصل در برنامه ها و فعاليت هاي آتي

-         تهيه و تدوين برنامه و بودجه سالانه

-         برنامه‌ريزي، برآورد و پيگيري براي دريافت اعتبارات مورد نياز روابط عمومي براساس برنامه عمل سالانه.

-         طراحي و برنامه ريزي براي ارتقاي كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين سازمان و مردم و دستگاهها و مديران و كاركنان با يكديگر بيانجامد.

-         شركت دادن كاركنان در دوره هاي آموزشي متناسب با فعاليت هاي آنان

-         برنامه ريزي و اجراي دوره هاي آموزشي كوتاه مدت و مقطع دار روابط عمومي

-         برگزاري همايش آموزشي براي آشنايي كاركنان روابط عمومي با جديدترين دستاوردهاي علوم ارتباطات و روابط عمومي

-         سياستگذاري، هدايت و نظارت بر عملكرد واحدهاي تابعه

ه) ثبت و آرشيو

-         تشكيل يك آرشيو اطلاعاتي درباره اعضاء، گرو هاي داخلي و خارجي و نحوه فعاليت سازمان هاي مشابه ، همراه با آمار فعاليت هاي سازماني

-         تشكيل آرشيو منظم براي ضبط و نگهداري اسناد و مدارك لازم مربوط به روابط عمومي و فعاليت هاي سازماني

-         بررسي مستمر فعاليت هاي روابط عمومي و برطرف كردن نكات ضعف آن و ارزيابي نتايج حاصله به منظور اخذ تصميم براي اجراي برنامه هاي آينده

وظایف مدير روابط عمومي

1ـ تصميم گيري

2ـ برنامه ريزي

3ـ سازمان دهي

4- ارزيابي

5-بودجه ريزي

6- جذب اعتبارات

7- جذب نيرو و تقويت منابع انساني

8-ارتباط با كاركنان

9- ارتباط با مديران ارشد

مهارت هاي اجرايي ـ اداري مديران روابط عمومی:

•           يك مدير خوب براي رسيدن به هدف بايد نكات زير را در نظر داشته باشد :

-    مسؤوليتهاي خود را به خوبي درك كند و به هدفهاي سازمان خود آشنايي كامل و كافي داشته باشد .

-  با استخدام و آموزش افراد لايق ، ستادي بوجود آورد تا آنها نيز در امور اجرايي ، اداري مسؤوليت هايي را به عهده گيرند.

-       براي هر فعاليت خاص طرح زمانبندي در نظر بگيرد .

برنامه را به طور انعطاف پذير تنظيم كند تا در برابر حوادث غير مترقبه با مشكل مواجه نشود.

برنامه را به طور انعطاف پذير تنظيم كند تا در برابر حوادث غير مترقبه با مشكل مواجه نشود .

مدير بايد در صورت لزوم معاون يا معاوناني براي خود انتخاب كند كه كارها را به آنها تفويض كند و فقط كارهاي خاص را زير نظر بگيرد .

مدير بايد صحيح ترين و سريعترين وسيله ارتباطي را براي خود و اعضاي سازمان تهيه كند.

مدير بايد با تمام هوش و حواس مواظب بدگويي ها و ايرادگيريها باشد و اين گونه شايعات را اگر از روي غرض است با تمام قوا سركوب كند و در غير اينصورت به اصلاح كار خود و سازمان بپردازد.

فرماندهی و کنترل در روابط عمومی

1_ روی مجموعه ای از بانک های اطلاعاتی و کتابچه های راهنمای رسانه ای سرما یه گذاری کنید.

2_ فهرستی مناسب از رسانه ها تهیه کنید. فهرستی از رابط های رسانه ای که برای چاپ مطلب یا پخش آن از طریق رادیو یا تلویزیون با آنها تماس بگیرید.

3_ با وسایل ارتباط جمعی آشنا شوید.

4_ مهارت های نوشتن خود را تقویت کنید.

5_ شبکه ارتباطات خود را گسترش دهید.

خصوصيات كارشناس روابط عمومي

•       شرط اوليه اجراي صحيح و مطلوب طرحها و برنامه هاي هر واحد روابط عمومي با ميزان بالاي علاقه و دلبستگي مدير آن رابطه مستقيم دارد . علاوه بر اين بايد در كنار او كارشناساني با ويژگي هاي زير باشند .
•         تخصص
•        تجربه
•         شناخت مؤسسه و مخاطبان
•         علاقه و وفاداري به شغل و سازمان
•        آگاهي از عملكرد سازمان
•        احساس مسولیت اخلاقی
•        سازمان آگاهی و جامعه آگاهی و آگاهیهای روز
•        نوآوری و خلاقیت
•      آشنایی با روزنامه نگاری
•       قدرت نویسندگی
•       گوش دادن موثر و همدلی از طریق:
•         الف – بازگفتن
•         ب – تلخیص
•       ج – پاسخ دادن به رمزهای غیرکلامی
•        د – احساس کردن
•        ایمان به حقانیت مخاطب
•        استعداد
•        بهره هوشی بالا
•         سرزنده بودن
•         ظاهر مناسب
•        شخصیت ترغیبی و اخلاقی مناسب
•        داشتن احساس خوب وحسن نیت
•      با عقل و فهم و دانش داد سخن توان داد  چون جمع شد معانی گوی بیان توان زد

چالش های روابط عمومی

روابط عمومی ها نسبت به سایر واحدها نه ضعیف ترند و نه کمتر کار می کنند  ، بلکه وظایفش دشوار،متنوع ،وسیع و حساس است .همه از آن انتظار دارند اما کمتر به آن توجه دارند.

روابط عمومی با افکار عمومی سر و کار دارد وارتباط با گروه های گوناگون سخت و دشوار و نیازمند حمایت همه جانبه و مداوم است.

•         عدم شناخت مسئولین ،مردم و کارکنان نسبت به اهمیت،جایگاه و وظایف روابط عمومی
•         ساختار نامناسب (تداخل وظایف،پایین بودن حقوق ومزایا،ادغام ها،......)
•         بودجه ناکافی (هزینه یک ثانیه آگهی در تلویزیون تا 7 میلیون ریال- یک دقیقه 42 میلیون تومان – و هزینه یک صفحه آگهی در روزنامه همشهری تا 16 میلیون تومان میرسد .
•          عدم تنوع در برنامه های روابط عمومی به علت ”رسانه محور بودن مدیران“
•         ارتباط ضعیف مدیران با کارکنان وعدم انعکاس فعالییتها در درون وزارت
•         عدم انتقال اطلاعات از مدیریت ارشد به روابط عمومی
•         کمبود نیروی انسانی متخصص . 
•          بالابودن  سطح انتظارات از دستگاه های اجرایی
•         مشکلات رسانه ای در ایران (حرفه ای نبودن،ضعف در اخلاق حرفه ای وبه جای احزاب بودن )
•    عدم توجه به تکنیک های علمی  روابط عمومی
•    عدم اختیار مدیران روابط عمومی

نويسنده : مليحه السادات حسيني خليلي

این کاربر 2 مطلب منتشر شده دارد.