- فایده اتوماسیون اداری و مالی را تعریف کنید؟
مربوط به لزوم و سرعت و دقت و صحت در کار آنها است و به خاطر توسعهدامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجازی ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .

17- محاسن مستقیم و غیر مستقیم اتوماسیون اداری و مالی را توضیح دهید؟
مستقیم : کنترل بهتر بر کار به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار – تبدیل اطلاعات از شکلی به شکل دیگر کمتر صورت می گیرد – فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود.
غیر مستقیم : وابستگی کمتر به ادارت دیگر برای تهیه کپی چاپ و امور مشابه – نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات – به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع رضایت مشتریان بیشتر می شود.

18- مزایای کاربردی مستقیم و غیر مستقیم اتوماسیون اداری و مالی را توضیح دهید؟
مزایای مستقیم : افزایش محصول یا بازده و صرفه و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار معمولااین مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد – غیر مستقیم : این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است از طریق سود آوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازد .
19- تفاوت خلاصه نویسی با گزیده برداری چیست ؟
خلاصه نویسی: عنایت روی یک کتاب یا مقاله یا متن خاصی است که چکیده همه آن آورده می شود .گزیده برداری:نکات مورد نظر و مورد علاقه شخص از جاهای مختلف نوشته می شود و چه بسا انسجام و پیوستگی میان گزیده ها وجود نداشته باشد
20- مراحل و نحوه تهیه و تنظیم نامه های اداری و گزارش مالی را توضیح دهید؟
تفکر در مورد موضوع – طرح ریزی مطالب – گردآوری اطلاعات – نحوه ارائه و عرضه اطلاعات گرد آوری شده
21- مراحل چکیده نویسی را نام ببرید؟
الف- مطالعه یا مرور اجمالی پیش از اقدام به تلخیص ب – مشخص ساختن میزان و در صد تلخیصی که باید انجام شود ج – مشخص کردن موارد و مطالب اصلی و فرعی هنگام مطالعه ح – حفظ امانت و اصالت در عبارت و محتوا

22- ویژگیهای خلاصه نویسان را نام ببرید 6 مورد ؟
1- علاقه مند باشد 2- سواد کافی داشته باشد 3- خط خوش داشته باشد 4- امانت داری کند 5- حوصله کافی داشته باشد 6- نظم و وقت شناسی داشته باشد

23- در ویرایش نوشته های اداری باید چه اصولی را رعایت کنیم ؟
به گزینی واژه ها – رعایت قواعد املای فارسی – رعایت اصول دستور زبان فارسی رعایت آیین جمله بندی – حذف زواید و مورد تکرار شده – برسی نحوه استفاده از منابع – مراقبت در کفایت منطقی اجزا

24- ویژگیهای یک نوشته اداری چگونه است ؟
الف: مفهوم و محتوا اول نوشته باید اندیشه و فکر نویسنده را خوب منعکس کند – بایستی از اندیشه و فکر تازه برخوردار باشد – بایستی جامعه را در مسیر رشد و ترقی قرار داده ب: سبک و شیوه نگارش – سبک و شیوه های مناسب بیانی – رعایت نکات دستوری و اصول فنی نگارش

25- ساختار گزارش چند نوع است 2 مورد آن را توضیح دهید ؟
از نظر قالب و ساختار سه نوع گزارش وجود دارد - الف: گزارش مالی گزارش هایی هستند که در ادارات و سازمان ها بر اساس هدف و منظور خاصی تهیه می گردد. ب: گزارش کامل که به آن گزارش مفصل می گویند اجزا و قالب گزارش های مفصل اغلب از بخش های متمایز تشکیل می شود و به ترتیب زیر مرتب می گردد .
صفحه عنوان- پیش گفتار– فهرست مطالب– فهرست پیکرها– متن گزارش-کتاب نامه