به نام خدا

پروژه درس مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی

نام استاد: آقای بیاتانی
نام دانشجو: رضا حبیبی
رشته حسابداری گرایش مالی ترم 4
دانشگاه علمی کاربردی واحد 13هنر


روش‏های تنظیم پرونده‏های اسمی روش الفبایی ساده


الف. تعریف روش چنانچه پرونده‏ها بر اساس حروف الفبا در قفسه‏ها چیده شوند، به چنین روشی، روش الفبایی ساده می‏گویند. در این روش پرونده‏ها بر اساس حروف متشکله نام خانوادگی ودر صورت تشابه به نام پدر و شماره شناسنامه و… صاحب پرونده وبا رعایت حق تقدم حروف الفبا تنظیم و بایگانی می‏گردند.نمونه کامل این روش در راه نمای تلفن و لغت نامه‏ها می‏باشد.
ب. موارد استفاده از روش الفبایی برای تنظیم پرونده‏های کارمندی و اداری استفاده می‏شود. در این روش هر قسمت از قفسه‏ها را به یکی از حروف الفبا اختصاص داده وپر ونده‏ها به ترتیب آنها در جاهای پیش بینی شده بایگانی می‏شوند. بر طبق این روش برای دست یابی به پرونده‏ی مورد نظر، نیازی به تنظیم و استفاده از دفتر راه نمای الفبایی نخواهد بود، نحوه‏ی قرار دادن پرونده‏ها و هم چنین الصاق حروف الفبا روی قفسه‏ها می‏تواند نقش دفتر راه نما را داشته باشد.
ترتیب ثبت اسامی روی پوشه‏ها و دفاتر راه نما مجموعه ای از حروف که تشکیل یک اسم را می‏دهند، از نظر بایگانی اصطلاحا واحد نامیده می‏شود. بر طبق این تعریف حسن ابراهیمی از دو واحد یعنی حسن و ابراهیمی تشکیل شده است. نحوه‏ی ثبت اسامی و رعایت حق تقدم واحد‏های بایگانی که در پیش به آن اشاره شد،

قواعد اندکس اسامی2 نامیده می‏شود. با توجه به اصطلاحات بیان شده این اصول برای ترتیب ثبت اسامی در دفاتر و تنظیم پروند‏ها در قفسه‏ها باید مورد توجه قرار بگیرند:
قاعده‏ی 1: نام خانوادگی باید قبل از اسم اعم از مفرد یا مرکب ثبت شود:
مانند"محمدی_علی"و"شکوهی_ ایرج"
قاعده ی2: در مواقعی که نام موسسات تجاری با نام افراد همراه باشد، در این صورت ابتدا نام خانوادگی شخص ویا اسم مخصوص موسسه ثبت شده یعد نوع شرکت نوشته می‏شود
مانند: شرکت سهامی عباس نعمتی
روش صحیح ثبت اسامي: نعمتی عباس_ شرکت سهامی

قاعده ی3) اسم‏هایی که با حروف مخفف و یا ختصاری نوشته می‏شوند هر یک از حروف به منزله یک نام کامل محسوب شده و هر یک از آن حروف به عنوان یک واحد بایگانی تلقی می‏گردند مانند: شرکت سهامی آی.بی. ام روش صحیح: آی.بی. ام_ شرکت سهامی
قاعده ی4) اسامی مرکب به عنوان یک اسم تلقی می‏گردندمانند: شرکت سهامی اتوبوس رانی تهران و
حومه روش صحیح : اتوبوس رانی تهران وحومه_ شرکت سهامی
قاعده‏ی 5) درجات و القاب در ثبت اسامی مورد توجه قرار نمی گیرند و جز واحد بایگانی محسوب نمی شوند و داخل پرانتز بعد از اسم ثبت می‏گردند
مانند: دکتر احمد سلیمانی: روش صحیح: سلیمانی_ احمد(دکتر)

قاعده6) هر گاه اسم با آدرس توام باشد آدرس بعد از اسم نوشته می‏شود: مانند: فروشگاه فرخی_ شمیران روش صحیح: فرخی_ فروشگاه _ شمیران
روش الفبایی و شماره ای با گروه بندی حرف اول و دوم نام خانوادگی
الف. تعریف روش در این روش، اسامی پرونده‏ها بر مبنای حرف اول و دوم نام خانوادگی تفکیک شده و پس از کدگذاری ملاک تنظیم قرار می‏گیرند.
ب) نحوه و موارد استفاده نحوه‏ی کد گذاری پرونده در چند مرحاه و به شرح یاد شده در زیر صورت می‏گیرد. در مرحله‏ی اول کلیه‏ی پرونده ه‏ها را با توجه به حروف اول آنها به 32 قسمت تقسیم می‏کنند. در مرحله دوم 32 حرف زبان فارسی را به چهار گروه زیرین تقسیم بندی
رده و به هر یک از گروه‏ها ی چهار گانه یک کد اختصاصی داده می‏شود.

حرف اول اسم حرف دوم اسم کد الف الف تا خ 1 الف د تا ش 2 الف ص تا گ 3 الف ل تا ی 4 ( جدول شماره‏ی 1) نام خانوادگی - نام شماره رمز (کد پرونده) احمدی – احمد احمدی - حسن 1 – 1 2 - 1 اسدی – سیمین آزاد - علی 1 – 2 2 - 2 ( جدول شماره‏ی 2) بنا بر تعریف مذکور در فوق هر 32 حرف به چهار دسته تقسیم می‏شود یعنی 128 طبقه به دست می‏آید (128=4 32) تقسیم بندی چهار گانه مبنای کد گذاری بر اساس حرف دوم نام خانوادگی صاحب پرونده می‏باشد. در مرحله آخر به ترتیب تشکیل، پرونده‏ها شماره‏ی ردیف داده می‏شود واین شماره‏ها پس از یک خط تیره در سمت راست کد هر طبقه قرار می‏گیرند. بر طبق این روش هر پرونده دو شماره خواهد داشت. شماره‏ی اول نشانگر گروه یا دسته، و شماره‏ی دوم، ردیف پرونده‏ی آن گروه را نشان می‏دهد.

شماره رمز حرف اول حرف دوم شماره رمز حرف اول حرف دوم

شماره رمز حرف اول حرف دوم شماره رمز حرف اول حرف دوم 1 الف الف-خ 33 الف الف-خ 65 الف الف-خ 97 الف الف-خ 2 د-ش 34 د-ش 66 د-ش 98 د-ش 3 ص-گ 35 ص-گ 67 ص-گ 99 ص-گ 4 ل-ی 36 ل-ی 68 ل-ی 100 ل-ی 5 ب الف-خ 37 ب الف-خ 69 ب الف-خ 101 ب الف-خ 6 د-ش 38 د-ش 70 د-ش 102 د-ش 7 ص-گ 39 ص-گ 71 ص-گ 103 ص-گ 8 ل-ی 40 ل-ی 72 ل-ی 104 ل-ی 9 پ الف-خ 41 پ الف-خ 73 پ الف-خ 105 پ الف-خ 10 د-ش 42 د-ش 74 د-ش 106 د-ش 11 ص-گ 43 ص-گ 75 ص-گ 107 ص-گ 12 ل-ی 44 ل-ی 76 ل-ی 108 ل-ی 13 ت الف-خ 45 ت الف-خ 77 ت الف-خ 109 ت الف-خ 14 د-ش 46 د-ش 78 د-ش 110 د-ش 15 ص-گ 47 ص-گ 79 ص-گ 111 ص-گ 16 ل-ی 48 ل-ی 80 ل-ی 112 ل-ی 17 ث الف-خ 49 ث الف-خ 81 ث الف-خ 113 ث الف-خ 18 د-ش 50 د-ش 82 د-ش 114 د-ش 19 ص-گ 51 ص-گ 83 ص-گ 115 ص-گ 20 ل-ی 52 ل-ی 84 ل-ی 116 ل-ی 21 ج الف-خ 53 ج الف-خ 85 ج الف-خ 117 ج الف-خ 22 د-ش 54 د-ش 86 د-ش 118 د-ش 23 ص-گ 55 ص-گ 87 ص-گ 119 ص-گ 24 ل-ی 56 ل-ی 88 ل-ی 120 ل-ی 25 چ الف-خ 57 چ الف-خ 89 چ الف-خ 121 چ الف-خ 26 د-ش 58 د-ش 90 د-ش 122 د-ش 27 ص-گ 59 ص-گ 91 ص-گ 123 ص-گ 28 ل-ی 60 ل-ی 92 ل-ی 124 ل-ی 29 ح الف-خ 61 ح الف-خ 93 ح الف-خ 125 ح الف-خ 30 د-ش 62 د-ش 94 د-ش 126 د-ش 31 ص-گ 63 ص-گ 95 ص-گ 127 ص-گ 32 ل-ی 64 ل-ی 96 ل-ی 128 ل-ی

روش شماره گذاری متوالی یا مسلسل الف. تعریف روش این روش یکی از رایج ترین شیوه‏های شماره گذاری پرونده‏ها، به خصوص برای تنظیم پرونده‏های اسمی و موضوعی است.ملاک تنظیم پرونده‏ها در این روش
شماره‏های ردیفی است که به ترتیب تشکیل به هر یک از پرونده‏ها اختصاص داده می‏شود. ب. موارد استفاده نحوه‏ی استفاده از روش شماره گذاری متوالی بدین ترتیب است که ابتدا عناوین پرونده‏ها به ترتیب حق تقدم، و بدون در نظر گرفتن حروف متشکله‏ی عنوان آنها در یک دفتر ثبت گردیده، و سپس شماره‏ی ردیفی که به منزله‏ی شماره‏ی پرونده‏ی آنها نیز محسوب می‏گردد، به آنها اختصاص می‏بابد، و پرونده‏ها با توجه به شماره‏های تعیین شده به ترتیب در محل‏های پیش بینی شده بایگانی می‏شوند.
برای سهولت و سرعت دست یابی به شماره‏ی پرونده و محل نگاه داری آنها اسامی پروند ه‏ها را در دفتر دیگری به نام دفتر راهنمای الفبایی، و با توجه به حروف نام صاحب پرونده ثبت می‏کنند. بر طبق این روش، برای بایگانی پرونده‏ها سه مرحله صورت می‏گیرد:
مرحله‏ی اول: ثبت اسامی و عناوین پرونده‏ها در فهرست یا دفتر ثبت اولیه برای تعیین شماره‏ی ردیف آنها
مرحله‏ی دوم: ثبت اسامی و عناوین پرونده‏ها بر حسب نظم حروف متشکله و نام صاحب پرونده در دفتر راه نمای الفبایی
مرحله‏ی سوم: قرار دادن پرونده‏ها بر طبق شماره‏های معین در جاهای تعیین شده.
بدیهی است استفاده از دفتر راه نمای الفبایی که به نام"دفتر رپرتوار"معروف است و یا وسایل مشابه مانند دستگاه کاردکس یا لایندکس( شماره ی1/14و14)برای
دست یابی به شماره‏ی پرونده‏ی مورد نظر با توجه به نام صاحب پرونده ضرورمی باشد.

ردیف نام خانوادگی - نام سایر اطلاعات 1 پیرنیا حسن کارمند کارگزینی 2 انصاری علی کارمند کارگزینی 3 بیرجندی شیدا کارمند حسابداری 4 پازوکی امیر کارمند روابط عمومی 5 بهبهانی احمد کارمند آموزش 6 ایزدی نادر کارمند کارپردازی دفتر ثبت اولیه (دفتر کل) تصوری شماره 11 شماره پرونده نام خانوادگی - نام نام پدر شماره شناسنامه سایر اطلاعات الف 2 6 انصاری علی ایزدی نادر حسن محمد - - کارمند کارگزینی کارمند کارپردازی ب 5 3 بهبهانی احمد بیرجندی شیدا علی رضا - - کارمند آموزش کارمند حسابداری پ 4 1 پازوکی امیر پیرنیا حسن مهدی احمد - - کارمندروابط عمومی کارمند کارگزینی