موضوع كنفرانس مديريت اسناد و گزارش گري مالي
هادي باجلان
پودمان 4
حسابداري مالي
استاد بياتاني

نامه هاي محرمانه:
مكاتباتي هستند كه اطلاع از مفاد انها براي همه كس مجاز نبوده و فقط افراد خاصي در سازمان مي توانند از موضوع آنها اگاهي پيدا كنند.
اسناد طبقه بندي شده با توجه به درجه محرمانه بودن آنها به 4 طبقه دسته بندي ميشوند:
1- اسناد به كلي سري
2- اسناد سري
3- اسناد بسيار محرمانه
4- اسنادمحرمانه
اسناد به كلي سري- شامل اسنادي است كه افشاي غير مجاز آنها باعث ضرر و خسارت جبران ناپذير به منافع كشور گردد از قبيل:
اطلاعات با ارزش و حياتي در مورد پيشرفتهاي علمي يا تكنيكي
طرح هاي مهم دولتي از قبيل برقراري مالياتهاي جديد و تعرفه هاي جديد
اطلاعات در مورد ذخيره هاي دفاعي كشور
اسناد سري- شامل اسنادي است كه افشاي غير مجاز آن امنيت كشور را به خطر انداخته از قبيل:
اطلاعات با ارزش و حياتي در مورد پيشرفتهاي علمي يا تكنيكي
طرح هاي مهم دولتي از قبيل برقراري مالياتهاي جديد و تعرفه هاي جديد
اطلاعاتي در مورد كشورهاي خارجي
اسناد بسيار محرمانه-شامل اسنادي است كه افشاي آنهاباعث ضرر به منافع عمومي كشور ميشود از قبيل:
اطلاعات با ارزش و حياتي در مورد پيشرفتهاي علمي يا تكنيكي
گزارشهاي داخلي يا خارجي
مكاتبات مربوط به تعيين صلاحيت كاركنان
اسناد محرمانه- شامل اسنادي است كه افشاي آنهاباعث ضرر به منافع عمومي كشور و باعث ايجاد اشكال در امور اداري ميشود از قبيل:
اطلاعات با ارزش و حياتي در مورد پيشرفتهاي علمي يا تكنيكي
گزارشهاي داخلي يا خارجي
مكاتبات مربوط به تعيين صلاحيت كاركنان
آيين نامه ها جزوات يا دستورات داخلي سازمانهاي دولتي كه فقط براي خود سازمان تنظيم شده.

ثبت و نگهداري اسناد محرمانه
مسئوليتنگهداري- ثبت-نظارت و كنترل اسناد محرمانه بر عهده حراست هر سازمان ميباشد.
نحوه نگهداري اوراق
1-كليه اوراق بايد شماره گذاري شده باشد.(بر روي هر بركه)
2-هر مقام سازماني مجاز به استفاده از اوراق محرمانه نمي باشد.
3-محل ارجاع هر سند يا اوراق بايد روشن و مشخص با ذكر زمان ارسال باشد.
4-پيش نويسها و كپي ها بايد حفظ و نگهداري شود.
5-اوراق محرمانه نبايد از سازمان خارج شود مگر با مجوز حراست.

واحد دبير خانه
وظيفه دبير خانه هماهنگ ساختن كادر شاغل و دبيرخانه و ايجاد ظوابط منسجم در هر سازمان بر عهده واحد دبيرخانه ميباشد.

ساختار دبيرخانه
جايگاه دبيرخانه در هر سازمان متفاوت است.
متمركز
نيمه متمركز
متمركز زير نظر مقام وزارت يا قائم مقام و با معاون اداره كل است.
در شاخه معاونت اداري و در قلمرو اداره كل امور اداري.
هر معاونتي براي خود يك دبيرخانه دارد.

انواع پست هاي دبيرخانه
رئيس دبيرخانه
مسئول ثبت نامه وارده و صادره
مسئول مقابله نامه ها
مسئول توزيع و ارجاع
مسئول پيگيري نامه ها
نامه رسان

فرمول تعداد افرادي كه در دبيرخانه كار ميكنند
ساعات صرف شده براي انجام كار= تعداد نامه ضرب در زمان لازم در هر مرحله از كار(دقيقه) تقسيم بر 60
تعداد كاركنان مورد نياز= كل ساعت صرف شده براي انجام كار تقسيم بر ساعات كار(دقيقه) هر نفر در روز