I. مدیریت اسناد:

تهیه، تنظیم و اجرای برنامه‏های لازم برای تسهیل و تسریع در دستیابی به مکاتبات، اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا امحای اوراق زاید را مدیریت اسناد می‏نامند که به‏طور کلی از شش زیر مجموعه تشکیل می‏گردد:

الف) مدیریت ارسال و دریافت مراسلات_ به مجموعه روشهای عملیاتی برای نگهداری، تنظیم و طبقه‏بندی اسناد به منظور تسریع و تسهیل دسترسی به آنها را مدیریت ارسال مراسلات می‏گویند. مبنای صحیح در این بخش به سرعت بخشیدن در کارها و تصمیمات کمک خواهد کرد.

ب) مدیریت فرمها_ تهیه و استفاده از فرمهای مختلف در یک سازمان بر اساس ضوابط علمی باعث می‏شود درج اطلاعات در فرمها و دسترسی به اطلاعات مورد نظر در فرمها به آسانی و به سرعت صورت پذیرد و عملیات اجرایی به‏صورت یکنواخت (استاندارد) در تمام سطوح سازمانی جریان پیدا کرده و آن سازمان به اهداف و مسوولیتهای خود بهتر عمل خواهد نماید.

هدفهای اصلی در مدیریت فرمها شامل موارد زیر است:

· جلوگیری از ایجاد فرمهای غیر لازم و تکراری؛

· ادغام فرمها برای تشکیل فرم جدید؛

· تدوین و عمل به مشخصات یکنواخت و مطلوب در زمینه‏ی رنگ و جنس کاغذ و چاپ و تکثیر فرمها.

پ) مدیریت گزارشها_ جمع‏آوری اطلاعات در هر سازمانی از وظایف اصلی آن سازمان می‏باشد به‏طوری که مدیران در سطوح مختلف سازمان بتوانند با استفاده از آنها، تصمیمات صحیح را اتخاذ و اقدامات لازم را انجام و برنامه‏های آینده را تنظیم نمایند. هر گونه سهل‏انگاری و مانع در زمینه دسترسی به اطلاعات ضروری و مفید به عنوان یک عامل منفی یا بازدارنده عمل خواهد کرد.

با بهره‏مند شدن از اصول مدیریت گزارشها، این امکان فراهم خواهد شد تا در حد مطلوبی این اطلاعات جمع‏آوری و نگهداری شده و در نهایت دسترسی مجدد به آنها امکان‏پذیر گردد.

ت) مدیریت دستورالعملها_ هدف از این شاخه مدیریت اسناد، ایجاد شیوه‏ی مطمئنی است که بتوان به کلیه اطلاعات مربوط به قوانین و مقررات و شیوه‏نامه‏های اجرایی در مورد هر موضوعی دست یافت.

ث) مدیریت مکاتبات _ایجاد یک برنامه صحیح به منظور رسیدن به اهداف زیر در مکاتبات مورد توجه قرار می‏گیرد:

· اصلاح کیفیت نامه‏های اداری؛

· تدوین ضوابط و معیارهای صحیح در مکاتبات اداری؛

· استفاده از روشهای نو برای مدیریت انبوه نامه‏های اداری؛

· تسهیل در درج اطلاعات و دسترسی به اطلاعات لازم از طریق تهیه و تدوین نامه‏های یکسان برای واحدهای مختلف سازمان.