لازم است با كاركردهاي مديران نيز به شرح ذيل آشنا شويم:

انديشمندان و صاحب نظران هر يك كاركردهائي را براي مديريت متصور شده اند كه از بين آنها مي توان كامل ترين كاركرد ها را از نظر هنري فايل در پنج سطر به شرح ذيل بر شمرد :

1 – برنامه ريزي ( تصميم گيري )

2 – سازماندهي

3 – هدايت و رهبری

4 – هماهنگي

5 – نظارت و كنترل

البته در مطالعات اخير اندیشمندان و صاحبنظران خلاقيت و نوآوری را نيز به اين كاركردها اضافه كرده اند.


1- برنامه ریزی:

چه كاري بايد در سازمان انجام شود ؟ شيوه انجام آن چگونه بايد باشد ؟ چه مدت زمان جهت اجرا لازم است ؟ چه كسي و با چه منابع و امكاناتي بايد آن را انجام بدهد ؟ پاسخ به اين سئوالات قبل از اجراي هر كاري همان برنامه ريزي است كه مهمترين و بنيادي ترين و در عين حال اولين سطح كاركرد مديران محسوب می شود كه با اين كاركردخط مشي و سياست اصلی سازمان طراحي و ترسیم مي شود و بر مبناي آن تئوري ، كل سيستم به حركت در مي آيد و به مثابه يك پل زمان حال را به آينده مرتبط می سازد .

تعریف برنامه ريزي :

به فراگرد تصميم گيري و تعيين خط مشي اصلی سازمان براساس توانمندي و منابع موجود جهت نيل به اهداف در آينده برنامه ریزی گویند.

ماهيت برنامه ريزي :

ماهيت برنامه ريزي داراي چهار وجه مهم به شرح ذيل مي باشد:

الف – از جهت كمك به رسيدن به هدفها و مقاصد.

ب – از لحاظ اولويت آن نسبت به ساير وظايف مديريت .

ج – از نظر جامعيت .

د – از جهت بازدهي نتايج برنامه ها .

ويژگي هاي يك برنامه خوب :

– هدفها در یک برنامه خوب بايد روشن ، مشخص و قابل فهم باشند.

– برنامه خوب بايد ساده و جامع باشد.

– برنامه خوب با متعادل و قابل انعطاف باشد.

– برنامه خوب بايد داراي محدوديت زماني باشد.

– برنامه خوب بايد با همكاري كاركنان تهيه شود.

– يك برنامه خوب بايد وحدت منابع داشته باشد.

اهداف در برنامه ريزي :

– هدف ها بايد قابل سنجش باشند.

– هدف ها بايد تحقق پذير باشند.

– هدف ها بايد پذيرفتني باشند

– هدف ها بايد همخواني و توافق داشته باشند.

انواع برنامه :

بر حسب نوع نياز ، برنامه ها به شرح ذيل تقسيم مي شوند:

– برنامه هاي ثابت و موقت.

– برنامه هاي كوتاه مدت بلند مدت و ميان مدت.

– برنامه هاي راهبردي و عملياتي .

2- سازماندهي :

سازماندهي دومین وظیفه از وظايف مديران است كه به امر سازماندهي ، تفكيك امور ، تعيين وظيفه ، حدود اختيارات افراد ، چگونگي زمان و شيوه انجام كار مي پردازد كه اين موارد زمينه ساز فعاليت هاي بعدي در جهت رسيدن به اهداف سازمان می باشد.

تعریف سازماندهی :

سازماندهي به فرايند دوره ای تقسيم كار،ارتباط و هماهنگی ميان افراد و گروه هاي كاري و مشاغل جهت تحقق اهداف سازماني تلقي می گردد.

مراحل سازماندهي:

– طراحي كارها و فعاليت هاي مورد نياز سازمان .

– دسته بندي فعاليت ها در قالب پست هاي سازماني.

– ايجاد و رابطه ميان پست ها به منظور دست يابي به يك هدف مشترك.

مفاهيم سازماندهي :

– تقسيم كار :

عبارت است از تقسيم امور به مراحل متعدد و واگذاري هر مرحله به يك فرد يا گروه خاص ،كه لازم است جهت بازدهي بيشتر كار و نيروي انساني در صورت امكان گردش شغلي يا تنوع شغلي بين افراد صورت پذيرد.

– وحدت فرماندهي :

يعني اينكه يك مرئوس بايد فقط در مقابل يك سرپرست يا مدير پاسخگو و گزارش دهنده باشد. لذا جهت رسيدن به اين مهم بايد از اصل تمركز زدائي يعني اينكه يك زنجير فرماندهي یا مديريت طراحي شود و به وسيله آن تفويض اختيار از رأس سازمان به پايین ترين سطوح كشيده شود.

– اختيار :

حق قانوني يا قدرتي است كه سازمان به هنگام احراز پست به فرد مي دهد كه مدير از آن جهت تصميم گيري و هدايت فعاليت ها و افراد استفاده مي كند.

-تفويض اختيار :

انتقال و اختيار مسئوليت رسمي از مافوق به زيردست جهت انجام دادن وظايف خاص .

- هماهنگي افراد و مشاغل :

ايجاد همامنگی و يگانگي ميان افراد و فعاليت ها در واحدهاي مختلف سازمان را شامل مي شود.

- نمودار سازمان :

سازمان ها جهت نشان دادن ساختار رسمي از اشكالي به نام چارت سازماني استفاده مي كنند كه بيانگر ساختار ، تقسيم وظايف ، واحدها و ارتباطات ميان آنها مي باشد كه داراي انواع مختلفي از قبيل سازماندهي بر حسب تعداد ، زمان ، وظيفه و تخصص ، محل عمليات يا مناطق جغرافيايي ، ارباب رجوع ، محصول ، پروژه اي و... مي باشد.

- حیطه نظارت :

به تعداد زیر دستانی که مستقیما زیر نظر سرپرست یا مدیر کار می کنند تلقی می شود.

- صف :

وظایفی که دقیقا در راستای تحقیق اهداف سازمان است. مثل معلم در آموزش و پرورش

- ستاد:

به وظایفی که به انجام وظایف صف یاری می رساند ستاد می گویند. مانند ناظم و مدیر و مربی پرورشی در آموزش و پرورش .

3- هدايت و رهبري :

پس از برنامه ريزي و سازماندهي سومين وظيفه مديريت هدايت و رهبري مي باشد كه داراي اهميت والائي مي باشد زيرا برنامه ريزي ، ساماندهي ، تأمين نيروي انساني و ... ، زماني اثربخش خواهند بود كه با هدايت و رهبري صحيح، انگيزش افراد به وسيله ارتباطات مناسب و توانايي رهبري برانگيخته شده باشد لذا مدير براي انجام اين وظيفه ، موظف است كه در كنار ساير منابع سازمان از مهمترين منبع يعني نيروي انساني به نحو شايسته اي بهره گيرد.

رهبري :

رهبري عبارت است از هنر يا علم نفوذ در اشخاص به نحوي كه با ميل و اراده خويش در جهت حصول به اهداف گام بردارند . از اين رو رهبري را هنر مديريت گويند.

هدایت:

کمک به زیردستان در خصوص بیان و ارائه کار منطبق با اهداف سازمان را گویند.

فرق رهبری و مدیریت :

رهبری بر زیر دستان تاثیر می گذارد ولی مدیریت نیروی انسانی را اداره می کند.

ملزومات هدایت :

- آشنایی با ویژگی های نیروی انسانی.

- آشنای با نحوه صحیح انجام وظایف در سازمان .

سبک های رهبری :

تعین سبک رهبری باید بر اساس آمادگی و توان و بلوغ کارکنان و متناسب با و ضعیت آنها در چارچوب توان رهبری صورت گیرد.در صورت کم بودن توان و بلوغ کارکنان از سبک آمرانه و دستوری و در صورت وجود شایستگی و بلوغ در کارکنان می توان از سبک های تفویضی و حمایتی استفاده نمود .


4- هماهنگي :

برنامه ریزی ،سازماندهی ،تقسيم كار و طبقه بندي وظايف در صورتي مي تواند سودمند باشد كه همزمان با آن تدابير لازم جهت هماهنگ كردن امور و وظايف اتخاذ شود. بدون ايجاد هماهنگي در هدفها و فعاليت هاي ادارات تابعه و واحدهاي سازمان، تأمين اهداف سازمان میسر نخواهد بود ، زيرا اگر هماهنگي نباشد هر واحد سازماني و گروه كار و يا شاغل هر يك از مشاغل صرفاً هدف هاي مورد نظر خود را دنبال مي كند و تأمين هدف هاي ساير واحدها يا افراد و نيز به تأمين هدف هاي كلي سازمان نمي انديشد. اگر قبول داشته باشيم كه مقصود مديران از تقسيم كار و طبقه بندي وظايف و تخصصي كردن فعاليت ها افزايش كارآيي و بازدهي سازمان است در اين صورت بايد بلافاصله در خصوص هماهنگ کردن کارها و وظایف تقسیم شده نیز اقدام شود . ممكن است براي واحدهاي سازمان و شاغلين مختلف روشن نباشد كه نقششان در سازمان چيست و ندانند كه ديگران چه نقشي در تأمين هدفهاي سازمان ايفا مي كنند در اين صورت هر واحد يا هر كس منافع حرفه اي و تخصصي خود را دنبال مي كند و هدف هاي بزرگتر سازماني را از نظر دور مي دارد.


تعریف هماهنگی :

فرآيندي است كه از طريق آن هدفها و فعاليت هاي واحدهاي مختلف يك سازمان ضمن همسو ئی و هم جهتی ،وحدت مي يابند تا اهداف كلي سازمان به نحو مطلوب تأمين شوند.


انواع هماهنگی و وابستگی و ارتباط متقابل :

الف- وابستگی و ارتباط کلی. مانند پرسنل بانک که در عین استقلال مشاغل ادامه حیات آنها بستگی به انجام صحیح و موفق هر یک از واحدها یا باجه ها دیگر دارد.

ب- وابستگی و ارتباط پیوسته . مانند موسسات تولیدی که تولید در آن کارگاهها بصورت کار زنجیرهای می باشد که تا واحد قبلی کار را به اتمام نرساند واحد بعدی نمی تواند شروع بکار کند.

ج- وابستگی و ارتباط دوجانبه: مانند یک موئسسه حمل بارو مسافر . که بین واحدها نوعی داد و ستد وجود دارد که بارگیری یا حمل مسافر بصورت مستمر از مبدا و مقصد و بلعکس می با شد .



5- نظارت و كنترل :

هيچ فعاليت ، عمليات يا مأموريتي موفق نخواهد بود مگر كنترل هاي لازم در خصوص آن اعمال شده باشد . نظارت و کنترل ابزار كار كليه سطوح مديريت از عالي تا سرپرستي مي باشد.


كنترل:

ابزاری است که مديريت به وسیله آن از نحوه تحقق اهداف و انجام عمليات آگاهي يافته و قدرت پيگيري و نهايتاً اصلاح و تغيير اشکالات را پيدا مي كند .


نظارت:

بررسی میزان مطابقت .اقدامات و فعالیت ها و طرح ها با اهداف و ملاک ها واستاندارد هارا گویند.آخرین گام در مدیریت در عین حال اولین دم نیز گفته می شود.


مراحل کنترل نظارت:

- تعین استانداردها

- تعین عملکرد ها

- بحث ابزار اندازه گیری

انواع كنترل :

1 – مقدماتي (پيشگیر): به وسيله اين كنترل مديران از بروز انحرافات در گردش كار سازمان جلوگيري مي كنند.

2 – كنترل همگام عمليات : براي حصول اطمينان از اينكه اهداف پيگيري و برنامه طبق موازين پيش بيني شده اجرا مي شود و يا خیرگفته می شود لذا کنترل همگام ناظر بر عمليات جاري سازمان است.

3- كنترل نهايي (بازخوردي ) : بر اطلاعات حاصله از نتايج نهايي كار و فعاليت سازماني مبتني است كه به وسيله آن انحرافات احتمالي را پس وقوع تشخيص و اصلاح مي كند.

خلاقيت و نوآوري :

با عنايت به رشد سريع و روز افزون تكنولوژي و بروز مهارت ها ی جدید و تخصصي شدن امور و نياز به حركت جهت برون رفت از شرايط فعلي و قدرت رقابت با سایر سازمان ها علاوه بر برنامه ريزي ، سازماندهي ، رهبري ، هدايت و كنترل خلاقيت و نوآوري نيز از جمله وظايف مديریت محسوب مي شود خلاقيت و نوآوري لازم و ملزوم يكديگر هستند چرا كه خلاقيت باعث بروز تفكر جديد و نوآوري نيز منجر به بكارگيري آن تفكر در سازمان مي شود.


خلاقيت :

توانائي و قدرت پرورش افكار نو در افراد را گویند.


نوآوري :

به بكارگيري توانائي هاي ذهني براي ايجاد يك تغيير يا نگرش جديدتلقی می گردد.


ويژگي هاي مديران خلاق :

1 – داراي اعتماد به نفس بالائي مي باشند.

2 – بيشتر تمايل به استقلال دارند.

3 – پيچيدگي كار را بر سهولت آن ترجيح مي دهند.

4 – به ندرت از موقعيت اجتماعي خود راضي هستند.

5 – نسبت به خود و توانائي خود آگاهي دارند.

6 – از شكست و انتقاد واهمه اي ندارند.

7 – تمايل به يكرنگي و همگرائي با دیگران ندارند

8 – داراي ذهني متمركز مي باشند.

9 – عادت به شرايط و ركود ندارند.

خوب بود ممنون