فصل دوازدهم : سازمانهاي غيررسمي

در هر سازمان برخي افراد و گروهها به قدرتهايي خاص دست مي يابند كه لزوماً ريشه در حكم سازماني ندارد. يكي از وظايف مديران شناخت و هدايت اين ساختارهاي غيررسمي قدرت است. سازمانهاي غير رسمي در بروز دو راز شكست (قدرت فراتر از تخصص و ارتباط نادرست) بسيار موثرند. در سطح سازمان برخي افراد به جهت روابط عمومي قوي درون يا برون سازماني رابطه اي با ساير كاركنان برقرار ميسازند، دليل اين ارتباط ميتواند شخصيت قوي، هوش، مهرباني و نفوذ باشد. اين افراد با نفوذ كلام، كاركنان ساير بخشها را تحت تأثير قرار ميدهند و معمولاً رابطه خوبي نيز با مدير ارشد برقرار ميسازند، از اين افراد تحت عنوان سازمان غير رسمي نام برده ميشود. سازمانهاي غير رسمي بدون حكم رسمي مديريت ارشد در سطح سازمان كسب قدرت نموده و با عملكرد مثبت يا منفي خود مأموريت اصلي سازمان را تحت تاثير قرار مي دهند.
- شناخت و هدايت ساختارهاي غير رسمي
عدم شناخت و توجه به ساختارهاي غيررسمي مي تواند سازمان را با شكست مواجه و در عين حال شناخت و هدايت اين ساختارها ميتواند به پيشبرد اهداف سازمان كمك نمايد. برخي از اين افراد ميتوانند تعداد بسياري از افراد سازمان را تحت نفوذ مستقيم فكري خود نگه دارند. شناسايي چنين افرادي يك الزام جدي براي مديريت محسوب ميشود.
يك مدير بايد با اين افراد ارتباط مستقيم برقرار نموده و به طور غيرمستقيم برنامه و ايده هاي خود را با آنها در ميان بگذارد. آنها ميتوانند نظرات شما را به صورت عناوين قابل بحث بين كاركنان مطرح و به تدريج خط مشي فكري شما را در سازمان نهادينه نمايند.
- برخورد با ساختارهاي مثبت و منفي
كساني كه داراي شخصيت مثبت هستند بايد مورد حمايت قرار گيرند و در حد شايستگي به آنها قدرت رسمي اعطا شود و افرادي كه داراي شخصيت منفي هستند كنار گذاشته شوند. اين افراد نطفه توطئه عليه سازمان را درون خود دارند و ميتوانند براحتي مقدمات بروز بحران را در سازمان تدارك ببينند.
- شرايط ايده آل چيست؟
ايده آل ترين وضعيت، شرايطي است كه در آن سازمانهاي غيررسمي و رسمي دقيقاً منطبق بر هم باشند. يعني يك مدير هم به واسطه حكم سازماني و هم بر اساس شخصيت ذاتي داراي قدرت و نفوذ در زيردستان باشد. اين نشانه گزينش و انتصاب صحيح مديران سازمان است.
- سلسله مراتب ساختارهاي غيررسمي
ساختارهاي غيررسمي نيز مانند ساختارهاي رسمي داراي سلسله مراتب هستند كه با توجه به ارتباط اين افراد با سطوح پايينتر، رتبه بندي ميشوند. براي مثال، يك نفر در سطوح پايينتر با ده نفر ارتباط دارد، اين ده نفر نيز هريك با سه نفر ارتباط دارند، نهايتاً اين سه نفر به طور مستقيم و غير مستقيم صدها نفر را تحت نفوذ فكري خود دارند. با نهايت آرامش و به دور از جنجال، افكار اين افراد را با به كارگيري سياستهاي مناسب در جهت اهداف و منافع سازمان هدايت نمائيد.
- خود را به چالش نكشيد (چارچوب فكري خود را در معرض چالش قرار ندهيد) نظر سنجي مستمر در خصوص فرآيند سيستم، سازمان را از انحراف مصون نگه ميدارد، ولي در نظرسنجي، سوالاتي كه در ارتباط با فرآيند خدمت و آنچه كه قابل اصلاح است بايد مطرح گردد و از سوالاتي كه در خصوص ماهيت خدمت و آنچه كه قابل تغيير نيست پرسش نشود. زير سوال بردن مفهوم يا ماهيت خدمت و آنچه قابليت اصلاح ندارد باعث تحقير مديريت و سازمان خواهد شد.