مفهوم مديريت :
در باره مفهوم واژه مديريت دانشمندان و نظريه پردازان علم مديريت تعاريف گوناگوني را مورد اشاره قرار داده اند كه براي آشنا شدن با مفاهيم آن به توضيح پاره اي از اين تعاريف مي پردازيم .
كريتنر ( Kreitner ) معتقد است مديريت عبارت است از :
1 - فرآينديست بر حل مسائل 2 - تامين اهداف سازماني 3 - كار مؤثر وكار آمد ( كار آيي) 4 - منابع كمياب 5 - محيط در حال تغيير
نكات قابل توجه و عناصر تشكيل دهنده اين تعاريف عبارتند از :
الف ) فرآيندي بر حل مسائل : تصميم گيري و حل مسائل يكي از مهمترين وظايف مديران را تشكيل ميدهد .
مسائل عمده اي كه مديران با آن روبرو مي باشند عبارتند از :
1 - روند اقتصادي غير قابل پيش بيني 2 - تغيير قوانين و مقررات دولتي 3 - كمبود منابع و رقابت شديد براي بدست آوردن آ نها 4 - تقاضاهاي متعدد كاركنان 5 - مسايل فني و تغييرات تكنولوژيكي و نظاير آن از جمله مسايلي هستند كه مديران بصورت روز مره با آنها روبرو ميباشند .
ب ) تأمين اهداف سازماني : مجموعه سازمانها براي توجيه موجوديت خود اهداف و مأموريتهاي خاصي را دنبال ميكنند مثلأ هدف يك دانشگاه ممكن است تربيت يك دانشجو با كيفيت عالي و همچنين افزايش تعداد دانشجويان جديد در سال جديد باشد علاوه براين مديران در زمينه ادغام هدفهاي شخصي كاركنان يا اهداف سازماني نيز بايد پيوسته تلاش كنند ‘ هدفهاي فردي كاركنان ممكن است دريافت حقوق و مزاياي بيشتر و داشتن مسئوليتهاي با ارزش تر و مشاركت در فر آيند تصميم گيري را شامل شود .
ج ) كار مؤثر و كار آمد ( كارآيي ) : كار آيي را ميتوان متشكل از يك سلسله عمليات دانست كه در نهايت به تامين اهداف سازمان بنحو مطلوب انجامد بگونه اي كه سرمايه و استعدادها بدون اتلاف و بطور كامل مورد استفاده قرار گيرد . بدين ترتيب يك مدير موفق تدابيري اتخاذ ميكند كه نه تنها در تامين اهداف توفيق يابد بلكه در بكار گيري منابع نيز حداكثر استفاده را بعمل آورد .
د ) منابع كمياب : منابعي از قبيل زمان ‘ افراد ‘ سرمايه و مواد اوليه همگي محدودند و ماهيتأ كمياب و غير قابل افزايش ميباشند ‘ علاوه بر اين رقابت شديدي براي بدست آوردن اين منابع وجود دارد ‘ اين منابع اساسأ در اختيار مديريت قرار داشته فلذا بايد تلاش آگاهانه اي براي استفاده مطلوب از آنها انجام شود .

ه ) محيط در حال تغيير : بهترين گواه پويايي محيط تغييرات شگرف و سريعي است كه حدود 50 سال اخير در كليه زمينه ها پديد آمده است ‘ اختراع كامپيوتر و ماشينهاي الكترونيكي ‘ طريقه پرورش و استفاده از اطلاعات باعث تغيير در تصميم گيريها گرديده ‘ معيارهاي اجتماعي و سَبك زندگيها دگرگون گرديده است و بسياري از قوانين و مقررات در جهت حفظ منافع مصرف كننده تغيير يافته است ‘ تكنولوژي دائمأ در حال تغيير است و سازمانها روز بروز پيچيده تر ميشوند ‘ در چنين شرايطي است كه مديران بايد براي پيش بيني دقيق تر تغييرات و راههاي مقابله با آنها آمادگي لازم را داشته باشند .
تعاريف مديريت :
1 - مديريت عبارت است از انجام عمليات براي حصول به هدف و يا اهداف از پيش تعيين شده از طريق هدايت و تامين مساعي افراد .
2 - مديريت عبارت از استفاده مناسب از منابع و امكانات موجود بمنظورنيل به هدف و يا اهداف معين.
- مديريت عبارت است از نيل به هدف و يا اهداف مؤسسه با صرف حد اقل هزينه و زمان .
4 - مديريت را ميتوان علم و هنر متشكل و هماهنگ كردن رهبري وكنترل فعاليتهاي گروهي بمنظور نيل به هدف يا اهداف مشترك خاص ناميد .
5 - مديريت عبارت است از استفاده مناسب از منابع مادي و انساني بمنظور دستيابي به هدف و يا اهداف مؤسسه از طريق انجام عمليات مربوط به : برنامه ريزي ‘ سازماندهي ‘ هماهنگي ‘ رهبري و كنترل با توجه به عوامل محيط فرهنگي مؤ سسه .
6 - مديريت عبارت است ازتامين حداكثر نتايج با حداقل مساعي به نحويكه حداكثر رفاه و رضايت خاطر كاركنان و كارفرمايان مؤسسه را درپي داشته باشد و بهترين خدمات و يا مرغوبترين كالا ها را به مشريان و عامه مردم ارائه دهد .
با توجه به اينكه آخرين مورد تعريف از مديريت از جامعيت بالايي برخوردار ميباشد و درآن روي نكات مهم در مديريت تأكيد شده است . لذا عناصر تشكيل دهنده اين تعريف را مورد بررسي قرار ميدهيم .
الف ) تامين حداكثر نتايج با حداقل مساعي : چنانكه در تعريف ( كريتنر ) نيز ديده ميشود منابعي از قبيل نيروي انساني ‘ مواد اوليه و سرمايه اصولأ كميابند ‘ فلذا اهتمام لازم بايد بعمل آيد تا با صرف حداقل منابع مزبور حداكثر نتايج بدست آيد .
ب ) تامين حداكثر رفاه و رضايت خاطر كاركنان : ميدانيم هر يك از كاركنان نيازمنديهاي خاص خود را دارند و هدفهاي ويژه اي را دنبال ميكنند ‘ چناچه مديران نسبت به اين نيازمنديها و هدفهاي فردي بي توجه باشند در تامين اهداف سازمان موفق نخواهند بود .
ج ) تامين حداكثر رضايت خاطر كار فرمايان : در سازمانهاي دولتي كارفرما دولت است و در مؤسسات خصوصي صاحبان سرمايه و سهام ‘ بديهي است كه در مؤسسات بزرگ مديران در خدمت كار فرمايان هستند و شايسته است كه نظرات و رضايت خاطر آنان تا آنجا كه ممكن است فراهم گردد .
د ) ارائه بهترين خدمات و يا مرغوبترين كالاها به مشتريان و عامه مردم : سازمانها اعم از خصوصي و يا دولتي براي توليد كالا و يا ارائه خدمت بوجود مي آيند ‘ چنانچه مديران نتوانند خدمات مناسب و يا كالايي مرغوب را به مشتريان و عامه مردم عرضه نمايند ‘ موجوديت سازمان را بخطر خواهند انداخت .
تعريف سيستم : سيستم مجموعه ايست كه از چند جزو وابسته بهم تشكيل يافته است . سيستم به مجموعه اي از اجزاي وابسته بهم اطلاق ميشود . با توجه به اين تعريف ميتوان گفت كه اولاً هر سيستم حداقل بايد از دو جزء تشكيل شده باشد ‘ ثانياً هر جزئي حداقل با يك جزء ديگر از مجموعه در ارتباط باشد ‘ ثالثاً هرگون تغييري در هر يك از اجزاء به تغيير در كل مجموعه مُنجرگردد ‘ رابعاً مجموعه بايد خصوصيات متفاوت از اجزاء داشته باشد .
بعنوان مثال : يك انبُر دست يك سيستم است كه از دو اهرم تشكيل شده است و اين دو قطعه توسط يك محور با يكديگر ارتباط دارند و روي يكديگر اثر ميگذارند ‘ امّا اگر اين دو اهرُم را از يكديگر جدا كنيم هريك از آنها و يا مجموعه آنها تشكيل يك سيستم را نمي دهند .
سيستمها به دو صورت سيستمهاي باز و سيستمهاي بسته طبقه بندي ميشوند .
1 - سيستم بسته : سيستمي است كه با محيط خود به تعادل ثابت ( استاتيك ) رسيده باشد ‘ مانند دنياي بسته هسته اتمها ست كه با محيط خود رابطه ندارد و در صورت ارتباط متلاشي و منفجر ميشود .
* دردنياي مديريت تئوري كلاسيك يك سيستم بسته است ‘ زيرا سازمانهاي مبتني بر اصول مديريت علمي پيش از آنكه در ارتباط با محيط خود و عوامل انساني باشند ‘ به عوامل فيزيكي و آنهم عوامل فيزيكي درون سازماني توجه دارند ‘ چون فعاليتهاي افراد ‘ ساعات كار و شرح وظايف اين تئوري بصورت خشك و انعطاف ناپذير طبقه بندي وتنظيم شده است . لذا واژه سيستمهاي بسته در مورد آنها بكار ميرود .
2 – سيستم باز : سيستمي است كه با محيط خود به يك تعادل پويا ( ديناميك ) رسيده باشد و به اين ترتيب كه از تغييرات محيط متأثر شده و خود نيز روي محيط اثر ميگذارد وتعادل آن پيوسته درحال تغيير است و از يك تعادل ‘ به تعادلِ جديد ميرسد ‘ در سيستم باز تمايل به بنظم وجود دارد و سيستم در حال رُشد است .
* خصوصيات فهم سيستمها : كُليه سيستمها داراي خصوصيات مُشتركي هستند كه آشنايي با آنها براي شناخت و كُنترل سازمانهاي اجتماعي و فعاليتهاي مربوط به آنها راهنماي مؤثري است .
* در نمودار سيستمها سه قسمت اصلي مشاهده ميگردد كه شامل داده ها ‘ فرآيند و باز داده ها ميشود
* داده ها ( In put ) : هر سيستمي براي ادامه مديريت خود چيزهاي مختلف از پيرامون خويش ميگيرد كه به آن داده ها گويند . بعنوان مثال يك مدرسه از طريق آموزش وپرورش ‘ مقداري بودجه تامين ميكند ‘ تعدادي ازكودكان و نوجوانانرامون خويش ميگيرد كه به آن داده ها گويند .مانهاي اجتماعي وفعاليتهاي مربوط به مربوط ‘ به خانواده هاي گوناگون را ميپذيرد و آموزگاران دروس مورد نياز را ‘ از محيط جذب ميكند ‘ تمامي اينها داده هاي اين مدرسه محسوب ميشوند .
همچنين كه بايد به يك بيمارستان ‘ پزشك ‘ دارو ‘ پرستار ‘ بيمار و وسايل لازم داده شود كه ‘ همه آنها را داده هاي بيمارستان مينامند .
* فرآيند ( Process ) : فرآيند مُعَرف يك يا دسته اي از فعل و انفعالات است كه بمنظور تبديل داده ها به باز داده ها انجام ميگيرد ‘ براي مثال در بيمارستان كُلّيه عملياتي كه بر روي بيماران توسط داده ها انجام ميگيرد ‘ فرآيند نام دارند
* بازداده ها ( Out put ): داده هاي سيستم پس از انجام فعل و انفعالاتي كه بر روي آن صورت گرفت و يا تغييراتي كه بر روي آن پديد آمد ‘ بشكل هاي گوناگون خارج ميگردد ‘ كه در اين حالت باز داده ها ناميده ميشود .
براي مثال در مدرسه ‘ بازداده ها همان كودكاني ميباشند كه با سواد شده اند و در بيمارستان ‘ بيماراني كه بهبود يافته و يا احياناً فوت كرده اند و در نظامهاي اجتماعي تمام فعاليتهاي مختلف مثل بازرگاني اداري ‘ سياسي ‘ آموزشي و نظامي بهمين گونه ميباشد ‘ كه توضيح داده شد .
* تعادل لازمه تداوم وجود يك سيستم است ‘ اين تعادل از هماهنگي بين اجزاي يك سيستم با سيستمهاي فرعي تشكيل دهنده آن بوجود مي آيد .
مثلاً در انسان درجه حرارت بدن 37 درجه سانتيگراد است . هرنوع اِخلال در سلامتي ممكن است ‘ حرارت بدن را از 37 درجه سانتيگراد بالاتر و يا پايين تر ببرد .
يا در بازار وجود تعادل بين عرضه وتقاضا ي يك كالا ‘ قيمت آن كالا را تنظيم ميكند . اگر عرضه يك كالا كمتر از تقاضاي آن باشد ‘ بهاي آن كالا افزايش مي يابد و چناچه بخواهد قيمت را با فشار نگهدارند براي آن كالا ‘ بازار سياه بوجود مي آيد ‘ بدين ترتيب از طريق بازار سياه يا تغيير نرخ رسمي‘ قيمت كالا مجدداً بين عرضه وتقاضاي اين كالا تعادل برقرار ميگردد .
برقراري تعادل در سيستمها با كمك باز خور انجام ميشود ‘ براي مثال فوق در شكل دياگرام يك سيستم در مواجهه با محيط خود ‘ داده ها ‘ فرآيند و بازداده ها و مكانيسم باز خور داخلي و مكانيسم بازخورهاي خارجي مشخص گرديده است .

جزوه سرپرستی مراکز فرهنگی( استاد شکری