ارتباط موثر شغلی در محیط کار ، نقش وتقویت ارتباطات در مدیریت
در كسب و كار، روابط نقش مهمي بازي مي كنند. وقتي با آدم هاي موفق صحبت مي كنيم آنها دليل موفقيت شان را در نوع رابطه و اعتمادي مي دانند كه بين شركاء و دوستان برقرار كرده اند.حقيقتاً ايجاد روابطي خوب كه منجر به تجارتي موفق گردد، كار مشكلي نيست. اين كار به يك تنظيم ذهني نياز دارد. يعني مي بايست مترصد امكانات باشيد و در عين حال به اعمالتان آگاه باشيد. مي توانيد موانعي كه در مسير گسترش روابط مورد نيازتان پيش مي آيد از ميان برداريد.
با افراد به طور مستقيم ارتباط برقرار كنيد. مسئوليت برقراري ارتباط را برعهده ديگران نگذاريد و از واسطه كردن ديگران پرهيز كنيد.در كسب و كار، ( روابط ) نقش مهمي بازي مي كنند،همه ما اين موضوع را مي دانيم اما اغلب آنقدر درگير مسائل روزانه مي شويم كه به بهترين راه هاي ممكن براي ايجاد ارتباط فكر نمي كنيم.ما با چند تن از كساني كه توانسته اند روابط بسيار موفقي ايجاد كنند،گفتگويي داشته ايم تا ياد بگيريم روش آنها چيست و اين نوع ارتباط چگونه به آنها كمك كرده است.
به نيازهاي ديگران توجه كنيد
همه مي دانند كه هدف از تلاش براي ايجاد ارتباط،در نهايت اين است كه بتوانيم با هم و در كنار هم كاركنيم،اما براي رسيدن به چنين هدفي مي بايست ( توجه به ديگران ) را سرلوحه تلاش خود قرار دهيم.جري ايكاف ( Jerry Acuff) يكي از نويسندگان كتاب «مرز ارتباطات تجاري» در اين باره مي گويد: ""بايد دقت كنيد كه ديگران براي چه چيز ارزش قائلند"" .
به اعتقاد وي،كليد دست يافتن به چنين چيزي در «صبور بودن» و «كنجكاو بودن» است.مدير يك شركت ديگر اظهار مي دارد : براي پي بردن به اين نكته كه هنگام كار با ديگران چگونه مي توان رابطه اي موفق برقرار كرد،مي بايست زمان صرف كرد.كافي است،به حرفهاي آنها توجه كنيم،آنگاه به خوبي درخواهيم يافت كه به چه چيز نياز دارند.
با ديگران تبادل نظر كنيد
پي بردن به اينكه چه عاملي در افراد انگيزه ايجاد مي كند نكته اي مهم است اما بلافاصله پس از آن بايد بتوانيد اعتماد ايجاد كنيد.به اعتقاد «ايكوف» بهترين روش اين است كه با حالتي خستگي ناپذير،ثابت قدم و قابل پيش بيني گام برداريد يعني نشان دهيد آنقدر ارزشمند هستيد كه ديگران بخواهند با شما ارتباط برقراركنند.اما براي آنكه از نظر ديگران شخصيتي خود شيفته ( از خودراضي ) به نظر نرسيد بهتر آنست كه قبل از انجام هر كاري ديگران را در ايده هاي خوب خود سهيم كنيد.
جان پالومبو ( John palumb ) رئيس شركت بازاريابي DVC در اين باره مي گويد:«هرگاه كسي را ملاقات مي كنم، اگر نكته آموزشي مفيدي را به او نگويم، كارم را به درستي انجام نداده ام ،حال چه او براي حرف من اهميت قائل باشد چه نباشد فرقي نمي كند».او هميشه به افرادي كه در دايره شغلي اش هستند فكر مي كند و سپس آنها را به سوي ابراز مشتاقانه عقايد و نقطه نظرات هدايت مي كند.پالومبو مي گويد: «متاسفانه اكثر مردم به حرف هاي هم گوش نمي دهند درحاليكه چه بسيار برايم پيش آمده كه به خاطر توجه به حرف هاي ديگران توانسته ام از علايق آنها مطلع شوم و بر اساس آن گام بردارم.ممكن است به چيزي برخورد كنم و فكر كنم آها! در شركت فلاني از اين خوششان مي آيد،زيرا در ملاقاتي كه با هم
داشته ايم به حرف هايشان گوش كرده ام اغلب مردم حتي اين كار را هم نمي كنند.»
ارتباط موثر شغلی(قسمت دوم)
واقعاً اين كار نه زمان زيادي لازم دارد و نه پول بيشتري يكي از اعضاي هيئت مديره يك بخش سرمايه گذار در تجارت كالاي مصرفي به نام اندروويتمن (Andrew Whitman ) ضمن ديدار از نمايشگاههاي بازرگاني مربوط به صنعت غذا،يادداشت هايي براي ارايه به همكارانش برداشت. بعدها روزي با يك عضو هيئت رئيسه كه از رقباي سرسختش به شمار مي رفت صحبت مي كرد و وقتي متوجه شد كه آن فرد نتوانسته از آخرين نمايشگاه ديدن كند،يادداشت هايش را در اختيار او گذاشت.از آن پس اين عمل "وتيمن" به عنوان يك عمل ارزنده در تقويت روابط تجاري رواج پيدا كرد.
ويتمن اعتقاد دارد:« اطلاعات مربوط به كار من انحصاري و سري نيست و من آنرا به هر كسي كه به آن اطلاعات نياز داشته باشد ارسال مي كنم چرا كه اين راه خوبي براي تماس برقراركردن با افراد است. »
او مي گويد: ۵۰درصد از افرادي كه آن اطلاعات را دريافت مي كنند يادداشت هايي برايم مي فرستند بدين ترتيب،متقابلاً، نظرات جالبي به دستم مي رسد و همين امر باعث تعميم و زايش بحث هاي مهم حرفه اي
( في مابين همتايان تجاري ) در مورد اوضاع جاري اين صنعت مي شود.
از هر موقعيتي براي برقراري ارتباط استفاده كنيد
شما مي بايست پيوسته در اين فكر باشيد كه چگونه و كجا مي توانيد روابطي را ايجاد و آنها را تقويت كنيد.يعني از هر فرصتي مثل نوشيدن چاي،صرف ناهار و شام و يا هر نوع ارتباط و تماسي كه در مسافرت ها دست مي دهد استفاده كنيد و گرنه مجبور خواهيد بود راه دور و درازي را براي رسيدن به اين هدف طي كنيد.
زماني كه رئيس شركت مشاوره شروود ( Sherwood ) به نام مارتين پيچنسون ( Martin Pichinson ) از مقرش در لوس آنجلس در تلاش براي گسترش روابط تجاري اش با شركت سيليكون Silicon Valley بود از هر موقعيتي براي تماس با همتايان تجاري اش به سرعت استفاده مي كرد.
او مي گويد:وقتي كسي تلفن مي كرد ومي گفت كه احتمال دارد با من معامله اي داشته باشد و از من وقت ملاقات مي خواست، صبح روز بعد در محل آنها حاضر مي شدم و فرصت را از دست نمي دادم،يعني با پرواز 5 صبح حركت مي كردم و ساعت 8براي صرف صبحانه در آن اداره بودم.
به اعتقاد وي،مي بايست هر موقعيتي را به سرعت تأييد وگرنه رقبا اين كار را خواهند كرد. موقعيت هاي از دست رفته بزرگترين مايه تأسف و اندوه يك رئيس يا مؤسس به شمار مي روند. « كريگ دانولف» كه در رأس يك شركت تجاري بازاريابي كامپيوتري است از اينكه نتوانست از موقعيت هايي كه در«Icat»بدست آورد استفاده كند،هنوز احساس تأسف مي كند. ( آيكات، يك شركت تجاري معتبر نرم افزاي بود كه دانولف در سال ۱۹۹۸ آنرا به Intel فروخت ).
دانولف مي گويد:« آنوقت ها من حتي پير اميديار ( Pierre omidyar ) از ( Ebay ) را گاهي در كنفرانسها مي ديدم و ما براي دقايقي با هم صحبت مي كرديم. » اما دانولف هيچگاه فراتر از آن برخوردهاي رسمي پيش نرفت.
او مي گويد:« من به دنبال دولت يابي نبودم و گرنه همه زمينه ها براي ايجاد ارتباط مهيابود و با اندكي سعي مي توانستم دوستاني داشته باشم و اين دوستي مي توانست براي آيكات هم سودمند و مفيدباشد ولي آنموقع هيچ دليلي براي اينكار نمي ديدم. اغلب در روز ملاقات با افراد با آنها صحبت مي كردم اما بعد از آن همه درگير زندگي مي شديم و سرمان مشغول كار خودمان مي شد و سراغي از هم نمي گرفتيم »
ويژگيهاي خود را بشناسيد
حقيقتاً ايجاد روابطي خوب كه منجر به تجارت موفقي گردد،كار مشكلي نيست. اين كار به يك تنظيم ذهني نياز دارد يعني مي بايست مترصد امكانات باشيد و در عين حال به اعمالتان آگاه باشيد مي توانيد موانعي را كه در مسير گسترش روابط مورد نيازتان پيش مي آيد، از ميان برداريد. «جيمز تام » نويسنده كتاب مشاركت بنيادي در اين باره مي گويد:به رفتارتان نگاه كنيد و بازتاب آنرا بسنجيد. او مي گويد: رفتارهاي دفاعي كه ممكن است مانع پيشرفت شما باشند را شناسايي كنيد مثلاً احتمال دارد وقتي كه وحشتزده و ترسان مي شويم يا ديگري را غرق در اطلاعات كنيم يا در سكوت فرو رويم كه اين مي تواند يك اخطار اوليه باشد.
وقتي چنين رفتاري را در خود تشخيص داديد خواهيد توانست اقداماتي را بعمل آوريد آنگاه يا لازم است كه آهسته تر پيش رويد يا مي بايست براي خنثي كردن آن رفتار هر كاري از دستتان برمي آيد بكنيد.
با افراد مستقيماً ارتباط برقرار كنيد.يا مسئوليت برقراري ارتباط را بر عهده ديگران نگذاريد يا از واسطه كردن ديگران پرهيز كنيد.
وقتي دانولف از آيكات بيرون آمد اين اطمينان را داد كه شخص ديگري از عهده ايجاد روابط كليدي برخواهد آمد اما ترجيح مي داد كه آن شخص هر كسي غير از خود او باشد.دانولف مي گويد:افراد زيادي در اطرافم بودند كه شخصيت جذاب تري از من داشتند و من مطئمن بودم كه يكي از آنها مي توانست ارتباط خوبي با بقيه برقراركند، به همين دليل از همه مي خواستم كه براي ايجاد روابط دوستانه سراغ فرد ديگري بروند. ولي از آن زمان تا كنون دانولف تغيير كرده و مي گويد:حالا براي ارتباط
برقراركردن،تلاش بيشتري مي كنم و ديگر مثل گذشته پرشتاب عمل نمي كنم حالا به ديگران
Email هايي مي زنم تا آنها را از ياد نبرم.
هر چند چنين ارتباطي خيلي قوي و پررنگ نيست اما مفيد است،خب به هر حال هر كسي مشغله اي دارد و نيازي به رفتار دراماتيك نيست.
ارتباط مستقيم برقرار كنيد
هيچگاه فكرنكنيد كه برقراري ارتباط از طريق شبكه مي تواند مانند ارتباط رودررو مؤثر باشد. به گفته ويتمن، متأسفانه ارتباطات شبكه اي براي خيلي ها هدف شده است.
او مي گويد:« ارتباط گران شبكه اي بيكاراني هستند كه قبلاً بيكار نبوده اند، همه شبكه را به هم توصيه
مي كنند ولي آنها در شبكه چه مي كنند؟ آنها مرتباً افرادي كه هيچوقت با آنها صحبت نكرده اند، فرا
مي خوانند و همه حرفشان يا «من» ، «من» ، «من» است، يا «به كمكت احتياج دارم» ، ولي چنين كاري ايجاد ارتباط نيست بلكه نوعي چاپلوسي و تن آسايي است. »
هيچگاه مأيوس نشويد
حفظ رابطه در تجارت مثل حفظ رابطه در مدرسه نيست.يعني در تجارت ممكن است با وجود آنكه طي سالها دليلي براي صحبت با كسي نداشته ايد، بتوانيد ارتباطي را دوباره آغاز كنيد.
دانولف مي گويد: من اخيراً Email هايي به فرد ويلسون نائب رئيسي كه سالها قبل او را كنار گذاشته بودم،زدم. او مرا به خاطر آورد و ما ارتباطمان را از سرگرفتيم. حفظ ارتباط به مايجتاج زيادي نياز ندارد.

ارتباطات و مدیریت(قسمت اول)
1. فرآيند ارتباطات
2. معني و اهميت واژه ارتباطات، در مدیریت چيست؟
3. ارتباط كاركنان، روندي مداوم بوده و مستلزم وجود مهارت در ارسال و دريافت پيام است. واژه ارتباطات به مفهوم انتقال اطلاعات از يك فرد به فردي ديگر و درك آن، توصيف شده است. اين فرآيند به عنوان مسئوليت يك مدیر، گاهي اوقات ((ارتباطات كاركنان)) ناميده مي شود.
هر چند كه فرايند ارتباطات بين مدیران با يكديگر و نيز بين مدیران میانی و مدير ارشد نيز از اهميت مشابهي برخوردار است.
4. واژه ارتباطات به ندرت براي توصيف ابزارهاي الكترونيكي و مكانيكي انتقال و در يافت اطلاعات مثل: روزنامه، نشريه خبري، چاپگرهاي رايانه اي، راديو، تلفن و فيلم هاي ويدئويي به كار مي رود. ارتباطات كاركنان، داراي خصوصيات و محدوديتهاي فراوان اما ظريف و پيچيده اي است و به همين علت بايد با دقت هدايت شود.
- براي اينكه افراد منظور شما را دريابند، چه كمكي مي توانيد به آنها بكنيد؟ براي شروع، نگران مطالبي كه گاه و بي گاه گفته ايد نباشيد. حتي ميتوانيد از يك كارمند بخواهيد كه حرفهاي شما را تكرار كند. تمرين ديگر اين است كه كاركنان را به
- سئوال كردن وا داريد. اين كار، نقاط ضعف و درك افراد را براي شما روشن خواهد كرد، اما بهترين توصيه اين است كه دقيق باشيد و از بيان عبارت نارسا و به كار بردن مفاهيمي كه باعث ابهام ميشوند، خودداري ورزيد.
به جاي اينكه بگوييد : ((شتاب دستگاه را كمي اضافه كن.))
بگوييد : ((من ميخواهم دور اين دستگاه در هر دقيقه بين 1900 تا 2100 باشد.))
به جاي اينكه فرمان بدهيد : ((اين مطلب را هر چه زودتر تايپ كن.))
بگوييد: ((من تايپ شده اين نامه را تا ساعت 2 بعد از ظهر امروز احتياج دارم )).
به اين ترتيب انتظارات شما از لحاظ كميت، كيفيت و استانداردهاي زماني دقيقاً مشخص مي شوند.

ارتباطات چگونه سازمان را فعال مي كنند؟
سازمان با تامين ارتباط بين طرح ها و عمليات، فعال مي شود. شما ممكن است نقشه هايي بزرگ و كاركنان خوبي داشته باشيد، اما تا هنگامي كه كاري انجام نشود، در حقيقت چيزي نداريد. بدون ارتباط مؤثر، نه انگيزش و نه رهبري كاري از پيش نمي برند. اين همان چيزي است كه آغاز كننده اصلي است و نقشه ها را به تعاماًَ به اجرا در مي آورد. مدیران شايسته، ارتباط كاركنان را به خوبي مي شناسند. آنها مي دانند كه تصورات كاركنان از رهبرانشان به چگونگي رد و بدل كردن اطلاعات در فرآيند ارتباطات بستگي دارد.
چنانچه كاركنان از احساسات و خواسته هاي شما اطلاع نداشته باشند، بهترين ايده هاي مديريتي در دنيا بي فايده است. ارتباطات خوب، به خصوص وقتي یک مدیر در حال پروش روحيه جمعي است يا وقتي كه كاركنان به واسطه تغييرات سازماني پي در پي، يا تنگناهاي اقتصادي، احساس ناامني و تهديد مي كنند، از اهميت زيادي برخوردار است.

منظور از فرآيند ارتباطات چيست؟
ارتباطات در مفهوم وسيع، سلسله اقداماتي است كه موجب مي شوند ايده اي از ذهن يك نفر به ذهن ديگري انتقال يافته، درك شده و به اجرا درآيد.
عامل اساسي در تمام ارتباطات انساني اين است سرپرست ها براي تاثير بيشتر، بايد با كاركنان رابطه اي نزديك برقرار سازند، نسبت به برداشتهاي ديگران از اطلاعات و عقايد، حساسيت نشان دهند و حرفهايي را كه ممكن است باعث كندي روند كار شوند، به حداقل برسانند.
اين كار مستلزم آن است كه مدیران مهارت بيشتري در به كار گيري كلام و نوشته (علايم غير كلامي كه از چهره و بدن به ديگران منتقل مي شود) داشته باشند. آخرين- و نه كم ارزش ترين- توصيه اين است كه به مدیران توصيه مي شود مهارت خود را در دريافت اطلاعات از ديگران كه لازمه آن گوش دادن مؤثر و توجه به واكنش ها و سؤالات است، افزايش دهند.

ارتباطات و مدیریت(قسمت دوم)

برخي مردم از ((ارتباطات سه بعدي)) صحبت مي كنند، منظور آنها از اين عبارت چيست؟
ارتباط نبايد همچون خياباني يك طرفه باشد. براي سهولت عمليات در يك سازمان پيچيده امروزي، ارتباطات بايد به سه شيوه برقرار شود :
1- نه تنها بايد اطلاعات را از بالا به پايين (به سمت كاركنان) و از پايين به بالا (براي مدير) فراهم كنيد بلكه كاركنان نيز بايد افكار و احساساتشان را از پايين به بالا به شما انتقال دهند.
2- از آنجا كه همكاري ميان گروهي در ميان مدیران میانی بسيار مهم است بنابراين بايد يك جريان افقي اطلاعات هم بين مدیران میانی وجود داشته باشد.
3- تبادل اطلاعات با منابع خارجي نظير : گروههاي كاركنان، فروشندگان خارجي، مشتريان وادارات دولتي نيز مي بايد وجود داشته باشد.

2. روش هاي ارتباطات
يك مدیر اثربخش چگونه روش ارتباطي مورد استفاده خود را انتخاب مي كند؟
مدیران اثر بخش، روش هاي ارتباطي خود را براساس تحليل دقيق بر روي عوامل محيطي بر مي گزينند. اين امر به وظيفه خاص و اهداف شما بستگي دارد. اگر وظيفه شما ارائه پيامي طولاني است و يا پيام بايد به صورت دائمي ثبت شود، مي توانيد از نوشته استفاده كنيد. از سوي ديگر اگر سرعت، عدم رعايت تشريفات و يا نفوذ شخصي اهميت دارد، صحبت كردن ترجيح دارد.
انتخاب ديگر مدیران، حول اين محور است كه آيا با كارمند يا گروه ارتباط كاملي برقرار مي شود؟ ارتباط نفر به نفر اين امكان را به مدیران مي دهد كه ، جريان اطلاعات را كنترل كرده و آن را هدايت كنند. در ايجاد ارتباط با جمع كاركنان يك بخش،
مدیران بايد آنها را به مشاركت و توسعه مسئوليت دعوت كرده و كمك كنند كه روحيه جمعي تقويت شود.
اين امر مستلزم آن است كه مدیر چيزي بيشتر از يك تسهيل كننده كار باشد و به گروه كمك كند تا مشكلات را كشف كرده و به سمت اهداف مورد نظر در جهت حل مشكلات حركت كند.

ارتباط نفر به نفر چگونه ممكن است مؤثر و سودمند واقع شود؟
ارتباط با هر يك از كاركنان، به خصوصيات منحصر به فرد آنان بستگي دارد و براي تمامي آنان
نمي توان از روشي يكسان استفاده كرد.
اهميت اين مطلب، زماني كه روابط شما با كاركنان توسعه مي يابد، بيشتر آشكار خواهد شد. افراد دوست دارند تفاوت هايشان شناخته شده و متناسب با خودشان با آنان رفتار شود. سرپرستان بايد با توجه به اين مهم، از بين روشهاي گوناگون نوشتاري و گفتاري، روش مناسبي را براي برقراري ارتباط برگزينند.

ارتباطات گفتاري :
در روش ارتباط گفتاري، شخصي كه مورد خطاب قرار ميگيرد به سرعت از پيام ارسال شده آگاه ميشود و سرعت، لحن صدا، حالت، حركت بدن و خطوط چهره به طور جدي واكنش هاي افراد را تحت تاثير قرار مي دهند.

1.صحبت هاي غير رسمي :
اين گونه صحبتها، اساسي ترين شيوه هاي برقراري ارتباط هستند. همچنين براي ارتباطات روزانه، راهنمايي ها، تبادل اطلاعات، مرور پيشرفت كار و جلسات انضباطي و حفظ روابط شخصي مناسب هستند. حتي اگر صحبتها خيلي خلاصه باشد، باز هم مطمئن باشيد كه اين گونه ارتباط، امكان تبادل دو طرفه را فراهم مي آورد. همچنين، وقتي مسائل عاطفي مطرح باشند، ارتباط چهره به چهره بر نوشتن يا تلفن كردن ترجيح دارد.

2.قرار ملاقات :
قرار ملاقات براي ارزيابي منظم و مرور و بررسي جلسات كار، مناسب است. جلساتي كه زمينه ساز چنين ملاقاتهايي هستند، با ارائه اطلاعات كافي و كاهش حرفهاي اضافي، مفيد و مؤثر خواهند بود.
بسياري از مدیران براي پروژه هاي گسترده يا به خاطر برخي كاركنان (به ويژه افراد جديدي كه داراي مشكل بوده و يا آنهايي كه زياد مسافرت مي كنند) ملاقاتهايي دائمي به صورت روزانه (بسيارمنحصر)، هفتگي(طولاني تر) و يا ماهيانه (بسيار گسترده) برگزار مي كنند.

3.ارتباط تلفني :
ارتباط تلفني براي كنترل هاي فوري، انتقال و يا اخذ اطلاعات، تذكر يا اطلاع رساني به كار مي رود. در هر صورت، شخصيت تلفني شما در بعضي مواقع واقعيت (چهره به چهره) شما را نفي مي كند. بنابراين، بايد طنين صداي خود را به هنگام گفت و گوي تلفني كنترل كنيد.
همچنين، از آنجا كه در برخي موارد، گفت و گوهاي معمول تلفني از اعتبار كافي برخوردار نيستند، گاهي بايد يادداشتهايي در تاييد پيام خود ارسال كنيد.
 
ارتباطات و مدیریت(قسمت سوم)

ارتباطات نوشتاري :

تمامي پيغامهاي رسمي، اداري و يا طولاني كه به تعداد زيادي از كاركنان مربوط شوند، بايد به صورت نوشتاري تهيه مي شوند. از ارتباط نوشتاري، مي توان براي اصلاح ارتباط نوشتاري گذشته نيز استفاده كرد. ارتباط گفتاري خطر فراموشي پيام را در پي دارد، گاهي نادرست فهميده و يا به خاطر آورده مي شود و به همه كاركنان منتقل نمي شود.

1. يادداشتهاي درون سازماني :
براي ثبت غير رسمي سؤالات يا پاسخ ها به كار مي آيند. اين يادداشتها هنگامي كه قرار است چندين نفر پيامي طولاني را دريافت كنند، مي توانند مفيد واقع شوند. يادداشتها، راه ساده اي براي اطلاع رساني به بالادستان هستند تا در هنگام استراحت آنها را مطالعه كنند. از يادداشتها نبايد بيش از اندازه استفاده شود، زيرا تاثير خود را از دست داده و مورد بي توجهي قرار خواهند گرفت.
2. نامه ها :
معمولاً به افراد نوشته مي شوند، بيشتر از يادداشت رسميت دارند و براي اطلاعيه هاي اداري، ثبت بيانيه هاي رسمي، ارتباطات طولاني و حتي ارتباط با مخاطبي كه در دسترس است، مفيد هستند. نامه ها غالباً حاوي تفكرات و عقايد موجود براي تصميمات آتي و بوده و به عنوان بخشي از بررسي مداوم مشكلات، ارزشمند هستند.
3. گزارش ها :
بيشتر از نامه ها جنبه عمومي و رسمي دارند. از گزارشها براي انتقال اطلاعات، تحليل ها و پيشنهاد به سرپرستان و همكاران استفاده مي شوند. گزارش اگر براساس مستندات و يا نتايج و مطالعات، تحقيقات دقيق تهيه شود، اثر بخش تر خواهد بود. گزارش بايد با دقت ويژه اي، حقايق عيني را از حدسيات خيالي و كلي گويي ها تفكيك كند.

براي برقراري ارتباطات مؤثرتر با گروههاي كاركنان، چه مي توانيد بكنيد؟
جهت ارسال پيام هاي كوتاه و هدفمند به آن دسته از كاركنان كه از لحاظ سن، جنسيت و كار، با يكديگر مشابه هستند، مي توان از روشي استفاده كرد كه اين روش براي پرهيز از ورود انبوهي نامه، يادداشت و اعلاميه هاي مفيد است كه تنها براي تعداد كمي از دريافت كنندگان آنها، جذابيت دارند.
در ذيل فرم هاي ارتباطي متفاوت و متناسبي براي آشنايي شما خلاصه شده است :
 

ارتباط گفتاري :

برقراري ارتباط گفتاري مؤثر با گروهها، نيازمند مهارتهايي ويژه است. هر چند كه مهارت هاي مفيد در يك جلسه، ممكن است براي جلسه اي ديگر كافي نباشند. توانايي شما براي هدايت جلسه اي كه كاركنان شما در آن حضور يافته اند به اين معني نيست كه جلسه اي كه توسط رئيس شما اداره مي شود نيز داراي همان توانايي باشيد.
احتمال دارد براي برخي اختلافات شركت كنندگان يك جلسه، مهارت زيادي از خود نشان دهيد، اما هنگامي كه از نظر عاطفي درگير موضوع مورد بحث هستيد، برخورد واقع بينانه بسيار مشكل تر خواهد بود.

1. گردهمايي غير رسمي كاركنان :
اين نوع گردهمايي ها فرصتي مناسب براي رد و بدل شدن اطلاعات مفيد و مورد علاقه عموم و تحقق يكپارچگي گروه است. آنها در رويارويي چهره به چهره با يكديگر، فرصت خوبي براي هماهنگي، فعاليت و درك متقابل خواهند داشت.
اجتماع غير رسمي كاركنان به صورت مداوم در مواقع مورد نياز، در ابتدا يا انتهاي هر روز، يا هنگام صرف ناهار يا نوشيدن چاي، به صورت بسيار كوتاه برگزار مي شود.
2. جلسات برنامه ريزي شده :
نوعي فعاليت تقريباً رسمي تلقي مي شود. اشتباه رايج در اين گونه جلسات اين است كه دستور جلسه را بدون هماهنگي با شركت كنندگان تعيين كنيم. اكثر شركت كنندگان از اينكه در آماده كردن گزارشها، پيشنهادها و اطلاعات مورد نياز، مشاركت داده شده و مورد سؤال قرار گيرند، لذت مي برند.
به هر حال، يك جلسه برنامه ريزي شده اگر به درستي جهت داده شود، فوق العاده مفيد خواهد بود. در غير اين صورت، باعث هدر رفتن وقت، ايجاد خصومت و دلسردي شركت كنندگان در آينده، خواهد گرديد.
3. گردهمايي گروهي :
اين نوع جمع شدن در مورد گروه كثيري از كاركنان يا مديران كه به خاطر موضوع هايي مانند توليد محصولي جديد، اخذ تصميم هاي اضطراري در مواقع بحراني، معرفي كاركنان كليدي و يا سياست هاي جديد صورت مي گيرند، به دليل بهره گيري از موقعيت هاي ويژه بسيار ارزشمند هستند، اما به واسطه احساسات تند و سؤالات خصمانه اي كه ممكن است مطرح شوند، به رياست شخصي با تجربه، ماهر، صبور و پر قدرت نياز دارند.


ارتباطات و مدیریت(قسمت چهارم)

ارتباط دیداري :
برقراري ارتباط نوشتاري با فرد يا گروهي از كاركنان، عموماً يك تاثير غير قابل پيش بيني در بر دارد. ارتباطي نوشتاري كه طرحي دقيق دارد، مي تواند تاثير ويژه اي داشته باشد.

1. اطلاعيه هاي تابلوي اعلانات :
براي اعلام پيام هاي طولاني و رسمي در مورد خط مشي هاي جديد، مناسب هستند. اين
اطلاعيه ها اگر با تصوير همراه باشند، در محلي نصب شوند كه توجه افراد پيوسته به آنها معطوف شود، حاوي موضوعات مورد علاقه كاركنان باشند و به موقع تعويض شوند،
بسيار مؤثر خواهند بود. اكثر اطلاعيه هاي تابلوي اعلانات بايد همراه با ديگر فرم هاي نوشتاري باشند. در غير اين صورت، اطميناني وجود ندارد كه توسط همه كاركنان ديده يا خوانده شوند.
2. پوستر، نمايش و نمايشگاه :
اين ابزارها مي توانند به جلب توجه كاركنان از راه ديدن، كمك كنند. تهيه يا برگزاري آنها معمولاً پر هزينه بوده و به فضاي مناسبي كه به درستي آماده شده باشد، نياز دارند. عمومي ترين موضوعات آنها، معرفي محصولات جديد، پيشرفت كيفي محصولات يا خدمات، است.
3. وسايل سمعي و بصري :
فيلم، اسلايد، CD، نوار ويدئو، نوار صوتي و ديگر وسايل بصري، داراي ارزشهاي بالقوه زيادي هستند و مي توانند به صورتي مؤثر مورد استفاده قرار گيرند. بسياري از اين وسايل همچون فيلم، نيازمند معرفي همه جانبه و پيگيري دقيق مطالب هستند. البته استفاده از تمامي وسايل سمعي و بصري بايد با آمادگي كافي، طرح و برنامه و مهارت هاي اجرايي توام باشد.
كدام يك از روش هاي ارتباطي بهتر از بقيه است؟
هر موقعيتي، به روشي متناسب، نياز داشته و يا تركيبي از چند روش را مي طلبد. برخي از مشكلات نيازمند واكنشي فوري هستند (صحبت غير رسمي، تلفني يا يادداشت دستي) .
بعضي كاركنان، تنها هنگامي چيزي را قبول دارند كه روي كاغذ ثبت شده باشد. بنابراين ارتباط چهره به چهره با آنها باعث تلف شدن وقت است. اگر همان پيام قرار است به تعداد زيادي منتقل شود، يك يادداشت يا نشست جمعي بهترين شيوه است. در چنين حالتي، موفق ترين ارتباط توسط سرپرستان وقتي انجام مي شود كه :

1- شرايطي را كه با آن روبرو مي شوند به سرعت تجزيه و تحليل كنند.
2- بسياري از راههاي حصول ايده ها، آموزشها و احساسات خود را مي شناسند و به كار مي برند.
آيا يك مدیر بايد از شايعات، به عنوان يك وسيله ارتباطي بهره بگيرد؟

به شايعات توجه كنيد، چرا كه آنها خود شيوه اي براي اطلاع از جريان امور هستند، اما به عنوان اطلاعات درست به آنها اعتماد نكنيد و نگذاريد اطلاعاتي از اين دست وارد گروههاي كاري شود، زيرا كاركنان، ديگر حتي به روشهاي ارتباط رسمي شما نيز اعتماد نخواهند كرد.
شايعات، در مواقع : نبود ارتباط خوب با كاركنان، هنگامي كه تفاهمي در مورد مقررات داخلي وجود ندارد، وقتي كه موقعيتي براي پيشرفت نيست و يا زماني كه كاركنان بازخوردي از نتايج كارشان دريافت نمي كنند، بيشتر رواج پيدا مي كنند.
اگر در مورد آنچه كه مورد علاقه كاركنان است يا آنها را آزار مي دهد سريعاً مطالبي بيان نكنيد، شايعات به سرعت رشد مي كنند.
در هر صورت، عمده ترين بخش شايعات، بر مبناي خبرهاي ناقص، جهت گيري ها و دروغ هاي آشكار استوار بوده و تحقيقات نشان مي دهند كه حتي اگر كاركنان اطلاعات زيادي از طريق شايعه كسب كرده و از آن لذت برده باشند، اكثراً ترجيح مي دهند حقايق را از سوي سرپرستان بشنوند.
شما مي توانيد به محض بروز شايعات با آنها مقابله كنيد و به اين ترتيب از بسياري از نگراني هاي كاركنان جلوگيري كرده و جوي اميدوار كننده به وجود آوريد و به كاركنان خود نشان دهيد كه از حقايق استقبال مي كنيد.
ارتباطات و مدیریت(قسمت پنجم)
3. ارتباطات غير كلامي
چه نوع ارتباطاتي مؤثرتر از صحبت كردن هستند؟
پيام هايي كه از طريق اعمال شما انتقال مي يابند.رفتارها و اعمال غير كلامي، مهارت هاي مهم و حياتي ارتباطي هستند. گفتن و نوشتن، متداول ترين روش هاي ارتباطي هستند، اما صرف نظر از آنچه شما مي گوييد، كاركنان بيش از هر چيز تحت تاثير اعمال شما قرار مي گيرند. آنچه انجام مي دهيد و آنگونه كه با آنها رفتار مي كنيد، مقاصد حقيقي شما را اثبات
مي كنند. يك چشمك زدن ساده به كارمندي كه نيازمند كمك است، شاهدي واقعي است بر اينكه حضور او در تيم تا چه اندازه براي شما ارزشمند است.
حتي در كارهاي ساده تر مثل آموزش كسي كه كار جديدي به او واگذار شده است، نحوه نشان دادن (نمايش) شما گوياي علاقه شما به اوست حتي اگر كلمه اي رد و بدل نشود. به همين ترتيب، به جاي تقاضا از يك كارمند براي آمدن به دفترتان، رفتن به اطاق او براي گفتگو با وي، تصويري حمايتي از كمك به پروژه را در بر دارد. بهترين ارتباطات، تركيبي از ارتباطات گفتاري و نوشتاري توام با اعمال هماهنگ است.

((زبان اندام)) چه مفهومي دارد؟
حركات غير كلامي بدن يا حركات چهره كه نيات واقعي ما را به ديگران انتقال مي دهند، به عنوان زبان اندام تلقي مي شوند. آنها علايمي مانند اخم كردن، بالا انداختن شانه و يا حركتي با دست هستند كه متاسفانه گاهي سوء تعبير هم مي شوند. مثلاً :
• تكان دادن مداوم سر (بالا و پايين) نشان دهنده موافقت با گوينده است.
• تكان دادن سر (چپ و راست) نشانه عدم موافقت است.
• ضربه زدن با انگشتان دست يا ضربه ملايم با پا، يا نگاه كردن به ساعت به
اين معني است كه : ((عجله كن طاقتم تمام شد يا اينكه وقت ندارم)).
• بالا بردن ابرو ممكن است علامت ترديد، تعجب و دودلي باشد.
• گرد كردن چشمها غالباً به معني ناباوري است.
• جمع كردن لبها توام با اخم، نشان دهنده نارضايتي يا حتي نفرت است.
بسياري از حركات بدن، مثل موارد بالا غير ارادي و عميقاً ريشه دارند و تغيير آنها براي شما دشوار است، اما سعي كنيد بسنجيد آيا مردم ابتدا به كلمات شما واكنش نشان مي دهند يا به زبان غير كلامي شما؟ به علائم غير كلامي ديگران دقت كنيد، چرا كه مي توانند سرنخ هايي در مورد تفكر آنها به شما بدهند.
شنيدن تا چه اندازه مهم است؟ آيا بسيار زياد؟
شنيدن كه حداقل يك سوم از ارتباطات شما را شامل مي شود، جرياني فعال است كه ارتباط چشمي را نيز طلب مي كند. گوش كردن گاهاً استفاده از تاييد زباني، مهارتي است كه به طور پيوسته بايد تمرين شود تا رضايت گوينده و شنونده را به طور همزمان فراهم آورد.مترجم: نيلوفر نصيري
http://behandish.blogfa.com

7 مرحله براي کنار آمدن با افراد مشکل ساز
بسیاری از افراد در محیط کار شما هستند که کنار آمدن با آنها مشکل است. آنها بخشی از کار خود را به دوش شما می اندازند وبرای شما مشکلاتی را فراهم می کنند به راستی برخورد درست با این افراد چیست؟
همسایه شمابا سرو صدای زیاد برای شما مزاحمت ایجاد می کند و نیمه شب شما را بیدار می کند به راستی شما چگونه باید با آنها رفتار کنید؟ این مشکلات قسمتی از زندگی هر شخصی است. ما در محیط کار در زندگی تنها نیستیم و با انسانها در ارتباطیم. ارتباط ما با همکاران، فرزندان، همسر، دوستان، پدر و مادر باید بر پایه درستی استوار باشد. اگر شما مشکلاتتان را با دیگران حل نکنید این مشکلات روز به روز حادتر
می شود.
به عنوان یک کارمند ممکن است اخراج شوید. به عنوان یک کارفرما ممکن است کارمندان خوب خود را از دست بدهید و به عنوان یک همسر ممکن است ازدواج شما دچار بحران شود.
راه حلی که اکثر افراد در مقابل مشکلاتشان با انسانها به آن تن در می دهند تحمل کردن است ولی از آنجایی که هر فرد یک ظرفیت تحمل دارد بعد از مدتی مشکلات بیشتر می شود وشما دچار استرس و اضطراب ناشی از این فشارهای روانی می شوید راه حل درست مواجه نشدن با مشکل و فرار از آن نیست بلکه راه حل درست، روبرویی صحیح با مشکلات است.
وقتی با مشکلات مواجه می شوید و آنها را حل می کنید احساس شگفت انگیزی خواهید داشت چرا که از عهده حل مشکلات بر آمده اید و بر ترس خود غلبه کرده اید. البته مواجهه با افراد و مشکلات نیاز به
برنامه ریزی دارد و شما باید خود را برای این مسئله از قبل آماده سازید. در ادامه 7 مرحله که شما باید در رفتار با افرادی که برای شما مشکلاتی ایجاد می کنند انجام دهید آورده شده است :
1-تصمیم بگیرید که مشکلاتتان را با آن فرد خودتان به طور مستقیم و بدون دخالت دادن دیگری حل کنید.
2-قبل از روبرو شدن با آن فرد مشکل را به صورت دقیق بنویسید و هدف خود را نیز برای حل آن مشکل و رویارویی با آن فرد مشخص کنید.
3-نکات و دلایل مورد نیاز برای اثبات حرفتان را یادداشت نمائید. واقعیت ها و دلایل و شواهدی هست که ممکن است نیاز باشد شما برای آن فرد مطرح کنید قبل از شروع صحبت این مسائل را برای خود روشن سازید.
4-واکنشها و مخالفتهایی را که انتظار می رود آن فرد در مقابل شما اعمال نماید،
یادداشت کنید:
یعنی تمام نگرانیهایتان را از نصیحت با آن فرد و یا حتی واکنشهایی که او ممکن است در طول صحبت داشته باشد را بنویسید تا این نگرانی ها در شما کم رنگ تر شود.5-یادداشتهای خود را سازماندهی کنید و دلایلی کافی به آن اضافه کنید.
6-مکان صحبت را در جایی در نظر بگیرید که کسی مزاحم شما نشود و در فضایی که کاملا بتوانید خودرا کنترل کنید.
7-صحبت خود را با آن فرد آغاز کنید. در ابتدا مستقیما به چشمان آن فرد نگاه کنید، مشکل اصلی را که شما در صدد حل آن هستید را برای او کاملا شرح دهید، به صحبتهای او به طور کامل گوش کنید و مطمئن شوید که منظور شما را خوب فهمیده است، روی نکات اساسی مورد نظرتان تاکید کنید، اگر او در مقابل شما واکنشهایی نشان داد راه حلهایی را که
قبلا در مورد واکنشهای او در نظر گرفته اید اعمال کنید، صحبتهای خود را ادامه دهید و به صحبتهای او به طور کامل گوش کنید، تسلیم نشوید آنقدر مکالمه را ادامه دهید و در جهت درست آن را رهبری کنید تا به اهداف از پیش تعیین شده خود برسید.
هر چقدر بیشتر بتوانید افراد مشکل ساز را آرام کنید در این کار ماهر تر می شوید و زمان لازم برای مکالمه شما با آنها کاهش می یابد.
زمانی که در رام کردن افراد مهارت پیدا کنید افراد احترام بیشتری برای شما قائل می شوند و شما را شجاع و با صداقت خواهند دانست وبه این ترتیب دوستان شما بیشتر می شوند، دشمنان شما با شما دوست
می شوند و همکاران و کارمندان شما فعال تر خواهند شد.
این را بدانید که افراد شجاع با کنترل ترسهایشان به اهداف خود می رسند و کنترل امور را به دست
می گیرند.

---

حمید رضا ترکمندی سایت زیباوب