مراحل تدوين برنامه ريزي استراتژي :
1- تدوين رسالت مأموريت و فلسفه وجودي سازمان به صورت واضح، شفاف و قابل دستيابي؛
2- تعيين نقاط قوت و ضعف سازمان؛
3- تعيين فرصت ها و تهديدهاي محيطي؛
4- تدوين برنامه با در نظر گرفتن سه عامل قبل.

ب ) برنامه¬ريزي عملياتي : برنامه¬اي که براي اهداف کوتاه مدت¬تر تدوين مي¬شود؛ که اين برنامه بايد قابل اجرا در سازمان باشد. معمولاً در اين برنامه هدف، زمان رسيدن به هدف و بودجه لازم براي رسيدن به هدف شخص باشد. امروزه برنامه¬هاي عملياتي بيشتر به شکل پروژه تعريف مي¬شوند؛ اين پروژه¬ها برنامه¬هاي کوتاه ومدت قابل انعطاف هستند که مي توانند در پروژه¬هاي ديگر ادغام شوند يا اينکه در صورت عدم موفقيت متوقف شود و...

برنامه ريزي از ديدگاه رابينز : بر اساس محيط رابينز دو نوع برنامه¬ريزي را مطرح مي¬کند :
1- محيط قابل شناسايي و قابل اطمينان با حداقل تغييرات که در اين محيط مديريت مثل قايقراني در درياچه¬اي آرام است. مي¬توان براي آينده برنامه¬ريزي کرد، برنامه¬ها را اجرا کرد و آنها را ارزيابي کرد.
2- در محيطي با تغييرات سريع، بنيادي صورت مي¬گيرد. محيط ناشناخته و نامطمئن است، در اين شرايط مديريت مثل حرکت بر درياي خروشان مي¬باشد. پس در اين شرايط مديران نياز به انعطافي بيشتر دارند و بهترين روش استفاده از برنامه هاي جايگزين است.

ملاک ها و شاخص هاي تعيين هدف :
1- هدف ها سنجش پذير و قابل اندازه گيري باشند.
2- تحقق پذير باشند.
3- پذيرفتني و قابل قبول باشند.
4- هدف¬ها با يکديگر همخواني داشته باشند.
5- در تعيين هدف ها به هزينه¬هايي که صرف کسب اين هدف ها مي شود توجه شود.
دومين وظيفه مديران سازماندهي است .يعني کليه فعاليت ها و منابع اعم از منابع انساني و منابع مالي و تجهيزات که براي رسيدن به هدف مورد نياز است و ايجاد هماهنگي بين اجزاي مختلف سازمان براي تحقق اهداف سازماني .
نتيجه اصلي سازماندهي ،ساختار سازماني است . ساختار سازماني يا سلسله مراتب سازماني يا هرم سازماني مجموعه وظايف درون سازمان ،نوع ارتباطات بين آنها و رده سازماني را مشخص مي کند.
فرايند سازماندهي :
1- تشخيص فعاليتهاي لازم براي رسيدن به اهداف سازماني
2- تقسيم بندي مشاغل
3- تعيين نيروي انساني مورد نياز براي انجام شغل ها
4- دادن اختيارات و مسئوليت به افراد
5- ايجاد ارتباط بين گروه ها و مشاغل که به شکل عمودي يا افقي يا مورب يا همه جانبه صورت مي گيرد .
6- ايجاد هماهنگي بين اجزاي مختلف
نتيجه عملياتي فرآيند سازماندهي، تعيين ساختار سازماني است. ساختار سازماني يعني تعيين وظايف و روابط بين آنها، ميزان اختيارات و نوع ارتباطات بين افراد در سازمان است که به سلسله مراتب سازماني نيز معروف است؛که نشان¬دهنده زنجيره قدرت از بالاترين سطح سازمان تا پاياني¬ترين سطح سازمان است. ارتباطات عمودي ارتباطاتي هستند که از بالا به پايين و از رئيس به مرئوس دستور دهي و از مرئوس به رئيس گزارش دهي است.
ارتباطات افقي معمولاً ارتباطاتي هستند بين افراد با رده هاي شغلي يکسان.
ارتباطات مورب يعني فردي در شخصي متفاوت با فرد ديگري در حوزه کاري متفاوت و رده کاري باز هم متفاوت ارتباط برقرار کند.

انواع ساختار سازماني :
1- بروکراتيک
2- ارگانيک
بروکراتيک :
بلند ( مرتفع )، قوانين زياد، انعطاف کم، ارتباط ( از بالا به پايين ،دستوري – از پايين به بالا، گزارش دهي ) ، سرعت ( کند )، نظم بالا ، خلاقيت کم،کار فردي .
ارگانيک :
سازمان مسطح، قوانين کم، انعطاف زياد، ارتباط همه جانبه، سرعت زياد، نظم کم، خلاقيت بالا،کارتيمي.
کدام سازمان يا ساختار براي سازمان فرهنگي مناسب تر است ؟
ساختار ارگانيک، ساختار مناسب سازمان¬هاي فرهنگي است. سازمان¬هاي فرهنگي به دليل بالا بودن خلاقيت،کار تيمي نيازمند ساختاري است که سرعت انتقال اطلاعات بالا باشد، انعطاف سازماني زياد باشد. قوانين و مقررات در پائين¬ترين حد نياز باشد که ويژگي هاي ساختار ارگانيک است.
حيطه نظارت :
به تعداد زير دستاني که به طور مستقيم زير نظر يک مدير انجام وظيفه مي کنند را حيطه نظارت آن مدير مي¬گويند.
ارتباط حيطه نظارت و کنترل :
هر چقدر حيطه نظارت بزرگتر باشد به همان نسبت کنترل کمتر مي¬شود. هر چقدر شغل ساده¬تر و وظيفه زير دستان مشخص¬تر باشد و کارها تکراري و تعيين شده¬تر باشد، حيطه نظارت بزرگتر و مطلوب تر است.
هر چقدر تخصص شاغل و مهارتش در انجام کار بيشتر باشد که در اصطلاح بلوغ شغلي مي¬گوئيم؛ کنترل کمتري نياز دارد و به همان نسبت حيطه نظارت بزرگتر مي شود.
مراحل نظارت :
1- تعيين اهداف به شکلي کاملاً مشخص و قابل ارزيابي باشد.
اين امر يعني اهداف را قابل سنجش و ارزيابي کردن، پس به خصوص در اهداف کيفي بايد از روش هايي استفاده کرد تا اين اهداف قابل سنجش شود، اولين قدم اين است که شاخص هايي تعيين کنيم که قابل اندازه¬گيري باشند؛ در عين حال اين شاخص ها کيفيت اهداف ما را هم تعيين کند.
2- تعيين ميزان دقيق عملکرد :
پس تعيين کمي دستاوردها که باز هم بايد با استفاده از شاخص¬ها تعيين شود، موقعيت کنوني سازمان يا عمليات را مشخص مي کند .
3- مقايسه بين هدف¬هاي تعيين شده و نتايج کسب شده.
4- اگر اهداف ما با نتايج حاصله يکسان باشد فرآيند کنترل پايان مي¬گيرد، اگر اين دو متفاوت باشند نياز به بررسي، يافتن اشکال و کمبود ها و انجام اعمال اصلاحي است.

مديران فرهنگي در عرصه سازماندهي و كنترل بايد چه ويژگي هاي خاص را لحاظ کنند ؟

مکاتب اصلي مديريت :
1- کلاسيک
2- نئوکلاسيک
3- مديريت سيستمي
4- مديريت اقتضايي

مديريت کلاسيک :
يا مديريت علمي، تيلور به عنوان اولين نظريه پرداز اين مکتب شناخته شده است؛ وي را پدرعلم مديريت مي نامند.
مبناي مديريت علمي اين است که روش¬ها و اصولي براي مديريت تعريف مي¬شود، که مثل اصول علمي قابل تعميم و تجويز است. يعني اصولي به عنوان اصول استاندارد در مديريت تعيين مي-شود که تضمين کننده موفقيت مديران است.
اولين اصل مديريت علمي، اصل تقسيم کار است که باعث تخصصي شدن و استاندارد سازي و حفظ نظم براي رسيدن به بهروري بالا.
دومين نظريه پرداز مکتب کلاسيک هنري فايول است؛ از نظر وي در سازمان 6 فعاليت انجام مي¬شود که يکي از مهمترين اين وظايف مديريت است ( مالي، حسابداري، امنيت، بازرگاني، فني، مديريت )
اصول چهارده گانه فايول :
1- تقسيم کار
2- سلسله مراتب : زنجيره سازماندهي در سازمان که وظيفه هر شغل را مشخص مي¬کند و نوع ارتباط را در سازمان معين مي¬کند.
3- وحدت فرماندهي : هر فردي از يک مدير دستور بگيرد و به يک نفر گزارش دهد.
4- وحدت جهت يا رويه يا مديريتي : تمامي مشاغلي که به هم ارتباط دارند تحت نظر يک مدير اداره شوند.
5- اختيار : قدرت تصميم¬گيري است که بامسئوليت در ارتباط است. تصميم گيري = مسئوليت.
6- خلاقيت و ابتکار : سازمان بايد محيطي را فراهم کند که کارکنان حس خلاقيت و ابتکارشان شکوفا شود.
7- انظباط : سازمان شرايطي ايجاد کند که روابط افراد درون سازمان به¬ گونه¬اي باشد که تنش در سازمان به وجود نيايد.
8- نظم : هر چيزي در جاي خود قرار بگيرد يعني آرايش منظم اشياء ،مشاغل و... در سازمان.
9- عدل يا برابري : درون سازمان بايد بين کارکنان تبعيض وجود نداشته باشد.
10- دستمزد وحقوق : افراد بايد بنا به مهارت ها وتوانايي هايشان ازسازمان دستمزد دريافت کنند.
11- وحدت و هماهنگي : ايجاد حس روحيه همکاري و تعهد بين کارکنان در نهايت منجر به انسجام سازماني مي شود.
12- تبعيت منافع فرد از منافع جمع : سازمان بايد شرايطي را فراهم نمايد که اهداف و منافع فردي در سايه اهداف سازماني تحقق يابد.
13- تمرکز : بيان مي¬کند که تصميم¬گيري در سازمان تنها در يک بخش يا چند بخش محدود گرفته مي¬شود يا تصميم-گيري در لايه¬هاي مختلف سازمان اتخاذ مي¬شود .
14- ثبات : يعني سازمان شرايطي را ايجاد کند که افراد تمايل داشته باشند در سازمان باقي بمانند چرا که در غير اينصورت هزينه¬هايي که سازمان براي کارمند يابي¬، انتخاب، استخدام و آموزش فرد کرده است از بين مي¬رود.

سومين نظريه پرداز مکتب کلاسيک ماکس وبر است .
1- تقسيم کار
2- شايسته سالاري يعني استخدام افراد بر اساس تخصص و قانون .
3- غير شخصي شدن ( حاکم شدن ضوابط بر روابط)
4- قوانين و مقررات به صورت مکتوب
5- منبع قدرت سازماني، قوانين و مقررات مکتوب
6- اصل سلسله مراتب

نئوکلاسيک :
مهمترين نظريه پردازان مکتب نئوکلاسيک التون مايو و همکارانش هستند. طي معاملاتي که التون مايو و همکارانش انجام دادند گروهي را به عنوان گروه آزمايش انتخاب کردند، که اين گروه تحت تأثير تغييرات محيطي قرار داد. التون مايو متوجه شد که تغييرات رفتاري اين گروه بر اساس تغييرات محيط فيزيکي و شرايط کاري نيست. پس به اين نتيجه رسيد که انسان موجودي است اجتماعي و تنها متغيرهاي ماشيني و فيزيکي بر او تأثير نمي گذارد. به همين دليل مطالعات التون مايو را به عنوان مکتب از مديريت به عنوان مکتب مديريت انساني يا نئوکلاسيک نام گذاري کردند. به اين شکل که توجه به نياز انساني و ايجاد خواسته ها که خواسته را طريقه برآمدن نياز مي دانند، باعث ايجاد انگيزه در افراد و تمايل بيشتر آنها به کار مي شود.
مکتب نئوکلاسيک برخلاف کلاسيک بر افراد، نيازهاي آنها و روابط اجتماعي آنها تأکيد دارد. در حالي که کلاسيک¬ها بر کارايي و افزايش بهره وري تأکيد مي¬کردند.

مکتب سيستمي :
سيستم عبارت است از مجموعه اي از اجزا که براي رسيدن به هدف خاصي با يکديگر همکاري مي¬کنند. نگاه سيستمي در مديريت يک نگاه کل نگر است، يعني ديدن همه اجزا در رابطه با هم که باعث مي¬شود مديريت يک نگاه جامع و همه جانبه¬اي نسبت به سازمان داشته باشد.

مکتب اقتضايي :
بيان مي کند که مکاتب و اشکال مختلف مديريت به شکل مطلق قابل رد کردن يا پذيرفتن نيست، بلکه پذيرش يا عدم پذيرش آن امري نسبي است يعني نوع و مکتب مديريت بستگي دارد به شرايط، موقعيت، نوع سازمان، نوع شغل و بلوغ افراد. ( مکتب مدرن )

وحدت فرماندهي :
اين اصل بيان مي کند که هر زيردست تنها از يک مدير و سرپرست دستور بگيرد و فقط در مقابل آن مدير پاسخگو باشد.

اختيار :
يعني داشتن قدرت تصميم گيري. مديران مي توانند بخش اعظم اختيار را در اختيار خود بگيرند، تصميم¬ها را اتخاذ نمايند و زيردستان را وادار به اجراي آن نمايند. يا اينکه مديران تصميم¬گيري را به کارکنان واگذار نمايند، که به اين تفويض اختيار مي¬گويند. يعني انتقال رسمي قدرت تصميم¬گيري از مديران به زيردستان خود، در اينصورت کارکنان به نسبت تصميم هايشان مسئوليت دارند.

رهبري:
يکي از وظايف مديران در سازمان است. ( مهمترين ) رهبري به معناي ايجاد انگيزه و رغبت در کارکنان که به نوعي آنها را به انجام دادن کاري وادار نمايد. رهبري يعني ايجاد ميل و رغبت دروني که فرد را به انجام کاري برمي انگيزاند.
مدير در سازمان بايد از خصوصيت رهبري استفاده کند، يعني تنها از ابزار بيروني و قدرت قانوني براي وادار کردن افراد به کاري استفاده نکند، بلکه با توجه به شناخت افراد و شناخت نيازها، عامل رفع نياز را بعنوان عامل انگيزش به کار ببرد تا علاقه و اشتياق را در افراد ايجاد کند.

کنترل و نظارت :
يکي از دلايل مديران است کنترل به اين معنا است که چه اندازه اقدامات و فعاليت¬¬هاي سازمان در جهت اهداف سازماني بوده است يا خير. ارزيابي نتايج حاصل ار اقدامات و مقايسه آن با اهداف اوليه، مفهوم کنترل را در بر دارد.

کنترل به سه دسته تقسيم مي شود :
1- کنترل قبل از عمليات
2- در حال انجام عمليات
3- پس از عمليات

مکاتب پست مدرن :
اثر پروانه¬اي بيان مي¬کند که يک مسئله به ظاهر کوچک و بي اهميت در يک نقطه¬ي دنيا مي¬تواند تأثيرات مهمي روي سازمان بگذارد(بال زدن پروانه اي در پکن باعث طوفان در نيويورک مي شود)
 

با سلام؛
آقای حسنی، به نظرتان مطلب را اشتباهی بارگذاری نکرده اید؟!!