مرکز آموزش عالی علمی کاربردی فرهنگ و هنر واحد 13 تهران


عنوان پروژه: کنترل های داخلی


دانشجو: سعیده معظمی گودرزی

رشته: حسابداری مالی

استاد: جناب آقای بابایی

تاریخ: اردیبهشت ماه 1392

مقدمه:
ساختار کنترل داخلی به معنای بکارگیری سیاست و روشهای است ، جهت اطمینان نسبی از دستیابی به هدفهای سازمانی و بطور خلاصه این ساختار شامل تمامی اقداماتی است که اعمال می شود تا مدیریت اطمینان یابد هر چیز به گونهای که باید ، عمل می کند و دامنه ان تمام شرکت را در بر گرفته است.
● معنای کنترل داخلی :
ساختار کنترل داخلی به معنای بکارگیری سیاست و روشهایی است ، جهت اطمینان نسبی از دستیابی به هدفهای سازمانی و بطور خلاصه این ساختار شامل تمامی اقداماتی است که اعمال می شود تا مدیریت اطمینان یابد هر چیز به گونه ای که باید ، عمل می کند و دامنه آن تمام شرکت را در بر گرفته است.
▪ منابع مورد انتظار یک واحد تجاری:
۱) حفاظت از داراییها در مقابل ضایع شدن،تقلب،و استفاده نادرست
۲)افزایش دقت و قابلیت اتکا مدارک حسابداری
۳)تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها
۴)ارزیابی کارایی
▪ ضرورت وجود کنترلهای داخلی:
فرآیند تبدیل شرکتها به سازمانهای تجاری بزرگ مانع از نظارت شخصی و مستقیم مدیران بر عملیات شرکت شده است و همچنین مدیران اجرایی دیگر نمی توانند جهت ارزیابی عملکرد و وضعیت شرکت بر مشاهدات شخصی اتکا کنند.لذا بر گزارش های مالی و آماری متکی می شوند و ضرورت وجود سیستم کنترل داخلی به عنوان یک فن حساس و حیاتی برای مدیریت در اینجا احساس میشود.
▪ سیستم کنترل داخلی :
۱) قابلیت اتکای اطلاعات حسابداری : تمامی تصمیمات تجاری تقریباً براساس اطلاعات حسابداری گرفته می شود و دامنه آن از مسائل صدور مجوز کار تا تغییر نوع تولید گسترده شده است .
۲) رعایت رویه های شرکت : تصمیمات مدیریت بصورت رویه های شرکت در می آید و باید به تمام قسمتهای شرکت ابلاغ و اجرای آن منظم پیگیری شود تا موثر باشد .
۳) ایفای مسئولیت مدیران : مدیریت مسئول مستقیم نگهداری از مدارک حسابداری و تهیه صورتهای مالی مناسب و قابل اتکاست.
کنترل داخلی برای حسابرس بعنوان عاملی که تعیین کننده نحوه رسیدگیها، نوع و زمان بندی و میزان عملیات حسابرسی است حائز اهمیت میباشد.
▪ کنترلهای داخلی حسابداری در برابر کنترلهای داخلی اداری :
۱) کنترل داخلی حسابداری : کنترلی است که بطور مستقیم بر قابلیت اتکا مدارک حسابداری و صورتهای مالی اثر دارد.
۲) کنترل داخلی اداری: کنترلی است که بر صورتهای مالی اثر اندکی دارد و برای افزایش کارایی عملیات فروش،تولیدویاسایر زمینه های غیر مالی طراحی می شود.امروزه بر خلاف گذشته استانداردهای حرفه ای تفاوتی بین کنترل داخلی حسابداری و اداری قایل نمی شود و حسابرسان تنها به آن گروه از کنترلهای داخلی توجه می کنند که برای پیشگیری یا کشف موارد ارائه نادرست صورتهای مالی طراحی شده است.
▪ ابزارهای دستیابی به کنترل داخلی :
سیستم کنترل داخلی درشرکتهای مختلف بسیار متفاوت است وویژگی های اختصاصی کنترل در هر سیستم به عواملی چون اندازه،نوع عملیات وهدفهای سازمانی که سیستم برای آن طراحی شده است بستگی دارد باید توجه شود که وجود برخی عوامل برای استقرار یک سیستم کنترل رضایت بخش ضروری است.
ویژگی های مربوط از دیدگاه حسابرسی صورتهای مالی آنهایی هستند که به امکان ثبت،پردازش و تلخیص و گزارش اطلاعات مالی در شرکت ربط پیدا می کند و به سه جزء:۱.محیط کنترلی،۲.سیستم حسابداری،۳.روشهای کنترل تقسیم می شوند:
۱) محیط کنترلی:
از مجموعه عواملی کلی تشکیل می شود که برای دستیابی به سیاستها و اجرای روشهای شرکت طراحی می گردد.و شامل عوامل خارجی مانند قوانین و مقررات لازم الاجرا و عوامل داخلی مانند طرز تفکر مدیریت ونحوه ی اجرای آن ،یک طرح منطقی سازمان ،روشهای موثر مدیریت نیروی انسانی ،یک سیستم پیش بینی های مالی و بودجه.یک واحد حسابرسی داخلی و یک کمیته حسابرسی فعال.
۱-۱) طرز تفکر مدیریت و نحوه اجرایی آن: بین مدیران هم از نظر تفکر در رابطه با گزارش مالی و هم از نظر قبول مخاطرات تجاری تفاوت موجود است برخی مدیران نسبت به گزارش مالی بسیار فعال برخورد کرده و برای کسب سود مخابرات زیادی را می پذیرند ودر حالت مخالف مدیرانی هستند که محافظ کارند و مخاطرات را نمی پذیرند .این تفکرهای متضاد بر قابلیت اتکاء به صورتهای مالی تاثیری مستقیم دارد. شرکتها از نظر تمرکز یا عدم تمرکز تصمیم گیری ها ی مدیریت با هم تفاوت دارند.
ـ در حالت متمرکزی : تصمیم گیریها در دست یک نفر است و درآن صورت ویژگیهای اخلاقی آن فرد برای حسابرس سهم است .
ـ در حالت غیر متمرکزی: روشهای کنترل تصمیم گیریها مدیرانی که در تصمیم گیری مشارکت می کنند ، اهمیت ویژه می یابد.
۱-۲) طرح سازمانی : تفویض اختیار ،تقسیم مسئولیت و تفکیک وظایف کارکنان شرکت در طرح سازمانی مشخص می شود .
دریک طرح خوب سازمانی نخستین گام در راه حصول اطمینان از:
۱) انجام شدن معاملات بر طبق رویه های شرکت
۲) افزایش کارایی عملیات
۳) حفاظت داراییها
۴) بالا بردن قابلیت اتکاء مدارک حسابداری ، سبب می شود .
ـ یک طرح سازمانی سبب تفکیک مسئولیتهای:
۱) صدور مجوز معاملات
۲) دفترداری معاملات
۳) نگهداری و حفاظت دارییها از یکدیگر می شود.
▪ مسئولیت خزانه داری و حسابداری:
خزانه داری و حسابداری دو دایره ای هستند که بیشترین نقش مستقیم را در فعالیت واحد تجاری دارند و تفکیک وظایفشان بیانگر تفکیک وظایف حسابداری از عملیات و همچنین نگهداری دارئیهاست . خزانه داری زیر نظر خزانه دار عمل می کند و فعالیت های آن عبارتست از :
۱) برنامه ریزی نیاز آتی به وجوه نقد
۲) وضع سیاستهای اعتباری فروشهای نسیه برنامه ریزی برای تامین منابع مالی کوتاه و بلند مدت
مسئولیت های آن شامل :
۱)عملیات پولی و نگهداری موجودی بانک و سایر دارئیهای سیال
۲) مسئول سرمایه گذاری وجوه نقد اضافی
۳) مسئول وصول دریافتیها و پرداختیهای نقدی
۴) فعالیت های پولی شرکت را اداره و هدایت می کند.
دایره حسابداری زیر نظر مدیر مالی عمل می کند و مسئولیت آن عبارتست از:
۱)کلیه وظایف حسابداری و طراحی و پیاده کردن کنترلهای داخلی
۲) جهت معاملات در رابطه با فعالیت مالی
۳)تهیه کننده مدارک مستقلی است که مقادیر دارائیها و نتایج عملیات با آن مطابقت می شود.
▪ کارآیی عملیات:
یک طرح سازمانی خوب علاوه براینکه موجب بهبود سیستم کنترل داخلی میشود باید کارآیی عملیات را نیز ارتقا دهد . زمانیکه چند دایره در انجام دادن معامله ای فعالیت داشته باشند کارهردایره توسط دایره های دیگر مورد بررسی قرار می گیرد ، در این حالت برای هر دایره این انگیزه پیش خواهد آمد که نحوه عمل موثرتری را از سایر دوایر بخواهد.
۱-۳) روشهای مدیریت نیروی انسانی :
موثر بودن محیط کنترلی به ویژگیهای کارکنان آن محیط بستگی دارد . شیوه های مدیریت نیروی انسانی و سیاستهای مربوط به استخدام ، آموزش ، ارتقاء، ارزیابی و پایان خدمت کارکنان اثر عمده ای بر موثر بودن محیط کنترلی دارد . ضعف های موجود در محیط کنترلی بوسیله ی روشهای موثر مدیریت نیروی انسانی جبران می شود .
۱-۴) پیش بینی های مالی و بودجه :
پیش بینی مالی برای یک شرکت برآورد محتمل برین وضعیت مالی ، نتایج عملیات و گردش وجوه نقد یک یا چند دروه آتی است . پیش بینی مالی بعنوان یک ابزار کنترل بکار می رود که استانداردهای دقیق و مشخص برای نحوه اجرای عملیات در واحد تجاری تعیین می کند . ساده ترین و معتبرترین نوع پیش بینی مالی بودجه وجوه نقد است که هدف اصلی آن حصول اطمینان از وجود وجوه نقد کافی برای پرداخت به موقع بدهیها در سررسید آنهاست.
۱-۵) حسابرسی داخلی:
حسابرسی داخلی یکی دیگر از ارکان اساسی محیط کنترلی است . کار حسابرس داخلی ، پی جویی و ارزیابی سیستم داخلی و کارایی هریک از بخشهای واحد تجاری در انجام دادن وظایف محول ،گزارش یافته های خود و ارائه پیشنهادهای اصلاحی به مدیریت ارشد است .
حسابرسان داخلی با طراحی و اجرای روشهای دررسیدگی که کارایی تقریباً تمام جنبه های عملیاتی شرکت را آزمون کند ، سطح بالاتری از کنترل داخلی را به وجود می آورند .
▪ تمایز بین حسابرسان داخلی و حسابرسان مستقل:
۱) هدف حسابرسان مستقل ، اظهارنظر درباره صورتهای مالی صاحبکار است . هدف حسابرسان داخلی، تائید صورتهای مالی نیست ، بلکه کمک به مدیریت واحد تجاری در اداره کردن امور شرکت به بهترین وجه است.
۲)حسابرسان داخلی ، موثر بودن کنترلهای داخلی را در دوایر، شعب یا دیگر قسمتهای مختلف واحد تجاری ارزیابی می کنند .
۳) کار حسابرسان داخلی به کنترلهای داخلی حسابداری محدود نمی شود ، بلکه کنترلهای داخلی اداری را نیز شامل میگردد.
▪ شباهت بین حسابرسان داخلی و حسابرسان مستقل:
۱) کار حسابرس مستقل با کار حسابرس داخلی از لحاظ نحوه اجرای رسیدگی مشابه است .
۲) هر دو مدارک و روشهای حسابداری را رسیدگی و کاربرگهای حسابرسی را تنظیم می کنند .
▪ استقلال حسابرسان داخلی :
از آنجا که حسابرسان داخلی کارمندان شرکتی هستند که برای آن کار می کنند، روشن است که نمی توانند استقلال واقعی و ظاهری حسابرسان مستقل را داشته باشند . اما اگر حسابرسان داخلی مستقیماً زیر نظر کمیته حسابرسی هیات مدیره ، مدیر عامل یا یک مدیر ارشد باشند ، نسبت به زمانی که به مسئول پایین تری گزارش می کنند ممکن است از آزادی عمل ، استقلال و بی طرفی بیشتری برخوردار باشند.
۱-۶) کمیته حسابرسی:
از اعضای هیات مدیره تشکیل می شود که نه مدیر اجرایی باشند و نه در استخدام شرکت.
▪ وظایف کمیته حسابرسی :
۱) به دلیل استقلال از مدیریت شرکت به حفظ ارتباط مستقیم بین هیات مدیره شرکت و حسابرسان مستقل وحسابرسان داخلی آن کمک می کند.
۲)مدیریت ارشد شرکت را نیز کنترل می کند و به عن