روز كلاس : پنجشنبه 10 – 8

موضوع: مراحل گزارش نويسي



مراحل گزارش نویسی

________________________________________

۱ - مرحله ی برنامه ریزی، تدارکات و مقدمات:


گزارشگر برای تهیه ی گزارش خود باید کاملا آگاه باشد که این گزارش به چه دلیل تهیه می شود ، برای


پاسخ گفتن به چه نیازی است و برای هر چه بهتر شدن مطلب به چه امکانات و اطلاعاتی نیازمند است.
________________________________________

۲ - مرحله ی تنظیم و سازمان دهی: (مهم ترین بخش گزارش نویسی)

نکته : گزارشگر باید مخاطب گزارش را کاملا نسبت به موضوع و آنچه برایش در گزارش دارای اهمیت

بیشتری است آگاه ، و روی موارد اصلی و فرعی گزارش تاکید کند.

گزارشگر برای آنکه بداند چه چیزی را باید به گزارش بیافزاید یا از آن حذف کند، باید توجه داشته باشد که

اجزای گزارش با هدف گزارش ساز گاری دارند. برای این کار باید بتواند به پرسش های زیر پاسخ دهد:

• چه کسی گزارش را خواهد خواند؟

• چه کسی گزارش را خواسته است؟ (ممکن است خواننده ی گزارش و کسی که آن را خواسته

است، یکی نباشند.)

• از گزارش چه استفاده ای خواهد شد؟

• مخاطب چه انتظاری از گزارش دارد؟

یعنی یک گزارش خوب باید به پنج سوال: چه چیز؟ چگونه؟ برای چه کسی؟ کجا؟ چه موقع؟ پاسخ دهد.

۲ - ۱ ساختار گزارش

• چگونگی تنظیم گزارش، مهم ترین عامل در تنظیم آن است. ساختار و بدنه ی هر گزارش به طور کلی

بر سه پایه ی:" مقدمه، بدنه ی اصلی و پایان گزارش" استوار است.

۲ - ۲ ویژگی های مقدمه

• مقدمه در ارتباط با موضوع گزارش باید به گونه ای تهیه شود که برای مخاطب قابل فهم و معنا دار

باشد.

• مقدمه باید بتواند در خواننده نسبت به موضوع علاقه ایجاد کند.

• مقدمه باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری داشته باشد.

۲ - ۳ متن یا بدنه ی اصلی

• متن یا بدنه ی اصلی گزارش، جای ارائه ِی آمارها، داده ها و تحلیل و تفسیر آن هاست.

۲ - ۴ پایان گزارش

• در پایان گزارش نتیجه گیری وپیشنهادها می آیند.

۲ - ۴ - ۱ روش های تاکید بر نکته های مهم:

• اندازه و تناسب: هر قدر نکته ای در گزارش مهم تر باشد، باید فضای بیشتری به آن اختصاص داده

شود.

• زبان تاکید: به کار بردن عبارت هایی همچون: "مهم ترین عامل"، "نکته ی اساسی" و ... توجه خواننده

را جلب می کند.

۲ - ۵ رعایت ترتیب منطقی در گزارش نویسی

در مرحله ی دوم گزارش نویسی، یعنی شکل و صورت گزارش، مطالب باید به ترتیب منطقی سامان داده

شوند. در این مرحله باید:

• عنوان های اصلی و فرعی مشخص ، و بنابر اولویت و اهمیت مرتب شوند.

• بررسی طرح برای تهیه ی پیش نویس گزارش انجام شود.

چند اصل در تعیین اولویت ها:

• کل باید با جزء برابر باشد.

• پاراگراف ها(بند ها) از نظر اندازه تعادل داشته باشند.

• باز کردن یک بخش جانبی به شکل جداگانه، بدون آن که به بخش اصلی مربوط باشد، امکان پذیر

نیست.