مراحل تهیه گزارش مکتوب :

1- سوژه یابی 2 - تحقیق و گردآوری اطلاعات درباره سوژه 3 - تنظیم سناریو 4 - تولید و پردازش اطلاعات به دست آمده 5 - نگارش یا تدوین گزارش.

نکته : این نوشتار، با رویکرد تهیه گزارش مکتوب، تهیه شده است.

الف : سوژه یابی (انتخاب موضوع):
- قبل از هر چیز باید بدانیم که درباره چه چیزی می‌خواهیم گزارش تهیه کنیم و چرا؟
- سوژه یابی، نشات گرفته از هنرِ خوب دیدن، عمیق دیدن و کنجکاوانه دیدن است.
- برای یک گزارشگر، همه چیز، سوژه است. کافی است عمقِ دیدمان را بیشتر کنیم.
- از بلندای دانش و تجربه خود به موضوعات نگاه کنید و نه به عنوانِ یک فردِ عادی. پس باید غیرعادی ببینیم. نگذاریم چشمانمان به رویدادها عادت کند.
- تولستوی: اگر چشمانتان به اشیای محیط اطراف عادت کرد، دیگر آنها را نمی بینید.
- هرگاه تصور کردیم که دیگر سوژه ای برای پرداختن نیست، نگاهمان به موضوعات، کلیشه ای شده است. اگر با دقت نگاه کنیم، حتما می بینیم.
- به عنوان یک گزارشگر، باید چیزهایی را ببینیم که دیگران نمی بینند و حرف هایی را بشنویم که دیگران نمی شنوند. مردم عادی (افراد غیررسانه ای)، برخی امور را عادی تلقی می کنند، در حالی که از منظرِ یک فرد حرفه ای، عادی نیستند.
- متناسب با نیاز مردم و اولویت آنها باشد. مثلا گران شدن کالاهای اساسی ... به عبارت دیگر، باید به نوعی به زندگی مردم مربوط و البته مهم باشد.
- متناسب با هویت، کارکرد و سنخیت رسانه باشد. گزارش مکتوب، برای سایت واحد مرکزی خبر تهیه می شود، بنابراین باید به فرمت نوشتارهای آن پایبند باشیم.
- کهنه نباشد. اما اگر قبلا هم به آن پرداخته شده بود باید ابعاد دیگری از آن موضوع و با پردازش جدید کار شود.
- سریع و صحیح پرداخته شود. خیلی مواقع، آنچه را که ما می بینیم و درک می کنیم رقبای ما هم می بینند. رسانه، عرصه ای برای رقابت است. به تعبیر دیگر، همه اهالی رسانه ها اعم از مکتوب و الکترونیک، به موضوعات جامعه حساسند؛ پس نباید در انتخاب و پردازش سوژه ها تعلل کنیم تا رقبا گوی سبقت از ما بربایند.
- همیشه یک دفترچه کوچک همراه داشته باشید. خیلی اوقات، چیزی یا موضوعی برای لحظاتی به ذهن ما خطور می کند که اگر ننویسیم یادمان می رود.
روش های سوژه یابی:
نکته : همه موارد زیر با پژوهش، محقق می شود؛ باید ابعاد گوناگون موضوعات را بررسی کنیم؛ جرقه ذهنی لازم است اما کافی نیست .
1- مشابهت: در سایر رسانه ها مانند مطبوعات، و ... حتی گزارشهای آماری دستگاه ها درباره موضوعات گوناگون، مصاحبه های افراد مسئول، میزگردهای تلویزیونی، میزگردهای رادیویی و ... ملاحظه می کنیم که مسئله ای مطرح می شود یا اظهار نظری می شود. مثلا ازدواج های ناشی از آشنایی های خیابانی در تهران را با ازدواج های ناشی از آشنایی های خیابانی در اصفهان، مشابهت سازی می کنیم و به عنوان یک سوژه، سراغش می رویم.
2- تضاد: سوژه های متضاد برخی سوژه هایی که می بینیم، قابلیت تبدیل به یک گزارش را دارند.
مثال: تاثیر گرانی بر اشتغال متضاد آن تاثیر ارزانی بر اشتغال
3- تعمیم: سوژه ای را که در مقیاسی کوچک می بینیم، در مقیاس فراگیر ببینیم. مثلا علت کاهش حضور اهالی گچساران در انتخابات شوراها را به علت کاهش حضور شهروندان در استان کهگیلویه و بویر احمد در آن انتخابات تعمیم می دهیم.

ب: تحقیق و گردآوری اطلاعات درباره سوژه:
مهمترین مرحله، تحقیق درباره ابعاد گوناگون یک سوژه است. در این مرحله باید از هر کجا که می توانیم، اطلاعات و دیدگاه های مردم، کارشناسان و مسئولان را درباره آن موضوع به دست آوریم.
یک گزارشگر حرفه‌ای برای به غنای بیشتر و نیز قابل دفاع بودن گزارش خود، باید اطلاعات و داده‌های آماری دقیق را جمع‌آوری کند. از راه‌های جمع‌آوری اطلاعات، کتاب‌ها و بروشورها و ... است. سایر روش‌ها عبارتند از مشاهده، مصاحبه، مطالعه، بهره‌گیری از پایگاه‌های اطلاع‌رسانی در اینترنت و ... که هر کدام در جای خود، می‌تواند راه‌گشا باشند.
در نظر داشته باشید، مطالعات موردی در خصوص موضوع گزارش باید تا پایان گزارش در دستور کارتان قرار گیرد و همواره در پی یافته‌ها و اطلاعات جدید باشید.
نکته: گاهی، پس از تهیه اطلاعات و پردازش آنها شاید به نتیجه‌ای غیر از پیش‌فرض اولیه خود درباره موضوع برسید.

پ : تنظیم سناریو:
در این مرحله، اشخاص، اعم از کارشناسان، مسئولان، مردم و شاهدانِ درگیر در ماجرا (اطراف یا طرف های ماجرا)، سئوالات برای هر یک از طرف های مصاحبه، و اطلاعات موردنیاز برای درج در گزارش، اهداف گزارش و سیاستگذاری (یا همان سمت و سوی گزارش در چارچوب سیاست های رسانه)، تعیین می شود.

ت : تولید و پردازش اطلاعات به دست آمده:
گزارشگر در این مرحله، اطلاعات و داده‌های خام تهیه شده را مقایسه، نکات شاخص اطلاعات را برجسته، روابط منطقی بین آمار و اطلاعات را برقرار و در نهایت، اطلاعات گزارش را مقایسه می کند. در اینجا گزارشگر با نوشتن سوتیترهای مختلف، قالب گزارش خود را طراحی می کند.

ث : نگارش یا تدوین گزارش:
برای نوشتن گزارش، آشنایی با همه تکنیک‌های روزنامه‌نگاری از قبیل خبرنویسی، مصاحبه، مقاله‌نویسی و ... الزامی است. به این ترتیب، تصمیم گرفتن درباره این اینکه گزارش خود را در چه قالبی بنویسید و چگونه آغاز کنید، راحت‌تر خواهد بود. در نگارش گزارش ها،مواردی را که پیش از این در مجموعه دو صفحه ای "نکاتی درباره تهیه گزارش مکتوب" تقدیم شد، رعایت فرمایید.

نکاتی برای تهیه گزارش مکتوب :

1- گزارش مکتوب، روایت یک خبرنگار از یک واقعه یا رویداد است.
2- در مقام مقایسه، گزارش مکتوب، به عمق یک واقعه توجه می کند و خبر، لایه های سطحی آن را پوشش می دهد.
3- در گزارش، به عناصر چرا و چگونه، بیش از سایر عناصر خبری و به خبرهای فرایند مدار، بیش از خبرهای رویداد مدار توجه می شود و اغلب، رویدادها بهانه ای برای پرداختن عمیق به موضوعاتند.
4- برای روشن تر شدن تفاوت خبرهای رویداد مدار و فرایند مدار، به مثال های زیر توجه کنید:
شکسته شدن یک سد (رویداد) - فعالیت های مربوط به سدسازی (فرایند)
وقوع سیل (رویداد) - فعالیت های مربوط به پیشگیری و مهار سیل (فرایند)
اعتراض سیاه پوستان به پلیس آمریکا (رویداد) - چرایی و چگونگی شکل گیری این اعتراضات (فرایند)
اعتراضات کارگری و تظاهرات (رویداد) - بررسی علل وقوع آنها (فرایند)

نکته های دیگر :
1- گزارش های مکتوب، شامل گزارش های خبری و غیر خبری (تولیدی) است. آنچه گزارش های خبری (گزارش های رویداد مدار) را از گزارش های غیرخبری (گزارش های فرایند مدار) متمایز می کند، وجود خبر با تمام ویژگی های تعریف شده و مورد قبول، به عنوان خمیرمایه اصلی گزارش خبری است.
2-درباره انواع گزارش های غیرخبری (تولیدی)، می توان به گزارش از شخص، گزارش از محل، گزارش از شیء، گزارش سفر( سفرنامه)، گزارش اجتماعی و ... اشاره کرد.
3- در گزارش، قضاوت، پیش بینی و آینده نگری هم می توان کرد. (البته بر اساس دلایل، استنادات، شواهد و قرائن)
4- برای مخاطبان رسانه، در هر سطحی که باشند (اعم از مسئولان و مردم)، این نکته مهم است که یک رویداد، چرا و چگونه به وقوع پیوسته است. بنابراین، گزارش های مکتوب، در پی پرداختن به ریشه خبرها و پیامدهای آن هستند.
5- هدف از انتخاب این رویکرد (پرداختن به گزارش های مکتوب به جای خبرِ صرف)، کمرنگ شدن شخصیت گرایی و ستاره سازی در خبر و کاهش استفاده از ارزش خبری شهرت، جایگزینی ارزش خبری فراگیری با تازگی و در نهایت (به عنوان یکی از کارکردهایی که می توان برای رسانه متصور شد)،کمک به ارتقای کیفیت زندگی، محیط زیست، آموزش و اقتصاد هر استان و کشور است.
6- گزارش، تلفیق خبر و تحقیق، به اضافه بازسازی هنرمندانه صحنه ها، موضوعات، حوادث و واقعیت های مهم زندگی اجتماعی است.
7- گزارش، به تعبیری، همان تشریح و تحلیل است (و نه تفسیر و اظهارنظر). نویسنده گزارش، می کوشد علل، موجبات و چگونگی وقوع اخبار و رویدادها بدون آن که نظر شخصی خود را در آن دخالت دهد، تبیین کند. به بیان دیگر، نویسنده، در نگارش گزارش مکتوب، صرفا اطلاعات و اخباری را که جمع آوری کرده است، پردازش می کند.
8- در گزارش های مکتوب استفاده از آمار و ارقام صحیح و جدید (با اشاره دقیق به منبع آنها) و نیز تحقیقات و گزارش های مستند، مصاحبه با افراد مسئول و کارشناسان و ... لازم است. متن گزارش برای اطلاع رسانی است نه موضع گیری؛ ضمن این که، معرفی منابع کسب اطلاعات و نیز دیدگاه ها، گزارش را مستند، معتبر و از خبرنگار و رسانه، ‌سلب مسئولیت می کند.
9- برای گزارشگر، رعایت بیطرفی، الزامی است،بنابراین، باید از کاربرد صفت، پرهیز کند.
10- استناد به سوابق و پیشینه موضوع، به گزارش، جامعیت می بخشد.
11- استفاده از دیدگاه های مردم به خصوص کسانی که در موضوع مورد بررسی، طرف حسابند یا آن سوژه، به نوعی، تاثیری بر زندگی آنها دارد؛ ضروری است. مثلا کشاورزان در زمینه مشکلات بخش کشاورزی، یا مشکل بیمه شدگان تامین اجتماعی و ... . گزارش، در نهایت، همان صدای مردم است.
12- در نگارش گزارش، ضروری است که از زبان ساده استفاده شود. کلمات باید مستقیم و دقیق باشد، نه عامیانه یا فلسفی؛ گزارش، روایت یک خبرنگار است، نه شاعر یا فیلسوف؛ گرچه در برخی از گزارش های تولیدی (غیرخبری)، می توان از نثری که در مرز قصه و خبر است، هم استفاده کرد.
13- مصاحبه با اطراف ماجرا و نیز کارشناسان امر که هر کدام دیدگاه های خود را در موافقت یا مخالفت بیان می کنند،
ضروری است.
14- آخرین جملات متن، سخت ترین آنها هستند. تمام مطالب را گفته اید و اینجا شاید این شگرد مناسب باشد که به آینده نگاه یا پرسشی مطرح کنید. پایان گزارش، فرصتی برای زدن تیر خلاص به ذهن مخاطب و تسخیر ذهن اوست.
15-در گزارش،پیش بینی هم می توان کرد، اما بر پایه اطلاعات درست، دقیق و تازه.
16- تلاش کنید، جمله هایی با بیش از 12 کلمه ننویسید. (این،تنها به معنی یک معیار برای نوشتن است و نه قاهده ای الزامی). اما هر چه بتوانید جمله های مرکب را به جمله های کوتاه تبدیل کنید، امکان انتقال پیام به مخاطب را ساده تر کرده اید.
17- از اطلاعات جدید، نقل قول های طلایی، «کوتاه اما شفاف»، رنگ و جزییات (بیان مشاهداتی که مخاطب را به صورت مستقیم به صحنه رویداد ببرد)‌و پیشینه و تاریخچه موضوع، ‌استفاده کنید.
18- افراد را ولو کشاورز یا کارگری ساده باشند، معرفی کنید. مثلا احمد آرام، کشاورز 43 ساله ساکن روستای علی آباد سمنان که اینک به علت خشکسالی و در نتیجه آن برگشت خوردن چک هایش، در زندان به سر می برد، گفت: بر اثر وقوع خشکسالی، پارسال 15 میلیون تومان ضرر کردم.
19- تحقیق جامع درباره موضوع مورد بررسی، مهمترین ویژگی گزارش مکتوب است. از اینترنت، مصاحبه با صاحبنظران، مطبوعات، کتاب و هر منبعی که می توان از آن، اطلاعات مرتبط با موضوع گزارش را کسب کرد، استفاده کنید. اما تا می توانید، خلاصه بنویسید.

******************************************************************
منابعی که در تهیه این متن از آنها بهره گرفته و اقتباس شده است:
1. روزنامه نگاری نوین، نوشته نعیم بدیعی و حسین قندی، انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی.
2. خبر، نوشته یونس شُکرخواه، انتشارات دفتر مطالعات و توسعه رسانه ها.
3. مجموعه مقالات "ویژه نامه آموزشی فصلنامه رسانه"، 2 جلد، انتشارات دفتر مطالعات و توسعه رسانه ها.
4. وبلاگ خبرنگاری تلویزیون، حسن عابدینی، به نشانی اینترنتی <http://abedini85.persianblog.ir>
5. تقریرات درس "نگارش خبری پیشرفته"، استاد عبدالرضا بوالی، نیمسال اول سال تحصیلی 88 - 87، دانشکده صدا و سیما، کارشناسی ارشد رشته ژورنالیسم تلویزیونی.
6. تقریرات درس "تولید خبر رادیو یی - تلویزیونی پیشرفته"،دکتر اکبر نصراللهی، نیمسال اول سال تحصیلی 88- 87، دانشکده صدا و سیما، کارشناسی ارشد رشته ژورنالیسم تلویزیونی.
7. تقریرات درس "اتاق خبر"، استاد حسن عابدینی،‌ نیمسال اول سال تحصیلی 88 - 87، دانشکده صدا و سیما، کارشناسی ارشد رشته ژورنالیسم تلویزیونی
8. مبانی خبرنویسی، دکتر یونس شکر خواه، ‌نسخه دیجیتال انتشارات دفتر مطالعات و توسعه رسانه ها.