تعريف سازمان و تشكيلات آموزش
سازمان و تشكيلات:

تعريف سازمان:
• سازمان عبارت است از روابط منظم افرادي كه داراي وظايف مختلف و داراي هدف مشترك هستند.
• سازمان عبارت است از يك رشته روابط منظم و عقلايي بين افرادي كه وظايف پيچيده و متعددي انجام مي‌دهند و كثرت آنها به قدري است كه نمي‌توانند به منظور تامين هدف هاي مشترك با هم در تماس نزديك باشند.

اصول سازمان:
رعايت اصول سازمان:

الف: اصل تفويض اختيار
ب: اصل حيطه نظارت
ج: اصل سلسله مراتب اداري
د: اصل وحدت فرمان دهي
ه: اصل تقسيم كار
و: اصل هماهنگي فعاليت‌ها

انجام وظايف شغلي مربوطه:
آشنايي با اصول مديريت و نحوه اداره يك سازمان موجب استفاده از روش‌هاي صحيح مديريت در انجام وظايف مي‌شود. مسولان دبيرخانه و بايگاني نيز بايد با تبعيت از اصول سرپرستي، توانايي‌هاي لازم براي انجام وظايف شغلي و مسؤوليت هاي محوله را كسب كنند.

اصولي كه در اداره امور دبيرخانه و بايگاني بايد نسبت به آن اطلاعات لازم را كسب كرد به صورت فهرست‌وار عبارتند از:
• آشنايي كامل با اصول وظايف محوله.
• شناسايي و احاطه بر سيستم‌ها و روش‌هاي انجام كار مسووليت‌هاي تفويض شده.
• نظارت و كنترل وظايف و مسوليت‌هاي محوله به كاركنان تحت نظارت.
• آموزش به كاركنان جديدالاستخدام (آموزش نظري و عملي).
• شناسايي استعداد، هوش، حافظه و توانايي جسمي و رواني انها براي انجام وظايف محوله.
علاوه بر نكات فوق ، توصيه‌هاي مشروحه زير در امور نقش سازنده دارد:
• نحوه رفتار با كاركنان به گونه‌اي باشد كه در محيط كار احساس امنيت و آسايش كنند.
• تشويق و تذكر به موقع انجام شود.
• به شكايات كاركنان تحت سرپرستي رسيدگي و پاسخ منطقي به آنها داده شود.
• با كاركنان ارتباط صميمانه ايجاد شود.
• سرپرست موفق، شنونده خوبي است.
• كاركنان جديد را به كار آشنا كرده و آنان را با ايجاد انگيزه به سازمان خود علاقه‌مند سازد.

راهنمايي كاركنان تحت سرپرستي:
• سرپرستان موفق و توانا با چگونگي احساسات دروني و نيازهاي افراد وقوف كامل دارند و مي‌دانند كه چگونه از شيوه‌هاي ارضاي تمايلات استفاده كنند.
• سرپرستان بايد بتوانند در زمان معين و مشخص پاداش‌هاي مادي و معنوي به افراد بدهند.
• جلب اعتماد و اطمينان و اجراي وعده‌ها از اهميت خاصي برخوردار است.
• به كاركنان توضيح داده شود كه چه كاري را در چه زمان بايد انجام دهند.
• سرپرست موفق، شنونده خوبي است و با صبر و حوصله به مشكلات پرسنل سرپرستي رسيدگي مي‌كنند.
• مدير بايد كاركنان جديد را به كار آشنا كرده و سعي كند آنان را به سازمان علاقه‌مند كند.
مدير موفق در موارد زير دستور شفاهي مي‌دهد:
• براي توضيحات كوتاه و يا تغييرات جزيي.
• براي راهنمايي و تشريح دستورات صادره
• يك دستور خوب داراي ويژگي‌هاي زير است.
• كوتاه و رسا باشد.
• داراي شرح كافي براي روشن كردن مطلب باشد.
• نكات اساسي در دستور گنجانده شود.

تاييد مرخصي و اضافه كاري:
از وظايف سرپرست دبيرخانه و بايگاني، رسيدگي به وضع استخدامي است در راستاي اين هدف ضروري است كه مسئول دبيرخانه و بايگاني اطلاعات لازم را در مورد همكاران خود كسب كرده و در صورت لزوم در اختيار آنان قرار دهد.


اطلاعاتي كه هر يك از كاركنان به آن نيازمند بوده و نسبت به آن‌ها حساسيت نشان مي‌دهند عبارتند از:
• وضعيت ترفيع سالانه و اطلاع از مزاياي مادي (حقوق، دستمزد و...)
• موقعيت سازماني
• اضافه كاري
• وضعيت مرخصي
آگاهي مدير و سرپرست امور دبيرخانه و بايگاني از نكات فوق و انتقال اين اطلاعات به كاركنان تحت سرپرستي اثرات بسيار مثبتي در افزايش كمي و كيفي فعاليت‌ها و ايجاد يك جو مناسب براي همكاري خواهد داشت.
بنابر توضيحات فوق، سرپرست با تماس مداوم با واحد كارگزيني بايد كليه اطلاعات به روز درآمده را از واحد مذكور كسب كرده و در اختيار داشته باشد.

آموزش كاركنان تحت سرپرستي:
آموزش همواره به عنوان وسيله‌اي مطمئن در جهت بهبود كيفيت عملكرد و حل مشكلات مديريت مورد توجه بوده و فقدان آن نيز يكي از مشكلات اساسي هر سازمان به شمار مي‌آيد.
آموزش در مديريت نيروي انساني، دوره‌اي است كه طي آن مدير، كارمند يا كارگر به پرورش مهارت‌هاي تخصصي، افزايش اطلاعات و تجربيات جديد براي شغل فعلي يا آينده مي‌پردازد. ضمناً با افزايش كارآيي كاركنان از طريق آموزش صحيح، روحيه كاركنان بهبود يافته و موجب صرفه‌جويي‌هاي زيادي مي‌شود.

تعريف آموزش:
آموزش عبارت است از تربيت افراد براي انجام امور محوله بر اساس موازين يا استانداردهاي دقيق و شناخته شده و نيز آماده ساختن آنان، براي قبول مسؤوليت‌هاي مهم‌تر.
به طوري كه ذكر شد هدف از آموزش افزايش مهارت‌ها و همچنين تغيير در نگرش و تغيير نسبتا پايدار در رفتار افراد تحت تعليم است.

پنج اصل مورد توجه متخصصان امر آموزش است:
اصل اول: همه افراد، آموزش پذيرند.
اصل دوم: همه افراد به آموزش نياز دارند.
اصل سوم: براي همه افراد بايد امكان آموزش فراهم شود.
اصل چهارم: آموزش بايد براي كار معيني باشد.
اصل پنجم: مسؤوليت آموزش، با سرپرست است.

عوامل مورد ارزشيابي كاركنان در مديريت:
در ارزشيابي كاركنان بايد شايستگي و استعداد آنها را بر اساس ضوابط و معيارهاي علمي و منطقي ارزشيابي كرد و متناسب با نتيجه آن اقدامات لازم را انجام داد.
عواملی كه مورد سنجش قرار مي‌گيرند متفاوتند و به طور كلي مشخصات شخصيتي رفتاري و توانايي فرد مورد ارزيابي قرارداده مي‌شود كه عبارتند از:

1- كميت كار
2- كيفيت كار
3- حسن همكاري
4- ابتكار
5- دقت
6- قابليت اعتماد
7- حس مسؤوليت
8- قدرت بيان
9- استعداد يادگيري
10- تصميم گيري
11- توانايي كنترل و هدايت
12- توانايي برنامه ريزي
13- رعايت مقررات
14- علاقه مندي به آموزش

در مورد ارزشيابي كاركنان دبيرخانه، منشي گري و ماشين نويسي مطالب زير مورد توجه قرار مي‌گيرد.
• آراستگي ظاهر
• رعايت مقررات
• صداقت و قابليت اعتماد
• ادب و نزاكت
• دقت در كار
• پشتكار و علاقه به كار
• كيفيت و كميت فعاليت‌ها
• رفتار مناسب با همكاران و تشريك مساعي با آنان

موفق باشید