* سه نکته که از جانب اکثر علما و دانشمندان علم اداره مورد قبول قرار گرفته ، عبارت است از:
اول اینکه ،بر اساس تجارب موسسات امروزی میتوان گفت که اداره اساس و اصل علوم و رشته های مختلف را تشکیل می دهد .
دوم اینکه ، مهارت و تکنیک های اداره ، تشکیلات مختلف و متعدد جامعه ، حکومتها ، موسسات تجاری ، موسسات اجتماعی و اتحادیه های مختلف اختصاصی رابهتر قادر به اجرای وظایف ، برنامه ها و مسولیت های آنان میسازد.
سوم اینکه ، تکنیک های اداره سهم مهمی در انجام برنامه ها و اجرا ، که لازمه و مطلوب یک سازمان میباشد برعهده خواهند داشت.
وظایف عمده اداره: وظایف اداری در هر سازمان نظر به نوع سازمان ، کمیت و کیفیت ، حکومتها ، موسسات تجارتی و صنعتی و تصدی ها از هم متفاوت میباشد و نمیتوان برای تمام سازمانها وظایف مشخص و معین و همانند را وضع و تثبیت نمود. زیرا از نظر مسوولیت ها و هدف های مختلف هر سازمان وظایف شان نیز از هم متفاوت میباشد . در این جا ما با وظایف اجتماعی ، اقتصادی و سیاسی سرو کار نداشته تنها وظایفی که از نظر اداری ، اجرایی به آمرین موسسه یا دوایر مربوط میشود مورد بحث قرار میدهیم.
باید متذکر شد که وظایف هر آمر یا فرمانده نیز نظر به بزرگی و کوچکی نوع وظایف ، مسوولیت ها و هدف های هر اداره فرق میکند ولی در تعیین وظایف آمر، اکثر علما از نظر لیوتر گیولیک (luter Gulick)1937 که یکی از دانشمندان امریکایی علوم اداری است طرفداری کرده و وظایف عمده انرا به هشت حروف عمده ذیل(POSDCORB) خلاصه نموده اند.
طرح پلان (Planning): شامل پیش بینی های اساسی و تعیین طرق اجرای آن به منظور تامین هدف و یا اهداف یک اداره ، برای این منظور لازم است که هدف و یا اهداف یک اداره معلوم و مشخص شود و طرح پلان باید طبق معلومات و منابع موثق و جدید صورت گیرد و با تغییر شرایط انجام فعالیت ها نیز خاصیت تعدیلی و انعطافی داشته باشد .
طرح و ساختن (تشکیل) (Organization ): در تشکیل حدود اختیارات تعیین شده و وظایف هر واحد اداری کوچک از هم تفکیک میگردد وبین وظایفی که برای اهداف معین، مشخص میشود باید ارتباط و هماهنگی موجود باشد ، ارتباطات بین افراد طوری برقرار میشود که باعث ایجاد شکایات و نارضایتی های آنها در آینده نگردد.
امور استخدامی و آموزشی(Staffing ): شامل وظایف استخدام و امور آموزشی بوده و همچنان در آن وظایف تامین شرایط کار برای افراد سازمان نیزشامل میباشد . که با برنامه های معین استخدامی و تعلیم و تربیت عملی میگردد.
فرماندهی (Directing ): در اینجا اخذ تصمیمهای خاص یا عام و طرز دادن احکام جهت انجام بهتر وظایف در اداره میباشد ، صورت میگیرد .
هماهنگ کردن (Coordinating ): دراین بخش تمام فعالیت ها که جهت تطبیق وظایف برای رسیدن به هدف های سازمان ضروری پنداشته میشود تعیین میگردد. زیرا ترتیب تطبیق و تعادل در وظایف واحد های متعدد اداره برای تامین هدف مشترک لازم میباشد.
ارتباطات (Reporting or Communication ): جهت انجام بهتر وظایف محوله هر واحد باید در شناخت مشکلات و نارسایی ها در وظایف محوله خود اطلاع کامل داشته باشد تا بر اثر این اطلاعات و راپورتها در رفع مشکلات و بهتر شدن انجام وظایف خود بپردازد.
ساختن بودجه (Budgeting ): دراین بخش طرح و تنظیم بودجه و مسایل مالی یعنی عواید و مصارف برای انجام وظایف شامل میباشد باید متذکر شد که دانشمند مذکور مسایل کنترل و رهبری را که اینها هم از عناصر مهم یک اداره میباشد در جمله وظایف اداره ذکر نکرده است چرا که وی عقیده داشت که اگر پلان گذاری و سیستم گزارش گیری و تصنیف بودجه بصورت علمی صورت گیرد خود بخود مسایل کنترل و رهبری در آن تطبیق میگردد.
اداره در ایران:
در ایران نیز مانند اغلب کشورهای جهان ، به ویژه کشورهایی که دارای نظام سیاسی پارلمانی یا شبه پارلمانی است قوای کشور به سه قوه تقسیم شده است. قانون اساسی مشروطه ، منسوخ در دهم و یازدهم فروردین 1358 ، با تقسیم قوای کشور به سه قوه ی مقننه، مجریه و قضاییه ، قوه ی مجریه را اجراء کننده ی قوانین گذارده شده از سوی قوه مقننه ، اعلام داشته بود. در قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران نیز چنین است با این تفاوت که در ((مقدمه)) این قانون خطوط اصلی نظام سیاسی ترسیم شده است . این سه قوه نباید در قلمرو صلاحیت های یکدیگر دخالت کنند و هرقوه نسبت به دیگری مستقل است ولی این جدایی نسبی و به مفهوم فرضی است و این سه قوه یا سه مرجع تصمیم گیری در کارهای یکدیگر دخالت می کنند .
خود اداره جدا از تک تک اداره کنندگان ، کارمندان و همکارانش مجموعه ی کم و بیش هماهنگ و زنده ای بود و برغم همه ی قوانین و مقررات حقوقی و حاکمیت سیاسی ، قوه ی مستقلی است .
* مشخصات یک اداره سالم چیست ؟ اتلاق و تثبیت کامل جهت قالب بندی اداره سالم امری ست مشکل ، چرا که مفهوم اداره سالم نظر به مقتضیات عصر و زمان ، محیط ، جامعه و حکومتها ، اوضاع اجتماعی ، اقتصادی سوّیه علم و تکنیک و سایر عوامل از نظر اشخاص و زمام داران و مسوولین اداری کشور های جهان از هم فرق دارد .
برای اینکه یک اداره کلی در رابطه به اداره سالم داشته باشیم بذکر مطالب در ذیل می پردازیم.
1 - در اداره پیروی و تحمیل تمام اصول ، قوانین و مقررات موضوعه، همه جانبه و لازم میباشد
2- باید تشکیل اداره به ضروریات اصلی اداره سازگار و به اهداف و وظایف مربوط سازمان هماهنگ بوده و از تورم تشکیلاتی جلوگیری به عمل آمده باشد.
3- در انتصاب، انتخاب، تغییر ، تبدیل ،پاداش های کارگران از اصول مهم اداری که اصل تعادل ، اصل تخصص، اصل مفیدبودن و مثمرثمربودن میباشد روابط انسانی و سلسله مراتب اداری بخوبی وکامل مراعات شده باشد.
4- اداره از تقلب کاریها ، ساخته کاریها ، استفاده جویی ها ، واسطه های بیمورد ؛ رشوه ستانی ها و بروکراسی ها عاری بوده و از اعمالی که باعث تقلیل محصول و بازده کار و وظایف میشود و وصول به هدف های سازمان را مشکل میسازد جلوگیری بعمل آورد.
5- زمینه مساعد را جهت تطبیق اصل تخصص یا بعبارت ساده سپردن کار به آن را فراهم سازد .
6-در اداره آمرین و مسوولین حس همکاری و تشریک مساعی را بین کارکنان اداره ایجاد و مسوولیت ها و ممنوعیت ها برای هر شخص و شعبه و تمام سلسله مراتب اداری معین و مشخص شده باشد.
7- در اداره هماهنگی ، روابط حسنه ، سیستم خوب کنترل و رهبری موجود بوده و از اصول عمده اداری پیروی شده باشد .
8- موثر و مفیدبودن اداره در تمام فعالیت ها و رشته های دیگر باید هویدا گردد.
9- با فنون و تکنیک ها هماهنگ و باعث توسعه دیگر وظایف و فعالیت ها باشد