جایگاه تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها در مدیریت
مديران سازمان موظف‌اند که در عين حفظ تعادل سازمان، آنرا همراه با تغييرات فضاي کسب و کار خود تغيير دهند. زيرا هدف اساسي هر سيستم سازماني بقاست و براي دستيابي به اين هدف ناچار به هماهنگي و انطباق با محيط و شرايط محيطي است. هماهنگي و انطباق با محيط متغير، در بطن خود تغيير در سيستم را در برمي‌گيرد. اگر به هدف بقا، هدف رشد را نيز اضافه کنيم، که به‌نظر دومين هدف مهم هر سازمان زنده محسوب مي‌شود، لزوم پذيرش تغيير و همراستايي به تغييرات محيطي دوچندان مي‌گردد. وظيفه هدايت و راهبري تغييرات سازماني نيز بر عهده مديريت سازمان است. تجزيه و تحليل سيستمي نيز از ابزارهاي تحليلي بسيار قدرتمند مديريت براي راهبري تغييرات سازماني محسوب مي‌شود.
يکي از مهمترين و پيچيده‌ترين فعاليت‌هاي مديريتي سازمان‌دهي يا طراحي سازمان است. طراحي سازمان، فرايند پوياي تقسيم کار و ايجاد هماهنگي بين منابع سازمان براي اجراي استراتژي‌ها و برنامه‌هاي سازمان در راستاي دستيابي به اهداف سازمان است. سازمان‌ها بايد بطور مستمر معماري خود را با الزامات محيطي همراستا نمايند و براي اين‌کار لازم است تا توانمندي‌هاي مختلفي داشته باشند. مهمترين توانمندي سازمان در اين راستا توانمندي‌ پويايي است که بصورت توانايي سازمان در ترکيب ‌بندي مستمر منابع خود براي دستيابي به مزيت رقابتي تعريف مي‌شود.
ضرورت طراحی سیستم بهینه
شرایط محیطی هر سازمان با چنان سرعتی تحول می یابد که دانش مدیران در طول هر پنج سال، کهنه می شود و بازآموزی و آشنای با اوضاع و اطلاعات جدید برای آنها امری اجتناب ناپذیر است. عوامل عمده ای که در ایجاد این تحول تاثیر دارند، عبارتند از: قدرت رقبا، پیشرفت تکنولوژی، افزایش رقابت خارجی مبتنی بر وجود تراستهای تکنولوژی سطح بالا در برخی از کشورها و نرخ پایین دستمزد در سایر کشورها.
از سوی دیگر انقلاب صنعتی، اقتصاد کشاورزی تجاری را در کشورهای غربی به اقتصاد صنعتی تبدیل کرد و نتایجی را به دنبال آورد که تولید انبوه یکی از ره آوردها آن بشمار می رود. در ضمن جنگ دوم جهانی، عصر سیستم ها پدیدار شد و در دهه های آخر قرن بیستم شاهد سستم های جهانی گوناگونی مانند بانک جهانی و شرکتهای چندملیتی هستیم که پا را فراتر از مرزهای سیاسی و ملی گذاشته اند. این سیستم ها به جریانی از اطلاعات، نیاز دارند که چند دهه قبل حتی تصورش نیز مشکل بود. ازآنجایی که مدیریت امروز گرایشی سیستمی یافته و از نظر فنون،پیچیده ترشده است، تجزیه و تحلیل سیستم های موجودوطراحی سیستم بهینه متناسب با روز، برای تدام و بقای هر سازمان، امری اجتناب ناپذیر است.
دلایل طراحی سیستم
در طراحی هر سیستمی چهار دلیل عمده وجود دارد:
1ـ کاهش عدم اطمینان
2ـ افزایش جنبه اقتصادی(با صرفه بودن) عملیات
3ـ تمرکز بر روی مقاصد و اهداف
4ـ تهیه ابزاری برای کنترل عملیات
خدمات تجزيه و تحليل داده و طراحی سيستم
در عصرفناوري اطلاعات و ارتباطات که چند دهه از عمر آن سپري شده است، تحولاتي وسيع در زمينه بکارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي و سازمان‌دهي فعاليتهاي بنگاه هاي اقتصادي با استفاده از IT رخ داده است.

موسسات تجاري و اقتصادی در عرصه رقابت و سودآوري، از يك سو با ارائه خدمات و محصولات با کيفيت مطلوب، ارايه به موقع كالا و خدمات، پشتيباني مداوم و مؤثر و از سوي ديگر با تطبيق فرآيندهاي عملياتي و رويه هاي سازمان با"نيازهاي مشتري و تغييرات سريع و رو به رشد بازار" مي‌توانند موفقيت خود را تضمين نمايند.
مديريت فرآيندهای کسب و کار، به عنوان راهکاری جهت افزايش کارايي، اثربخشی و قابليت اطمينان فرآيندهای کسب وکارسازمان،از طريق تدوين، مدل‌سازی و شبيه‌سازی آنها قبل از مکانيزاسيون فعاليت‌های سازمان انجام می‌‌پذيرد.
مديريت فرآيندهاي کسب وکار به منظور تحليل، طراحی، مدلسازي، مکانيزاسيون، سنجش، کنترل و بهينه سازي فرآيندهاي کسب وکار در سازمان انجام می‌شود
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم
یکی از مهمترین وظایفی که برای مدیران برشمرده‌اند، وظیفه ایجاد تغییر است. مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می‌کنند، همگام با آخرین تغییرات وتحولاتی که در جهان رخ می‌دهد، تغییرات لازم را در سازمان خود به وجود آورند و از جدید‌ترین روش‌ها و شیوه های انجام کار، در اداره امور سازمان خود بهره گیرند.
مدیران باید خود، از عوامل ایجاد تغییر باشند و این اصل را باور داشته باشند که سرعت در پذیرفتن افکار و روش‌های نو، به موفقیت سازمان مطبوعشان کمک می‌کند. آنها باید از همکاران خود بخواهند که در جریان تغییرات، مشارکت موثر داشته باشند و نظرات سازنده و اصلاحی خویش را برای ایجاد تغییرات، مطرح سازند. هرجا که افراد، در فرآیند تصمیم گیری سهیم باشند، همکاری بیشتری در اجرای تصمیم و تغییر نشان می‌دهند هر چه آگاهی افراد از تغییرات و پیامد‌های آنها بیش‌تر باشد، مشارکتشان فزونتر، و مقاومتشان در برابر تغییر، کمتر خواهد بود.
سازمانی پویا وماندنی است که هدفهای خودرا با شرایط ونیازهای متغییر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم رابرای تغییردرساختاردرونی خویش بنحوی که باتغییرات محیطی سازگار باشد،نشان دهد.
با کمک تجزیه تحلیل سیستمها و روش‌ها و شیوه‌های انجام کار، می‌توان اولا: بررسی دوباره‌ای از هدف‌های سازمانی به عمل آورد؛ ثانیا: با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شد؛ ثالثا: به کمبودها، نقایص و مشکلات پی‌برد؛ رابعا: با استفاده از روشهای علمی، راهها و شیوه‌های بهتری را انتخاب کرد و به مرحله اجرا گذارد.
چنانچه متخصصین، از خارج سازمان برای تجزیه تحلیل سیستمها و روشهای سازمانی دعوت شوند به علت این که با مشکلات سازمانی خو نگرفته‌اند، بهتر خواهند توانست به نقایص موجود پی ببرند و کمبود‌ها را تشخیص دهند. به علاوه، این افراد با تجربه و مهارتی که در کار خود احراز کرده‌اند، با دید علمی‌تری نسبت به بررسی سیستمهای سازمانی اقدام خواهند کرد. از طرف دیگر، عده‌ای از صاحب‌نظران معتقدند که تجزیه تحلیل امری دائمی و مستمر است و بهتر خواهد بود که واحدی در سازمان برای این منظور دایر شود و این وظیفه مهم را به طور مداوم بر عهده گیرد. به علاوه، شاید کارکنان سازمان چندان مایل نباشند که کارشان توسط افرادی خارج از سازمان مورد نقد و بررسی قرار گیرد.
وظایف واحد تجزیه تحلیل سیستم‌ها
چنانچه واحد تجزیه تحلیل سیستم‌ها در داخل سازمان به وجود آید،به عنوان واحد ستادی عمل می‌کند و مدیران را در اجرای وظیفه ایجاد تغییر مدد می‌رساند.
ذیلا به اهم وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم‌ها و روشها اشاره می‌شود:
1- بررسی وتجزیه وتحلیل ترکیب وساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با احتیاجات سازمان.
2ـ استقرار مناسب ترین سیستم‌ها، روش ها و شیوه‌های انجام کار درسازمان.


3ـ تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول .
4ـ کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات وپیشرفت‌ها ازطریق تجزیه وتحلیل مداوم ومستمر سیستم‌ها و روش‌ها .
5ـ تدوین دستور العمل‌های کتبی و مدون به توصیه مقامات مسئول سازمان.
6ـ بررسی وتجزیه وتحلیل نحوه تقسیم کار، به منظور تقسیم منطقی و صحیح کار بین کارکنان.
7ـ بررسی وتجزیه و تحلیل نمودار جریان کار ، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار .
8ـ بررسی و تجزیه و تحلیل نحوه تخصیص جا و مکان ، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تحصیلات فیزیکی کار .
9ـ اندازه گیری کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع.
10- بررسی و کنترل فرم های موردنیاز سازمان .
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد .
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید « از قبیل سیستم های مکانیزه و کامپیوتری».
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری بین کارکنان سازمان.
14- تلاش در جهت افزایش سطح اثر بخشی و ثمر بخشی در کل سازمان.