دانشگاه جامع علمي كاربردي واحد13

رشته مديريت كسب و كار
موضوع تحقيق :
برنامه ریزی و ضرورت آن در سازمان
نام استاد :
پوراشراف
تهيه و تنظيم :
علي اكبر آرشي



فهرست مطالب


عنوان صفحه
تعريف برنامه ريزي 4
اهميت و ضرورت برنامه ريزي............................................................. 5
هدف از برنامه ريزي....................................................................... 6
فوايد برنامه ريزي.......................................................................... 7
 
تعريف برنامه ريزي
برنامه ريزي تعاريف متعددي دارد که در ذيل به چند مورد آن اشاره شده :
۱) برنامه ريزي عبارت است از تصميم گيري در مورد اينکه چه کارهايي بايد انجام گيرد
۲) برنامه ريزي عبارتست از تعيين هدف و يافتن يا پيش بيني کردن راه تحقق آن
۳) برنامه ريزي عبارتست تصور و طراحي وضعيت مطلوب در آينده و يافتن و پيش بيني کردن راهها و وسايلي که رسيدن به آن را فراهم کند.
تعريف نسبتاً جامع‌ ديگر:
برنامه ريزي يعني ارائه طريق بر عمليات آينده که متضمن نتايج معين با هزينه مشخص و دوره زماني معلوم است. برنامه ريزي مانند پلي، زمان حال را به آينده مربوط مي كند. در صورتي يك شخص مي تواند به اهداف از پيش تعيين شده اي دست يابد كه براي رسيدن به آن براي خود برنامه ريزي داشته باشد. در صورتي كه يك سازمان براي دستيابي به اهداف و رسالتش، برنامه اي نداشته باشد محكوم به فنا و شكست است. تعاريف متعدد و گوناگوني از برنامه ريزي ارائه شده است. پيتر دراكر يكي از دانشمندان مديريت اين گونه آن را تعريف مي كند: برنامه ريزي فرايند مستمري است از تصميمات راهبردي با در دست داشتن بهترين اطلاعات ممكن نسبت به آينده. برنامه ريزي سازماندهي منظم تلاش هاي لازم براي انجام اين تصميمات و ارزيابي و مقايسه نتايج به دست آمده انتظارات از طريق فرايند بازخورد مي باشد. جيمز استونر برنامه ريزي را اين گونه تعريف مي كند: برنامه ريزي، فرايند تعيين اهداف و راه هاي مناسب براي به دست آوردن آن اهداف مي باشد و هادسون معتقد است كه برنامه ريزي ارائه راه هايي براي عمليات آينده است كه در بردارنده نتايج معين با هزينه مشخص و در دوره زماني معلوم باشد. با تحليل اين تعاريف و تعاريف ديگري كه در مورد برنامه ريزي ارائه شده است مي توان دو مطلب مهم را نتيجه گرفت: نخست آنكه برنامه ريزي دو ركن اصلي دارد كه عبارت است از: اولاً تعيين اهداف و پيش بيني راه هاي دستيابي به آنها و ثانيا آنكه در برنامه ريزي همواره بايستي دو نكته مهم مورد نظر باشد: يكي داشتن دوره زماني مشخص و ديگري داشتن بودجه و هزينه معين. ضرورت برنامه ريزي قبل از دست زدن به هر كار و اهميت ويژه آن امري عقلاني است و روشن است كه اقدام به هر كار، بدون بررسي جوانب مختلف و برنامه ريزي براي آن، نشان دهنده نقصان عقل و يا عدم بهره گيري صحيح و مناسب از اين نعمت بزرگ الهي است. البته بايد توجه داشت كه صرف برنامه ريزي كافي نيست و موجب موفقيت نمي شود. بلكه برنامه اي مي تواند موجبات موفقيت و پيشرفت سازمان را فراهم كند كه «اصولي» منطقي و مناسب با امكانات و شرايط سازمان طراحي شده باشد. برنامه ريزي غير اصولي، موجب شكست، ناكامي و حتي فروپاشي سازمان مي شود.

اهميت و ضرورت برنامه ريزي
همانگونه که در علم مديريت آمده در ميان همه وظايف مديريت برنامه ريزي از اساسي‌تر‌ين آنهاست که مانند پلي زمان حال را به آينده مرتبط مي سازد. به عبارت ديگر برنامه‌ريزي ميان جايي که هستيم با جايي که مي‌خواهيم به آن برويم پلي مي‌سازد و موجب مي‌شود تا آنچه را که در غير آن حالت شکل نمي‌گيرد، پديد آيد.از آنجايي که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را براي رفع نيازهاي متنوع و رو به افزايش خود صرف کنند. پوپايي محيط و وجود تلاطم‌ در آن، و عدم اطمينان ناشي از تغييرات محيطي بر ضرورت انکار ناپذير برنامه ريزي مي‌افزايد.
که به چند مورد از اهميت و محاسن برنامه ريزي اشاره مي کنيم :
محاسن برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي در هر سازمان محاسن زيادي دارد که مهمترين آنها به شرح ذيل است :
۱) تحقيق اهداف سازمان
۲) برنامه‌ريزي ، به ايجاد فرصت براي اجراي تصميمها کمک مي‌کند
۳) برنامه‌ريزي به اجراي منظم طرحها و تحقق اهداف سازمان کمک مي‌کند
۴) برنامه‌ريزي عامل تطبيق رشد سريع فن‌‌آوري محيط با سازمان
۵) برنامه‌ريزي موجب تسريع رشد اقتصادي در سطح کلان مي‌شود
۶) برنامه‌ريزي مالي و بودجه‌بندي، ابزاري براي کنترل فعاليتها محسوب مي‌شود.
۷) برنامه‌ريزي به تقويت روحيه کار گروهي کمک مي‌کند و به افزايش کارآيي سازمان مي‌انجامد





هدف از برنامه ريزي
۱) افزايش احتمال رسيدن به هدف، از طريق تنظيم فعاليتها
۲) افزايش منفعت اقتصادي از طريق مقرون به صرفه ساختن عمليات
۳) متمرکز شدن بر طريق دستيابي به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسير
۴) مهيا ساختن ابزاري بر کنترل
برنامه‌ريزي موثر
توجه به موارد ذيل موجب موثر بودن برنامه‌ريزي مي‌گردد :
۱) برنامه‌ريزي منطقي بايد داراي‌ مدت زماني باشد که بتواند تکافوي انجام تعهدات ناشي از تصميمات امروزي ما را بکند
۲) همه افراد درگير، درک صحيحي از برنامه و چگونگي اجراي آن داشته باشند
۳) وجود همفکري و همکاري در امور برنامه‌ريزي
۴) ايجاد شرايط مناسب براي برنامه‌ريزي از سطوح بالاي سازمان
۵) شروع برنامه‌ريزي از سطوح بالاي سازمان و سازمان يافته باشد.
همچنين برنامه ريزي صحيح به مديران اين امكان را مي دهد كه از منابع و امكانات سازمان به صورت مناسب و بهينه استفاده نمايند. برنامه ريزي مي تواند در تصميم گيري درست، مديران را ياري دهد و با شناسايي به موقع فرصت ها و عوامل تهديد كننده سازمان، مديران را در استفاده موثر و كارا از فرصت ها و مقابله به موقع در برابر تهديدها كمك كند. که در ذيل به چند مورد از آثار وفوايد برنامه ريزي اشاره مي کنيم :





فوايد برنامه ريزي
1- جلوگيري از اشتباه و لغزش در سازمان
از فوايد مهم برنامه ريزي آن است كه به مديران كمك مي كند تا در مورد فعاليت هاي سازمان بررسي و تحقيق كافي و موثر داشته باشند تا جوانب مختلف و عواقب اين فعاليت ها را پيش بيني كنند و بدينوسيله سازمان را از لغزش و اشتباه، مصون و محفوظ نگه دارد. لغزش و خطا در سازمان زماني رخ مي دهد كه سازمان بدون توجه به همه جوانب، اقدام به فعاليتي نمايد. به عبارت ديگر اگر سازمان نسبت به كاري كه مي خواهد انجام دهد آگاهي و اطلاعات كافي نداشته باشد، در انجام آن موفق نخواهد بود.
2- افزايش بهره وري و كارايي منابع سازمان
محدوديت منابع و امكانات سازمان، ايجاب مي كند كه براي استفاده مناسب و بهينه از آنها برنامه ريزي اصولي و دقيق وجود داشته باشد. بديهي است كه «استفاده بهينه و بهره وري مناسب» از امكانات سازماني، زماني ميسر خواهد شد كه مديران براي استفاده درست از منابع و امكانات و تخصيص آنها به بخش هاي مختلف سازمان، به صورت دقيق و منسجم برنامه ريزي كنند. زيرا در سايه برنامه ريزي موثر و كارآمد است كه توان هاي بالقوه و بالفعل سازمان به درستي شناخته مي شوند و براي بهره وري مناسب از آنها تلاش مي نمايند. امير مومنان مي فرمايند: لافقر مع حسن تدبير(5). با برنامه ريزي نيكو، فقر (و كمبود امكانات) وجود نخواهد داشت. در جاي ديگر مي فرمايند: القليل مع التدبير ابقي من الكثير مع التبذير(6). [امكانات] كمي كه با تدبير مورد استفاده قرار گيرد، از [امكانات] بسياري كه با اسراف همراه باشد ماندگارتر است. در جايي ديگر حضرت برنامه ريزي اي را مفيد معرفي مي فرمايند كه اصولي و هدفمند باشد:
حسن التدبير ينمي قليل المال و سوء التدبير يفني كثيرالمال .(7) برنامه ريزي خوب، مال [امكانات] كم را افزايش مي دهد و برنامه ريزي بد اموال [و امكانات] زياد را از بين مي برد.
3- برنامه ريزي: پيشگيري از پشيماني
از ديگر آثار مثبت برنامه ريزي، پيشگيري و مصونيت از پشيماني است.
امير مومنان(ع) مي فرمايند: التدبير قبل العمل يومن الندم. برنامه ريزي قبل از انجام دادن كار، انسان را از پشيماني درامان نگه مي دارد. اگر قبل از انجام هر كاري، تمامي گزينه هاي مختلف مورد بررسي دقيق قرار بگيرد هم از جنبه زمان، هزينه و هم از جهت كارايي و اثر بخشي، ديگر پس از انجام آن، فرد تصميم گير در سازمان، دچار ندامت نمي شود. در صورتي كه قبل از شروع فعاليتي مطالعه كافي در مورد آن نشود نهايتا نتيجه اي جز پشيماني و شكست براي سازمان ندارد.
4- اهرمي براي تصميم گيري كارا و اثربخش:
از ديگر آثار برنامه ريزي آن است كه به عنوان يك نيروي فوق العاده براي تصميم گيرندگان است. يكي از مهم ترين عوامل موثر در موفقيت، تصميم گيري، برنامه ريزي و آينده نگري قبل از اقدام به تصميم گيري است چرا كه برنامه ريزي عبارت است از: تعيين اهداف سازماني و پيش بيني راه هاي دستيابي به آنها.
5- رويارويي با تهديدات و رفع آنها:
از آثار مثبت ديگر برنامه ريزي، توان عكس العمل مناسب در برابر تهديدات است.
حضرت مي فرمايند: بالنظر في العواقب تومن المعاطب(9) «با نگريستن در پيامدها (كارها) ايمني از هلاكت ها حاصل مي شود.» برنامه ريزي مناسب علاوه بر اينكه به سازمان امكان استفاده از فرصت هاي پيش آمده را مي دهد، در مقابله درست و عاقلانه با تهديداتي كه سازمان با آنها مواجه است، ياري و كمك مي كند. يكي از فعاليت هاي مهم و اصلي در فرايند برنامه ريزي، شناسايي درست مشكلات، خطرات و تهديداتي است كه احتمالاسازمان ها با آنها روبه هرو هستند. در صورت برنامه ريزي اصولي، سازمان همواره توانايي بالقوه در مقابله با چالش ها و تهديداتي كه در آينده با آن روبه رو خواهد شد كسب مي كند.
6- اطمينان و آرامش خاطر دروني:
برنامه ريزي اصولي و صحيح موجب آرامش دروني شده و از بروز بسياري از تنش هاي رفتاري و آشفتگي ها و اضطراب هاي روحي جلوگيري مي كند؛ به خاطر آنكه با برنامه ريزي اصولي و صحيح است كه مي توان تمام ابعاد و زواياي مسئله مورد نظر را بررسي كرد و با آگاهي كامل و پيش بيني عواقب كار، آرامش و اطمينان قلبي پيدا نمود و در نتيجه، اضطراب از چگونگي پيشرفت فعاليت ها و خطر بروز تهديدهاي احتمالي كاهش مي يابد. حضرت علي(ع) در اين مورد مي فرمايند: النظر في العواقب تلقيح القلوب.(10) آينده نگري (برنامه ريزي) براي آينده اطمينان و آرامش دل ها را به همراه دارد. يكي از منابع حياتي سازمان، نيروي انساني سازمان است. در صورتي كه يك سازمان از اين نيروي خود به صورت بهينه استفاده كند مي تواند به دستيابي به اهداف و رسالتش اميدوار باشد و در صورتي مي تواند از اين نيرو بهره بگيرد كه اين افراد به هدور از اضطراب ها، سردرگمي ها و با آرامش و اطمينان زياد به انجام وظايف و فعاليت هايشان بپردازند، در نتيجه اثر بخشي و موفقيت سازمان تا حد زيادي افزايش مي يابد. البته فوايد ديگري نيز ذكر شده كه به دليل اهميت موارد فوق به توضيح آنها پرداختيم. اهميت برنامه ريزي تا حدي است كه به عنوان يكي از وظايف اصلي مدير شمرده مي شود. يكي از مزاياي اساسي برنامه ريزي آن است كه مشكلات آينده سازمان را پيش بيني كرده و براي مقابله درست و مناسب با آنها راهكارهايي ارائه مي دهد و از گرفتار شدن سازمان در مشكلات سازماني پيشگيري مي كند. اگر سازمان در رويارويي با مشكلات و حل مسائلي كه با آنها روبه روست برنامه ريزي صحيح و منطقي نداشته باشد، در مشكلات غوطه ور شده و از حل آنها عاجز و ناتوان خواهد ماند. امام علي(ع) در تبيين اين نكته مي فرمايند: الاو من تورط في الامور من غير نظر في العواقب فقد تعرض لمفدحات النوائب. (11) همانا كسي كه بدون عاقبت انديشي در كارها وارد شود، قطعا خود را در معرض مصيبت ها و مشكلات سنگين قرار داده است. بنابراين از اين حديث استفاده مي شود كه با بهترين و مطمئن ترين راه براي حل مناسب و معقول مشكلات و مسائلي كه در آينده براي سازمان به وجود خواهند آمد، در ابتدا پيش بيني صحيح آنها و سپس از انتخاب راهكار و روش صحيح و منطقي براي مقابله با آنهاست. علي رغم اينكه حضرت علي(ع) مدت زمان زيادي بر مسند حكومت نبودند، اما از همين دوره كوتاه هم گنجينه اي گرانبها براي نسل آينده و بخصوص مديران به جا مانده است. اميد است كه هر چه بيشتر و بهتر با ديدگاه هاي حضرت علي(ع) آشنا شويم و آنها را در سازمان هاي خود به كار ببنديم.

برنامه ريزي يكي از وظايف اصلي مدير شمرده مي شود. يكي از مزاياي اساسي برنامه ريزي آن است كه مشكلات آينده سازمان را پيش بيني كرده و براي مقابله درست و مناسب با آنها راهكارهايي ارائه مي دهد و از گرفتار شدن سازمان در مشكلات سازماني پيشگيري مي كند. اگر سازمان در رويارويي با مشكلات و حل مسائلي كه با آنها روبه روست برنامه ريزي صحيح و منطقي نداشته باشد، در مشكلات غوطه ور شده و از حل آنها عاجز و ناتوان خواهد ماند. همچنين برنامه ريزي صحيح به مديران اين امكان را مي دهد كه از منابع و امكانات سازمان به صورت مناسب و بهينه استفاده نمايند. برنامه ريزي مي تواند در تصميم گيري درست، مديران را ياري دهد و با شناسايي به موقع فرصت ها و عوامل تهديد كننده سازمان، مديران را در استفاده موثر و كارا از فرصت ها و مقابله به موقع در برابر تهديدها كمك كند