مقدمه
در ميان همه وظايف مديريت برنامه ريزي از اساسي‌تر‌ين آنهاست که مانند پلي زمان حال را به آينده مرتبط مي سازد. به عبارت ديگر برنامه‌ريزي ميان جايي که هستيم با جايي که مي‌خواهيم به آن برويم پلي مي‌سازد و موجب مي‌شود تا آنچه را که در غير آن حالت شکل نمي‌گيرد، پديد آيد. از آنجايي که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را براي رفع نيازهاي متنوع و رو به افزايش خود صرف کنند. پوپايي محيط و وجود تلاطم‌ در آن، و عدم اطمينان ناشي از تغييرات محيطي بر ضرورت انکار ناپذير برنامه ريزي مي‌افزايد.
پيتر دراکر معتقد است که ميان موثر بودن (انجام کارهاي درست) و کارآيي(درست انجام دادن کارها) تفاوت است و اين دو در مراحل انتخاب هدف ها و آنگاه در چگونگي کسب آنها توأم مي باشد .
به بيان ديگر، برنامه ريزي، روش نظام مند و عقلايي بررسي آينده است تا معين شود چه کاري را مي توان براي نيل به آينده اي مطلوب انجام داد و چگونه مي توان از آينده نامطلوب اجتناب کرد. براساس اين تعريف، هنگامي که افراد در انتظار آينده هستند و درگير برنامه ريزي مي شوند چگونگي آينده مطلوب را تعيين ميکنند و با استفاده از روش سيستماتيک تلاش ميکنند تا موفقيت آينده مورد نظرشان را تضمين کنند، بنابراين، برنامه ريزي نوعي تجربه مشترک انساني است ( داير: ص20).
به طور کلي، برنامه ريزي به آن دسته از اقداماتي اطلاق مي شود که مشتمل بر پيش بيني هدف ها و اقدامات لازم براي رويارويي با تغييرات و مواجه شدن با عوامل نامطمئن، از طريق تنظيم عمليات آينده است. هدف اساسي برنامه ريزي، تقليل ميزان قبول خطر نسبت به اتفاقات احتمالي و اتخاذ تدابيري هماهنگ براي دستيابي به موفقيت هاي سازماني است ( ايران نژاد پاريزي و ساسان گهر: ص 121 ).
برنامه
برنامه ها مجموعه هايي از هدف ها، خط مشي ها، روش هاي انجام کار، دستورها، کارهاي ويژه، گام هايي که بايد برداشته شود، منابعي که بايد به کار بسته شود، و ديگر عناصر لازم براي اجراي يک کنش شناخته شده و معلوم هستند. برنامه ها به گونه معمول و با بودجه و اعتبار پشتيباني مي شوند ( طوسي:1372).
چندان ويژگي هاي يک برنامه خوب را بدين گونه بيان داشته است:
1. هدف هاي برنامه بايد روشن، مشخص و قابل فهم باشد.
2. يک برنامه خوب بايد ساده و جامع باشد.
3. برنامه بايد کاملاً متعادل و در عين حال قابل انعطاف باشد.
4. هر برنامه بايد داراي محدوديت زماني باشد.
5. برنامه بايد با همکاري کارکنان تهيه شود.
6. وحدت برنامه ريزي از جانب مديران مختلف مورد تأکيد قرار گيرد ( ايران نژاد پاريزي و ساسان گهر: صص 135-136).
برنامه ريزي
برنامه ريزي يعني انتخاب هدف هاي « درست » و سپس انتخاب مسير، راه، وسيله يا روش « درست و مناسب » براي تأمين اين هدف ها ( استونر: 1375). گاهي برنامه ريزي در واقع به آن دسته از اقداماتي اطلاق مي شود که مشتمل بر پيش بيني هدف ها و اقدامات لازم براي رويارويي با تغييرات و مواجه شدن با عوامل نامطمئن، از طريق تنظيم عمليات آينده است ( ايران نژاد پاريزي و ساسان گهر: 1375 ).
از نظر برخي صاحب نظران، برنامه ريزي فرآيندي است که سازمان در قالب آن، همه فعاليت ها و تلاش هاي خود را وضعيت مورد انتظار، راه رسيدن به آن و چگونگي طي مسير را در يکديگر ترکيب کرده و ادغام مي کند ( بيلو و همکاران: 1376 ).
بالاخره برنامه ريزي عبارت است از ترسيم شمايي از گذشته براي تصميم گيري در زمان حال به منظور انجام آنچه که در آينده بايد صورت گيرد و يا تصميم گيري در زمان حال براي آنچه که در آينده انجام خواهد شد و کسي که بايد آن را انجام دهد ( ابراهيمي نژاد: 1368).
در تعاريفي که از برنامه ريزي به وسيله پژوهشگران مختلف ارائه شده است، سه ويژگي عمده به چشم مي خورد که عبارتند از:
1. برنامه ريزي ماهيتاً با پيش بيني همراه است و اصولاً پيش از اين که عملي انجام شود، بايد نوع کار و چگونگي انجام آن را معلوم کرد.
2. برنامه ريزي يک نظام تصميم گيري است که فرآيند اتخاذ تصميم نسبت به آنچه بايد در آينده انجام شود و نيز تنظيم طرح هاي اجرايي براي دستيابي به هدف ها را در برمي گيرد.
3. برنامه ريزي برنتايج مطلوبي تأکيد دارد که در آينده به دست مي آيد. به عبارت ديگر، برنامه ريزي وسيله اي براي حصول اطمينان نسبت به تأمين هدف هاي عمده سازماني در زمان مورد نظر مي باشد ( ايران نژاد پاريزي و ساسان گهر، ص 122 ).
برنامه ريزي را مي توان به لحاظ دستيابي به يکي از اهداف شش گانه زير انجام داد ( طبيبي، ملکي: 1384: ص24) :



انواع برنامه ريزي
برنامه ها براي مقاصد متنوعي تنظيم مي‌شوند وبه فراخور هر وضعيت به گونه‌اي متناسب با آن شکل مي‌گيرند لذا دسته بندي ذيل را براي انواع برنامه ريزي عنوان مي‌نماييم :
1 - برنامه‌ريزي تخصصي
گاهي با توجه به ماهيت تخصصي برخي از وظايف مديريت براي انجام آنها برنامه‌ريزي مي‌شود. اين برنامه ريزي ها را برنامه ريزي تخصصي مي‌نامند که بر اساس وظايف مديريت در سازمان عنوان مي‌گردد.
الف- برنامه ريزي و کنترل توليد (مديريت توليد): عبارتست از تعيين نيازها و تأمين ابزار و تسهيلات و تربيت نيروي انساني لازم براي توليد محصولات و کالاها با توجه به تقاضاي موجود در بازار و نيازهاي پيش بيني نشده جامعه.
ب- برنامه ريزي نيروي انساني : در اين نوع از برنامه ريزي با تعيين افراد مورد نياز سازمان در سالهاي آينده امکانات و تسهيلات مورد نياز (انتخاب ، آموزش ، ترفيع ، بازنشستگي و ...) تخمين زده مي‌شود. برنامه ريزي نيروي انساني با تهيه نمودار (ساختار) سازماني آغاز مي‌شود و مواردي نظير تهيه نمودار جانشين و ترفيع، تدوين آيين نامه استخدامي و تنظيم برنامه هاي آموزشي ضمن خدمت را در بر مي‌گيرد.
ج- برنامه ريزي مالي و تنظيم بودجه : عبارتست از تعيين ميزان و چگونگي منابع و همچنين تعيين ميزان و چگونگي مصارف مالي به منظور تأمين هدفهاي موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن مي باشد.
2- برنامه ريزي عملياتي (اجرايي)
برنامه هاي اجرايي براي به اجرا درآوردن تصميمات راهبردي طرح مي‌شوند به عبارت ديگر برنامه هاي اجرايي عبارتند از تصميمات کوتاه مدت که براي بهترين استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محيط اتخاذ مي‌گردند.
مراحل برنامه ريزي عملياتي عبارتند از :
الف- تدوين برنامه هاي کوتاه مدت (مانند تنظيم بودجه و زمانبندي)
ب- تعيين معيارهاي کمي و کيفي سنجش عملکرد و ارزيابي هزينه هاي اجراي عمليات
ج- ارزيابي برنامه ها و تعيين موارد انحراف عملکرد از آنها
د- تجديد نظر در برنامه ها و تهيه برنامه هاي جديد.
3- برنامه ريزي راهبردي(استراتژيک)
برنامه ريزي راهبردي در بردارنده تصميم گيري‌هايي است که راجع به اهداف راهبردي بلند مدت سازمان مي باشند. در اين نوع از برنامه ريزي مقاصد (مأموريتها) و هدف‌هاي سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف هاي کمي و کوتاه که آن را هدفگذاري مي‌نامند، تجزيه مي گردد. همچنين سياستهاي کلي (تدوين و تنظيم خط مشي ها) و برنامه هاي عملياتي طرح‌ريزي مي گردد. برنامه ريزي راهبردي، آينده را پيش‌گويي نمي‌کند ولي يک مدير را مي تواند در موارد ذيل ياري دهد:
الف- فائق آمدن بر مسائل ناشي از مقتضيات آتي؛
ب- ايجاد فرصت کافي براي تصحيح خطاهاي اجتناب ناپذير؛
ج- اتخاذ تصميمهاي صحيح در زمان مناسب
د- تمرکز بر انجام فعاليت هاي ضروري براي رسيدن به آينده مطلوب
برنامه ريزي استراتژيک
برنامه ريزي استراتژيک تلاشي است سازمان يافته و منظم براي اتخاذ تصميمات بنيادي و انجام اقدامات اساسي که سرشت و سمت گيري فعاليت هاي يک سازمان با ديگر نهادها را در چارچوب قانوني شکل مي دهد ( برايسون: 1369 ).
برنامه ريزي استراتژيک روش سيستماتيکي است که فراگرد مديريت استراتژيک را پشتيباني و تأييد مي کند. برنامه هاي استراتژيک متضمن همه اقداماتي است که منجر به تعريف اهداف و تعيين استراتژي هاي مناسب براي دستيابي به آن اهداف براي کل سازمان مي شود ( برايسون : 1372).
اواشويک ، در سال 1988 برنامه ريزي استراتژيک را چنين تعريف کرده است: « برنامه ريزي استراتژيک شامل فرآيند ارزيابي محيط در حال تغيير سازمان به منظور ابداع رسالتي براي آينده سازمان است. يعني تعيين اينکه چگونه سازمان خود را با محيط آينده براساس رسالت، توانمندي ها وضعف ها سازگار مي سازد و برنامه اي براي سازمان ارايه مي دهد.» ( اشپيگل، ص 27 ).
بيلو و همکارانش معتقدند که براي برنامه ريزي استراتژيک بستر يا چارچوبي است براي عملي ساختن انديشه استراتژيک و هدايت عمليات ( ص15).
لزوم برنامه ريزي استراتژيک در سازمان ها
روي هم رفته، برنامه ريزي استراتژيک درصدد آن است که ظرفيت و توان مديريت استراتژيک سازمان را به نحوي بالا برد که مديران عالي سازمان عملاً در فرآيند برنامه ريزي درگير شده و نقش سازنده خود را اعمال نمايند. با اين وجود، درگير بودن مديريت ارشد سازمان در اين فرآيند کافي نبوده و بايد به صورت متحد و هماهنگ در توسعه فرآيند برنامه ريزي، تدوين و اجراي استراتژي هاي تدوين شده مشارکت فعال داشته باشند. وحدت، هماهنگي و مشارکت فعال مديريت عالي در زمره مهم ترين عوامل در اجراي استراتژي هاي سازمان است ( گوداشتاين و همکاران: صص1-2 ).
به طور خلاصه، برنامه ريزي استراتژيک درصدد آن است که به سه سؤال اصلي سازمان پاسخ گويد:
 سازمان کجاست؟
 آرزو دارد به کجا برود؟
 چگونه خواهد رفت؟
در پاسخ به اين سوالات، برنامه ريزي استراتژيک چارچوبي براي فعاليت هاي سازمان و کارکنان آن ارايه مي دهد. درنهايت، برنامه ريزي استراتژيک، سازمان را در دستيابي به توسعه همه جانبه، سازماندهي مطلوب و داشتن درکي بهتر از محيط پيرامون و مشتريان فعلي و آتي و طبعاً آگاهي از توانمندي ها و محدوديت هايش ياري مي نمايد.
مشکلات فرا راه برنامه ريزي استراتژيک
برايسون، اهم موانعي را که بر سر راه برنامه ريزان در برنامه ريزي استراتژيک وجود دارد را به شرح زير بررسي کرده است:
مشکل انساني:
• افراد در برخورد با مشکلات، داراي توان هاي محدودي مي باشند.
• افراد داري توان تطبيق بسيار بالايي هستند، ولي تغييرات تدريجي را تشخيص نمي دهند.
• افراد در بحران ها عقب نشيني کرده، خود را به فراموشي مي زنند و بهانه تراشي مي کنند.
• افراد در صورت کسب شايستگي و درگير شدن در مشکلات، هوشياري و تمرکز خود را از دست مي دهند.
• تعهد افراد هنگام دست زدن به اقدام هاي عمومي، اجباري و بازگشت ناپذير، افزايش مي يابد.
• اگر برنامه ريزي استراتژيک به يک وظيفه زودگذر تبديل شود، افراد هوشياري و تمرکز خود را از دست مي دهند.
مشکل ساختاري:
• آيا کل، از مجموعه اجزاء بزرگتر است يا کوچک تر؟
• چگونه مي توانيم انتقال از وضعي به وضع ديگر را بهتر هدايت کنيم ؟
• چگونه مي توانيم مطمئن شويم که منطق خرد سالم به کلام بي منطق و کلان تبديل نشود؟
• چگونه مي توانيم به جاي ماهيت فردي برنامه ريزي استراتژيک، با اهميت جمعي آن سر وکار داشته باشيم؟
مشکل نهادي:
• نهادها چگونه تغيير شکل مي دهند؟
• مسئوليت هاي اصلي رهبران نهادها کدامند؟
• در نبود رهبري نهادي، چه پيش خواهد آمد؟
( برايسون: صص 238-221).
ويژگي هاي برنامه ريزي استراتژيک
1. انعکاسي از ارزش هاي حاکم بر جامعه است. جهان بيني ها، اعتقادات و سنت هاي جامعه در برنامه ريزي منعکس مي شود.
2. توجه اين برنامه ريزي معطوف به سؤالات اصلي سازمان است.
3. چارچوبي براي برنامه ريزي عملياتي و تصميم گيري هاي مديريت فراهم مي آورد.
4. داراي ديد دراز مدت است و افق هاي دورتري را در سازمان مطرح مي سازد.
5. عمليات و اقدامات سازمان را در دوره هاي زماني نسبتاً طولاني هماهنگ نموده و به آنها پيوستگي مي بخشد.
6. در سطوح عالي سازمان شکل مي گيرد، زيرا در اين سطح است که تقريباً به طور همه جانبه اي اطلاعات در مورد امکانات سازمان وانتظارات و توقعات از آن متمرکز است.
7. فراگير بوده و برنامه هاي عملياتي سازمان را در برمي گيرد و به آنها جهت مي بخشد. ( جان.ام. برايسون،ص8 ).
مزاياي برنامه ريزي استراتژيک
 تفکر و انديشيدن به شکل استراتژيک
 تشخيص جهت گيري آينده
 اتخاذ تصميمات امروز، در پرتو نتايج و بازتاب هاي آينده تصميمات
 تدوين و توسعه مبنايي جامع و قابل دفاع براي تصميم گيري
 رعايت حداکثر احتياط و بصيرت در نواحي تحت کنترل سازمان
 بهبود عملکرد
 برخورد مؤثر با محيطي که با تغييرات سريع مواجه مي باشند.
 ايجاد تيم کار و رعايت اصول کارشناسي
ويژگي هاي فرآيند برنامه ريزي استراتژيک موفق را ميتوان به شرح زير عنوان کرد:
1. فعاليتي است مشارکتي که منحصر به برنامه ريزان نبوده و در اين فعاليت تمامي افراد از مديران گرفته تا کارکنان سطوح اجرايي در آن دخالت دارند.
2. انعطاف پذير بوده و با سازمان و استفاده کنندگان تطابق لازم را دارد.
3. مسئوليت ها را به روشني تعريف کرده، جدول زماني را ترسيم نموده و پاسخگويي را در هر مورد تعيين مي کند.
4. درک مقاصد مشترک را در سرتاسر سازمان تحريک و تسهيل مي کند.
5. نسبت به اوضاع محيط و عملکرد آن حساس است.
6. پويا و پيشرو است.
7. منجر به فغاليت مي شود.